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檔案智慧管理范文1
關鍵詞：智慧城市 數字化檔案管理
實現智慧化的城市服務和管理，是21世紀初以來在全球開展的未來城市的新實踐。概括來講，智慧城市包含無處不在的網絡環境、無所不包的海量數據環境與共享、無所不容的業務管理和服務模式。隨著國家大數據戰略的實施，智慧生活、智慧城市、智慧政府離我們越來越近，也給數字化檔案管理新的機遇和挑戰。本文僅從幾個方面進行論述。
一是數字化檔案實現資源共享，消除“數據鴻溝”，推進智慧城市建設。前些年，很多城市規劃管理的各類材料均以紙質文件為主，即使各經辦人有電子文件，也無統一標準，且零星分散存放于各自電腦中，而且資料版本混亂、共享程度低，形成了嚴重的信息孤島和數據鴻溝。為了不斷推進規劃管理向便捷化、數字化、精細化、高效化發展，確保實現城市規劃系統業務檔案和圖形數據的資源共享。在規劃管理信息平臺應用之后，首先，項目從報建開始到審批結束，通過“邊辦理、邊歸檔”，自然而然地形成了業務檔案的累積，使這些數字化檔案成為運用高科技手段服務智慧城市的點睛之筆。用戶在系統中可方便的查詢各類檔案，檔案利用效率得到很大提升。同時，通過對整個系統內總規、控規、專項規劃、規劃審批紅線等空間數據進行梳理，制定各類標準，建立更新機制，實現統一建庫、管理與一張圖應用，解決了數據版本混亂、信息孤島問題，為規劃編制審批和管理提供了科學可靠的圖形支撐。信息技術普遍在規劃部門的應用，促進了“智慧城市”建設。
二是數字化檔案成為延伸智慧城市公共服務平臺整體框架建設的神經末梢。我們看到智慧城市公共服務平臺實現平臺與教育、醫療、社保、養老、交通、旅游、食品追溯等信息化系統的互聯互通和數據共享，構建整個城市在線公共服務體系，讓公眾切實感受到智慧城市建設帶來的便利和實惠。比如推廣健康檔案、電子病歷、遠程醫療等智慧醫療應用，全面深化醫療衛生服務信息化。還有深化社會保險、社會救助、優撫安置等領域的信息資源共享和網上服務整合，建立健全覆蓋城鄉的社保信息服務體系，拓展社會保障卡發行和應用范圍，提升社會保障智慧化水平。這些都需要精準地落實落細在數字化檔案上。同時，結合無線城市網、城市物聯網建設，優化智能交通系統在交通監測、擁堵疏導、預測預警等方面的功能，提高智能交通管理水平，健全智慧出行體系。
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1.地質資料檔案是地質工作者工作成果的重要體現。地質工作優先于其他行業，是一項最基礎的工作，是社會經濟發展的保障和先行者。伴隨可持續發展概念的提出，沒有任何一個國家的經濟發展不依靠礦物原料。在社會工業化發展進程中，人們常常通過地質找礦。而地質工作者工作的最終成果便是地質資料。因此，對地質資料的收集和管理顯得尤為重要。經濟社會的發展對地質工作的依賴說到底就是對其成果的依賴，地質資料具有重大的使用價值。
2.地質資料檔案的使用價值。首先，地質資料具有三個鮮明特點：其一，地質資料是上游產品。地質資料是上游產品主要體現在其價值伴隨經濟增長而增長。若社會發展進步快，則對礦產資源的需求量大，從而使得對地質資料信息的需求量就越大；反正，則其使用價值變小。其次，地質資料是多環節產品。地質資料檔案是多環節產品的原因有幾點：（1）形成周期長；（2）投入成本高；（3）專業技術強。無論哪一個礦床的地質資料形成都需要一個漫長的過程，每一個技術環節都是極其復雜的，其都具有不同的使用價值。三是潛在價值大。通過在原有的地質資料檔案上的探究，進一步加強工作力度便能得到地質成果。綜上所述，地質工作越來越受到人們的重視，地質資料的需求決定了其社會地位和價值。
二、地質資料檔案社會化服務的現狀
伴隨信息技術的飛速發展和在全國各行業中的應用，“數字國土”正被逐漸推廣?！秷D文地質資料數據庫》項目改變了地質資料的存儲方式，人們可以更為方便的對相關資料進行查閱。國務院《關于加強地質工作的決定》頒布后，國土部門首先對涉密資料進行逐步清理。建立、建全地質資料網絡服務體系；成果地質資料電子文件匯交格式等一系列的配套文件，為開展地質資料的社會化服務提供了充分的政策依據、技術標準和規范。
三、地質資料檔案社會化服務存在問題及解決對策
1.地質資料檔案社會化服務存在問題。（1）資料管理與服務跟不上時代步伐。我國現今的地質資料管理分為國家和省級管理。即國土資源部對全國的地質資料進行統一的管理，各省國土資源廳對基層的地質資料進行統一管理。由于管理重點及職責分工上的差別，使得資料管理的責任不明確，交叉管理的現象存在。（2）資料匯交不及時。資料匯交不及時主要體現在地質成果資料匯交一次驗收合格率過低；管理體制不順，地質資料管理部門長期以來隸屬政、企不分的地礦部門管理，從而使部分匯交人擔心自身利益受損而拒交資料；法制觀念不強，對匯交的地質資料的有關規定不了解法律制度不完善，匯交人擔心資料匯交后權益得不到法律保護；匯交管理手段不硬，缺乏有效制約拒交、欠交的辦法。（3）落后的社會化服務方式。
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首先，繼續強化社保檔案管理的理解與認識
一、加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要。
隨著社會保險改革的逐步深化，“社會人”將是必然發展趨勢。社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統工程，若無完整準確的個人資料記載，即安全有序的社會保險檔案管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會保險改革的進程。
二、加強社會保險的檔案管理，是社會保險業務本身的必然要求。
一個參保人從辦理參保手續到離退休以及中間失業等享受社會保險的各項待遇，要經過諸多環節。在辦理參保手續時，首先要填寫保險卡及個人詳細情況表等，作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納社會保險費、劃撥個人帳戶、計算利息，有時還要對繳費比例、繳費基數及養老金發放標準進行調整。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出手續等，這些詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據。社會保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。
三、加強社會保險檔案管理，有利于社保部門提高業務質量和辦事效率。
檔案資料的收集、整理實際上是對業務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業務工作進行回顧整理、總結，從中找出經驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。
其次，理性審視社保檔案管理的現狀
一、對社會保險檔案重視不夠。由于社會保險檔案數量巨大，工作環節繁瑣，加之有關領導的不重視，對社會保險檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，人員配備、經費不到位的情況普遍存在，甚至對相關信息管理混亂，隨意性較強。
二、社會保險檔案多頭管理。管理不統一，其結果就是責任缺位。社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，在我國不一樣的類別社會保險檔案分別歸屬不一樣的部門管理，形成了多頭管理問題，造成不一樣的檔案分屬不一樣的部門，各部門之間資訊溝通困難，一個人的保險資料分別保存在不一樣的機構，不少社保經辦機構不遵循檔案集中統一管理的原則，綜合檔案室只保管文書檔案，其余業務材料都存放在業務科室。且管理辦法各異，沒有一個完整的檔案資訊中心能夠查詢到一個人的全部社會保障檔案資訊。
三、缺乏專業社會保險檔案的管理標準和規范。社會保險檔案管理缺乏國家標準，造成社會保險檔案的各地管理辦法不統一。在社會保障檔案的不一樣專業類別中，管理的規范和水平也不一致。哪些資料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些資料不需要歸檔，如何銷毀；哪些資料需要分類、分級管理；哪些資料需要集中統一管理，如何管理；客觀上沒有形成良好的運行機制和工作秩序。主觀上也需要建立標準化、規范化的管理制度和管理程序。
四、社保檔案人員業務培訓少，業務水平亟待提高。社保經辦機構對檔案人員的業務培訓較少，開展經驗交流的機會也不多；雖然一些社保機構有較多高學歷的兼職檔案工作者，但檔案專業人才很少，未經檔案專業培訓的兼職檔案工作者往往業務水平偏低，影響了檔案管理工作。
此外，努力創新社保檔案管理工作
一、建立健全相關制度，規范程序，理順社保檔案工作管理機制。依據《檔案法》，《保密法》等法規政策，制定社保檔案分類大綱和保管期限。對每一類檔案制定出相應的管理制度，從而構建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業務報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復而造成的浪費，實現社會保險檔案的集中管理。
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［關鍵詞］ 職業學校；內部審計；檔案管理
職業學校內部審計檔案是學校內部審計部門在執行審計任務、履行審計職責時收集、制作與使用的各種材料。檔案形式有文字、圖表、聲像、實物、電子光盤等［1］。內部審計檔案內容包括以下4類文件材料：①立項類文件材料；②證明類文件材料；③結論類文件材料；④備查類文件材料。
1職業學校內部審計檔案管理工作的重要性
隨著職業教育改革的深入開展以及各級政府和社會各界對職業教育投入的增加，職業學校的辦學規模在不斷擴大，職業教育經費的使用已越來越受到公眾的關注。因此，加強對教育經費使用的監督十分重要。職業學校內部審計檔案是學校審計工作的重要組成部分，它是審計活動的真實記錄，也是考查內部審計工作質量、研究審計工作歷史的重要依據。因而，建立完整而系統的職校內部審計檔案有著重要的現實意義。
1．1 有利于提高內部審計工作的管理水平，促進內部審計工作積極、高效開展
當前，我國職業學校內部審計工作質量還不高，做好審計檔案管理工作，首先將有助于內審工作者進行工作質量評估，并不斷創新，為職業教育的規范管理創造條件；其次有助于評價內審人員的工作業績和業務水平，有助于新參加工作的審計人員業務能力的提高。
1．2有利于節約審計時間和人力
學校內部審計常常要參照以往的審計數據、審計方案等內容，學校建立的內審檔案規范、管理有效，在學校開展內部審計時就能合理利用審計檔案資源，充分發揮內審檔案的參考和借鑒作用，可以節約人力、物力和時間。
2 職業學校內部審計檔案管理現狀
當前職業教育已從快速發展期進入精致管理期，內部審計檔案管理工作由于起步較晚，研究探索較少，加之領導重視不夠，尚處于不完善狀態，已不適應現代職業學校管理的需要，存在的問題主要有以下幾方面。
2．1對內部審計檔案管理的認識存在偏差
職業學校對內審檔案管理的重要性認識不夠，缺乏相關的制度指導和規范。內部審計管理人員在做審計項目時，往往出具了審計報告，提出了審計意見，審計項目就算完成，有關文件資料沒有及時按相關法規要求歸檔、管理，待今后工作中需要查找相關資料時，因沒有及時歸檔而無法查閱。
2．2 內部審計檔案管理方法有待改進
由于內部審計檔案管理人員多數是由財務部門工作人員兼職的，沒有經過檔案業務知識的專門培訓，不熟悉檔案管理的基本操作流程，缺乏檔案管理工作經驗；另外，檔案設施不完善，沒有專門的場地和必要的存檔工具，文件資料隨處堆放，時間稍長，難免丟失。
2．3內部審計檔案人員管理能力有待提高
由于內部審計檔案管理人員多數是兼職的，本身對審計檔案的開發與利用認識不夠，難以真正發揮內部審計檔案的作用。
3加強職業學校內部審計檔案管理的幾項舉措
內部審計檔案的管理質量直接影響著學校內部審計的工作質量。只有正確處理好審計檔案管理與審計工作的關系才能有效開展審計工作，加強職業學校內部審計檔案管理的舉措有以下幾方面。
3．1正確樹立內部審計檔案管理和檔案服務的理念
內部審計檔案管理是學校做好審計工作的基礎和前提，檔案服務是檔案管理的目標。內部審計相關人員應充分認識內部審計檔案對加強內部審計工作所起的重要作用。
3．2建立和完善內部審計檔案管理制度
制度是行為規范，學校應按照上級部門有關規定，根據學校具體情況制定適合本單位的內審檔案管理制度和內部控制制度，統一立卷歸檔的程序、范圍，有相對固定的檔案管理人員，明確檔案員的職責和權限；建立檔案安全保密制度，避免審計風險；審計檔案管理制度化且具科學性。
3．3提高內審檔案管理人員的業務素質和職業道德修養
制度要靠人來執行，檔案管理工作的好壞，取決于工作人員的綜合素質。因此要通過多渠道加強對檔案管理人員的培訓，不斷提高業務技能，增強敬業愛崗、保守秘密等職業道德修養。
3．4做好內審檔案管理的監管工作
內審檔案立卷、歸檔一般按照“誰審計，誰立卷”的原則，即項目審計組組長為內部審計檔案立卷責任人，負責項目審計過程中形成的全部文件材料的收集、整理、鑒別，并作合理的取舍，經內部審計處負責人審核通過后按立卷方法進行組卷，再移交給審計處檔案員。檔案管理人員負責將這些案卷進行收集、分類，然后登記編號歸檔。為確保內部審計檔案安全、完整，應當將檔案入專柜保管至次年6月30日，再向學校檔案管理部門移交。內審部門負責人要經常督促、檢查內審檔案管理人員的工作，使他們及時做好立卷、歸檔工作，不斷提高內審檔案的管理水平。
3．5采用內部審計紙質檔案和電子檔案并存的管理方式
審計檔案管理人員要努力提高電算化水平，能熟練應用計算機軟件。對一些利用頻率高、又需查閱原件的紙質材料可選擇性地通過掃描等方式轉化為儲存在磁性介質上的電子信息，充分利用計算機儲存量大、查閱方便的特點，首先將要查閱的資料快速、準確定位，然后再查原始資料，以此減少查詢工作量，提高工作效率。
職業學校要根據內部審計發展的時代特點，結合內部審計工作的實際，切實加強內部審計檔案管理工作，進一步完善學校內部審計檔案管理的方式與方法，使內部審計檔案管理制度化、規范化、現代化，為學校加強內部管理發揮更大的作用。
檔案智慧管理范文5
關鍵詞：企業；社會保障；人事檔案；對策探究
0引言
基于我國社會保障制度體系建設在維護國家安定、社會穩定，促進我國社會經濟發展、保障全體公民安居樂業所擔當的重要社會角色，文章分析了在我國社會保障體系建設及運行當中，仍然面臨諸多矛盾和問題，存在許多不盡人意的地方，尤其是企業人事檔案管理工作在社會保障體系建設中的不到位，引發了太多的糾紛，從而導致上訪、投訴案件的增多，給我國新常態下的社會穩定造成影響。為此，筆者就此展開論述。
1當前企業人事檔案管理工作中存在的問題
1．1企業改制導致職工檔案的管理缺失
隨著我國經濟體制改革的深入，改制企業的勞動關系是否理順則成了重點和難點，有些改制企業在工作中忽視人事檔案的重要性，移交操作過于簡單，如：有的改制企業把職工的社會養老保險費和社會醫療保險費以及人員名單交給社保部門就算完成改制任務，而遺留問題及改制時因該完善的工作往往用一句簡單的“企業已改制，檔案已托管到社保”加以推諉。由于改制企業職工的人事檔案移交管理不到位，繼而出現這樣的現象：改制破產后企業職工人事檔案有的移交社保部門、有的移交主管部門、有的仍堆放在企業，有的干脆放在個人口袋里。然而檔案畢竟是個人的歷史資料，往往在關鍵時候體現它的作用。當有政策出臺可享受優惠而需要開證明時，問題就來了。檔案放在社保的，還可從社保開具房改貨幣化補貼證明、出國經濟收人證明、購房經濟收入證明、購房貸款證明等。但是對子女教育、工齡認定、辦理遺屬供養生活費等證明，由于社保部門本身畢竟沒有檔案管理這項職能，也沒有時間和精力將人事檔案管理工作細化到家，所以很多時候這樣的證明社保部門無法開具，給個人帶來一些不便和影響。可以說，由于改制破產企業職工檔案移交管理的不到位，給檔案所有人、社保部門造成許多不利的影響，而且給原本就承擔繁重工作任務的社保機構帶來額外的負擔。
1．2特殊工種記錄不完善
根據國家的有關規定，特殊工種審批統一由各級地方勞動保障部門根據企業上報材料對從事特殊工種名稱、從事時間、公示結果、企業上報備案材料及本人檔案記載等情況進行核對，并嚴格把好審核、審批關，對沒有原始檔案或原始檔案沒有記載特殊工種經歷的，不得作為特殊工種提前退休依據。根據以上政策，勞動障保部門審定特殊工種的重點也是唯一依據，是國家和各省所定的特殊工種目錄中從事某項工種記載的原始記錄，因此，對提前退休特殊工種的審批，檔案管理尤為重要，這項工作做好了，既能保護在特殊崗位上職工的合法權益，也能遏制企業違規辦理職工提前退休、審批把關不嚴、審批條件掌握不一，甚至違反規定審批的不良現象。綜上，原始檔案的管理成了維護職工合法權益、規范職工退休審批制度，促進養老保險制度改革的有力保證。目前由于改制企業或某些歷史原因，許多檔案遺失或檔案記錄不全。有的企業雖有檔案，也有記錄，但職工工作崗位轉換后，不及時記入檔案，很難保證檔案真實性與合法性；有的檔案記錄不全，工資單上反映特殊工種的補貼，不能證明職工自己從事的特殊工種職業崗位時間。所以說，改制企業職工檔案管理工作的缺位，將給特殊工種的認定帶來巨大的困難。
1．3合同制職工檔案管理存在的問題
實行勞動合同制是《勞動法》的主要內容，是加強企業經營機制轉換的一項重大舉措，是企業人事制度建立，并與社會主義市場經濟體制相適應的必然要求，也是企業實行人員聘任制度的必然途徑。實行聘用制后，雙方可以協商約定聘用時間，打破了以前以崗位定終身的用人制度，用工形式日趨靈活，人才流動更加頻繁。但目前有些企業對合同制職工的檔案管理不規范，有的甚至無勞動合同，對續聘、解聘、崗位調整、職務升遷、工資待遇、獎懲尚無據可尋，致使用人單位與職工之間矛盾沖突常有發生。企業隨意解除合同，損害了職工的切身利益，在發生勞動爭議時往往因職工與單位沒有一份完整的用工記錄，沒有勞動合同，給勞動爭議仲裁帶來麻煩，更是影響到了勞動爭議仲裁的公正性。
2對策與措施
2．1加大宣傳力度，以提高全社會的共識
與社會保障體系建設的發展進程相比，企業人事檔案管理工作目前存在著一定的差距，表現在：社保信息提供不準確、不及時；改制單位職工檔案不完整；人事檔案管理基礎工作較為薄弱；部門與部門之間存在差距等。這一方面影響了政策的貫徹落實，另一方面也影響了政府部門的形象。所以提高各單位及企業人事干部對檔案管理重要性認識尤為關鍵。只有從基礎抓起，保證各企業所提供檔案的準確性、及時性，才能保證在落實各項社會保障待遇及開展勞動爭議仲裁等各項工作時的準確、公正，更好地保障職工的合法權益。
2．2明確目標任務、以突出工作重點為前提
一是加快社區檔案信息平臺建設。托管社保人員在檔案進入社保后，由于從單位人轉向社會人，單位對職工推向社會就不再履行管理手續，而社保在收到“兩費”后，就只停留在“兩費”管理，而忽視了人員的其它管理，造成職工需要檔案時，無處可查，給職工本人和社保工作造成了許多麻煩。社區建立檔案信息平臺后，實現社區與社保計算機信息聯網，社保部門通過社區提供的各種信息，及時了解職工的生存狀況、健康狀況、工作變動情況，以及其他有關信息，通過及時地歸檔，建立完整的個人信息數據庫，為提供全面、準確的檔案服務打下良好的基礎。二是加強特殊工種檔案的管理。涉及有特殊工種的用人企業應加強特殊工種管理檔案，將本企業職工從事特殊工種的名稱、從事特殊工種起止時間及變換工種（工作）崗位等情況做出完整人事檔案記錄，將單位從事特殊工種職工花名冊報當地勞動保險部門登記備案或建立數據庫實行計算機管理，確保勞動保障部門對所轄提前退休的特殊工種的職工進行年度檢查審核。對職工符合提前退休條件，在辦理提前退休手續時，勞動部門根據每年年檢從事特殊工種的名稱、起止時間及累計從事特殊工種年限進行審核，以此為據進行公告，在無異議情況下，方可辦理提前退休審批，以便杜絕過程中的人情“風”、鉆空子等不公正的現象。三是加強勞動合同的管理。全面推行勞動合同用工制度，不是一項孤立的工作，需要企業的嚴格管理和重視。所以，有關部門要加大《勞動法》執法力度，督促企業與職工簽訂規范合法的勞動合同，并建立用工合同檔案管理制度，做到各種爭議案件有據可依，切實維護勞動關系爭議雙方的合法權益。勞動爭議仲裁實踐表明，勞動爭議案件的處理關鍵是事實清楚，材料準確，檔案完整。而這些都離不開檔案管理部門所做的基礎工作，所以說檔案管理的成效直接影響著仲裁工作的準確性、公正性。
2．3努力完善工作制度，以提高管理水平
俗話說，沒有規矩，不成方圓，要讓企業人事檔案管理工作為社會保障工作提供有效的服務，就必須建立一套較為完整的企業人事檔案管理制度，并由熟悉企業人事檔案管理的工作人員規范社保人事檔案管理。企業人事檔案收集手段要不斷改善，社保部門要盡早介入。要盡可能創造條件，并利用現代先進管理手段，建立計算機信息平臺，加強現有企業檔案室的管理。加強企業人事工作人員培訓交流工作，讓他們樹立一種全新的檔案理念。只有做到企業人事檔案資料的真實和完善，才能實現社保工作的公平、公正，才能保障職工的合法權益。企業人事檔案的收集、保管和利用，正成為我國勞動保障部門解決勞動糾紛、認定工齡、提前退休審批、養老保險金認領等各項工作必不可少的重要環節。所以應積極探索企業人事檔案工作的新思路、新方法，善于創造性的開展工作，努力實現企業人事檔案工作的創新發展。
參考文獻
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檔案智慧管理范文6
1 社保檔案的特點
社保檔案在整個社保工作中具有非常重要的地位，是實現社會保障信息交流與共享的保證，是參保者維護其合法權益的重要憑證，也是社保部門進行科學管理、提高工作效率的必要條件。作為一項專業的管理工作，社會保險檔案具有以下特點：一是，數量龐大。隨著我國社保制度的改革，參與社保的人口已從城市覆蓋到農村，最終實現全民參保，這就是社保檔案數量的龐大。二是，動態變化。個人的社保檔案會隨著個人工作單位的變化，而發生關系轉移，各項社保繳費情況也會依據個人工資的增減發生變化，這就決定了社保檔案的動態變化。三是，以人為本。社保檔案以人為基本對象來辦理的，個人是社會保險檔案的最基礎的形成單位。社保檔案是個人參與社保的原始憑證，也是維護個人利益的重要憑證。就如人事檔案一樣，隨著個人變化，產生相應變化。四是，規范性。社保檔案是按國家的有關規范來辦理的。具體表現在：一是，辦理活動的規范，即各類社會保險都有統一的辦理程序、繳付費標準；二是，形成材料的規范，即各類社會保險都有規定有規范的記錄卡，登記清冊及報表，不論是哪個單位的職工，其形成的相關材料具有一致性。
2 加強社保檔案管理的必要性及重要意義
一是，加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要。隨著社會保險改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會人”。社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統工程，若無完整準確的個人資料記載，即安全有序的社會保險檔案管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會保險改革的進程。二是，加強社會保險的檔案管理，是社會保險業務本身的必然要求。一個參保人從辦理參保手續到離退休以及中間失業等享受社會保險的各項待遇，要經過諸多環節。在辦理參保手續時，首先要填寫保險卡及個人詳細情況表等作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納社會保險費、劃撥個人賬戶、計算利息，有時還要對繳費比例、繳費基數及養老金發放標準進行調整。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出手續等，這些詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據。社會保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。三是，加強社會保險檔案管理，有利于社保部門提高業務質量和辦事效率。檔案資料的收集、整理實際上是對業務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業務工作進行回顧整理、總結，從中找出經驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動?？梢詾闆Q策者提供準確的各項統計數據，為領導科學決策提供服務，提高辦事效率。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會保險工作的前提條件。
3 完善八個環節，提高社會保險檔案管理水平
基礎不牢，地動山搖。要想社會保障事業取得長足健康的發展，首先就需要從基礎工作抓起，夯實檔案在社會保險工作中的基礎地位，充分發揮好檔案的服務作用重點做好以下八個方面的工作。
3.1 科學分類
檔案分類不僅是檔案文件整理中的一個工作程序，更重要的是在整個歸檔文件整理工作中具有主導的作用。沒有合理的分類，歸檔文件收集整理工作就無法開展下去。歸檔文件只有賦予鮮明的特征，才能加以區別和聯系，便于保管和利用。所以，確定社會保險檔案的分類標準，實現科學分類，是檔案歸集、整理和保管的基礎，同時又指導著其它各項工作的有序展開。
3.2 日常歸檔
平時歸檔是立卷人員依照檔案分類與范圍。將已經辦理完畢的文件材料，隨時歸入臨時卷夾（卷盒）內，這就是平時歸檔。平時歸檔要“隨辦隨歸”，今日事今日畢，不得積累到第二年立卷時再歸卷。這樣，有利于保持文件材料之間的聯系，保證歸檔文件材料的齊全完整。歸檔文件材料的排列，要按照各類文件材料歸檔的范圍、發生時間、重要程序分門別類地收集和整理，依次進行排列。檔案在整理后，要去掉金屬物，對破損的應按裱糊技術要求進行托裱。
3.3 合理編號
整卷裝訂的案卷其全部卷內文件要編統一的順序頁號。并以“件”為單位在文件材料的首面加蓋歸檔章。同時，搞好編制目錄。歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、所在頁號（或件號）、備注等項目。件號即文件材料的排列順序號。責任者是指制發文件材料的組織或個人。文號即發文的字號。題名即文件材料的標題。日期即文件材料的形成時間。頁數即填寫一件文件材料的總頁數。備注即需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等。
3.4 標準化裝訂
按照國家最新的檔案管理辦法，文書類檔案可以不裝訂，可按件和保管期限直接裝盒。而會計類和社會保險業務類檔案必須裝訂成冊。裝訂材料，必須選用經檔案行政部門認可，符合檔案保護要求的安全材質。裝訂檔案，一律采用案卷左側裝訂，并將左、下側對齊，采用“三孔一線”的方法裝訂。
3.5 填寫卷面和檔案裝盒
案卷封面項目包括：全宗名稱、案卷標題、起始時間、保管期限、件、頁數和歸檔號。案卷封面項目的填寫，要求內容完整、概括準確、字跡整潔、一目了然。這里需要明確幾個欄次的概念：（1）全宗號。全宗號欄內按同級檔案局給定的全宗號填寫，暫未給定的此項可空置，待同級檔案館給定全宗號后再行填寫。（2）年度。年度欄內填寫盒內文件的形成年度。填寫時要采用公元紀年，以4位阿拉伯小寫數字表示，不得簡化。（3）保管期限。保管期限欄一般以漢字全稱表示，分為“永久”、“長期”、“短期”。長期為16-50年，短期為15年以下。（4）機構或問題。機構或問題欄是指按哪種類目進行分類。如果檔案按科室分就是“機構”，如“辦公室、業務科”；如按照業務類目分就是“問題”，如“基金核定表”、“業務臺賬”。卷面填寫完畢后，根據不同類別、不同年度、不同保管期限的歸檔文件材料不能放入同一檔案盒。檔案盒的厚度與歸檔文件材料的厚度相適應，避免歸檔文件材料彎曲受損。
3.6 定期移交
按照有關規定，凡在工作中形成的在歸檔范圍內的文件材料，均由相關責任部門進行整理、立卷、裝訂，并定期移交檔案部門歸檔。各職能部門應在次年初向檔案管理部門移交檔案，交接雙方根據移交目錄清點核對，并履行簽字手續。應歸檔的文件材料要齊全完整。
3.7 規范排列
案卷移交檔案室后，管理檔案人員要將一個年度、一個類別的案卷進行系統化的排列，使卷與卷之間保持一定聯系，固定順序。便于查找利用。
