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學籍檔案范文1
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）04（b）-0223-02
高職學籍檔案管理是學校教學管理工作的一個組成部分，也為骨干校建設提供有價值的支撐數據，學籍檔案是在學籍管理過程中生成的，這些學籍檔案材料要求教務工作人員認真收集、整理、裝訂，并按照學籍檔案管理的要求立卷歸檔送交學校檔案部門永久保存。學籍檔案除了能為師生提供使用，還要為教學、科研、行政管理和骨干校建設提供服務。
1 高職學籍檔案管理工作的重要作用
隨著教育體制的改革、人才的選拔、就業觀念的轉變，高職學籍檔案在社會中得到越來越廣泛的重視和應用。因此，完善高職學籍檔案管理，研究其特點及規律，分析學籍檔案管理中存在的問題，探討對策，不但可以促進高職檔案管理的發展，而且對于推進教學改革、提高教育質量和辦學水平等都有著重要的意義。
學籍檔案的形成有一定的過程和時段，文件之間有不規律時間聯系，學生的學籍檔案有明確的起始和終止時間，形成以時間為進程。學籍檔案不僅影響到整個學校檔案管理的完整性，更重要的是會影響到對一個人的全面了解和如何合理的使用人才，高職學籍檔案包括錄取新生花名冊、新生登記表、學籍卡片、在校名冊、學生成績總表、畢業審批、論文答辯、學生學籍異動材料、學生獎勵（優秀學生、獎學金等）材料、學生違紀處分材料等等，記載了學生自入學到離開學校整個學習和生活的過程，具備查考價值的資料檔案。因此，收集和利用好高職學籍檔案，是高職學校檔案管理工作的重要任務，為了能讓學籍檔案管理為骨于校建設提供有價值的數據，應該采取有效措施逐步完善學籍檔案管理。
2 高職院校學籍檔案管理工作中的現狀
高職學籍檔案記錄了一所學校自辦學后所有學生的在校信息，與每位畢業生的切身利益息息相關，具有憑證作用及社會服務功能，前段時間，有很多已經畢業的學生回校查學籍檔案，因工作后表現優秀，現要被選拔、任用、考核，需要在校期間的學籍檔案，并要求復印，學校雖然有這些學生的學籍檔案，但往往這些數據都存在填寫內容不全，雜而很亂，造成檔案資料的缺失?？吹綄W生的無奈，我們深深地體會到： 高職檔案部門必須抓好學籍檔案管理，決不能再給學生留下任何遺憾。學籍檔案包含的內容較多，隨著高校招生人數的增多，高職的學籍檔案管理工作壓力越來越大，受傳統的管理理念和管理方法的制約，目前高職學籍檔案管理工作主要存在以下問題。
2.1 高職學籍檔案管理制度不完善，標準不統一
雖然多數高職學校都按照教育部頒布的學生管理規定去進行學籍檔案管理工作，但是沒有一個統一的管理標準，都按照自己的理解和方法去管理學籍，沒有建立一套完善的學籍檔案管理制度，使高職的學籍檔案管理工作不能落到實處，導致學籍的原始檔案殘缺不全或雜亂無章。導致學籍檔案材料雜亂且降低了使用的價值。
2.2 職責范圍不清，管理意識缺乏
高職教學管理人員認為學籍檔案沒什么實際用途，學籍管理人員缺乏應有的學籍檔案管理意識，在實際工作中，有些學籍檔案的填寫錯誤或格式不統一，沒有嚴格的按照檔案管理相關規定對檔案進行管理，使檔案失去了它的真實性和應用性。教學管理有關部門職責范圍不清，學生在校期間一些重要信息資料，如獎學金或競賽項目獲獎材料，計算機等級考試證書、大學英語三四六級考試取得各項比賽的材料和所受處分材料等等缺乏完整性，有的根本沒有記錄，使得學籍檔案在一定程度上失去了完整性和真實性，給今后的管理帶來諸多不便，也會影響高校學籍檔案的質量，從而削弱了學籍檔案的社會價值。
2.3 高職學籍檔案歸檔質量偏低
學院教務處在整理2001級至2009級學籍檔案時，發現學籍檔案里錯誤很多，如填寫內容不全、出現錯別字、亂填亂改、文字材料紙張規格不對、學生畢業照片版面多樣，并沒有按要求的粘貼、材料沒按規定傳遞或文件丟失、學生鑒定表填寫雷同等等。以上原因都是因為教學管理部門收集資料缺乏監督檢查和業務指導，導致學生學籍檔案在收集整理過程中出現缺失和混亂，造成學籍檔案缺乏，學籍檔案無法為學生提供服務。
2.4 高職學籍檔案沒有充分發揮潛在價值，幫；原因是管理模式落后
學籍管理人員沒有認識到檔案管理與學籍管理相統一的重要性，工作中缺乏主動和創新性，高職檔案管理工作隨意性大，制度不嚴，管理的落后，使得學籍檔案在教學管理、教學研究及學生管理工作中沒有及時有效地發揮作用，高職學籍檔案管理只是停留在收集、整理、歸檔的層次，沒有對學籍檔案進行深層次的信息加工，沒為教學創新或教學管理提供有價值材料依據，也很少為骨干校建設提供有價值數據，無法實現學籍檔案最大價值。
3 做好高職學籍檔案管理工作的建議
高職學籍檔案的內容包括學生在校學習期間形成的具有保存利用價值的信息檔案，是教學檔案的主體和核心。這些在學生成長與實踐活動過程中所形成的文字材料，真實地反映了學生在校的全過程，對于學校、個人及社會了解學生具有重要的憑證作用和參考價值。那么，如何加強高職的學籍檔案管理工作，使高職學籍檔案的發揮最大價值，是目前高校管理者值得思考的問題。
3.1 明確認識學籍檔案管理的重要性
學籍檔案管理是高職院校管理工作的重要組成部分，是為高職院校各項決策服務的，是為骨干校建設服務的，是為廣大師生服務的。學籍檔案是關系到學生自身前途有價值的資料信息，是學生步入社會留給用人單位第一印象。目前高職學籍檔案分散于學工處、教務處、各院系等職能部門，各教學管理部門應加強溝通，形成良好的資源共享，這樣就要求學籍管理人員必須認真履行崗位職責，加強學籍檔案日常管理，注重對學籍材料的收集和積累。并對平時形成的學生各種學籍材料，規范的進行整理、登記、分類、編目并及時歸檔，管理人員要從思想上認識到學籍檔案的重要性，明確歸檔要求和范圍，并制定有關學籍材料歸檔的規章制度。
3.2 跟蹤收集，實行動態管理
學籍情況一直處于不斷的變化之中，這就要求各職能部門、各個環節負責學籍管理的工作人員，應根據新的情況變化對有關學籍管理的文件材料，隨時收集整理，及時認真記載。一份學籍檔案的形成從入學登記到畢業證的審批要經過幾年的時間，跟蹤收集就是對學籍異動學生的學籍材料進行后續補充收集，這些材料跨越時間長，不一定具有連續性，這就要求學籍管理人員高度負責、主動跟蹤收集、補充歸檔，只有將各環節中的形成材料收集齊全并加以整合，才能確保學籍檔案的完整性。
3.3 提高為學生服務的意識
學校領導、各職能部門領導要高度重視高職學籍檔案工作，要結合實際，使全體師生增強對學籍檔案的重視，支持高職學籍檔案的收集、檢查和整理工作。學生管理老師，特別是班級輔導員，要明確學籍檔案對學生的重要性，使學籍檔案收集整理過程走上規范制度化的道路。招畢辦、學生處、教務處、學院辦公室、各院系部要協作，保證學生學籍檔案的收集、整理并及時、準確、全面的保證學籍檔案工作的順利進行，只有各教學部門聯合起來，這樣才能更好的為學生提供準確、有價值的資料。
3.4 加強高職學籍檔案信息化建設，體現學籍檔案價值
學籍網絡信息化管理，使全體師生信息傳輸更加方便、快捷；各個院校的教務系統、學生管理系統、招生與就業管理系統和各系部應實行對接，建立學籍檔案的信息庫，實現信息查詢的實時互動。這就要求理順管理部門的工作職責，使學籍檔案收集按時、保質的按制度進行，學籍檔案管理應分清責任并明細化。要達到這種管理模式，高職學籍檔案管理人員就需要學校方方面面的理解和支持。同時，學籍檔案的工作人員一定要與時俱進，充分認識學籍檔案管理工作的新要求，積極探索學籍檔案開發利用的創新思路和方法。
參考文獻
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學籍檔案范文2
關鍵詞：學籍管理；學籍檔案；規范化
學籍管理與檔案管理都是學校最基礎的管理工作。學校檔案中很重要的一部分就是學生學籍檔案。學籍管理、學籍檔案管理的規范化為學校教學的有序開展和學校的持續發展提供了有力保障。
一、學籍是對學生身份的確認，學籍狀
態反映著學生學習的過程與結果學籍是對學生身份的確認。只有通過高等學校學籍管理部門在“中國高等教育學生信息網”（以下簡稱“學信網”）注冊學籍，才能正式成為某高校的學生。只有注冊了學籍的學生，才能在修夠規定的年限且成績合格后，取得學歷證書。學籍狀態反映著學生學習的過程與結果。
（一）學生的各類學籍異動（休學、退學、轉學、留級、轉專業等），從一定程度上反映了學生的在校學習狀態。如休學，有的學生休學的原因為身體疾病，表示該部分學生在校期間，身體素質較差；有的學生休學的原因是思想壓力大，精神衰弱，說明該部分學生心理素質較差。再以退學來說，有的學生退學的理由是經濟困難而放棄了學業；還有的學生退學的原因是無法在規定的年限內完成相應的學分，因而不得不選擇退學。這些學籍異動在一定程度上反映了學生的學習狀態。
（二）學生的各類獎懲信息直接反應了學生的在校表現。學生的各種獎勵，如三好學生、優秀學生干部、優秀團干等或反映出學生思想積極上進、或反映出在校學習成績優異、或反映出學生具有較強的組織協調能力；而各種懲罰，如警告、記過、留校察看、開除等，則或反映學生違反校紀校規、或反映學生成績低劣。
（三）畢、結業結論，反映了最終的學習結果。在規定的年限內，修完規定的學分或規定的課程全部及格，將獲得畢業證書，相反，則只能結業離校。符合學位授予條件的學生，還被授予學位證書。畢業證書與學位證書則是對學生學習結果的最終宣判。因此，學籍確認了學生的身份，監控著學生的學習過程，反饋了學生的學習結果。
二、學籍檔案是學生學習身份與學習過程最有力的證據
學籍檔案主要包括：新生入學材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）、學生學籍異動材料（升級、留級、休學、復學、轉學、退學等）、學生成績總表、學生學籍卡、學生獎懲材料、學歷學位證明材料。新生入學材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）顯示著學生參加升學考試的類型、參加考試的年份，錄取院校及專業，甚至包括升學考試每門課程的分數。這些材料可以最有力地證明學生升學的有效性。學生的學籍卡記載了學生更為詳細的信息，包括學生的籍貫、生源地、社會關系、求學經歷、家庭住址等，更能有效證明學生的身份。學生的學籍異動材料（升級、留級、休學、復學、轉專業、轉學、退學等），可以成為學生身份變動或學習期限變動的有力憑證。學生成績冊、各種獎懲材料，可以有效說明學生在校課程學習的好壞，平時表現的優劣。也成為用人單位選聘學生的重要參考資料。
三、學籍管理與學籍檔案管理相輔相成、相互促進
學籍管理與學籍檔案管理雖分屬不同的部門，但二者是相輔相成、相互促進的。學籍管理的規范化有助于檔案材料的豐富與完善，檔案管理的規范化也有助于倒逼學籍管理的規范化。
（一）學籍管理的規范化有助于檔案材料的豐富與完善
學籍管理的規范化、制度化，必然會將每一項工作涉及的重要原始資料進行歸類存檔，必然有助于學籍檔案材料的豐富與完善。一個學生從入學到畢業，每一個階段、每一個重要事項都會留有一定的印記。如一入學，就有新生錄檢表、新生花名冊、新生登記表；最后畢業的時候，成績表、畢業生登記表及學歷學位證明的材料都會作為重要的原始資料進行存檔。學籍管理過程的規范化可以使學生的所有重要的原始資料得以歸檔保存。一個負責的學籍管理人員在完成必要的學籍管理工作之后還需要把學生各類原始資料進行分類整理并存檔，工作不僅著眼于當前更要著眼將來，為學生、學校的歷史負責。
（二）檔案管理的規范化有助于倒逼學籍管理的規范化
檔案管理的規范化制度化，必然會對歸檔條目進行細分，同時要求各對口部門按照條目及時將所屬材料進行按類歸檔。這樣必然倒逼學校各部門，包括學籍管理部門進行規范操作，同時保存原始資料。因為要存檔，學籍管理必要的程序就不能省去。任何有關學生學籍的操作必須按照規范的程序進行并留存記錄；因為要存檔，任何負責人在簽字的時候就必須得謹慎，違反國家或學校規定的事情就不能隨便簽字，否則檔案會永遠記錄，簽發者必須承擔相應的責任。這樣，檔案的規范化、精細化管理倒逼學籍管理走向規范化?？傊?，學籍管理與學籍檔案的管理都是學校管理的基礎工作。沒有規矩不成方圓，在某種意義上，學籍管理與檔案管理是綱，綱舉目張。只有學校有著規范的學籍管理、規范的檔案管理，才能為教學的有序開展與學校的持續發展提供保障。
作者:李志君 單位:山西大學教務處館員
參考文獻：
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高校學籍檔案利用工作流程解析
就以上畢業證明補辦工作流程來看，學籍檔案利用過程的科學性和嚴密性不可謂不到位。但是受到整個社會教育評價體系的影響，并且學校工作流程中確實存在著一些信息安全隱患，使得學歷造假者有機可乘。一是歸檔材料形成前端易造成信息安全隱患。與學歷有關的材料在形成和制作過程中沒有考慮到個人利用的問題，歸檔以后在提供利用時就會讓檔案工作人員犯難。突出表現是學籍檔案中的學歷（學位）證書領取花名冊。為了學生領取學歷（學位）證書操作過程的方便快捷，學校相關部門均是將當年所有畢業生的學歷（學位）簽領信息合訂裝冊。歸入檔案館后，丟失補辦證明和進行學歷認證者畢竟是少數，但是在提供利用時，由于相關部門僅需要個人學歷（學位）信息，而學籍檔案中一頁上面會有很多同學的學歷（學位）信息，在復印時無法將個人信息分離出來，只能將整頁檔案都復印，這樣便有可能造成學生學歷（學位）信息的泄露。雖然在查檔利用時需要出示來人身份證，且在查詢完畢后必須登記利用者的姓名、單位以及身份證號等信息，但是對于哪些別有用心、惡意偽造學歷證明者往往容易鉆空子。二是學校部門之間的條塊分割易造成信息安全隱患。假如有同學丟失學歷（學位）證書需要學校為其出具證明，根據學校工作流程，他（她）首先需要到教務處，提出補辦證明申請，由該部門列出需要提供給他們的學籍卡、成績單、學歷（學位）證書簽領冊等相關檔案憑據材料，要求他們在檔案館查詢得到這些材料的復印件，并加蓋案卷檔號章及陜西師范大學檔案證明專用章，然后再持這些檔案材料去教務處，由教務處整理之后拿到省教育廳去辦理。由于學歷（學位）檔案材料上的個人信息無法分離，利用者查到的學歷（學位）檔案材料上還有很多其他人的信息，而教務處和檔案館存在著地理位置上的一定距離，因此，在這一過程中如果利用者別有用心竊取他人信息然后再去偽造相關證書可以說是易如反掌，而且據此信息偽造的學歷（學位）證書比較難辨真偽。
防范學歷（學位）造假的路徑選擇
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一、學籍檔案數字化管理的重要性
高中學籍檔案管理是學校檔案管理的重要組成部分，它是掌握學生動態、培育合格人才的重要依據，學籍檔案管理也牽涉到每個學生的切身利益。面對我校3000余學生的龐大信息量，日積月累的學生檔案仍然采用傳統的手工操作管理模式，根本無法適應我?？旃澴?、高效率的發展要求。例如傳統的紙質檔案遇到學生信息的增加、更改甚至查詢都相當麻煩，尤其我校高一下半年要進行分理分班，每年要根據學生成績進行動態分班管理，所以每個學生每學期所在班級基本不固定，而每個學生的各種檔案信息都是以班級為單位，因此要查詢一個學生的學籍檔案信息操作起來耗時費勁，手續復雜，同時保管也更加困難，而且會出現人為因素的管理漏洞，不能及時、準確、客觀地為教育質量評價提供科學數據。要實現學籍檔案管理的科學化和現代化，就必須實行網絡數字化管理，這也是本溪市建設數字化檔案館的時代要求。運用先進的網絡數字化管理平臺，將學生的個人信息輸入數據庫，建立一套完整的、規范的學生學籍信息管理系統，快捷地錄入、統計、查詢、檢索、瀏覽學生的各類信息，突破了傳統學籍管理的瓶頸，充分利用網絡信息平臺，使學校各部門、各處室協同管理，達到資源共享，提高工作效率，實現學籍檔案利用價值最大化，更好地服務于學生個人和社會。
二、學籍檔案數字化管理的有效措施
建立學籍檔案校園網信息管理系統，無疑為龐大的學籍檔案管理工作帶來極大益處。那么，怎樣才能做好學籍檔案的數字化管理，保證電子學籍管理工作的準確無誤，我校采取了一系列有效措施，努力實現優質、高效的電子學籍檔案管理工作水平。1.學校領導高度重視，嚴格執行學籍管理規章制度。高中學籍檔案直接關系到高校錄取甚至就業與前途。我校領導高度重視學籍檔案，切實加強對電子學籍檔案的建立和管理的督導工作，在人、財、物配備上給予支持，安排有責任心的專職人員擔任學籍檔案管理工作，改善辦公、管理環境，為我校學籍檔案管理規范化、科學化、現代化提供有力保證。建立和健全各項規章制度，依據《普通高等學校檔案管理辦法》以及遵循各高中學籍檔案形成的規律，制定、完善學籍檔案從產生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規章制度，規定專職和兼職檔案人員的工作職責和任務。制定“學籍管理規定”、“學籍收集整理制度”、“學籍管理人員崗位職責”等，使學籍檔案管理做到有章可循，有據可依，照章辦事。2.學校各部門各司其職，準確錄入學生信息。學籍檔案網絡信息化是一項可由多部門協作、多臺計算機同時操作的系統工程。這些信息由學校各部門各司其職，共同配合完成輸入。高中學籍檔案貫穿了每個高中生三年學習的全部記錄，平時的學生學籍檔案分別由各部門獨立錄入并單獨保管，如學籍卡、成績卡、會考成績等教務處負責，思想品德考核表德育處負責，健康卡醫務室負責，黨團關系由校黨委、團委負責，所有資料信息隨時錄入并保存，隨時按實際情況調整學生班級或年級裝訂成冊，移交校檔案室。如此管理形成了各部門的合力，避免了重復勞動，為資源共享創造了必要的條件。3.建立校園網絡數字化管理平臺，達到資源共享。網絡數字化管理是學籍檔案進入現代化的標志，實行網絡化管理，可及時、準確、全面地掌握學校、班級和學生動態。有權查閱檔案的人員可超越時空和機構，在任一地點、任一時間用任一聯網的電腦，自如地進入檔案管理系統，查閱自己需要的檔案信息。網絡數字化管理，可以輕松完成學生成績統計。包括歷次期中、期末、競賽和會考、補考成績。我校原來的成績統計是通過Excel進行簡單操作的，過程繁雜，耗時長久，而且很容易出現差錯。如今通過校園網管理平臺，由任課老師將考試成績輸入成績管理模塊后，教務員匯總，計算機便自動生成總分、排名、縱向與橫向的比較等各式圖表，既降低了錯誤率，又節省了時間，極大地提高了工作效率。網絡化數字化管理，教師能通過計算機快速查詢到學生的各種信息，以便及時了解學生的成長過程。各種及時、準確的數據和圖表，十分有利于教師們對自己的學科教學情況進行綜合分析，以便對癥下藥，因材施教。尤其是班主任，他們能隨時檢索調閱學生的檔案信息，如家庭住址、父母單位及其電話等，準確掌握學生的第一手資料，使自己能夠游刃有余地開展工作。4.學籍檔案數字化安全管理，權責分明，保護學生隱私。在實行學籍檔案網絡數字化管理的過程中，安全管理非常重要，必須要權限分明。高中學生學籍信息的保密程度雖然不如政府機關、及一些重要部門，但學籍信息在相對范圍和一定程度上同樣存在著保護學生隱私的問題。學籍信息的完整性、準確性，更不允許被肆意篡改和破壞，必須始終保持它的可用性和可控性。我校在學籍檔案安全管理方面，實行權限分級管理，德育處負責設置各級權限，對各用戶進行分組，授予校級領導、中層以上領導、各職能部門、班主任、任課教師以不同級別的權限，內容主要包括對各種不同類別的學生信息進行查詢、新增、修改、刪除等等。權限設置后，既能遏制某些人惡意涂改數據，破壞信息，又可防止用戶誤用，從而有效地保證學生學籍檔案信息的完整、真實和安全。
三、學籍檔案管理人員也要“素質”化、現代化
檔案管理人員素質質量，是電子學籍檔案管理科學化、現代化的關鍵。我校重視學籍檔案管理人員的崗位培訓和專題培訓，使這些人熟悉掌握學籍檔案管理方面的政策和規定，努力學習專業知識和技能，不斷提高管理水平和業務素質。學校每年定期選派專職、兼職人員到市檔案局參加學習培訓，與時俱進，優化知識結構，使檔案管理人員具備應有的知識存量和敏銳的信息意識、良好的信息道德、過硬的信息處理能力，較好地適應當前我市學籍檔案網絡數字化建設與正常運行的需求。
四、學籍檔案數字化管理的重大意義
學籍檔案范文5
關鍵詞：學籍檔案管理；spss分析
中圖分類號：G64724文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）07-0233-01
畢業生的學籍檔案是指通過參加全國統一考試并被錄取的大中專院校學生的檔案，它以文字資料的形式記錄了高考成績、在校學習成績、家庭狀況、在校期間表現和獎懲情況等學生的基本信息。學生在校期間，學籍檔案一般由學校教務處管理，學生畢業后，學籍移交到工作單位轉為人事檔案。每年畢業季，學籍檔案都是畢業生們不得不處理的任務。本文通過問卷調查和數據統計的方式來對大學生學籍檔案管理的現狀進行分析，探求新時代學籍檔案管理發展的改進之路。本次問卷共10個問題，從學生對學籍檔案的了解程度，學籍檔案對學生的主要價值，學生希望學籍檔案改進方向三個角度進行調研。共收集到92份問卷，有效問卷88份。
一、學籍檔案改革方向分析
學籍檔案、戶籍檔案等人事檔案在我國沿用多年，形成了中國特色的人事檔案體系，但是與國外的人事檔案管理相比，我國人事檔案的信息化程度、應用強度均十分有限。國外的人事檔案有著統一管理、專設部門等特色。借鑒西方優秀的管理經驗，我認為我國的學籍檔案應該和信用檔案、健康檔案等合為一體，再建立統一的部門負責保管，這樣既可以降低檔案管理費用，防止多頭收費，也可以降低非管理人員接觸檔案的可能性，提高檔案信度。調查顯示，有28%的人同意學籍檔案整合，41%的人十分同意。
而對支持檔案整合的用戶進行分析，其中，費用、價值、信度可以得出與整合意向的線性相關關系。運用回歸分析分別將這些變量進行驗證。如表1所示，隨著預測變量的加入，R方的解釋度上升為16.5%，當解釋度達到16%可認為預測變量價值， 費用、信度與因變量強相關。
在顯著性水平檢驗表中，模型3的顯著性水平為0.005
在最終的回歸方程統計量中，雖然預測變量為價值， 費用， 信度，但在實際的回歸方程中，只有信度變量與整合意向最為相關，顯著性水平為0.001
從spss分析可知，檔案價值，保管費用，檔案信度可以擬合出曲線滿足檔案整合需求，說明檔案整合可以同時滿足三者需求。但其中最為相關的預測變量為檔案信度。
二、結論建議
信度作為一個客觀反映檔案真實性、有效性的變量，應當在檔案管理部門引起重視，尤其在檔案的審核階段，如何提高檔案的審核力度，篩選掉不合格檔案是檔案管理工作的重點。同時對于合格檔案的有效保存和保護是檔案價值的重要體現，也是提高檔案信度的又一指標之一。因此在未來的檔案電子化的過程中，提高檔案的識別力度，增強審核機制和程序的開發，加大對檔案保護相關政策的制定和設備的支持，是提高檔案價值、增加檔案信度的重要手段。而大學生的學籍檔案的管理工作關系到學生個人的發展和未來國家人才的培養，因此對于學籍檔案的管理更應得到更多的關注和支持。
參考文獻：
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學籍檔案范文6
關鍵詞：學籍檔案；利用；總結；思考
一、學籍檔案利用概述
學籍檔案是學生在學校綜合情況的原始記錄，涵蓋了學生從入學到畢業的全部信息，具有憑證作用和參考作用，關系到學生的切身利益，學籍檔案的利用在求職、升學等方面具有不可替代的作用。高校學籍檔案利用是高校檔案管理的重要組成部分，在工作中需要不斷總結經驗教訓，勤于思考，逐步提高高校學籍檔案的管理水平和質量。
二、學籍檔案利用情況
對學籍檔案利用情況的統計和分析，有助于提高管理水平，完善管理質量。本文將從利用者類型、利用目的、利用時間三個方面對高校學籍檔案利用情況進行分析：
第一、利用者類型。利用者類型主要有以下五類：第一類是在讀學生，新生錄取名冊是在讀學生利用的主要學籍檔案，利用率高。第二類是已畢業的學生，已畢業的學生利用學籍檔案類型多，主要有新生錄取名冊、畢業成績單、畢業生登記表等。第三類是本校教職工查閱本部門已歸檔的學籍材料，用于工作查考。第四類是第三方認證機構。第五類是用人單位，用人單位通過查閱應聘人員的學籍檔案，為聘用與否提供參考。
第二、利用目的。利用目的主要有以下五種：1、“報名”，指報名參加各類考試和比賽，包括以下內容：一、學業方面，報名參加專升本考試、考研、考博、出國留學、報考軍校等；二、求職方面，報考公務員、海警、事業單位等招聘考試；三、技能方面，報考專業技能證書考試等；四、綜合素質方面，報名參加各類體育比賽等。2、“審查”，指招聘單位對即將錄用人員的身份審核，比如公務員和海警考試通過之后，錄用單位在政審時要進行身份審查，同時部分企業在錄用簽協議和報到時也需要進行身份審查。3、“認證”，指為第三方學位認證機構進行學歷學位和成績認證。 4、“補充”，指已畢業的學生補充個人檔案材料。5、“查考”，指校內教職工查閱本部門歸檔的學籍檔案，進行工作查考。
第三、利用時間。學籍檔案利用的高峰時段在4-5月和10-12月，利用的高峰時段與高校的運行周期相一致。這兩個時期新生錄取名冊利用量大，主要用于在讀學生報名參加考試、體育比賽、求職錄用等。
三、學籍檔案利用工作中需要注意的問題
第一、樹立牢固的安全意識，維護檔案完整?！稒n案法》第5條規定，“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用”。實際工作中要嚴格履行借閱手續，保證查檔人的身份安全。學籍檔案在大量利用時，要注意控制利用順序，避免造成混亂。利用完畢要仔細核查檔案的完整性。在學籍檔案利用的各個環節中，時刻把檔案的安全性擺在首位。
第二、制作專門的檢索工具，提高工作效率。在學籍檔案中，新生錄取名冊利用率最高。在查閱的過程當中出現的問題是無法查到學生的具置，要從該年錄取入學的所有學生中找到某個學生的信息如大海撈針，工作效率低下，同時反復翻閱檔案，不利于檔案的保護。
這個問題在本省生源的新生錄取名冊查閱中尤為突出，因此必須要為本省生源的新生錄取名冊制作更加細化的檢索目錄。檢索目錄要逐年進行制作，依次錄入序號、入學年份、檔號、學歷層次、錄取專業、頁碼等內容，按照招生錄取的專業進行編制，對不同錄取批次中同一專業所在頁碼進行匯總，查閱時只需要翻閱該生所在專業即可。利用細化的檢索目錄大大縮短了翻閱的工作量，提高了工作效率，并且p少了檔案的磨損，從而起到保護檔案的作用。
第三、探索異地辦理的途徑，方便遠程查檔。少量已畢業的學生人在外地，本人不能回到學校并且無法找到委托人代其辦理查檔。解決這個問題的辦法是為查檔人提供遠程查檔，查檔人通過電話聯系，說明本人情況和查檔內容之后，運用QQ、郵件、傳真等手段提供本人證件的復印件，證明查檔人身份，通過履行查檔手續確保查檔人身份安全后可以予以辦理。學籍檔案證明材料辦理完畢后，將材料郵寄給查檔人。在確保查檔安全的前提下，遠程查檔為查檔人解決了燃眉之急，提供了便利。
四、結語
學籍檔案記載了與利用者利益密切相關的信息和數據，隨著高校畢業生逐年增多，就業形勢日益嚴峻，高校學籍檔案的需求量逐年增加。高校檔案工作人員要不斷學習新知識，更新工作方法，不斷提高工作效率，完善高校學籍檔案利用工作。
參考文獻：