前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的基建檔案數字化管理思考，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
摘要：
黨政機關基建檔案實行數字化管理后，能更好地促進檔案信息的開發利用，迅速、準確地為機關事務各項工作服務。
關鍵詞：
黨政機關；基建檔案；數字化管理
多年來，黨政機關基本建設項目形成的紙質檔案資料，不僅量大而且保管費用高且不易保存。隨著計算機技術的不斷發展，辦公自動化技術的廣泛使用，無紙化辦公越來越普遍，檔案數字化管理越來越顯示出其方便、快捷的優越性。尤其是黨政機關基建檔案應該適應形勢發展，及時開展電子文件歸檔和各類紙質檔案的數字化處理工作。否則就會影響各基建檔案信息的開發利用，使檔案難以迅速、準確地為機關事務各項工作服務。
一、基建檔案數字化的意義
基建檔案數字化就是實現傳統紙質檔案數字化、電子文件檔案化、檔案工作信息化，使檔案的管理內容從實際向數字轉變，使檔案的管理方式從傳統的手工操作向現代化的計算機管理轉變。
1、能有效保護原始檔案?；n案數字化后可提供原始檔案的電子副本，同樣滿足借閱、查詢等需求，同時避免與原始檔案的接觸，達到保護檔案原件的目的。
2、能有效地進行檔案管理。利用計算機進行數字化管理，針對不同的借閱對象采用不同的保密方式進行管理，并根據查檔者的權限，提供相應的檔案，能有效做好檔案的保密工作。
3、提高檔案的查詢和利用效率。傳統紙質檔案管理在提供查檔服務時表現明顯的效率低下的問題，數字檔案利用計算機進行系統化管理，提供方便、快捷、準確的查詢功能，同時實現網上信息共享，通過網絡把檔案提供給眾多用戶，最大限度提高檔案信息的利用率。
4、利用多媒體技術實現檔案信息立體化。利用現在多媒體技術使數字化的檔案信息做到圖、文、并、茂，加強檔案信息之間的關聯性，增強檔案信息的記錄功能和顯示功能，有利于檔案信息的利用。
二、如何做好基建檔案數字化管理工作
紙質基建檔案數字化就是機關事務部門的基建或房產管理科室，在每一項基建項目驗收合格后，將現有檔案室保存的基建檔案采用掃描儀或數碼相機等數碼設備進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。
1)檔案整理：在掃描之前，根據檔案管理情況，對檔案進行適當整理，確保檔案數字化質量。通過目錄數據準備、拆除裝訂、區分掃描件和非掃描件、頁面修整、檔案整理登記、裝訂等六個步驟，完成檔案整理?；謴脱b訂時，應注意保持檔案的排列不變，做到安全、準確、無遺漏。
2)檔案掃描：根據掃描檔案的實際情況，選擇適宜的掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率等對檔案進行掃描，并進行掃描登記，即認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單。登記掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。
3)圖像處理：通過圖像數據質量檢查、糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理等五個步驟，對圖像進行全面處理，達到最佳效果。
4)圖像存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。進行圖像文件命名，紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。
5)目錄建庫。首先是目錄建庫應選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。第二是檔案著錄，按照《檔案著錄規則》的要求進行著錄，建立檔案目錄數據庫。第三是采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規范、準確，發現不合格的數據應要求進行修改或重錄。
6)數據掛接。通過匯總掛接、數據關聯、交換登記等，做好數據的掛接，確保前后一致。
7)數據驗收。通過數據抽檢、驗收指標、驗收審核、驗收登記，認真填寫紙質檔案數字化驗收登記表單。
8)數據備份。經驗收合格的完整數據應及時進行備份。備份數據的檢驗內容主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。數據備份后應在相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。還要填寫紙質檔案數字化備份管理登記表單。
9)數字化成果管理。應加強對紙質檔案數字化成果的管理，確保其安全、完整和長期可用。紙質檔案數字化成果提供網上檢索利用時，應有制作單位的電子標識，并根據具體情況分別采用可下載或不可下載的數據格式。
三、基建檔案數字化管理后應注意的問題
為了做好檔案室數字化建設，在建設過程中應注意以下幾個問題。
1）堅持紙質文件和電子文件并存。在目前，由于電子文件的特殊性和檔案管理水平的限制，以及電子檔案法律依據的認定存在著質疑。因而必須實行紙質文件和電子文件并存“雙套制”，同時進行整理歸檔。實行紙質文件和電子文件并存“雙套制”，并非是使紙質管理系統和電子管理系統獨立地、沒有任何聯系地保管，而應把紙質檔案和電子檔案作有機的對應，相互建立準確可靠的標識關系。
2）堅持電子檔案的安全保護和隨辦隨歸檔。要在機關內部尤其是基建科室針對利用者職責，設置使用權限密碼，防止越權閱文，切實做好安全保護。同時，為防止文件丟失，基建工作人員需對每一份基建檔案進行人工進行鑒定和歸檔；有電子文件的需要向檔案系統歸檔并輸入文件目錄，無電子文件的紙質文件需要進行數字化，這就需要做到隨辦隨歸檔，主要是為了出現以下問題：一是工作量大，年底歸檔工作量多，影響立卷進度；二是容易因為機關進行微機整理造成電子信息的丟失。
3）堅持建章立制與人員培訓。基建檔案數字化管理因時間較短，數字檔案室管理制度在建設之初并不會非常完善，需要檔案人員在執行過程中，及時發現漏洞及需要改進的地方，不斷修改和完善。同時，因基建工作人員并非專業的檔案管理人員，所以黨政機關在檔案管理工作中，除要對基建人員員進行定期的檔案知識培訓外，還要在數字檔案管理系統軟件更新后，安排相應的培訓，使他們能準備充分、快捷的使用更新后的管理軟件，避免發生因更新造成誤操作，而導致無法預料的事故。
作者：姜海峰 單位：山東省乳山市機關事務管理局
參考文獻
[1]何英《做好高?；n案管理的幾點思考》2015.9
[2]富玉《關于建設數字化檔案管理的幾點思考》
