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摘要：
高職院校基建檔案記錄著一所高職院校產生，發展和不斷壯大的整個過程，因此高職院校基建檔案的保存管理工作是一份值得人們下功夫去做的，隨著信息化技術的不斷發展，信息化技術的高效率性在高職基建檔案管理工作中也得到了體現。本文將分析我國高職院校在基建檔案保存管理方面存在的問題，并據此給出策略建議。
關鍵詞：
高職院校；基建檔案；信息化管理
我國大多數的高職院校發展步伐很快，高職院校的遷徙和重建等工作已經成為大多數高職院校都會面臨的問題，在高職院校遷徙和重建的過程中需要進行大量基建檔案的建立，保存，審核等工作，信息化技術能夠很好的幫助高職院校完成基建檔案的管理，因此很多高職院校在進行基建檔案管理工作時都會借助信息化的手段或工具。
1我國高職院校基建檔案信息化管理存在的主要問題
目前我國高職院校在基建檔案信息化管理中存在主要問題有四個。一是不能合理理解檔案信息化管理，我國高職院校的相關負責人不能正確理解基建檔案信息化管理，對于這個問題可以從基建檔案管理的領導人員和普通工作人員兩個方面進行分析：首先，很多高職院?；n案工作的領導人員不能正確地認識基建檔案管理工作的重要性，也意識不到信息化管理對于基建檔案管理效率的重要影響，這種對高職基建檔案信息化管理工作認識的不到位，導致領導人員并不重視高職基建檔案在信息化管理過程中的硬件更新以及軟件升級等。其次，很多高職院校基建檔案管理工作的一線操作人員由于不重視基建檔案的信息化管理，以至于在處理基建檔案資料時不夠認真，出現不合規范地保存和歸檔相關基建檔案的電子資料。二是高職基建檔案信息化管理工作的制度化建設有待提高，目前很多高職院校在基建檔案管理方面存在無依據可循無標準可依據的問題。三是高職院校進行基建檔案信息化管理的基礎不夠堅固，基建檔案信息化管理的工作人員專業知識匱乏，技能不過關。四是高職基建檔案管理過程中信息的利用率較低，很多高職院校基建檔案管理雖然采用了信息化的手段，但是由于并沒有合理地利用信息化技術手段，致使信息化技術手段的使用對于基建檔案管理效率的影響并不明顯。
2改善高職基建檔案信息化管理工作現狀的措施
2.1正確對待高職基建檔案信息化管理工作
首先，基建檔案管理部門的領導層應該認識到信息化管理的優勢，通過了解這種信息化管理模式基建檔案管理部門的領導人員會重視起高職基建檔案管理工作的信息化，并積極引進先進的硬件設施來保證高職基建檔案信息化管理工作的物質基礎，領導層的正確意識還可以逐漸傳染給其下屬的工作人員，使實際管理基建檔案的工作人員也可以正確對待高職基建檔案管理的信息化。其次，基建檔案管理部門工作人員對信息化管理的正確認識，可以促使他們積極學習對基建檔案進行信息化管理的技能，減少他們在工作過程中的失誤，提高基建檔案管理工作的規范性。
2.2做好高職基建檔案信息化管理的制度建設
高職基建檔案信息化管理的制度建設能夠以書面的形式正式讓員工們意識到基建檔案信息化管理的重要性，在進行高職基建檔案信息化管理的制度建設時，一方面，應該考慮我國相關法律的規定以及相關行業的標準，制度要求應該符合法律法規的要求，保證基建檔案管理人員進行檔案管理時所遵循的是正確合理的標準和制度要求。另一方面，高職院校應該規范一些在建項目和工程負責人的職責和態度，這些手中掌握高職院校原始基建資料的人員應該配合基建檔案管理部門的合作，不應該以各種理由拒絕基建檔案管理部門對于相關資料的使用要求，這種橫向的協作機制可以提高基建檔案信息化管理部門的工作效率和工作質量。
2.3提高高職基建檔案信息化管理工作相關人員的專業技能
無論高職院?；n案信息化系統的硬件和軟件是如何的先進和發達，工作人員是進行基建檔案管理的實操人員，這有這部分實操人員的專業技能滿足要求才能真正使信息化手段發揮功效。高職院校的基建檔案管理部門在招聘和吸引基建檔案管理的工作人員時，應該嚴格考核這些人員在高職基建檔案信息化管理方面的專業知識和技能是否過關，只有對高職基建檔案信息化管理方面的專業知識和技能都達標的人才可以接受。此外，對于從事高職基建檔案信息化管理工作的在職人員應該進行定期的培訓，不斷提高這些基建檔案管理人員的技能，擴展他們的眼界，讓這些從事高職基建檔案信息化管理工作的在職人員可以在日常的工作中不斷完善不斷進步不斷創新。
2.4積極建立高效的信息資源系統
為了解決高職基建檔案管理過程中信息的利用率較低的問題，應該積極建立高效的信息資源系統，提高高職院?；n案管理的效率，可以通過構建電子化數據庫以及增強網絡環境的運行效率。首先，高職院?；n案管理部門應該建立一個信息完整的電子數據庫，信息完整的電子數據庫不僅可以幫助工作人員有效的檢索，而且可以增加基建檔案管理工作的質量，高職院校為了構建一個信息完整的電子數據庫，應該至少進行三種電子數據庫的建設：高職院校全部基建檔案的電子版數據庫的建設，高職院校內單個建筑物的基建檔案資料的電子數據庫以及高職院校子系統的基建檔案電子數據庫，這三個數據庫的建設能夠使高職院校的基建檔案資料以電子形式進行存檔，既保證了基建檔案資料的全面完整，又使得基建檔案資料的保存條理清晰，高效便捷。其次，高職院校基建檔案管理部門應該完善網絡環境，網絡的使用可以提高相關人員對高職院校基建檔案進行查閱和遠程傳輸的便利程度和速度，以便于及時對相關的基建檔案資料進行保存和管理，在日后進行基建檔案的檢索和審閱時，也不用對紙質的基建檔案逐個進行處理，可以說這提高了大多數高職院校進行基建檔案管理的工作步驟。
3結束語
本文通過分析高職基建檔案信息化管理工作中存在的問題，給出了完善高職基建檔案信息化管理現狀的策略：端正高職基建檔案信息化管理工作人員對工作的態度和認識，做好高職基建檔案信息化管理的制度建設，提高高職基建檔案信息化管理工作相關人員的專業技能，積極建立三個基建檔案數據庫并完善網絡環境。
作者：錢琳琳 單位：常州機電職業技術學院
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