前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的高校智慧檔案館建設探索3篇，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
高校智慧檔案館建設是以提升高校檔案管理和服務效益為導向，充分依托智慧校園平臺，在高校數字檔案館建設基礎上結合高校檔案館自身館藏的特點，整合檔案數據資源，改善信息服務模式，實現業務應用智慧整合、檔案資源充分共享、檔案管理高效便捷、智能終端廣泛應用，構建長效性高校智慧檔案館建設機制，提供在校師生、社會用戶基于局域網、校園網、互聯網的全媒體檔案信息知識傳輸的新型高校檔案館。智慧檔案館理念的提出源于2013年中國互聯網大會上中國工程院院士、互聯網專家鄔賀銓提出的“大智移云”，即大數據、智能化、移動互聯網和云計算[1]。
高校智慧檔案館建設必須以檔案信息化建設為前提，檔案資料信息化后才能通過互聯網展現在用戶面前。高校人事檔案是教職員工身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載高校教職員工人生軌跡的重要依據[2]，起著重要的憑證、依據和參考的作用。中組部在2010年率先實現中管干部人事檔案信息化管理，目前20多個省區市和部分中央單位已完成在職干部人事檔案信息化。例如，浙江省檔案服務率先實現了網上查檔服務，實現省內“異地查檔、跨館服務”，可以直接從網上發出查檔申請，檔案館支持自取、電子郵件、掛號信、EMS四種收取檔案的方式[3]。國家檔案局制定的《干部人事檔案信息化技術規范》作為國家標準于2017年7月正式頒布實施，是全國干部人事檔案信息化工作國家層面的指導，有利于高校人事檔案信息化全國標準的一致。
一、人事檔案信息化的重要意義
高校人事檔案是高校人事管理系統的重要資源，是高校干部成長發展的記錄，是高校管理信息化建設與管理效能提升的重要支撐[4]。人事檔案信息化是高校檔案館提供高標準服務的前提。與人事檔案信息化相比，文書類檔案信息化在很多高校檔案館已經取得了階段性成果，因此人事檔案管理信息化是大勢所趨。隨著高校人事檔案材料的不斷增多、需要保存時間的延長及所占用物理空間的不斷增大，都需要通過人事檔↑蘭臺世界LANTAIWORLD案信息化來解決。
1.人事檔案信息化實現了檔案的永久保存。人事檔案信息化能有效地保護人事檔案原件，因為信息化后的人事檔案信息可以代替原件使用，有利于保護檔案原件，即使出現天災人禍，信息化副本的不同介質保存、異地保存也使人事檔案免遭毀滅性的破壞。人事檔案信息化后在數字版本的人事檔案上可以使用技術手段對檔案材料模糊褪變的字跡進行恢復，這些保存措施、技術恢復手段都有利于人事檔案的永久保存。信息化之后的高校人事檔案在物理存儲環境上具有更優越的適應性。時至今日，信息存儲技術已高度發達，存儲載體與平臺豐富多樣，尤其是固態盤陣列系統的成功和虛擬存儲技術的發展不僅極大擴展了信息存儲容量，提升了數據存儲的安全性，在數據訪問性能、數據傳輸性能、數據管理能力等方面也實現了卓越的進步，大大提高了信息的使用效率。
2.人事檔案信息化充實高校智慧檔案館資源建設。高校人事檔案信息化建設包括兩個方面的任務：一是人事檔案目錄數據庫建設和紙質人事檔案的信息化；二是現行電子文件歸檔與電子檔案管理。人事檔案目錄數據庫、信息化的人事檔案、新產生的電子文檔都是高校智慧檔案館資源的重要核心組成部分，有了這些充實的檔案資源才能保障高校檔案館向用戶提供智能服務。
二、高校人事檔案信息化的難點
1.加工掃描方式的選擇。選擇適合本校檔案館人事檔案信息化的掃描方式是高校人事檔案信息化的難點之一。人事檔案信息化可以通過三種掃描模式來實現：本館加工模式。這種方式耗時長，人員需要培訓，沒有硬件基礎；服務外包的模式。高校文書檔案信息化工作已經取得了階段性的成果，據調查高校檔案館在文書檔案信息化過程中均采用業務外包的模式，檔案信息化服務外包已經發展成為比較成熟的檔案信息化加工方案；本館加工與服務外包相結合。此種方式適合檔案館把檔案主體部分交給外包公司進行掃描，當信息化結束時對日后產生的歸檔紙本檔案采用本館掃描的方式持續進行。
2.解決數據外泄的風險。人事檔案因其特殊屬性，其安全性比其他類型的檔案要求更高。人事檔案數字化需要更高的標準保證檔案原件及信息化后電子文件的安全。各高校檔案館人事檔案的裝訂按照中組部十大類的要求進行管理，在信息化過程中絕大部分都不需要進行拆卷掃描，但是需要掃描后按照原來的順序進行回位，避免掃描造成原順序的混亂。信息化之后要保證人事檔案信息內容的一致性。由于檔案信息的開放程度受密級的限制，人事檔案信息化之后的數據存儲要求配備專門的存儲服務器，服務器只能以局域網進行連接以防止人事檔案數據外泄。
三、高校人事檔案信息化管理策略
1.制定嚴格的管理制度。管理制度的制定可以使管理過程簡化，提高管理效率。在人事檔案進行信息化之前需要提前制定相應的管理制度，如《人事檔案信息化指南》《人事檔案信息化場地管理辦法》《人事檔案信息化管理人員崗位職責》《人事檔案信息化審核辦法》《人事檔案出入庫交接表》《檔案整理及信息化質量檢查登記表》《人事檔案信息化保密協議》《外包工作人員保密承諾書》《人事檔案信息化應急預案》等。各項制度制定后，信息化的各項工作都要嚴格遵照制度的要求來執行。
2.人事檔案信息化外包。據調查，檔案管理系統的供應商一般也朝著專業的檔案信息化機構發展，作為檔案管理系統的設計者，他們熟悉干部人事檔案管理要求，熟知干部人事檔案信息化技術規范，一些企業擁有涉密資質，擁有核心專利技術，具有較豐富的人事檔案信息化經驗，因此具備人事檔案信息化的實力。人事檔案信息化外包存在人事檔案原件丟失、損毀及人事檔案信息外泄等風險，但服務外包擁有的人力資源優勢、效率優勢、專業優勢[5]，是非外包模式所不能替代的，因此人事檔案信息化必須走服務外包之路。
3.扎實推進硬件設施建設。人事檔案信息化需要占用巨大的存儲空間，對檔案管理系統的運行環境、對服務器的存儲空間、運行速度都提出了更高的要求。人事檔案信息化需要高校加強硬件設施建設，把人事檔案信息化和數字校園建設結合起來，借數字校園建設對高校硬件建設的巨大改善的機會積極推進人事檔案信息化。
4.依靠先進的檔案管理系統。檔案管理系統是檔案信息化的重要工具，先進的檔案管理系統在檔案信息化過程中起著巨大的促進作用，先進的檔案管理系統是進行人事檔案信息化、建立智慧檔案館的必要條件。我校的軒恩檔案管理系統采用了集中式管理，分級收集、利用的模式，可滿足高校檔案工作的各種要求。系統具備完善的檔案綜合管理功能，以挖掘和整合高校各類信息資源為設計思路，以“大集中管理”“分布式利用”作為檔案管理的新模式，以實現檔案信息的規模化、集成化、網絡化管理為目標，通過與學校教務管理系統、人事管理系統、OA系統、數字化校園進行無縫連接，實現檔案信息的在線歸檔。系統能夠建設以數字化檔案館為核心的檔案智能管理系統，實現檔案資源的校內共享。系統具有電子全文掃描掛接功能，能夠調用掃描文件后上傳到服務器，并建立起條目信息和電子全文之間的關聯。
5.以國家層面的人事檔案信息化標準為指導。為順應干部人事檔案信息化的大趨勢，2017年國家質量監督檢驗檢疫總局、國家標準化管理委員會批準了《干部人事檔案信息化技術規范》，干部人事檔案在技術方面有了國家層面的指導，國家層面的標準有利于不同單位之間實現信息共享。隨著高校智慧校園、數字校園如火如荼的建設，以實現業務應用智慧整合、檔案資源充分共享、檔案管理高效便捷、智能終端廣泛應用為目標，以整合檔案數據資源、改善信息服務模式為手段，以構建長效性高校智慧檔案館建設機制為原則，以提供在校師生、社會用戶基于局域網、校園網、互聯網的全媒體檔案信息知識傳輸，以滿足高校檔案信息化與智慧信息服務的雙重需求的新型高校檔案館為建設內容的高校智慧檔案館建設，也在高校檔案事業中逐漸引起重視。
作者:楊振力 王麗 張雨
高校智慧檔案館建設篇2
2008年，IBM公司提出了“智慧地球”的概念，2010年“智慧城市”的理念應運而生，在我國各行各業掀起了一陣新風潮?；ヂ摼W、大數據、云計算等新興技術為檔案事業的發展帶來了機遇和挑戰，人們對智慧化、便捷化的檔案信息資源服務的需求更加迫切。高校檔案是一個學校教學、科研、管理全過程的原始記錄,建設智慧檔案館也是高校適應信息化、數據化時代發展的必然要求。2020年6月20日最新修訂通過了《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》），其中關于檔案信息化、檔案安全管理、“單套制”等規定對高校智慧檔案館建設有著重要的指導意義。《檔案法》的修訂適應了時代的發展，也為智慧檔案館的建設提出了法律規范和建設目標，不僅明確了這項工作的緊迫性和重要性，更有助于進一步發揮智慧檔案館在建設智慧校園、服務高校教學科研工作中的支撐作用。
一、高校智慧檔案館的概念與特征
1.智慧檔案館的概念。目前，智慧檔案館這個概念在檔案界并未形成統一認識，從技術、信息鏈、信息化等不同角度都有對此概念的解讀。筆者認為，智慧檔案館是綜合檔案數據、信息、情報、知識來解決檔案收集、管理、保存、利用等問題的智慧化系統和平臺[1]。依托互聯網、大數據、云計算等新興技術，深入挖掘館藏檔案資源，向用戶提供更智慧化、便捷化的服務，是智慧檔案館建設的重要目標。
2.高校智慧檔案館的特點。高校智慧檔案館是智慧校園建設的重要組成部分，以檔案館的資源優勢為基礎，依托現代信息技術的優勢，對檔案館進行智慧化的建設，以期更好地服務高校教學、科研和管理工作。高校智慧檔案館有下幾個顯著特點。
（1）信息資源共享程度加深。高校檔案館主要服務于師生校友和學校各項事業發展，同時也承擔著一定的服務社會功能。智慧檔案館中的檔案資源有廣泛的覆蓋面、更優化的結構、豐富的內容和多樣的形式。其中的智能控制、組織和管理模塊是各個系統應用的綜合集成，可以實現有效的檔案信息資源發布、跨數據庫網絡通信、跨部門信息共享、跨館服務與管理。檔案館成為高校的一個重要文化教育基地，也是宣傳學校校史校情、師生風貌的重要窗口，承擔著服務師生校友、服務學校各項工作、服務社會的重要職能，擴展了檔案館服務對象的范圍。
（2）現代信息技術的高效應用。依托當下先進的物聯網、大數據、云計算等技術，智慧檔案館將建立起集檔案的收集、鑒定、整理、保管、利用、銷毀、統計、編研于一體的智慧化、一體化、綜合化檔案管理體系，集成RFID（無線射程識別）設備、智能庫房設備、硬件存儲設備、智慧引導設備、自主服務設備等，軟件硬件一體化配套，建設一個網絡化、物聯化、智能化的智慧檔案館。但是僅在技術層面的革新對于智慧檔案館的建設來說是遠遠不夠的，真正的智慧檔案館應該是充分運用各類技術手段，對檔案資源管理與開發、檔案館運行等各類信息進行感知、挖掘，經綜合分析和提煉萃取形成智慧信息，并將其應用于決策、管理和服務[2]。
（3）提供更加智慧化的服務。檔案館想要為用戶提供更及時、準確、高效的服務，就必須針對不同用戶的信息需求制定不同的服務方案。智慧檔案館對傳統檔案服務進行了顛覆和創新，把師生校友等服務對象看作網絡虛擬人，根據不同虛擬人的需求，挖掘檔案信息資源，為師生提供及時、準確、全面的個性化服務。
二、當前高校智慧檔案館建設現狀
高校智慧檔案館服務于高校教學、科研、管理等各項工作，可以大大提升檔案資源在高校建設中發揮的支撐保障作用，也可以提高檔案館自身在學校各部門中的存在感。但是，目前大多高校對于智慧檔案館建設還在進行階段性探索，需要大量的理論基礎和深入實踐，高校智慧檔案館建設仍有一段很長的路要走?，F階段主要有以下四個方面的表現。
1.學校對智慧檔案館建設投入資金不足，無法滿足基礎設施建設和硬件購置要求。大多高校對檔案館的定位僅僅停留在為學校提供支撐保障作用，對檔案工作重視不夠，從而不愿意給予智慧檔案館建設足夠的資金支持。而智慧檔案館需要大量的基礎設施和硬件設備，如建設現代物聯網檔案庫房就是一筆巨大的資金投入。智慧檔案庫房建設包括RFID標簽、智能密集架、智能門禁、智能溫濕度控制器等設施建設。其中不僅智能密集架、庫房門禁等這些一次性投入價格不菲，大量的RFID標簽在投入使用后還需不斷追加，大約10年就必須更新一次，大多學校面對這些資金投入都會望而卻步。
2.檔案工作人員專業性不夠，復合型檔案人才隊伍建設滯后。2020年修訂的《檔案法》指出：“國家加強檔案工作人才培養和隊伍建設，提高檔案工作人員業務素質。檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具備相應的專業知識與技能。”目前，我國高校檔案館員工學歷層次較低，專業性不強，計算機技術及應用和檔案學專業的復合型檔案管理人才缺乏。由于智慧檔案館建設需要用到一些新技術、新方法，當前創新管理工作需要專門的技術人員負責。高校檔案館檔案人才隊伍既要掌握各項計算機技術，又要對檔案學有深刻的理解，既能對檔案館智慧化建設做規劃促落實，又能提出需求，這才是新時代能夠適應智慧檔案館建設的高校檔案工作者。
3.未能徹底突破傳統工作模式的桎梏，“智慧”概念尚未為人全盤接受。在信息化浪潮席卷全球的今天，大多高校檔案館依然保留著以手工為主的傳統檔案工作模式，“重藏輕用”現象普遍存在，很多高校檔案館仍未意識到數字化浪潮的到來和數字化環境對檔案工作的影響。高校中各個處室的管理系統都不同，且沒有進行接口連接，各個數據庫并未進行資源整合，只是“各自為政”，“信息孤島”現象在高校中普遍存在，檔案館也是其中之一。這不僅影響著智慧檔案館的建設，而且對深度挖掘檔案信息資源、“單套制”的推行、檔案信息的進一步開發和利用都造成了不利的影響。
4.高校檔案信息資源挖掘利用程度不夠，無法充分發揮其作用。由于大多高校檔案工作者本身知識水平和專業程度有限，無法充分掌握智慧檔案館建設中需要用到的大量的技術語言和檢索語言，導致了信息資源挖掘不深入，檔案的價值難以充分體現。加強技術力量的投入，對半結構化和非結構化數據進行挖掘分析，發現繁雜數據背后蘊藏的信息資源，有助于充分了解館藏檔案資源，實現檔案信息服務的個性化、主動化、精準化。
三、新《檔案法》對高校智慧檔案館建設的指導意義
2020年新修訂的《檔案法》，對檔案保護、檔案安全管理、檔案信息化建設等提出了具體的要求和任務，這為高校智慧檔案館的建設提供了有力的法律保障和制度支撐。
1.加大對智慧檔案館建設的投入，保障足夠的資金支持。新修訂的《檔案法》中第三條明確指出：“各級人民政府應當加強檔案工作，把檔案事業納入國民經濟和社會發展規劃，將檔案事業發展經費列入政府預算，確保檔案事業發展與國民經濟和社會發展水平相適應?！贝藯l規定肯定了檔案工作在整個國民經濟和社會發展中的重要性，也保障了檔案部門的經費支持。在高校建設智慧檔案館需要充足資金的投入和一段時間內的持續補充，《檔案法》的修訂為經費投入提供了法律依據，學校應貫徹落實法律的這項規定，給予智慧檔案館建設充足的支持和保障。
2.加大對安全管理的重視力度，確保電子檔案的“四性”。在傳統高校檔案工作中，“重收集、輕管理”這一陳舊觀念導致了高校檔案館的保密意識較弱，對信息安全不夠重視，檔案信息損壞、丟失或造成機密信息泄露是檔案館重要風險點之一。新《檔案法》中明確指出：“電子檔案應當通過符合安全管理要求的網絡或者存儲介質向檔案館移交。檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性?！彪m然電子檔案與紙質檔案都具有原始記錄性，但電子檔案依賴計算機系統，在信息流轉過程中是可以被復制、被篡改且不留痕跡的，這種可復制性、易刪改性使得電子檔案的完整性和真實性難以得到保障。保障電子文件憑證性及憑證價值的關鍵就在于，確保電子文件信息內容的完整性、電子文件形成過程的可靠性和電子文件信息內容及載體的安全可靠性[3]。
3.全面推進高校檔案信息化工作，實現“存量數字化、增量電子化”。智慧檔案館建設的基礎是檔案數字化。新《檔案法》第三十八條明確提出：“國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織推進傳統載體檔案數字化?！睓n案的數字化掃描是把各種載體的檔案轉化為數字化檔案信息資源的過程，并完成電子目錄索引，不僅可以豐富高校檔案數據庫，也可以快速高效地為師生提供檔案服務，提高檔案利用率，實現資源共享，這是智慧檔案館建設的基礎。以數據為中心的管理模式為檔案領域的可持續發展提供關鍵支撐，通過數據共享服務模式向其他檔案機構和公眾提供檔案數據，拓寬管理對象，提升檔案治理能力，完善檔案治理體系[4]。同時，智慧檔案館也是檔案信息化建設的必由之路，新修訂的《檔案法》關于檔案安全的論述、第四章“檔案的利用與公布”和第五章“檔案信息化建設”都向我們指明了信息化的建設目標，也從不同方面提出了具體要求，為智慧檔案館建設指明了方向。
4.加大高校檔案資源開發力度，弘揚社會主義核心價值觀。新修訂的《檔案法》規定：“加強對檔案的研究整理，有計劃地組織編輯出版檔案材料，在不同范圍內發行……國家鼓勵檔案館開發利用館藏檔案，通過開展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動，進行愛國主義、集體主義、中國特色社會主義教育，傳承發展中華優秀傳統文化，繼承革命文化，發展社會主義先進文化，增強文化自信，弘揚社會主義核心價值觀?！币源藶槠鯔C，高校檔案館應統籌館藏資源，積極鼓勵社會各方參與，圍繞今年國家關注的大事要事，如迎接中國共產黨第二十次全國代表大會召開等重要活動、重要時間節點，以智慧化的方式宣傳檔案成果。
例如，通過打造實物檔案3D電子化陳列展覽、新媒體傳播、電子化編研出版、線上講座等方式，開發高校檔案信息資源，挖掘紅色檔案資源，傳承紅色基因，充分發揮檔案在師生理想信念和文化教育中的重要作用。新修訂《檔案法》的發布實施為高校智慧檔案館建設提供了有力的法律支持和行動指南，同時也對高校檔案館基礎設施建設、智能化服務體系、信息化發展起了重要推動作用。各高校應貫徹落實新修訂的《檔案法》，加大智慧檔案館建設投入，使智慧檔案館成為高校智慧校園建設的重要組成部分，確保新修訂《檔案法》的各項要求得以充分貫徹落實。希望在法律保障和實踐探索都繼續發展的將來，高校智慧檔案館的建設可以穩步向前推進，為師生校友提供更便捷智能的服務，充分發揮出檔案的價值。
作者:陳曉媛 吳衛豐
高校智慧檔案館建設篇3
數字檔案館作為檔案信息化發展的一個重要階段，具有特殊的里程碑意義。當傳統的檔案管理方法已經不能滿足信息大爆炸時代的需求時，數字檔案館便應運而生，其通過建設各類數字化信息系統，簡化檔案管理流程，并使檔案利用者能夠快捷、簡便地找到所需資料。隨著新一代信息技術的不斷發展，檔案利用者的需求成為檔案信息化建設的重要價值導向。高校檔案信息來源于學校各職能部門，隨著職能部門信息服務資源日趨多元化，服務模式的多樣化，開發平臺、操作系統乃至應用數據庫都各不一樣，職能部門間數據壁壘日漸增多，亟須一項新技術將分散的應用系統高效地統一起來，避免造成檔案資源的浪費。在此背景基礎之上，智慧檔案館的設想由此產生。
一、智慧檔案館的助力和形勢
1.社會層面
隨著云計算、大數據和物聯網概念廣泛應用，這些新一代信息技術以超高速的運算能力和低廉的運營成本，深受網絡信息界好評，被視為科學技術領域繼計算機和互聯網之后的二次革命。隨著眾多跨國信息技術行業公司例如IBM、Amazon、Google等將這些新興技術用于自身產品，并著力于向政府部門、事業單位甚至企業推廣，各大高校也開始推崇智慧化的多樣應用，通過對海量數據存儲、分享、挖掘、搜索、分析，利用、集成和融合技術，實現高校內各部門間信息的共享和業務協作，將檔案數據作為學校無形財產進行統一有效管理，給師生乃至社會提供更多更人性化的公共服務。
2.高校層面
高校信息化始于20世紀80年代，經過多年的數字校園建設，高校信息化水平已大大提升，教學、科研、財務、資產、檔案等高校主要業務領域都完成了一系列信息化建設。近年來，隨著云計算、大數據、物聯網、移動互聯、社交網絡等新型信息技術快速提升和廣泛應用，高校信息化已經進入了新階段———智慧校園時代。當前業界普遍接受的智慧校園定義來自清華大學蔣東興教授，即“智慧校園是高校信息化的高級形態，是對數字校園的進一步擴展與提升，它綜合運用云計算、物聯網、移動互聯、大數據、智能感知、商業智能、知識管理、社交網絡等新興信息技術，全面感知校園物理環境，智能識別師生群體的學習、工作情景和個體的特征，將學校物理空間和數字空間有機銜接起來，為師生建立智能開放的教育教學環境和便利舒適的生活環境，改變師生與學校資源、環境的交互方式，實現以人為本的個性化創新服務”。相比于傳統的數字校園，智慧校園有以下主要特征：互聯網絡高速泛在；智能終端廣泛應用；團隊協作便利充分；集體知識共生共榮；業務應用智能整合；外部智慧融會貫通。
3.檔案業界層面
作為檔案信息化建設的核心內容，在智慧城市、智慧校園等智慧生態快速發展環境下，檔案館正在從當前重視館藏檔案資源數字化管理的思維，向檔案館全面信息化管理的智慧模式轉變，智慧檔案館已逐漸代替傳統的數字檔案館成為檔案界最前端的理念。數字檔案館是將傳統紙質檔案數字化處理并保存，通過電腦、網絡提供查詢和利用，是一次檔案信息脫離載體的解放；智慧檔案館作為檔案館發展的新形態，通過云計算、大數據、物聯網等新技術實現對檔案信息及其載體的智慧管理，對檔案利用者的智慧服務，從而構建檔案館管理與運行的新形態、新模式。這種轉變不僅出自檔案管理理論和實踐本身的發展需求，更有來自社會變革、服務演進的深層次需求。
二、智慧檔案館建設的三大配置
1.硬件配置
傳統高校檔案館館舍和庫房的建造一般采用安防、門禁等監控系統進行環境安全控制，出現事故后由人工進行事后檢查和分析。在檔案庫房中，一般沿用傳統加濕器、空調等溫濕度控制手段，對庫房進行環境控制。智慧檔案館可以采用物聯網感知技術對檔案館館舍內外環境進行全面改造，收集并整理各種實時信息，依托校園管理網絡，將館舍外的行人交通流量以及庫房內的溫濕度變化以數據的形式匯總并分析，以數據為依據建造最節能、環保和智能的智慧檔案館。
2.軟件配置
（1）云計算。數字檔案館時期，高校檔案館致力于館藏資源數字化以及新增歸檔文件的電子化，通過開發各種檔案信息管理系統對檔案資源進行安全管理和信息檢索，并將這些電子化的檔案信息提供給利用者。智慧檔案館在管理這些電子化檔案信息的基礎上，以智慧校園的云服務中心為主，檔案館的計算機網絡設施為輔，將檔案信息保存在云端，一則確保信息的安全備份，二則也能提供異地檔案查閱服務。
（2）大數據。高校檔案館是高校教學、科研、管理信息的信息倉庫，有著不可預估的潛藏價值。現如今，深度挖掘這些浩如煙海的檔案信息價值，在大數據時代成為可能。譬如，可以通過對年度科研檔案數據進行分析，作為高校各領域科研發展趨勢的參考；可以通過對學生出國成績辦理數據進行分析，判斷學校各專業出國率及發展態勢；甚至可以通過對利用者的查檔記錄數據進行分析，定位館藏中利用率較高的檔案并深度挖掘，給予利用者更加人性化的信息推送服務。
（3）物聯網。物聯網就是物物相連的互聯網，早期較多應用于物流網絡，之后被拓展延伸至各行業。RFID（射頻識別）技術作為物聯網的重要組成部分，已經逐漸被圖書情報行業所認可，為其在檔案信息服務領域的發展奠定了良好的基礎。將RFID技術用于紙質檔案的庫房管理，并建立RFID應用系統，物聯網通過互聯網將眾多RFID應用系統連接起來，在廣域網范圍內對庫藏檔案進行智能化管理。RFID技術通過射頻信號自動識別目標對象并獲取相關數據，識別工作無須人工干預，可工作于各種環境之下，既減少了對紙質檔案的調閱率，同時也提高了檔案管理的效率。
（4）互聯網+。“互聯網+”就是“互聯網+各個傳統行業”，但這并不是簡單的兩者相加，而是利用信息通信技術以及互聯網平臺，讓互聯網與傳統行業進行深度融合，創造新的發展生態。高校檔案館通過使用網絡信息技術手段，運用互聯網技術實現檔案數據的傳輸，將紙質檔案等形式轉換為電子檔案的形式，實現檔案信息資源的互聯網上傳與下載，讓人人都能便利及時地享受到檔案資源，促進檔案管理信息化的實踐創新與發展，進而推進檔案資源的充分開發、有效配置及合理利用。
3.人員配置
數字檔案館依托各檔案管理系統，要求檔案管理業務人員熟練掌握使用計算機和檔案管理系統，具備較高業務素質。智慧檔案館對領導、行政管理人員、檔案管理人員和IT服務人員提出全面的要求，重點加強IT服務部門人員的檔案專業服務技能和檔案管理人員的IT技術技能的培育和提升，以這支技術隊伍來保障智慧檔案館優質、高效、便捷地運轉。
三、智慧檔案館時代的變革
1.對于檔案管理者而言。
（1）彈性服務。利用者對檔案信息的需求種類千差萬別，數量也時多時少，單一的檔案信息服務模式顯然無法滿足，所以高校檔案館必須樹立“彈性服務”的理念，在用戶需求量大的時候提供更多的技術保障。智慧檔案館可以通過引入云理念，實現在不調整軟件和硬件配置的情況下，迅速抓取或釋放相關資源，提高服務系統處理能力，解決臨時激增的服務需求。
（2）推送服務。智慧檔案館改變了以往被動服務的傳統局面，使得“檔案推送服務”變為可能。檔案管理者將利用者查檔的數據進行統計分析，獲知利用者的信息需求和興趣點，整理相關檔案信息主動推送給利用者。這種以用戶需求為導向的檔案信息服務，有效整合了檔案信息資源，使有限的檔案館藏發揮最大利用價值，能夠全面提升高校檔案部門的服務能力與服務水平。（3）館際資源共享。智慧檔案館借助云計算和大數據技術，徹底改變了以往各高校檔案信息孤島狀態，將原本分散在全國各高校檔案部門的信息匯集成龐大的資源池，共同為檔案利用者提供信息服務。
2.對于檔案利用者而言
（1）異地查詢。智慧檔案館將構建一個集合檔案館的各項功能、職能于一體的超級計算機群，使檔案信息利用的所有問題都可以在“云”上解決，提供所有快速便捷的服務，從而避免利用者疲于奔波，在任何地理位置都能輕松查詢到所需信息，大大提高檔案信息服務效率。
（2）導航查詢?；诖髷祿夹g的智慧檔案館查詢系統，將通過細化檔案查詢路徑，明確查詢終端導向，使利用者能夠簡單快捷地獲取信息，或引導他們前往其他信息儲存點，節約利用者的時間。
四、智慧檔案館建設存在的問題及對策建議
1.相關法律制度需完善
與其他發達國家相比，我國有關云計算、大數據等新興科技的法律制度建設較為薄弱。無論是政府部門、企業用戶還是社會公眾，對新興科技安全問題的質疑和擔憂一直未斷，對于數據主權歸屬、云計算可靠性保障、爭議的裁決等問題尚缺乏一套完整的規范和法律的保障，這些不確定因素會大大阻礙智慧檔案館建設發展的步伐，使這種創新服務模式的發展處于長期停滯。首先，必須在國家和學校兩個層面落實智慧檔案館建設中信息安全的法律法規。與企業不同，高校檔案館在提供信息服務的同時，存在著更多個人信息安全、知識產權保護甚至涉及國家安全的信息保護法律問題，所以，盡快出臺提供信息服務的相關法律法規，是相關立法部門必須考慮的首要問題。其次，智慧檔案館建設的前提之一就是高校檔案館能夠采購安全高效的信息服務。在采購信息服務的過程中，如何準備采購和執行采購，包括采購的標準、訂立合同、招標競標等涉及政府資金分配的重要問題，都亟須得到有關法律的支持，應及時推動相關部委出臺政府采購信息服務的法律依據和保障。再次，檔案信息知識版權是智慧檔案館建設中不可忽視的問題。隨著高校檔案信息面向全校乃至全社會的開放利用，檔案信息的知識版權也應該受到相應的重視，有關立法部門可以參考《中華人民共和國知識產權法》來制定保護檔案信息的相關法律，以避免檔案信息被無權濫用和非法獲利的行為。
2.使用者的普識度需提高
根據賽迪公司發布的《中國云計算產業發展白皮書》顯示，我國云計算發展可以分為市場準備期、起飛期和成熟期三個階段。根據《中國云計算產業發展階段分析圖》的預測，我國現階段的云計算水平應該是處于起飛和成熟的中間階段。面對發展勢頭如火如荼的新興技術，在缺乏長期穩定經驗的基礎之上，我們需要妥善處理好機遇與風險的關系，才能構建基于云計算、大數據、物聯網等技術的智慧檔案館，豐富頂層設計，扎實配套建設，完善服務利用。高校檔案信息服務的使用者包括在校師生、社會大眾的個體和團隊等，他們不僅構成了檔案信息服務的關系鏈，而且也直接影響著檔案信息服務的質量和效率。智慧檔案館建設的前提，在于得到使用者的正確認識和完全認可，唯有這樣才能發揮它的最大作用。
3.信息安全保障需加強
將云計算、大數據、物聯網等技術用于高校智慧檔案館建設的首要前提是保證檔案信息的安全，無論是否涉密，這些數據的保管需確保不被非法利用。在網絡這個虛擬的世界中，每一個用戶都有可能利用技術的漏洞成為竊密者，雖然智慧檔案館建設可以采用多種數據加密技術保證數據安全性，但由于檔案本身的嚴肅性，導致對數據的安全性要求更高，因此，安全工作尤為重要。第一，要建立科學完善的保護體系。智慧檔案館建設的環境基礎是互聯網，眾所周知，互聯網的安全性至今仍被很多人詬病，互聯網實施的安全標準也不盡如人意。為了保障高校信息的安全性，智慧檔案館建設需要建立完善的保護體制：第一，要盡快制定相關IT技術的行業指導規范，落實法律法規的擬定；第二，要為高校檔案館“云端”海量信息的存儲提供優質的硬件設施，從物理源頭上保障政府信息的安全可用；第三，加強對信息技術提供商的監管和審查力度，確保檔案信息服務所使用的信息技術供給具有較高可靠性。唯有建立了一套科學完善的保護體系，才能保障智慧檔案館的正常運作，才能為高校師生提供便捷有效的信息服務。第二，及時預防和處理網絡攻擊案件。即使在建立科學完善的保護體系的情況之下，針對檔案信息的網絡犯罪行為依然會存在，需要對這類案件作出提前預防和及時處理。由于網絡犯罪的主體沒有地域性限制，甚至有可能涉及外籍人士，因此，預防和處理會存在很多實際困難。所以，應該將技術措施和法律手段結合起來，通過技術措施防止信息被不法人員竊取，實施法律手段加以警示和懲戒，以保障智慧檔案館提供安全有效的信息服務。第三，實現多地多點信息備份。任何防范措施都有失敗的風險。一旦檔案信息數據遭到破壞，那么數據被侵染、竊取和流失后的迅速恢復就顯得尤為重要。智慧檔案館一改傳統的分散式數據存儲,很好地保證云端數據資源的安全，所以應該有效地利用這一優點，將檔案信息數據保存在不同的服務器中，當一臺存儲設備的數據服務意外中斷或者停止運行時,能夠自動開啟備份在另一臺存儲設備上的數據文件,從而保障服務正常運行并實現后期的數據恢復。
參考文獻
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作者:李娟 楊莉莉 單位:上海交通大學檔案館
