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［摘要］近幾年，對物資進行集約管理成為主流，物資合同是否規范引起越來越多人的重視。無論是簽訂、履行還是管理采購合同，均涉及多方面內容，只有物資供應鏈各主體做到密切配合，才能使所簽訂合同的價值得到應有發揮。文章以物資集中采購為背景，在簡單概括合同簽訂要點的基礎上，從履約管理的角度出發，對可使此項工作得到有效落實的策略進行了提煉，例如優化管理體系，希望能夠給有關人員以啟發。
［關鍵詞］履約管理;合同簽訂;物資集中采購
1合同簽訂要點
在集約化發展勢頭十分迅猛的當下，各單位對物資進行集中采購的范圍逐漸擴大，所簽訂合同的數量也不斷增多。出于使合同管理更為規范，并使履約水平得到顯著提升的考慮，各單位紛紛以自身需求為依據，對合同管理所適用制度進行了擬定，而現有制度所強調要點可被歸納如下:其一，對不同工程所適用合同文本類型加以明確;其二，對合同內容進行規定;其三，使合同簽訂及流轉流程更為明確。［1］事實證明，隨著管理制度得到落實，不僅合同簽約效率得到了大幅提高，順利履約等目標也擁有了實現的基礎，基于此，各單位紛紛加入了開展此項工作的陣營。
2履約管理策略
2.1常見類型。若以物資采購所適用管理模式為依據，可將采購合同分為三類:總部簽訂、省級簽訂與地市簽訂。以國家電網為例，總部所負責部分，主要是確定投資項目，對采購合同進行簽訂并履行，還要對結算環節加以管理。另外，管理內容不僅涉及工程材料與設備，還包括物資調度領域。而物資公司的工作內容，可被歸納為簽訂、履行合同所涉及事務與常規工作。省級物資部是由物資合同所承辦部分，工作職責除集中采購外，還有管理合同簽訂與履行情況，例如總部采購目錄所不涉及物資。［2］而地市供應中心，通常被視為以上級部門所提出要求為依據，對物資合同進行簽訂的部門，例如零購固定資產，而該部門所負責工作相對繁雜，除了履約管理，還涉及省公司所分配合同的管理等方面。
2.2管理重點。要想使所簽訂集中采購合同擁有理想規范性，為后續履約、結算等環節的開展提供支持，下列內容應引起重視:第一，在中標結果的30天內，對照投標所提出要求，對合同進行簽訂，參考中標通知書，經由固定文本，對雙方責任和權利加以明確。第二，在履行合同時，工作人員應綜合考慮多方因素，不斷調整工作計劃，確保各項工作均可做到無縫銜接。第三，全面監督購入材料質量，通過抽檢的方式，使材料質量與總部要求高度契合，若有問題存在，則應聯合責任主體，盡快將問題解決，避免所造成影響進一步擴大。第四，實時跟蹤履約情況，以便及時發現并協調各種變更，不斷調整規定內容，避免合同糾紛或是類似問題出現。第五，以合同內容為依據，確保結算工作如期完成，詳細來說，就是以工作進度為依據，聯合供應商及其他主體，對結算手續進行辦理并歸檔。
2.3方法探究。2.3.1優化管理體系。在物資采購領域，對合同履約情況加以管理的要點，通常與物資采購流程密切相關，由此可見，工作人員應以采購流程所表現出的特征為依據，對履約情況加以管理。第一階段是物資生產。參考采購訂單所提供信息，擬定供應計劃，建構可使物資所提出設計需求得到準確判斷的機制，若物資有設計需求存在，工作人員應聯合設計方與供貨商，完成交付圖紙和報送進度的工作，以到貨需求為依據，對交貨時間加以明確。若物資的協調主體為上級單位，則應以履行合同為前提，綜合考慮多方因素，適當更改計劃內容。對不執行協調結果的主體，出于避免更嚴重問題形成的考慮，工作人員可酌情取消合同并對供應計劃加以調整。第二階段是物資配送。ERP的出現，為信息化管理提供了有力支持，工作人員應以ERP系統為基礎，參考所擬定計劃，對發貨通知進行精準傳達，再由供貨商以電子平臺為依托，對預計到貨時間加以明確，確保后續環節均可得到順利開展。第三階段是到達現場。物資到達后，由管理人員參考交接單，通過開箱的方式對物資進行驗收，并對物資質量進行檢查，若有不達標物資存在，則應聯合供應商，開展全面消缺工作，通過驗收與檢查的物資，則由工作人員給出評價并向系統上傳，生成相關信息。第四階段是結算與處罰。物資結算結果，同樣應向系統上傳，供后續考核工作參考。若供應商有違約情況存在，應由管理部門作為主導，對違約信息加以整合，在此基礎上，生成并發送出發清單，確保違約行為均可得到有力管控。2.3.2加大管控力度。一方面，以月度為單位，對供應計劃進行擬定并落實。詳細來說，就是將計劃上傳至電子平臺，參考計劃信息，對物資供需是否存在矛盾加以判斷，使采購流程得到有效管理。要想使該策略發揮出應有作用，關鍵是以采購合同為依物流與供應鏈管理中國市場2021年第9期(總第1072期)據，擬定計劃，并向項目單位進行發送，由項目單位對交貨日期加以確定，再由責任主體定期向上級單位報送，真正做到以批復情況為依據，實時跟蹤工作落實情況，若交貨期出現變更，則應將變更處理時間提前，確保采購及供應環節，均可得到按部就班地開展。［3］獲得合同后，工作人員需要聯系供貨商，對物資種類等信息加以確定，再在需求部門的幫助下，對需求時間加以明確，避免出現供貨延遲，致使后續工作無法開展的情況。事實證明，這樣做可使物資采購及相關工作，表現出更為理想的可靠性。另一方面，以ERP平臺為依托，對履約跟蹤模塊進行建構，可使全程跟蹤物資采購情況的設想成為現實。在落實此項工作時，工作人員應對兩方面內容引起重視:其一，對照合同管理臺賬，核對所接收物資合同，明確合同簽訂情況，若存在訂單創建完成，卻未接收到對應合同的問題，工作人員需要進行實時跟進，避免物資采購延期或類似情況發生;其二，在條件允許的情況下，相關單位應派遣專人，對平臺進行管理，在對物資采購信息加以確認的基礎上，優化現有預警機制，以物資采購等工作所面臨不足為依據，對預警信息進行。事實證明，這樣做可使履約風險得到大幅度降低。2.3.3細化管理內容。信息時代的到來，使精細化管理成為可能，在落實履約管理及相關工作時，工作人員應以合同規定為依據，在細化管理內容的基礎上，優化管控平臺，使物資采購獲得高效處理，一方面對內部所提出需求進行及時處理，另一方面是整合外部資源，以ERP系統為依托，確保資源調度與統籌工作得到高效開展，使服務水平、物資采購質效擁有提高的先決條件。此外，工作人員還應對履約管理側重點有準確把握，除了嚴格管理物資質量，通過全面監督的方式，避免信任危機或是安全問題出現之外，還應將運輸進度納入管理范疇，對交貨期限加以明確，避免物流受限，使物資供應面臨中斷的情況發生。2.3.4優化采購流程?，F已在諸多領域得到推廣的物資供應鏈，對各單位提出了如下要求:通過對采購部門進行加設的方式，為集成管理助力?，F有研究及所得結論表明，獨立采購可使各單位在捕捉信息方面，擁有更為理想的能力，無論是采購成本，還是運作成本，均會出現較大幅度降低。某單位便以采購合同為依據，結合自身所存在采購問題，對管理策略進行了創新，具體表現為加設負責招標、采購物資的部門。待采購流程與主體確定后，工作人員綜合考慮多方因素，提出以下三點建議:第一點，增加委員會及專家庫，確保自身擁有輔助各項工作開展的專業人員;第二點，將信息、設備等部門打造成為管理部門，對物資采購的審批與管理負責;第三點，由監察室對采購過程進行監督，突出相關部門的橫向約束關系，凸顯物資驗收的有效性，確保采購質量可達到預期。［4］2.3.5引入責任機制。事實證明，引入責任機制，可使履約管理及相關工作擁有更高水平。要想使責任機制被賦予效能進行充分發揮，工作人員應做到:首先，以管理責任為導向，對管理機制進行建構，將責任落實到個人，對管理工作落實情況進行全面把關，以項目進展為依據，通過跟蹤監督的方式，確保物資采購與合同要求高度契合。其次，若以管理人員的視角為切入點，實時跟蹤并管理合同履約情況，聯合相關部門，擬定可使履約偏差得到科學處理的方案，做到全覆蓋管理，具有突出的社會價值。最后，定期組織培訓活動，確保從事相關工作的人員均有依法管理與依法經營的理念，而法律意識的樹立和責任意識的強化，均可為管理能力及水平的提升奠定基礎。事實證明，只有做到以上要求，才可使物資供應擁有堅實的保障。調查結果表明，諸多單位在開展日常管理工作時，均未給予倉儲應有的重視，由此而引發的問題是大量物資被浪費，引入責任機制的重要性自然不言而喻。除上文所提及策略外，可使采購職責得到明確展現的方法，還要對物資管理制度進行落實，具體來說，就是對各崗位所對應權限及職責加以明確，在對物資采購流程加以明確的基礎上，對不相容職務做分離處理，通過加大監管力度的方式，確保物資采購的任意環節均處于人員控制狀態。而常規模式將管理與物資采購割裂，致使各部門難以達到協調統一的要求，要想使該問題得到解決，最有效的方法是將責任落實到個人，將不必要問題出現的概率降至最低。
3結論
通過上文可以看出，在集中采購得到大力推廣的當下，要想有效管理物資供應鏈，合同履行發揮著無法被替代的作用，這就要求各單位對合同管理模式加以規范，通過實時跟蹤的方式，確保所簽訂合同均可得到順利執行，而從供應商的視角來看，這樣做還可避免不必要糾紛出現，自身誠信度也會得到顯著增加。
參考文獻:
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［4］龔莉彥.探討關于開展物資集中采購管理效能監察的實踐和認識［J］．中國鄉鎮企業會計，2017(10):228－229.
作者:劉子俊 王棋 單位:中國人民解放軍32619部隊
