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摘要：本文從城建檔案管理工作重要性角度出發，總結城建檔案管理面臨的困境，提出對應優化方案，希望借助有效手段促進智慧城市的穩定進行。
關鍵詞：管理體系；城建檔案；優化措施；智慧城市
隨著科技的發展，智慧型城建檔案管理成為重要的研究課題，受到廣泛關注。當前，不同城市間智慧型城建檔案管理表現出顯著的差異，不能采取“一刀切”的管理模式，而是應該以城市發展現狀為基礎，制定針對性的檔案管理方案。另外，智慧型城建檔案管理實施過程并非是任意的，必須充分考慮動態影響因素，及時收集重要的管理資料，為城市的建設發展提供理論依據。
一、智慧城市背景下城建檔案管理工作的重要性
隨著城鎮化建設布局的不斷推進，傳統的城建檔案管理工作，老舊思路和方法已跟不上時代的發展和城鎮化建設的步伐，在不斷創新的基礎上，特別是智慧城市口號的提出，都要求城建檔案管理工作要發展新思路、新方向，不僅是適應國家、城市發展的各項進步，最重要的是，要完善和改革智慧城市背景下城建檔案管理工作的意義及價值。分析智慧城市對于城建檔案管理工作的要求，主要有以下幾項內容：第一，倡導智慧城市理念的發展和落實，將科技力量融入城建檔案管理工作中，通過科技進步和發展解決更多的綜合問題，促進城建檔案管理工作達到更高的效率。例如，智慧城市中對于各項檔案的存貯問題，對于當前信息的保存和對于后期數據的提取，都要有更高的要求，信息化和電子存儲成為最基礎的要求。第二，城建檔案管理工作的發展，都需要極為細致的配套、整合和改革。自動化、信息化科技的不斷更新和應用，將城建檔案管理工作提煉出更高標準，在大數據的分析和影響下，通過對原有城建檔案信息和數據的提取、分析、利用，更能提出對城市建設、改造等方面更為積極、實用的思路和方法，同時將城市發展的歷史記錄在案，對城市的后續進步及國家政策的推動給與銘記。因此，智慧城市理念促進了城建檔案管理工作職能的開發，更體現了檔案管理宏觀意義和重要價值。近年來，我國重視城市化建設工作的開展，并取得了一定的成果。城建檔案管理工作被視為城市建設的基礎，需要得到高度重視。智慧化城市建設是當前研究的重要課題，其要求必須具備完善的城建管理體系，提高城市建設的速度和質量。對于智慧化城市建設來說，其融入了無盡的科技元素，從本質角度改善了檔案管理效率，尤其是解決了傳統檔案資源丟失的問題。智慧化城市建設十分重視檔案管理工作，并在網絡技術和數字化技術的幫助下實現了檔案資源的轉換，即將傳統的紙張檔案轉換為電子檔案，如此一來，城建檔案信息的儲存更加便捷。目前來說，城建檔案管理工作逐漸趨于完善，向著智能化和高效化的方向發展，有利于城市建設規劃和施工的順利實施。
二、當前城建檔案管理工作面臨的困境
（一）城建檔案管理與時代發展脫節
科學化的城建檔案管理工作為城市的發展打下基礎，但是，當前卻存在著顯著的管理模式落后問題，制約著城市經濟的提升。從本質角度來看，技術手段落后是導致城建檔案管理與時代發展脫節的主要原因，尤其是傳統檔案管理手段的延續，使得管理效率不斷下降，無法滿足城市建設的需求。另外，部分地區不重視檔案資源共享系統的建設，導致城建檔案數據無法做到及時的交流，降低檔案資源的實用價值。除此之外，傳統的紙質城建檔案管理未能進行全方位的改革，原始的文本數據經常因管理人員的失誤而受損，造成珍貴的城建檔案資源逐漸流失。時代的發展改變了人們的生活方式，對應的城建檔案管理工作也在隨著變化，但部分地區并不在意檔案管理體系的建設，無法挖掘檔案資源中潛在的信息，使得城建檔案資源的價值無法體現、逐漸流失。
（二）城建檔案信息收集工作難以開展
隨著時代的發展，城建檔案管理工作也在實施變革，力求實現由量到質的轉變，這也是城市規劃建設的重要工作。但是，城建檔案管理工作的變革是一項龐大的任務，需要信息技術的支持，而海量檔案信息的采集工作難以開展，這就制約了城市建設工作的進展速度。由于部分地區采取的是傳統的管理方式，檔案資源的載體以紙質為主，無法在短時間內完成檔案信息收集工作，即使所收集的檔案資源，因往往存在著數據不精確、不清楚等問題，進而無法使用。可見，導致檔案資源收集工作難以開展的原因是管理模式的落后，傳統的紙質載體模式弊端重重，使得城建檔案管理工作的革新帶來了麻煩，還需要繼續完善。
（三）城建檔案管理制度不完善
通過對現行城建檔案管理工作的實際情況來看，檔案管理人員從工作重視度及具體工作職責要求都存在一定的不足。這些不足體現在復雜的檔案資料的收集和登記中，當工作人員管理意識陳舊，缺乏重視時，輕則導致檔案資料的不完整、不規范，保存缺乏正規流程等；重則導致檔案資料的缺失，無論對于城市發展歷史的記錄還是實際建設中檔案的調取使用，都是無法估量的損失。智慧城市背景下的城建檔案管理工作，從基礎的資料整理歸檔，到各類檔案資料的保存、維護都有相當嚴格的要求，對于管理工作的人才配備、技術投入、資金投入等，都有具體的流程，保證了管理工作的有序、高效開展。而對于管理人員自身，缺乏專業性及綜合能力素養，更沒有專業的管理團隊和完善的管理制度，對檔案搜集、歸檔、保存、使用都缺乏詳細的流程和制度，也就導致管理成效低下，無法保證工作中突發問題的解決和處理。
三、智慧城市背景下城建檔案管理的原則
首先，針對現行實際操作中的問題，我們要從最基礎的工作中進行補充和完善，特別是從人員崗位職責和工作重視度中進行教育和學習，規范城建檔案管理工作的具體步驟和內容，學習和引用新的思路、方法，體現城建檔案管理工作的意義與價值。其次，在具體的檔案管理工作中，要提高管理制度和工作制度的有效性，在通過詳盡健全的制度的管理下，快速學習和掌握城建檔案管理工作的基礎及要點，積極開展調整和再教育，不斷更新管理思路和方式的情況下，保障檔案管理工作的準確性、真實性和使用性，提高城建檔案的利用率，為城市建設提供更多的科學參考，保證關聯單位和對口用戶的需求。
四、智慧城市背景下城建檔案管理工作改革方案
（一）重視檔案管理系統的建設
智慧城市建設的靈魂是信息技術，而城建檔案管理工作的革新也需要信息技術的支持，為此，相關的檔案管理部門需要做的是完善管理體系，從檔案管理的基礎工作入手，制定合理的檔案管理任務，強化檔案管理的有效性和專業性。為了確保檔案管理體系的正常運行，管理部門還需要對管理人員實施責任分工，盡可能細化每位管理人員的工作內容，實現管理體系的上行下效。另外，城建檔案管理工作的監督不可忽視，這也是檔案管理系統的重點，所以，管理部門定期對管理人員的管理工作進行檢查，對不符合要求的管理人員實施處罰，對工作認真、有突出貢獻的管理人員實施獎勵，激發其工作熱情，降低城建檔案管理工作存在的風險。
（二）實現檔案管理設施的優化
軟硬件設備是城市建設的前提，城建檔案管理工作的實施也以軟硬件設備為基礎。首先，促進城建檔案管理工作的革新，即我們所謂的紙質管理模式向數字化管理模式的變革，這個過程需要引入專業的軟硬件設備，借助信息化技術促進檔案管理模式的完善。其次，實現城建檔案管理與網絡技術的結合，創建科學化的網絡共享平臺，將海量的檔案資源存儲于云端，這個過程則需要實施網絡技術和計算機的更新換代。正是由于網絡技術的引入，城建檔案管理工作更加便捷，打破了地域間的檔案信息傳輸約束，實現了檔案資源的共享。最后，根據需求采購軟硬件設備，管理部門要深入基層，對軟硬件設備需求開展全方位的調研，掌握最基本的需求狀況，從而制定采購名單，從整體角度改善管理部門的軟硬件設備水平，達到設備的更新目的。
（三）全面推進城建檔案工作數字化進程
1.構建城建檔案的數據庫。智能化檔案管理數據庫為云端檔案資源處理帶來了可能，極大程度上緩解了傳統紙質檔案管理帶來的壓力，使得城建檔案管理過程極具科技特色。由于城建檔案數據庫存在于云端，需要信息技術和網絡技術的融合，其中必不可少的會造成數據的泄漏，所以，安全問題不可忽視。城建檔案數據庫的建設并非是任意的，必須靠實際狀況，尤其是根據發展水平控制管理規模。無論哪種形式的檔案數據庫，其必須在保證安全的前提下實施。數據共享是檔案數據庫的基本功能，其在一定程度上成為了城市建設的數據依據。2.加強城建檔案網站建設。城建檔案網站是一個工作平臺，它不僅是對城建信息保存管理的內部平臺，也是對于信息再利用的綜合平臺，這其中，最重要的就是部門間的相互調取和查閱。在城建檔案網站的建立過程中，要納入科學性，加入智慧城市的特色背景，通過電子檔案的管理等技術，完善網站的主體及輔助功能。同時，網站的建立，還應配備反饋機制，加強用戶間的聯系，確保用戶的使用體驗得到反饋，及時調整或更改網站的管理辦法或使用方法，便于檔案的調取和參考，更對檔案信息進行更新和維護，保證其準確性和真實性。最后，網站的建立，更多的是在于信息的傳遞和查閱，因此，對于信息的保護和威脅的入侵一定要做好規劃和防范。通過提高一定的準入門檻，加上線上的咨詢服務，確保信息的安全傳遞，提高網站的交互性能，保證信息的完整和安全，防范各類黑客等威脅的入侵。3.提高城建檔案的利用率，滿足更多城市建設和其他需要。城建檔案信息服務渠道非常簡單且獨立，對于檔案的調取和使用，在智慧城市背景下應該進行一定的科學拓寬。信息技術發展的當下，各種APP等平臺的參與，可以加快對城建檔案的調取和查閱，也就提高了其利用效率。其次，專業網站的建立和維護，也保證了各項城建檔案數據的查詢和調取，更能通過詳細的搜索得到相應的大數據分析，使用者可以更為精準地得到所需信息、數據、內容及各項政策法規等。再次，對于使用頻次較高的合作單位或者用戶，可以設立社交軟件或公眾號、小程序等簡易平臺進行溝通和聯系，方便專業數據的及時推送，更方便對于信息的查閱和具體信息的了解，提高用戶的使用體驗，從而提高城建檔案信息的利用率，提高城建檔案管理工作的效率。4.開發城建檔案管理平臺。一般來說，城建檔案管理的重點是檔案數據的處理，只有掌握了海量數據中潛在的信息，才能準確把握智慧城建的發展方向，進而制定準確的發展規劃。所以，城建檔案管理需要大力研發數據平臺，開發高效的數據處理軟件，收集各個地區的檔案資源信息，形成龐大的數據庫，為后續智慧城建項目的發展規劃提供依據。值得注意的是，城建檔案管理平臺包含著復雜的信息，既有檔案資源信息，又有用戶使用信息，所以，用戶可根據需要從數據平臺中尋找所需的資源，非常便捷。城建檔案管理平臺還具備一定的數據推送功能，可對用戶的基本需求作出判斷，將相關的檔案信息進行推送，此時，智慧城市建設工作將會更加高效。
（四）強化城建檔案人才培養
優秀人才的培養為智慧城市建設創造了條件，合理的檔案資源管理使得數據的檢索和分析能力顯著改善，再加上網絡技術的融合，檔案資源逐漸實現了共享。當前來說，城建檔案管理工作的重點不再是簡單的檔案資源收集和整理，而是偏向于服務能力，而服務能力的提升必須以優秀人才為基礎。在新時代背景下，管理部門的首要任務是培養管理人才，組織多樣化的管理人員培訓計劃，為管理人員提供充足的實踐機會，強化其檔案管理能力。另外，管理部門還需要根據需求提升管理人員的入崗門檻，除了具備相關的職業證書外，還需要懂得一定的專業知識。面對時代的發展，檔案管理部門還實施了針對性的崗位獎勵制度，對于特殊的管理崗位增設津貼，例如管理技術研發崗位等，其目的是激發科研人員的研發熱情，最大程度上完善管理系統，引導更多的管理工作者努力工作。
（五）完善管理團隊
優秀的人才是智慧型城建檔案管理實施的基礎，所以，當前的首要任務是創建高水平的管理團隊。首先，組織有效的優秀人才招聘計劃，篩選符合城市建設所需求的人才，并對其實施科學化的崗位培訓，最大化提高檔案管理質量。人才的篩選不僅要考慮其是否具備相關的資格證書，還需要考慮其是否能處理實際問題，即篩選高質量的實踐型人才。其次，實施科學化的人才培訓制度。人才培訓制度的開展是提高其專業水平的重要途徑，也是目前不可缺少的步驟。對城建檔案管理人才培訓來說，其需要懂得基本的檔案管理知識，并熟悉多樣化的檔案管理技術，尤其是學會如何獨立解決檔案管理過程出現的問題。最后，創建合理的城建檔案管理制度。以城市發展現狀為基礎，向檔案管理制度中引入信息化技術，并在大數據的幫助下挖掘深層次的檔案管理信息，為后續檔案管理制度的完善打下基礎。綜上所述，智慧城市建設是未來發展的主要趨勢，信息技術的融入使得檔案資源管理過程更加高效。為了確保智慧城市建設工作的有效推進，必須實施科學化的檔案資源管理，創建合理的檔案管理系統，培養和引進專業的人才，將檔案資源的價值充分發揮出來?？梢姡腔鄢鞘薪ㄔO是一項龐大的工程，并向著智能化和信息化趨勢發展，需要科研人員和技術人員的不斷努力。
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作者:陳芳芳 陳仁昌 單位:濰坊醫學院附屬醫院 濰坊市婦幼保健院
