前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的城建檔案歸檔質量問題及對策淺析，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
摘要：隨著城市建設的快速發展，城市建設、管理工作對優質城建檔案（以下統稱“檔案”）資源日益增長的需求同檔案歸檔質量不高、內容不齊全的矛盾日漸突出。如何提高檔案歸檔質量，已成為城建檔案管理部門（以下統稱“檔案管理部門”）亟須研究解決的一個重要問題。
關鍵詞：城建檔案;歸檔質量;對策
一、檔案歸檔質量存在的主要問題
1.檔案形成質量不高。如施工記錄、試驗記錄、質量驗收記錄等施工文件編制還不規范，簽字蓋章手續還不齊全，代（漏）簽字、漏蓋章現象普遍存在。許多施工物資出廠證明、合格證多為復制件。相關竣工圖未嚴格按照設計變更通知單更改或修改不到位。2.檔案分類組卷不科學。如將項目建設兩個以上不同階段的文件材料隨意組合在一起，未嚴格按照項目建設階段進行分類排列組卷，人為割裂文件材料之間的有機聯系，檔案分類、組卷不合理，案卷題名難以準確揭示卷內文件材料內容，不便于查找利用。3.檔案整理不盡規范。如會議記錄、合同（協議）等，普遍沒有重新補擬文件題名，查閱利用困難。卷內文件排列、編號不規范，錯（漏）編頁號現象屢見不鮮。多數檔案整理人、檢查人未在卷內備考表簽字。一些案卷還存在著裝訂不結實乃至卷內文件掉頁現象。
二、問題存在的主要原因
1.檔案歸檔責任落實不到位?！秷笏涂⒐n案責任書》制度取消后，檔案管理部門無法自項目建設伊始就對檔案工作進行跟蹤指導，導致項目檔案工作任務不明確、責任落實不到位，管理混亂。許多項目在臨近驗收時才知曉需要移交項目檔案，匆忙采取拼湊補救辦法突擊開展收集歸檔工作，檔案歸檔質量大幅下降。2.檔案標準貫徹執行不到位。由于建設單位重視程度有限以及檔案管理部門跟蹤指導不夠，建設單位既不掌握項目檔案工作標準（以下統稱“標準”），也未對標準貫徹執行進行全面策劃和組織實施，致使標準執行不到位，歸檔質量下滑。3.檔案接收進館質量把控不到位。由于協調不到位，項目主管部門和相關單位對檔案工作支持有限，加上建設單位向檔案館移交檔案積極性不高，導致接收進館檔案質量難以把控，進館檔案質量參差不齊。
三、解決問題的對策
針對檔案歸檔質量問題，筆者認為應從前端控制、過程控制、結果控制三個方面，全面提升檔案歸檔質量。前端控制，即落實項目檔案工作任務，解決任務不明晰、責任不到位問題；過程控制，即運用SDCA（Stan-dard，標準；Do，執行；Check，檢查；Action，總結）循環管理模式嚴格把控標準在項目文件收集、整理過程中的貫徹執行，解決標準執行不到位問題；結果控制，即把好檔案接收進館質量關，解決進館檔案質量把關不嚴問題（如下頁圖1所示）。1.前端控制，促使建設單位將檔案工作納入議事日程。針對項目檔案前期管理缺位問題，積極取得項目主管部門支持，確保檔案管理部門自項目建設伊始就介入項目檔案工作，督導建設單位將檔案工作納入項目建設議事日程，促進檔案工作與項目建設同部署、同檢查、同推進。（1）明確項目檔案工作任務。由項目主管部門負責，督促建設單位在項目審批階段就與檔案管理部門取得實際聯系。檔案管理部門應一次性告知檔案移交進館范圍和質量，明確雙方責任和義務，為做好項目檔案工作奠定基礎。（2）落實項目檔案工作責任。建設單位應根據檔案管理規定，明確項目檔案工作分管領導，確定檔案管理機構，配備專職檔案人員，具體負責項目文件形成、收集、整理、監督、檢查和指導，匯總項目檔案，并及時報送檔案管理部門。建設單位同參建單位簽訂項目建設合同時，應專門設立檔案管理條款，明確項目檔案歸檔質量和責任。監理合同還應明確監理單位對監理項目檔案真實性、準確性的審查責任。建設單位相關部門、參建單位應設置兼職檔案人員，具體負責所承擔項目文件材料的收集、整理、歸檔工作。2.過程控制，借鑒SDCA管理模式強化標準貫徹執行。針對標準貫徹執行不到位、檔案歸檔質量不高問題，我們充分借鑒SDCA循環管理模式對標準執行進行了全面梳理，并在工作實踐中總結出相應的標準執行方法。（1）明確標準，指導建設單位制定標準執行計劃。制定標準執行計劃，是推進標準貫徹執行的前提。①明確項目檔案標準。項目開工前，檔案管理部門應對項目檔案歸檔質量進行交底，促使項目檔案人員知曉項目文件形成、收集、整理不同階段需要執行的不同標準。②輔導建設單位制定標準執行計劃。針對項目文件收集、整理不同階段對不同標準的需求，輔導建設單位制定標準執行計劃，從標準名稱、執行主體、方式方法等方面將標準執行、檢查等環節工作計劃周全，明確執行人員，落實檢查責任，完善評價機制，為做好標準執行奠定基礎。（2）采取措施，督導建設單位將標準執行落到實處。檔案歸檔質量高低取決于標準執行程度。應使檔案人員養成按標準收集、整理項目文件的好習慣，促使標準要求轉化為檔案人員收集、整理項目文件的自覺行為。①加大標準執行培訓力度。采取集中培訓、上門培訓等方式，促使建設、參建單位檔案人員熟練掌握標準執行技能。②將標準執行納入相關人員崗位職責。督導建設、參建單位將標準執行納入檔案人員工作職責，促進標準執行與項目文件收集、整理有機結合。③養成標準執行好習慣。指導檔案人員把標準執行方法固定下來，形成具體操作步驟，不斷鞏固并形成習慣。④促使標準執行形成完整閉環。結合項目文件形成質量不高等檔案質量常見問題，督導建設單位通過對標準進行分解與落實，將標準要求嵌入檔案人員崗位職責，促使標準執行形成完整閉環（如圖2），減少問題、提高質量。（3）健全制度，做好標準執行監督檢查。通過檔案管理部門監督檢查，推動建設單位建立標準執行檢查考核機制。①促進標準執行監督檢查制度化。項目檔案工作分管領導應定期聽取項目文件收集、整理情況匯報，協調解決標準執行過程中存在的問題。②推動標準執行監督檢查常態化。一方面，檔案管理部門應結合項目建設進度，定期對項目文件收集、整理情況進行檢查指導；另一方面，建設單位檢查項目建設質量、安全、進度時，應同步檢查項目文件收集、整理情況。③嚴格標準執行評價制度。建設單位對參建單位進行合同履約考核時，應同步對項目文件收集、整理情況作出評價，并把是否符合標準要求作為合同款支付前提條件。（4）總結經驗，持續推進檔案歸檔質量提升?？偨Y標準執行情況，改進標準執行方法，為促進標準執行積累經驗。①總結推廣標準執行經驗。檔案管理部門通過檢查指導，將好的做法應用到后續標準執行。如我們推行建設、參建單位集中開展項目檔案整理工作，由檔案管理部門進行現場指導的做法，既促進了標準執行，也提升了檔案歸檔質量。②建立標準執行反饋制度。檔案管理部門應定期征求建設單位關于標準執行過程中存在的問題，便于改進標準執行方式，促進標準執行良性循環。3.結果控制，嚴格把控檔案接收進館質量關。針對檔案進館質量把關不嚴問題，在做好指導服務、保持聯系基礎上，主動協調住建、產權登記部門，建立健全檔案接收進館聯合把控機制，提高檔案進館質量。（1）全面實施檔案移交進館前質量審查補缺制度。對建設單位報送的擬移交進館檔案，經審查確認為不符合標準要求的，檔案管理部門應一次性告知建設單位，限期整改。待檔案質量符合標準要求后，方可出具檔案合格認證文件。（2）把好項目備案登記關。住建部門開展項目備案時，應認真查驗擬備案項目檔案移交進館情況，未取得檔案管理部門出具的檔案合格認證文件的項目，不予以備案。（3）把好項目產權登記關。產權登記部門開展產權登記時，對未取得檔案合格認證文件的項目，不予辦理產權登記?？傊?，提高城建檔案歸檔質量，既需要項目主管部門的高度重視和大力支持，也需要抓好抓實檔案標準的貫徹執行，更需要相關部門支持配合，共同把好檔案接收進館質量關。只有這樣，才能確保城建檔案的歸檔質量。
作者:蔡軍 單位:葫蘆島市自然資源事務服務中心檔案中心
