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檔案管理基本知識范文1
關鍵詞：公路交通；檔案；管理
公路檔案是一種信息資源，也是一種社會公共資源。如何使公路檔案工作與時俱進，更好地為社會主義現代化建設服務，是擺在我們公路管理機構面前的一項重大而緊迫的任務。目前，在公路檔案管理和利用過程中，還明顯存在以下幾個問題，影響了公路檔案整體效益的發揮。
1 公路交通檔案管理存在的問題
1、對檔案管理認識不足。檔案管理意識的缺乏，是檔案工作發展的一大制約因素，直接影響檔案資料的收集和整理。有的單位沒有重視資料的整理歸檔，有的單位對重大事件不注重積累和保存原始資料及證明材料，還有的單位對容易散失、遺漏的資料不積極追索。時過境遷，造成珍貴檔案資料的殘缺、丟失、變質、失去檔案價值，使人非常痛心。
2、管理人員只注重管理形式而不注重檔案管理。真實的檔案資料是對公路的歷史記載，更是一種重要的資源。然而在公路的管理中，不少管理人員只注重管理上的形式，而不重視檔案的及時性，認為檔案資料就那么回事，走過場，走形式。這些行為極大地影響了公路交通管理和服務質量，甚至整個行業的形象。
3、檔案管理機構不盡完善和規范。完整的檔案管理機構是檔案工作的有力保證，也是檔案管理工作的必備條件。但很多公路交通部門缺乏專業機構，由不同的人兼職檔案管理工作，因為受到各人本職工作的影響，使檔案管理機構和兼職檔案人員的職責形同虛設，貌似負責的人很多，而實際上無人負責，形成檔案管理工作放任自流。
4、檔案法的宣傳與普及不夠。少數領導檔案意識淡薄，重視不夠，導致檔案資料的管理只是停留在簡單的收集、整理，未能夠形成系統化、條理化、規范化的檔案材料系統。
2 提高檔案管理水平的對策
2.1 加大檔案人才的培養，努力提高公路檔案人員的綜合素質
1、檔案專業工作人員的政治素質必須具備社會上各類專業工作人員所應共同具備的基本政治素質，即堅持四項基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，因此，檔案專業工作人員尤應具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。同時，檔案工作的服務性特點還特別要求檔案專業工作人員應具有良好的為人民服務的精神。
2、檔案專業工作人員應該安心本職工作，熱愛檔案事業，有較強的事業心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉自己所從事的業務工作；能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業務工作。
3、檔案工作人員必須具有中等以上文化水平，除了掌握檔案學基本知識以外，還要掌握與自己所從事的專業工作相近的其他專業知識，例如，檔案管理人員應該掌握一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案內容有關的其他專業知識或與業務工作有關的科學技術知識；檔案行政管理人員應該掌握一定的領導學、管理學、圖書館學、情報學等知識。只有掌握具備了相關的專業知識，才能更好地從事檔案工作。
4、面對經濟和科技的發展，檔案人員的素質必須提高，以業務素質提高為重點，對檔案專業知識進行學習，對現有的檔案人員，可以通過委培、進修、培訓，不斷拓寬知識面，加強與公路建設相關學科的學習，掌握管理項目檔案所需要的相關知識和計算機管理檔案的技能及一定外語水平.使檔案工作者能更好地為高速公路交通行業服務。
2.2 應加大檔案現代化管理的投入始之逐步走向正軌
1、資金、人才等制約著檔案科學化。首先，應投入大量的精力關心和支持這一事業，沒有資金，應想方設法創造條件投入資金；沒有設備，應千方百計配備先進設備；沒有管理人才，應積極培養、選拔高素質的專業人才；把檔案現代化管理納入本單位工作計劃，列入本單位考核指標進行考核。其次，各級領導，尤其主管檔案工作的領導，要經常過問此項工作，每年至少要研究一兩次檔案工作的重大事項、重要問題，定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，提出要求，下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難。再次，要有宏觀指導的總體思路，實現發展戰略上的創新，微觀動作上管理內涵和技術手段的創新，這對公路交通檔案事業無疑具有重要意義。
2、改進和完善檔案功能。使其記錄內容全面、客觀、動態。對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。
3、采用信息化管理手段。信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。
4、提高整個社會的檔案意識，檔案工作者自身是關鍵。這要求檔案工作者要樹立起社會意識。檔案是歷史的記錄，經驗的總結，它源于實踐，并為實踐服務。檔案工作的根本目的就是為了充分利用發揮檔案的作用價值，滿足社會經濟發展的需要。因此，只有積極開發利用檔案更好地為經濟建設和社會服務，為本單位各項工作服務，最大限度地滿足本單位各項工作的需要，在維護國家、集體和單位利益的過程中有所作為，才能提高檔案工作的社會地位和影響。
總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯系時展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。
參考文獻
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【關鍵詞】健康檔案；高血壓患；規范管理；效果分析
高血壓是一種常見病, 會對患者心腦腎的損害。過高的壓力可以引起腦血管破裂引發腦血管意外，可能會對患者致死、致殘。因此,加強對高血壓的防治工作對保護,具有一定的意義。實踐證明，通過對患者實施健康檔案管理是高血壓綜合管理行之有效的方法。為評價健康檔案管理在高血壓患者中實施的效果, 我們對近年來建立健康檔案患者的情況進行了分析，現將情況報道如下。
1資料與方法
1.1一般資料對2008年8月起，在我院建立健康檔案且連續記錄1年的患者，隨機抽取180名作為研究對象, 采取自愿原則,比較其在建檔前、后的自身對照情況, 并對其進行問卷調查。其中，男96例、女84例，年齡最大的88歲，年齡最小的51歲，平均68.4±6.7歲；按高血壓分級：1級17例，2級71例，3級92例。
1.2檔案管理健康檔案管理，進行為期1年的系統管理。檔案內容包括：標準測血壓、胸片、12導聯心電圖、血脂四項、血糖、肝腎功能等檢查記錄。同時在對研究對象進行醫學強化干預, 定期隨訪并觀察1年的基礎上，采取流行病學調查表進行問卷調查，結合病史及醫學檢查檢查結果進行分析，并最終確定高血壓分級、分層。
1.3 干預方法研究對象在建檔后進行如下干預: ( 1)定期隨訪測量血壓；（2）神情調整藥物(量); ( 3)開展健康講座；(4) 組織醫患互動交流；( 5)接受患者電話咨詢。
1.4效果評估對實施高血壓分級管理的患者進行效果評估，并制定出下一年的干預計劃。評估的重點：血壓控制情況、危險因素干預的效果、靶器官的損害有無加重。按患者全年內血壓控制情況分優良：全年有3/4以上時間血壓記錄在140／90mmHg以下；尚可：全年有1/2以上時間血壓記錄在140/90mmHg以下；不良：全年有1/2以下時間血壓記錄在140/90mmHg以下。
1.5統計學方法 采用SAS 6103進行統計學處理。 t檢驗、χ2 檢驗。
2結果
2.1建立健康檔案前、后患者的血壓控制情況見表1。
表1建檔前、后患者血壓情況（例）
由表1可知，建檔前血壓> 140 /90 mm Hg者127 例, 血壓< 140 /90 mm Hg者53 例,建檔后血壓> 140 /90 mm Hg者64例, 血壓< 140 /90 mm Hg者116例。說明建檔后，患者血壓控制情況得到明顯加強 。
2.2建立健康檔案前、后患者對高血壓相關知識的了解情況見表2 。
表2建檔前、后患者對高血壓相關知識了解的情況（例）
由表2可知，建檔前、后，患者對高血壓基本知識的掌握提高很多，且大多數懂得了高血壓日常預防的方法。
3討論
高血壓是常見的心血管疾病，以體循環動脈血壓持續性增高為主要表現的臨床綜合征。從醫學上來說,高血壓分為原發性和繼發性兩大類，是受多方面因素影響的慢性高發病, 成因很多。
有研究表明，對高血壓患者建立健康檔案并進行系統化管理, 指導患者用藥并調整好其生活習慣, 才能很好的達到控制血壓的目的，同時也可以為患者節省大量的開支。以健康教育為基礎，在建立健康檔案過程中對患者不良衛生習慣進行干預，是控制高血壓有效辦法。在高血壓的控制方面建立健康檔案是一種非常有效的方法。但是, 由于我國對衛生服務的重視程度不同, 所以在實際的建檔過程中存在著不少困難，需要全社會共同參與和解決。
本研究表明，在研究的180例患者中，建檔前血壓> 140 /90 mm Hg者127 例, 血壓< 140 /90 mm Hg者53 例,建檔后血壓> 140 /90 mm Hg者64例, 血壓< 140 /90 mm Hg者116例。說明建檔后，患者血壓控制情況得到明顯加強 。同時，建檔前、后，患者對高血壓基本知識的掌握提高很多，且大多數懂得了高血壓日常預防的方法。
本文結果顯示，在醫生與高血壓患者的共同參與下，采用健康教育的形式，經過個體化的藥物和非藥物治療及綜合系統管理，高血壓患者的健康知識水平有了明顯提高，促使他們履行戒煙限酒、適量運動、合理飲食及心理平衡健康四要素的法則，有效改善患者的衛生行為，高血壓控制效果明顯提高。
本研究充分說明了只有對高血壓患者建立健康檔案并進行系統化管理, 指導患者用藥并調整好其生活習慣, 才能很好的達到控制血壓的目的，同時也可以為患者節省大量的開支。
參考文獻
［1］郝惠娟; 116例老年高血壓患者建檔管理體會[J].中國城鄉企業衛生 2009年05期
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關鍵詞：城市發展 園林檔案 管理措施
1 城市園林檔案的內容及其作用
在現代社會經濟建設不斷發展的今天，檔案管理已經成為企事業單位行政管理工作一項不可或缺的工作，并且隨著電子檔案的不斷建立和普及，檔案管理所起的作用也是越來越重要。城市園林檔案亦是如此，由于城市園林檔案在城市的規劃和建設中充當著重要的角色，這就要求我們首要要認真了解和掌握其基本內容，努力學習建立和管理城市園林檔案的方法及其措施，使之更好的為城市建設發揮更大的作用。
城市園林檔案所記載的內容是非常廣泛的，它不僅記載著以往城市中各種風景區、旅游區和綠地的規劃、建設和管理的信息，不僅記載著城市園林中各種珍貴樹木、花卉、雕塑、建筑物的信息，而且連歷年的花草樹木的種植情況和城市園林工程的建設情況都有清楚的記載，可以說，城市園林檔案就是一部城市園林建設史。
城市園林檔案對城市的建設和發展起著不可替代的作用，其作用主要表現在以下幾個方面：首先，城市的基礎設施建設及綠化、園林規劃、建設與維護都離不開園林檔案。城市園林的突出特點就是具有連續性和周期性，而城市園林檔案對于城市的規劃、建設和綠化，樹木花草的種植品種、培育方法都有詳細的記載，這就必然決定了城市園林檔案在城市規劃、綠化和園林的規劃、建設中的重要作用。其次，城市園林檔案對于一個城市旅游業的開發和建設具有重要的促進作用。我們可以通過查找園林檔案，對那些名勝古跡、名貴樹木花草等進行開發和維護，多途徑、多舉措的開發城市的旅游資源和發展城市的旅游經濟，最終為提高城市的知名度和城市的經濟發展做出應有的貢獻。
2 城市園林檔案管理中存在的問題
城市園林檔案不僅對于城市的經濟發展具有促進作用，而且對于我國和諧社會的建設具有重大的意義，但是目前我國城市園林檔案管理還存在不少的問題，這些問題主要表現在以下幾個方面：
第一，對檔案重視程度不夠，投入不足，設備陳舊。目前，在大多數企事業單位中，檔案工作并不能給單位帶來直接的經濟效益，因此沒有把檔案管理當作單位的一項主要工作來抓，這種錯誤的思想觀念和管理觀念必定會束縛檔案管理工作的發展，并且由于檔案管理缺乏足夠的資金支持，這就造成檔案管理工作不能向數字化、現代化的方向邁進。目前大多數園林檔案管理缺乏必備的條件，檔案室的環境也是十分簡陋和陳舊的，更有甚者，有些珍貴的檔案材料出現了發霉、蟲蛀的問題。在硬件和軟件設備上都亟待更新換代，這就不得不引起人們的思考和關注。
第二，管理員業務素質有待提高。從事園林檔案管理的人員很多缺乏崗前系統的有關園林檔案管理知識的培訓，許多檔案管理人員身兼多職，他們或是缺乏園林檔案管理的基本知識，或是對園林檔案管理的操作不夠精通，這些問題必然會對園林檔案管理造成混亂，導致園林檔案資料出現收集不及時、歸檔錯誤、甚至出現檔案丟失和缺損的現象。另外，在管理觀念和管理方法上，大多數檔案管理人員的思想觀念和工作方法還是處于傳統的模式上，這也是束縛我國城市園林檔案發展的一個重要的問題。
3 完善城市園林檔案管理工作的策略
城市園林檔案的管理是一個系統的工作，需要多方面的努力和多舉措并舉才能夠解決目前園林檔案管理工作中存在的問題，從而實現城市園林檔案管理工作又好又快的發展。
3.1增強園林檔案管理意識
從事園林檔案的管理工作，必須要在思想上高度重視這項工作。首先主管園林檔案的領導要加大思想認識，提高思想觀念，并且把園林檔案工作當作單位一項日常的工作來抓，并且要抓出成效；其次，作為園林檔案管理工作的普通員工，要增強思想認識，學習了解國家有關園林檔案管理的基本知識，提高園林檔案管理的業務素質，在園林部門的領導下，積極做好園林檔案的建立和歸檔工作，從而為城市的建設和經濟的發展創造良好的條件。
3.2做好園林檔案的收集和整理工作
不管是哪方面的檔案管理工作，檔案的完整性和真實性都是至關重要的，也是最根本的，對于園林檔案的管理工作也是這樣的，這就要求園林檔案管理人員在日常的工作中一定要做好園林檔案的收集和整理工作。對于園林的規劃、建設、完善、和維修中的每一個階段都應該做好信息的收集工作，并且要及時核實所收集的信息，要做到檔案收集工作有機會、有目標、有方法的進行。另外，在園林檔案的整理工作中，要對收集上來的檔案材料進行編排處理，并且對檔案材料實施科學分類、排列和歸檔，從而實現所有檔案資料的有效整合。
3.3提高園林檔案管理人員素質，實現數字化管理
隨著社會經濟的不斷發展，科學技術的不斷進步，傳統的管理觀念和管理模式已經很難能夠滿足當今城市園林的建設和發展的要求。這一方面要求檔案管理人員要不斷的學習掌握現代的電子檔案管理技術，對檔案資料采取信息化的采集、梳理和檢索，并且要形成一種比較熟練和快捷的現代管理模式，來促進城市的園林建設。另一方面，要求園林主管單位的領導，要加大資金投入，及時更新園林檔案管理的硬件和軟件設備，從而為實現園林檔案的數字化管理提供設備上的保障。
參考文獻：
[1]陳小英，城建檔案管理的難點問題及解決對策[J]，城建檔案，2009，(09).
[2]劉秀萍，淺談國有建筑企業檔案管理[J]，山西建筑，2010，(01)
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關鍵詞：檔案人員 素質 影響 提高
一、檔案工作者應具備的素質
1、檔案專業工作人員的政治素質
檔案專業工作人員必須具備社會上各類專業工作人員所應共同具備的基本政治素質，即堅持四項基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，因此，檔案專業工作人員尤應具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。同時，檔案工作的服務性特點還特別要求檔案專業工作人員應具有良好的為人民服務的精神。
2、檔案專業工作人員的專業素質
檔案專業工作人員應該安心本職工作，熱愛檔案事業，有較強的事業心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉自己所從事的業務工作；能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業務工作。
3、檔案專業工作人員的知識素質
檔案工作人員必須具有中等以上文化水平，除了掌握檔案學基本知識以外，還要掌握與自己所從事的專業工作相近的其他專業知識，例如，檔案管理人員應該掌握一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案內容有關的其他專業知識或與業務工作有關的科學技術知識；檔案行政管理人員應該掌握一定的領導學、管理學、圖書館學、情報學等知識。只有掌握具備了相關的專業知識，才能更好地從事檔案工作。
對檔案專業人員的素質要求是由檔案工作的性質、任務、目的和內容所決定的。目前，我國有著龐大的檔案工作人員隊伍，其中不少人還停留在傳統的專業知識和觀念上，不能運用現代高新技術工具，缺乏信息開發應用能力和敏銳的信息意識，這一現狀極大地制約了檔案工作的創新與發展。因此，如何提高檔案工作者的綜合素質已成為我們要解決的重要課題。
此外，檔案工作者要建立終身學習制度。檔案工作者只有經常參加系統的知識更新學習與繼續教育培訓，不斷擴展自己的知識，提高學歷層次，才能適應社會發展的客觀需要。因此，要參加系統的培訓、講座或以自學為主要形式的素質教育，有計劃地進行繼續教育與終身教育。
除此之外，檔案人員要具備一種勇于犧牲自我、默默奉獻的精神，要有耐得住寂寞、不為名利、甘當無名英雄的境界。在日常工作中，檔案人員要做到服務態度熱情誠懇，講文明，講禮貌，有主動服務精神，想方設法為利用者提供便利。
隨著檔案事業規模的日益擴大，檔案數量日益增多，檔案內容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進，檔案資料的歸集、管理和利用之間的矛盾日益突出，同時，也對檔案管理人員的素質提出了新的更高的要求。要推動檔案事業可持續發展，加強檔案人才培養，提高檔案人員素質，盡快建設一支高素質和具有創新精神的檔案人才隊伍至關重要。
二、對提高檔案工作人員素質的幾點思考
既然我們認識到檔案工作在整個組織系統中具有不可或缺、無法替代的作用，也從下個側面分析了對檔案工作認識上的誤區可能造成的危害，那么走出這種誤區，提高檔案工作人員的整體綜合素質就成為檔案工作迎接世紀挑戰與機遇的核心工作，也成為檔案主管行政部門和檔案所在單位的部門領導的一項重要工作。筆者認為可以從以下幾方面著手：
1、從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，從而提高檔案人員業務技能。網絡發展作為信息革命的載體在當今世界已如火如荼。現代化硬件建設作為檔案管理現代化的一項工作也已提上日程，尤其是近幾年，一些單位利用計算機輔助立卷、接收和查詢電子文檔及進行計算機模擬管理，取得了檔案管理工作的重大突破，令人欣喜。然而也有一些單位由于忽視投入，使檔案工作無緣現代管理的各種硬件設施，工作人員原始封閉操作，對現代化管理手段缺乏感性認識，因而業務技能徘徊不前，對檔案管理的規范化、科學化堪掣肘。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。這就要求各單位領導形成共識，把硬件建設放在一個突出位置逐步實現檔案管理工作的現代化。
2、以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。知識就是力量，通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑。檔案人員的素質教育首先要注重自學，要針對自身素質的實際差距，按照檔案人員素質要求，通過學習彌補不足。切不可因條件不具備而放松學習，甚至破罐破摔，最終難以適應將來工作發展的需要。檔案工作行政主管部門還要采取多種培訓形式加強基層檔案科（室）人員素質的培養，培訓班要理論與實際結合，針對性強，可操作，使檔案人員便于學習掌握，不能為片面追求經濟效益而不顧教學效果，對于培訓要有切實的考核辦法，切忌把學習當作旅游觀光，要有壓力和動力，基層單位對檔案人員的學習要建立激勵機制，把檔案業務學習成績做為業績考核的一部分。對于檔案專業畢業的人員，隨著時間推移，也存在知識更新問題。因而倡導檔案工作者的終身學習，建立檔案工作者的可持續學習機制十分必要。不僅要重視理論學習，還要重視現代管理技術、手段的培養，還包括外語的學習及文字能力、口頭表達能力、綜合分析能力等。這些不是一朝一夕，一蹴而就的，而是一個長期學習不斷積累的過程。
3、制定單位檔案人員的層級發展機制，促進人員結構的合理配置。作為主管檔案工作的領導，要熟悉檔案部門人員素質構成情況，并以動態而不是靜態的眼光看待檔案人員素質的變化。檔案人員的層級配置方式就是檔案人員在單位內部根據學歷、職稱、年齡結構及實際工作經驗和特長形成不同層級，拉開檔次。高層次人員注重信息資源開發工作，加強對檔案資源內涵和外延的挖掘，在充當領導參謀上發揮作用；中層次注重信息管理和現代化網絡建設；初層次則應培養對檔案基礎性工作的認識和基礎理論學習。按照不同層次確定工作目標，實行目標管理，不僅利用各層次人員本層次素質和工作技能的提高，也對以后發展奠定了基礎。層級制配置方式使不同崗位人員能互相配合，又互相影響，利于發揮整體效能，對改變舊體制下素質與崗位不稱、職稱與能力不符，高能低用，平均主義和人才浪費現象有重要意義，也是人才培養良性機制形成的一條途徑。
檔案管理基本知識范文5
（一）在檔案工作的編研上缺乏時效性
當前很多的專題匯編資料基本都是來自于內部的信息，很多都是一些原始資料、統計數據以及對基本事實的簡單羅列與堆砌，缺乏足夠的外部信息，很難與外部形勢發展相接軌，并且因為在平時的工作中缺乏足夠的主動積累意識、主動服務意識以及超前意識，編研工作的時效性不足，很多時候都是需要使用的時候才會去進行編制，因此編研成果的使用效率往往都不會高。出現這種情況的主要原因有以下的幾點：（1）檔案編研工作沒有遠見性與計劃性，不同的科室往往都是各自為戰，被局限到了較狹窄的范圍中；（2）相關的檔案人員對于檔案編研工作沒有深刻的認識，基本知識將其作為足一時之需的工作，沒有長期的思想準備；（3）對于編研工作操作原則沒有進行明確和規范，沒有能夠制定出符合本單位的實際情況的近期和遠期的操作計劃，難以滿足單位改革、建設、發展的需要。
（二）管理規范化需要進一步的提升，管理力量還存在不足
當前的檔案管理工作還存在著管理不規范的問題，特別是在企事業單位上這個問題更為嚴重。主要有以下幾方面的表現：（1）缺乏規范的檔案號；（2）檔案案卷標題不夠規范；（3）很多案卷都沒有卷內目錄；（4）組卷較為混亂。之所以會出現這些問題是因為有很多的人員都沒有進行過專業的檔案知識培訓，對于檔案的重要性、管理要求、檔案的收集整理、歸檔和裝訂等都沒有進行過深入的了解，缺乏良好的檔案收集意識。并且很多的檔案人員都是身兼數職，而對于檔案工作不能夠全身心的投入，在日常事務中往往都只是將各種材料放入到檔案盒中，而沒有進行過及時的整理歸檔，對檔案管理水平與歸檔的材料真實性及準確性都產生了嚴重的影響。
（三）不夠重視檔案
一直以來，在檔案工作中都存在著一些認識上的誤區，特別是將檔案工作當做是文字抄寫以及保管事務性工作，而不是單位的主要工作，認為檔案工作無法為單位創造出經濟效益，往往都是認為，只要能夠讓檔案不出現丟失和泄密就可以了，最多就認為可以勝任外調與查檔就可以了。這樣的想法只會進一步的導致對檔案缺乏正確的認識，影響到檔案管理人員自身專業素質的改善以及檔案管理工作的繼續發展。
二、改善檔案管理工作的對策
（一）對檔案的開發利用工作進行重視
對于檔案，如果不進行有效的開發利用，那么其價值就難以得到體現，為此，檔案工作者必須要充分的利用檔案信息，編出具有深度的編研材料。必須將編研工作納入到重要工作中去，進行常抓不懈。將編研工作納入到單位工作計劃中去，不僅僅是需要進一步的落實檔案信息開發的專題匯編數據，還必須要對編研成果的利用情況和利用效果進行嚴格的考核，將考核結果作為開發利用成效以及檔案管理水平考核的重要內容。單位的各個分管領導必須要對本部門的檔案編研工作進行重視和支持，將其放在重要位置上，作為本部門的一項重要工作，對其進行落實。同時還必須要避免出現編研工作只是檔案人員個人行為的這種思想。必須要在制定年度工作計劃的過程中，結合單位自身的發展規劃以及當前的工作重點，制定出一套合力的、科學的、行之有效的檔案編研、信息開發計劃，以及在不同時期的編研規劃。
（二）構建完善檔案管理制度，促進檔案管理工作規范化
在對檔案工作制度進行規范時需要注重以下幾個方面的要求：（1）制度本身必須要能夠體現出合理性、科學性，所構建的制度必須要能夠滿足自己單位的特點以及檔案管理的實際需要；（2）要簡明實用，做制定出的制度比具有良好的可操性，喲啊方便實用、簡便易行，這樣才能夠有效的進行貫徹落實，發揮出其指導和規范作用；（3）制度約束需要具有雙向性，不僅僅是要能夠對職工進行約束，還要能夠約束領導，在很多時候領導的形象與行為會直接影響到制度的是否能夠順利的執行，而職工則是單位的主要群體，是制度的具體執行者；（4）制度需要具有嚴肅性，在對規章制度執行的過程中必須要能夠做到有功必賞、有過必罰。
（三）加強檔案管理培訓，提高整體認識水平
必須要加強整個單位所有人員的檔案管理知識培訓，而不能夠僅僅只對檔案管理人員進行培訓，檔案管理工作的開展需要整個單位上下所有人員的支持。只有通過合理的培訓，才能夠幫助他們提高認識水平。而對于檔案管理人員在提高檔案管理基礎知識的基礎上，還需要加強專業性知識的培訓。通過這樣的培訓可以讓單位上下都認識到檔案管理工作的重要性，進而可以樹立起正確的工作態度。
檔案管理基本知識范文6
在我們這次海關檔案培訓工作過程中，我們很榮幸的邀請到國家檔案局及海關學院領導專家給我們進行授課，通過這次培訓，我們主要學習了專業的檔案管理知識、檔案管理的綜合知識、基礎的檔案管理實踐操作，同時還參加了一些海關檔案庫房關及相關互動活動。
在為期兩周的培訓工作中，我們全體參訓人員深入的學習了檔案管理的專業的知識，提高了我們自身的管理水平，這些有利于提升我們海關檔案管理的科學性。接下來我就本期培訓工作做一個簡短的總結。
一、專業檔案管理知識的培訓
本次的檔案管理培訓的時間很短暫，但是培訓的內容很豐富，在每次的培訓之后，學員們都在積極的消化學習內容，以此來提升自己的檔案管理理論水平和專業技能。
（一）增強了檔案管理的法制意識
在培訓中，國家檔案局的專家給我們講解了我國目前海關檔案管理的基礎檔案法律法規的制定情況，并且詳細的學習了海關檔案管理的檔案違法行為，讓我們參訓人員了解到哪些是屬于檔案違法行為，這些違法行為有什么樣的特點，違法了這些檔案法有什么樣的法律后果，以及當事人或責任人會受到什么樣的法律制裁等等，通過對這些知識的全面而系統的了解之后，增加了我們海關檔案管理人員的法律意識，以及提升了檔案的規范化管理水平。
（二）檔案管理的專業知識和業務能力的提升
在培訓中，專家詳細的講解了檔案的管理知識，提升了我們海關檔案管理人員對于檔案管理知識的水平。
在檔案管理培訓中，了解了檔案業務的規范化管理的各個環節及步驟，還掌握了不同類型、不同載體檔案資料的整理管理辦法，夯實了檔案管理的理論基礎。
通過對檔案管理的理論學習，強化了自身對檔案工作的要求，更加全面的掌握了管理的基礎知識，提升了我們海關在檔案管理方面的工作技能及業務水平。
（三）提升了檔案管理科學化
從這次的培訓中，我們充分認識到檔案管理工作必須從平時做起，要養成自覺的習慣。
在平時的檔案管理工作中，就要做好檔資料的收集、整理及管理工作。平時工作中要做到主動的收集檔案資料并及時的存檔；按時歸檔、并要定期整理檔案資料和經常檢查檔案資料的完整性；對于不同的檔案要做到整理有序，科學化的管理，把不同的類型的資料進行分類分柜的存放，以方便今后查閱。
（四）有利于完善檔案管理制度
通過這次培訓，讓我們認識到檔案管理制度的重要性，規范化的管理制度是提升我海關檔案管理水平的基礎。
這就要求我們的檔案管理人員在平時的工作中，認真總結在管理中所遇到的新問題、新情況，及時做好匯總，同時負責人要做好記載，以此來作為完善檔案管理制度的基本材料，通過對我們的檔案管理制度的完善，促進了海關檔案管理的規范化建設進程。
二、提升了我們的綜合知識的水平
今年我國就正式進入“十二五”時期，這是我國的經濟、社會發展向著更高的層次和水平跨越的關鍵時期，科學發展速度在不斷加快，推動了我國社會經濟的快速協調發展。但是此時我國仍然處在重要的戰略機遇期，所要面臨的機遇和挑戰都是前所未有的。
（一）社會發展面臨眾多的挑戰
我國是一個多民族、多人口的發展中國家，整個人均資源占有率想對不足，因此我國目前正在積極實施計劃生育，不斷控制人口數量。從而提升我國公民的基本素質，優化我國人口結構，促進了我國人口、資源環境與我國社會經濟的協調快速發展。
目前我國正處在一個社會的轉型時期。由于社會各階層的利益分布不均衡，社會政策的調整等等因素導致社會利益格局多元化發展趨勢加劇，各種社會矛盾突出，恐有加劇之勢。如果這些矛盾處理不好，很容易會誘發社會穩定問題。
（二）科學技術發展的提高
改革開發幾十年來，我國的科學技術有了質的飛躍。我國的科學技術的進步為我國經濟社會發展的貢獻正在不斷加強，科學技術推動了我國經濟社會發展的快速發展。尤其是在我國的現代化建設中，提高我國自主的創新能力，建設創新性國家做出巨大的貢獻。
（三）進一步學習保密法
為了進一步貫穿落實新的《保密法》，切實做好海關工作的保密工作，因此在培訓中，專家給我們詳細的講解了新的《保密法》的各項規則，并結合我們海關的工作實際特點和性質，從新《保密法》的保密范圍、重點以及如何提高保密技能和水平以及一些法律責任等內容，我希望我們的同志學習之后，要高度重視工作中的保密性，自覺的提升的安全意識，為我們的海關的工作做出新的貢獻。
三、拓展我們檔案管理的思路和眼界
在此次培訓中，為了打破我們傳統的思維方式，拓展我們的視野，特別安排了專家為我們講解其他先進的管理經驗，創新發展思維，開闊管理視野，提升工作水平。
通過這次培訓情，各位專家詳細的講解了國際先進的工作經驗，讓我們開拓了眼界，打開了思路。盡管時間很短暫，但整個學習過程給我留下了深刻印象，深受啟發。在學習中，結合自身實際和檔案管理工作的實際情況，著重了解和學習了檔案管理建設方面的一些情況，獲益匪淺。
四、培訓考核
在培訓學習完成之后，我處結合培訓內容，對參與培訓的工作人員進行了培訓考試，主要涵蓋檔案管理的專業理論知識、實際操作技能，國家發展規劃及科學發展前沿的基本知識理論等相關知識，因此來檢驗我們學習的成果。
在這次的培訓中，除了要感謝為我們的教授專業知識的各位專家教授，還要感謝海關檔案庫房方面工作人員的大力支持。
