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摘要：高職院校學籍檔案管理工作成效直接反映高職院校的整體發展水平及信息化建設的運用程度。新時期高職院校完善學籍檔案管理方式既要轉變思想觀念、完善制度供給，也要加強監督檢查，落實考核評價，建立健全信息化管理模式，逐步提升學籍檔案管理質量和水平。
高職院校學籍檔案管理工作是高職院校事業發展的重要組成部分，是高職院校履行人才培養、科學研究、社會服務功能和開展各項活動的直接記錄。高職院校學籍檔案是在校大學生各種信息記錄的重要體現，包括了大學生在校期間的各種檔案資料和學習狀況等，是學生個人信息的全面記錄，能夠真實、全面地反映學生的在校期間的表現，通過對這些資料進行收集、整理并歸檔在冊，從而形成了高職院校學生的學籍檔案。高職院校學籍檔案要堅持完整性、真實性、及時性和規范性的原則要求。在學籍檔案中，可查閱到學生身上所發生過的所有重要事情或學習情況的變化，完善學籍檔案有利于學校、家長和用人單位了解和掌握大學生在校學習生活的基本情況，加強和完善高職院校學籍檔案管理工作具有重要意義。
一、高職院校學籍檔案管理的基本要求
學籍檔案主要包括：新生錄檢表、新生名冊、學籍卡、成績單、學生學籍變更、學生獎懲、畢業生登記表等。在學籍檔案管理工作中，新生錄檢表、學籍卡與畢業生登記表是最常利用的檔案，新生錄檢表與畢業生登記表由教育主管部門確定和下發，是學生取得本階段學習資格和學習完成的憑證，學籍卡是真實記錄學生在校期間學習過程的總結性、完結性材料，內容綜合了其他學籍檔案如學籍變更、學生獎懲等信息，學籍卡因學校不同而各異，最能體現學籍檔案特色。
（一）完整性。無論是學籍檔案還是其他檔案，高職院校檔案管理工作首要要求就是其內容的完整性。只有完整無缺失、無遺漏的學籍檔案才能反映一個學生在校期間學習和生活等行動軌跡的方方面面，才能避免出現記錄或管理的盲區或空白。這不僅是對學生個人在校期間活動的完整記載，也是為其在將來進入社會工作崗位或其他領域后向有需要的各方提供真實而完整的歷史資料。
（二）真實性。學籍檔案是大學生在高職院校中求學生活過程中各種活動與行為的記錄，需要真切反映與學生相關各種細節內容。真實的學籍檔案既包括全面且詳盡的內容記錄，也指沒有污損、涂改，尤其不能有刻意造假、矯飾等違規違紀行為，要保持原始信息的客觀透明，不存在人為隱瞞或干擾，要從根本上保障學籍檔案信息記錄的真實性。
（三）及時性。高校學生的學籍信息管理都是借助“中國高等教育學生信息網”作為信息記錄平臺。高校的學習學籍檔案信息管理人員需要按照國家制定的相關規章制度將入學學生的學籍檔案信息、在校生的信息維護和畢業生信息注冊如實、及時錄入學信網中。高校學生學籍檔案管理人員還需要在日常教學工作中，對學生的學習成績進行登記和核算，在學生就業時提供學籍證明和畢業證明，同時，為用人單位提供學生學歷查詢服務和學生學籍管理工作需要。高職院校大學生在校期間的各種活動與行為始終處于動態變化過程中，因此檔案管理工作也要保持對信息進行及時更新、整理和保管。滿足及時性要求至少要做到四個“隨時”，也就是隨時辦理，隨時收集，隨時審核，隨時歸檔。一般來說學籍檔案相關的資料應當在五個工作日內完成接收、登記、審核，一個月以內完成移交手續放入本人檔案，一年內完成最終的整理與歸檔，遵守宜早不宜遲的基本原則。
二、高職院校學籍檔案管理存在的問題
高職院校發展歷史較短，大多由中專、技校升格而來，階段式發展是其特點，各階段教育目標不同，致使學制不同、生源結構不同，學籍檔案往往包含幾類教育目標不同的檔案，檔案多元。高職院校學籍檔案復雜，表現在不同教育目標學籍材料出現交叉混用狀況，如學籍卡等屬職業中專，畢業證以及相關材料卻屬高職院校，致使學籍檔案經常被使用單位所質疑，學籍檔案狀況比較復雜。
（一）學籍檔案整理不規范，制度不完善
有些高職院校學籍檔案管理人員的意識比較陳舊淡泊，沒有認識到學籍檔案的重要性，平時不注重學籍檔案數據和信息的及時收集和歸檔，在學籍檔案管理中相關制度還存在不完善、不統一，也就造成了管理上的不規范，缺乏指導性文件，管理內容不具體，不全面，影響和制約了學籍檔案的完整性和真實性。在高職院校當中，由于學籍檔案不同于學科教學或科研攻關，其在經濟效益或社會效益等方面的價值體現相對間接、隱性且緩慢，容易導致高職院校領導及管理層忽視學籍檔案管理工作。
（二）學籍檔案管理信息化、網絡化運用水平仍然較低
現階段，部分高職院校尚不具備專業化學籍檔案信息管理的相關專業設備和技術能力，沒有建立起一套標準化，專業化、信息化的學籍檔案管理系統，無法對學籍檔案在短時間內進行準確分類及搜索利用。有些高職院校的學籍檔案的檢索工具是手抄制作的案卷目錄，沒有學籍檔案管理軟件，無法達到學籍檔案精細化和專業化管理要求，導致在形式上所收集的簡單學籍信息資料不能真實反映學生在校期間的各項表現和具體情況，從而就不能對學生進行真實客觀的科學評價。
（三）學籍檔案管理人員專業能力不高
高職院校學籍檔案管理人員的專業能力直接影響著學籍檔案管理工作的質量和成效。高職院校學籍檔案管理人員一定要具備專業的檔案管理技能及數據信息處理能力，特別是在當前信息化、網絡化和大數據的背景下，對檔案管理人員專業能力要求更高。就目前情況而言，高職院校學籍檔案管理人員的不足主要體現在兩方面：一是學籍檔案管理思維及管理模式過于傳統陳舊，導致籍檔案管理工作效率和管理方法無法得到有效提升；二是在部分高職院校的一級院系和二級院系當中的檔案管理工作，較普遍存在一人身兼多職的情況，沒有安排專職的檔案管理工作人員，從而導致學籍檔案管理在發展上受到了限制，也無法將其學籍檔案管理應有的水平充分發揮出來。
（四）學籍檔案管理的安全性不足
目前，有部分高職院校還在運用傳統的學籍檔案管理模式，運用紙質文件，手抄筆記的方式進行學籍檔案管理工作。如果將此類紙質學籍檔案進行管理的話，就要切實做好檔案資料的防潮、防火和防光等多方面的保障措施。如果運用大數據平臺綜合信息技術來進行學籍檔案信息管理，就能將學籍檔案出現物理損傷的概率降低至最小。在信息化環境下要想有效避免此類情況發生，就要在高職院校中建立并運用信息化的技術手段，加強和完善檔案管理信息化平臺的建設，也要提高學籍檔案管理人員的安全意識和掌握安全技術的運用，建立起一整套安全的學籍檔案信息化安全管理系統。
三、高職院校學籍檔案管理的提升策略
高職院校在建設過程中，學籍檔案限于當時時代背景，學籍檔案材料往往不完整，甚至丟失，給檔案管理帶來不可挽回的損失。導致出現這些問題的原因除了當時的辦學條件、制度建設、交接不清等外在因素，學籍檔案自身形成規律也是造成問題檔案的原因：一是學籍檔案形成周期長，時間大都跟學制相當；二是學籍管理一般分屬學校不同部門，任何環節的疏忽都給檔案帶來不確定性。學籍檔案還表現為自身有瑕疵。學籍檔案管理除了日常管理與應用，更要著眼于未來的發展與完善，高職院校學籍檔案發展要堅持系統管理觀念，協調檔案工作整體推進，要契合時代發展推進現代科學技術在學籍檔案管理中的應用。
（一）建章立制，明確管理職能學校領導以及管理
部門必須要重視學籍檔案的管理，在規劃學籍檔案管理工作的時候，應該從學校的整體出發，要為學籍檔案建立專門的管理部門，同時學校應該選派具備專業能力的人負責學籍檔案的管理工作，建立各項學籍檔案管理的規章制度，形成科學規范的管理機制，實現對檔案的統一管理機制。
（二）加強和完善學籍檔案的規范管理
學籍檔案的管理是系統性的工作，從收集學籍檔案開始就要進行管理，在收集到檔案之后也要進行管理歸檔。學生的學籍檔案會在一個較長的時間內形成，這些問題都是與學生的動態變化聯系在一起的，完整的檔案能夠真實反映出學生在校內期間學習以及生活的變化。高職院校學籍檔案必須由原來的傳統管理逐步轉化為計算機管理與網絡管理相結合的新的管理模式，在網絡化的理念中引入信息化管理設備設施，組織開發適合學校自身需求的管理系統，這種現代化的管理手段不僅方便快捷，也能提高學籍檔案的管理水平。
（三）提高檔案管理人員專業能力和素養
高職院校學籍檔案管理人員一定要具備基本的專業技能及較高綜合素質，不僅檔案主管部門要定期對檔案工作者進行崗位培訓和專題培訓，本人也要加強學習，要學習新技術和先進管理理念，既要擁有管理傳統紙質學籍檔案的能力，同時也要精通計算機及網絡技術，不斷增強學籍檔案信息化管理能力。另外，檔案管理人員要具備良好的服務意識，不能具有“重管理、輕服務”的思想，要做到主動為學籍檔案使用人員服務，不斷提高包括思想素質和業務素質在內的整體素質，在實踐中不斷積累經驗，并虛心向同行們學習。要創造多元化的服務模式，以實現學籍檔案信息資源共享為目標，將學籍檔案信息應有的作用充分發揮出來，這樣才能有效提升學籍檔案信息資源管理的質量。
（四）加大對學籍檔案管理信息化建設力度
高職院校要想學籍檔案信息化建設能夠順利開展，就要加強對學籍檔案信息化管理建設的重視程度，財務部門應該加強對學籍檔案信息化建設的資金投入力度。高職院校學生學籍檔案數字化改革過程中最為關鍵的一步就是建立一套學籍檔案管理數字化系統，通過系統化的方式對學生信息錄入、分析、處理以及存儲、調用等各環節進行合理的設置，保障學籍檔案管理質量。高職院校學籍檔案管理要想實現真正的數字化，就必須從檔案管理的第一步出發，在信息采集關節引入數字化模式，對各類信息進行采集，不僅方便初步采集信息的存儲，也可以減少信息錄入過程中出現的失誤，保證信息的準確性。高職院校學籍檔案管理系統管理人員在工作過程中必須加強對自身管理觀念的重視，結合檔案管理模式對學生的各類信息進行合理的整合，并及時錄入與學生獎懲和學籍變動等相關的信息，實現學生相關信息的實時更新，保障學生學習管理質量。通過對學生的在校狀態進行合理的劃分，將在校生與非在校生分離出來，及時對其設置不同的權限，減少不必要的數據維護支出，提高數據處理質量。高職院校學籍檔案管理工作開展過程中，還應當加強與學生在高職院校其他領域的信息聯動工作的重視，通過將學籍檔案與學生的學習檔案、團建檔案以及其他實踐活動檔案等結合起來，打造與學生相關的綜合數據庫，打造真正的高職院校學生管理一體化數字化建設，切實保障高職院校學籍檔案管理質量。同時，該類學籍檔案并不是只用于學生在校階段，在學生畢業之后有需要回學校調取相關資料時，也可以通過調整學籍數字化檔案的方式調出學生的相關信息，減輕教師工作壓力的同時，也為學生提供便利，一定程度上可以增強學生對學校的歸屬感。當前，各高職院校的學籍檔案管理系統相對較多，不同系統應用的計算機編寫語言和數據庫存儲方式等情況存在一定的差異，而不同系統之間的兼容性往往不能得到保證，需要加強對各類數據庫之間的功能切換和利用模式，通過分析當前系統軟件整體性能，進一步強化系統軟件的兼容性，更好地服務于高職院校學籍檔案管理工作。
（五）加大審查力度，確保檔案的真實性和嚴肅性
高職院校教育的類型較多，形成的檔案信息龐大且散亂，是一項重要的系統工作，需要院校各職能部門通力協作，共同完成。院校領導要把檔案工作列入職能工作的議事日程，要像抓教學、抓管理等工作一樣抓檔案工作，要把檔案管理工作納入個人目標考核任務要求定期檢查，及時糾正實施過程中出現的問題，保證學生檔案材料的真實性和完整性，才能維護學籍檔案信息材料的嚴肅性。學校內部也要不定期檢查學籍檔案，通過評價促進檔案管理工作的發展，同時促進和完善檔案管理機制體制建設。
（六）有效開發利用學籍檔案
為了滿足檔案利用者查找信息的求全、求準、求快的需求，提高利用的服務質量，多方面提供檔案信息資源，要切實做好學籍檔案的編目和編纂工作。學籍檔案管理工作的根本目的是及時、準確地為利用者提供檔案材料，為學校和社會服務。學校應重視檔案的開發利用工作，組織相關人員對學籍檔案材料進行梳理，統計分析，找出一些規律性、結論性的數據資料及有代表性的問題來為教學管理服務、為教學改革服務、為學校決策服務。綜上所述，學籍檔案管理對高職院校有著重要作用和影響，隨著信息化技術在高職院校學籍檔案管理中得到廣泛應用，不僅有效提升了檔案管理的信息化水平，也大大提高了學籍檔案管理工作的質量和成效。新的形勢下，高職院校學籍檔案工作要與時俱進，不斷創新學籍檔案管理，努力把傳統的、封閉的、靜態的檔案信息，開發成現代的、開放的、動態的信息資源，更好地服務于學校的建設和發展。高職院校應始終重視學籍檔案管理工作，既要給予資金支持，更要給予政策和人才支持，不斷提高學籍檔案管理能力水平，充分挖掘和利用學籍檔案信息資料的價值。
作者：李敏 單位：楊凌職業技術學院