前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的應用檔案系統管理人事檔案優越性，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
隨著信息技術的迅猛發展和廣泛應用，應用檔案管理系統將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，也將成為新時期檔案管理現代化的核心內容，為檔案信息資源的科學保管和開發利用創造了前所未有的契機。本文就應用檔案系統管理人事檔案的優越性談幾點粗淺的認識。
1利用檔案管理系統建立人事檔案數據庫
建立人事檔案數據庫，就是利用檔案管理系統將每個人的紙質、照片、聲像資料的檔案信息轉換為數字化信息，建立人事檔案數據庫。主要做法：一是紙質檔案掃描。使用掃描儀進行掃描輸入，將以紙張作為載體的檔案材料，轉換成檔案管理系統內的數據檔案。二是圖像壓縮。節省圖像文件的存儲空間，壓縮后的圖像數據，在瀏覽時，可以實行比例放大或縮小還原，輸出滿意的比例圖像，增加圖文信息提供利用的靈活性。三是檔案的數據庫管理。數字化后的檔案，需要使用數據庫來管理。需要閱覽時能很快查找出來，需要統計就能很快統計出來，需要打印就能打印出來。四是光盤刻錄。若干年后，計算機系統損壞或淘汰了，那么這些檔案數據就變成“死”的了。妥善解決這個問題，非常重要。系統將完整的檢索程序、數據庫文件、圖像文件、輔助文件集成在一張光盤上。即使計算機系統有什么意外，單憑這張光盤，也能進行檢索工作。
2目錄檢索系統提供了強大的系統編目功能
建立人事檔案數據庫，主要就是對人事檔案實現全文存儲，在檔案信息管理系統中采用目錄進行管理，把全文信息、圖像信息及其瀏覽功能集成于目錄數據中進行管理，以目錄數據為檢索入口，從而實現檔案圖文信息的全文檢索。利用計算機檔案管理系統對存儲在數據庫中的所有檔案目錄進行整理，建立健全檔案目錄檢索系統，可以實現檔案的快速查詢和利用。一是檔案目錄檢索系統能夠提供強大的系統編目功能。系統可以自動生成或手工自由設計報表，滿足不同類型的報表需求。檔案人員可以根據需要生成檔案目錄表，檔案目錄表的結構可以自行設計和修改，加強檔案中對該系統的把握，提高使用的靈活性和工作效率。二是方便檔案的利用登記、利用統計和數量統計。使用計算機進行利用登記非常方便，也可以對檔案利用情況做出詳盡快捷的統計。檔案統計是對所有檔案的不同類別的詳細情況做出報表，有利于檔案管理人員做出及時有效的決策。三是利用管理嚴謹有效。計算機可自動把每次的借閱檔案內容登記下來，對于借閱原件的，還具有記錄利用效果信息。到總結時，自動打印出利用統計表，提供檔案的移交管理功能，檔案人員自然一身輕松。
3數據庫的應用提高了檔案的查全率和查準率
檔案數據庫的應用提高了檔案的檢索質量，提高了檔案的查全率和查準率。查全指的是，所有應該命中的記錄都被查出待選；查準指的是，所有命中的記錄都是查詢者所需要的。使用檔案信息管理系統，工作人員只要輸入幾個漢字，就會立即得出查詢結果，系統應具有拼音首字的查詢功能，不懂漢字輸入就可以查詢，對于重音字也可以得到很好的解決；具備樹型查詢功能，從上往下的查詢，層次分明，易于識別是否是所需檔案，符合檔案人員的檢索習慣；提供自動漫游檢索，系統可以自動在所有庫中查找，找到后顯示出來供查看，這樣，大大減少了利用人員的等候時間，以前幾個小時查不到的檔案，現在片刻就能拿到。
4檔案管理網絡化實現了檔案信息資源的共享
檔案管理網絡化要體現易用性，提供檔案資源供社會公眾查詢和利用,讓來訪者能通過網站得到有用的信息。通過互動信息，增強瀏覽者與網站的交流，如開設讀者意見和建議、在線咨詢等欄目，力求在互動中增強服務功能。在導航點擊“檔案檢索”就會提供各類全宗和檢索途徑，選擇點擊進入查詢。為了幫助瀏覽者更好地了解檔案檢索工具的使用，網站可提供檔案目錄數據庫簡介、全宗分類介紹查詢、檢索實例選登、熱門檔案檢索等，以檔案數據交流、傳遞與共享的規范為基礎，實現檔案信息資源的共享目標，最大限度地實現檔案數據的使用效益。總之，隨著信息社會化的發展，人事管理工作所具有的信息管理屬性將日益增強，檔案管理系統的普及與應用也將賦予人事管理部門檔案工作嶄新的內容，為檔案工作帶來了前所未有的發展機遇和挑戰，讓我們順應檔案信息化建設的潮流，為檔案工作的發展共同努力。
作者:于洪坤 單位:通榆縣人才交流中心
