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一、成教的特性
1.生源的特殊性
成教的學生來源比較廣泛，大部分是已參加工作的在職人員，年齡層次跨度大、學習基礎參差不齊。以筆者所在學校的校本部函授生為例，從2009級至2013級的學生年齡結構看，入學年齡跨度一般在21—43之間，入學年齡在22—28歲區間的占班級總人數的70%以上。另外，生源地域分布分散，大部分學生隸屬于就近的教學點，也有部分學生遠在外地甚至外省工作或生活，學籍管理過程除了面授期間的集中管理外，其余大部分時間學生都不在校，常規管理只能隔空聯系，無法適時面對面交流。學生絕大多數是在職學習，而且大多數學生除了在崗工作，還肩負著家庭責任，“工—學”矛盾較為突出。
2.求學動機與目的多樣化
成教屬于繼續教育性質，相對于普通全日制本科學生而言，成教生的求學動機與目的更加多樣化。有些是因為崗位工作需要，單位要求員工進一步豐富專業知識或提升學歷;有的是自身有這方面的主動需求，希望進一步提升自己，也有的僅僅就是為了混一個文憑，至于學什么則無關緊要，目的就是為了提干、轉崗或增加工資待遇，或者是職稱晉升。不同的求學動機導致學生對待學習形成截然不同的態度，從而間接影響著管理的難易度和復雜程度。
3.學習形式的獨特性
成人教育對象的年齡、資歷、文化素質等差異性很大，對成教學生不可能像普通全日制本科生那樣整齊劃一、按部就班地進行管理。由于成教學生大都是在職人員，時間有限，只能通過函授或業余等方式進行學習，學生大部分時間不在校。
二、成教學籍管理的特點
由于成教生源的特殊性、學習動機與目的的多樣化以及學習形式的獨特性，與普通高等教育學籍管理相比，成教學籍管理具有自身的特點，突出體現在以下幾方面:
1.管理對象參與程度差異性大
求學目的與動機不一樣，學生對待管理的態度和參與程度也明顯不一樣。大部分學生學習目的較為明確，比較珍惜學習機會，積極主動，對學校管理各個環節的事項比較配合，比如按期報到、辦理注冊或畢業相關手續等，能按照相關要求及時完成;少部分對學習持無所謂態度的學生基本處于被動狀態，對求學期間需要自己負責完成的事情缺乏主動意識，對自身利益缺乏必要的關心，往往依賴學校提醒甚至是反復催促。
2.信息溝通不及時
函授或業余的教學性質決定了成教學生絕大多數是在高校設置在各地的教學點學習，隸屬于就近的教學點直接管理。學生大部分時間不在校，信息交流很難做到及時。成教學生大多數是在職人員，工作流動性大，因缺乏主動溝通意識，有些學生更換聯系方式后沒有及時告知學校。當學校因涉及學生本人利益的學籍問題需要與學生溝通時需要花費很多精力，延誤時機、耽誤工作進程。
3.管理難度大
由于成教的特殊性，成教學籍管理工作繁瑣，影響因素多，管理難度大。上級主管部門對成教學籍管理要求日益規范化、透明化，各高校學籍管理工作必須在教育部信息管理平臺上體現，學籍管理不再單純是學校內部管理問題。而且，教育部信息管理平臺上的各項操作都有一定的時間限制，必須在規定期限內完成。那么在此之前，學籍管理人員就必須做好前期相關的準備工作，如基本信息核對、數據整理等。單就新生注冊前專升本學生前置學歷清查這一項工作，每年都要耗費大量時間和精力。還有部分學生學制年限較長，比如5年制高中起點本科，因時間跨度大、過程性管理時間長，在此期間學生變化性因素多，學籍管理難度也相應增加。
4.管理成本較高
一是從站(點)對學生直接管理來說，除非是授課期間管理者能與學生進行面對面地溝通，其他時間遇事聯系學生都必須依靠其他媒介，比如電話、傳真、信函、郵件等，管理方面需要投入的時間成本和經濟成本都比較高。二是從高校與站(點)之間的聯系來說，學籍管理過程中雙方需要頻繁地相互聯系，有些工作僅需要通過網絡、電話等就完成，然而還有一些工作環節必須通過郵寄、快遞等渠道，管理成本高，比如新生報到注冊的相關材料、學生成績登記表、畢業生資格審核材料、相關證書等。
三、學籍管理普遍存在的問題
近幾年來，成教學籍管理日趨規范化和標準化，但由于成教發展的總體環境和各高校自身等多方面的主客觀原因，成教學籍管理工作中普遍還存在一些問題:
1.重招生、輕管理
目前，全國成教機構眾多，發展良莠不齊。除少部分學生外，大部分成教生日常管理都直屬于高校成人教育學院設立的校外函授站或教學點管理。由于信息不對稱，學生對有些機構的辦學目的和實力并不了解，而有些辦學機構為了繼續生存下去，想盡一切辦法廣泛吸納生源，利用各種途徑把學生錄取進來之后相應管理卻跟不上;有的重經濟利益輕過程管理，在招生工作上投入了較多的人力和物力，在學籍管理方面卻吝于投入。有的由于生源萎縮或因離主辦高校較偏遠、溝通交流不便，疏于管理。有的高校對教學站(點)也缺乏有效監督，導致學籍管理不規范，影響教育質量。
2.管理制度滯后或制度執行不力
成教學籍管理制度必須體現成人教育的特色，在制度規定與具體管理方式方法上理應與全日制普通高等教育學籍管理有所不同，但實際上很多學校大多是照搬普本學籍管理制度，只是在某些方面放寬了條件。有的學校雖然制定了相應的制度，但沒有根據成教形勢和社會發展變化及時修訂，時過境遷，致使有些管理辦法和措施難以與時俱進地跟進執行。有的雖有完善的規章制度，但執行過程中的力度不夠，落實不到位，制度與實際執行不相符。
3.學籍管理手段較落后
很多高校都缺乏一個相對成熟完善的學籍管理系統，工作中多采用常用辦公軟件和簡單開發的單機模塊管理，造成各個環節銜接不暢通或者工作程序繁瑣。由于學籍管理軟件不整合，成績錄入、統考報名、學位申請與審核等工作與學籍管理模塊互不銜接、關聯，每項工作都要人工操作進行數據傳導、轉換，不僅效率低，而且容易出錯。有的學校雖然開發了學籍管理系統，但由于開發投入較小或開發初期對于系統的需求分析不夠，導致操作不便捷，對使用者的軟件操作水平要求相對較高，一般管理人員難以勝任，或有的系統功能較為簡單不能完全滿足實際工作需求，從而影響工作效率和服務質量。
4.學籍管理隊伍不健全
成教學生基本信息核對與維護、前置學歷審查、學籍學歷電子注冊等工作較為繁瑣、工作量大，需要充足的人員，然而有些學校管理人員配備不足，造成工作中疲于應對。有些學校人員配備雖然充足，但人員結構不合理，缺乏相應的專業人才。學籍管理人員平時忙于應付日常工作，沒有時間學習，業務能力得不到提高。
四、成教學籍管理的改進對策
一方面，成教辦學有著自身的特殊性，成教學籍管理也因此具有有別于普通全日制本科的顯著特點，管理工作有一定難度。另一方面，近些年來各級教育主管部門對成人教育的學籍要求日趨嚴謹和規范，因而，各高校成教管理部門必須采取有效措施，積極探索改進方法與對策，以適應形勢的發展需要。筆者認為，可以從意識、制度、硬件、軟件(管理者與被管理者兩方面)等幾方面著手。
1.高度重視學籍管理工作
學籍管理是成教教學管理的一個重要組成部分，貫穿于全過程，對全面掌握學生情況、及時改進教學管理起著至關重要的作用。特別是實行學籍、學歷信息電子注冊后，各高校學籍管理工作已不再單純是學校的內部管理問題，所有的學籍管理必須在教育部的數據庫和管理平臺上予以體現，畢業證書要在教育部進行電子注冊并上網供社會查詢。從這個角度來說，學籍管理質量也是反映高校成教管理工作質量的一個重要觀測點。然而，成教因生源組成復雜、辦學形式靈活、教學點分散等特點給學籍管理帶來一定難度，這是共性問題。尤其是網絡學習、遠程教育大趨勢大背景下，更需要我們不斷努力，逐步解決和完善學籍管理中存在的一些問題。
2.健全管理制度，保障學籍管理規范化
建章立制是搞好成人高等教育學籍管理的基礎。各高校必須根據國家政策和省級教育行政部門的規定，結合學校自身特點，制定切實可行的適合成教特點的學籍管理制度，結合實際形成一整套包括收集、整理、歸檔、交接等環節的學籍管理工作規范，并將其納入學籍管理者崗位職責范圍，要求學籍管理者熟悉管理規章的內容、各項辦事程序。同時要明確成教管理部門與各院(系)、教學點在學籍管理方面的職責、權限和相應要求，以確保各項制度有力執行，并在實踐過程中不斷總結、及時修訂、不斷完善。
3.開發、完善網絡版學籍管理系統
學籍管理過程中常會涉及大量的數據轉換、統計、導入導出等工作，工作中常會遇到學生需要查詢或咨詢某些問題、領導做工作報告或相關決策時需要某些數據做參考的情況，憑借功能相對完善的網絡版學籍管理系統，這些問題都會高效、及時地得到解決。而單向的管理系統只有具體管理人員才能操作、查詢，既耗費管理人員精力，又影響工作效率和服務質量。缺乏一個相對成熟、完善的學籍管理系統，嚴重制約著工作效率和管理水平。因此，開辦成人高等教育的高校很有必要結合成教的特點，開發、完善網絡版學籍管理系統，針對不同對象，比如學籍管理人員、學院領導、學生、教學站(點)等，相應賦予不同的權限，實現信息共享和分權管理，以此更方便、快捷、高效地開展學籍管理工作，促使成教管理更趨向規范化和現代化。
4.加強學籍管理隊伍建設
一是要配齊管理員，不僅僅是高校成人教育部門要配齊、配足學籍管理人員，各個函授站(點)也要注重學籍管理人員的配備。二是要盡量保持管理人員的相對穩定，在人員變動時要做好業務交接工作，必要時要有一個老、新人員的“傳、幫、帶”過渡期，以便新接手人員能盡快熟悉業務，不至于延誤時效性強的工作。三是要加強管理人員的學習培訓和交流，特別是對函授站(點)學籍管理人員的業務操作培訓。
5.加強新生入學教育
讓學生從入學之日起就充分了解學籍管理的相關規定，了解整個學習過程中相應各個環節自己需要做什么、大概的時間點以及相關辦事程序，這樣便于學生心中有數，提早做好準備。管理過程中更要加強與學生的交流，重視宣傳和引導，讓學生充分認識到學籍的重要性和嚴肅性，使其由被動變主動、由被管理變為積極參與者、合作者。如此，可以大大減少因不了解管理規定、不清楚辦事程序而導致的被動、無視或者是主動參與過程中的頻繁問詢，為學籍管理者節省時間和精力，從而提高管理效率。
作者：崔彥 宋楨 單位：南京林業大學繼續教育學院