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檔案系統管理范文1
在檔案信息自動化系統運行的過程中，沒有一個統一的操作標準，同時在管理軟件的應用上也存在著很大的差異，管理的結果也產生了一些誤差，在這樣的情況下，就會影響到整個系統的管理質量，在系統使用的過程中，硬件本身的質量是沒有問題的，但是由于操作員的個人技能不能達到相應的要求，使得硬件中很多實用的功能都沒有得到充分的發揮，所以在進行檔案管理的過程中，要不斷加大自動化技術的推廣，有效的對管理工作進行規范，這要求管理人員要提高自身的業務水平，尤其是計算機應用技術，同時也要建立健全管理的機制。
2自動化建設要著眼于提高系統的整體水平
在自動化建設的過程中，系統的整體性高低對功能的發揮有著十分關鍵的影響，提高系統的整體性也就是提高計算機網絡系統的管理質量，從而使系統的優勢能夠得以充分的發揮，從而也提高了系統自身的軟硬件性能。但是在系統運行的過程中，一部分節點非常容易出現故障，這些故障的產生也嚴重影響到了系統的正常運行，所以在使用該系統的過程中一定要采取相應的措施，不斷加強對故障的處理，使其發揮的負面作用能夠縮減到最小，這樣才能更好的提升系統的綜合運行質量。
3有重點的抓好數據庫的建設
在近幾年的檔案信息自動化系統發展中，對文件處理技術的開發和系統應用技術的創新還處在一個適應和過渡的階段，因此在檔案信息數據庫的建設過程中還存在著很大的不足，這些問題的產生也會使得數據庫在使用時無法發揮其正常的功能，所以在使用檔案信息自動化系統的過程中，要根據每個檔案管理部門自身的具體情況進行數據庫的創建和完善。從另一個角度來看，數據庫的建設和完善需要很長的時間，同時其相應的工作也是有一定的發展規律的，所以在數據庫建設的過程中還要注重每個部門人員之間的配合。在進行檔案信息運用的過程中，還要加強對信息內容的有效管理，只有這樣才能更好的提升系統運行的可靠性和靈活性。同時我國的科學技術還在不斷的發展，新的思想和理念還會不斷的應用到檔案信息自動化系統的運行中，所以檔案信息自動化系統還會不斷的發展和完善。
4慎重選定技術路線
信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征。對我國檔案信息自動化影響最大的技術是微機工作站、服務器性能的提高，網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。
5實事求是地改進管理體制
集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。檔案信息自動化系統實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。
6充分發揮系統建設資金的使用效益
檔案自動化系統建設是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。
7重視人才管理
檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂。
8結語
檔案系統管理范文2
關鍵詞：檔案信息自動化；管理；問題；思考
檔案信息自動化系統是一項需要運用多種學科知識，多專業配合，多部門協作，多環節配套的復雜系統工程，系統建設發展到目前階段，研究探討對系統的協調組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。加強對檔案信息自動化系統管理的目的在于開發應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。
一、推進自動化，必須提高檔案標準化、規范化水平
目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
二、自動化建設要著眼于提高系統的整體水平
根據系統論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
三、有重點地抓好數據庫建設
目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。
四、慎重選定技術路線
信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機工作站、服務器性能的提高，網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現實的需求又往往跟不上，宏觀監測需要的信息量和使用頻率同微觀經濟需求有很大差別，因此不斷發生買了設備不能充分利用，建了網絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。
五、實事求是地改進管理體制
集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統之內再組建一個“檔案信息系統”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。
六、充分發揮系統建設資金的使用效益
檔案自動化系統建設是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財政長期建設發展計劃中立項，檔案信息自動化項目資金大多通過領導特批解決，為此耗費了各級檔案部門領導很大精力。“九五”建設規劃被國家經濟信息化聯席會議作為國家經濟信息化優先發展的重要工作之一，定名為“金信工程”，為檔案信息自動化系統列入國民經濟和社會發展計劃打下了良好基礎，但要落到實處，還有許多工作要做，各地也應及早積極爭取。存在的問題之二是在資金管理上不夠科學合理，有分散和浪費現象。如有的項目因各種原因不能充分發揮應有作用，這都有待于今后注意改進。
七、重視人才管理
推進檔案信息自動化的關鍵是人才。加強培養教育，造就一大批復合型人才的重要性，已被廣泛關注。檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規律，以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強計算機機構和人員的活力，例如
引入競爭機制，對某些項目實行項目管理，在保證完成檔案建設的前提下，開展對社會有償服務等等。
檔案系統管理范文3
隨著網絡技術、信息技術的發展，計算機技術也逐步向著數字化和智能化的方向發展，隨即產生大量的電子文件，傳統手工記錄信息的方式已經不能滿足人們的需求。企業或政府部門為提高信息質量的正確性，開始大力開發各種檔案管理系統，做好檔案管理工作尤為重要。以檔案管理需求為研究視角，提出了開發檔案管理系統所需的理論知識及技術支持，詳細介紹了檔案管理系統主要功能模塊，以期為類似研究提供一定指導。
關鍵詞：
檔案管理系統；需求分析；功能模塊
檔案管理在企業占有重要的地位，隨著信息量的增多，任務繁重，管理不便。目前我國正處于電子檔案的研究。為了推動檔案管理的效率、建設信息化的資源發展方向。結合實際需要的檔案管理系統的特點進行開發檔案管理系統，以提高檔案信息管理的質量。
1研究背景
隨著計算機的不斷改革創新與換代，人類的生活逐漸趨于科技化、信息化。如今，計算機已成為大眾日常生活不可缺少的一部分，不僅能逐漸豐富我們的視野，也可以加深人類對世界的認知，帶領大眾走向新的天地。隨著計算機的進步，信息在人們生活中不斷地更換角色。信息化時代給人們帶來更多的發展空間。當今，無論是在企業單位還是政府部門工作都需要大量信息的篩選與收集。信息的完整性與規范性決定了企業的發展，甚至相關企業專門成立了信息整合小組，用來負責各種各樣的信息進行整合、歸納等。計算機的便捷就成了必不可少的工作項目，有利于提高企業的核心效率。面對大量的信息資料，傳統手工記錄信息的方式已經遠遠不能滿足人們的需要，而且信息容易丟失，這樣給企業利益造成極大的損失。為了降低和減少人工帶來的失誤，現在企業政府的相關文件都是通過檔案的形式記錄的，有助于方便查找與調動，工作效率更高。采用計算機進行管理檔案具有它獨特的優勢，但是我國關于電子檔案的發展目前還在進一步完善。在管理制度和管理規范中存在一定的局限性，在檔案管理方面，積極探索新的管理方法，適應新時代的發展需求?；诖?，創新現代檔案信息管理系統，提高系統操作效率及安全性，使其滿足現代化業務及借閱者的需求，具有重要的現實意義。
2開發系統技術支持
2.1相關理論及技術
2.1.1J2EE多層應用模型
J2EE多層應用模型包含很多組件，不同于傳統的技術開發架構，J2EE多層應用模型的本質是為了方便應用程序和系統之間的交互。在實際運用過程中，J2EE依托多層分布式應用模型，依據邏輯功能劃分，依據不同應用組件所處層分布在不同機器上[1]。使用J2EE多層模型的優點在于它能實現各層的獨立工作，同時還能提供系統的可擴展性。
2.1.2MVC設計模式
MVC設計模式是一種典型的軟件設計典范，是模型視圖控制器的簡稱，目的是將業務模型和用戶界面的實現代碼分離，從而達到同一個程序有不同的表現形式。MVC設計模式有很多的框架和控件組成。這種設計模式的優點在于耦合性低，重用性高，生命周期成本低，部署快，可維護性高，有利于軟件工程化管理。對于系統而言選擇一個好的框架應用在項目中，將會對項目的效率和可重用是至關重要的。
2.1.3Servlet
Servlet是用Java編寫的服務器端程序，服務器上需要一些程序，通常是根據用戶輸入訪問數據庫的程序，工作流程是借助客戶端發送到服務器上，服務器開基于實際需求的檔案管理系統功能開發范桂泉（濰坊護理職業學院，山東青州262500）摘要：隨著網絡技術、信息技術的發展，計算機技術也逐步向著數字化和智能化的方向發展，隨即產生大量的電子文件，傳統手工記錄信息的方式已經不能滿足人們的需求。企業或政府部門為提高信息質量的正確性，開始大力開發各種檔案管理系統，做好檔案管理工作尤為重要。以檔案管理需求為研究視角，提出了開發檔案管理系統所需的理論知識及技術支持，詳細介紹了檔案管理系統主要功能模塊，以期為類似研究提供一定指導。關鍵詞：檔案管理系統；需求分析；功能模塊啟并調Servlet，它依據客戶端請求直接生產響應內容并將其上傳給服務器，由服務器把響應信息返回至客戶端，Servlet根據客戶端請求生成相應內容[2]。Servlet具有運用方便、功能強大等優勢，成為開發相關系統傳統的技術之一。
2.1.4SQLServlet數據庫
數據庫最早由美國推出的關系型數據庫，在實際的操作過程中，使用SQL語句進行數據的添加、修改、刪除等功能。具有方便快捷高效率的發展優勢。同樣可以實現數據加密及數據備份的功能。SQL語句可以嵌套在宿主語言的程序中使用，可以進行視圖和基本表的查詢等操作。因此SQL語句可以是應用程序，也可以是終端用戶。
2.2系統應具備的特性
根據實際需求的檔案管理，在系統規劃中，檔案管理系統需遵守嚴謹、規范準確和高效的管理模式。達到統一的要求，實現自動化管理的思維模式。因此基于實際需求的檔案管理有以下特性：安全性：凡是牽涉到信息資源的相關操作都要保證系統的安全性能，加強防范意識。高效性：本系統使用J2EE架構，其被廣泛應用到大型分布式企業應用軟件平臺中，能夠為開發人員提供良好的工作平臺。數據庫技術中的模式能夠將系統的需求充分地展現出來，客戶端使用B/S開發模式，其是Web開發的主要趨勢，具有良好的操作性、靈活性及集成性。在計算機的發展速度上提高信息資源的方便快捷性。統一性：根據各個部分統一的規范標準，確保每個部門檔案信息的具有良好的交互性。開發成本少：本系統在研發過程中使用的成本較少，開發周期較短，因為使用的軟件都是開源軟件，系統能夠提高檔案信息管理的簡便性，從而提高工作效率。
3系統整體架構及各功能模塊
3.1系統功能需求
在軟件需求規格說明書中，功能需求充分說明系統展現給用戶的行為和執行的操作等。案管理系統的主要功能模塊功能如下：數據錄入部分是指根據界面要求錄入修改的各類檔案數據，并完成檔案文本與電子檔案的掛接，還可開展檔案案卷、文件等錄入操作。（2）所設計的檔案管理系統中的文件管理分為基本信息及類別信息的管理。前者主要包括檔案新的編輯、添加等；后者主要包括檔案的編號、類別、入庫時間、借閱情況等管理。（3）用戶管理主要包括借閱人員基本信息和種類信息的管理，主要包括借閱人員姓名、編號、工作部門、聯系方式及狀態等管理。（4）借閱管理查詢就是查詢借閱人員之前在所借閱檔案的情況，能夠得到借閱檔案的信息，比如：名稱、借閱時間、條形碼等[3]。借閱檔案歷史查詢便于了解借閱者之前的信息，例如：檔案歸還時間等。借閱檔案流程為：提出申請—判斷身份是否合法—錄入信息并且保存———提供所借閱的檔案。
3.2系統整體架構
根據實際需求的檔案管理功能需求；關于檔案管理設計的業務整合范圍有收集、檔案整理和檔案著錄整理等。檔案收集是通過各部門的歸檔人員將有價值的信息進行存檔。檔案整理是由歸檔人員將整理好的信息提交上來并進行審核，審核通過則進入移交操作。在按照電子檔案的相應規則進行模擬上架操作。著錄整理根據歸檔人員提交的材料信息進行著錄，附上相關著錄信息說明。上交的相關部門給予審批處理后，移交給檔案部門進行管理。系統開發利用的目的主要是是將大量的信息進行分類，便于相關部門管理查找。依據功能需求，構建系統的總體框架。
3.3系統各功能模塊
設計的模塊功能嚴格按照完整性和一致性的原則，開發擁有規模強大、操作簡便的檔案管理系統。在實現自動化管理的過程中，通常采用模塊化的分析方法，將系統劃分為以下幾個模塊進行設計：
3.3.1用戶管理
用戶登錄系統之前，需要輸入相應的賬號及密碼，要求用戶先實施身份驗證，如果使用者輸入的用戶名稱和密碼正確，會自動進入檔案管理系統[4]。如果輸入的信息中有一項錯誤，系統會給出相應的提示。用戶權限分為普通用戶、系統管理員和檔案室人員管理。普通用戶權限可以進入系統查閱相關的資料；系統管理員權限的范圍比較廣?？梢栽O置用戶的權限及日常信息的維護，檔案室管理員可以對文件進行查詢修改的設置。用戶登錄后需要記入到日志庫中，登錄界面如圖1所示。
3.3.2數據管理
本模塊具有數據維護和數據備份功能，其中，數據備份就是對用戶輸入的檔案或檔案卷信息給予備份管理。輸入數據過程中，必須考慮使用者連續輸入的情況，可由這些記錄中復制到新紀錄內。依據不同檔案輸入不同的數據，這個模塊還配備數據維護權限。數據維護主要對刪除的檔案進行處理判斷該問卷是否進行恢復或徹底刪除。
3.3.3文件管理
該模塊主要實現收文、文件分類、修改、打印等操作，設計這項功能方便技術對辦公自動化系統轉來的文件實施歸檔處理，實現文檔一體化管理的目的。檔案室人員可以根據用戶的要求進行文件的查詢、添加、修改和刪除等操作，并對經過修改的信息實施保存處理。
3.3.4借閱管理
該模塊主要對借閱人員的借閱、歸還等管理，具備借閱管理權限的使用者可以操作這個模塊，其中，外借模塊旨在對檔案文件進行借出及歸還登記[5]。電子借閱申請由具備借閱管理權限的用戶展開相關操作。一般使用者提出閱讀電子文檔的請求后，被同意方會將問卷發送給借閱人。
3.3.5數據備份及恢復
該模塊主要完成數據的備份及恢復操作，數據備份可依據檔案保存年度、檔案種類等條件進行部分或完全備份。數據恢復能夠將通過備份出來的數據恢復至數據內。此外，備份操作中會生成一個XML文件，恢復時也由此完成。
4結語
在我國計算機技術不斷發展的過程中，部分檔案信息可以實現共享，電子管理模式也可應用至檔案管理系統中，以此創建一體化的管理平臺。通過設計一些基于實際需求的檔案管理功能，初步對檔案管理有更深刻的認識。利用J2EE平臺、數據庫數據庫等對系統進行模塊化設計，并詳細介紹系統中檔案借閱、文件管理等模塊情況，以期為檔案管理技術達到先進水平提供一定指導。
參考文獻
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[2]霍奇道,畢桂.檔案管理系統功能設計與開發[J].勞動保障世界,2015,(24):56.
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檔案系統管理范文4
【關鍵詞】房地產檔案 管理 歸檔
一、目的
隨著社會的進步，信息技術已經越來越深入的滲透到人們工作、生活的各個方面，并使之產生了深刻的變革。目前，加快信息化建設已經成為企業提高工作效率、改善工作環境的最強有力的手段之一。檔案計算機管理是現代化檔案管理的重要組成部分，鑒于房地產企業管理文檔、項目合同、照片、聲像、實物等各類不同形式的文件、載體，繁多復雜，故需建立完善的檔案管理系統用于檔案的管理，實現檔案管理的信息化、智能化。
二、功能性需求
（一）系統管理
該模塊主要實現對公司組織結構、檔案管理系統用戶、用戶權限的管理。
（二）管理檔案
GL：管理類檔案。2005：年度；根據文件形成的年度，全部用阿拉伯數字書寫方式。JB：機構（部門）類別：總經理辦公室的歸檔材料。PF：批復文件。四級及以下的檔案類別，立檔機構可根據文件標題或內容自行確定漢語拼音縮寫，但一般不超過2個字母。001：檔（件）號，即卷內順序號（下同）。
（三）項目建設檔案
項目建設完成后，以最終確定的項目名稱最具名稱代表性的兩個字的漢語拼音縮寫為該項目歸檔材料的一級類目。
XM：項目檔案。JL：項目類別：金嶺世紀花苑。2005：年度，歸檔材料形成的年度。GC：屬類，機構類別：工程部。JS：小類，內容類別：結算材料。
（四）照片檔案
ZP：照片檔案。2010：年度。001：檔（件）號。
（五）聲像檔案
SX：聲像檔案。1：載體代號：錄像；錄音。2009：年度。001：檔（件）號。
（六）實物檔案
SW：實物檔案。種類：證書；獎狀；錦旗；獎杯；獎牌；廢止的各種印章；其它。2011：年度。001：檔（件）號。
（七）系統管理
組織機構：按照現有公司組織機構設置；用戶管理：包括用戶登錄名、密碼、職位、聯系方式等；用戶權限：根據登錄用戶名及所屬部門嚴格劃分系統模塊權限。
三、產品的非功能性需求
（一）用戶界面需求
（二）軟硬件環境需求
（三）產品質量需求
檔案系統管理范文5
一、建設項目檔案信息管理系統設計的基本原則
建設項目檔案信息來源廣，種類多，形式多樣，建設單位是全套項目檔案信息的接收、使用者。建設項目檔案信息的流向也具有多樣性。所以，做法上也有所不同。
（一）各參建方在一個網絡環境下使用同一軟件系統。作為一個多單位共用的系統，必須在項目各參與方之間約定規則。建立各方共同遵守的規則，規則主要應從以下幾方面加以考慮。
1． 各參建各方之間的信息交流必須利用該系統來進行，利用該系統進行的交流視同為正式的書面交流；
2． 各參建方必須每天進入該系統，以便及時發現與己有關的信息，并迅速做出反應；
3． 在使用該系統進行信息交流時，信息提交必須使用系統中現存的信息模板進行信息的提交，審核或審批也在系統功能中進行信息回應；
4． 一項信息交流完成時，信息提交方負責利用系統的功能，及時打印出相應的紙質文件，然后定期請相關各方在文件上完成簽署。在簽署完成之前，以系統中的信息為準，有關各方必須按照系統中的信息完成簽署；
5． 系統將每天對信息備份一次。萬一發生系統信息因故丟失，有關參與方有義務對過去一天中所做的信息處理工作在系統中進行補全；
6． 在使用該系統的過程中若發現問題，有關參建方的用戶必須在確認問題存在的基礎上，以書面的形式報告給項目系統管理員，以便于對系統進行改進。
項目建設結束后，從該系統中導出案卷目錄數據庫、卷內目錄數據庫和卷內相對應的電子文件（導出內容的存放規則應符合下面（二）的要求），并刻錄到只讀光盤，移交給參建各方的檔案部門和上級主管部門。
（二）參建各方使用不同的系統軟件。系統不同時必須明確數據導出功能，導出的信息要按以下規則存放：
1． 文件原件的電子文件類型：一個卷內目錄題名對應一個電子文件，電子文件的類型可以是Word文件、Excel文件、CAD文件、掃描的PDF文件等各種通用的文件格式；
2． 文件存放要求：一個案卷題名建立一個文件夾，文件夾內存放以卷內標題作為文件名的電子文件。如果案卷較多，可以在案卷文件夾的上一級按分類建立文件夾，便于按文件夾方式進入文件；
3． 數據庫類型：目前導入的數據庫格式采用大眾化的DBF數據庫，功能完善后可以導入各種通用的數據庫；
4． 數據庫與文件之間的關系：案卷目錄數據庫中的案卷題名必須與案卷文件夾同名；卷內目錄數據庫中的文件標題必須與電子文件的文件名同名。
（三）參建各方中沒有專用系統軟件。參建單位可使用簡單的檔案條目管理軟件或Microsoft Access軟件?熏建立案卷、卷內條目數據庫。用文件夾的方式存放Excel、Word等各種通用電子文件，并應符合上述（二）的存放規則。
對于接收單位而言，有以下兩種方式：
（一）沒有檔案信息管理系統的檔案接收單位也可直接用Office2000中的Microsoft Access數據庫來對案卷和卷內目錄數據庫進行查閱利用，用WINDOWS2000、WINDOWS98等操作系統的文件搜索功能或通過進入案卷文件夾的方式進行文件的查閱利用。
（二）已建立檔案信息管理系統的檔案接收單位可通過導入功能，將案卷、卷內目錄數據庫和相對應的文件導入到系統中，方便查閱利用。
二、建設項目檔案信息的安全管理原則
信息系統安全問題的解決依賴于管理和技術兩方面，缺一不可，因此我們必須制定全面有效的各項規章制度。主要包括：⑴用戶權限管理制度；⑵口令保密制度；⑶密碼及密鑰管理制度；⑷網絡系統安全管理制度；⑸安全責任與監督制度；⑹系統信息備份與恢復制度；⑺系統各類管理人員、使用操作人員責任制度；⑻病毒防范制度等。
根據建設項目檔案信息特點和要求，可在OA管理系統中增加檔案管理子系統，由文件管理、案卷管理、檔案利用等部分組成。檔案管理系統不再停留于通常使用的檔案條目管理（即案卷目錄和卷內目錄管理）。檔案管理模塊是在檔案條目管理基礎上，再將其每一案卷中所對應的卷內文件存儲于指定的卷內目錄下實現信息一體化，利用檔案管理系統查找檔案文件可以不受時間、空間、距離、查閱人數限制，只要在檔案利用借閱窗口，申請說明要借閱的文件，通過審批后，直接登陸局域網就可訪問到所需的檔案材料。同時還具有批量文件導入功能，可以將其他數據庫的案卷目錄、卷內目錄以及竣工圖、施工文件，經過軟件處理，將案卷目錄、卷內目錄、竣工圖目錄和CAD竣工圖導入檔案管理系統。安全人員管理應該遵守以下原則：⑴多人負責原則：兩人或多人互相配合、互相制約。從事每項安全活動，都應該有至少兩人在場，做好工作情況記錄。⑵任期有限原則：任何人最好不長期擔任與安全有關的職務。⑶職責分離原則：不要了解職責以外的與安全相關的事情。至少下面幾對信息處理工作應當分開：計算機操作與計算機編程、機密材料的接受與發送、安全管理與系統管理、密鑰管理與其他工作、計算機操作與數據管理。⑷最小權限原則：只授予用戶和系統管理員執行任務所需要的最基本權限。對超級用戶的使用要權限分散。
三、建設項目檔案信息流向的實現
（一） 人工干預的建設項目檔案信息流向
在建設項目檔案信息中，施工過程中的檔案信息占的比重最大，使用頻率最高，特別是重大基礎設施項目，有幾十個施工單位同時進場，難度大。對于施工文件的電子化，首先，是在建設過程中同步把施工紙質文件錄入制成電子文件。然后，待文件組卷完成后，對應組卷情況，把電子文件進行“組卷”，使每一文件夾內容對應一卷檔案，并把文件夾名替換成案卷題名；每個word文件內容對應一條卷內目錄，并把word文件名替換成卷內題名。最后，電子文件以文件夾名和文件名導入檔案管理系統。
（二）軟件系統生成建設項目檔案信息流向
項目檔案管理系統可由檔案類目模板定制、檔案信息入庫、建設單位及監理單位和施工單位之間的檔案信息傳輸、檔案信息查詢、用戶權限維護五部分組成。
檔案類目模板定制。檔案模板結構是根據項目檔案管理的實際情況，對歸檔模板進行定制，提供了極大的靈活性，使類目歸檔信息匯總有相對固定的相應模板。
檔案信息入庫。按已經定制好的檔案模板進行歸檔管理，建設單位、設計單位、監理單位、施工單位在項目的施工過程中將形成的檔案信息進行有序的歸檔，做到設計、施工中形成的檔案信息隨時歸檔。在檔案信息入庫過程中，要求輸入相關的屬性數據（歸檔的日期、類型等），以便文件的歸檔和查詢。例如：橋梁的檔案信息入庫時，要求輸入中心樁號、橋梁名稱等。檔案信息入庫可以在本系統中入庫，也可以在HVMS公路可視化管理系統中入庫，只要通過選取圖形對象將相關檔案信息歸入即可。為了建設單位、監理單位、施工單位四者之間的數據的一致性，系統采用了相同的模板，按規定的模板進行數據的交換。項目開工后，建設單位定制出需要進行數據交換的檔案信息管理模板，分發給設計單位、監理單位和各施工單位。以便同時將設計單位、監理單位、施工單位形成的檔案信息直接導入系統。
檔案系統管理范文6
在金融、工商稅務、保險等行業，每天會產生大量的業務票據和檔案資料，在日常的檔案管理工作中，原始的手工檔案管理存在一定弊端，如紙質檔案經過多次翻閱查詢，容易損壞；檔案的整理、編纂工作耗時費力造成檔案管理人員勞動強度大，檔案資料管理困難；查詢響應慢，無法實現多人共享，造成查詢效率低；無法與業務系統及辦公系統配合使用，信息流程斷檔等。
針對原始的手工檔案管理中存在的問題，目前不少機關企業采用了檔案影像化管理。即大量采用先進的計算機技術(圖像處理、模式識別技術、計算機網絡、數據庫、多媒體、存儲技術等)，實現各類票據、檔案存儲、管理和查詢的電子化，提升票據的保存質量；規范檔案管理流程；減少業務資料處理過程的人工干預；確保數據處理過程及處理結果的完整性和可靠性，提高票據和檔案材料的檢索速度。通過對檔案的科學管理及高效利用，從而節省人力、物力和空間，節約成本、提高工作效率提高企業競爭能力和服務水平。而這一切的實現都離不開檔案影像系統的使用。銀行業的同仁認為影像系統最大的好處就是提高了檔案整理效率。稅務部門感覺有了檔案影像系統，查詢、提取納稅戶檔案又快又準確，讓他們從繁重的整理工作中解脫出來，有更多時間和精力投入稅源管理中。保險企業的同志曾說，我們人身保險檔案的特點是時間長，投保人與日俱增，導致庫存壓力越來越大。自有了檔案影像系統，紙質檔案資料在完成掃描后，就被真空包裝封存，幾乎不再受溫濕度、灰塵等環境因素的影響，延長了檔案資料的壽命，同時打包封存的資料不用裝盒裝箱，所占空間不到原來的三分之一，解決了人身保險檔案存期長、庫存壓力大的問題。而政府機關的體驗是檔案影像系統的運行成功，是機關檔案由紙質歸檔向電子歸檔的一次跨越，也是檔案材料手工整理向電子方向過渡的有益嘗試。
二、檔案影像管理系統的構建
檔案影像化管理的實施離不開系統的構建，一般情況下，檔案影像管理系統邏輯架構可以分為三個層次，分別為應用表示層、業務邏輯層和數據存儲層。應用表示層為數據采集、數據展現與數據統計，主要完成與用戶的信息交互；業務邏輯層為業務邏輯實現部分，完成對采集數據的后臺加工、分析、整理；數據存儲層實現對處理后數據的存儲、管理。
其業務流程包括：
(一)影像采集(掃描子系統)：掃描子系統是整個系統的數據輸入前端，它將原始紙質傳票轉換為電子影像，將影像提交到存儲服務器上以便進行后續工作，掃描控制臺是整個系統中數據的源頭，是檔案電子化的第一步。掃描控制臺系統支持各類掃描儀進行票據檔案的掃描，實現影像采集。針對重掃、補掃等特殊批次進行相應的處理。
(二)影像質檢(質檢子系統)：質檢子系統按照一定策略對掃描后的影像進行抽檢，以保證憑證影像的質量，對于質檢過程發現的不合格的影像，下發影像差錯，要求掃描人員進行補掃或重掃。質檢子系統需同時提供影像修正、差錯處理的功能。
(三)OCK識別服務：采用后臺服務的方式，對經掃描和質檢的票據影像，調用OCR識別接口，實現票據分類，采集票面要素，形成影像精確索引，為后續業務處理提供數據基礎。
(四)索引補建：對于OCP，識別有誤，或需要手工建立索引的檔案，提供索引補建的功能。通過瀏覽影像，人工識別票面要素，建立影像相關索引。
(五)數據及影像查詢：提供基于WEB的數據及影像的查詢功能。提供按批索引或精確索引的查詢，提供精確查詢、模糊查詢及組合查詢等多種查詢方式。
(六)系統管理：采用資源、用戶、組織機構、權限的多維組合，將系統的用戶和角色管理、資源管理、權限管理、日志管理完整的結合在一起，提供了完善的具有較強適應性的通用系統管理平臺。提供統一的GUI(GraphicalUser Interface，即圖形用戶界面)程序，進行系統資源的管理，采用數據庫軟件包或存儲過程的方式為各子系統的開發者提供接口，主要是用戶驗證及權限驗證的功能。
(七)影像歸檔存儲：按照統一的索引定義和統一的歸檔邏輯，將影像進行批量歸檔存儲。對外提供接口，供其他接口進行影像調閱。
(八)光盤組織和刻錄子系統：將系統中的影像及相應的數據按一定的算法或規則，組織成相應規格的光盤數據，用戶可選擇單盤或光盤庫自動刻錄的方式將數據刻錄到光盤。光盤上內置影像查詢系統，可查詢光盤的影像。
三、檔案影像管理系統存在的問題
檔案影像管理系統完全是依照先進的計算機技術、網絡技術和存儲技術，解決了原始的票據檔案管理中存在的諸多問題。操作起來十分便捷，工作人員只需按照提示點擊鼠標即可，目前該系統已在國內各大銀行、保險公司和政府機關檔案管理中心應用，并取得良好的經濟和社會效益。但是檔案影像管理系統也存在一定的問題，有待進一步的開發研究。
(一)經費問題。例如機關和企業若要實現檔案影像化管理，首先需要啟動近四十萬元資金購買和創建系統，如果想要將往年庫存檔案全部影像化存儲，必然會產生工作人員、辦公地點的增加，同樣是一筆不小的開支。
