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摘要:現在我國教育事業的持續發展之下，學籍檔案能夠幫助學校搜集人才培養資料，記錄學生學習過程的重要性逐漸得到凸顯，學校以及社會各界人士均開始加大了對學籍檔案管理的重視力度。而隨著我國信息化建設進程的不斷推進，實現學籍檔案管理的信息化建設已經成為其不可逆的發展趨勢。而如何實現學籍檔案管理的信息化建設也成為人們關注的一大焦點問題，在此背景之下，本文將通過簡要論述學籍檔案管理及其信息化建設的重要作用，結合筆者多年的工作經驗，嘗試對學籍檔案管理如何實現信息化建設提出幾點建設性意見。
關鍵詞:學籍檔案管理;信息化建設
一、引言
作為肩負對學生在校期間學習和生活信息進行完整、真實記錄重任的學籍檔案，將貫穿學生的整個學習生涯，對學生在各個階段的學習與發展具有至關重要的意義，也是學生接受正統教育并獲得學校與社會認可的重要證明。無論對于學生還是學校而言，學籍檔案均是一項極為重要的資產，而建設信息化的學籍檔案不僅能夠有效實現學籍檔案的妥善保管和合理利用，同時對于推動學校和學生的發展進步也發揮著關鍵作用。
二、學籍檔案管理及其信息化建設的重要性
1.方便查閱整理學籍檔案
學籍檔案管理工作可以將各種分散的學籍檔案以及相關信息資源進行優化整合和分類整理，尤其是在信息化建設之下，通過利用檢索技術和現代信息技術，在學籍檔案之中增加超文本、超鏈接等，以簡潔清晰的方式將眾多學籍檔案信息囊括其中，進而有效方便人們查閱和整理學籍檔案。
2.有效實現檔案遠程共享
原本學籍檔案管理工作只支持在校查閱和使用學籍檔案，而離校生則很難對自己的學籍檔案進行查閱使用。通過對學籍檔案管理工作進行信息化建設，在互聯網技術的積極運用之下，紙質的學籍檔案可以統一被轉換成電子格式，并利用強大的互聯網完成遠距離的共享傳輸以及查閱使用，進而大大方便教師、學生以及相關管理人員對學籍檔案的管理與使用[1]。
3.充分利用學籍檔案資源
學籍檔案管理工作將各種學籍檔案資源進行統一整理，在信息化建設的推進之下，工作人員可以通過檢索技術、互聯網技術等先進科學技術對學籍檔案資源再編輯和細化整理，使得學籍檔案資源能夠得到充分利用。特別是學生所報考的大學以及用人單位也可以直接利用網絡查閱學生的學籍檔案信息，全面了解學生的思想品質、學習能力等，為學生的求學、求職提供重要參考，以有效幫助其對學生進行綜合判斷。
4.有效提升檔案管理成效
學籍檔案管理工作在信息化建設的幫助之下，其工作效率和工作水平均可以實現快速提升。譬如說利用信息化的管理手段，將紙質的學籍檔案轉換成電子格式，并利用數據庫或是云存儲技術進行妥善保存等，均可以有效彌補傳統人工管理方法中的各種局限，在有效擴大高中學籍檔案管理范圍，避免出現管理遺漏和管理錯誤的同時，還可以有效推動學籍檔案管理工作的長久穩定發展。
三、學籍檔案管理的信息化建設路徑探析
1.開發利用接口軟件
隨著我國在現代信息技術領域的突破逐漸增多，學籍檔案管理實現信息化建設的道路上，可以使用的信息技術和科學技術也越來越多。現階段在市場上已經出現了眾多現代化、智能化的檔案管理軟件，對學校、企業等檔案管理工作提供了重要便利。但考慮到高中學籍檔案管理工作的特殊性，以及當前市面上檔案管理軟件質量的參差不齊，因此學校需要充分結合自身實際情況，以國家在學籍檔案管理方面提出的相關要求以及規定等作為參照，一方面認真挑選出適合本校的學籍檔案管理軟件，另一方面聯系專業技術人員，主動開發適用于本校的接口軟件，使得檔案管理軟件能夠更加貼合學籍檔案管理的實際需求，進而真正為高中學籍檔案管理的信息化建設提供重要幫助[2]。
2.需建立資源數據庫
學籍檔案管理的信息化建設離不開專業的資源數據庫的支持，建立資源數據庫能夠有效幫助工作人員自動采集整理和分析處理高中學籍檔案，并利用數據庫本身自帶的自動分類整理和資源數據存儲功能，實現學籍檔案的全過程管理。因此學校需要根據其管理高中學籍檔案的具體需要，選擇相適應的數據庫，并認真做好學籍信息的錄入工作。在管理學生基本信息的過程中，學校首先需要對學生的姓名、性別、籍貫等基本信息進行初始化操作，并將其準確導入數據庫當中。之后需要按照學校對學生的培養要求以及學生的入學時間等信息為其編制專屬學號，一旦確定了學生的學號將不再進行更改，學號也將成為學生在校學習生活的唯一憑證，學生可以利用自己的學號登錄校園網，結合自身的實際情況對相關信息進行查詢或補充完善，直至學校與學生均確認信息無誤之后再將學籍信息上傳至資源數據庫當中，由此建立起電子化的學生基本信息檔案。學籍檔案管理發展至今，還出現了一種全新的管理技術即“云管理”技術。管理人員通過設置服務器后利用網絡將學籍檔案與云存儲器相連，使得云存儲器可以和信息化的學籍檔案保持同步，學籍檔案在錄入至數據庫的同時也直接上傳存儲在云端中。而一旦學籍檔案中的信息出現變動，則存儲在云端中的學籍檔案也會隨之進行更新。
3.規范電子檔案格式
在信息化建設過程中，學籍檔案管理中最為基礎也是最為關鍵的一項工作就是將傳統紙質版的學籍檔案轉換成電子格式，而為了方便對學籍檔案的統一管理，學校需要根據相關標準要求，對電子學籍檔案的格式以及編制方式進行統一明確，為管理學生成績等提供便利。作為學籍檔案管理中的一大重要內容，其需要對學生在校期間取得的所有成績進行準確記錄，學生在校期間內每完成一次考試，學生便會在對應的考試科目中獲得相應的成績，而學校需要根據學生的學號在數據庫當中搜索出學生的學籍檔案，此后將對考試科目相對應的成績一一準確錄入到學生成績電子檔案當中，此后需要管理人員對學生學籍檔案進行嚴格的審核，確保每項成績信息均正確無誤之后，再將總成績傳輸至學生成績庫中。此后通過在校園網中開放學生網上查詢考試成績的權限，使得學生通過利用自己的學號登錄網上成績查詢系統便可以準確了解自己的總成績[3]。另外，管理人員還可以聯合信息技術人員，在學籍檔案管理系統當中附加其他功能，如在學生網上查詢成績系統當中附加考試科目查詢功能，并將與該科目相關的學術資源網址、相關授課教師等附加其上，為學生之后的補考、重修等提供便利，進而有效提升學籍檔案管理和使用效率。
4.對學生的畢業進行管理
實現對學生畢業的信息化管理，即要求學籍管理認真履行嚴格審查學生畢業資格或是學位授予的情況。目前我國規定學校有權依照本校教學計劃，對不同層次和專業的學生設置不同的畢業考核方式，以此完成對學生畢業條件的判定。而實現學籍管理信息化建設則是需要管理人員將校園學籍信息管理系統與國家教育系統及其相關網絡相互連接，進而使得用人單位和畢業學生能夠通過登錄相關管理系統準確查找學生學籍檔案信息，為畢業學生日后的就業和繼續求學深造提供方便。但與此同時，考慮到學籍信息信息化建設當中存在的大量不安全隱患，有可能威脅和影響到學籍檔案信息的安全性和完整性。因此學校在進行信息化學籍檔案管理過程中，還需要通過重視強化信息化學籍檔案管理系統的安全保障，如通過加裝殺毒軟件或是運用防火墻技術等，有效抵御外部惡意程序對學籍檔案的攻擊。而在內部管理當中，則需要為管理人員以及學生、用人單位等進行權限設置，使其只有在實名登錄驗證之后才能進入到網絡化、信息化的學生學籍檔案系統當中，從而有效保障學籍檔案的安全、完整。
四、結束語
總而言之，學籍檔案管理工作可以通過對檔案進行分類整理，方便人們的查閱使用，而在信息化建設之下，學籍檔案管理的工作成效能夠得到飛速提升，學籍檔案資源不僅可以得到充分利用，而且能夠有效突破時空的限制，為檔案資源的利用提供巨大便利。因此學校需要在繼續加強對學籍檔案管理信息化建設的投入和關注力度的基礎之上，通過積極開發接口軟件、建立數據庫、規范電子檔案格式等一系列措施，努力提升學籍檔案管理的信息化水平。
參考文獻
[1]石紅姣，蔣貞慧.淺談高校學籍檔案管理的信息化建設[J].南昌教育學院學報，2013，07：79+82.
[2]萬曉楠，張孝軍，杜鑫，漆明宏.計算機網絡技術在高校學籍檔案管理信息化建設中的應用[J].中國信息界，2014，09：60-61.
作者:張鴻媛 單位:江蘇省徐州市第二中學