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摘要：本文從城市化進程中城建檔案利用存在的問題分析入手，探討基于智慧城市的發展視角下，城建檔案如何優化利用的改進計劃，旨在提升城建檔案的服務利用能力，為城建檔案的利用發展提供參考性建議。
關鍵詞：智慧城市；城建檔案；檔案利用；優化研究
作為城市建設、發展過程中的原始記錄，城建檔案不僅為城市發展規劃保管和提供了歷史實踐經驗，更在土地產權劃分、建筑評定、建筑事故定責等方面發揮著原始憑證的重要作用。城建檔案也是城市記憶、城市歷史與文化的聚合體，在科學教育領域、青少年和公眾的愛國教育方面發揮著獨特的文化陣地的作用，更是一座城市塑造城市名片與形象的重要突破口。過去二十年是我國城鎮化高速發展的黃金期，不斷更新的城市基礎設施使城市建設工程相關的資料呈爆發式增長，大型工程、超級工程綜合體越來越多，城建檔案所涉及的行業門類也日益復雜；而城市管理者在面對經濟產業發展、城市人口增長、公共服務需求倍增的情況下，也迫切需要從城建檔案的歷史資料中吸取經驗與教訓，少走彎路。城建檔案管理的目的是將城市建設過程中形成的資料進行科學有效歸集與保管，并借助信息技術工具、檔案工作人員的智力對城建檔案進行編研與提供利用服務，并轉化成有價值的信息資源，以史料、年鑒、地方志、匯編等多樣化的形式為城市建設、經濟發展提供知識價值與決策建議參考。數據時代是知識為王，網絡時代是共享至上的時代，在兩股時代洪流的共同交織下，一種基于數字城市、智能城市概念之上的新理念智慧城市應運而生。目前，檔案學界對智慧城市還沒有達成理論上的共識結論，但從其他行業的認識與實踐來看，智慧城市是利用現代信息技術對檔案數據進行的加工、共享，并使其具備主動感知城市的運行狀態的能力，對城市管理中的風險能夠做出提前預判，最終實現城市運行與管理的智能化，提高城市居民生活的幸福感與滿足感，從而實現社會全面可持續發展的目標。智慧城市理念所帶來的時代訴求讓城建檔案機構在履行檔案資料收集、存儲、保管的基本功能與行政職能外，更要跟隨服務性政府的步伐，接納新的先進理念和技術工具，來拓展和優化其社會公共服務功能。
一、城建檔案管理利用的現狀
城市化進程帶來的深刻變化為城建檔案工作帶來新的巨大負荷與挑戰，無論是城建檔案日常管理工作量還是服務效率與服務滿意度上，都很難跟上城市化快速發展期的政府機構、社會組織、普通群眾訴求的更新與變化，這種發展節奏的不對等矛盾為城建檔案的管理與利用帶來了諸多新的問題。第一，城建檔案利用率不足。除特大城市外，大多數的地方城市沒有足夠的財力、人力去支持城建檔案資料的價值開發，日常的城建檔案管理工作僅停留在收集、歸檔、保管上，而對城建檔案的利用主要停留在查閱和展覽層面上，很少有深度加工與編研的投入，城建檔案“只編不研、只存不用”的問題普遍存在。此外，由于部分城建檔案涉密的要求規范以及激勵考核制度的缺乏，相關工作人員對檔案信息進行數據開發與共享存在比較隱蔽的抵觸狀態，由于缺乏系統化的工作流程，導致檔案收集不完整、檔案損壞、檔案資料更新緩慢等問題，令城建檔案的利用服務效果大打折扣。第二，城建檔案成果價值較低。從檔案利用的深度來看，城建檔案的編研僅限于檔案的分類、聚合還有展覽等功能上，至于檔案電子化進程后，并沒有借助大數據、云計算等先進的信息技術工具進行檔案信息的挖掘工作，檔案本身的數據價值與知識價值仍是尚待開發的沃土，而這些城建檔案在服務城市建設與發展上雖具有一定的貢獻，但與其內涵的價值相比，創造的價值量仍比較小，因此得不到各部門的重視與開發。第三，跨部門融合度不高。城市建設作為龐大的工程，涉及到的政府職能部門較多，對城市規劃建設進行決策也會涉及到跨部門的討論。然而，真實的情況是城建檔案在檔案信息化中猶如信息孤島，信息在城建部門內部單向流動且相對封閉，與圖書、醫療等領域檔案信息以及政府方面的檔案信息化進程和成果顯得差距甚大，這些部門都是現代城市治理過程中的重要一環，應加強溝通與開放共享，共同服務于城市建設。在電子政務推動下，公共服務部門信息資源共享與業務協同有了統一的運行平臺、目錄規則與協作機制，但城建檔案在核心的編目規則、著錄要求、分類條件上是獨立自主的檔案體系規則，與電子政務的相關機制規則是兩套完全獨立的體系，在電子政務共享平臺上的信息資源融合率并不好。因此，有必要對城建檔案進行二次開發和轉碼工作，這樣才能融入電子政務的共享平臺。第四，軟硬件技術支撐不夠。過去十年，紙質檔案向電子檔案的升級是城建管理檔案的一次質變，計算機、網絡技術也極大改善了服務質量、提升了工作效率，但采購的軟硬件系統缺乏良好的運行與管理機制，存在閑置和重復建設等問題。而對大數據、云計算、物聯網、人工智能等新技術的采購，也常常滯后于市場化需求，采購的軟硬件剛上線沒多久就面臨技術升級或淘汰的風險，或者采購回來后發現與實際業務流程不太相符，功能用不上。在軟硬件技術上，無論是自建還是外購都存在缺乏頂層設計、技術設備盲目上馬、缺乏專業運維與管理的支持等多方面的問題。第五，人員隊伍嚴重不足。專業的城建檔案管理人員和團隊是城建檔案價值發現的前提和基礎，而各地城建管理部門中，相關人員的年齡、知識結構與技能水平明顯不足，專業技能落后亟待更新和提高。在思想意識上，對待新的技術工具，不愿意或不想接受思想普遍。此外，身兼多職或者一人多崗的情況也制約了檔案管理與利用效果，城建檔案管理隊伍的專業化水平與時代發展、用戶訴求之間存在巨大的鴻溝。第六，制度建設不足。城建檔案信息中涉及到大量的產權、商業、審批等政府關鍵信息，出于對信息安全的考慮，城建檔案有一定的涉密保護制度，因此相對封閉。而對于共享政策法規上，由于隸屬不同的管理部門，傳統的檔案機構很難進行檔案業務指導，導致在城建檔案管理的法律法規上，缺乏統籌性的法律法規來指導地方部門規章制度，這也給城建檔案的發展帶來了困擾。此外，從傳統模式來講，城建檔案是一項被動的服務職能，在外部需求或者任務指派的情況下，才會形成提供利用的服務，這種模式下，城建檔案工作人員缺乏有效的激勵制度和獎懲制度，導致工作的積極性和主動性不足。
二、智慧城市對城建檔案的重要性
智慧城市是人類進入信息時代和信息社會后發展的必然產物，以信息技術為核心的智慧城市建設已經成為城市發展模式的范本目標。在《國家新型城鎮化規劃（2014-2020）》中已經明確了智慧城市建設的總體目標，而在智慧城市的建設過程中，城建檔案是貫穿始終的真實原始記錄，是城市建設的見證者、數據集成者，也是構建智慧城市大數據中心的基礎數據來源。智慧城市本身也是城市治理的智慧化和信息化，其特征可以總結為主動智能感知、網絡互聯共享、技術裝備智能化、全員參與四個方面，共享與共建是智慧城市的前提與基礎，智能化則是智慧城市的呈現形態。在智慧城市形態特征的要求下，城建檔案的編研與管理呈現出數據化、知識化、開放共享、用戶需求為導向等新特征，檔案利用服務的對象也擴大到全社會和全體民眾。城建檔案不在拘泥于“憑證”這一點上，作為檔案信息，其核心價值在于通過檔案利用發揮憑證價值、參考價值、知識價值和文化價值。因此，可以將城建檔案的公共服務功能集中概括為：城市歷史文化記憶、城建信息知識服務、科教宣傳、業務與專業技能培訓及指導與休閑娛樂五大方面。從以上幾個方向入手，城建檔案將會成為智慧城市提供公共服務的一個窗口，針對城市建設中某一領域的問題探討，城建檔案數據庫能夠提供海量、真實的數據資料來促使跨部門間的討論、協作和融合。因此，智慧城市形態要求城建檔案的管理部門必須基于新的環境擴大相關檔案信息資源收集、歸檔的范圍，充實并加強相關部門的專業能力與服務意識，優化其城建檔案的利用服務能力。
三、基于智慧城市的城建檔案利用優化建議
智慧城市是現代城市發展生態的一個具體形態目標，與其說是一套不斷更新的城市運營與管理體系，不如將其視為一套全新的認知理念，這種理念是對城市公共服務體系的一次全新升華。城建檔案在這個新生態中得到數據價值重估的發展，而要想跟上智慧城市建設發展的步伐，城建檔案的服務利用必須從“以藏為主”向“藏用結合、以用為主”的目標轉變，更需要從以下幾方面進行優化和改變：
（一）加強基礎制度建設
制度建設的目標是引導城建檔案從文稿管理向數據管理、知識管理服務轉型，而頂層制度建設是保障這個系統和管理機制高效運作的前提條件。對于檔案涉密問題，可以制定詳細的解密規則或數據分類分層規則，在保密大前提下，盡可能加快城建檔案資源的開放與共享。此外，重點要自上而下制定統籌、綱領性的城建檔案法律法規，使機構的組織變革、技術與服務進步有法可依，有明確的目標和方向。在具體的工作環節上，要制定詳細的細則，確保工作流程的標準化。此外，城建檔案利用過程也要有對應的獎勵和懲罰機制，適當的激勵是推動工作向前的催化器，而嚴格的懲罰也是保證工作嚴肅性和合規性的重要條件。
（二）創新檔案服務模式
城建檔案的服務職能應由任務、職能導向轉變為用戶需求導向，從提供檔案信息來供用戶查閱使用到主動調研用戶需求，并根據用戶需求針對性地進行檔案編研開發，從而提供優質的檔案咨詢與利用服務。首先，檔案服務機制要主動前置。城建檔案部門要通過跨部門的溝通與公眾意見征集等形式，主動地向社會了解城建檔案的需求傾向與內容偏好，集中人員力量優先開發那些需求迫切的、特定內容需求集中的、與智慧城市建設密切相關的城建主題檔案。其次，要建立資政服務的理念與機制。無論是城市更新還是智慧城市模式的建設，全國各個城市的進度都有先有后、有快有慢，而城市建制的不同也使其城建檔案的積累量級也會有所不同。但針對不同階段的城市規劃、建設、管理的規律性、經驗總結，可以通過參考咨詢的形式向其他城市進行分享，這樣就可以減少其他城市在建設中的資源浪費，重復建設的問題，也避免走彎路，實現“先建帶動后建”的經驗復制模式。最后，要千方百計豐富檔案利用的形式?，F有的城建檔案服務方式主要是查閱、借出、復制、展覽幾種類別，互聯網技術使部分服務能以互聯網平臺為載體進行。因此，城建檔案工作也要迎合用戶使用習慣的改變，加大重視力度，把微信公眾號、小程序、APP等功能集成于地方政務平臺內，從而達到方便用戶申請預約的目的，千方百計豐富檔案利用的形式。
（三）加快推動技術革新
技術革新主要從城建檔案數據庫建設與利用元數據技術解決檔案數據標準兩方面入手。基于城市化進程產生的海量城建檔案數據，不僅要盡快實現檔案數字化的全覆蓋，更需要建立垂直一體化的信息管理系統，來實現對檔案數據的有效保管與利用。在此基礎上，還可以針對不同的需求來分門別類建立主題數據庫，對于基建、市政、文化等公共基礎設施建設的專項議題提供海量信息數據參考。元數據技術有助于檔案數據識別、價值挖掘。通過元數據管理來解決檔案數據的標準格式問題和跨部門的數據標準一致性問題，方便編目、檢索以及可視化工作，為跨部門數據共享服務和智慧城市建設提供支持。同時元數據技術也使檔案數據系統的拓展性和兼容性大大加強，未來能夠與電子政府系統或其他系統快速對接端口，從而實現復數效應的開發與利用。
（四）加強檔案人才隊伍建設
智慧城市和數據城市重新定義了檔案機構的服務價值，為城建檔案管理機構的變革創造了歷史性機遇，相關人員要自上而下必須意識到機會的來臨。首當其沖的就是要樹立主體責任意識與服務意識，堅決治理“庸政、懶政、散政”的行為，從管理機制、激勵機制、問責機制三方面提升城建檔案工作人員的工作積極性、責任感和服務意識。要加大專業檔案人才的引進力度，專人專崗辦專業事，對現有的工作人員要加強技能培訓，特別是檔案數據處理能力與分析能力。還要積極與專業檔案管理機構等社會組織進行溝通、互訪，通過“引進來、走出去”的模式來加強跨部門、校企間專家學者的交流與合作，增強產業觀念，形成以“容易找、方便用”為城建檔案服務目標。
（五）加強跨部門協同作業
智慧城市建設不僅需要公共服務部門信息資源的共享，更需要跨部門間建立協作機制。共享不僅發掘了檔案信息資源的價值，更方便了服務與利用，而跨部門協作是確保規劃落實和日常事務協調管理的必由之路。智慧城市建設是一項復雜的系統工程，城建檔案與其它部門一樣是必不可少的環節，要想實現整體的有效運作，就必須保證各個環節之間是通暢無阻，連接有效的。為了達到這一目標，就需要涉及到城建檔案工作的各部門加強協同辦公與溝通的能力，通過跨部門齊心協力，才能實現這一宏大的發展愿景?？傊?，智慧城市的理念是根植于大數據時代背景的，不僅是一種技術與管理模式的革新，更是檔案服務理念的一次升級，對于提升城市管理效率，城建檔案服務水平的提升有極大幫助。在新時代背景下，城建檔案部門也面臨組織變革、服務變革的重大歷史機遇，而要把握住這個機遇，不僅需要科學規劃、制度保障、技術升級、專業人員更新，更需要在財力物力上給予充足的保障供應，集合上述努力才能確保城建檔案利用優化，從而實現智慧城市的建設目標。
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作者:高海宏 單位:長春市九臺區住房和城鄉建設局
