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采購合同管理實施細則范文1
采購合同的管理應當做好以下幾方面的工作：
(l)加強對公司采購合同簽訂的管理
加強對采購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理，在簽訂合同之前，應當認真研究市場需要和貨源情況，掌握企業的經營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據企業的購銷任務收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關的合同法規規定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。
(2)建立合同管理機構和管理制度，以保證合同的履行企業應當設置專門機構或專職人員，建立合同登記、匯報檢查制度，以統一保管合同、統一監督和檢查合同的執行情況，及時發現問題，采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯系，密切雙方的協作，以利于合同的實現。
(3)處理好合同糾紛
當企業的經濟合同發生糾紛時，雙方當事人可協商解決。協商不成時，企業可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁，也可以直接向法院起訴。
(4)信守合同，樹立企業良好形象
合同的履行情況好壞，不僅關系到企業經營活動的順利進行，而且也關系到企業的聲譽和形象。因此，加強合同管理，有利于樹立良好的企業形象。
2.公司采購合同的內容
公司采購合同的條款構成了采購合同的內容，應當在力求具體明確，便于執行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：
(l)商品的品種、規格和數量
商品的品種應具體，避免使用綜合品名;商品的規格應具體規定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數量多少應按國家統一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規格、數量明細表。
(2)商品的質量和包裝
合同中應規定商品所應符合的質量標準，注明是國家或部頒標準;無國家和部頒標準的應由雙方協商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應規定出一定的比例，并注明其標準;對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款;對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規格、體積、重量、標志及包裝物的處理等，均應有詳細規定。
(3)商品的價格和結算方式
合同中對商品的價格要作具體的規定，規定作價的辦法和變價處理等，以及規定對副品、次品的扣價辦法;規定結算方式和結算程序。
(4)交貨期限、地點和發送方式
交(提)貨期限(日期)要按照有關規定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發送方式是送貨、代運，還是自提。
(5)商品驗收辦法
合同中要具體規定在數量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。
(6)違約責任
簽約一方不履行合同，必將影響另一方經濟活動的進行，因此違約方應負物質責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金：
①不按合同規定的商品數量、品種、規格供應商品;
②不按合同中規定的商品質量標準交貨;
③逾期發送商品。
購買者有逾期結算貨款或提貨，臨時更改到貨地點等，應付違約金或賠償金。
(7)合同的變更和解除條件
合同中應規定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續來變更或解除合同等。
此外，采購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。
3.采購合同的簽訂
(l)簽訂采購合同的原則
①合同的當事人必須具備法人資格。這里所指的法人，是有一定的組織機構和獨立支配財產，能夠獨立從事商品流通活動或其他經濟活動，享有權利和承擔義務，依照法定程序成立的企業。
②合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內容和手續應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規定。
③簽訂合同必須堅持平等互利、充分協商的原則。
④簽訂合同必須堅持等價、有償的原則。
⑤當事人應當以自己的名義簽訂經濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。
⑥采購合同應當采用書面形式。
(2)簽訂采購合同的程序
簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協商，取得一致意見，并簽署書面協議的過程。一般有以下五個步驟：
①訂約提議。
訂約提議是指當事人一方向對方提出的訂立合同的要求或建議，也稱要約。訂約提議應提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復的期限等，以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復期限內不得拒絕承諾，即提議人在答復期限內受自己提議的約束。
②接受提議。
接受提議是指提議被對方接受，雙方對合同的主要內容表示同意，經過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也叫承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應認為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當事人，
就合同的內容反復協商的過程，就是要約―新的要約一再要約―直到承諾的過程。
③填寫合同文本。
④履行簽約手續。
采購合同管理實施細則范文2
【關鍵詞】 高校； 內部控制； 經濟合同； 合同管理； 全過程
【中圖分類號】 F237；G647.5 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2016）19-0087-05
一、引言
隨著高等教育事業的不斷發展，高校在人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承等方面的對外交流與合作不斷加強，在交流與合作過程中，所需簽訂的各類合同應運而生。黨的十八屆三中全會確立了全面深化改革的總體目標，高等教育領域深化綜合改革不斷推進，高校越來越多地參與各類市場經濟活動，對外經濟合作日趨頻繁，高校所涉及的各類經濟合同也層出不窮。自從財政性教育經費支出占GDP比例實現4%以后，國內經濟形勢和社會對教育的關注發生變化，社會對教育的關注已由幫助教育呼吁增加投入，轉變為更關注教育經費的合法合規使用和產出效益。經濟合同管理（以下簡稱合同管理）作為高校經費使用與規范管理的途徑、媒介和手段，重要性尤為突出。
隨著財政部《行政事業單位內部控制規范（試行）》的實施，行政事業單位的內部控制逐漸成為包括非營利組織在內的經濟實體的關注重點[ 1 ]。高校合同管理作為內部控制業務層面的重要內容，存在風險管理意識薄弱，缺少預算管理、歸口管理等現象，導致高校承受經濟損失、法律糾紛、名譽受損的風險，從而影響了高校教育事業的健康和可持續發展。加強高校合同管理的內部控制建設，實行經濟合同全過程內部控制管理已經刻不容緩。
二、高校經濟合同管理的現狀
（一）管理主體和分工不明確
高校經濟合同管理納入學校行政管理隸屬關系的大框架中，沒有嚴格制定歸口管理的模式，造成合同管理秩序混亂。如基建合同由基建部門管理，資產租賃合同以及維修合同由后勤部門管理，物資采購合同由資產處管理，聯合辦學合同由各二級學院管理等。這種多頭對外、多頭管理的模式使得學校不能全面掌握對外經濟合作內容，造成學校資源和資金留置在外，易發生業務部門坐收坐支，給學校帶來經濟風險。
（二）流程設計和崗位管理不合理
不少高校的合同管理流程不夠科學合理，有的高校過于復雜煩瑣，有的高校過于簡單。流程中沒有必要的牽制和審批環節，流程管理形同虛設；沒有有效的審批授權管理，合同金額不論多大均由某一個人審批；存在一個人包干全部合同管理的現象，從申請到審核再到執行和監督，沒有形成有效的崗位分離，沒有設置互相牽制的崗位，不能形成互相監督檢查機制[ 2 ]。
（三）預算控制不嚴肅
高校對合同預算編制不夠重視，預算編制未細化，并且監管力度不強導致預算執行很隨意，往往沒有嚴格按照“先預算―后計劃―再實施”的程序進行。如高校采購合同的簽訂遇到的首要門檻就是預算編制，而實踐中多數高校對采購項目并未進行充分調研和認證，導致預算編制忽高忽低，加之后期執行的隨意性導致預算與實際相脫節，難以達到“無預算不執行、有預算不超支”的目標。
（四）風險防范意識淡薄
高校管理人員長期受計劃經濟觀念的影響，難以適應市場經濟的氛圍，缺乏法律知識的認知和風險防范意識，對于經濟合同的簽訂存在應付了事的態度和“走形式”的思想，“內部解決”、“暗箱操作”等情況普遍存在，合同的執行更看重習慣和人情而忽視合同條款的簽訂。合同管理過程中各部門職責多流于形式，使得高校經濟合同風險得不到有效控制，法律糾紛和違約現象屢見不鮮[ 3 ]。
（五）審計監督工作不到位
高校經濟合同受部門眾多、時間跨度較大等因素的影響在簽訂及執行過程中存在許多隱患，尤其是在基建及批量采購等大額合作項目上更易出現[ 4 ]。高校在對外經濟合作上設置了審計監督環節，但基本是宏觀制度層面的要求，并沒有確立各環節的管理細則，致使審計監督部門在合同訂立和執行過程中一直處于相對被動狀態，對經濟合同的管理難以做到實質性控制。
（六）合同歸檔管理不規范
多數高校尚未建立完善的合同檔案管理制度。合同檔案分散在各相關業務部門，沒有配備合同專員進行集中統一管理。同時，高校合同檔案管理尚未引進合同管理信息系統，依然采取手工作業的方式，信息采集和維護手段較為落后，導致合同檔案的登記、更新不及時或遺漏，不便于后期工作人員的查閱和使用，影響了合同內容的信息化展示，校領導和相關部門難以掌握學校的對外經濟活動情況，給高校帶來潛在的經濟風險[ 5 ]。
三、高校經濟合同管理現狀的原因分析
（一）合同管理制度體系建設不健全
1.授權審批制度不規范
高校實行校長負責制即高校對外經濟合作必須以校長作為合同的法定簽約人，未經授權任何二級單位或個人均不得擅自對外簽約合作關系。而實際工作中，由于經濟合同簽訂的時效問題，從前期調研到最終簽訂往往都是由有合同需求的二級業務部門自行完成，未實行有效的逐級授權審批負責制，因此經常出現合同管理流程上的不合理。
2.合同管理實施缺少崗位牽制
高校合同不同于其他事業單位，具有其自身鮮明的特點，應切合實際制定相關實施細則。盡管各高校紛紛出臺了合同管理規定，但內容上并沒有細化。對合同立項、協商、擬定、審核、簽約、歸檔、執行等各個環節的配套制度并沒有進行全面細致的部署，未實現有效的崗位牽制，導致當前高校合同管理的松散、混亂。
3.監督體系不完善
合同監管是一個動態過程，貫穿高校對外經濟合作活動的始終。高校雖設立了紀檢審計部門，對合同的審核和簽訂進行了合法合規性審查，卻沒有利用其部門職責，跟蹤監督合同執行情況，也沒有結合財務部門制定的預算方案審計學校實時用款情況，因此合同執行過程中發生的糾紛等問題難以及時反饋和解決。
4.責任追究制度不嚴格
對合同管理情況實施嚴格的考核獎懲機制能夠有效促進各項工作環節的規范化。高校普遍存在重獎輕罰或重獎不罰的現象，工作出問題無人買單或一味遷就責任人，不能嚴格制定和落實問責機制，難以形成良性的責任導向，不利于高校內控機制的有效運行。
（二）管理組織架構設計不合理
合同管理沒有頂層設計，在實施環節也沒有歸口管理部門，沒有形成分工合作、有效協調的管理機制。職能部門之間職責劃分不明確，在責任和義務面前互相推諉，在權力和利益面前互相爭搶。
（三）信息化建設落后
1.對合同信息管理系統的應用不重視
合同管理信息化要求對合同實施以無紙化為目標的辦公模式。高校合同多為手工管理，往往需要耗費大量的精力和人力；即便部分高校已經引入合同管理系統，但尚未與財務系統連接，無法提取財務系統中已有的確切信息，不能掌握合同支付進度，增加了合同執行過程中潛在的經濟風險。
2.“信息孤島”阻礙信息公開和民主監督
良好的信息溝通平臺能保證信息的及時性，有利于高校經濟業務活動的開展。高校各職能部門之間、各業務人員之間缺少工作的互動與信息的交流，沒有積極、動態地投入到對外合作的每一個環節中，使得合同信息失去時效性和真實性。系統與系統之間缺少數據互通共享，各自為政，封閉保守。更為重要的是影響和阻礙了信息公開和民主監督的開展。
（四）缺少合同管理專業人才
高校注重對外經濟活動效益，忽視了對管理人員職業道德、法制教育等方面的培訓，并且由于高校合同管理員并非專業出身，使得管理者對合同風險管控的必要性認知不足，法律意識淡薄，導致了管、辦及監督各相關部門實際工作的隨意性。高校經濟合同管理涉及領域廣泛，包括會計、審計、基建、法律等專業性很強的學科知識。現階段，對于配備這類具有扎實專業基礎的管理人才是多數高校合同管理工作的一個瓶頸。同時，高校對現有管理人員的專業能力培訓不夠重視，使得合同管理水平停滯不前。
（五）缺少合同執行績效評價
高校對合同管理沒有樹立績效觀念，績效意識薄弱。沒有設置合理的業務考核指標體系，沒有明確合同管理流程中的崗位責任制。對于合同的簽訂、履行、保管等各環節的管理情況缺少考評。另外，對合同項目本身的執行也缺少績效評價，產生的經濟效益和社會效益沒有具體評價和考量。
四、加強高校經濟合同管理的對策與建議
遵循高校內部控制的全面性、重要性、制衡性、適應性、文化性和創新性原則，按照不相容崗位相分離、內部授權審批控制、歸口管理、預算控制、財產保護控制、會計控制、單據控制、信息內部公開，以及記錄控制、財務分析控制、績效考評等控制方法，結合高校實際情況，筆者認為應從以下方面加強高校合同管理[ 6 ]。
（一）規范合同管理工作流程
合理設置合同管理流程，明確各業務環節所對應的管理部門，建立職能部門之間分工負責、稽核牽制的流程體系。具體見經濟合同管理一般流程圖（圖1）和以采購合同為例的經濟合同內控流程圖（圖2）。
（二）加強合同管理內部控制制度建設和制度執行力
制度建設是管理工作的基石。為了高校經濟活動的規范化和科學化，首先要以完善制度為目標，健全的管理制度體系才是高校內部控制建設的大方向。第一，要根據《合同法》等法律政策和高校實際情況建立高校合同管理辦法，對合同的策劃、立項、談判、編制、會審、簽訂、歸檔、執行等各個環節進行全面部署，實行崗位分離，達到有效內部牽制的目的。第二，要建立合同管理辦法配套制度，對合同運作過程中的每個環節制定相應的實施細則，使每個程序的執行都有據可依。相關配套制度主要涵蓋授權審批制度、檔案管理制度、考核追究制度、歸口管理制度等。嚴格執行各項制度，落實責任追究，提高制度執行力，制度建設才有實際效果，合同管理工作才能順利有效地開展[ 7 ]。
（三）落實合同全程性跟蹤監督管理
合同管理是全程性、動態性的管理，從前期策劃到簽訂后的執行以及歸檔，都要進行實時監管，并指定專員跟蹤合同管理工作的各個環節。對于重點崗位要突出監控力度，或不定期采取輪崗制，在監督管理的過程中要把領導干部經濟責任審計制度日?；?、規范化。使用合同管理跟蹤提醒系統，使合同從簽訂到履行完畢的各個環節清晰流暢，能夠隨時查看合同進度和執行情況，發現問題也能及時采取應對措施，很大程度上提高了工作效率和效果。
（四）嚴格財務預算控制
預算管理是高校內部控制的重要環節。加強合同預算管理，科學合理地編制合同執行預算，并按照精細化管理要求全面細致地測算合同執行全過程的預算。在合同執行期間，確保?？顚Ｓ茫S護預算的嚴肅性，遇到實際重大變化，如確需變更預算的，需按照原申報程序和審批權限進行調整。加強年度合同預算結余管理，對于當年已經完工合同項目，應收回合同預算余額；對于跨年度的合同項目應按照規定進行年度間結轉。
預算控制除了要對單位的經濟活動和資源使用情況進行事前安排，還要進行事中和事后監督控制，財務部門定期提供合同預算執行情況報告，審計部門對報告進行分析并提出建設性意見，以保證學校經濟活動的開展能夠嚴格按照預算機制進行。
（五）重視對合同管理人員的培養
領導的態度和合同管理人員的素質是高校合同管理水平能否真正提高的重要因素，因此，樹立積極的工作態度，加強人員的綜合素質，有利于高校管理水平的提升。重視對合同管理人員的法制和道德教育，使他們樹立遵紀守法、勤政廉潔的理念，創造良好的管理工作環境。提高合同管理人員的業務技能，定期組織相關業務人員的專業培訓，如聯系兄弟院校交流討論、實地考察合同管理工作突出的單位、邀請業內專家來校指導或通過公開招聘、競爭上崗等多種方式選聘優秀人才來壯大管理隊伍等。
（六）推進合同信息化管理
高校合同管理信息化建設應納入學校管理信息系統的統一規劃。信息技術部負責合同管理信息系統的開發、購置、運行、維護和安全保障，建立統一的信息共享平臺，實現不同系統間數據共享。將合同管理從簽訂到履行完畢的各個環節流程納入信息化系統，有效地利用軟件功能進行控制并提高管理效益。歸口管理部門應設置專員對合同檔案進行整合歸檔，分類統計、連續編號，確保紙質檔案信息與系統信息相互對應、口徑一致，方便后期監督調閱。
（七）建立合同管理考核評價機制
高校應當建立和完善合同管理人員的激勵約束機制，設置合理的業務考核指標體系，明確合同管理流程中的崗位責任制。對于合同的簽訂、履行、保管等各環節的管理情況進行考評，出現問題時客觀地分析原因，落實責任追究，形成良性的責任導向，避免合同管理流于形式，并以此作為確定合同管理人員薪酬和職級調整等方面的重要參考依據。
五、討論
學者們對高校內部控制的研究觀點基本分為兩大類：一是全面內部控制，其控制內容不僅包括高校的經濟事務，還包括非經濟事務，比如教學事務、學生事務、科研事務、人事事務等[ 8 ]；二是非全面內部控制，其控制內容主要針對高校經濟業務，比如預算業務、收支業務、政府采購業務、資產管理、建設項目、經濟合同等。按照這兩類思想，對高校合同的內部控制也存在兩種觀點：一是全部合同，既包括不涉及經濟的業務合同，也包括經濟合同；二是僅指經濟合同。本文雖然是針對高校經濟合同所進行的研究，但筆者認為其他非經濟業務合同應參照經濟合同的管理程序執行。因為，非經濟業務合同在各個環節上同樣存在法律風險、當事人員廉政風險、合同違約導致高校聲譽受損風險等，所以在其策劃、簽訂、執行、歸檔、評價、信息公開等環節也應該嚴格按照經濟合同的管理規范執行，這也是高校內部控制全面性原則、創新性原則的體現。
【參考文獻】
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采購合同管理實施細則范文3
關鍵詞：設備安裝 原則 質量控制
引言
隨著科學技術的進步和經濟發展,我國每年都有大量的資金投入到大工程建設和技術改造的項目。如何加強設備的技術管理、安裝工程的質量管理,對設備的每一道工序進行有效地監控,確保設備安裝工程的質量,是設備監督工程師的中心任務。
1.設備安裝工程師監控的原則性
工程監督部門的工作是紛繁復雜的，設備安裝工程師的決定時常涉及企業和承包商雙方的利益，因此，工作中不時會遇到來自各方的干擾，這就要求工程師不僅要堅持原則，同時又要講究工作方法，國家的法律、法規和監督工作的自身要求決定了監督工程師在工作中必須堅持原則，否則不僅做不好監督工作，而且后果難以預料。工程師在建設監理實踐中，應著重圍繞以下幾個方面不斷提高自身素質和監督工作水平。
（1）嚴格性。一是對工程管理部門的內部要嚴格管理，要建立各種規章制度約束監督人員的言行，同時這一舉措也是提高監督人員水平的重要途徑。二是對承包商的嚴格管理，由于各種原因，在施工過程中往往會出現偷工減料、逃避檢查、敷衍了事等現象，作為監督工程師就是要督促承包商建立健全質量保證體系，加強項目部內部管理，層層落實責任制，同時應按監督規劃和監督細則的要求嚴格檢查驗收，把質量和安全真正落到實處。
（2）公正性。公正是工程師的執業準則之一。如上述，在監督過程中，經常會遇到業主和承包商的利益而發生沖突，監督工程師在處理有關問題時應從工程整體利益考慮，做到不偏袒任何一方。
（3）廉潔性。工程師的特殊地位決定了在工程建設中成為企業、承包商和監理三方的中心人物。承包商、分包商、供貨商等為其自身利益考慮，可能會以各種方式向監督人員提供益處，作為監控工程師必須能夠抵御誘惑。只有工程師清正廉潔，才能在承包商面前樹立起應有的權威。
2.設備安裝工程師的工作職責
（1）質量控制。開工前熟悉有關規范、標準、圖紙、圖籍，充分理解設計意圖，根據設計意圖設備工程質量的特點，制定出符合設備監督工程的《設備監督規劃》、《設備監督實施細則》，并進行分部工程（子分部工程）、分項工程、檢驗批的劃分，確定工序報驗的內容，確定旁站見證點及見證方式，與部門領導溝通后，及時傳達到施工單位，按有關規范、標準、《監督細則》制定相關報驗資料。
（2）進度控制。認真仔細地閱讀合同，審查施工單位所報《施工組織設計》、施工措施中網絡圖、橫道圖，認真審查關鍵線路、關鍵工作及相關工作的工序布置，必要時根據資源情況、合同要求，調整網絡計劃，合理安排流水施工作業。利用工程例會，對照進度網絡圖、橫道圖定期對進度偏差進行調整。核對周、月進度計劃，必須符合網絡圖要求。由于自然災害、設計等非施工因素影響的工期，監督工程師根據合同、有關規定、實際情況應及時簽證，給予順延。
（3）投資控制。由于設備監督行業的發展不平衡，各業主對設備工程投資要求的差異很大，在我國大多設備監督工程中，監督工程師不控制投資，只是象征性地控制，由于在投資方面設備監督存在著薄弱環節，因此，利用經濟杠桿去控制質量、進度、安全幾乎不能實現，實際上大多設備監理企業對工程的投資控制只是中間控制，對投資的關鍵――開始、結束（預算、竣工結算）不進行控制。
（4）合同管理、信息管理。設備合同管理、信息管理是確保設備工程項目順利實施，嚴格按照合同有關規定，保證設備質量、進度、投資控制的基礎，設備合同管理、信息管理對各管理目標起到了根本的保證。設備監督工作是以設備工程信息為基礎的，設備監督工程師在監督過程中的主要任務是進行目標控制，控制的基礎是各類與設備相關的信息，對任何目標的控制只有在這些信息的支持下才能有效的進行。因此在設備監督過程中，如何全面、準確、及時地收集整理加工、整理存儲、傳遞和應用收集到的各類信息，是設備監督的一項重要內容。
收集施工合同、采購合同、招投標文件、相關協議、有關會議紀要等作為各項控制的依據，并按有關文件劃分、分類存放。在設備監督過程中，處理施工單位之間的糾紛，首先要考慮上述相關合同、相關文件。合同文件是驗收設備、材料、中間工程合格與否的重要依據。設備工程驗工月報的計量、付款的基礎是當月相關信息，以及合同文件相關規定。設備工程竣工結算要以合同文件為依據，貫穿整個工程的信息（設計變更文件、工期順延文件、工程量變更文件）進行合理的調整。施工結束，設備監督工程師按照設備工程監督資料管理及國家、地方檔案管理的要求，整理檔案，審查施工單位的工程檔案資料。
3.設備安裝工程師的組織協調作用
組織協調工作貫穿于設備工程項目的全過程，要充分發揮總監督工程師的組織協調作用，組織協調的內容主要表現在以下幾個方面：
（1）設備監督內部的組織協調。總監督工程師應該做好監督組織內部的組織協調，充分發揮民主的工作作風，了解每位職工的能力、經歷等特點，使各專業監督工作能夠和諧、有續、高效地進行。
（2）設備監督單位與設計單位之間的協調。這里主要指安裝調試階段，兩者業務間的協調。設備監督工程師與設備設計工程師之間、總監與項目負責人之間應充分理解、尊重、配合，設備監督工程師發現設計不足，提出自己的建議通過部門領導批準后，供設計單位參考。
（3）設備監督單位與承包商之間的組織協調。監督單位與承包商之間是監督和被監督的關系，監督單位應該依照有關的法律、法規賦予的權力監督承包商認真履行合同規定的責任和義務，促使承包合同中約定的目標實現最佳狀態。在工程實施過程中，應了解進度、質量、造價以及合同管理中的有關情況，理解承包商的困難，并熱誠幫助，使其能順利地完成任務。
（4）設備監督單位與政府有關質量監督部門之間的協調。設備監督單位在質量監督部門的監督指導下開展監督工作，因此，應認真執行質量監督部門的各項設備工程質量管理的規定，與質量監督部門加強聯系，密切配合，共同做好質量控制和保證工作。
采購合同管理實施細則范文4
1健全制度,落實責任制
健全管理制度,實行領導負責制,貫徹執行國家《檔案法》,樹立全員責任意識和法制意識,制定完善可行的檔案管理規章制度,是保證檔案資料真實、完整、準確、系統的有效措施。作物科學所在項目實施過程中,嚴格執行《中央級科學事業單位修繕購置專項資金管理辦法》、《農業部科學事業單位修繕購置專項資金管理實施細則》、《農業部科學事業單位修繕購置專項資金儀器設備項目驗收辦法(試行)》、《中國農科院修繕購置專項資金管理辦法》、《中國農科院修繕購置專項資金檔案管理辦法(試行)》。同時,結合自身的實際情況制定了該所的《中國農業科學院作物科學研究所中央級科學事業單位修繕購置專項管理辦法》、《中國農業科學院作物科學研究所中央級科學事業單位修繕購置專項資金管理辦法》、《作物科學研究所儀器設備檔案管理辦法》,并根據每個項目的具體情況制定符合項目實際的項目實施計劃和儀器設備采購方案。在項目管理方面,堅持項目法人責任制、招投標制、監理制、合同制管理。為了保證項目的順利實施,根據項目內容成立項目領導小組和實施小組。領導小組為項目的決策機構,組長由法人代表擔任,所領導班子成員和相關專家為領導小組成員,主要負責項目實施方案制定、項目招投標和人、財、物協調及項目驗收等重要事項決定。儀器設備實施小組組長由熟悉儀器設備的專家擔任,成員由綜合辦公室和相關人員組成,負責設備具體采購事宜。檔案管理實施小組組長由分管條件建設工作的辦公室副主任擔任,成員由檔案管理員和儀器小組的相關人員組成,負責項目執行過程中檔案資料的收集整理。財務管理實施小組組長由主管財務的所長擔任,成員由計財處和設備小組相關人員組成,負責項目的經費管理。
在檔案管理方面,采取領導小組負總責、檔案組長督察審查、實施小組落實、專職檔案員指導的四級分級負責制,從而落實檔案管理體系。項目領導小組,負責總體執行情況監督檢查,協調管理。檔案小組組長,負責項目前期報批階段形成的檔案資料的收集整理,在項目實施中對儀器小組檔案資料收集整理工作進行指導監督檢查,對整個項目形成檔案資料的完整性審查,負責與招標單位聯系落實收集檔案資料,其在項目檔案資料收集、歸檔、保存中起著非常重要的作用。儀器設備小組,負責儀器設備采購過程中形成的檔案資料的收集整理工作,特別是安裝調試階段檔案資料的收集。該所的專職檔案員,負責檔案資料的組卷、分類、編號的指導檢查和完整性復合及裝訂、檢索等?？傊?只有健全管理制度,責任落實到人,才能使檔案資料的負責人、技術和管理人員明確各自的職責,樹立責任心和法制意識,從管理制度上保證項目檔案的齊全、完整、準確、系統,做到項目檔案管理工作有法可依,有章可循。
2注重收集,資料完整化
在實際工作中,該所總結了儀器設備采購的基本流程,即實施方案批復后,制定設備采購、招標方案,申請設備進口財政審批,委托中介公司進行儀器招標,簽訂儀器設備采購合同,進口設備辦理進口免稅,機電審批自動進口許可,進口報關法檢,到貨安裝調試驗收,資料收集檔案整理,項目驗收。屬于政府直采設備,簽訂政府采購協議,電子驗收單,項目驗收。國產設備公開招標后簽訂合同,直接到貨安裝驗收。根據上述基本流程,在項目實施的不同階段,形成不同材料,責任落實到各相關單位人員,其中,招標單位檔案管理機構針對招標項目配備專人負責收集、反饋項目資料。項目實施管理單位按照檔案管理要求,設備落實到課題組,設置兼職檔案員,指定專人負責。進而抓好項目全過程的檔案資料收集,確保檔案資料準確完整。重視檔案資料的分類、收集、整理工作。在項目實施前對新參與項目的檔案管理人員進行培訓,使其熟悉所收集材料的范圍及歸檔要求,在項目實施中能夠認真負責地做好檔案資料的收集整理工作。同時將招標單位項目文件資料收集整理納入合同管理,將檔案資料的收集繳存作為合同執行的一部分。在資料收集過程中實行“一同步”、“三納入”和“四參加”,即資料收集與設備采購進程同步;檔案收集工作納入領導議事日程,納入項目有關人員的職責范圍,納入研究所管理制度;檔案小組人員,參加收集整理培訓,參加設備開箱驗收,參加設備安裝調試,參加項目驗收活動。
在資料收集分類方面,根據項目執行進度,將檔案資料分為前期資料、安裝調試驗收階段形成的資料和項目驗收階段形成的資料。前期資料包括:申報書、項目批復文件、實施方案、預算批復文件、進口產品審批文件、會議紀要、來往函件等;招標合同、招標公告、技術指標、招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書、購置合同、自動進口許可證(商務部機電辦)、免稅證明、報關單等;政府采購供貨協議、電子驗收單等。安裝驗收階段包括:裝箱單、說明書、合格證、證明書、保修單、質量保證書、設備認證、產品標識、配件目錄、安裝調試報告、大型設備試運行報告、測試記錄、培訓確認、驗收報告證明、技術及質量上的異議處理結果、開箱驗收記錄、軟件、光盤等。項目驗收階段包括:財務決算專項審計報告、項目總結、項目驗收報告。特別提醒,項目前期管理文件缺失后不易補齊,注意收集。項目實施過程中發生調整和變更,研討論證材料及領導班子決策等會議及時寫紀要及時做保存。
3分類整理,歸存精細化
項目完成后,首先要求儀器設備小組的檔案管理人員對收集的文件、資料等進行簡單分類、整理后交檔案小組組長審查;檔案組長對資料的完整性核查無誤后交所專職檔案員復核把關;專職檔案員按照項目檔案管理規定進行認真復審提出整改意見,并指導項目檔案管理人員進行整改。項目檔案管理人員在所專職檔案員的指導下做好以下5方面的工作:
3•1清理文件資料
從立項審批、招投標、設備到貨、安裝調試、驗收等全過程形成的具有保存價值的文字、圖表和光盤等各種載體的文件材料進行清理、剔除重復后,分類組卷。
3•2排序分類整理
排序原則是:遵循文件的形成規律,保持文件材料之間的有機聯系,按照文件材料性質區分不同價值,調整文件排序,便于保管和利用。排序,按其重要性或時間順序排列,批復在前,請示在后,批轉在前,報告在后,主件在前,附件在后,正本在前,定稿在后,結論性材料在前,依據性材料在后,紙質性資料在前,光盤等資料在后。分類,按照文件、請示、批復,招標文件資料,投標文件資料,評標文件資料,項目驗收資料,設備按單機分類組卷,說明書單獨組卷,采購合同、裝箱單、安裝調試報告等單獨組卷。整理,根據國家檔案管理要求結合項目實際情況,各種文件的歸檔范圍和保管期限,文件分類辦法及編號方案,以“件”為歸檔文件的整理單位。清點卷內文件材料,檢查材料齊全性、完整性、準確性、系統性,對不符合要求的檔案資料,及時糾正、補齊。
3•3文件質量要求
原件內容真實、準確;已破損的文件應予修整;字跡模糊或易退變的文件應予復制;耐久性書寫材料,字跡清楚、圖表整潔、簽字蓋章完備;文件材料國家標準A4幅面;說明書遵循原貌。
3•4頁碼編寫
按自然頁數編寫頁碼,凡有文字的頁面均要編碼,頁碼編寫位置在裝訂線的另一側右下角,用阿拉伯數字編寫,避免空號和重號。
3•5編寫目錄擬寫標題
按文件題名編寫卷內目錄,每份文件要按原文題名編寫目錄,沒有題名的材料要根據內容自擬標題后再編寫目錄。擬寫案卷標題時,將該卷的主要文件內容概括提煉,使其綜合反映卷內內容。案卷編號依據檔案管理規范進行,最后填寫備考表。項目檔案管理小組人員完成上述工作后,將全部檔案資料交所檔案室。由所檔案員對檔案資料的分類、立卷、卷內目錄及備考表等進行全面復核無誤后,填寫封皮內容,打印案卷封面,裝訂成冊,編制檢索工具,裝盒上架排列,便于查找和檢索利用。
4檔案管理工作的幾點體會
4•1領導重視,建立健全檔案管理體系
俗話說,搞好搞不好關鍵在領導,任何工作只要領導重視,認真去抓去管,做好督促檢查,同時明確各個階段的管理人員,落實好分工和崗位責任制,確保每個環節不出漏洞,檔案工作抓出成效。
4•2抓好崗前培訓,資料收集“三勤”
在項目實施前,抓好檔案管理人員的崗前培訓,要讓檔案管理人員上崗之前就懂得在哪個環節收集哪些資料,以及如何進行分類、編目和整理歸檔等。在資料收集中做到“三勤”,即“勤收集、勤督促、勤檢查”,是保證檔案資料完整和真實有效的有力對策。
4•3制定收集檔案資料的保證措施
在簽訂招標、儀器設備的采購合同時,既要在合同條款中明確對方提交的檔案資料范圍、質量水平和移交時間,又要明確違約責任,以保證檔案資料的真實完整。
采購合同管理實施細則范文5
眾所周知，營改增對于企業，除了降低流通環節重復征稅之外，在企業內部控制諸多方面發生變化：如合同管理、票據管理、稅負變化、會計核算、計稅繳稅等業務。作為即將加入稅制改革大軍的企業，本文將以營改增這一重大政策變化作為節點，從營改增政策日之前、政策日到執行期間、政策執行日之后分三個階段談非生產類服務業內部控制關鍵控制點發生的變化。
一、營改增政策發文前
這一階段，企業財稅部門是營改增政策風險預防性控制主要執行人。首先由財稅部門為主導，及時收集從稅總到主管稅所的各種規定政策和法規，列出企業所有收入相關業務，支出相關業務，分析核對，第一時間判斷對企業的影響。財稅部門還需及時了解企業業務營改增后稅收優惠政策，根據已有政策，積極享受應有優惠，首先要了解企業可以享受哪些優惠，申請流程是什么，需要提供哪些資料，事先做好申請免稅優惠的充分準備。
對于營改增政策界定不清楚的業務，比如，關于酒店業常見的宴會會議業務，根據北京市國稅局《關于營業稅改征增值稅試點部分政策及管理問題的指導意見（二）》之第12條的規定，“賓館、飯店提供的會議服務，應按照文化創意服務-會議展覽服務繳納增值稅”；但實際上，酒店宴會或會議業務，僅僅是將場地暫租給會議舉辦單位使用，不應屬于上述文件中列舉的會議展覽服務或有形動產經營性租賃，而應屬于租賃不動產業務。因此在營改增政策執行之前，企業財稅人員人員需要與稅務局積極溝通，以獲得適合企業的稅率。
其次，事先考慮在會計核算系統變更設置新會計核算科目。無論是否一般納稅人，會計科目都要增加，應交稅費的明細、營業收入的明細都得改變，以符合稅款計繳和滿足企業管理的要求。IT系統科目設置更改需在營改增時點之前完成。
再次，財稅部門負責溝通協調稅務局增值稅防偽稅控系統與企業IT部門財務核算系統維護人員，了解金稅系統安裝事宜，提前做好與財務核算系統財務模塊連接的準備工作。
最后，該階段企業全員均應該普及營改增相關政策和知識，增強員工的增值稅納稅意識，并將所汲取的知識貫徹到銷售、采購、結算、核算、計稅繳稅等各個業務環節中，防范稅負風險和檢查風險。
二、營改增政策發文后至執行日期間
該階段，仍然以企業財稅部門為核心主導部門，組織企業所有經營部門梳理企業全部收入業務清單，確定營改增稅率適用范圍，最好將收入業務梳理結果形成表格或者銷售業務稅種清單，列明業務名字、稅種、稅率、何種情況下可以減免稅，因為可能涉及高低稅率的混合銷售行為納稅，所以清單有必要區分收入業務是全部需要改增，還是部分需要改增部分不改。企業財稅部門還應正確識別和正確處理視同銷售業務，視同銷售行為或涉及進項稅額轉出的應稅行為應及時識別和正確申報。
財稅部門通知銷售人員與客戶溝通發票問題以及合同條款變更，說明已簽定未執行完畢的銷售合同條款的履行情況；以及在營改增時點前后，跨時點執行的合同，我企業可能提供不同類型的發票。如果客戶也在同一時期的營改增范圍內，他們取得新的增值稅專用發票是可以抵扣的，可能影響下一續租合同的價格談判。同時，如果同一時期客戶也已經實行營改增后的政策，且企業的業務客戶免征增值稅，那么企業不需要開增值稅專用發票。
組織所有經營部門梳理采購（采購物品或服務）業務清單，確定可抵扣范圍。財稅部門需要列出各種成本費用明細，核對規定或者咨詢稅局，確定哪些項目可以抵扣，做成成本費用、購置資產、工程建設抵扣情況清單。
為了本企業的合規納稅，財務部應提醒采購業務部門選擇合適供應商，在即將簽署合同前，與供應商重新談判合同中與稅金相關條款，并一律要求取得增值稅專用發票。
同時，該階段財稅部門還需要提示公司管理層和法務部門，銷售合同與采購合同文本均需要在稅金條款上進行修改調整。
三、營改增政策執行之后
企業在營業稅下普通發票“松散”的管理制度，不適用對增值稅專用發票的保管，增值稅專用發票除了可以作為企業所得稅的扣除憑證外，還有一個更主要的功能就是作為抵扣進項稅金的憑證，因此需要建立并加強增值稅發票購買使用登記、保管辦法。強化對取得增值稅開票信息合規性審核控制點。
加強增值稅開票前審核控制，當業務部門提出開票申請，財稅部門應該建立對開票申請審核制度，防范對外不當開具或虛開增值稅專用發票給企業帶來的違法風險。當期開票結束，加強稅控系統中開票清單再次復核控制。由財稅部門打印當期開票清單進行時候復核，確認開票項目沒有遺漏，確認當期開票金額與當期收入金額一致。
加強增值稅進項稅額、銷項稅額計算的審核控制， 增值稅核算的會計核算是和營業稅不同的，需要重新設計計算表單，以及記賬分錄。
這一時期，財稅部門還有一項重要的工作，就是測算企業執行增值稅后的實際稅負。在稅負增加的情況下，積極爭取過渡期補助扶持政策，申請適合企業的一般納稅人資格或小規模納稅人資格。比如，關于固定資產進項是否可以抵扣，根據《財政部、國際稅務總局關于全國實施增值稅轉型改革若干問題的通知》財稅【2008】170號文件規定：自2009年1月1日起，增值稅一般納稅人購進（包括接受捐贈、實物投資）或者自制（包括改擴建、安裝）固定資產發生的進項稅額可根據增值稅暫行條例及其實施細則的相關規定，憑專用票據從銷項稅額中抵扣。但前提是企業必須是增值稅一般納稅人。
四、結束語
企業應正確認識營改增前后內部控制關鍵控制點發生的變化，在不同的階段，結合企業實際情況，增強預防性控制和檢查性控制措施，完善風險控制制度。降低營改增給企業帶來的沖擊和影響。
采購合同管理實施細則范文6
[關鍵詞]電力物資；采購；現場管理
物資管理，是指企業在生產過程中，對本企業所需物資的采購、使用、儲備等行為進行計劃、組織和控制，物資管理的目的是，通過對物資進行有效管理，以降低企業生產成本，加速資金周轉，進而促進企業盈利，提升企業的市場競爭能力，企業的物資管理，包括物資計劃制訂、物資采購、物資使用和物資儲備等多個重要環節，這些環節環環相扣、相互影響，任何一個環節出現問題，將對企業的生產運營造成不良影響。文章主要對物資的采購和現場管理進行了簡述。
1.電力物資采購管理存在的問題
1.1電力建設企業的有關供應商供給機制不夠完善
在執行采購任務的過程中，還出現著相關責任人的任務不清楚，待審查的內容相互交錯重疊等一些不夠規范的現象，由此帶來了電力建設企業在物資采購工作在相互配合和管理上的一些嚴重的問題，從而直接降低了企業在物資采購方面的工作效率。同時電力建設企業物資采購由部分負責人直接采購或者由單獨參加采購的人員決定，因此存在了采購人員和供貨商的關系密切，造成了和物資部門配合不協調。例如在物資采購任務過程中，采購方需要同許多部門等多方面決策同意，如果缺少了其中的一步，企業的采購就不能夠很好的完成。另外一方面，在電力建設企業物資采購中，沒有能夠和供應商建立長期穩定的合作關系，從而導致在采購過程中出現了采購的物資質量不高，而價格高，售后差等問題。
1.2電力企業采購定價機制運作不健全
電力建設企業物資采購過程簡單地說就是對相關供應商的選擇過程。在采購時，有許多關于定價方面的活動，所以就需要采購人員對市場價格和供應商作出正確的判定標準和完善的采購方案。然而，對大多數采購人員來說，這是很困難的，所以必然會存在些采購會不健全等潛在的問題。同時在企業召開月總結會議中，企業會很據采購價格的波動幅度作出對有關供應商的選擇。這樣，根據有關采購物資的熱值論價，就會使得供應商爭著去供給那些熱值性價比高的物資，然而對于很多的電力企業而言，都會導致相關的采購部門出現對于供應商的選擇的偏差和波動性誤差，從而也就導致采購部門不能形成完善的采購機制，使得采購定價機制長期處于一種不穩定的狀態。
2.電力物資采購管理建議
2.1健全物資采購的規章制度
明確物資采購機構的職能范圍。弄清企業采購業務的工作職責，對物資采購的實施、質量的檢驗、資金的動態管理、采購的監督控制、綜合考核等職能進行劃分，明確這些職能的主管部門和它們應負的職責。做到機構到位、職能到位、管理到位。實現采購權、驗收權、保管權的分立。遵循物資采購的四條原則，即質量第一，價格最優，服務最好，信譽最佳的原則。建立健全嚴格的規章制度。制定價格管理辦法、招標管理辦法、集中采購管理辦法和相應的配套實施細則。根據所需物資的特點確定采購方式。實行招標采購。競爭性談判，單一來源采購。協商詢價采購。對新供應商進入應建立嚴密的準入制度和定期評估制度。
2.2制定科學合理的物資定額和物資供應計劃
電力企業物資采購工作的開展前提是編制和實現物資供應計劃，供應計劃一般要包含如下兩個依據：一是物資消耗與儲備定額，這同時也是具體核算各種物資需要量的重要依據。二是上級下達的生產、基建計劃以及電力企業自行安排的生產、基建計劃。電力企業制定物資定額之前，要遵循四個原則。一是要具有代表性，并且準確可靠，這就需要依靠日常積累豐富的定額資料以及準確的統計報表等作為支撐；二是積極穩妥，先進可行，以此來實現對生產基建工作的正確指導和良好促進作用；一是物資定額的編制要完備齊全，主要物資材料和輔助物資材料的相關信息都要涉及到，同時，不僅要有單項定額，而且還要有相應的綜合定額；四是要充分發動電力企業全體職工的工作能動性，不僅要組織車間、班組自下而上地進行，而且還要與設計部門、計劃部門、技術部門形成密切配合。此外，電力企業物資儲備定額一般會包括經常性儲備定額，保險儲備定額和季節性儲備定額三大類，因此，電力企業在制定計劃時要對上述三者進行全盤考慮，不可遺漏。
2.3合理選擇物資采購方式
設立計算機采購、驗收臺賬，建立局域網，實現資源共享。材料采購、供應、紀檢、審計等部門要將本企業所需物資按品種分類，將價格質量標準、驗收、領用情況及供應廠商資料輸入計算機，建立局域網。這樣，既可隨時了解材料需求、質量、價格等情況，節省人力物力，又可防止人為操作的不規范。大型工程及大額采購宜采用公開招標采購制度。采購實體可根據實際情況。對擬購商品的品牌、數量、性能、價格、售后服務等情況進行多次談判，最終買到符合預期要求，甚至超出用戶預期的商品。這樣，就可以基本上避免物資采購過程中的暗箱操作現象，降低企業成本。
2.4實施物資采購管理現代化
電力企業要廣泛推廣先進技術與先進管理手段在企業物資采購管理的運用，建立精干高效的物資采購管理機構，建立物資采購管理信息系統，履蓋物資管理各環節，對物資定額、計劃、合同管理、庫存管理、帳目管理、統計報表以及設備材料的產、供、配送、采購、加工渠道、價格體系等物資管理的各個方面進行資料貯存與檢索，不斷提高物資采購管理水平。
3.電力物資現場管理建議
3.1嚴把物資驗收入庫關
貨物到達后，由驗收組成員根據貨運單、裝箱單、購貨發票及采購合同等相互核對。依據采購合同有關條款，堅持“公開、公平、公正”原則，切實維護企業的合法權益。物資保管人員還需按財務規定及時遞交材料出庫單，財務部登記入賬后和倉庫明細賬進行仔細核對，嚴防物資的流失和浪費。
3.2庫房管理
庫管人員首先查看每天整理的各類物資明細賬，匯總后，檢查賬目與賬目之間是否相符、賬目和物資是否相符及賬目和卡（出庫單、入庫單等）是否相符。若是發現盈余、短少、殘損或變質，必須查明原因，分清責任，及時寫出書面報告，提出處理意見，提交給物資部主管，物資部主管收到結果后進行審核，在簽署相應意見后報電力企業財務部，財務部對意見進行審核，通過后對處理文件進行備份，在對庫內物資盤點完畢后，庫管人員將在物資盤的基礎上核實各類物資種類是否齊備，數量是否滿足電力企業生產需求，若發現種類不齊或數量低于生產需求，則及時寫出報告提出處理意見，報物資部門主管，在相關負責人核實后包物管部門經理審核后，報財務處生成新的需求計劃，以及時補充倉庫內物資存儲。
3.3物資出庫
在電力企業的日常生產中，需要消耗大量的物資，這也就涉及到大量的物資出庫操作，電力企業的各個用料部門應根據自己的實際需要向物資部提交物資需求計劃，在物資部審核后，若是在電力企業生產計劃內，則通過相應部門的申請，在辦理材料物資的出庫，庫管人員要填制出庫憑證，由庫管員、經手人雙方同時簽字，一切手續不全的提貨、領取物資事項，庫管員有權拒絕發貨，通過對物資出庫流程分析后，可得出庫房管理參與者主要有各個部門、物資部和庫管員。各個部門的功能有提交物資領取申請和領取物資，再領取物資時可查詢出庫單，庫管員的按需發放物質，發放物資時可查詢出庫單，物資部的功能有審核領申請和發放出庫單，這兩功能均查詢物資領取申請。
3.4物資工地管理
電力物資到達工地后，要集中按序分類放在工地材料區，室內設備不能淋雨受潮的，要做好遮蓋防雨設施，電纜類的物資還要特別做好防盜防損措施。
