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企業員工檔案管理范文1
關鍵詞：勞務派遣 員工檔案 檔案管理
員工檔案管理是企業員工關系管理的一項重要內容。為加強企業員工檔案管理，1992年6月，原勞動部、國家檔案局曾共同頒發《企業職工檔案管理工作規定》的通知，要求建立較為完善的企業員工檔案管理制度。但是，《企業職工檔案管理工作規定》（簡稱《規定》）頒行于我國社會主義市場經濟體制確立初期，隨著市場經濟發展的成熟化，勞動用工制度發生了較大變化，特別是勞務派遣制度對傳統勞動用工制度的沖擊，對企業員工檔案管理產生了重要影響。
一、勞務派遣制度下企業員工
檔案管理面臨的挑戰
勞務派遣是指勞務派遣單位（簡稱派遣單位）與員工訂立勞動合同，再由派遣單位與接收勞務派遣形式用工的單位（簡稱要派單位）訂立勞務派遣協議，將被派遣員工（簡稱派遣員工）派往要派單位工作并接受其領導，派遣單位則從要派單位獲取派遣費，并向派遣員工支付勞動報酬的一種用工制度。勞務派遣這種用工制度的特殊之處在于“工作與關系相分離”，雖然派遣單位與員工簽訂勞動合同，但是員工不為派遣單位工作，而為要派單位工作。這種特殊性對企業員工檔案管理的挑戰主要表現在如下方面：
（一）派遣員工的檔案應該歸誰管理
在傳統勞動用工制度下，檔案管理作為員工關系管理的一項重要內容，由用人單位負責管理。根據《規定》第五條規定，“職工檔案由所在企業的勞動（組織人事）職能機構管理”，“實行檔案綜合管理的企業單位，檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案”。但在勞務派遣制度下，《規定》中的“所在企業”是否僅指作為用人單位的派遣單位，還是應該包括作為用工單位的要派單位？若理解為僅指派遣單位，那就意味著要派單位不具有派遣員工的檔案管理權。若理解為兼指派遣單位和要派單位，那就意味著要派單位同時享有派遣員工的檔案管理權。
（二）派遣員工在工作過程中形成的檔案如何處理
根據《勞動合同法》第六十二條規定，用工單位應履行的義務有：執行國家勞動標準，提供相應的勞動條件和勞動保護：告知被派遣勞動者的工作要求和勞動報酬；支付加班費、績效獎金，提供與工作崗位相關的福利待遇；對在崗被派遣勞動者進行工作崗位所必需的培訓；連續用工的，實行正常的工資調整機制。由此可見，派遣員工在派遣單位工作期間可能形成的檔案包括：要派單位向派遣員工支付績效獎金所形成的獎勵材料；要派單位向派遣員工提供“與工作崗位相關的福利待遇”的材料；要派單位對派遣員工進行“工作崗位所必需培訓”的培訓結業成績表和評定技能的考績材料；要派單位對派遣員工“實行正常的工資調整機制”所形成的工資材料等。從法理上說，既然派遣單位被視為用人單位，作為事實上的用人單位是享有檔案管理權的，那么也就意味著要由派遣單位負責收集和保管企業員工檔案。但是從實踐上來看，由于派遣制度的特殊性，給予要派單位暫時性的檔案管理權則更具可行性。
（三）派遣員工檔案如何轉遞
《規定》第六章對“檔案的轉遞”進行了規定，它要求“企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在1個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門”，轉遞檔案應遵守如下規定：一是“通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶”；二是轉出的檔案必須“按統一規定的企業職工檔案轉遞通知單”；三是對轉出的材料“不得扣留或分批轉出”；四是“接收單位收到檔案經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章并將回執立即退回，逾期1個月轉出單位未收到回執應及時催問，以防丟失”。這些規定都是針對企業員工在兩個獨立的用人單位之間轉遞檔案所做出的規定。在勞務派遣制度下，如果派遣員工的檔案需要在派遣單位與要派單位之間轉遞，應該遵守或參照上述規定，還是需要另行規定，并沒有給予明確的解釋。
二、勞動派遣制度下企業
管理層面的應對策略
（一）雙方可以通過勞務派遣協議約定對派遣員工的檔案管理
根據《勞務派遣暫行規定》第七條規定，勞務派遣協議應當載明的內容包括：派遣的工作崗位名稱和崗位性質；工作地點；派遣人員數量和派遣期限；按照同工同酬原則確定勞動報酬數額和支付方式；社會保險費的數額和支付方式；工作時間和休息休假事項；被派遣勞動者工傷、生育或者患病期間的相關待遇；勞動安全衛生以及培訓事項；經濟補償等費用；勞務派遣協議期限；勞務派遣服務費的支付方式和標準；違反勞務派遣協議的責任；法律、法規、規章規定應當納入勞務派遣協議的其他事項。在這些規定中，派遣員工檔案管理問題并未被列入勞務派遣協議的法定必備事項，但是這并不影響用人單位與用工單位在勞務派遣協議中約定包括檔案管理在內的其他事項。
（二）派遣單位可授權要派單位暫時管理派遣員工檔案
為避免發生糾紛，勞務派遣協議對授權范圍和事項必須做出明確而具體的約定?！懊鞔_”，是指雙方應有較為明晰的約定：派遣單位依法享有對派遣員工的檔案管理權：在派遣期間，要派單位對派遣員工在派遣崗位工作期間所形成部分檔案材料享有暫時代管權，此代管權僅限于檔案收集與保管；要派單位對其代管派遣員工的檔案無權銷毀，未經用人單位書面同意也無權擅自提供給任何組織或個人利用，否則應承擔對派遣員工造成損害的賠償責任?！熬唧w”，則指雙方對派遣員工在派遣工作期間所形成的“部分檔案”進行逐項列舉。
（三）雙方可通過勞務派遣協議約定派遣員工檔案轉移
《勞動合同法》第五十條規定：“用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在15日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續”。這僅是針對用人單位解除或者終止勞動合同后為勞動者辦理檔案轉移手續所做出的規定，不能直接解決派遣單位與要派單位之間派遣員工的檔案轉移問題。但是，派遣單位與要派單位可以參照該規定，約定派入單位應當自結束用工之日起15日內將其暫時代管的派遣員工檔案轉移給派遣單位。在派遣期間雙方也可以約定，由派入單位于每月末、每季度末或每半年、每一年將其代管的派遣員工檔案轉移給派遣單位。
三、勞務派遣制度下立法規制層面的政策建議
（一）盡快修改完善《企業職工檔案管理工作規定》
參照《勞動合同法》、《勞動合同法實施條例》等上位法，盡快對《規定》進行修改完善。一是修改與上位法不一致的內容。如《勞動合同法》第五十條規定，用人單位應在解除或者終止勞動合同之日起“15日內”，為勞動者辦理檔案關系轉移手續；而《規定》要求，企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，其所在單位應當“在1個月內”將其檔案轉交。二是根據上位法，增添必要的內容。如《勞動合同法》第五十條規定，用人單位對已經解除或者終止的勞動合同的文本“至少保存2年備查”；第八十四條規定，勞動者依法解除或者終止勞動合同，用人單位“扣押勞動者檔案”的，由勞動行政部門責令限期退還勞動者本人，并對每人處以500元以上2000元以下的罰款；給勞動者造成損害的，應承擔賠償責任。
企業員工檔案管理范文2
人事檔案管理工作創新思路
王光麗
國網四川省電力公司眉山供電公司 四川 眉山
摘要：在二十一世紀的當下，現代企業的人力資源管理發生了前所未有的新變化，如何構建新的人力資源管理體系是當下企業管理者需要思考的問題。本文對我國企業目前的人事檔案管理進行了全面的分析，總結出我國人事檔案管理不符合新的人力資源管理的具體方面，結合實際提出了人事檔案管理的創新思路和方向。
關鍵字：人力資源管理 人事檔案管理 企業發展 創新
一、人力資源管理
人力資源管理（human resource management），指用科學的規章、制度、程序和方法對人才資源進行合理的開發和有效的配置。它包括人力資源的預測與規劃，工作分析與設計，人員的挑選和錄用，還包括如何調動工作人員的積極性和思想覺悟等等，貫穿于整個人力資源的全過程。
二、人事檔案管理
1.定義
人事檔案管理是國家機構、企業單位為了記錄和反映員工的個人經歷、工作表現，以及個人質素而形成的認識管理活動，通過建立文字和表格的個人資料，為企業對員工的考核和聘用提出事實的依據。
2.我國人事檔案管理存在的缺點與不足
我國傳統的人事檔案管理是在計劃經濟體制下形成的，這種管理制度和企業的發展規律完全不配合，只是單純的強調了人事管理本身的管理功能。隨著我國社會主義經濟體制的建立和一步步完善，以往舊的制度已經不適應當前的經濟發展規律，導致企業出現了一些人事檔案管理的混亂情況。這些問題的出現，在一定程度上影響了人事檔案對人力資源管理工作的服務性，成為額待解決的問題?？偨Y下來，我國企業人事檔案管理工作目前存在的問題主要表現在一下幾個方面：
1.企業有的人事檔案與真實有差異
由于人事檔案是作為企業選拔人才的參考的依據，所以要求材料具有真實性，如果材料是虛假的，就失去了它原本的利用價值。但是目前人事檔案有的存在虛假的情況，如：有些人的年齡和實際不符，工作經歷填寫和實際不符，學歷程度和實際不符。這些檔案，都將其主人更加優化，形成虛假材料。
2.企業對人事檔案管理投入低
很多企業對于員工的人事檔案管理沒有足夠的重視，只是一味的收發檔案材料。對于檔案的管理，缺少統一管理的制度，沒有足夠的經費保證管理設備的更新換代，導致出現員工檔案遺失、錯亂等等情況。
3.個人材料分散、存在漏洞
在我國企業，普遍存在對于員工的個人材料收集不及時、整理歸檔不完全，導致個人的人事檔案不能真實的反映員工的實際情況。有些企業為了應付檢查，臨時拼湊員工的個人檔案，把許多不真實、缺乏實際的內容強加到個人檔案之中。
4.很多“棄檔”情況出現
很多就業者，對于自己的人事檔案認識不足，不理不問，直至出現丟失的情況也沒有感到有任何不妥。人們認為，對于人事檔案，對于我們沒有特別重要的意義，覺得檔案如果不能帶來美好的生活，或是不能幫助其找到一份好工作的話，有它沒它都一樣。
5.信息化程度低
目前的人事檔案管理，基本還是維持老一套的管理方法，依然完全依托紙質檔案的填寫、保存、交接。沒有順應時代的發展，向現代的電子信息技術發展，缺乏系統的管理和操作。
三、人事檔案管理和人力資源管理的關系
1.人力資源的開發受人事檔案管理的積極作用
人事檔案是為企業選拔人才的一個參考條件，有利于人力資源管理部門對人才的發現和挖掘。對于個人的人事檔案，人力資源部門能從中看到其性格品格、工作態度、業務政績等等要素。以此為據，可以有針對性的得出該員工應該負責的部門和培養方向。通過各大企業在實踐中發現，真實的人事檔案材料是企業正確選拔人才和使用人才的客觀依據。
2.人力資源的開發受人事檔案管理的消極作用
由于一些個人的檔案存在一些虛假信息，就可能混淆人力資源管理部門的判斷，降低了對人力資源開發的實際參考價值。有些人事檔案的管理部門沒有及時收集員工的個人資料和工作情況，沒有保存員工一定數量的資料，使得人事檔案的質量下降，不能在人力資源中發揮出原本應該有的實際功效。
四、現代企業人力資源管理對人事檔案管理的新要求
人類已經在二十一世紀，當下信息技術和計算機技術的發展已經普及我們生活的各個領域，以往人事檔案管理的方法和理念顯然已經不能適應現代企業的人力資源管理的要求，為了實現現代企業的高效益、高效率，同時也為了能發揮人事檔案的積極作用，當下的人力資源管理對人事檔案的管理提出了新的要求。
1.建立多層次、成體系的考核系統
我國傳統的人事考核和人事任命的方法和程序已經落后，現代企業的人力資源管理要求企業對員工的考核標準要轉向多層次的考核。全面了解員工的情況，不能單一只針對某一方面做出考核和評價。
2.具有獨特的企業文化
現代企業為了外塑形象，都要有統一的企業文化。 企業文化直接影響員工的世界觀、價值觀和行為習慣，建設統一的企業文化又是轉變公司發展方式的重要內容，將優秀的企業品質轉化為強大的社會影響力和感召力，這就要求企業的檔案管理也要具有企業獨有的文化，服務于企業的核心價值體系。
3.實現信息化
現在是知識經濟時代，企業管理已經逐步向信息化的方向發展。對于認識檔案管理，過于的完全紙質管理顯然已經落后，必須尋找其他的方法跟上現代企業的人力資源管理步伐。
五、現代企業發展淺析人力資源管理中人事檔案管理工作創新
1.樹立自主意識，增強服務理念
目前已是經濟時代，對于企業的人事檔案管理必須樹立新的服務理念，要變以往被動的服務方式為主動的服務方式，主動為企業人力資源管理提供有效的服務信息。
2.加強合作意識，尋求部門合作
知識經濟背景的當代企業，各部門是處在一個合作共贏的大環境之下，任何部門都不能孤立存在，各個部門之間是相互聯系、相互依存的。對于這種大背景下的人事管理，應該講所有部門都納入人力資源之下，各部門通力合作，綜合所有情況形成員工完善的人事檔案。
3.建立健全人事管理系統，充實檔案內容
對于人事檔案的管理，在企業之間應該分層次成體系的管理。加強企業干部、員工檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高科學管理水平，為企業人力資源工作服務，遵照《中華人民共和國檔案法》的有關規定，制定檔案材料收集、材料歸檔、檔案材料鑒別、檔案的保管與保密、保管和銷毀、檔案的借、查閱、檔案的轉遞、檔案的檢查核對等制度。對于以往舊的、不和當下時代背景的體制應該及時的廢除，形成更加制度化、體系化的人事檔案管理體系。
4.動態管理
將人事檔案管理納入動態的管理體系之中。對于以往已經建立的人事檔案，要注意一定時間內的清查、核對人員信息，不斷擴寬留檔的范圍。注重人事檔案管理的時效性，及時收集最新變化的資料，不斷更新留檔的信息。便于企業人力資源管理部門的隨時了解和使用。
5.以信息化為依托的新型人事檔案管理
當今的社會，主要是以知識、技術、信息為關鍵，在這種環境下，我們要創新就必須順應當下知識經濟和信息時代的背景，順應當下信息化的進程。時代的變遷和社會經濟環境的改變，使得企業人事管理不得不適應新的變化，不得不朝著網絡化、信息化的方向發展。因此，現代企業發展人力資源管理中人事檔案管理工作必須實現信息化。
六、結語
推進企業人事管理的創新，是時代的發展要求，也是企業發展的要求。企業就必須改變過去那些老舊的、傳統的理念和方法，運用現代信息技術結合先進的企業管理理念變革企業人事管理方法，這是現代企業發展人力資源管理中人事檔案管理工作發展的必然趨勢。
參考文獻：
企業員工檔案管理范文3
【關鍵詞】小微企業;人力資源;檔案管理;問題對策
企業的人力資源檔案主要是形成在企業人力資源管理活動的過程中，由特定部門機構認定的結果;人力資源檔案歸檔的內容具有使用價值與保存價值。其次企業人力資源管理檔案以員工個人為單位進行集中保存，為今后企業的備查歷史及參考利用，因此對于企業人力資源管理工作的順利開展具有重要的促進作用。
一、人力資源檔案管理對小微企業的意義
（一）為企業對員工的甄選與人才利用提供參考依據
人力資源檔案常被企業視為人事信息資源庫，并且可以體現出不同員工的技能與潛在的特質，對了解員工的潛能以及判斷其是否具備崗位所需能力等方面，提供有效的而參考依據。其次有利于企業進行有效的人才甄選與利用，鞏固企業的人才儲備隊伍;一方面企業的人力資源檔案還可以真實地記錄并且妥善保存企業各階段的文化發展與建設情況，并以圖片、文字或實物、影音資料等多種形式直觀地體現出來，充分地推動企業的組織文化取得更大進展。
（二）更好地發揮員工潛能并提高企業檔案管理水平
企業人力資源檔案的管理工作，是根據企業員工自身的發展與需要，建立起來的，并且記錄員工不同時間段的技能、知識等信息，可以視為企業對員工
的一種全面肯定與認同，從而體現企業重視員工。其次有利于提升現代企業人力資源檔案管理的信息化水平，從而確保了檔案管理工作的有效性，使得企業對員工檔案的查詢、存儲以及借閱過程變得高效與快速。
二、現代小微企業人力資源檔案管理面臨的問題
（一）現代小微企業人力資源檔案的管理意識薄弱
企業中的部分人員沒有重視人力資源檔案管理工作，單純的認為企業的檔案工作就是對員工個人的信息記載，將要填寫相關的個人信息就可以了，其他的獎懲、體檢、技能等信息無關緊要。其次部分人員還認為：企業的檔案管理是企業自己的工作，與自己的利益與發展沒有多大關系，因此只要做好本職工作就不用管那么多了。加上少數小微企業中更強調日常的生產經營，因此導致忽視了對員工人力資源檔案的管理工作，進而使得企業上下對員工的建檔問題顯得漠不關心，不利于企業人力資源管理工作的順利開展。
（二）企業檔案管理缺乏專業的人才
企業的檔案管理工作效率的快慢，將對企業的人力資源工作產生重要影響，因此對于企業的人力資源檔案管理工作者而言，應提高管理的技能，促進企業人資工作的順利進行。然而當前國內小微企業中的檔案管理者缺乏必要的管理知識與技能，他們只能根據自己的經驗，對員工的檔案進行分類歸檔，因此建檔過程中出現較多的檔案分類不明確、資料不齊全或缺失等現象。此外對于檔案信息的分類日常也忽視對其的整理，導致人力資源部門調用查看相關資料時，管理者很難在短時間內檢索出來，進而影響了工作效率。
（三）人力資源檔案管理的制度體系仍有待健全
企業中的人力資源檔案管理制度對人力資源的歸檔范圍沒有進行明確規定，而且對于檔案的登記查看流程無明確規定，更有部分小微企業直接禁止查看員工的檔案，由此不利于全面了解員工的綜合動態。此外，小微企業中人事檔案管理的建立涉及到多個部門，但是這些部門并沒有真正配合人事部門建立員工檔案，甚至漠不關心或出現互相推卸責任現象，由于缺乏人事檔案管理規章制度，由此降低了企業檔案的建立與管理效率。
（四）人力資源檔案管理水平有限
目前很多企業人力資源檔案管理水平不高，管理的方式仍然以傳統的手工操作管理為主，而運用先進的信息技術與智能化技術進行檔案管理的水平偏低，導致人力資源檔案管理工作質量和效益低。其次人力資源檔案管理人員沒有專業的技術水平，也沒有專業的知識，甚至有的人員沒有經過專業的培訓。所以他們對于人力資源管理工作沒有全身心的投入，而是按照自己的意愿，想怎樣展開工作就怎樣展開工作，沒有考慮工作任務，更沒有認真完成工作的態度，嚴重影響了人力資源檔案管理的工作效率和工作質量。
（五）企業中的人力資源檔案管理缺乏硬、軟件設施
小微企業的人力資源檔案管理缺乏硬件設施，企業中沒有建立人力資源檔案的設備或檔案室，而是將部分辦公桌或儲物柜作為檔案的存放地點。時間一長導致檔案出現霉變、檔案紙質受到破壞、出現蟲蛀或人為損壞、丟失等現象，影響了檔案質量和完整，同時小微企業里基本沒有專業檔案管理軟件輔助管理檔案，人力資源檔案管理潛在的價值難以得到充分挖掘，影響了企業人力資源管理工作，不利于企業檔案管理工作的順利進行。
三、有效提高現代小微企業人力資源檔案管理之措施
（一）積極轉變觀念從而提高對人力資源檔案管理的重視意識
企業的管理者應重視對人力資源檔案管理工作，讓員工加深人力資源檔案對企業戰略發展、對員工自身價值的意識，確保企業的人力資源檔案管理活動能夠順利融入人力資源管理活動當中。其次培養現代小微企業員工的建檔、護檔的意識，同時企業的人力資源管理工作者，也應不斷強化員工的人事檔案管理與法治意識，較好地使企業員工認識到：人力資源檔案管理工作的價值對于員工自身發展發揮的重要意義，從而不斷地強化人力資源檔案管理的意識。
（二）加大對檔案管理人才的引進并建設檔案管理人才隊伍
小微企業的人力資源檔案管理工作，要想順利的進行離不開檔案管理人才的引進與培養，為此企業應積極引進檔案管理專業人才，提高對檔案管理者的技能培訓，從而確保順利開展企業的人力資源檔案工作。一方面積極參加檔案行政管理部門舉辦的檔案管理知識和業務培訓活動，邀請檔案管理專業人士到企業進行業務講座或指導，不斷提高檔案工作人員的專業知識及管理水平與能力;另一方面需要積極加強企業現有檔案管理人才隊伍的建設工作，不斷培養熟悉人力資源檔案管理信息技術的綜合型人才，更好地推動現代小微企業人力資源檔案管理工作取得更大的進步。
（三）企業應重視檔案制度的建設并規范管理
有效且完善的人力資源檔案管理制度，是順利開展人力資源管理工作的重要基礎與保障，為此提高企業人力資源檔案管理工作。企業應該積極建立行之有效的檔案管理規章制度，體現管理制度的威嚴與威信，有利于較快提高檔案管理工作的時效性。此外制度還應簡明扼要，避免出現過于繁瑣造成人力資源檔案管理工作質量出現下降;通過各項制度的制定與有效實施，從而較快地提高人力資源檔案管理工作的水平，促進企業人力資源管理工作的順利發展。
（四）充分運用先進的技術提高人力資源檔案管理的效率與水平
企業人力資源檔案的管理者應該積極學習先進的檔案管理技術，進而有效結合計算機技術開展檔案管理工作，不斷提高企業人力資源檔案管理的效率與水平。其次管理者還應善于利用現代化的信息技術積極轉變傳統的人力資源檔案管理模式，有效減少人力資源檔案管理工作的投入成本并提高管理效率;明確規范檔案管理的各業務流程，確保企業檔案管理工作成效的準確性與有效性，促進企業更好地發展。
（五）進行人力資源檔案的信息資源與數據庫的建設
確保人力資源檔案管理工作的順利開展，還需要不斷進行人力資源檔案信息資源與數據庫的建設工作，從而大大減少人力資源檔案管理的經營與維護成本。其次建立信息資源數據庫，有利于將企業員工的檔案進行細化，進而實現企業人力資源檔案信息的有效整合與實時共享，避免檔案信息系統出現泄密、失密以及檔案信息出現丟失等現象。此外還可為企業今后的保存、查閱利用等方面，提供更加全面、完整且有效的信息，最終提高企業的人力資源檔案管理工作的質量水平。
四、結語
因此，促進現代小微企業人力資源檔案管理工作水平的提高，應加大完善檔案管理的制度、提高對檔案管理工作的重視與意識，同時積極引進檔案管理綜合型人才，采用先進技術方法等有效措施，促進現代小微企業人力資源檔案管理工作的順利開展，最終推動企業的穩定發展。
參考文獻
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企業員工檔案管理范文4
作為重要的企業人力資源管理組成部分，企業人事檔案管理中企業正常運營中具有十分重要的作用。隨著社會的發展和經濟的進步，我們切切實實的步入了信息時代，在這種大背景下，人事檔案中的資料信息越來越成為寶貴的企業信息資源，在企業人力資源管理中發揮著越來越大的作用。本文將對認識檔案管理在人力資源管理的作用進行研究分析，以期給相關研究者以有益借鑒。
關鍵詞:企業;人事檔案管理;人力資源管理;作用
一、人力資源管理與人事檔案管理
1．1人力資源管理
所謂人力資源管理是指在企業戰略的指導下，通過科學方法的運用，以人力資源戰略和規劃分析為基礎，對企業的人力資源進行配置、考核、規范等工作，以實現企業目標和員工的價值。通常情況下，人力資源管理工作包含了培訓與開發、招聘與配置、薪酬與福利管理等等。
1．2人事檔案管理
人事檔案是在人事活動中形成，主要是記錄員工個人、家庭以及工作情況，其內容可以反映一個人的經歷和品行，并以個人為單位集中保存以備查閱的文件資料。人事檔案的實體管理主要包含檔案的收集、鑒定等，人事檔案的管理工作是對人事檔案的實體管理，并對人事檔案信息進行適當的利用和開發。1．3人力資源管理與人事檔案管理的關系人力資源管理與人事檔案管理工作之間有著密切的聯系，人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成部分，其可以促進人力資源管理活動的順利開展，通常情況下，企業可以通過人事檔案來查找員工的具體資料，了解每個員工的情況。而人事檔案則記錄了每個員工的資料，是承載員工各項信息的載體，人力資源管理的各項活動也是人事檔案內容的主要來源，兩者之間是相互依賴的關系。
二、人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用
人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用可以從以下幾方面進行分析。
2．1提高企業內外部員工的整體質量
企業內部的人力資源招聘工作主要包含了內部招聘和外部招聘兩個方面，內部招聘主要是從企業內部員工中招聘選擇所需人才，外部招聘是從社會和高校招聘企業需要的人才。但是在企業內部員工招聘中，經常會出現企業員工不管應聘人員的專業和資質，隨意招聘自己老鄉和校友的情況，這在很大程度上降低了企業員工的整體素質，影響了企業的內部管理。但是企業通過人事檔案管理工作，可以對員工的檔案資料進行統一的分析，以合理安排人事招聘人員，避免任用與招聘地區和高校相關的員工，以保障企業員工的質量。除此之外，在實施企業內部招聘時，企業還應該分析員工的檔案資料，以為內部員工的選拔提供重要依據。
2．2幫助企業進行人力資源規劃
人事檔案中包含了企業內部人才結構、人才水平以及人才數量等方面的信息資料，通過人事檔案的整理工作，可以為企業分類企業人才，幫助企業了解人類資源的存量和具體信息。比如，人事檔案管理部門對企業內部員工退休和流動情況的分析，可以讓企業人力資源管理工作及時把握企業的人才流動情況，以為企業的未來發展提供重要的參考信息。由此可見，人事檔案管理工作可以幫助企業更好的規劃企業內部人力資源，促進企業未來更好的發展。
2．3幫助企業更針對性的實施培訓
員工培訓是企業內部運行的重要組成部分，企業要想讓員工培訓獲得所需的效果，就必須了解每個員工的工作需要，以提高員工培訓的針對性。為此，通過人事檔案管理工作，企業可以了解每個員工的教育背景、年齡等，對于年輕的企業員工，企業可以對其進行新知識的培訓，對于年齡較大的員工，對知識培訓的抵觸情緒較大，對此，企業可以對其進行健康保健培訓，以充分調動他們的工作積極性。
2．4促進企業跨地域文化管理
企業員工來自不同的地域，會給企業帶來不同的地域文化，為此，在企業管理中，企業應該注意了解和分析每個員工的地域文化，促進企業跨地域文化的管理，幫助企業員工之間相互了解，避免出現文化沖突。人事檔案管理工作可以對員工的工作經歷和籍貫等進行分類，相關工作人員可以對每個員工的文化特質進行分析，并對員工在未來工作中可能遇到的沖突問題進行預測，提出解決方案。比如，企業可以安排不同文化背景的員工進行溝通合作，讓他們在工作中加強溝通，促進員工與員工之間的合作，提高企業的內部凝聚力。
2．5對員工采取有針對性的激勵手段
員工的檔案內容，可以幫助企業人力資源管理工作者詳細了解每個企業員工的工作需求。馬斯洛在需求層次理論中提到人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現的需求。也就是說，每個人都有自身的不同需求，不同的人對自身的需求層次也各不相同，對企業來說，只有通過對員工檔案資料的詳細分析，才能了解每個員工的現實需要，以更有針對性的采取各種激勵手段，激發員工的工作熱情。
結語:
人事檔案管理工作在企業人力資源管理中有著十分重要的作用，其中人事檔案管理資料的價值主要體現在檔案的具體利用上，檔案管理人員通過對檔案資料的整理、分析，幫助人力資源管理部門更好的實施人力管理工作，促進企業內部員工的工作積極性。為此，在未來的企業發展中，必須充分重視人事檔案管理工作的重要性，并通過利用各類先進的信息技術，對檔案資料進行科學的歸納管理，讓人事檔案管理工作更科學，以更好的促進企業的人力資源管理工作。
參考文獻:
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企業員工檔案管理范文5
【?P鍵詞】企業；檔案管理；員工；參與意識
【Keywords】enterprises； archive management； staff； sense of participation
【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）06-0009-02
1 引言
在企業的生產經營過程中，所產生的各種數據信息都需要被合理地記錄下來，這些數據信息往往具有很高的保存價值，不僅能夠切實反映企業當前的發展面貌以及一部分經營活動，還能夠展示出企業的精神文化面貌。在新時期的企業發展當中，大部分企業都加強了對自身企業檔案管理工作的重視，并且采用了多種手段，綜合提升員工的參與意識。但是對于員工而言，企業的檔案管理工作并沒有實際的關聯性，他們不知道參與到其中能夠給自己帶來什么，因而很多時候并不會積極主動地參與其中。在這樣的情況下，企業有必要逐步轉變當前的檔案管理工作形式，逐步引導員工生成正確的認識，進而全面提升員工的參與積極性。
2 企業檔案管理工作需要保持較高的說服力
為了切實提高檔案管理工作效益，企業需要在實際的檔案管理工作當中，盡可能保持宣傳內容的鮮明科學性，不斷加強其吸引力[1]。首先，企業應當重視相關的檔案法律內容。檔案法律對于人們來說，有著直接的引導作用，其對整個企業檔案管理活動的開展形成了良好的引導和規定，同時也對整個企業的宣傳行為形成了一定的約束。在時代的發展當中，檔案管理工作已然提出了全新的工作要求，為了切實加強檔案管理的有效性，需要充分結合相關的檔案法律，如企業檔案工作規范、國有企業文件材料歸檔方法等內容。在進行檔案法律宣傳的時候，還可以具體結合一部分檔案管理的相關案例進行討論，使得員工對整個檔案管理形成全新的認知。其次，企業應當注重對相關事件的有效宣傳，把當前發生的各種檔案事件進行直接的聯系，并形成鮮明的案例，使得員工可以迅速感受到案例的真實性。最后，企業在開展檔案管理工作的過程中，應當優先注重對自身檔案規章制度的合理宣傳，通過有效的宣傳，使得企業能夠明確自身的激勵機制和約束機制，進而為最終的檔案管理工作開展形成良好的基礎[2]。
3 企業檔案管理工作的開展基礎
在實際的企業檔案管理工作開展過程中，企業應當充分考慮當前不同崗位的工作內容以及具體的工作形式，并抓住時機，與企業其他工作進行合理的結合，使得宣傳工作的效益能夠綜合有效地凸顯出來，進而使宣傳工作能夠更加有效。在實際的檔案管理工作當中，企業應當將檔案管理工作與企業的一些重大活動合理地聯系在一起，宣傳工作的效用也會更加直接。相關的檔案部門也應當積極地參與進來，實時采取各種各樣的檔案管理方式，比如會議形式，抓住時機，切實做好基礎的檔案管理工作，并與企業日常管理工作進行有效結合，如各種周期性的會議和專題等，都可以開展檔案管理工作。企業可以通過日常工作的積極完善，使得檔案管理工作能夠實時利用各種辦公會議以及面談的方式，進行有效的宣傳。通過這樣的方式，不僅可以使得檔案管理變得十分完善，而且可以為檔案的完整度形成良好的保障。此外，企業還應當加強對檔案管理的重視，積極利用各種現代化的檔案信息和宣傳方式，進而與企業員工之間形成良好的溝通和交流，推動整個檔案管理工作的有效開展。
4 企業領導層的檔案意識培養
對于現代化的企業而言，領導層是員工檔案參與意識的關鍵，只有在領導層的影響下，員工才能夠形成良好的檔案意識。作為新時期企業的領導層，需要正確處理檔案管理與員工之間的關系，逐步增強員工的檔案意識，并將檔案管理工作放在公司的主要位置上。企業領導層一旦建立了明確的檔案意識，員工也會在其影響下生成良好的檔案管理觀念。企業應當將檔案管理工作實時列入領導層的規范內容當中，不同職能部門的管理人員需要負責部門內部的檔案管理以及宣傳工作。例如，財務部門的主管在對檔案進行管理和宣傳的時候，應當認識到自身的獨特性，財務部與其他部門的檔案管理有著本質的區別，如果出現了數據信息丟失的狀況，很容易使資產管理當中出現一定的缺失，因而企業需要建立完善的檔案整理體系，對財務檔案進行實時整理。企業領導層的檔案意識，將會在很大程度上影響企業的管理水平，由于領導決策與檔案工作之間有著密切的聯系，因此要盡可能保證領導決策的正確性和科學性，使得整個檔案管理宣傳工作更加切實合理。此外，在檔案管理形成一定基礎的時候，需要切實考慮當前檔案管理技術的發展狀態，如果跟不上時代的步伐，會很容易與其他企業之間形成明顯的差距。
5 檔案管理工作員工參與意識的培育
在現代化的發展當中，企業的檔案管理工作要想得到切實開展，不僅需要領導層有良好的管理能力，還需要不同部門員工的積極參與。但是現階段很多企業的員工，都認為檔案管理宣傳屬于檔案管理人員的專屬職責，而自身并沒有實際的工作要求，因而對其沒有絲毫的關注度。
在新時期的要求下，企業檔案管理工作需要著重加強自身機構和人員的合理配置。為了使得檔案管理宣傳工作更加完善可靠，需要設計專門的檔案室，對相關的檔案工作進行實時組織和管理。同時也可以通過檔案工作領導小組的建立，將檔案工作進行合理的分類管理，不同的職能部門負責人應當作為主要的小組成員，與領導建立一體化的檔案管理工作體系。為了確保檔案管理宣傳工作保持良好的發展姿態，需要設定專門的檔案管理人員，由他們負責對整個公司的檔案進行管理。而在不同的職能部門之間，需要有相關的檔案人員對本部門的一些檔案進行實時整理和收集，進而形成完善的檔案管理宣傳工作體系。
其次，企業應當加強自身的檔案管理制度建設，使檔案工作能夠得到合理地建設和執行，取得更加良好的檔案管理效果。企業應當根據自身的實際發展狀況，按照國家以及檔案管理的相關法律內容，對現存的檔案管理規定進行實時優化，進而制定最為完善的檔案管理宣傳制度。
最后，企?I在開展新時期的檔案管理工作當中，需要加強對檔案管理人員的重視，積極培育員工的宣傳理念和專業素質。對于檔案管理工作而言，其工作人員的態度與最終的宣傳效果有著直接聯系。如果檔案管理人員的專業素質十分薄弱，將很難實現良好的檔案管理工作。為此，企業應當通過檔案管理的方式，將檔案信息進行深層化發展，使得員工在培訓的過程中可以實時感受到各種檔案管理效益，其行動相應地也會變得自覺。在具體的培訓方式上，企業可以著重選擇思想培育，即利用各種資料、檔案和書籍，實時開展一體化管理，對檔案信息進行深層次開發，使得員工可以在培訓的過程中全面感受到檔案管理工作的合理性，并積極地融入其中[3]。
企業員工檔案管理范文6
關鍵詞：人事檔案管理 人力資源管理 作用
一、人事檔案管理和人力資源管理
人事檔案管理通俗的講就是管理人事檔案的活動，主要包括收集、統計和保管人事檔案，是專門記錄個人的經歷的檔案，也是一個人在社會生活的記錄和反映。
人力資源管理指的是從企業的實際出發，主要是對企業員工進行招聘、培訓，然后再使用的活動，從而發揮員工的積極作用，為企業做出貢獻，創造價值。
二、人事檔案管理在人力資源管理中的重要性
人事檔案管理作為人力資源管理的基本內容，是人力資源部門有效且科學的管理人事的基礎。其一，科學化的人事檔案為人力資源管理提供最基本的員工信息，方便人力資源部門的管理。其二，科學化的人事檔案管理有利于人力資源合理分配企業員工，有效發揮員工的作用，為企業做最大化的貢獻。其三，科學化的人事檔案管理可以提高人力資源管理的有效性，提高企業人力資源部門的管理水平。
三、人事檔案管理的缺陷對人力資源管理的妨礙作用
1.不真實的人事檔案材料嚴重阻礙了人力資源管理的合理配置。真實性是人事檔案管理的最基本的原則，沒有數據和信息的真實，人事檔案管理就失去了意義。在現在的年代，各種造假的學歷、證明和簡歷充斥著人力資源市場，這給人事資源管理工作帶來了巨大的干擾，嚴重影響企業對未來人力資源的預測和分析，導致企業失去人才，給企業帶來巨大的損失。
2.人事檔案管理方法落后。人事檔案管理的有效性影響人力資源的科學管理。如果人事檔案管理方式落后，就會導致企業花費更多的精力和人力財力去管理，降低企業管理的有效性，阻礙企業的發展進步。又加上現在企業員工流動性強，如果人事檔案管理不科學的話，增添企業人力資源管理的負擔，降低工作效率。
3.人事檔案管理方式簡單，材料缺失或者不集中，內容雷同。人事檔案內容的大同小異的話，就會阻礙企業發現人才，影響人力資源的開發。人事檔案是一個人在社會生活上的真實反映，所以人事檔案內容應該全面真實并且反映個人的真實面貌，這樣人力資源管理就會更有效且迅速地了解企業員工，發現人才。如果人事檔案內容都大致一樣就反映不出員工的經歷和真實面貌，看不出員工個性，對人力資源管理來說就失去了參考價值。另外，如果人事檔案內容缺失或者零散，也同樣對人力資源分析和發現人才帶來嚴重影響，從而影響企業員工的晉升和發展，這樣就影響企業員工的工作積極性，導致企業發展效率不高。
四、完善人事檔案管理工作，為人力資源管理服務
1.提高人事檔案管理人員的專業化水平。企業要注重人事檔案管理人員的專業水平，聘請專業的人事檔案管理人員，提高企業人事檔案管理的水平，同樣要求人事檔案管理人員要不斷汲取專業知識，不斷發展，適應新的現代化人事檔案管理制度。并要積極加強與企業各部門的聯系，隨時了解員工動態。這樣就可以為人力資源管理帶來及時有效的數據，還可以滿足現代化企業要求，適應現代員工變動頻繁的要求，更好地為人力資源管理服務。
2.建立科學化的人事檔案系統。建立科學化的人事檔案系統不僅可以提高企業人力資源管理水平，還可以發揮優化配置企業員工，發揮企業人才的作用。所以一定要更新企業人事檔案管理制度，去除掉那些不符合公司實際、落后又繁瑣的制度，建立適合公司實際情況的人事檔案管理系統，促進企業人事檔案管理的科學化、規范化水平。此外，就是要保證員工真實的人事檔案和檔案的完整性，堅決避免雷同的人事檔案材料和內容，發揮人事檔案在人力資源管理中的積極作用。
3.領導階層要樹立建立科學化的人事檔案理念。建立科學化的人事檔案管理系統，需要企業領導層的大力支持和高度注視。如果企業領導層沒有建立科學化的人事檔案制度的意識，甚至覺得人事檔案沒有那么重要，那么建立科學化的人事檔案制度的希望幾乎是零，所以企業領導層一定要明白建立現代化的、科學化的人事檔案的重要性，積極招聘專業的人事檔案管理人員，改變落后的人事檔案思想和制度。這樣就會加快企業建立科學化的人事檔案管理制度的進程，更好地為企業人力資源管理服務，提高企業管理水平和有效性，最大化地發揮企業人才的巨大作用。
綜上所述，不合理的人事檔案管理就會阻礙企業人力資源管理，阻礙企業的發展進步，完善的人事檔案管理有利于提高人力資源管理。所以本文主要提出以上建議，希望可以促進企業發展。
參考文獻
[1]任勝云，范利.從現代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].云南檔案，2009（7）
