前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的高校房屋檔案系統管理論文，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
一、建立房地產檔案的必要性
高校房地產檔案資料的精準性，對高校各項指標是否達標意義重大，房地產檔案內容是否全面完善，關乎到教職工自身最真實的利益。在住房貨幣化的今天，對教職工住房面積是否達標，需通過對房地產檔案的檢索來實現，因教職工在申請住房之時，住房信息中會對教職工的自然信息進行整理與記錄，與此同時教職工若申請房屋補貼，則在申請材料中會對教師校外房屋信息進行全面的記錄，因此如何快速的檢索這些信息，為提高房屋管理工作的質量與效果，筆者認為專業化的房地產檔案資料的建設尤為必要。
二、高校房地產文件煩人系統分類
高校房屋可以分為教學、科研、商業、住宅、后勤、商業等類型，其中住宅又可以進一步細分為已售和未售住宅、周轉房、單身宿舍等，而高?，F有對房地產資料的記錄文件又可以分為電子文件、紙質文件兩種類型，其中電子文件是伴隨計算機的應用而逐漸形成的一種文件存儲類型，在電子文件中對學校的房屋信息、教職工的家庭及住房狀況、高校擬建房屋資料，甚至包括建筑工程圖都有記錄，這些數據雖然小，但是涉及到高校房屋信息的方方面面，這為高校歷史遺留問題的處理以及房屋貨幣化發展提供了重要的依據，為高校進行學區規劃、用房調整、教職工再購房提供了重要的基礎數據，因此需對這些寶貴的資料做好保存，必須建立一套系統性的房產檔案管理系統。
三、存在的主要問題
總體而言高校后勤房屋管理依然存在一些問題，包括：首先，檔案管理不夠規范，尤其是在資料移交、轉移過程中，資料丟失嚴重，對檔案的完整性造成嚴重的破壞，并且不可復制；其次，檔案管理人員綜合素養不足，尤其是缺乏系統性的檔案管理技能學習與培訓，導致檔案資料整理意識的缺失；第三，房屋檔案資料缺乏有效的保護，目前我國高校中有很大比例的高校沒有建立專門的房屋檔案管理室，文件堆砌嚴重，久而久之會使得文件出現破損甚至霉變，造成的損失難以估量；第四，住房檔案信息缺乏流動。若高校教職工因工作等原因導致人事變動，一旦到了新單位，其住房檔案信息依然留存在舊單位，可能會導致一些不符合享受房屋住房補貼標準的人員獲得補貼，對高校也是一種損失；第五，因文件的鑒別缺失，導致統計數據出現矛盾。如對同一事件的資料，因記載人或時間間隔較長，導致資料被重復記載的概率大幅上升，這對高校學區規劃建設存在隱性的影響。再如因高校住房信息沒有實現共享，且工作人員僅僅對與自身業務相關的數據進行整理、統計，直接導致了高校住房面積統計數據結果不一，有些部門按照房屋的凈面積進行統計，而有的部門則按照房屋可居住面積進行計算，這也會導致統計數據的矛盾。以上主要的幾點原因會導致高校房屋管理出現混亂，也極易導致高校房屋電子文件與紙質文件記錄結果有很大的差異性，因此對教職工住房面積是否達標的評判結果也值得懷疑，為確認教職工住房面積是否達標，不得不對紙質文件進行整理，不僅浪費了大量的人力、物力、財力，也使得教職工的利益受到不同程度的損害，因此改進高校房屋管理工作迫在眉睫。
四、建立房地產檔案措施
用計算機進行存儲，因存儲磁盤空間大、存儲文件，不僅為我們節省了大量的人力，也節省了大量的物力及財力，使得其經濟效益得到充分的發揮，因此筆者認為可以充分利用計算機技術發展的成果，建立一套基于計算機的高校房屋管理信息系統，將筆者以上提及的信息及時的錄入到計算機之中，并根據搭建的信息系統管理模塊，實現信息的快速檢索。如何搭建此系統，筆者認為應緊急結合檔案管理工作的具體內容而展開。檔案資料管理的規范化的管理信息系統建立前提及要求，檔案資料必須準確、完整、客觀，因此管理信息系統的建立，首要是做好檔案文件的檢查職能，對于紙質文件可以通過對文件的公章、簽名、文件簽訂時間、時間反生時間等進行檢查，對于電子文件則可以對其發生時間與文件起草時間的關聯性進行判別；其次，做好檔案的歸類工作，如以件問單位進行檔案的分類，可以分為工程圖、公用房文件、未售住宅承租文件、規劃許可驗證證明、租賃合同、相關部門的未售住宅文件皮膚、買賣契約、房地產證、產權證明、購房申請表、個人證書復印件、夫妻雙方證件、商品房產件等。若按照事件發生的年度進度資料分類，則可以分為會議既要、一般文件、來往通知。若按照事件發生的順序，如房屋產權歸屬的變化等。其次，房屋信息的錄入必須做到準確、完整。如在進行資料立卷之時，對于已經出現泛黃、破損的資料要進行及時的修補與維護，對于容易褪色的資料應做好復印件的存檔，并在立卷卷宗中做好備注說明，并將卷宗的目錄、標題、檔案號、文件數量及內容等信息輸入計算機之中，確保錄入管理信息系統的資料準確完整；第三，管理系統建立，信息的檢索功能不可或缺，這樣當相關人員有房屋信息檢索需求之時，可以充分發揮計算機的強大運算能力，實現快速、便捷的檢索，也可以利用計算機的存儲空間，對相關的信息資料進行收集、整理及歸檔，之后根據計算機具備的模糊檢索功能，及時檢索相關的檔案信息，以滿足不同人員對資料的差異化需求；第四，管理信息系統的建設模塊也應包括后臺管理職能，對于具體負責房屋信息管理的人員，在管理信息系統中，要甚至權限，權限的設置可以通過身份驗證（如姓名、身份證信息亦或是指紋指別等），這樣管理人員就可以實現房屋信息的更新，對于非管理人員而言，由于不具備權限，對于房屋信息只具備只讀功能，而不具備改寫功能，確保房屋資料信息管理的規范性。
五、結語
在本文的研究中，筆者首先指出了高校房屋管理工作的重要性及艱巨性，之后結合自身實際工作經驗，指出了高校房屋信息管理工作中存在的不足，為改善這些不足及充分借鑒計算機技術發展成果，指出做好高校房屋管理工作，建立一套系統化的房屋檔案信息系統是可行的策略，之后對該系統中涉及的主要模塊進行了較為詳細的闡述，筆者堅信通過房屋檔案信息系統的建立，不僅能夠實現高校房地產信息資源共享，也能提高高校房屋管理的質量及水平，為更好的服務于高校廣大教職工打下堅實的基礎，這也是高校后勤房屋管理現代化發展的必然趨勢。
作者：楊璨 單位：四川美術學院
