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電子檔案管理基礎范文1
數字化技術在電視聲像檔案管理中的運用
電視臺聲像資料的管理，過去以“賬本”和借還卡片方式為主。一般是把所有節目磁帶，以入庫時間為序分別登記在不同的筆記本上。然后再為每盒磁帶制作借還卡，就像圖書館借書卡一樣，管理程序繁瑣，也不利于檢索和統計。1999年，杭州文廣集團招標研發設計了一套管理軟件，培訓管理人員，統一操作規范，建立起聲像資料磁帶的入庫和借還制度。
2002年，為了滿足日益增長的媒體信息資源的存儲、利用與共享需求，他們又開發了一套數字化管理軟件，系統功能比較完備，具有界面清楚、操作簡便、存儲容量大等優勢。在信號傳遞過程中穩定性、可靠性較好，電視節目翻錄N次，都不會影響視頻音頻質量。圖像處理過程也相對簡單，畫面更清晰，工作強度大大減輕，節目制作時間縮短。而且信息保存空間大為縮小，保存的時間更為久遠。同時，把聲像檔案進行數字化編目，提高了服務效率和質量，便于聲像檔案的開發利用，編導們只要通過自己的辦公電腦就能迅速便捷地在視頻數據庫里，精確檢索、快速下載任何一個鏡頭，為節目編輯、制作和數字化播出創造條件，真正實現聲像資源共享。
2008年，杭州文廣集團委托浙江傳媒學院對5200小時的歷史資料進行了搶救性整理。同時依據廣電總局的編目規范，結合實際制定了《歷史資料的細分及鑒定標準》《各類型節目層次化編目實施細則》，做好電視模擬磁帶的數字化。
做好模擬與數字轉換中的銜接
電視聲像檔案是電視媒體的重要資產，也是全社會的共同資源。在運用數字化技術將模擬信號轉換成數字信號時，應當充分做好銜接工作。
在模擬向數字轉換的過程中要建立一個統一的管理平臺。整個過程從采集、收入、轉碼、編目、存儲到播出都是針對節目，而節目所在的物理介質又都是由存儲管理系統進行維護的。既然數字信息與模擬信息都是圍繞節目而展開的，那么，只要建立一個以節目為共性特征的統一管理平臺，在節目采編過程中，既可在存儲管理系統內進行數字化直觀采編節目，也可利用原有計算機軟件管理系統查找所要的節目資料，再從庫存中調出所需的磁帶，通過數字化采集、回放系統，把模擬信息轉換成數字信息。
實現這樣的統一管理平臺，需要兩個方面的技術支持。一是存儲管理系統上接口的建立，解決數字化存儲與模擬磁帶的調用;二是對原有計算機軟件管理系統作結構性調整，將模擬磁帶的管理由基于磁帶管理轉變為基于節目管理。
模擬磁帶的計算機管理為實現數字化管理打好了基礎。只要將模擬信息通過計算機從原有的承載體中聚集到整個存儲系統管理的平臺上，形成統一的信息資源，才能使模擬信息與數字信息站在同一個管理層面，為全面實現數字化提供最佳過渡。
實現數字化管理應注意的問題
加強電視聲像檔案數字化技術管理，對提高電視臺工作效率，防止聲像檔案流失，具有十分重要的意義，在推行或配置數字化聲像資料管理設備時，應有全方位考慮和長遠規劃，盡力避免問題的出現。
做好正確的存儲方法。目前，通常情況下，常見的是大容量存儲介質，它主要包括硬盤陣列、光盤庫，以及剛推出的數據流磁帶。這些存儲介質本身就具有各自不同的特點與性能，也適用于不同的應用方式。鑒于現階段電視臺的存儲對象更多的集中在聲像素材和節目上，而又往往大量存儲在磁盤庫、光盤庫以及新的數據流磁帶庫里，因而在線的存儲系統則可采用高碼率視音頻和低碼率視音頻的分離存儲方式進行。
做好數據的壓縮與存儲。這里所講的數據壓縮，主要是指聲像信息容量的壓縮，在保證視頻質量的前提下，對數字視頻信號進行最大限度的壓縮。目前較流行的視頻壓縮標準有M-JPEG和MPEG。 M-JPEG采用幀內壓縮方式，適合視頻編輯，如果采用高壓縮比視頻質量會嚴重降低。 MPEG采用幀間壓縮方式，在高壓縮比下能獲得較高的圖像質量。因此，通過上述對比，選擇MPEG的方式進行視頻壓縮比較理想。
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運動員檔案是運動員在不同階段有收藏價值的信息的集合，常見的運動員登記表、登記批準文件、運動員成績冊、訓練檢查與評定等，都屬于運動員檔案管理的范疇。與以框架、卷盒、卷冊等保存的運動員紙質檔案相比，運動員電子檔案是以電子元器件為載體、以數字編碼形式顯示的電子文件，它屬于電子信息的一種。電子檔案對技術和設備的要求較高，檔案的保存、讀取和傳輸都必須依靠電子設備和軟件來實現。不過電子檔案也有其顯著優勢，它便于存儲和保管，可以進行跨時空、跨載體傳播，傳輸方便，共享性高，可供多次重復利用，這直接提高了檔案管理效率。原先需要沉重的紙墨來記錄的運動員指導性文件、訓練資料、運動員技術水平和成績等資料、運動員技術考評狀況等，都可以光盤、磁盤等電子存儲形式存儲起來。常見的運動員電子檔案管理方法有時間分類法、機構分類法和技術項目分類法等。近年來，隨著我國體育事業的發展，我國運動員電子檔案管理水平不斷提高，電子檔案管理在國家高水平體育后備人才基地建設和高水平運動員科學訓練管理中的重要性不斷凸顯，這就要求體育檔案管理人員必須加大信息化管理知識學習，以提高運動員電子檔案管理的信息化水平。
2新時期運動員電子檔案管理存在的問題
2.1基礎設施薄弱，檔案信息化程度低
雖說我國經濟體育管理水平不斷提高，但是，許多體校和運動隊都缺乏體育信息化建設意識，技術化管理思想淡薄，在檔案管理方面的投入也較少，致使檔案管理部門技術基礎薄弱，設備短缺，運動員檔案管理只好沿用傳統方法，以紙質檔案和手工管理為主。一些運動員人才庫雖然也在運動員檔案信息化建設上做出了諸多努力，但是由于我國運動員電子檔案管理工作起步晚、發展慢，運動員檔案管理模式不成熟，電子檔案管理存在諸多漏洞。
2.2電子檔案管理體系不健全
就目前來說，我國運動員電子檔案管理處于兩難局面。一方面，運動員層次多、訓練類型也較多，這對運動員電子檔案管理來說是個嚴峻的挑戰。另一方面，我國運動員管理信息化體系還不夠健全，如我國還沒有完善的有關運動員電子檔案管理的法律法規，并且電子檔案管理標準和規范不科學、不統一，許多運動員的電子檔案在生成過程中常常會遇到刪改、丟失等問題，電子檔案材料的真實性也沒法保證。再則，檔案部門在電子檔案管理方面缺乏有效的風險防范措施，沒有制定長期管理規劃，檔案的安全和長久性都有待加強。
2.3缺乏專業的電子檔案管理人才
缺乏專業的電子檔案管理人才，是許多檔案部門、運動員檔案庫在運動員電子檔案管理中遇到的主要問題。如許多體校都沒有按運動員電子檔案管理工作要求配備專門的電子檔案管理人才，運動員電子檔案管理都由專業運動員兼任，精通檔案管理人員大多不具備專業的體育知識，而專業運動員出身的檔案管理人員但是在信息系統開發和運用上都有所欠缺，致使電子技術在檔案管理中的作用難以體現出來。
3運動員電子檔案管理優化策略
3.1提高認識，革新檔案管理模式
在電子技術快速發展的大背景下，體育主管部門應對運動員人才庫提高認識，明確自身職責，做好運動員電子檔案分管工作，并以電子技術為核心，結合運動員檔案管理特點，分析、預測運動員電子檔案管理工作的作用和價值，建立運動員檔案歸檔范圍和管理制度，探索運動員檔案管理新路徑。這就要求體育主管部門、運動員人才庫盡快將運動員電子檔案管理工作提升日程，運用電子數據壓縮技術、電子掃描技術等，對運動員檔案中的各種信息、數據進行統計、對比和數字化轉換，盡快建立系統性、智能化的電子檔案數據庫。其次，加大檔案信息化管理投入，借助電子技術實現電子檔案管理手法革新，實現運動員檔案管理工作的自動化、信息化。
3.2完善電子檔案管理規范
在社會主義新時期，運動員電子檔案數量會大量增加，這就要求體育主管部門加強電子檔案法律建設，完善電子檔案管理法規、規范運動電子檔案管理標準，就運動員電子檔案生成、歸檔、保管、利用中應注意的問題做出明確規范，以確保運動員電子檔案信息的可靠性。運動員人才庫則要盡快研制、開發，采用數據格式標準統一、可以兼容的檔案管理軟件，同時嚴格依據運動員電子檔案管理法規，制定科學的運動員電子檔案工作計劃，規范運動員電子檔案積累、整理、鑒定、歸檔、保存等基礎工作，逐步提高運動員電子檔案管理水平。
3.3組建高素質的電子檔案管理隊伍
運動員電子檔案管理具有一定的特殊性，要想解決電子檔案管理人才不足問題，體校和運動員人才庫要加強專業運動員人才庫檔案管理隊伍建設，以滿足新時期運動員電子檔案管理需求。具體來說，體校和運動員人才庫首先要加大專業電子檔案管理人才引進力度，用薪酬和人性化管理留住人。其次，開展檔案管理人員專業理論知識教育和技能培訓，對原有檔案管理培訓體系進行升級，要求檔案管理人員通過自主學習、組織培訓等途徑，全面了解檔案信息系統的功能和特性，不斷提高電子檔案管理水平。
4結語
電子檔案管理基礎范文3
【關鍵詞】電子辦公；文書檔案；管理策略
1引言
相比傳統的工作模式，基于電子辦公環境下的文書檔案管理具有更強的技術性與適應性有點，可以就檔案建設、管理、開發、利用等整個流程的各個環節來進行優化，以通訊技術、網絡技術等作為支持，確保文書檔案內容的完整性與安全性，以現代化手段來實現文書檔案信息的數字化收集、存儲與傳送，為實際生產運營提供可靠支持。
2電子辦公環境下文書檔案管理現存不足
2.1工作意識未改變
醫院檔案的特點是量大且專業性強，對其進行管理，最為重要的一點就是在保證工作效率的同時，保證文書檔案內容的完整性與真實性，以及檔案資料的安全性?，F在醫院文書檔案逐漸落實了電子辦公，相比傳統的手工管理，電子管理效率更高。但是從整體上來講，因為相關領域起步較晚，與發達國家相比，我國電子辦公環境下文書檔案管理意識并不深入，依然存在部分文件采用的為封閉或半封閉的管理方式[1]。在傳統思想意識的限制下，相關管理技術更新緩慢，缺乏專業經驗作為支持，進而從根本上對文書檔案管理效果產生了影響。
2.2專業技術水平低
文書檔案電子化管理的前提是電子信息技術的靈活應用，面對日益增多的醫院文書檔案資料，想要保證高效的工作質量，務必要保證所用技術的較高適應性與有效性，能夠對文書檔案資料進行全面收集、存儲、分析、管理與應用，促進醫院運營管理工作的進一步發展。但是對于電子辦公來講，涉及到的技術以及理論復雜度較高，管理人員想要在短時間內熟練掌握相關技術將要面臨較大的困難。并且，基于醫院工作的特殊性，文書檔案資料必須要保證其真實性與完整性，信息技術的應用效果起到了至關重要的影響。目前我國相關技術的開發與應用上還存在較大的不足，在很大程度上限制了電子辦公的質量。
2.3管理標準不完善
針對文書檔案管理工作特點和要求，以滿足實際工作需求為根本，制定具有針對性的標準規范，來為整個管理工作的開展提供依據與支持。雖然我國文書檔案管理相關流程已經比較完善，但是對于應用年限較短的電子辦公來講依然缺乏統一的標準，而導致管理質量良莠不齊。文書檔案電子管理標準，需要就書寫、錄入、保存等環節進行指導，并對文書檔案資料收集、管理、使用等多個環節來制定明確標準，保證管理工作執行的科學性與有效性。
3電子辦公環境下文書檔案管理優化策略
3.1調整工作理念
為充分利用電子辦公環境的優勢，進一步提高醫院文書檔案管理綜合效率，首先要做的就是要對傳統工作理念和思想意識進行轉變，遵循時展趨勢，樹立信息化、數字化管理理念[2]。相比傳統的紙質檔案管理，信息化時代下的文書檔案管理模式得到了更新，以信息技術作為支持，以計算機網絡作為載體，實現文書檔案資料的收集、存儲、管理以及應用，在保證檔案資料安全管理的同時，便于后期的調查應用。數字化管理模式的建立，可以將電子辦公、區域電子政務、醫院信息化建設等進行融合，在單位內部建立一個完整的系統，便于對日常工作產生的文書檔案資料進行收集和整理，為后期的各項工作開展提供保障。
3.2完善規范標準
計算機技術與信息網絡技術現在被廣泛的應用到各個領域中，尤其是在醫院文書檔案管理中的應用，能夠推動整個管理工作向科學化方向發展?，F在文書檔案載體呈現多樣化，與傳統單一的紙質檔案相比靈活性更高，相應的傳統規范標準已經無法滿足實際需求，還需要根據電子辦公特點和要求，在原有基礎上來對規范標準進行補充完善。應對電子檔案建立過程進行嚴格規范，確定相關標準條件，保證文書檔案資料內容以及形式的規范化，便于后期的管理與應用。并且，修訂完善相關制度，用于配合文書檔案管理工作的持續化、制度化、規范化發展，從根本上來提高工作執行的有效性。
3.3檔案信息共享
相比傳統的管理方式，對文書檔案采用電子辦公的目的之一就是實現信息共享，以電子文書檔案資料為基礎，推動醫院運營管理工作的高效進行。應在原有工作基礎上進行總結，建立完善的文書檔案電子化網絡體系，根據統一、規范的標準來對文書檔案信息格式進行管理，并且實現軟件程序的一體化[3]。要求各個部門之間應保持良好的共享關系，根據統一的文書檔案管理標準，在內部實現所有資料信息的共享，將信息網絡的優勢充分發揮出來。
3.4完善基礎建設
很多醫院文書檔案電子化管理效率低下的主要限制原因就是基礎建設程度低，還需要在現有基礎上來不斷進行完善。以局域網文書檔案管理作為基礎，深入完成相關技術軟件的基礎建設，建立完善文書檔案管理信息基礎系統，結合現有的信息技術手段來實現管理工作的自動化與數字化發展。同時，加強對電子檔案管理與辦公流程、政府部門信息網絡的聯系，進一步推動信息共享的實現。并且，在日常管理工作中，還需要做好軟件的更新與管理，真正實現高效、快速的檔案管理。
4結語
電子辦公環境下，文書檔案信息化管理勢在必行，相比傳統的管理模式，電子化與信息化管理具有更高的效率。面對現存的不足和缺陷，應給予實際需求來進行分析，且有的放矢的采取措施進行調整與優化，保證進一步推動文書檔案電子管理工作的發展。
【參考文獻】
[1]齊曉磊.電子辦公環境下文書檔案的管理分析[J].辦公室業務，2017(21):88.
電子檔案管理基礎范文4
【關鍵詞】高校；檔案數字化；電子檔案
【中圖分類號】G250.76 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）01―0341―02
1、前言
隨著信息時代的發展，計算機網絡技術的普及，高校檔案數字化已成為檔案管理的必然趨勢。紙質檔案目前也多是以電子形式生成，管理需要一定的空間，檢索復雜，浪費大量的人力和資源。檔案數字化能夠使檔案信息長期保存，出錯率低，便于檢索和資源共享，大大提高利用率。因此，高校的檔案管理工作要加強檔案數字化的建設，建立完善的檔案管理系統，提高檔案管理水平。
2、高校檔案數字化的意義
紙質檔案管理由于檢索不便，其主要工作僅僅是收發、保存和查閱，利用率較低，不能充分發揮檔案資源的價值。隨著計算機使用的普遍，紙質檔案由原來人工變為電子形成，提高了檔案形成的速度，縮短了檔案收發、傳遞、歸檔等的時間，同時提高了準確性，減少了紙質檔案所造成的人力、物力、財力的浪費。隨著計算機和網絡技術的廣泛的使用，校園網絡建設逐漸完善，這為檔案的數字化提供了良好的基礎。由于高校檔案設計的內容繁多，且人員流動頻繁，傳統的紙質檔案更新速度較慢，不能及時反映當前情況，而通過建設數字化檔案，能夠快速及時地更新檔案資料，并能便捷地實現共享，使高校中的人員隨時了解動態。同時，目前國家檔案局對于檔案數字化建立和完善十分重視，高校檔案數字化勢在必行。
3、高校檔案數字化現狀
3.1 檔案實體保存不完善
由于傳統紙質檔案管理沿用時間交長，對檔案進行數字化，首先需要將檔案實體數字化，當紙質檔案受到時間和溫度、濕度等因素的影響，紙張逐漸變脆，字跡不清，且受到火災的威脅，為了做好檔案的防火防潮工作，需投入一定的維護成本。由于紙質檔案需要一定的空間，在進行檔案整理時，可能會造成一些資料的丟失，同時，隨著時間的流逝，保留的紙質檔案也會存在一些信息的缺失。在建立高效檔案數字化時，由于檔案實體的缺失，導致數字化檔案信息不健全。
3.2 檔案管理人員素質較低
一般高校對于檔案管理工作的重視程度較低，普遍認為檔案管理只是收發、管理檔案的簡單工作，在選擇檔案管理工作人員時，要求較低，很多人員都是由其他工作崗位中剩余的閑散人員充當，同時，經常在其他工作較忙時，檔案管理人員就會被調去做其他工作，導致檔案管理人員的專業水平和綜合素質普遍較低，而且人員更新較慢。而檔案數字化除了需要管理人員具備檔案管理的專業知識外，還要具有相關的計算機技術，高校中現有的檔案管理人員一般不具備這些條件，學校由于對檔案管理工作的不重視，也忽略了對管理人員專業知識和技能的培訓，技術水平落后，不能滿足檔案管理工作發展的需求。
3.3 電子文件管理缺失
目前檔案數字化建設處于初步階段，缺乏對于電子文件管理工作的相關規定，監管不到位，在收集、保存電子文件的過程中，沒有設立專人監督，這就為電子文件的流失帶來了隱患?，F在雖然檔案數字化逐漸建立，但紙質檔案管理仍占有很大的比重，不能完全實現檔案的同步數字化，電子文件的完整性和真實性也就無法保證。檔案數字化的管理制度缺乏，導致管理電子文件工作不能收到嚴格的監督管理，文件流失現象嚴重。在進行檔案數字化規劃時，對于電子文件的格式也沒有統一的規定，數字化的技術水平和質量較低，不利于檔案數字化建設的長遠發展。
3.4 基礎設施落后
檔案數字化需要相應的人員和設備支撐，如計算機、掃描儀、網絡、相關軟件，以及專業的管理人員和技術人員，這需要一定的資金投入。然而目前高校對于檔案數字化建立沒有引起足夠的重視，資金投入不足，基礎設施相對落后，不能滿足檔案數字化的基本要求，且人員不足，沒有高專業水平的技術人員。健全的基礎設施是實現檔案數字化的基本，而高校本身的資金有限，這也是阻礙高校檔案數字化建設最主要的影響因素。
4、促進高校檔案數字化建設措施
4.1 提高重視
加強高校檔案數字化建設，首先需要提高高校對檔案管理工作的重視，改變原有的觀念。檔案記錄了高校的發展過程，具有很大的歷史價值，同時為高校的發展提供依據，而傳統的紙質檔案受到時間的影響，逐漸變脆，較為久遠的檔案保存難度較大，且受到氣候、潮濕和火災的威脅，管理困難，建立數字化檔案能夠解決這些問題。檔案數字化檔案除了能夠長期保存檔案之外，同時能夠節省空間，加快檔案資料傳遞速度，便于資源共享。認識到檔案數字化建設的重要性，將檔案管理工作納入到高校工作的日常議程，才能不斷推動檔案數字化工作的發展。
4.2 完善基礎設施
基礎設施的完善，是保證檔案數字化建設的基本條件。檔案數字化建設的基礎設施包括硬件和軟件兩個方面，硬件是指由紙質檔案轉為電子檔案所需的計算機、掃描儀等，保存電子檔案的存儲設備，以及實現電子檔案資源共享的網絡設施等；軟件指的是與管理檔案相關的系統軟件，利用這類軟件能夠便于檔案的歸類、統計、檢索等。電子檔案的載體要有足夠的存儲空間，高質量的存儲性能，減少信息的損失，系統軟件要保證安全穩定。完善檔案數字化的基礎設施需要高校逐漸加大投入，不斷完善。
4.3 加強檔案管理隊伍培養
檔案數字化建設對于檔案管理人員的專業水平要求較高，不僅要具有檔案管理方面的知識，還要具備一定的計算機技術和相關軟件的操作技能及維護能力。這樣才能熟練地進行紙質檔案的數字化，電子檔案保存，在遇到網絡故障時，能夠及時解決問題，確保電子文件不會由于軟件和網絡的損壞造成不必要的流失。因此，高校要加強對檔案管理人員專業知識和技能的培訓，進行先進檔案管理方法的教學，定期檢查專業知識和軟件操作水平，使檔案管理人員能夠及時掌握檔案數字化建設和管理的新動態和進展，保證管理人員能夠熟練操作相關軟件，建立專業的檔案數字化管理隊伍，提高檔案管理人員的綜合素質。
4.4 確立明確的工作目標
高校的檔案數字化建設是一個長期的、系統化的工作，需要確立長遠的工作目標和階段性目標，以及實現階段性目標科學可行的實施方案。首先，需要確立一個明確的總體目標，以此作為具體實際工作的指導依據；其次，根據高校檔案管理工作的實際情況，確定階段性的目標，并制定詳細可行的方案，逐步實現，最終實現長遠目標。
4.5 建立嚴格的規范制度
無規矩不成方圓，沒有嚴格的規章制度，檔案數字化的建設也不能順利地實現，管理體系的規范化是檔案數字化建設的基礎之一。檔案數字化建設要對電子檔案的分類、程序、方法、格式、質量等做出明確的說明，還要確定電子檔案在進行入庫、修改、備份和刪除等操作時要遵守的原則和程序，同時，對于保密文件的管理、文件使用權限和使用范圍要遵守的制度做出明確地規定，防止重要文件的泄露和丟失。目前國家對于電子檔案的管理制度尚不完善，因此高校在建設檔案數字化時，要根據自身的實際情況，制定適應本校的規章制度，并嚴格執行，保證數字化檔案系統與其他工作系統兼容，數據完整，更新及時，實現檔案數字化的價值。
4.6 注意數字化檔案備份
雖然電子檔案能夠彌補紙質檔案受到火災和潮濕危害的不足，保存相對安全，但受到計算機和網絡安全性的威脅，同樣存在一定的安全隱患，因此在保存數字化檔案時要注意安全。數字化檔案的安全性包括三個方面：系統安全，即硬件系統和網絡的安全性，網絡的發展十分迅速，但尚需不斷提高安全性，在使用檔案數字化系統和網絡時，要采取安全訪問和身份認證等措施；物力安全，數字化檔案的存儲設備雖不像紙質檔案對環境的要求較高，但電子存儲設備對于溫度和濕度也有一定的要求，否則會造成資料數據的損失；數據安全，要建立健全的系統、檔案備份和操作日志，并對信息的完整性進行檢查，檢測和記錄非法入侵，保護檔案數據，對于保密文件，要與公共網絡隔離，防止泄露。
4.7 電子檔案與紙質檔案共同保存
紙質檔案是電子檔案的主要來源，是最原始的檔案，具有很大的保存價值。目前檔案數字化雖然已經成為檔案管理工作的趨勢，但紙質檔案仍有很重要的價值，不能完全合棄，在價值檔案數字化建設和數字化檔案的保存時，也要注重紙質檔案的保存工作。由于電子檔案需要將紙質檔案電子化，并進行其他數字化操作，在操作過程中容易造成資料的刪減或錯誤，如果沒有紙質檔案的參考，則電子檔案的真實性無從考證，也就不能保證檔案數字化建設的可靠性，失去了檔案數字化應有的價值。
4.8 制定合理的數字化策略
高校檔案數字化主要包括全部檔案的數字化、重點檔案數字化、特有檔案數字化、高頻檔案數字化和需要檔案數字化，全部檔案數字化是將高校的所有檔案信息全部進行數字化，工作量大，耗費大量的人力、物力、財力和時間；重點檔案數字化是將對于高校具有較高的利用價值的檔案進行數字化；特有檔案數字化是指針對其他檔案館沒有的檔案數字化；高頻檔案數字化是指在對出現頻率較高的檔案資料數字化；需要檔案數字化是指只在需要的情況下，對所需的檔案數字化。每種數字化都有一定的利弊，在建設高校檔案數字化時，根據實際需求選擇合適的方法，制定合理的策略。
5、結束語
檔案是記錄了高校的發展歷程，對于高校的發展具有很大的歷史意義和指導意義。檔案的數字化建設處于初步階段，尚存在一些問題，加強檔案數字化建設，首先要提高高校對檔案數字化的重視；加大投入，完善基礎設施；加強檔案管理隊伍的培養；確立明確的長遠和階段性目標；建立和完善相關的規章制度，并嚴格執行；提高數字化檔案的安全性；注意紙質檔案與電子檔案的共同保存；制定合理的數字化方法和策略。
參考文獻
[1]左晉儉.論高校檔案數字化工作流程的應用實踐[J].蘭臺世界，2012（17）
[2]王榕英.淺議高校檔案數字化進程中紙質檔案的保護工作[J].蘭臺世界，2009（12）
電子檔案管理基礎范文5
檔案信息化建設的主要任務是：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件；加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并入國家信息網。不難看出，檔案管理的信息化包含以下幾個方面內容：實現檔案信息的數字化、網絡化，將不同載體的檔案資源轉化為數字化信息，實現檔案資源的合理配置，建立起規范的、標準的、目錄數據庫及技術支撐平臺；檔案信息共享，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案資源的共享化，檔案管理人員需要有較好的知識結構、具有專業的檔案管理知識和一定的計算機操作能力；檔案管理工作必須科學化，能在正確的系統論、管理論的基礎上做出正確的決策。
檔案管理信息化的前提是規范化和標準化。由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，共享性差，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移檀性差；檔案自動化工作尚無統一的標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案管理工作的信息化。檔案信息化建設是社會信息化發展不可缺少的組成部分，也是現代檔案工作的基礎，是檔案工作現代化的必由之路。首先觀念現代化，即要正確確立各部門檔案是重要的信息資源這—重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進，要正確確立信息化檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現代化管理相適應的管理體系和運行機制，提高檔案的服務質量。同時，要以現代科學理論為指導，根據檔案工作的客觀規律和檔案的特點進行合理地組織、計劃和控制，實現管理方法科學化、管理機構高效化、管理形式現代化。
檔案管理信息化，就要加強對電子文件的歸檔管理，對各種不同類型不同載體的檔案進行數字化，為保證電子文檔的真實、完整、有效，應制定電子檔案管理方法。計算機技術的應用是檔案管理技術現代化的中心，而計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的，要科學制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化。檔案信息化體系由基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設五個方面構成，其中尤為重要的是基礎設施建設和檔案信息資源建設兩項內容。
檔案管理信息化，必須要確保檔案信息的安全性和完整性。檔案信息的安全包括檔案管理系統軟硬件自身的安全，還包括檔案信息傳播的安全。安全管理制度應從機房管理、軟件管理、操作、監督等多方面著手，以維護計算機系統的物理安全。軟件方面的問題可以通過技術手段來解決，在選擇、設計檔案管理系統時要充分考慮到系統的安全性把它作為一個重要的指標。
檔案管理信息化，必須重視檔案業務流程的重組。檔案管理信息化建設是在網絡環境下，通過計算機技術和現代網絡技術在檔案管理中的廣泛應用，改變原有的手工作業管理模式為自動化集成管理的工作方式，在這一變革中，檔案業務流程的重組包括：檔案信息收集、管理方式的改變。數據處理在文件處理階段就可完成，公文處理與檔案管理有機結合，實現文檔一體化可以自動完成各類檔案資料的統計工作，繪出各類統計報表；檔案信息檢索與提供利用方式的變革。網絡環境下將實現自動分類、自動標引、自動編目及自動檢索等工作，多數檔案資源可通過計算機網絡進行查閱和對外提供服務；檔案指導、編研工作從有形實體向虛擬網絡轉變等。信息技術重建檔案管理的運行環境和作業環境，傳統檔案組織機構、業務流程，管理體系越來越不適應檔案管理信息化的趨勢，所以有必要從管理理念到組織機構，從業務內容到業務流程進行有效重組，以適應變革的要求。
電子檔案管理基礎范文6
一、管理人員的重要性
電子文件歸檔后形成電子檔案的保存和開發利用，都要靠電子文件、電子檔案的形成者及其管理人員實施。沒有形成者及其管理人員，一切都無從談起。因此，培養一支合格的電子文件、電子檔案管理隊伍就顯得特別重要。
（一）電子檔案管理的特殊性
電子檔案的管理與紙質檔案的管理，有著截然不同的區別，這就造成電子文件及電子檔案管理的特殊性。
⒈信息內容數碼化
電子文件、電子檔案是將文字、圖形、圖像、聲音等信息，按照一定的格式轉換為數碼或符號，進行存儲、傳輸。紙質檔案是由文字、圖形、圖像等直接顯示其信息。這樣，管理人員對電子文件、電子檔案所記錄的信息不能直接閱讀，要靠通過相應的軟硬技術還原后才能知曉。管理人員如不懂相應的軟硬件技術和相關設備，就無法管理電子文件、電子檔案。
⒉文檔處理一體化
電子文件、電子檔案和電子計算機軟硬件技術及相關設備，有著密不可分的關系。離開了電子計算機軟硬件技術及相關設備，就沒了電子文件、電子檔案可言。紙質檔案在歸檔前的文件階段，檔案人員無須過問或參于管理，無須知道文件產生背景及其印刷等有關技術。待到文件階段的后期，對那些具有保存價值的文件，由文書人員進行收集、整理、歸檔。而電子文件歸檔必須要了解形成電子文件的相應軟件和設備。在電子文件設計形成階段，檔案人員就要進行指導，使生產的電子文件能按歸檔要求歸檔，并能進行統一管理和長期保存;同時還要了解具有長期保存價值的電子文件產生背景、數據格式、以及相應的電子計算機軟硬件技術等。電子文件形成后，在使用過程中，檔案人員要參于對其管理，熟知在使用過程中發生的各種情況，并進行積累。要及時按檔案整理、鑒定的有關要求，對電子文件進行收集、整理、鑒定、歸檔。否則長時期不過問，相關技術發生了變化，設備陳舊或更新，原來的電子文件，在新的條件下必然讀不出來，真實記錄就可能遭受損失。從管理方面看，電子文件、電子檔案之間很難劃分出明顯的界限。電子文件的形成者，電子檔案的管理者，要通力協作，才能保證電子文件、電子檔案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在電子文件時代，文檔一體化管理，勢在必行。
⒊保管保存技術化
電子檔案的保存要比紙質檔案保存復雜的多，紙質檔案只要符合保管、保護條件，就能達到長期保存的目的。而電子檔案長期保存就不那么簡單。首先要考慮電子檔案可存取性、可用性、可理解性等，這就要求不僅保存電子檔案所表述的信息，而且還要保存相應的軟硬件技術及背景信息等。電子檔案所依賴的電子計算機發展很快，設備不斷更新，軟件技術日新月異，其存儲載體性能也不甚耐久，磁性存儲載體常有退磁、粘連等現象，光盤也有矯變和保護膜遭受劃傷等現象。這些都是影響電子檔案長期保存的不利因素，需要電子檔案的管理人員認真對待，并且要有一套整的對策、技術和措施。
⒋利用形式多樣化
檔案的開發利用，是檔案工作者重要任務之一。我們保存檔案的目的，就是為了更好地發揮檔案的作用，為社會各項事業服務。對于紙質檔案的開發利用，我國已有一整套的方針政策和方法。對于電子檔案的開發利用，將會出現一系列新問題，如怎樣保證電子檔案的可存取性、可用性、可理解性？又如電子檔案利用場所，是允許上網利用？還是只限于在檔案館（室）的借閱系統？還有電子檔案的保密問題等等。這些都要根據電子檔案的特性，制定相應的政策和方法，不能照搬紙質檔案開發利用的政策和方法，而且還要有足夠的軟硬件技術保證才能開發利用好電子檔案。
（二）電子檔案管理的困難性
電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，是一項極其困難而艱巨的任務。這絕不是僅僅懂得紙質檔案一套管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。前者不懂電子文件形成、存儲、傳輸、檢索、利用等技術，就無法對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進行管理，更無法達到長期保存和開發利用電子檔案的目的。后者不懂檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節，無法理解電子檔案長期保存的必要性和嚴重性，無法實施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔，也就不可能采取一切必要的技術和措施，長期保存電子檔案。所以，我們不能盲目地認為凡是從事紙質檔案管理的人員，都能管理電子檔案室；也不能機械地認為凡是懂得電子計算機軟硬件技術或數字通信技術的人員，都可以管理電子檔案。電子檔案的管理是由于電子文件的出現而出現的新的事物。我們必須認識到：在電子時代，電子檔案的實質是技術工程；電子檔案管理，實質是一項檔案技術工程的管理，是一門新型的檔案管理學科。電子檔案的管理，要求管理人員既具備檔案管理基礎知識，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法；又要熟練掌握電子計算機軟硬件技術、數字通信技術等。它必須將這兩門學科溶于一休，否則就無法對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進行有效管理，這就大大地增加了管理的難度。
二、電子檔案管理人員必備的知識技能
電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理人員，必須具備以下的知識的技能，才能適應其崗位職責的要求。
（一）檔案管理基礎知識
⒈了解檔案的產生與發展的歷史過程，明確檔案的基本含義、本質屬性和檔案種類的劃分。
⒉掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法，掌握檔案管理和利用中有關信息反饋技術和方法。
⒊掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護條件；掌握檔案庫房內外溫濕度變化的一般規律; 掌握微生物、鼠類危害檔案的防治措施、技術和方法。
⒋了解文件的概念，明確文件及公務文件特點、功能及其表現，劃分公文立卷范圍和編制立卷類目等。
（二）電子計算機應用知識
⒈電子計算機技術。電子計算機是一種能自動完成信息處理的機器。認真學習電子計算機技術，目的是了解電子計算機技術的發展過程及發展趨勢。懂得電子計算機的運算器、控制器、內存儲器及外部設備等，牢固地掌握電子計算機的基礎知識和工作原理。
⒉電子計算機軟件技術。電子計算機軟件是指為了完成電子計算機本身的管理或針對不同的信息處理任務而編制的程序及文檔。電子計算機是靠人們把事先編好的程序裝進機內之后才能工作，而程序是由程序人員編寫和調試。程序人員根據實際需要提出問題，然后確定計算方法，構造數據模型，寫出流程圖，選擇適用的語言，編寫出程序并上機反復調試，直到滿足實際需要為止。認真學習電子計算機軟件技術，就是要了解熟悉電子計算機使用的二進制和其它數制的轉換關系、機器語言、匯編語言等，掌握程序編制的基本原則和方法。
⒊現代通信及電子計算機網格技術。在現代社會中，人類活動所需的各種信息都是依靠以現代通信技術為基礎的通信設備來處理、存儲和傳輸的。認真學習現代通信技術，就是要了解現代通信的工作原理及所需設備的作用、性能及發展趨勢，掌握信息存儲、傳輸的方法和技術，為管理電子文件、電子檔案打好技術基礎。
⒋辦公自動化（OA）及電子計算機輔助設計（CAD）技術。電子計算機在國家機關、社會團體等部門的應用，主要體現在辦公自動化和電子計算機輔助設計等方面，并產生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動化、電子計算機輔助設計等基本知識，就掌握了電子文件從產生到動作的過程及規律，便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術要求。
⒌電子計算機技術在檔案部門應用知識。電子計算機在檔案部門的應用，正在兩個方面迅速地展開：一是為提高紙質等載體檔案的管理效率，開發檔案信息資源為社會服務，而大量使用電子計算機技術；二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理，也離不開電子計算機。學習電子計算機在檔案部門應用知識，就是要了解電子計算機在檔案部門的應用情況及發展趨勢，掌握各種應用的典型范例，熟悉其相應的應用程序等。更深入地拓寬電子計算機在檔案部門的應用范圍。
⒍設備維護知識。電子文件、電子檔案的管理，涉及很多設備，如電子計算機及外部設備、數字通信的一系列設備、電源設備、調控設備等。了解這些設備的工作原理并對這些設備進行保養、維修是極其重要的。這涉及到很多的專業知識。我們對這些知識必須有一定的了解，而且要掌握一些保養、維修設備的實際操作技能。
⒎標準化知識。電子文件、電子檔案管理離不開標準化。它涉及到標準制定、貫徹、修訂等知識和方法；涉及到電子計算機信息處理、信息技術管理、電子文件生成到電子檔案管理的工藝流程、保存條件等多方面的標準內容。了解并制定、完善這些標準，才可能做好電子文件、電子檔案的管理工作。
（三）外語能力
