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檔案歸檔管理方案范文1
一、檔案庫房是檔案資料保護和貯存的重要基地，是提供利用檔案的中心，除領導批準外，非本室工作人員不得入內。
二、保管檔案必須有專用庫房，并設專人負責管理。庫房內應采取有效的防護措施，保證檔案安全。
三、檔案進出庫房，要建立嚴格的登記制度，包括檔案收進入庫，庫存檔案調出室外及日常的調閱、歸還。
四、檔案庫房應設有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光的措施。
五、對新接收入庫檔案要嚴格檢查，對有蟲蛀、發霉及其它問題的檔案須經科學處理后方可入庫。
六、庫房內安置溫濕度計，每天定時測記。庫房的溫度應控制在14-24℃之間，相對濕度應控制在45-×××之間。
七、庫房內應保持清潔，不得堆放與檔案無關的物品。
八、每學期結束前，要對案卷進行總清點，檢查帳、卡、物是否相符。
九、每天下班前，應關閉庫房門窗，切斷水、電源，確保檔案安全。
十、定期打掃庫房衛生，保持庫房與檔案的清潔。
一、檔案管理人員和利用者均應樹立保密觀念，貫徹執行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機密。
二、對各類檔案均應按規定的范圍進行查、借閱，并嚴格履行手續。查、借閱機密檔案要經主管領導批準。
三、對機密檔案要嚴格管理，不得將機密檔案私自帶出檔案室或外傳，對機密檔案內容不得自行摘抄、拍照、翻印或復制。
四、凡涉及檔案機密的人員一律不準在家庭、子女及無關人員面前談論有關檔案機密內容，不得在普通電話、明碼電報和私人通信中暴露檔案機密。
五、利用者對所借檔案文件、技術圖紙等必須妥善保管，及時歸還，不得轉借他人，不準攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。
檔案歸檔管理方案范文2
【關鍵詞】人事檔案；歸檔管理；工作
為了指導醫院進行人事檔案管理，政府部門下發了《干部檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等文件，在條例的要求下，醫院要把人事檔案管理工作認真貫徹落實。同時，在規劃醫院的總體發展目標和醫院的業務建設過程中，也應當將人事檔案管理工作放在重要位置。
一、加強人事檔案歸檔管理工作的重要作用
醫院工作人員眾多，按照規定收集、整理、鑒別、分類和歸檔醫院的人事檔案是醫院基礎工作內容的一部分。一般而言，醫院可據此進行業務考核和工作調動。人事檔案中，針對醫院工作人員真實的歷史工作表現、工作實際等有翔實的記錄。同時，醫院會根據歸檔制度，對工作人員的德、能、績、勤、廉方面動態信息進行補充（具體包括工作任務、論文、論著、成果獎勵等），以保證為考核提供參照。現階段，人事檔案有紙制及電子數據兩種。不論以何種形式存檔，其必然需要按照《檔案法》的規定實施管理。
二、醫院人事檔案歸檔管理的現狀
現階段，關于醫院人事檔案的歸檔管理，遇到了一定的問題，現存的干部人事檔案中，關于干部綜合能力、素質的績效考核材料非常有限。這在某種程度上不利于醫院實施考核。通常，檔案中的考核材料應該比較完善，包括個人的德、能、勤、績四項的年度考核材料。但由于考核材料的不完整性，使得考核在激勵員工方面發揮的作用非常小，與預期效果相差甚遠。此外，在醫院人事檔案中，難以完整地了解個人的績效情況。其中，僅僅存在一個人的某一階段的業績成果，而不能提供個人量化考核動態信息。在醫院人事檔案管理中，對于績效考核形成的材料并沒有得到很好的管理，其整理和歸檔都不同程度地存在問題，以至于開發和利用不能正常進行。同時，醫院的人事檔案管理在績效管理方面較為欠缺，主要是因為其缺少科學的管理方法。隨著時代的發展，人事管理對檔案工作有了更高的要求，在此情菹攏必須更新管理方法。否則，人事工作需求的變化將會打亂檔案管理的秩序。
三、加強人事檔案歸檔管理工作的具體方法
人事檔案管理在人事工作變化的前提下，應從檔案材料收集、歸檔和驗收把關上加強管理，以確保檔案的查、借、用、轉等程序更加規范。
（一）檔案材料的收集要全面翔實。目前，關于加強人事檔案的歸檔管理，應注重人員績效方面的材料收集管理。醫院的主要工作內容是臨床工作，按照此工作性質，業務、行政管理等部門分別擁有醫務人員的績效材料。為了收集材料的全面翔實，應按期驗收績效考核文件材料，并根據人員的教學、醫務、護理工作立卷和移交材料，確保二級管理單位上報檔案材料的全面翔實。同時，為了保證人事檔案的歸檔管理工作的全面而規范，應針對負責課題兼職檔案人員，進行技術培訓，提高責任心，認真負責地做好課題文件材料的積累、立卷與歸檔工作。
（二）檔案材料整理要各負其責，協力合作。在績效檔案歸檔工作中，具體有項目收集、鑒別、整理、登記、歸檔、保管、利用等多個環節，涉及不同部門。對于這些環節的整體運作，應該由各部門各負其責，通力合作。如在課題資料整理中，人事檔案室有自己的職責范圍，課題組也有相應的職責權限，兩個組織各司其職，將課題各階段形成的文件材料整理完善。另外，對于課題文件材料的積累，應該由醫務人員負責，人事檔案室和課題組應進行督促、指導。歸檔的績效檔案文件材料也有嚴格的要求，第一，必須是原件；第二，材料必須翔實，且沒有缺處；第三，文字不得出現涂改痕跡；第四，確保承辦單位準確，個人簽字清晰，形成材料的時間有效。
（三）檔案材料的歸檔要嚴格把關驗收。醫院檔案管理室應嚴格把關。以科研課題為例，課題（項目）負責人主持立卷歸檔的責任制較為適合。一旦科研項目完成或部分完成，歸檔時間應確定，一般為項目結題或鑒定后不超過20天，且由課題組負責人整理文件材料。課題形成積累的全部文件材料，應由課題兼職檔案員負責匯總，對于文件材料應進行系統整理、立卷，并按時移交。醫院綜合檔案室在收到科研項目文件材料后，出具“歸檔證明”給科研主管部門，并完成簽署意見、加蓋檔案室專用章等一系列工作。歸檔過程中，針對三類材料可予以退回，一類是材料不齊全；一類是材料不完整；另一類是對象不明確的。對于退回的應及時進行補辦。此外，為了提高管理水平和工作效率和質量，對于醫院人事檔案管理，應加快推進其信息化建設進程。
四、結語
綜上所述，醫院的人事工作中，離不開人事檔案。醫院設置檔案管理室，應提供更規范的檔案管理服務。為此，醫院管理者應從服務的角度出發，加強人事檔案的歸檔管理工作。只有這樣，才能為人事管理提供第一手資料，確保領導在人才選拔和干部任用上有可靠依據。加強人事檔案的歸檔管理，對于服務工資、職稱等人事管理工作非常有利，應該得到醫院人事檔案人員的重視。
【參考文獻】
[1]理文.我國干部人事檔案管理研究[D].安徽大學，2013.
檔案歸檔管理方案范文3
關鍵詞：事業單位；檔案管理；規范化
隨著當前我國經濟與科學技術的快速發展，計算機與網絡也隨之快速普及。當前事業單位的辦公對計算機的依賴越來越大，文件生產與文件傳輸基本上都可以在計算機上進行，無紙化的辦公方式給事業單位的檔案管理工作帶來了新的要求。因此，對事業單位的檔案管理工作帶來的新要求，需要加快推動事業單位檔案的規范化管理。
1 事業單位檔案規范化管理中出現的問題
1.1 對檔案規范化管理的重視度不夠
通過檔案規范化管理，可以有效的推動事業單位的科學化與規范化發展，并且對提高事業單位的工作效率還具有非常重要的作用。目前，許多的事業單位都對檔案規范化管理有了足夠的重視，但是仍然有許多事業單位沒有注意到檔案規范化管理的重要性[1]。一些事業單位認為檔案管理的規范化不會帶來經濟效益，并且單位領導對檔案管理的工作不會關注。還有一些事業單位在人力財力等方面存在不足，造成檔案規范化管理工作無法得到有效地貫徹。
1.2 檔案管理制度的規范化不足
檔案管理制度是事業單位制度建設的重要部分，當前我國大部分的事業單位都建立了檔案管理制度。然而，在我國還是存在一些事業單位沒有建立完整的檔案管理制度，不注重對檔案管理制度的建設。一些事業單位制定的檔案管理制度較多的是對檔案人員的管理，沒有將檔案管理制度應用到事業單位全體人員的工作中，因此使得檔案管理工作缺乏配合，難以進行。還有一些事業單位建立了完善的檔案管理工作制度，但是沒有執行力，無法使檔案管理工作制度得到深入的貫徹實施，從而導致事業單位的檔案管理工作出現較大的問題，使檔案管理制度形同虛設[2]。
1.3 檔案管理模式缺乏規范化
在當前統計的事業單位的檔案管理規范化的情況來看，一些事業單位并不重視檔案管理的規范化與制度化，在檔案管理工作中，還存在著人工管理的情況。一些事業單位對檔案管理信息化建設也不到位，沒有為檔案管理工作提供相應的檔案管理軟件，沒有配備相應的現代化檔案管理設備，使得許多檔案管理工作只能依靠人工進行[3]。還有一些事業單位的檔案管理工作封閉性較強，不具備足夠的開放性，導致檔案管理在開放與利用方面存在較大的不足，使得檔案規范化管理的建設受到嚴重的制約。
2 事業單位檔案規范化管理的對策
2.1 提高認識，加強建設力度
加大對檔案規范化管理的宣傳力度，提高事業單位人員對檔案規范化管理重要性的認識。通過學習與宣傳的途徑，加強檔案法律法規以及相關規定的宣傳，提高各事業單位人員的檔案意識，讓各級領導與干部職工認識到檔案對國家的重要性，對社會各項事業發展的重要性，做好檔案工作是所有工作人員肩負的責任。增強檔案管理人員的綜合素質，提高檔案工作人員的專業水平。還需要穩定檔案工作人員，確保檔案管理人員的穩定是檔案管理工作的保障。檔案管理工作作為一份專業性較強的工作，需要工作人員具備較強的實踐性與操作性，這就要求工作人員要有豐富的工作經驗，才能達到檔案管理、收集工作的規范。因此，需要加強檔案工作人員自身綜合素質與專業技能的培養，樹立為社會服務的觀念，養成良好的職業道德，不斷加強自身的專業技能，掌握現代信息技術。
2.2 強化職責范圍，健全檔案管理制度
要落實檔案管理工作，首先要有制度上的堅實依靠。因此，首先需要建立完善的檔案管理制度，保證檔案管理制度的正常運行，同時在各個檔案小組建立綜合檔案室，確定相關人員的職權以及職責范圍，并根據檔案室工作的實際，對相關機構配置一定數量的兼職檔案人員，從而形成完整的檔案管理網絡，保證檔案管理工作機制的運行。還要根據相關的法律法規，建立健全檔案管理工作制度，保證檔案管理工作的有序規范運行，因此，需要用制度來規范以及保證檔案管理工作。
2.3 擴大經費投入，改善檔案管理條件
我國各地區經濟發展差異巨大，不同地區事業單位的發展建設的程度也存在較大的差異。在我國經濟貧困地區，一些事業單位的經濟條件較差，對單位檔案的管理也比較落后，受經濟條件的制約，事業單位在短時間內還無法籌集資金以加強檔案管理的基礎設施建設。檔案管理部門的主管需要加強對檔案管理部門的監督，積極向政府部門請示，給予經濟支持，從而促進檔案管理工作的持續發展。對于具備相關條件的事業單位，需要投入資金改善檔案工作所需的設備，提高檔案管理設備的水平，從而提高檔案管理工作的水平。
2.4 開發檔案信息資源，強化檔案管理體系
要推進事業單位檔案的規范化管理，需要打破傳統的檔案管理觀念，以及管理模式，并樹立正確的檔案管理意識，充分利用檔案的資源信息。事業單位可以開展檔案的應用研究，可以根據本事業單位的檔案，編寫單位相關的發展史、編年史，擴大單位的知名度，從而促進單位的發展，并通過檔案資料的匯編，可以為各個部門提供所需的檔案資源。同時，爭取將現代科技融入到檔案管理工作中，從而最大限度的為事業單位與社會提供全面的服務。在利用檔案信息資源的同時，還需要強化檔案管理體系，確保與檔案規范化管理形成合力。建立完整的檔案管理體系，將檔案管理精確到事業單位工作的各個環節，同時健全與完善檔案管理的運行機制，推動檔案信息資源的開發利用，從而推動事業單位檔案的規范化管理。
3 結語
隨著社會的不斷發展，事業單位的工作也要與時俱進，事業單位的檔案管理工作也需要不斷規范化、系統化。當前檔案管理工作還存在一些問題，比如：事業單位對檔案規范化管理的重視度不夠、檔案管理制度的規范化不足、檔案管理模式缺乏規范化等。這些問題嚴重的制約了事業單位檔案的規范化管理。因此，要加強事業單位檔案的規范化管理，就需要加強檔案規范化管理的宣傳，提高對檔案規范化管理重要性的認識，同時，還需要建立完善的檔案管理制度，保證檔案管理制度的正常運行，確定工作人員的職責范圍，根據檔案室工作的實際，給相關機構配置兼職檔案人員，以建立完整的檔案管理網絡。工作人員要樹立正確的檔案管理意識，加強自身綜合素質與專業技能的培養，不斷提高自身的專業技能，并樹立為社會服務的觀念，養成良好的職業道德，掌握現代信息技術。要加強事業單位檔案的規范化管理，還需要健全檔案管理的運行機制，促進檔案信息資源的開發利用，從而達到強化事業單位檔案規范化管理的目標。
參考文獻
[1]張洪冰.事業單位檔案管理的現代化和電子化[A].中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇――企業黨建與政工創新工作發展學術研討會”論文集（下）[C].中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院：，2016，02：27-88.
檔案歸檔管理方案范文4
關鍵詞：AHP方法；科技檔案；價值評價
中圖分類號： G270.7 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2017）06-31-2
1 規范管理下使用AHP法評價科技檔案前提要素
1.1 AHP方法概念
ANP法的中文含義為層次分析法，該方法作為一種決策思維方式，在運用時，能夠將復雜的問題得到分解，使其形成各種組成因素，然后再對這些因素按照支配關系實施分組，形成遞階層次，并采取兩兩對比的措施，完成各類因素重要性的排序工作。該方法是人們決策思維特征的一種有效展示。同時，該方法還是一種定量與定性分析并存的方法，其可以在決策當中，把定量與定性的因素結合起來，采取既定辦法實施處理。從而對原先定量問題存在的局限，做到了有效改觀。
原先，很多檔案工作者，均是采取定性分析辦法，完成檔案價值評定工作，其中也包含對科技檔案價值的評價。關于定量分析的措施，開展不多。然而，現如今，科技檔案工作發展越來越快，進而使得越來越多的科技檔案工作人員，開始采取量化措施，來對科技檔案價值進行分析，并將一些數學研究的辦法，納入到科技檔案價值評價當中。
1.2 AHP方法應用時所需注意的問題
①先需要完成定性分析。定性分析在實施時，是根據過往經驗來做出判斷，該方法在以往科技檔案價值評價中，有著諸多應用。然而，受到成套性影響，在對科技檔案價值實施分析時，通常也會根據套路作為基礎，并根據保管期限表位依據，來對科技檔案內容作出直接審閱，從而對科技價值做出逐步分析。AHP法作為定性與定量結合的評價方法，該方法在使用過程中，不管是層次結構的設計，還是判斷矩陣的構造，人為因素，都會對結構造成較多影響。②定性分析需對定量分析做到結合。利用AHP法來對科技檔案價值實施評價，是建立在研究之上，來對科技檔案價值評價體系的構建做出分析。例如，遞階層次結構模型、矩陣模型如何建立，各個因素的相對重要度如何確定？這些都是要求檔案管理人員，在工作當中，對科技檔案價值評價本質、涉及到的相關要素、評價體系中包含的要素做到充分了解，并能夠對各類關系做到充分掌握。不然，若是僅依靠自己經驗及想法來構架價值評價體系，則還是停留在定性分析階段。之所以使用定量分析，便是為了能夠對檔案價值做出真實反饋。作為信息分析的常見方法，對于定性分析來說，其是對分析對象類型與性質做出分析；而對于定量分析來說，則是對分析對象規模、程度等一系列數值關系作出分析。通常，定性分析當中涉及到的描述性分析較多，哪怕是十分深刻的分析，也只是對對象本質的高度概括，事物量難以得到呈現出來。然而，對于科學來說，若是沒有定量成分，則無法獲取進一步發展，對實踐過程也難以做到普遍應用，僅能夠借助以往觀念進行指導。
2 科技檔案價值評價體系構建過程
2.1 科技檔案的價值表征
只有對科技檔案價值表征做出有效確定的基礎上，方可完成價值評價體系的構建，進而實現對科技檔案價值做到有效判定。一般來說，科技檔案價值表征在本文中，提到了兩大方面。分別為現實利用與綜合狀況。下面對其進行分析。
2.1.1 現實利用
作為科技檔案價值的基礎內容，現實利用包含了五個方面，分別為科學研究、經濟活動、科技決策、科技人員考核及科技成果甄別等方面。這些內容構建在一起，能對科技檔案現實利用情況做出直觀反饋。
2.1.2 綜合狀況
作為科技檔案價值的組成部分，綜合狀況共計分為兩個方面，分別為文物收藏及編史。這兩項內容，是對科技檔案綜合狀況做出直觀反饋。
2.2 遞階層次結構模型的建立
基于上述提到的科技檔案價值表征，筆者嘗試完成科技檔案價值評價體系的構建工作，具體內容如表1所示。
針對上文，筆者完成科技檔案價值評價體系的構建工作，并在定量、定性分析的基礎上，結合兩兩比較結果，把主觀價值判斷項目，采取數量方式確定下來，同時將檔案所涉及到的復雜問題實施簡化，使其形成對應指標，賦予其重要性權重值，來對科技檔案價值實施定量評價。
2.3 兩兩比較判斷矩陣的構造
對準則層內的因素Bk（k=1，2），對目標層起到的影響進行比較，能夠使其在目標層內的比重得到確定下來。對準則層內的因素Ck（k=1，2，3，4，5），對準則層內的B1起到的影響進行比較，能夠使其在準則層內占據的比重得到確定下來。對子準則層內的因素Dk（k=1，2），對準則層內的因素B2起到的影響進行比較，能夠使其在準則層內占據的比值得到確定下來。下面，以子準則層內的因素Ck（k=1，2，3，4，5）比例為案例，取得兩個元素ci與cj，采用bij代表ci與cj 對準則層相對重要程度的賦值。借助兩兩比較所用到的1-9碩確ǎ便可以得出比較矩陣B。同樣的操作，便可以得出比較矩陣A與比較矩陣C。
3 科技檔案價值評價體系應用時應注意事項
3.1 需對科技文件技術水平做出考慮
由上述計算結果可以得出，B層當中，科技水平具備的權重值最大。所以，在對科技檔案價值進行評價時，需對科技水平做到優先考慮。則也是對技術原則的遵從。作為科技檔案利用的核心，技術水平能夠對需求普遍性做出有效反饋，因此，技術水平應當是對檔案價值實施判定的一項重要因素。
3.2 需對投入產出與綜合情況做出考慮
不管是科技檔案投入產出，還是綜合情況，均需對檔案利用做出考慮。分別來說，投入產出是對檔案本身效益與成本問題有所針對，綜合情況是從檔案利用情況進行分析的，也這是對科技檔案效用原則的遵從。檔案存在的意義，是給社會提供服務。所以，對科技檔案價值做出考慮時，應當對效用原則做出考慮，并對實際規律做到有效把握。
3.3 需對其他因素做到充分考慮
科技檔案價值評價過程較為復雜，若是采取AHP法完成檔案價值評價體系構建，則需要科技檔案管理人員在遞階層次結構模型、矩陣模型以及各個因素相對重要度確立時，做到對問題分析、涉及因素及檔案價值評價體系當中的各個因素之間的關系，做到有效掌握。因此，在對科技檔案的價值實施定性、定量時，還要充分結合科技檔案工作人員現實工作開展中獲取的經驗，充分考慮其它因素的出現，同時借助統計學等相關措施，來對科技檔案價值評價問題做出有效分析與解答。
4 總結
科技檔案價值評價相對來說較為復雜，所涉及到的因素相對較多。若是在價值評價中，采用AHP方法來完成價值評價體系的構建、矩陣模型構建，對各個因素實施分層，并實施相對重要性分析，便能夠對科技檔案價值做到定量、定性分析，來對科技檔案價值評價中所涉及到的難題，做到有效解答。
參 考 文 獻
[1] 楊麗敏.淺談科技檔案實體管理與現代化檔案信息技術融合[J].中國管理信息化，2016（16）.
檔案歸檔管理方案范文5
歸檔改革現狀
目前普通高校的歸檔主要有以下4種做法。
1 依然按照傳統的做法，立案卷并裝訂。有相當一部分普通高校受傳統的做法影響，―直還在采用立案卷的辦法。立案卷的方法經幾十年總結完善，已日臻完美。該種方法保持了同一機構或同一問題檔案的連續性，而且各單位使用的檔案軟件都是傳統的帶“立案卷”模塊的管理系統。如果實行立歸檔改革，將會存在一個檔案數據的兼容問題。所以這些單位的檔案管理工作人員對傳統立卷法有較強的依賴性。尤其是單位檔案管理人員的年齡偏大，對計算機操作不太熟練，更不太愿意采用新的歸檔辦法。
2 按照傳統的立案卷做法，但卷內文件按順序存放，不裝訂。有一部分高校，既對傳統的立案卷方法有強烈的依賴，又看到新歸檔方法的優越性，于是采用一種折中變通的辦法：從總體上，仍然實行立案卷法，但對同一案卷的文件只按卷內順序排放，上面加上卷內目錄，整卷檔案不裝訂，只用專用繩子從中間綁好，然后再裝進檔案盒。
3 文書檔案以單份文件為單位歸檔，而科技檔案還是按照傳統做法實行立案卷歸檔。文書檔案與科技檔案的一個重要區別在于科技檔案有成套性的特點。文書檔案通常是―文一事，單份文件就是一件，以單份文件為單位歸檔，比較好操作。但是科技文件經常是成套的，實行單份文件歸檔，容易使同一套科技檔案失去自然聯系。所以，很多單位對文書檔案實行了歸檔改革，但對科技檔案還是實行立案卷法。
4 全部采取立卷改革方法，以單份文件為單位進行歸檔。新方案頒布后，也有一些單位對全部檔案都按新的立卷改革方法，實行單份文件歸檔。但在實行過程中，對“件”的數量概念有的作了放大，有的作了縮小，好比重量數量單位，有的用“噸”，有的用“公斤”，有的用“斤”，還有的用“兩”作單位。
兩種歸檔法之優劣對照
1 立案卷歸檔法
在實行檔案歸檔改革之前的幾十年里，高校檔案―直采用立案卷歸檔法。即對歸檔的文件按機構或問題分類，再結合年度、保管期限等相關信息，將這些檔案組成一個案卷。同時編好卷內目錄、卷內順序號，并打印案卷封面，再將封面、卷內目錄和卷內文件裝訂成一卷。這種歸卷法之所以能沿用幾十年，主要是有以下優點：(1)便于管理，不易散失。將同一內容與同一問題的檔案裝訂在一起，不易被利用者拆卷或隨意抽取，即使是反復利用，也不會丟失，安全性較好。(2)在手工檢索條件下，便于連鎖查找。傳統立案卷法一般都是將同一問題或同一組織機構的檔案按分類法裝訂在一起。這樣我們在查找一份文件時往往能將該年度的同一類問題的其他檔案也查到。在對事情發生的具體時間、詳細內容都記不清的情況下，能夠提高手工檢索的查全率和查準率。
但是長期實踐證明，這種歸檔法也有一些缺點：(1)在實際操作中相對繁瑣，在分類、立卷、保管期限的劃定上隨意性較大，難以把握，從而案卷質量難以保證。(2)這種立卷方法的許多環節，諸如編頁號、裝訂等，完全是一種重復、枯燥的手工勞動，浪費大量人力物力資源，而且按照規定，紙張大小不一的檔案在裝訂時，還要接邊或切邊，破壞了文件的原貌，切邊不慎還會造成檔案的人為損壞。(3)不利于檔案的安全和保密。傳統的立案卷法雖然在檔案實體保管上不易造成單份個別文件丟失，但利用者如果只借閱某一份文件，檔案人員也要將整卷檔案借其查閱，容易造成其他文件的泄密。(4)檔案錄入電腦的信息量與檔案實體量的比值較低，而且縮微、掃描不方便，不利于檔案數字化管理，嚴重制約了檔案信息資源的利用率。(5)不便于拾遺補漏時的插卷。裝訂后的案卷相對固定，遺漏的文件要插入，或裝錯、到期的文件要增刪，都需要拆卷裝訂，不利于檔案的保護。(6)以“卷”為單位，不便于統計。長期以來，統計檔案數量一直以“卷”為單位，而案卷厚薄不一，卷內文件數量多少不同，“卷”和“件”之間沒有固定的對應關系，也就無法如實反映檔案的數量。
2 以件為單位歸檔
經過十余年的實踐和總結，以件為單位的歸檔方法基本彌補了立案卷法的上述諸多不足，提升了工作效率，有力推進了檔案信息化進程。但在計算機技術、網絡技術進步發達的今天，我們也感到新的歸檔法在運用過程中，也存在一些問題：(1)新的歸檔方法只是整個檔案工作體系中的一個環節，《規則》實行后，其他配套的標準也亟待修改，比如檔號已發生變化，有關的行業標準和之前的計算機檔案管理軟件也應作相應的修改。(2)新的歸檔方法立足于現代化，與檔案現代化管理軟件配合使用，便于推行文檔一體化，給檔案管理帶來更佳的效果，但是目前相關的標準還未出臺，檔案軟件不兼容，電子文件格式不統一，為檔案館與檔案室之間資源的整合帶來困難。(3)檔案館在移交、接收檔案時，清點工作的難度加大，而且平時借閱利用后入盒一定要準確到位，否則就有可能引起混亂。《規則》中的歸檔章一項，“檔號”只設有“全宗號”“年度”和“件號”，建議增設“盒號”和“保管期限”兩個信息，前者便于歸還檔案時迅速找到它原來的位置，方便準確人盒，后者則便于檔案檔號的編制。
歸檔改革的出路
1 加強宣傳與推廣，并將新的歸檔方法上升為法規政策。新的以單份文件歸檔的辦法是百年大計，雖然存在個中不足，但它的優點是顯而易見的。從檔案管理長遠來看，它將是大勢所趨。目前，新的以單份文件歸檔的方法還沒有上升為法規政策，不是強制執行的措施，這就需要檔案行政管理機關加快立法進度，要求普通高等學校實行新的歸檔辦法，便于將來高校間檔案信息資源的共享，便于檔案館與檔案室之間檔案信息資源和檔案移交的無縫對接。
2 要拓展普通高等學校檔案“以件歸檔”中“件”的概念。文書檔案以單份文件法歸檔已經沒有什么技術難題，但調查發
檔案歸檔管理方案范文6
王娜 漢能控股集團有限公司
企業檔案是企業在生產、經營等各項管理活動中形成的歷史
記錄，是企業寶貴的信息和知識資源。種類豐富且價值較高的檔
案是企業發展的“重要謀士”，檔案統一集中保管，對于企業信
息資源集中和防止企業機密外泄有非常重要的意義。根據《檔案
工作基本術語》（DA/T1—2000）中規定，歸檔是指“辦理完畢
且具有保存價值的文件經系統整理交檔案室（館）保存的過程”。
文件歸檔是檔案管理業務流程中基礎的工作環節，歸檔文件是否
齊全完整決定了檔案資源的數量和質量。但在實際檔案工作中，
檔案歸檔工作的效果往往差強人意，造成了檔案資源的不完整。
歸檔難問題體現在業務部門歸檔不主動、歸檔文件質量不達
標、歸檔范圍不齊全等方面。檔案的前身是文件或圖紙等，產生
于各個部門的業務流程中，經整理、鑒定歸檔后才能成為檔案。
因此，企業中各個業務部門才是檔案產生的主要來源，也是文件
歸檔的責任者。但由于工作職責等原因，業務部門往往不愿意將
本部門產生的有價值文件歸檔。其次，各個業務部門一般不設有
檔案專職人員，文件歸檔工作由本部門工作人員或兼職檔案人員
負責。各個部門的工作人員業務知識精通，檔案知識有所欠缺，
因此很難以從檔案的專業角度整理文件，歸檔文件質量不合格的
情況非常普遍。再次，判斷文件是否歸檔，要根據檔案的多方面
因素綜合評價，業務部門僅從文件對本部門的作用大小出發，很
難考慮到整個公司檔案內容和載體的構成因素，往往會遺漏一些
文件。
一、文件歸檔難問題的成因分析
1.業務部門缺少歸檔意識
檔案部門接收的檔案大部分來源于各個業務部門日常管理活
動中，這些文件對于部門管理有一定的參考和借鑒作用，是本部門
工作人員的“資料庫”。檔案存放在本部門查找、利用較為方便，
因此，很多業務部門不愿意將本部門文件歸檔整理后移交進檔案
室，由檔案室進行保管。其次，在企業檔案利用過程中，檔案借閱
流程繁瑣，需經過各級領導層層審批，雖是本部門產生的業務檔案
在利用過程中，也要走借閱流程，因此，業務部門為方便本部門人
員利用，不愿主動將檔案歸檔并移交檔案部門保管。
2.檔案部門缺少科學的歸檔制度
檔案部門是整個企業檔案工作的中樞部門，需對產生檔案的
各個業務部門的檔案工作進行監督和必要的業務指導。業務部門
的兼職檔案管理員檔案業務知識較為薄弱，若檔案部門無科學的
文件歸檔制度，或規章制度對各個業務部門產生檔案針對性不
強，造成各個業務部門對文件歸檔時間、范圍不清楚，延誤了文
件歸檔時間。
二、歸檔難問題的弊端分析
1.造成文件損壞甚至丟失
各業務部門保管本部門產生的檔案，很難有充裕的資金建立
專門的檔案室，并配備一定數量的檔案裝具和其他設施，如除濕
器、干燥劑等。檔案的載體大部分為紙張，對環境要求較高，長
期存放在不合適的環境中或裝訂材料不規范，將會縮短檔案壽
命。由于無專人負責保管、提供借閱，檔案借閱流程隨意，易造
成檔案文件丟失。
2.檔案資源保存重復，浪費人力物力
對于有交叉業務的相關部門，若各部門收集、保管本部門產
生的文件，本著收集對本部門有參考利用價值文件的原則，易造
成文件收集重復，企業內部出現關于同一份文件一份原件，多份
復印件的情況。從整個企業檔案資源建設來看，造成檔案資源種
類不全，量大而質不優的情況。
3.阻礙了企業內部檔案資源共享
檔案收集、保管的最終目的是為了提供利用，實現檔案價值。
各業務部門檔案工作各自為政，提高了跨部門利用檔案的門檻，
不易于實現企業內部有價值檔案資源共享。各部門將各自產生檔
案視為內部資源，導致企業內部形成檔案信息封閉的局面，檔案
資源無法充分發揮其最大價值。
4.檔案數據備份方案欠缺
檔案是企業經營管理活動中產生的歷史記錄，具有唯一性和
不可復制性。因此，在日常檔案管理工作中要做好檔案數據備份，
防止意外事件的發生，導致企業檔案毀于一旦。各個業務部門保
管各自產生的檔案，大部分缺少數據備份方案，有些有備份措施
但因成本較高，備份措施可行性較低，難以實施。
三、解決企業歸檔難問題的對策建議
1.制定科學嚴謹的歸檔制度，給予業務部門支持
企業內各個業務部門兼職檔案管理員對本部門產生的文件
歸檔范圍、時間不清楚，也是造成各個業務部門歸檔文件質量不
規范、歸檔工作不主動的一個因素。檔案管理部門需根據整個公
司檔案資源的產生及分布情況，有針對性地制定歸檔制度，明確
檔案歸檔份數、歸檔整理方案、質量要求等方面要求，使各個業
務部門在文件歸檔時有章可循。
檔案部門除了制定嚴密的歸檔制度外，對各個業務部門在檔
案業務上要給予必要的業務支持和技術指導，督促和指導業務部
門檔案歸檔業務的順利開展，同時也可以減輕業務部門檔案歸檔
工作產生的壓力，保證歸檔工作能按時、高效、高質量地完成。
2.簡化檔案借閱程序，方便各部門借閱檔案
檔案作為本單位的“機密”資料，一旦移交進檔案室再借閱
就要有層層審批，手續繁瑣。因此，各業務部門不愿移交檔案，
很大程度上是因為檔案放在本部門，查閱、利用較為方便。檔案
部門應簡化檔案借閱程序，縮短檔案借閱等待時間。
3.轉換檔案工作模式，變被動為主動
檔案部門一向是企業內部默默無聞的部門，是被動接收文件
資料的部門，通常都是各部門移交多少檔案資源，就接收多少，
對檔案缺失、質量不合格無有效措施。檔案部門應發揚“走出去”
的精神，主動關注企業近期的活動和發展方向，積極主動去收集
檔案，真正做到文件前端控制，一旦有活動產生，主動找相關部
門收集檔案，并指導其將檔案收集齊全、整理規范。
文件歸檔是檔案收集的重要途徑，檔案部門應發揮主觀能動
