前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的探究學籍檔案管理的現存問題，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
摘要 ：學籍檔案是學生入學到畢業期間產生的多種資料，內容涵蓋入學注冊、紀律考勤、學科成績考核、休學、降級、退學、復學及學位資格授予、證書發放等多項內容，是學校進行學生管理的有效舉措之一，與學生順利畢業以及用人招聘工作的開展均息息相關，因此做好高校學籍檔案管理相當重要。不過在高校檔案管理工作的具體開展過程中仍存在一系列問題，有必要引起高度重視并進行應對策略制定。
關鍵詞 ：學籍檔案管理 ；問題 ；對策
學籍檔案為一個時間跨度相對長且具有變動性的過程，主要是將學生在校期間的各項情況給予真實全面的反映，是學生成才與學校發展的見證。學籍檔案屬于有較高價值的信息資源，最大特征即利用率高、數量多、牽涉專業廣泛等，加強學籍檔案管理與開發使用在促進學校教學管理水平提升中有重要作用[1]，同時可為就業服務、畢業分配、人才聘用等提供參考依據，讓用人單位根據大學畢業生檔案信息得到大學生在誠信、情商、能力、創新等多方面的信息，因此致力于做好學籍檔案管理工作的落實很有必要。
（一）重視程度不足，管理制度不夠完善
雖然學籍檔案在助力學生就業、為企業提供人才信息等方面發揮了重要作用，但部分學校領導仍未能認識到學籍檔案管理的重要性，主要是將重心放在學生管理與教學科研方面，對學籍管理所投入的人力、財力與物力不足，相關設備配備不完善[2]，這些均成為學籍檔案管理工作開展的阻力。同時，部分高校在學籍檔案管理方面主要根據《中華人民共和國檔案法》《普通高等學校檔案管理辦法》等國家層面的法規制度來開展工作，并未結合學籍檔案管理實際情況制定適合高校學籍檔案管理工作開展的相關制度條例，因而必然會降低工作開展的效率與質量。
（二）紙質與電子檔案融合力度不足，學籍改變落實不到位
以往的紙質檔案管理以人工形式進行檔案資料收集、整理、分類、儲存，不但費時費力還可能會造成檔案資源的丟失，因此需結合實際情況對傳統檔案管理模式進行改革[3]，但部分高校內部在學籍的電子檔案與紙質檔案同步管理方面落實不到位，無法為學生就業、畢業、出國與再深造提供依據。同時，在以往的檔案管理工作中學籍資料主要由教務部門提供，而創新創業、學生事務綜合素質等則由大學生創新創業中心提供，這樣各部門若銜接不到位可能會出現檔案資料收集欠完善的情況。若出現學籍異動還可能會因流程繁瑣而無法及時為學生進行學籍變更辦理，降低服務效率。
（三）檔案管理人員綜合素養低下，影響工作開展質量
部分學籍檔案管理人員專業能力低下，缺乏檔案管理相關經驗，業務能力與綜合素質不滿足工作崗位需要，不了解學籍檔案的特征與價值，工作開展主動性低下、創新意識不足[4]，工作效率偏低，在學校領導不重視、檔案管理人員專業能力不足的雙重影響下，導致學籍檔案并未真正發揮出自身功效，管理工作的開展也流于形式。
二、學籍檔案管理現存問題的應對之策
（一）提高重視程度，完善規章制度
因各行各業競爭力的加劇使得企業對人才的要求也不斷提高，而學籍檔案可為企業人才招聘提供參考信息，故而學籍檔案與畢業生就業息息相關。高校領導、各部門負責人均應認識到做好學籍檔案管理的重要性，增加資金投入力度，配備齊全相關電子設備，為檔案管理工作開展創造條件。同時，因高校學籍檔案種類復雜、形式多樣，牽涉到系、部、實訓等多領域，時間跨度大，為立卷歸檔、收集整理等帶來了難度，因此各部門在日常工作中應配合學籍檔案管理部門做好檔案資料的收集整理，及時將相關學籍信息資料傳送至管理部門，確保學籍管理工作有序開展[5]。同時，檔案管理部門還應在國家相關法規制度基礎上制定出滿足學校發展實際的各項管理制度條例，確保各項工作的開展能有法規制度作保障，做到照章辦事。
（二）提高紙質與電子檔案融合力度，學籍改變應及時更新
檔案管理人員需正確認識與處理紙質文件與電子文件間關系，堅持電子文檔與紙質文檔長期共存原則，加強電子文檔管理的同時做好紙質文檔收集管理，以便于檔案管理工作有計劃地開展。故而高校學籍檔案管理應堅持兩步走戰略，第一步是做好紙質檔案管理，第二步是做好電子檔案管理，紙質檔案應及時錄入電腦，而對一些具有收藏保存價值的原始紙質檔案信息應根據類別給予存放，標注好哪些紙質檔案內容僅需短期保管，哪些需長期保管，哪些需永久保管，確保需要時可及時查詢使用。而電子檔案管理的前提即進行檔案信息一體化管理系統建構，當新生剛入學時則進行電子檔案庫設置，從剛入校報道至畢業整個流程給予規范管理，對于因生病、參軍入伍等而需要暫時休學而此后又需要復學，部分學生中途不愿意上學需要退學等情況，學籍資料應及時變更調整。同時，可進行學籍數字信息化查詢與使用系統設置，對于保密性不高的檔案資料可讓學生自行登錄系統進行學籍資料查詢與使用，提高學籍檔案資料使用力度。具體內容包括 ：第一，學籍注冊。學籍注冊為學生入學時的關鍵環節之一，學生在入學后可經一體化系統使用校園一卡通或學號輸入的形式進入系統，再根據系統提示使用身份證進行身份識別與學籍注冊。第二，學籍異動管理。學籍異動管理由教務部門負責，其他部門與各學院配合審核與登記，將教務部作第一級管理，經一體化系統終端進行申請提交，帶上相關證明至各輔助辦理部門完成第二級別異動，也可由本人在系統進行線上提交得到相關部門的線上審批。這樣就可依靠一體化管理系統完成注冊至歸檔的全過程，當學生畢業離校后再根據要求將學生檔案信息整理投遞至用人單位，使學籍管理信息化程度得到提升。
（三）強化檔案管理隊伍建設，提升學籍檔案管理人員素質
強化檔案管理人才隊伍建設，注重檔案管理人員素養的提升，是學籍檔案管理現代化與規范化的關鍵。高校領導應定期通過多樣化方式組織檔案管理學生進行崗位培訓，促使其掌握計算機操作技術、信息安全管理技術等相關專業知識內容，能夠更熟練地使用各項現代化管理設備，進行知識結構的優化調整，成為理論上與實踐上的行家里手。同時，應注意學籍檔案管理人員綜合素養的提升，組織其學習黨的路線、方針政策，樹立正確人生觀與世界觀，增強事業心與責任心，自覺做到愛崗敬業，同時要鼓勵其多了解學籍檔案管理相關法律法規制度，豐富自身知識儲備，從而更好地開展崗位相關工作。高校學籍檔案管理工作所保存的檔案資源內容多，涉及面廣，檔案管理人員應緊跟時代步伐，結合用人單位與高校發展實際從多方著手轉變傳統管理理念，加大資金投入力度，注重硬件設備的配備與完善，強化檔案數字化管理專業人才培養，引入與使用各種先進的管理系統，必然能確保檔案管理工作規范且有序推進。
作者：張振坤 單位：山西大學繼續教育學院
