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摘要：隨著我國信息技術的不斷發展，高校在進行學籍檔案整理時也要全面推進電子化檔案管理工作，這樣不僅能夠完善教務管理系統，也能夠充分地發揮電子檔案的應有作用。本文主要圍繞基于教務管理系統的高校學籍檔案電子化歸檔展開分析和論述，首先介紹當下高校學籍檔案電子歸檔工作的現狀，然后分析高校學籍檔案電子歸檔的范圍，最后提出基于教學管理系統之下完善高校學籍檔案電子歸檔工作的有效途徑。
關鍵詞：教務管理系統；高校學籍檔案電子化歸檔；存在問題；有效途徑
不可否認，隨著我國信息化的發展趨勢，高校在進行學籍檔案管理時，必須要推進電子化歸檔才能夠符合時代的發展趨勢，并且全面提升學籍檔案管理工作的效率和質量，但是當下高校在進行學籍檔案管理時存在的一些問題，影響到了管理的效果，因此結合當下教務管理系統的大背景，有必要推進高校學籍檔案電子化歸檔工作，通過采取有效舉措，保證學籍檔案電子化歸檔工作有條不紊推進。
一、高校學籍檔案管理的現狀分析
在教務管理系統之下，高校在進行學籍檔案管理時存在的一些問題，主要表現在以下三個方面：
（一）信息化的水平相對較為落后
部分高校在進行檔案管理時缺乏對信息化技術的應用，導致了信息化管理的水手段較為落后，高校在進行教學管理時，雖然使用了教務管理系統辦公自動化等現代信息技術，但是在進行檔案管理時信息化的應用程度卻相對較低，往往是采用著傳統的手工管理方式，不僅工作效率低而且容易出現誤差，造成數據的丟失，影響到了學生們的檔案的全面性。
（二）學籍檔案的管理存在著分散的現象
在進行學籍檔案管理時，由于涉及到的部門相對較多，如果不能夠加強部門之間的協調，就會造成檔案分散管理的現象，影響到了學籍檔案的電子化歸檔工作，比如說本、?？茖W生入學時的基本信息、學籍信息的異動變更、成績的記錄等都由教務處負責，而研究生的一些基本信息則由研究生院負責，這樣就會造成了學籍檔案的分散管理，導致了檔案館在進行檔案收集時往往出現不及時地現象，甚至各個部門之間缺乏有效溝通，反而相互獨立造成了信息孤島，不能夠很好地推進學籍檔案的電子化歸檔工作。
（三）電子化歸檔工作發展較為緩慢
雖然高校已經意識到推進電子化歸檔工作是必然，但是該項工作啟動比較緩慢，依然采用傳統的方法進行歸檔工作，這樣就會造成電子化歸檔工作嚴重滯后，難以在整個數字校園環境之下加強對學籍信息的電子化歸檔工作，尤其會造成大量的歷史信息滯留在業務的系統范圍之外。
二、加強對高校學籍檔案電子化歸檔范圍的確定
為了有效地開展高校學籍檔案電子化歸檔工作，有必要明確檔案電子化歸檔的范圍：
（一）學籍信息的有效采集
在進行電子化歸檔的過程當中，首先要對學籍信息進行采集，這就需要檔案館與各個管理部門進行有效地溝通和交流，能夠將學生們的學籍信息以及相關的電子文檔統一生成檔案，確保對學籍信息的統一采集和管理，為電子化歸檔工作做好前期準備工作。這就需要進一步統籌和部署各個部門之間的數據交換的標準，保證標準的統一性，建立在線和離線兩種方式。一種，在線收集，需要建立相關的信息系統以及管理系統，然后通過數據交換的接口進行數據的推送；另一種是離線方式，需要對數據包進行統一的下載，然后完善信息后統一上傳到檔案管理系統當中。
（二）要明確學籍電子化歸檔的相關內容
為了更好地推進學籍的電子化歸檔工作，需要進一步明確歸檔的相關內容，通過界定和明確規定的內容，嚴格的按照規范化的流程來進行操作，保證內容的全面性。比如要進一步界定學籍電子文件中各個階段的業務內容以及電子文件的內容和范圍，尤其要加強對文件的元數據內容、結構屬性等其他的方面制定統一的標準，才能夠保證電子化歸檔工作更加規范化和標準化。通過制定出進行電子化歸檔的相關材料目錄清單，更好地指導電子化歸檔工作的開展。
（三）要明確電子化歸檔的相關格式
高校在推進學籍檔案電子化歸檔的建設過程當中首先要明確規定的格式，這樣才能夠真正的取代傳統的紙質學籍檔案。同時，需要教務系統之內統一的對學籍的相關信息進行收集、錄入、整理并且編訂成冊，在進行歸檔時要充分地結合內容結構以及背景信息等制定出更加真實、完整、全面的格式，避免在進行檔案管理時出現了標準不一致的現象，影響到整體歸檔的效率和質量。
三、全面推進高校學籍檔案電子化歸檔工作的有效措施分析
為了加快高校學籍檔案電子化歸檔工作的建設步伐，在明確了電子化歸檔的范圍之后，要開展強有力地舉措，保證高校學籍檔案電子化歸檔工作有條不紊開展，具體而言，應該做到以下幾個方面：
（一）要全面制定學籍檔案管理的相關數據標準
在進行電子化歸檔的過程當中，必須要對源數據進行標準化的界定，其中元數據文件一定要包括單位的名稱、電子文件號、責任人、正題名、主題詞、日期、抄送秘密級別以及附件等各類信息，一定要保證歸檔信息的全面性，另外，如果有附件也需要進行歸檔和整理工作。通過對原數據制定出統一的標準，能夠保證高校的學習檔案管理工作具備相關的要求，可以結合國家檔案局的數字檔案館建設指南來規范電子文檔的格式樣式以及整理的要求等。同時必須要結合學校的自身狀況，檔案館要加強與學籍管理部門的溝通和交流，制定出一整套的學籍檔案元數據標準，以便對各種數據進行錄入，既保證了數據庫的總體質量，也能夠對數據進行規范化標準化的加工，全面加強對各種數據的有效控制檢索，并且實現共建和共享。
（二）要制定檔案化的標準接口
在制定了原文件標準之后，要加強對數據的實時歸檔工作?？梢越柚陉P鍵性的技術來創建檔案化標準接口，這一接口既可以進行信息的發送，也可以進行數據的遷移，從而實現對歸檔數據的檔案化處理，接口可以分為兩個部分。第一，是教務系統內的學生信息和元數據，傳輸到檔案信息當中；第二則是將學籍電子文檔通過教務系統推送到服務器當中，才能夠真正的發揮檔案的應有作用，保證實現對各種電子文件的有效傳輸，既加強了檔案管理的規范性，也能夠充分發揮電子檔案歸檔的應有效果，充分發揮檔案的應有價值，推進高校的進一步發展。
（三）要形成電子學籍檔案
在制定了標準并且制定接口之后，要真正的形成電子學籍檔案，應該結合實際的需要制定出學籍歸檔的模板，然后才能夠進行數據的填充。通過嚴格按照學籍歸檔模板進行學生的電子檔案的制作，經過保證電子檔案內部信息的全面性，也能夠進一步提升電子化歸檔的標準化水平。另外在進行電子學籍檔案形成時一定要包括學生的信息、電子學籍文件、元數據的相關屬性及背景信息和過程信息等多個方面。另外為了發揮電子檔案的應有作用，需要利用接口程序將電子學籍檔案進行二次的補錄，以保證檔案的全面性。通過將學籍檔案進行電子化歸檔，不僅能夠加強對檔案的管理，也能夠實現對各種學籍檔案信息的資源共享，便利于遠程查詢，這樣能夠提高高校對學生信息的管理。另外為了保證電子檔案的數據的安全性，需要在進行形成電子學籍檔案的過程當中，采取加密或者是設置密碼，進行操作等相關的辦法來保證電子學籍檔案電子化歸檔工作的安全性和科學性。另外，學校要加強對該項工作的重視，能夠完善相關的軟硬件條件，為推進電子學習檔案建設提供更加優質的環境，保證各項工作有條不紊的開展。
四、總結
在教務管理系統之下，高校學籍檔案管理工作出現了一些問題，比如信息化手段不高、學籍檔案出現了分散管理的現象以及電子化歸檔工作起步較緩慢，結合這些問題，必須要進一步明確高校學籍檔案電子化歸檔的范圍，然后采取有效地途徑，比如制定科學規范的檔案管理標準，加強制定規范化的檔案標準接口，同時形成電子學籍檔案，從而全面推進高校學籍檔案電子化歸檔工作的開展。
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作者:夏妍 單位:江西經濟管理干部學院
