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［摘要］隨著我國社會經濟的不斷發展，各項建設工程也越來越多，其中工程檔案作為工程建設過程的記錄本，不僅工程竣工驗收的重要依據，也是項目投用后運營管理、技術改造的技術基礎，因此工程檔案的管理也愈發引起建設單位的重視。本文探討了建設工程檔案歸檔管理的重大意義，分析存在的不足，并針對性地提出解決措施。
［關鍵詞］建設工程檔案；歸檔管理；創新路徑
引言
建設工程檔案是整個歸檔管理工作的重要組成部分。隨著互聯網和移動端技術的深入發展，建設工程歸檔管理在技術上也越趨專業化、系統化、規范化。建設工程檔案資料的歸檔，需要有標準的基本要求和歸檔流程。對于工作量巨大的工程檔案管理，不僅需要規范化的管理流程，也需要更為科學的管理措施。但目前建設工程的歸檔管理卻面臨重視程度不足、存檔標準不明確、保障措施不健全以及信息化水平不高等問題。如何對建設工程檔案歸檔進行更為科學化、精細化、正規化的管理，避免在今后的建設中出現紕漏，是當下整個工程建設行業需要重視的問題。
1建設工程檔案歸檔特點
一是系統性。建設工程檔案歸檔管理流程具有系統性。主要步驟包括立卷原則和方法、初步整理要求、卷內文件的編目、檔案盒封面和脊背的填寫方法、以及檔案盒尺寸及材料。二是時間性。建設工程檔案歸檔時間分為永久、長期和短期。永久是指工程檔案需永久保存。長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。三是規范性。建設工程檔案歸檔管理具有一套規范體系。在與工程文件與檔案的整理立卷、驗收移交工作中，建設單位應履行簽訂協議的驗收文件；歸檔文件質量要符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。
2建設工程檔案歸檔管理的意義
工程建設檔案是自建設項目規劃、申報、審批、施工、驗收的完整流程所保留下的最真實記錄，它讓工程建設的每個步驟都有跡可循、有據可查，避免出現紕漏后的參建單位責任不清、推諉扯皮。工程建設檔案是項目投用后運營管理、技術改造的關鍵技術基礎，隨著項目投入運營，后續的管理和技術改造不可避免，齊全完整的工程建設檔案便于運營單位制定高效便捷的管理制度，也為后續的技術改造提供堅實基礎。工程建設檔案能為其他工程提供借鑒和參考，在我國廣袤的大地上，建設條件類似的工程并不少見，如前行工程已有齊全工程檔案，后進工程則能吸取其中的經驗教訓，根據實際建設工況做出優化調整，少走彎路，避免重蹈覆轍，降低建設成本。
3建設工程檔案歸檔管理中的缺陷
3.1思想意識不重視
工程建設的過程中，部分企業對檔案管理不重視，管理人員對檔案管理認識不深刻，僅重視工程建設的進度及質量，忽視工程檔案歸檔，出現“緊時抓一抓，松時放一邊”的情況，部分檔案管理工作人員也自視甚輕，認為檔案管理的崗位不重要，工作中出現管控不嚴，敷衍應付的情況，嚴重者甚至出現機密文件泄密。
3.2存檔標準不明確
工程建設項目是一個龐大的系統，建設周期長，專業性強，對工程檔案歸檔的要求也較高，但部分單位在建設過程中缺乏檔案收集、整理、存放程序，導致檔案資料缺失混亂，缺乏分類管理，造成存檔無序又使用不便的惡性循環。甚至個別建筑企業出于節約成本的考慮，對日常建設檔案的歸口管理不重視，僅組織臨時調配人員開展建設檔案的歸檔，經辦人員的不專業也進一步導致了歸檔材料的不完整。
3.3保障措施不健全
部分企業對建設工程的檔案歸檔管理工作缺乏有力支持，主要包括專用存放場所、存儲設備設施、相關經費等，造成了建設工程檔案歸檔后又在搬運、查詢過程中遺失或者存放過程中被破壞，從而導致施工完成后，出現施工情況毫無記錄，無從查起，也為后期的竣工驗收、資金結算和運營使用帶來重重阻礙。
3.4信息化水平不高
目前文檔的信息化管理已相對成熟，大多數企業的檔案管理都已實現信息化，但仍有小中企業停留在檔案打印裝盒的管控方式，不僅僅容易引起數據丟失，更不便于遠程調閱，還大量占用場所用于存放柜盒，在因工作需要時，又要對檔案進行搬運和清理，大大增加了工作人員的工作量。
4建設工程檔案歸檔管理中的創新路徑
4.1提高檔案管理重視程度
思想決定行動的力度，只有從企業領導層從思想上重視建設工程檔案歸檔管理的重要性，意識到建設工程檔案歸檔管理對整個建設工程的積極作用，才能從根本上扭轉檔案管理的頹勢，自上而下的層層傳導檔案管理壓力，才能讓基層員工感受到檔案管理的必要性，這樣才能順利開展檔案管理工作。
4.2建立完善的存檔制度
工程單位在檔案歸檔管理的過程中，不僅僅是要遵守國家及地區對檔案資料的要求，還要完善企業內部的管控制度，工程檔案的歸口管理嚴格遵循“制度先行、按章辦事”的原則，確保檔案資料的收集、整理、移交、存放、調閱都有明確的標準和清晰的流程，使存檔人員清楚明白存檔文件種類、存檔移交流程，也便于工作人員管理和維護。
4.3健全有效的保障措施
工程建設的各個單位要提高認知，工程建設的過程也是檔案存檔的過程，因此需成立專門的檔案管理部門，實行專人專事，調配人力、物資、場地等資源支持檔案管理工作，落實主體責任，檔案管理部門還要向各級人員宣傳檔案管理的重要性，理解檔案管理的新要求，并督導相關部門按時按標準完成檔案歸檔工作，定期檢查檔案管理制度的執行情況，抓好細檔案管理的執行反饋工作。
5總結
綜上所述，檔案管理正規化是建設工程管理現代化的關鍵環節，也是提高工程建設質量的重要保障。因此建設工程單位要高度重視檔案的歸檔管理，成立專業部門進行管理，執行細致具體的存檔制度，利用信息化的手段，抓好做細檔案歸檔管理工作，實現檔案真正的價值，而不是存完了事。
參考文獻
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作者:梁譯文 單位:吉林夢溪工程管理有限公司
