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摘要：高校學術期刊出版檔案是高校學術期刊出版活動的重要歷史見證，是高校學術期刊出版活動的重要文獻來源，也是校園文化建設的重要載體。因此，加強高校學術期刊出版檔案的收集、整理、歸檔等工作，具有積極的現實意義。本文簡要分析了出版檔案的類型、特征，以及做好出版檔案整理及歸檔的現實意義，在此基礎上，重點討論了紙質出版檔案與電子出版檔案的整理及歸檔方法，對指導實際具有積極的現實參考價值。
關鍵詞：出版檔案；整理；歸檔；學術期刊
概述
學術期刊是一種經同行評審的期刊，發表在學術期刊上的文章通常涉及特定學科。2014年，經國家新聞出版廣電總局確定，首批學術期刊5756種，2017年確定第二批學術期刊，共計712種。其中，納入高校主管并出版的學術期刊數量也較為龐大。高校學術期刊出版檔案（以下簡稱“出版檔案”）是高校學術期刊出版活動的重要歷史見證，是高校學術期刊出版活動的重要文獻來源，也是校園文化建設的重要載體。因此，加強高校學術期刊出版檔案的收集、整理、歸檔等工作，具有積極的現實意義。
1出版檔案類型
根據高校學術期刊出版檔案的應用功能劃分，可將其分為高校學術期刊出版資質類、出版業務類、出版工作類和出版成果類等四大類，不同類型的檔案，其內容及功能有著較為明顯的差異。
1.1出版資質類。出版資質是指高校擁有出版資格的相關資料，主要涉及學術期刊的出版許可、年檢及各類證書等。如，學術期刊出版許可證；學術期刊主管部門關于學術期刊創刊、變更、編委成立及換屆等相關的批復文件等；學術期刊統計刊源入選核心證書等。
1.2出版業務類。出版業務是指高校學術期刊組稿、出版、印刷等業務活動過程中產生的具有保存價值的各種文獻資料，構成了出版檔案的主體。如，稿件登記本、處理意見、選題策劃書、著作權署名或轉讓協議、樣刊校對、稿費發放表，包括在出版環節與專家或部分具有代表性作者的書信等。此外，還包括出版物的業績（如學術期刊的獲獎證書）、數據庫收錄、影響因子年報，等等。
1.3出版工作類。出版工作類是指為保障高校學術期刊出版工作而采取的一系列活動中所產生的具有保存價值的文獻資料。包括出版制度、出版人員建設或管理、出版單位的工作計劃、總結，以及編委會工作類、重要會議記錄等，也是出版檔案的重要組成部分。
1.4出版實物類。出版實物類是指高校學術期刊出版過程中，編輯部使用過的設備、儀器、樣刊，以及各個時期知名人士的題詞，這些出版實物均見證了高校學術期刊從創刊到發展壯大的歷史過程，也是廣大編輯人員出版工作的歷史見證。
2出版檔案特征
2.1種類眾多。從載體形式來看，出版檔案包括紙質類檔案和電子類檔案；從學科來看，出版檔案涉及教育學、管理學、文學、法學、歷史學等多個學科；從出版檔案數據結構來看，包括元數據和數據庫等結構化檔案數據，以及為出版工作而產生的各種報表，郵件等非結構化數據?？梢?，高校學術期刊出版檔案種類繁多，增加了后期檔案管理的難度。
2.2數量繁多。近年來，隨著高校教育事業的發展，以及學術期刊出版種類的增加，由此所產生的出版檔案數量較以往有了較大幅度增長。尤其是在傳統閱讀模式改變的當下，“兩微一端”等新媒體平臺出現，導致電子期刊出版檔案數量驟增。此外，為擴大學術期刊影響力，滿足高校師生科研需求，學術期刊出版數量和規模也呈現較大幅度增長，導致出版檔案數量上呈現大幅增長態勢。
2.3價值密度低。在大數據、云計算等背景下，閱讀的碎片化、“快餐化”的發展趨勢，使得高校學術期刊檔案價值密度較低。學術期刊出版的連續性強，成套性特點增加，但被借調使用的出版檔案較少，使用率、利用率始終處于較低水平，學術期刊檔案應有價值沒有得到有效發揮。
3出版檔案整理與歸檔現實意義
出版檔案是高校學術期刊出版工作的重要成果，也反映了高校學術期刊出版部門編輯、出版期刊全過程的歷史記錄，因此，做好出版檔案整理及歸檔對學科知識創新及傳播、出版工作科學、持續發展和高校教育事業及校園文化發展等發揮著積極的現實作用。
3.1有利于學科知識創新及廣泛傳播。無論是傳統的紙質學術期刊出版物，還是電子學術期刊出版物，都是廣大師生的科研成果、學術研究等以知識信息系統固化、知識物化的重要載體，也是體現了當前各個領域學術研究思想。學術期刊出版物從稿件受理，到編輯校對和學術期刊的出版審核等，無不記錄和展示了知識系統的產生、組織及物化的原生態，也展示了學術期刊出版的全過程。因此，加強學術期刊出版檔案的整理及歸檔，有利于保護作者的知識產權，鼓勵更多知識創新，也有利于知識傳播和推廣。
3.2有利于出版工作科學及持續發展。學術期刊出版檔案作為學術期刊出版全過程的記錄，全面記錄了學術期刊出版選題、書號、欄目設立等，通過學術出版檔案的整理和歸檔，能夠及時總結出版檔案的成功經驗，尤其是關于學術期刊出版領域的重大決策和期刊發展定位等，通過這些出版檔案的整理和歸檔研究，能夠有效保障出版檔案的可持續發展，明確出版刊物未來的發展定位，有利于學術期刊出版工作的科學性和可持續性。3.3有利于高校教育事業及文化發展高校學術期刊出版檔案是高校教育事業的重要組成部分，也是高校校園文化的重要內容。通過出版檔案整理及歸檔，及時將各個時期出版檔案進行收集整理，做好分類編目，將不同時期師生的研究成果展現出來，可通過出刊檔案編研，進一步深化教育教學科研成果。此外，通過出版檔案數據信息的挖掘整理，展示豐碩了學術成果，對豐富高校校園文化具有積極的現實意義。
4出版檔案整理與歸檔措施
4.1紙質出版檔案整理與歸檔。紙質類出版檔案包括出版資質類檔案、出版業務類、出版工作類和出版實物類檔案，針對出版資質類，要求及時做好出版許可證、數據庫收錄證書，以及出版主管單位的批復等原件的收集，并指定專人做好保管，保管期限為永久。出版業務類檔案主要來自出版社、編輯部，涵蓋選題策劃書、選題審批表等，嚴格按照學術出版流程做好檔案資料收集與整理。出版工作類，重點是要做好關于學術期刊出版領域的管理規章制度，尤其是學術期刊出版發行等業務管理規定，以及出版檔案自身業務管理規定，應收出版工作類檔案資料收集整理和歸檔的重點。此外，要做好出版人員隊伍資料的收集，如編委會的成立文件，相關的工作總結類等等。出版實物類，主要是要做好各個時期出版的學術期刊，要按照年度為整理歸檔主要方案，確保學術期刊每一期都應收集、歸檔。針對此四類紙質出版檔案，在整理歸檔時，應按照先做好具體分類，然后按照年份進行整理，最后是按照期數進行整理。成立出版檔案管理領導小組，實行統一管理，專人負責。具體來說，先要按照四大主要類別進行分類歸檔；屬于同一類型的出版檔案，則再按照年份進行整理歸檔和保存。此外，還要結合高校學術業務工作特點和實際，將出版檔案中的清樣、原稿、審稿單等按照每一期的次序進行整理并保存。在整理歸檔后，應及時對其進行數字化掃描和整理，建立專題檔案數據庫，實現學術期刊出版檔案的數字化管理，便于后期學術期刊出版檔案的高效利用。
4.2電子出版檔案整理與歸檔。隨著計算機信息技術、物聯網、互聯網技術的應用，以及辦公自動化系統的普及，出版檔案中以電子檔案形態存在的數量和規模也在呈現出不斷增長態勢。電子出版檔案要根據電子文件的屬性、特點和要求做好電子出版檔案整理和歸檔，重點是要做好電子出版檔案的保存。如，首先要做好電子出版檔案的規范命名，要按照每一期學術期刊出版物相關的電子檔案歸入到一個文件夾，每一篇電子出版檔案中的稿件則以“稿件順序號+第一作者”或“順序號+第一作者+文章題目”命名。此外，納入電子出版檔案保存的范圍和內容主要包括刊發稿件原稿、主/副主編簽發單、目錄、排版、審讀報告等，具體歸檔保存順序應以定稿交付印刷的欄目順序、文章數、文章順序為準，并要保證電子文件順序與實際交付印刷的一致。近年來，隨著數碼相機等設備的應用，關于出版學術等活動產生的電子檔案也應及時納入收集整理歸檔范疇。此外，要注重做好電子出版檔案歸檔及整理載體的安全，做好防磁防水防火等，采用專門保存柜進行保存，確保安全。