高校檔案論文范例

一、關于高校檔案數字化及檔案信息安全

高校數字化的檔案信息從傳輸、存儲到顯示利用都要通過計算機來實現，計算機和網絡是生成和利用數字檔案信息的基礎和前提，離開計算機軟硬件和網絡的傳輸，數字化的檔案信息就不可能讀取和顯示，因此，數字化檔案信息對計算機及網絡有很強的依賴性。然而眾所周知，計算機及網絡具有一定的不安全性，因為計算機網絡的某些隱患，有時會使檔案信息遭到毀滅性的破壞，這就產生了檔案信息的安全問題。如何確保數字化檔案信息的保密性、完整性、真實性和可利用性，給高校檔案數字化工作帶來了極大的挑戰，對高校在檔案數字化進程中采取先進技術和有效措施，保障高校檔案信息安全提出了較高的要求。

二、數字化進程中高校檔案信息安全現狀

檔案數字化給高校檔案工作帶來了新的生機，數字化檔案信息的網絡傳輸和查詢在為社會提供廣泛信息服務的同時，也給高校檔案的信息安全帶來了嚴峻挑戰。例如：在數字化加工過程中，有的高校利用勤工助學學生或通過外包實現檔案全文數字化，存在對學生培訓不夠和對數字化加工服務機構、加工場地、加工人員和加工成果等方面監管不到位，管理不規范的問題；有的高校檔案管理人員沒有經過正規的機要保密培訓，在工作實踐中，對已觸“紅線”的檔案信息資料繼續以常規方法掛網；有的政府信息安全部門對進行檔案數字化工作的單位指導不到位等等。

1.高校檔案數字化進程中沒有完整的法律法規制度保護信息安全。

目前，各高校全文數字化工作主要依據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規。法規制度分散零亂，缺乏系統的規劃和設計，對于高校檔案信息安全保障法規不成體系，缺少專門的法規。

2.高校檔案數字化沒有統一技術規范標準。

一、高校民生檔案數字化管理的現實意義

（一）高校民生檔案數字化管理彰顯了服務師生、以人為本的管理理念。民生檔案是“關注人的生活品質的檔案，在檔案資源的建設、管理和服務的過程中，要以提升學校師生員工的生活品質作為民生檔案工作的價值導向。”由于以往的檔案管理工作桎梏，檔案管理人員工作態度不佳，經常會出現重物輕人、重領導輕員工、重機構輕個人的現象，致使師生員工對檔案館及檔案管理工作人員意見很大。而民生檔案管理工作要堅持以師生為本，切實把師生員工根本利益需求作為檔案工作的初始點。進一步實施民生檔案數字化管理，可以改善檔案管理人員的工作環境，減輕檔案管理人員的工作強度，使之能夠更好地關注師生員工的切實需要，解決師生員工的各種民生檔案問題。

（二）高校民生檔案數字化管理解決了分散和集中、定式和靈活之間的矛盾。一是高校民生檔案數字化管理需要檔案館要和其他部門進行系統對接，實現檔案信息的有效溝通和傳遞，只要和其中一個部門進行聯系，就可以查詢到與之相關的民生檔案信息。這就解決了當前民生檔案分散管理和師生員工集中查詢和使用之間的現實矛盾。二是實施高校民生檔案數字化管理，不僅僅是簡單地將各種民生檔案目錄實現電子信息化管理，或是簡單地講紙質文檔轉化成電子文檔或圖片，而是要充分利用信息網絡媒介，搭建民生檔案管理、查詢、共享平臺，供師生員工不受時間、地點限制進行自動化信息查詢，實現權限申請、全文查詢下載功能，從而解決檔案定式管理和師生員工便捷利用之間的矛盾，最大限度的滿足師生員工的切實需要。

二、高校民生檔案數字化管理的原則

（一）循序漸進原則。高校檔案館庫藏量大，各類民生檔案紛繁復雜，在進行數字化轉化時，不能一蹴而就，而需要對館藏檔案進行全面分析，明確檔案資源信息的范圍，以方便服務廣大師生員工所需為目的，逐步地將保存價值較高、利用頻率高的檔案進行數字化。以教師的教學檔案為例，教師的教學檔案信息由所授課程名目數量、教學學期和年工作量、教學評價、發表的研究論文數量和級別、承擔的科研項目等等，這些信息是教師職稱評定、評獎評優、目標考核時，評定機構需要的重要信息來源。高校民生檔案數字化管理具有一定的階段性和持續性，因此檔案管理者循序漸進，分清輕重緩急，逐步實現數字化管理。

（二）科學整合原則。民生檔案都是與師生員工的生活工作利益緊密相關，如果民生檔案丟失或者損壞，將給師生員工帶來巨大的損失，也會給檔案管理工作造成不必要的麻煩。因此在高校民生檔案數字化管理過程中，要根據不同主體的各類檔案信息的重要程度和使用頻率，進行科學的整合，并結合檔案載體的實際狀況，選擇適合的管理方式和保存形式。通過對教師民生檔案進行集中整合，可以分為教師的個人人事信息檔案、教學檔案。就教師個人人事信息檔案來講，就可以用紙質文檔形式進行保存，而對于教師的教學檔案檔案信息就可以采用紙質和電子相結合的方式進行管理。

（三）保密監控原則。在高校民生檔案數字化管理過程中，雖然系統靈活的管理方式給廣大師生員工查詢和使用帶來了很大的便捷，但是同樣也帶了很大的安全隱患問題。因此，在數字化管理進程的始終都應該做好保密監控工作。在高校民生檔案數字化轉換的初始階段，一般會采用委托外包加工，對大量的檔案庫存進行集中處理，這時就需要檔案管理人員參與其中，進行全程監控，盡力保證檔案材料的完整性、安全性和保密性。在使用網絡平臺進行檔案數據庫建構、整理歸檔過程中，要做好網站的安全保護措施。通過殺毒軟件、防火墻技術、網絡安全檢測、信息加密技術、用戶身份權限認證等，保障數字化檔案的安全管理和使用。

第一篇

一、高職院校檔案管理數字化建設存在的問題

（一）前瞻不遠，定位不清

當今社會是數字化社會，而數字化的基石是大量有效的信息。數字時代的先鋒——互聯網企業都紛紛開始從“做門戶”、“做渠道”為主向“做內容”的方面轉變。作為高職院校，在互聯網時代必須看到這個趨勢，就是能提供原創信息和一手材料必將在數字時代處于更加有利的位置。檔案管理的數字化建設應該提到戰略的角度來看待。而對高校來說，檔案信息是基石中的基石，這是最原始也是最有效的信息。在不久的將來，這些信息將能夠帶來令人無法估量的巨大能量。但是由于高職院校大多數的前身都是中?；蛘呗毿?，由于歷史原因，高職類院校的檔案工作長期屬于上級檔案工作的附屬，工作人員對檔案的管理基本就是建檔、歸檔、你查我找，有效信息偏少。改制以后，社會發展對檔案管理有了新的需求，但高職院校的管理方式和管理人員還是繼承了老一套，在信息收集，信息整理歸納和查詢，尤其是信息數字化方面存在巨大缺陷。各級領導對檔案工作的定位不清晰，仍舊將檔案工作作為行政工作的一個小的組成部分，投入偏少。

（二）體制不順，職責不明

高職院校檔案的科研檔案、財會檔案、人事檔案、設備檔案一般來說是分屬各個業務部門、系(部)管理的。很多學校只是設置綜合檔案室來負責交流溝通和上傳下達，且學校層次的綜合檔案室只管理文書檔案、音像檔案和部分實物檔案等。這導致檔案工作的條塊化非常嚴重，尤其是在紙質檔案的時代，嚴重影響了信息收集和利用的效率。在檔案管理數字化的過程中，這種職責不明，多頭管理的體制也給紙質檔案往數字化檔案的轉變帶來了額外的麻煩。

（三）人員不專，素質不高

第一篇：高校教學檔案管理工作問題思考

1當前高校教學檔案管理工作存在的問題

教學檔案作為教學活動的真實記錄和主要反映，是高校各項事業發展的基礎，它的重要性和必要性是可想而知的。但在實際工作中高校的教學檔案管理多多少少還是存在著一些問題，進而影響教學管理工作的有效開展。主要表現在：

1．1重視程度不夠，檔案意識淺薄

由于大多數人對檔案管理工作存在一定的偏差，認為檔案管理工作不過是對資料的收集、整理以及保管而已，沒有太大的技術含量在里面。近年來隨著高等教育的不斷發展，部分高校領導對檔案工作的重視程度不夠，檔案意識淺薄，不想像對待教學工作那樣下大力氣去抓，而且也沒有在政策上、經費上給予支持保障，再加上檔案管理制度的不健全，致使檔案管理人員對工作缺乏正確的認識，從而導致他們對工作缺少積極性、主動性，工作也很難見到成效。

1．2人員不穩定，綜合能力有待提高

高校檔案管理人員在政治素養、文化程度、理論水平、專業素養等方面表現參差不齊，部分人員專業知識不夠強硬，知識面較窄，沒有受過正規專業的檔案管理教育，缺乏相關的檔案管理理論和實際操作技能，有的甚至不會使用現代高新技術工具。而部分高校的二級學院更是沒有配備專職的教學檔案人員，多是由各部門的教務教學管理人員兼任，這也就導致了檔案工作人員水平低，綜合能力不高；而且，由于部分人員身兼數職，在檔案管理方面的投入不足，這也對檔案工作的質量帶來了一定的影響。所以，教學檔案管理工作人員在綜合能力以及政治思想素養等方面都有待提高。

1研究背景

目前高校教師業務檔案管理現狀很不樂觀，主要表現在：意識淡薄，缺乏開放性；管理混亂，缺乏共享性；更新不及時，缺乏時效性；管理手段落后，缺乏現代化。再結合筆者在高校的工作經驗，發現高校教師業務檔案管理方面存在的問題，同時對這些問題進行深入的思考，進而產生一個設想，就是研究開發高效、安全、簡便的管理系統。筆者通過調查、研究分析，對ASP.NET、SQLServer2005數據庫管理進行深入學習、研究，進一步研究、開發科學高校教師業務檔案管理系統。

2相關內涵界定

所謂教師業務檔案，通常情況下是指教師個人在教育、教學和科研等方面，形成的各種材料記錄，這種材料記錄往往具有保存價值，通過這些材料記錄可以進一步反映教師的業務能力、學術水平和工作業績等。教師業務檔案一方面可以真實地反映教師的個人情況，另一方面可以展現學校的整體素質、師資隊伍結構和辦學水平等，為高職院校師資隊伍建設、教育教學改革、職稱評審、學校各項評估等工作提供了真實可靠的依據。

3系統功能需求分析

對于高校教師業務檔案管理系統來說，其用戶類型通常情況下主要包括普通的教師和系統管理員。其中，教師的功能表現為：編輯、查詢和修改本人的信息，同時可以對本人的登錄密碼進行修改。對于系統管理員來說，其功能需求主要表現為：一方面具有教師的所有功能，另一方面能夠查詢、修改所有的用戶數據，同時能夠注冊新用戶，并且可以對用戶進行刪除操作等。對于教師業務檔案管理系統來說，其基本功能主要包括：查詢、輸入和存儲教師信息，并且教師可以添加、更新個人的信息，同時可以設定和修改密碼；對于管理員來說，能夠對數據庫進行更新、刪除、添加等操作。在設計方面，利用模塊化方式對管理系統進行處理，將整個系統的各個功能劃分為若干個模塊，通過對模塊進行開發和設計，完成系統的修改與更新，同時維護數據庫，進而在一定程度上滿足用戶添加、刪除、更新、查詢和打印相關數據的需要。根據需求分析該系統設計了以下功能模塊：教師個人信息、任課信息、科技項目信息、論文信息、著作信息、社會兼職信息、學術團體兼職信息、國內進修學習信息、出國（境）學習工作信息、專家信息、教師教學工作量、教師業務考評信息、教師實踐經歷和管理工作信息。

4系統總體設計思路

1檔案知識管理范式的內涵

范式從本質上講是一種理論體系，它的概念和理論最初是由美國科學哲學家托馬斯•庫恩(ThomasSamuelKu-hn)1962年在《科學革命的結構》中系統闡述的，它指的是一個共同體成員所共享的信仰、價值、技術等的集合。檔案知識管理范式是在批判繼承原有的檔案史料管理范式、檔案實體管理范式、檔案信息管理范式的基礎上發展而成的一種主流管理范式，是一種社會化了的“范型意識”，與以往的管理范式不同，它以知識服務為核心和最終目的，千方百計地為用戶尋求“答案”，滿足檔案用戶多層次、多方式的需求;以整合檔案顯性知識，挖掘隱性知識，并使之顯性化為管理對象，注重檔案知識價值的發揮和服務功能的實現;它既重視檔案工作者的智力成果，強調保護檔案知識權益和分配，又重視成果形成過程的管理和創新，在重塑檔案管理思維和文化顯化，推動檔案自身專業生命和專業發展方面具有重要的指導意義。

2檔案知識管理范式對高校檔案工作的啟示

高校檔案是高校歷史的積淀和文化的基石，是高校重要的知識資源，具有原生性和唯一性。高校檔案管理本身就是對學校歷史知識的記錄和當前知識的管理，既包括檔案的收集、整理、編目、鑒定、統計等顯性知識的管理工作，也包涵對檔案資源隱性知識的挖掘、加工和開發利用工作。檔案知識管理范式的知識核心向度、“人本”向度、技術的傳承創新以及文化顯化向度，對高校檔案管理工作具有深刻的啟迪和指導作用。高校檔案管理工作唯有樹立知識管理理念，融會貫通顯性與隱性知識，挖掘隱藏在顯性知識背后的隱性知識，使隱性知識顯性化，顯性知識集成化，知識創新常態化，推進知識“螺旋式”縱深發展，擴大知識共享，重用知識型人才，創建學習復合型檔案團隊，高校檔案事業才會蓬勃發展。

3高校檔案管理的現狀

檔案知識管理范式是伴隨著社會生產力發展而出現的一種管理范式，它代表了當前檔案管理發展的必然趨勢，為高校檔案管理工作指明了前進的方向。但由于社會和高校自身因素的影響，當前高校檔案管理中存在一些急需改進的地方。

3．1檔案管理重傳統，輕創新

一、高校檔案數字化管理的重要性

（一）有利于提升高校檔案管理效率

新世紀，隨著教育改革進程的加快，我國各大高校的擴招，學生人數劇增，學生學籍等高校檔案的數量逐年增長，應對數量多且年限長的高校檔案管理工作，是一個必須充分重視的問題。而傳統的紙質化檔案管理，無論是在檔案儲存和檔案檢索等方面都對高校檔案服務工作造成滯后。因此，加強高校檔案管理的數字化發展，積極建立現代化的數字檔案信息系統，對于提升高校檔案管理的效率、促進高校檔案管理事業的發展等都具有十分重要的現實意義。

（二）有利于高校檔案服務質量的提升

傳統的紙質化檔案管理的流程主要是檔案接收-檔案存儲-檔案查詢-檔案回收等這樣一個簡單的機械化管理過程。這種檔案管理模式偏重檔案的儲存，而忽視了檔案的使用，查詢者往往要花非常多的時間在檔案的查詢、歸還等程序上，極大限制了高校檔案的使用效率，也不利于高校檔案管理的整體建設。而高校檔案管理的數字化發展，利用現代化的電子信息技術和專業的檔案管理軟件，能夠極大縮短檔案的存儲、查詢等程序所用時間，同時，通過計算機操作能夠節省人力、物力，提升高校檔案管理的效率。發展高校檔案管理的數字化，從傳統的紙質化操作方式轉變為自動化的操作方式，加快了高校檔案管理的現代化發展，提升了檔案服務工作的質量和水平。

二、我國高校檔案數字化管理的創新與發展

（一）高校檔案數字化、信息化基礎建設的發展

一、構建科學的檔案管理體系

高校在管理檔案方面主要是根據《高校檔案管理辦法》，同時還要結合自身學校的實際情況等，為本校的檔案管理制定合理的、科學的、適宜的管理制度和方法，在制定的同時，盡可能的要做到從宏觀上把握其主線，在微觀中把握好細節，努力將檔案管理的工作落到實處，并且還要認真的貫徹和執行。那么，要實現高校檔案工作有序的、高效的貫徹、開展和落實，必須要做到以下兩點。

首先，要提高對檔案管理工作的正確認識。高校為了要保證檔案工作的順利進行，做好宣傳工作是非常重要的。第一，高校的領導要引起足夠的重視。加強高校領導對檔案工作的注重，且學校內的各項工作盡可能的使用檔案資料進行統籌管理，這是保證高校檔案管理工作的基石。第二，高校內的檔案管理部門應該加強與其他部門之間的聯系、溝通與交流，通過各部門之間在工作上的有效合作，促使在校內開展各種宣傳活動，主要是宣傳高校進行檔案管理的重要性的必要性，使校內各部門理解檔案管理工作在該部門內所起的重要作用，有助于各部門在日常工作中增強對有關的檔案信息進行收集、整理，這樣對高校檔案管理工作的順利發展起一定的推動作用。其次，高校在宣傳教育的過程中，要構建合理的、科學的獎懲措施。以往傳統的檔案管理工作中，主要是以經驗管理為主，這種管理模式有一定的局限性，它在某種程度上影響并制約了人才的流動，同時還很容易造成檔案管理人員思想上的懶惰、陳舊，那么創新就無從談及。因此，高校在檔案管理工作中將競爭機制引入其中，從根本上解決創新的問題；除此之外，還要明確的分工責任，促使每位教職工都產生危機感，從而最大限度的挖掘工作人員的潛力，并且還要激發他們的工作活力，要盡可能的為工作人員創造一種和諧的、具有創新意識的工作氛圍和環境，有助于高校檔案管理工作的優良發展。

二、做好創新人力資源工作

目前很多高校的檔案管理隊伍存在著一定的問題，這些問題對檔案事業的發展產生了嚴重的阻礙作用。那么，針對管理隊伍出現的問題，其首要任務是要樹立人才資源作為第一資源的重要思想，并根據他們的工作特點積極的為他們營造一種尊重個性的文化氛圍，從而建設一支作風正、工作實、業務精的專業管理人才的隊伍[2]。面對新形勢下的檔案管理工作，高校內工作人員在管理檔案時，首先要提升自己在計算機網絡上的能力，通過對計算機的了解、使用，逐漸學會并掌握采用計算機對相關檔案信息的處理和分析，并且還能從相關的數據庫中檢索、著錄相關的檔案信息。除此之外，還要加強對在職管理人員的繼續培訓、教育，促使他們跟上網絡的步伐，及時的擴充最新相關的專業知識，避免出現知識老化或者是停滯不前的不良現象。

三、全面加強檔案信息資源的有效整合

面對當今社會的發展和趨勢，信息資源已經成為了比較重要的戰略資源之一，因而要全面加強對信息資源的整合、管理[3]。通常情況下，高校對檔案的管理工作中必須要堅持以下三個因素：業務領導的統一化、管理制度需要統一化、分類的辦法也要實現統一化。針對區域內不同領域的檔案資源必須要采取科學的整合辦法。高校檔案管理工作要統一其業務指導，且采取多種合理、科學的措施對檔案信息資源的歸屬、流向、機構進行調整、管理和歸并，進一步的理順并強化檔案管理部門與其主管部門之間的工作關系，明確的分工，有效的監督、管理和統一，從而對檔案信息資源進行最大限度的優化配置。創建合理的管理規章制度，促使其管理的規范化。加強檔案管理部門制度的創建并，同時還要明確該部門與各個主管部門之間在專業檔案形成、流轉以及管理工作中的關系和職責，從而建立新的流轉機制，主要是確保各個專業檔案信息的規范化和完整化。因此，在管理模式構建的同時，必須要堅持以人為本的核心思想，最大限度的滿足學校的需要，真正的發揮其檔案本身的使用價值。分類辦法的統一化，主要是體現在檔案信息的“一條龍”服務體系，通過創建科學、合理的服務體系，最大限度的滿足、方便教職員工的對檔案的使用原則，最終要實現檔案服務的快捷化、透明化、方便化以及高效化。