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基建檔案管理論文范文1
1.1建立基建檔案意識不健全
由于過度聚焦于經濟利益，或受工期限制，工程建設人員往往太關注工程項目，而忽視建立全面的工程檔案，導致基建檔案在管理過程中出現了一系列問題，如有的工程檔案找不到原件，有的工程檔案會在參建單位撤出時被隨手帶走或丟棄，還有圖物不符或缺少圖章簽字等，這些問題都導致了基建檔案的整理和歸檔工作大幅落后于工程建設的進度。加之電力企業各部門對基建檔案工作普遍重視不足、宣傳不夠，不能保證基建檔案建設工作的順利開展，制約了電力企業經濟及檔案管理工作的可持續發展。
1.2檔案人員業務素質有待提高
現如今，大部分電力基建單位的專業檔案管理人員極度匱乏，兼職檔案管理人員眾多，造成管理隊伍存在著業務素質差、操作不熟練、工作經驗欠缺、缺乏責任心等問題，管理人員內部總是存在著“交什么收什么，不交就不收”的思想。在繁重的工作任務面前，他們往往懷有較重的畏難情緒，解決問題的方法不多，導致基建檔案的收集和歸檔不規范、不及時、不健全；加之施工隊伍的流動性較大，人員很不穩定，工程人員與檔案人員相互生疏，彼此缺乏溝通，致使檔案資料管理工作出現脫節現象，或者檔案資料的去向不明情況，使各工程參建部門檔案管理工作無法真正落實。
1.3基建工程檔案管理模式相對陳舊
許多單位基建檔案管理還是陳舊的模式，沒有健全相關管理制度，不能采取合規的管理方法和操作流程；管理措施不完善，對現代管理方法缺少合理的利用；由于工程參建單位多，檔案工作標準長期得不到統一，使得基建檔案管理部門對檔案管理監督、檢查和指導工作不能及時實施，造成基建檔案質量參差不齊無法正常歸檔，或者格式和內容不標準，阻礙檔案管理工作的正常開展。
1.4基建檔案管理體制不夠完善
考慮到人員過多及經費支付等因素，許多電力企業內部對專門的檔案管理機構和管理人員設置不夠完善，往往在檔案工作場所設置上不夠健全?；n案管理不健全的網絡將會導致基建檔案質量、資料安全均無法保障的問題。甚至還有些基建部門由于不健全的檔案管理設施設備而無法滿足檔案管理的最基本的需要，比如檔案保管達不到“八防”要求，沒有相應的保管庫房等。某些基建檔案管理部門的現代化程度極度滯后，基建管理人員計算機應用水平僅僅處于能打字的水平，不能與當今工程建設快速發展的需要相適應。
2加強基建工程檔案管理的建議
2.1提高認識，完善制度，健全機制
基于基建檔案邁向社會化、市場化的大方向，檔案人員需要樹立可持續發展的科學理念，深刻重視基建工程檔案管理工作，真正落實檔案管理。要不斷健全基建工程檔案管理體制，從工程項目要求和檔案管理工作要求方面來加強檔案管理機構的建設，增加專職人員，排除兼職工作，將檔案管理人員與工程人員的溝通渠道暢通，實現基建檔案管理的體系化建設。此外，還要建立起一整套科學合理、適用性強的基建檔案管理制度，包括組織領導、管理體系、職權范圍、獎懲措施等都要條條細化，事事分明。對檔案材料的收集、歸檔、分類、整理以及竣工驗收、評優選優等工作均做出具體要求，進行標準化、制度化、規范化管理。
2.2抓好基建工程檔案的管理工作
各參建單位要狠抓檔案管理的“四同步”，實現基建檔案工作與基建工程立項工作、基建建設進度工作、基建檢查工作、基建工程竣工工作及基建工程驗收工作同步進行。要將基建檔案工作納入基建工程軌道中去，將檔案工作的每一個工作環節全程貫穿到基建工程規章制度當中，將項目檔案工作與項目建設同等對待，不可偏廢，甚至可以將檔案管理工作納入崗位責任制，嚴格執行基建檔案管理工作的內容。實施基建文件的收集、整理和審查工作要盡可能早，最好在項目籌劃、開工時就進行檔案管理的導入工作，并持續到項目竣工驗收，使基建工程檔案形成首尾相接、全程控制的完整記錄體系。
2.3加強基建檔案管理人員的業務培訓
加強檔案人員的業務培訓工作，提升其業務素質，是改善基建工程檔案管理現狀的有效途徑。參建單位要積極組織檔案人員進行檔案業務培訓，幫助員工掌握整理、歸檔等檔案管理基本工作內容，提高其業務能力；同時還要通過培訓，對有關程序和專業知識充分掌握和了解，通過不斷完善知識網絡，優化知識結構。此外，還要隨著時代的發展完善培訓課程，做到與時代同步，領導檔案管理人員學習管理的先進理論和方法以及網絡技術知識，培養適應現代企業需要的檔案管理人才。
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基建檔案管理論文范文2
以目前城建檔案管理的實際工作情況看，基層的城建檔案管理人員是推進城建檔案的實際推動者和執行者，無論政策、管理方針如何制定都需要基層城建檔案人員的推進。所以要提高城建檔案人員的綜合素質，應該從下面幾方面著手：
1.1制定具體的城建檔案管理人員守則，選擇專業化城建檔案管理人才。
挑選優秀的城建檔案管理人才是確保城建檔案管理取得積極效果的保證。首先，我們要根據城建檔案部門的具體實際情況，制定出具體的管理人員守則，做到管理的有理有據。再次，我們應加大人才的招募，吸引高素質人才投身建城建檔案的管理工作，同時注意培養年輕員工。
1.2極開展專業技能培訓，努力提高城建檔案管理人員素質。
在信息化技術快速發展的今天，城建檔案工作也面臨著新的環境和挑戰，所以必須加強對城建檔案工作人員進行有關的業務培訓，以保證城建檔案管理工作能夠適應更好的社會的發展。同時由于城建檔案工作涉及重大，城建檔案管理不當發生錯誤可能會決定城建工作的成敗，所以在對員工進行專業技能培訓的同時也要加強對員工進行職業道德方面的培養，培養員工愛崗敬業、工作認真負責的品質。
1.3宣傳貫徹法律法規，明確城建檔案管理的重要作用。
城建檔案管理工作在目前具有信息化和法制化的特點，為此我們在城建檔案管理中也要宣傳和貫徹法律法規，使城建檔案管理人員能夠熟知城建檔案管理相關的法律法規，保證城建檔案管理的有效性和合法性。因此，對城建檔案管理人員的法律法規意識的培養十分重要。
1.4加強對基層城建檔案管理人員的管理和引導，使其明確城建檔案管理的重要性。
基層的城建檔案管理者的素質是保證最終管理效果的保證，如何激發基層員工的工作積極性和主觀能動性，引導其不斷提高自身的服務意識，灌輸城建檔案管理的重要性，是全面提高城建檔案管理質量的重要保證。
2做好城建檔案管理工作要有明確的服務管理理念
在城建檔案的實際工作中，要想做好任何工作，必須具備明確的服務意識，從某種角度來說城建檔案管理業屬于一種特殊的服務行業。服務管理理念的選擇是管理者必須面對的問題，可以從以下幾個方面入手：
2.1確定主動服務的理念。
主動服務的對象是城建檔案的利用人員，服務的內容很多元化，各類城建檔案都包括其中。可以用查詢、復制等方式對城建檔案信息進行推廣，使可利用城建檔案者擁有高效、便捷的服務。主動服務是一個創新理念，是新形勢城建檔案工作的必經之路。當前城建檔案工作的首要任務，就是要確立全新的服務理念，強化城建檔案工作人員的服務意識，要從傳統的城建檔案管理向城建檔案信息系統管理過渡，改變以往僅限于提供城建檔案原件的低層次的被動服務狀態。
2.2確定運用現代化的信息技術的理念。
隨著計算機技術、電子信息技術及網絡技術的發展和普及，城建檔案工作由手工操作向現代化方式轉變，由實體化管理向信息化管理發展成為必然趨勢。對我國目前的城建檔案工作現狀來講，網絡化信息服務的興起，既是挑戰，也是機遇，關鍵在于我們如何把握機遇，迎接挑戰，在新的社會環境中重新定位，做好過渡時期城建檔案信息利用工作。實踐證明，沒有現代化的技術、設備和手段應用于城建檔案信息資源的開發，就根本談不上科學合理地利用城建檔案信息資源。運用現代信息處理技術手段來開發城建檔案信息，可以極大地提高開發能力和效率，從而提高城建檔案信息資源的利用率和城建檔案管理部門的服務水平。3.3確定提供優質的城建檔案信息的理念。城建檔案信息的好壞直接影響著其服務的基礎，在新環境下工作人員應該拋棄傳統的檔案管理機制，積極的開發、大膽的應用新的檔案管理方法，搜集有價值的信息，用優質的信息資源回饋社會、服務社會。
2.4做好城建檔案管理工作既要分析現有問題也要制定具體解決措施。
在現階段城建檔案管理工作雖然得到了一定程度的重視，但是由于一些體制原因和管理手段的制約，導致城建檔案管理人員流動性太低，新鮮血液基本很難輸入。由于管理制度很難在根本上得到改善，在一些城建檔案所，看管疏忽，甚至無人看管的情況非常嚴重，這就需要國家制定相關政策，加強對城建檔案管理的投入。
2.5城建檔案管理體制不成熟，城建檔案管理制度需要統一和細化。
在目前城建檔案管理中，受到城建檔案管理體制的制約，城建檔案管理體制還不成熟，城建檔案管理制度也沒有做到統一和細化，由此導致了城建檔案管理在具體管理過程中效果不理想，有時甚至還出現沖突。為此，我們必須對現行的城建檔案管理體制進行改革，必須要建立完善統一和細化的城建檔案管理制度，保障城建檔案管理的有效進行，使城建檔案管理能夠發揮積極作用，取得預期的效果。
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基建檔案管理論文范文3
1.1原理分析
從產生過程中可以看出，時間戳的核心機制采用了第三方（時間戳機構DTS）簽署、用戶自行驗證的機制。其產生和驗證過程主要應用的是哈希算法和非對稱加密技術。哈希算法又稱單向散列算法，是將任意長度的二進制值映射為較短的固定長度的二進制值的過程，這個固定長度的二進制值稱為哈希值或消息摘要，它就好比是從數據文件中提取的“指紋”。數據文件哪怕是一點點的改變，都將產生完全不同的哈希值。要找到散列為同一個哈希值（即同一個消息摘要）的兩個不同的數據文件，在目前計算能力和條件下，是極其困難甚至幾乎不可能的。哈希算法是公開的，大家都可以用相同的算法從某一數據文件計算得出相同的哈希值，但卻不能從哈希值反向計算出原始文件，這就是單向散列的含義。非對稱加密是指用戶有兩個密鑰，一個是公鑰，一個是私鑰。公鑰是公開的，任何人都可以使用；私鑰是保密的，只有用戶自己可以使用。公私鑰是互相解密的，公鑰加密的數據能夠用而且只能用私鑰來解密，同樣，私鑰加密的數據能夠用而且只能用公鑰來解密。這樣，能夠用公鑰解開的密文必定是私鑰持有者用私鑰加密形成的。因此私鑰持有者用私鑰加密的過程也就是對某一數據進行簽名的過程。對時間戳的驗證，首先用公鑰對時間戳字符序列進行解密，獲取其中的時間信息和消息摘要，然后對數據原文用同樣的哈希算法計算出消息摘要，最后比較這兩個消息摘要。如果一致則表示驗證通過，即數據原文在加蓋時間戳的時點之后沒有發生過任何變化；如果不一致則表示驗證失敗，要么數據原文在加蓋時間戳之后被篡改過，要么時間戳數據被篡改過，非此即彼。將電子檔案數據和時間戳存放在一起或形成某種邏輯上的關聯，這就從技術上避免了在時間戳里所記載的時間點之后篡改或者偽造數據的可能。
1.2應用現狀
目前國內醫療衛生、知識產權保護、電子商務、電子政務等許多領域開始應用時間戳技術，時間戳的法律效力也得到了司法認可。2008年11月25日，深圳市龍崗區法院公開宣判的“利龍湖”知識產權糾紛一案系國內首例時間戳技術司法應用案例，宣判后雙方當事人均未提起上訴，該案判決書已經發生法律效力。2010年11月14日，衛生部召開了“可信時間戳與電子病歷法律效力研討論證會”，對可信時間戳在解決我國電子病歷法律效力問題上進行了深入探討和論證，認為TSA+CA的模式是一種有效解決電子病歷法律效力的方法，建議在醫院廣泛采用，并作相關技術標準和法規的研究。2012年11月，國家檔案局檔案科學技術研究所組織專家對首批3家公司開發的檔案管理軟件中的可信時間戳接入功能進行了檢測，并向通過檢測的軟件開發商頒發可信時間戳接入核準書，這標志著可信時間戳在檔案領域的規范化應用已經開始，并將起到電子檔案和檔案數字化副本內容防篡改、保障檔案的法律憑證的作用。
2時間戳技術對于電子檔案管理的適用性
2.1應用時間戳能有效證明電子檔案的真實性及產生時間，起到防偽造、防篡改作用
人們通常認為通過電子簽名就可以有效保證電子文件的真實有效性，但是電子簽名也有它的不足之處——有效期短，有效期過后電子簽名可以被偽造，也可以被篡改。由于數字證書存在有效期，且用戶可以隨時吊銷數字證書，數字證書失效后，由于用于簽名的私鑰由簽署人掌握及簽名時間可隨意修改，采用單純的電子簽名方式不能起到抗抵賴作用。而時間戳采用的是可信第三方簽名的方式，不是數據文件生成者自行簽名的方式，運用時間戳能夠通過有效的第三方所出示的時間來證明文件的真實性。加蓋時間戳的電子檔案通過對時間戳的驗證，一方面能可靠地證明電子檔案在蓋戳時間之前已經形成，另一方面能可靠地證明在蓋戳時間之后檔案數據內容保持完整、未被更改，真正達到電子檔案防偽造、防篡改的目的。
2.2應用時間戳的過程符合電子檔案管理安全保密的要求
由于時間戳的產生并不需要將電子文件本身提交給時間戳服務機構，因而電子文件本身可不通過網絡傳遞，在網絡上傳遞的僅為根據HASH算法生成的消息摘要，而HASH算法的單向性保證了沒有任何人能夠根據消息摘要倒推出電子文件本身，從而電子文件本身的保密性得到了保障。這個特點非常適合電子檔案管理安全保密的工作需要。通常，時間戳服務機構DTS是通過互聯網絡提供服務的。無論是可以在互聯網絡上生成、存儲、傳輸的非密電子檔案，還是不允許在互聯網絡上生成、存儲、傳輸的電子檔案，只要將消息摘要計算過程和蓋戳過程進行適當分離——在所在計算機或局域網絡上對該電子檔案數據文件事先進行消息摘要計算——然后通過互聯網絡將消息摘要提交給時間戳服務機構DTS，DTS對消息摘要和接收時間進行數字簽名生成時間戳返回，證明在特定時間已經接收到該消息摘要，由于從消息摘要到數據原文的不可逆性，用戶只要將返回的時間戳和檔案原文一起妥善保管，即可證明檔案原文在特定時間已經存在。蓋戳過程通過這種方式來實現，檔案原文始終是不上互聯網的，所以符合電子檔案管理的數據保密要求。
3在電子檔案管理中應用時間戳的幾點建議
浙江省檔案館從2014年開始，在省直單位電子檔案的歸檔、移交接收等管理工作中，開展了電子檔案數據加蓋時間戳的試點，根據實踐經驗，筆者總結出有關時間戳應用的以下幾點建議：
3.1所依賴的時間戳服務應具有較高的可信度
單從技術而言，時間戳服務可以有自建和外購兩種選擇，但是時間戳的可信度至關重要。如果采取自建的方式，必須采取相應機制與措施（比如采用時間戳鏈接等改進方法）來提高時間戳的可信度，排除或降低由于計算機主板電池電量短缺、桌面時間任意設置等因素，致使對外提供的時間證明服務不可靠的可能。如果采取外購服務的方式，則應盡可能選擇由可信度高的專門機構來給電子檔案蓋戳。影響時間戳可信度的因素有很多，其中最重要的有：防偽性、時間戳的永久性、可審核性、獨立性、間隔、精確度等。選擇服務機構時要充分考慮服務機構在這些方面的能力與水準。例如，浙江省檔案館選擇的是國家授時中心和北京聯合信任技術服務有限公司共同建設的聯合信任時間戳服務中心。這是一家我國權威第三方公共可信時間戳服務機構，該中心由北京聯合信任技術服務有限公司負責技術支持和系統接入，由我國唯一法定時間源——國家授時中心負責授時和守時，從而保障時間的權威和準確。
3.2加蓋時間戳的過程和電子檔案管理的業務流程應緊密結合
電子檔案上加蓋時間戳需在什么時候操作，由誰來操作是時間戳應用中必須考慮的問題。對此，大家有不同的觀點。關于何時加戳，有的認為在電子檔案形成、歸檔、移交、接收、入庫、鑒定、利用、處置等各個環節都應該分別加蓋時間戳，也有的認為只要在移交、接收前后對電子檔案加蓋時間戳。關于由誰來操作，有的認為必須由電子檔案形成部門加蓋，有的認為必須由立檔單位檔案員加蓋，也有的認為必須由檔案館工作人員加蓋。筆者認為，根據時間戳的原理，開放檔案信息系統參考模型（OAIS），以及檔案管理工作的實際情況，加蓋時間戳的過程應和電子檔案的流轉過程相結合，即當電子檔案從一個單位流轉到另一個單位時，應當蓋戳，而若是同一個單位內部的管理環節就不必蓋戳；蓋戳操作具體由誰完成不作限制，但是必須得到與該次流轉相關雙方的認可。例如，電子檔案由檔案移交單位向國家綜合檔案館移交，意味著電子檔案保管職責主體從立檔單位檔案室變成了國家綜合檔案館，應在檔案館接收之前由立檔單位或國家檔案館蓋上時間戳并經雙方確認；又如，檔案部門向利用者脫機提供經過內容與元數據補充（如賦檔號、鑒定等）或過濾（如去除草稿、文件處理單等）的電子檔案時，為證明檔案數據的來源與真實性，也可在提供脫機利用之前加蓋時間戳。
3.3應根據管理需要選取加蓋時間戳的粒度和處理保存方式
加蓋時間戳的粒度是指需要加蓋一個時間戳的電子檔案數據的數量與層次。以電子檔案移交接收的一個批次為例，可以對全部數據整體打包加蓋一個時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是整個批次數據包；可以將全部數據按照光盤載體容量劃分成若干個數據單元分別打包，每個數據包加蓋一個時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是存儲載體數據包；可以對批次中電子檔案按每一件進行打包，對每件的數據包分別加蓋一個時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是檔案件數據包；也可以對批次中每件電子檔案的每一個文件（如正文、修改稿、文件處理單、附件、元數據文件等）分別加蓋時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是單個檔案數據文件。由于時間戳服務機構加蓋時間戳通常是有償服務，同時又要考慮檔案的整體性、相關性以及日后管理操作的便利性，筆者建議加蓋時間戳的粒度以檔案件數據包為宜。因為進館以后電子檔案管理還要面臨整理、入庫、鑒定、銷毀等后續環節，這些操作大都以檔案件為操作對象。對時間戳服務機構返回的時間戳的處理和保存方式主要有兩種：一是直接將時間戳的字符序列以獨立計算機文件的形式保存，為便于匹配和管理，這個文件可以與電子檔案的數據包文件名相同，擴展名一般是“.tsa”，后續管理中需要始終將電子檔案數據包文件和時間戳文件一并存放與管理；二是將時間戳嵌入到某些支持時間戳格式的電子檔案數據包文件中，例如可先將一份電子檔案的文件處理單、元數據等內容以PDF文檔附件的方式打包進電子檔案PDF數據包，然后對該PDF數據包加蓋時間戳，并將返回的時間戳也嵌入進該PDF文件中一并保存并利用。
4結束語
基建檔案管理論文范文4
企業現行文件和檔案管理應用計算機技術的歷程，不僅記錄著企業現行文件和檔案規范化、系統化管理的軌跡，而且反映著企業經營管理和產品開發信息化的進程。根據計算機技術在企業現行文件和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：
一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段
現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。
