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【摘要】
現在是信息化發展的時代，中學的教育教學都面臨著重大的改革，與此同時，中學生的檔案管理也組要隨之變化，在檔案管理過程中單件歸檔法是有效的檔案管理措施，因此，對中學檔案管理中單件歸檔法的應用進行探究對于中學教學發展有著積極意義。
【關鍵詞】
中學檔案;單件歸檔法;應用
中學生還處于未成年狀態，是接受教育轉折的階段，在德智體美發展提升的有效階段。也是學生人格、素養培養的重要階段，中學階段是學生一生發展中知識、身體發展快速的階段，他們發展的過程便是由檔案進行記載的，這份檔案對于中學生是意義非凡的，因此，對于這份檔案的管理方式成為研究的話題，而單件歸檔法對于中學生檔案的管理是最為有效方式。
一、單件歸檔法的必要性
中學中每年開展的活動，其中包括教學的考核，這種評估往往需要檔案室配合提供相關的資料最為評估的參考細心。某中學接受義務教育規范化評估驗收為例，中學需要提供相關的信息，其中包括辦學的規劃圖、建筑分布圖等;中學管理層需要提高教師合法權利的相關文件資料;教學部門需要提供學生課程的設計文化和課程的開展信息等。上面所提到的檔案都是按照文件的形式進行分類整理，但是對聲音、圖像等類型的檔案需要采用立卷你的方式進行整理。在對檔案資料進行查找的過程中發現，傳統立卷方式對檔案進行整理的檔案，需要以案卷作為最小單位，這種方式不利用檔案的開放使用和復印、掃描，也不利于檔案的保管。但是，按件進行檔案整理的方法就不會出現上述問題，不僅僅人們可以更加便捷的對檔案進行查閱，而且還降低了檔案的受損率。
二、單件歸檔法的應用
1．對電子版計紙質版文件進行合理的單件歸檔。紙質檔案和電子檔案必須按照要求進行整理，不符合要求的檔案可以直接拒收。第一，必須直觀的反映出中學教學、管理和教師科研活動的內容，檔案的手續必須齊全，檔案的書寫和制作必須可以長期保持;第二，行政、教學和黨政的檔案必須按照要求進行書寫，四個角必須留有一定的空間，左邊的距離要稍微大一些，以便于管理人員進行裝訂。如果行政部門對檔案的紙張或者模板有要求，那么就按照自己的要求進行裝訂即可;第三，文件的書寫一定要整齊有序，統一采用鋼筆或者簽字筆進行書寫;第四，沒分材料中必須注明題目名稱、負責人、完成時間等;第五，紙質文件和電子文件都可以進行單件歸檔管理，電子文化需要和紙質文件同時進行上交，并且不符合要求的文件需要在規定的時間內進行修改。
2、遵循文件的生成規律，采用單件歸檔法合理進行管理。檔案管理員不管是借助什么方式對文件進行分類，都需要嚴格按照文件的生成規律進行，保證文件之間的相互聯系，將同一屬性的文件材料相鄰進行排列，使得文件材料之間保持有序性。堅持使用“隨辦隨歸”的原則來整理人事檔案，首先可以先借助鉛筆在文件上書寫編號，加蓋公章，并且在檔案袋上表上年限、存檔日期等，到本學年結束之后，再按照相同的辦法將相同的文件進行標記和排列，最后再用打碼機打上文件編號。通過對時間、空間跨度較大的文件進行分析時，發現也是采用這種方式進行整理和歸檔，不僅僅對文件進行及時的歸檔，并且保證了文件之間的相互聯系，單件歸檔法今后對文件的查找也更加的方便。
3、正確掌握單件文檔的定義，便于管理。部分檔案管理員為了自身管理的方面，將同一屬性的多個文件檔案視為一個檔案進行混合處理，這種方式雖然大大簡化了整理工作，但是卻對今后檔案檢索的過程造成了阻礙。檔案管理員在進行建檔時，編輯目錄只顯示一條信息，所以如果人員只想要查閱某一個信息時，從已經歸檔的文件中無法查詢到相應的文化，這就給使用帶來了不方便。
4、采用單件歸檔法集中管理各類檔案。檔案工作也叫作檔案管理，檔案管理工作是檔案室對人事檔案信息進行直接的管理和提綱服務的總稱，也是檔案工作中最關鍵的部分。如果對檔案的零散分布、質量雜亂和龐大的信息量進行科學合理的解決，并且讓其能夠更好適應社會的快速發展，這是當前中學需要迫切解決的問題。如中學的校長作為檔案管理的主要領導人，協調各部分進行檔案工作。綜合檔案室應該和各個檔案室進行及時的溝通和聯系，并且積極的指導人員進行檔案的管理工作。各個檔案室的檔案管理人員，需要對學校活動中的檔案材料進行及時的收集和整理，并且將整理好的檔案交給學校的檔案室。換句話說，就是讓兼職檔案管理人員將分散在各個地方的文化檔案、學籍檔案、教師檔案以及其他檔案就行單件管理。
5、采用單件歸檔法對教師的業務檔案進行管理。教師的業務檔案主要包含對學生的學習成果考核、個人教學成果表、授課記錄表以及課堂評價表和獲獎記錄表等等，這些文件雖然是一些文書檔案，但是卻因為其的價值而顯得格外不同，若是按照文件歸檔可能貴歸于一個的檔案盒之中，將教師教學成果混在一起。在教師遇到職稱評定的時候，就為提供檔案帶來很大不便，對于檔案沒有主次之分。在檔案管理中采用單件歸檔法就能清晰的將教師的各種成果進行管理，能將教師的教學成果以及個人業績提升成果有效分開，當需要使用的時候就能快速的找出。
作者：甘露 單位：重慶市酉陽第二中學校
【參考文獻】
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