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摘要：學籍檔案作為高校檔案利用率最高的檔案門類之一，其服務利用深刻影響著檔案價值的發揮，是衡量檔案館對外服務利用工作優劣的重要因素。筆者結合工作實際，分析近五年來學籍檔案服務利用概況，指出當前學籍檔案服務利用面臨的一系列問題，并提出有針對性的策略。
關鍵詞：高校；學籍檔案；服務利用
學籍檔案顧名思義指學生在學校就讀期間產生的歷史記錄,包含錄取花名冊、學籍卡、成績單、畢業生名冊、畢業生登記表等材料。隨著高校擴招，每年畢業人數也呈上升趨勢，檔案館接收的畢業生學籍檔案數量龐大。學籍檔案關系民生，如何開展新時代下檔案服務利用工作，服務好用戶，發揮學籍檔案的價值，這是檔案管理人員特別是高校檔案管理人員應當深入思考的問題。為此，筆者以福建師范大學檔案館為例，通過分析近五年來學籍檔案利用情況，把握學籍檔案利用的特點，了解目前檔案利用過程中面臨的困難，提出新階段學籍檔案優化的策略，從而提升對外服務利用工作。
一、學籍檔案服務利用概況
根據《高等學校檔案管理辦法》規定，“高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構”，福建師范大學檔案館承擔了全校學籍檔案的對外利用和認證服務。筆者對近五年來到館學籍檔案利用的數據進行統計（不包括電話、郵件、函件等利用服務，以單份材料數量計算），見表1。
（一）基本情況
通過表1可以看出，每年畢業生到館利用人數呈上升趨勢，這也間接說明學生畢業后，檔案還是跟日常生活息息相關。目前畢業生學籍檔案利用需求主要以出國留學、升學、人事檔案補檔、學歷認證為主，涉及到的材料主要是成績單、學歷學位證明、錄取花名冊。這主要是因為隨著社會經濟的發展，全球化趨勢愈加明顯，人才競爭更加激烈，出國留學、升學也成為提升自我競爭力的重要方式。另外，隨著我國全面從嚴治黨、依法治國力度的加大，干部人事任免、管理、考核更加嚴格，2017年中央組織部下發《關于完善干部人事檔案材料的通知》（組通字[2017]25號），2018年11月中共中央辦公廳印發《干部人事檔案工作條例》都強調了學歷學位材料的審核，另一方面也證實檔案在學生升學就業、人才任免選拔中的重要作用。
（二）利用特點
一是利用率高。據統計，學籍檔案是高校檔案利用率最高的檔案類型。尤其是在畢業季、求職季、升學季等時間節點，利用的人數相對比較集中，利用量大。通常情況下，學生為預防不時之需，都會要求提供多份學籍檔案材料。二是覆蓋面廣。一方面指學籍檔案提供服務利用的對象廣，涉及各個行業領域，各個年齡段，各個省份地域；另一方面是指提供學籍檔案材料的范圍廣，對外提供的學籍檔案材料時間跨度久，材料類型豐富，保存載體多樣，最早的可以追溯至上世紀70年代，最新的有剛畢業學生的材料，類型有學籍卡、成績單、休學、退學等學籍異動材料，有紙質材料、電子照片、活動影像等，需求多樣。三是實際生活中對于檔案利用需求多種多樣，除了出國升學、職稱評聘、考核晉升等常規性利用之外，外省落戶、考試考證、辦理退休、班級周年慶、學?；顒拥榷紩婕皩W籍檔案的利用。除了一般性的制發檔案證明之外，對于出國留學的學生來說，往往還需要對英文件進行審核認證。
二、學籍檔案服務利用過程中面臨的問題
（一）基礎設施不完備，軟硬件配置落后
學籍檔案作為記錄學生在校期間的各類原始材料，成為今后學生升學就業、考核晉升等的重要依據，特別是學籍檔案作為人事檔案不可或缺的一部分。國家干部人事檔案管理條例對于“三齡二歷”的審核更加嚴明，完善個人檔案材料的初衷間接促進了學籍檔案的利用需求。面對大量的檔案利用需求，理應有相配套的先進的設施設備，但是大部分高校檔案館都是學校邊緣化的部門，資金投入不足，基礎設施設備落后。在軟件上，無法實時配置最新、功能完備的系統，影響了檔案查閱的速度，給今后的服務利用帶來不便。在硬件上，檔案館設備老化且超負荷運轉，像電腦、打印機等經常出現故障，降低了利用效率，影響了學生服務體驗。社會上比如成績單自動打印、英文翻譯等軟件系統都已成熟，但是很多高校都因種種原因沒有配置。
（二）檔案管理模式傳統，檔案收集滯后
學籍檔案內容豐富，類型多樣，涉及面廣。在歸檔方面,院系形成的紙質檔案,按學生培養層次不同,由教學秘書把學生紙質學籍材料歸到各管理部門(研究生歸研究生部,成教生歸成教院,本?？粕鷼w教務處),最后由各管理部門移交給檔案館歸檔保存并提供利用。而對于各部門形成的電子檔案歸檔基本流于形式[1]。在此過程中，檔案館處在末端環節，且學籍檔案歸檔流程沒有形成閉環，即整個業務流程是單向的,檔案館也沒有參與前端管理、無法清楚了解學生學籍材料變更情況，只能完全依賴于學院、職能部門的主動移交。因此，很多情況下造成學籍檔案收集滯后。只有學生來利用自身學籍材料時，發現信息有出入，檔案館才被動地去催繳最新最全最完整的學籍檔案材料。在管理模式上，學校各部門各自為政，沒有實現信息對接，對檔案工作也沒有加以重視，獨立的信息系統讓信息共享落空。
（三）信息化程度不高，信息資源集成低
檔案信息化程度不高，主要表現在未建立檔案信息管理系統或檔案信息管理系統水平有限，無法有效整合學校各部門檔案信息資源。其次表現在檔案利用停留在傳統手工查找紙質檔案復印件上，沒有形成數字化檔案資源。以福建師范大學檔案館為例，雖然配置了自己的檔案管理系統，但是功能有限，電子學籍檔案自動集成目前無法實現，且無法兼容或導入研究生院、教務處、繼續教育學院、學工處等學校相關職能部門的學籍管理系統，無法集成全新學籍信息資源，造成資源浪費。在檔案數字化上，檔案館依據學生利用頻率高且檔案載體自身保存情況，對錄取花名冊進行了數字化掃描、處理、轉換等，實現了計算機在線利用，較之傳統手工查找極大地提高了利用效率。但這只是全館學籍檔案資源的一小部分，全館學籍檔案數字化如果單純依靠檔案館自身人員、設備、技術根本無法實現，在利用上也就無法改變傳統手工查找的方式。
三、提升學籍檔案服務利用的策略
（一）加大檔案館建設的投入，夯實檔案利用的物質保障
“工欲善其事，必先利其器”。為保障檔案服務利用達到高效便捷的效果，必須要有配套的軟硬件設施，要有相應的物質保障。為此，檔案管理部門應積極主動地與學校層面溝通，讓高校領導認識到檔案工作在學校全局工作中的重要性，了解檔案管理部門目前的現狀和困難，掌握學生對檔案利用的需求，宣傳檔案工作取得的效果，從而爭取更多的政策支持和資金投入，爭取早日把檔案信息化工作納入到學校信息化建設大局中。只有在學校層面重視了學校檔案工作，才能有序地推動檔案館資源建設、檔案館信息化工作，才能最終實現檔案管理部門與學校整體工作的良性互動。
（二）完善檔案管理制度體系，確保檔案資源的齊全完整
完善的資源體系是開展檔案服務利用的基礎。學籍檔案因涉及面廣，導致學籍檔案信息分散，主要表現在同一學生的學籍檔案形成于不同年度，分屬不同的類別，存放于不同地點，從形成、管理類別和檔案保管方式上來看，不同類別和年度的檔案分散保存放在不同的庫房和柜架[2]，這對檔案利用造成了很大的困擾。學籍檔案管理是一個動態的、系統的過程，在管理的過程中要制定科學合理的、切實可行的制度體系，推動學籍檔案管理走上科學化、有序化、規范化的道路，使學籍檔案在材料形成、文件歸檔、檔案利用的各個階段有章可循，有據可依。加強前端控制，深入了解各部處學籍檔案形成材料以及掌握學生學籍異動情況，跟蹤異動學生學籍材料，并指導其規范化整理。用制度的形式約束學籍檔案形成的各職能部門，把學籍檔案歸檔工作落到實處，以文字的形式下發《學籍檔案整理細則》，指導各學院具體的檔案業務工作，雙管齊下，從而確保檔案資源的齊全完整。
（三）整合學籍檔案信息資源，創建高效的信息管理系統
“讓數據代替人跑路”是檔案工作新時代下的目標。一方面，把“存量數字化，增量電子化”作為學籍檔案信息資源建設的指導原則，將歷史上形成的紙質載體學籍檔案進行數字化掃描，并建立包含學號、姓名、專業、學制、培養層次、入學時間、畢業時間等情況的關系型數據庫，方便以后的檢索利用。對現階段形成于各部門管理系統的電子學籍檔案數據，應在各系統之間建立標準的數據接口，實現系統數據對接，信息直接寫入系統，實現信息共享，避免人工二次輸入。另一方面，借助網絡、計算機技術創建高效的信息管理系統，把原來的學籍檔案分散式手工管理模式轉向網絡化的集中式系統管理，實現目錄與電子數據的掛接，紙質檔案只作歸檔保存，創建多個專題數據庫，實現網上在線檢索，全面提升檔案的利用水平。
（四）建立多方位的利用平臺，提升檔案利用的服務水平
搭建多方位的利用平臺，輻射更廣泛的用戶人群，提升檔案利用服務水平。首先，做好傳統對外檔案利用窗口，提供檔案查閱，制發學籍檔案證明的服務，做好檔案利用人員的培訓工作，提供優質高效的對外服務。其次，依托新媒體技術，通過官方網頁、微信客戶端等構建網上預約平臺，打破時間空間的制約，創建遠程服務窗口，方便用戶人群。通過網上預約，檔案管理人員可提前集中辦理有關事項，并讓用戶在預定時間前來取件，節約用戶時間成本。另外，也可配置24小時自助打印系統，用戶憑借身份證就可實現自助服務，打破傳統窗口工作時限的約束，省時省力。隨著社會的不斷發展，硬件設備、軟件系統、用戶習慣等也隨之變化，用戶需求趨向于個性化、便捷化、多樣化。在此基礎上，多措并舉，建立多方位的利用平臺，滿足不同用戶人群的需求，從而有針對性地提升檔案利用的服務水平。
參考文獻：
[1]付雙雙.高校學籍檔案的數字化科學管理探討[J].檔案與建設,2008（5）:27-28.
[2]楊杰.數字時代的高校學籍檔案信息服務價值研究[J].黑龍江檔案,2017（6）:53.
作者:謝文倩 單位:福建師范大學檔案館
