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【摘要】“互聯網+”不僅給高校檔案管理工作提供了便利，同時帶來了挑戰。為適應新的形勢要求，高校檔案工作者不僅要有基本的檔案管理專業知識、政治和責任意識，而且還要掌握現代化管理和網絡技術，具備互聯網思維，增強互聯網安全意識。
【關鍵詞】互聯網+；高校；檔案管理工作者；素質
總理在2015年的政府工作報告中提出“互聯網+”行動計劃，以推動移動互聯網、云計算、大數據、物聯網等與現代化制造業結合，促進電子商務、工業互聯網和互聯網金融健康發展。這一戰略計劃的提出，標志著我國邁入“互聯網+”時代。這一時代的到來，促使了諸多行業升級轉型，同時給高校檔案工作帶來了機遇與挑戰。如何抓住這一契機和應對這一挑戰，關鍵在于高校檔案工作者能否適應“互聯網+”時代新的工作要求。為有效適應“互聯網+”時代，需要高校檔案工作者素質的跟進，以把握“互聯網+檔案”的主動權。
一、何為“互聯網+”
“互聯網+”最早是于揚在2012年易觀第五屆移動互聯網博聯會上提出的，其意在指各行各業目前的產品和服務，未來與多屏全網跨平臺用戶場景結合之后產生的這樣一種化學公式。隨后，國家高層和互聯網大亨都對“互聯網+”進行了解讀。在出席2014年出席首屆世界互聯網大會時指出，互聯網是大眾創業、萬眾創新的新工具，這一提法將“互聯網+”的參與主體延伸到普通大眾，其目的是為創新創業服務。馬化騰認為，互聯網不是萬能的，但互聯網將“連接一切”；不必神化“互聯網+”，但“互聯網+”會成長為未來的新生態。阿里研究院《互聯網+研究報告》認為，“互聯網+”就是指以互聯網為主的一整套信息技術（包括移動互聯網、云計算、大數據技術等）在經濟、社會生活各部門的擴散和應用過程。上述觀點，從不同層面道出了“互聯網+”的內核。“互聯網+”實質就是以互聯網為主的信息技術在社會經濟各個方面伸展和應用的過程，代表著全新的生產、經營和管理方式。因此“互聯網+”滲入到高校檔案管理中也是一種勢不可擋的趨勢。
二、“互聯網+檔案”的特點
“互聯網+檔案”并不是簡單地把紙質檔案信息資源進行數字化后“搬”到網上，而是以互聯網為手段，激活檔案信息資源、推動檔案數據開放、融入公共信息服務生態圈，實現檔案部門與政府、企業和公眾之間的信息融合與聯合創新。其一，“互聯網+”為檔案工作提供了數據管理的技術支持，利用互聯網智能平臺將檔案單位、檔案、數據及用戶統一在網絡中，對互動產生的海量化非結構化和結構化數據達到有效整合、挖掘和利用。其二，“互聯網+”帶來檔案記錄的多樣化。互聯網作為信息大平臺，它與傳統行業的結合，產生了許多新的行業，如電子商務、數字出版、互聯網金融等，它們在作出決策的基礎上，生成了大量數據和信息。其三，“互聯網+”有助實現檔案信息共享化。“互聯網+”一個重要特征就是跨界融合，使檔案資料的查詢變得十分便捷，只需通過計算機查詢，許多檔案信息就可能隨時隨地迅速地查詢到。當然，以上“互聯網+檔案”的特點，也適宜于高校檔案管理中。
三、“互聯網+”時代高校檔案工作者的素質
“互聯網+”時代是一個機遇與挑戰并存的時代，面對新的形勢，高校檔案工作者也應適應形勢，與時俱進，加強自身素質。（一）掌握現代化管理技術。“互聯網+”突出的一點是互聯網對傳統行業的改造，助力其帶來創新和升級，它依賴的基礎設施為云計算、物聯網和智能終端。這就要求高校檔案管理除具備必需的現代化辦公設備之外，還需要工作人員具備現代化的管理技術，不僅要專業知識，責任意識，還要掌握計算機和網絡技術。當前，隨著教育改革的深入，對高校教師的政治和業務素質提出了更高的要求，對教師的考評方式呈現出多樣化，考績材料也隨之增多，檔案管理人員的工作量隨之增大，要有效收集、整理這些檔案材料。就需要精通計算機和互聯網技術的復合型人才從事檔案工作，以高效化地對檔案材料進行數字化的收集、處理和加工，并做好信息化服務。（二）要有互聯網思維?；ヂ摼W思維眾說紛紜，莫衷一是。馬云認為互聯網思維就是跨界、大數據、簡捷和整合。周鴻?表示互聯網思維應該是用戶至上、體驗為王、免費模式和顛覆性創新。對于檔案工作者而言，互聯網思維就是要將檔案工作積極融入到互聯網中的意識，既要對檔案資料進行數字化轉化，又要注重電子文件的積累，建立起資源豐富的互聯網檔案數據庫，做好對外開放，加強橫向和縱向檔案資源的交流和分享，形成全方位、覆蓋廣的互聯網高校檔案工作格局，增強通過新媒介進行服務的意識。（三）增強互聯網安全意識。“互聯網+”為高校檔案管理提供便利的同時，也為檔案記錄保管加大了安全風險。這就需要高校檔案工作者增強互聯網安全意識。要求檔案工作者要嚴格執行數字檔案操作規則，遵守數字檔案使用的規章制度，強化各個環節的監管責任。嚴禁非法進入和使用，學會利用識別防火墻的工作原理，預防病毒的侵入，及時發現黑客攻擊的跡象，防止信息的泄密。同時，要定期進行數字檔案的安全檢查，對數字檔案進行密碼保護，防范非法分子利用互網絡技術盜取檔案信息。
【參考文獻】
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作者:姬艷麗 單位:西華師范大學人事處
第二篇:高校后勤檔案管理重要性與問題及策略
關鍵詞:高校后勤檔案;存在問題;策略
1高校后勤檔案管理的重要性
1．1是高校后勤事業發展的重要基礎
高校后勤檔案具有其歷史價值，同時也見證了高校后勤事業不斷發展與壯大。它客觀、真實、有效地記錄著高校后勤相關工作的過程，為管理者提供正確決策的依據，為學校各項工作正常運轉提供重要基礎保障。一方面有利于指導各項工作的順利開展，提高工作質量，增強工作效率;另一方面有利于加強后勤工作的針對性、時效性和連續性，不斷提高后勤管理的質量和水平，使高校后勤事業不斷發展壯大，逐步向科學化管理邁進。
1．2為制訂后勤工作計劃和決策提供重要參考
高校后勤工作具有鮮明的客觀性和連續性，有些工作零亂無序，有些工作周期長，一環扣一環，這就需要檔案資料提供參考，指導相關工作有序開展。但由于高校內部機構設置的不斷調整，因工作需要，后勤部門的領導干部和普通職工變動頻率不斷加大。如果不借助后勤檔案，就很難保證后勤工作的連續性和完整性，也就無法制訂出有效的工作計劃和作出符合客觀實際的正確決策。
1．3是高校后勤管理和維修保障的重要依據
隨著高校事業的不斷發展，學校一些基礎設施、房屋建筑、地下管線、供水、供電、供暖、污排、水排系統等陳舊損壞，分門別類較多，有些已不適應學校發展的需要，有些需要擴建、改建、維修保護才能完善其使用功能。比如基建、改建、擴建和維修項目檔案記載了相關項目的全部技術材料，包含工程項目立項、設計規劃、招標、合同、施工、驗收報告、結審資料，相關技術資料清楚的標注了地下管網的走向，管徑的大小，負載能力或流量標準等方方面面。有了這些最原始的完整后勤檔案可以為全校基礎設施綜合管理和維修保障提供重要依據。如果這些后勤檔案不健全或缺失，后勤管理與維修保障就很難有續進行。因此，高校后勤檔案是高校后勤管理和維修保障的重要依據，它能在日常工作中揚長避短，提高工作效率。
1．4是高校評估工作的重要構件
高校評估是高校所有工作的重中之重。評估結果直接影響著高校的社會聲譽，影響著招生生源，關系到高校的生存與發展，關系到每一位教職員工的前途和命運。比如房屋產權的登記情況，新建樓宇相關報件資料，教學面積、實驗面積、辦公面積使用比例，生均體育活動面積等，都是重要的評估指標。因此，后勤檔案作為高校檔案建設不可或缺的組成部分，其重要性不言而喻。
1．5是高校節能工作的一項重要內容
節能工作是全社會共同倡導的主題，高校節能是全社會節能的重要場所之一。建立健全高校用水、用電、用煤、用氣、用油檔案，有利于學校進一步制訂節能指標，積極推進各項節能指標的落實，降低辦學成本，減少資源浪費。有利于上級部門檢查節能工作，統計數據，進行對比分析。因此，加強后勤檔案建設，認真細致做好相關數據統計和管理，也是高校節能工作中不容忽視的重要內容。
1．6是廉政后勤和審計檢查的重要佐證
高校后勤為高校發展提供了有力的保障，設想如果沒有后勤有力的保障，一所高校日常的教學、科研和生活工作將難以正常運轉，要維持這一正常的工作運轉，需要大量的資金。高校后勤管錢管物，責任重大，日開銷可觀。因此，廉政后勤是高校廉政建設的重要部門之一，建立完善的后勤檔案，并加強檔案管理尤為重要。做到每一項支出有憑有據，大額支出有審計。特別是一些專項資金的使用和維修項目的支出，必須完整歸檔，建立建全系統的檔案資料。例如:專項申報立項、獲批手續、招標文檔、合同、組織施工、竣工驗收、審計、結算支付等資料。為審計檢查和廉政后勤提供重要佐證。
1．7是對高校師生進行校史教育的重要載體
后勤檔案不僅記載著后勤部門辛勤工作、勤儉建校的業績，同時也是一所高校自身發展的縮影。尤其是對于我校這種歷經坎坷與曲折的高校而言，后勤檔案便是活教材。吉林醫藥學院在過去短短幾十年間先后歷經4次更名。每一次更名都是“一石激起千層浪”，每一次更名后都是“白手起家再創業”，特別是在2004年由部隊院校轉隸地方獨立辦學后，學校發生了翻天覆地的變化，這些在后勤檔案中都有著非常鮮明而集中的體現。因此，利用后勤檔案對師生員工進行校史教育和革命傳統教育，從而提高師生員工的感性認識，激勵大家繼續保持艱苦奮斗、勤儉辦學的優良傳統。增強大家愛校興校的思想情感。
2高校后勤檔案管理的問題
2．1檔案管理意識薄弱
有的學校領導對其重要性認識不夠，未安排專人負責檔案的收集、整理、歸檔。部分工作人員檔案意識薄弱，各職能部門出于工作方便考慮，長期存在各自為政的現象，將各門類檔案分散保管在各自部門。比如，專項資金項目相關資料，不及時歸檔，便于上級審計部門檢查，負責人自行保管，不及時歸檔。隨意將資料存放在檔案盒中，這種狀況不僅違反了檔案工作的原則，也不利于檔案的收集和歸檔要求。
2．2檔案管理制度不健全
許多高校后勤檔案管理沒有相關的制度及歸檔程序。制度不健全，導致歸檔工作無章可循，處于一種隨意狀態。有的雖有制度，但在執行中不按要求落實，該向學校檔案館移交的檔案未移交、過時滯后的檔案未及時清理，從而出現了檔案存放無序、檔案資料不完整、檔案資料之間存在相互混雜等現象，資料丟失現象時有發生，致使檔案管理達不到規范化、科學化的水平。
2．3檔案管理業務不精
檔案管理是一項專業性較強的服務性工作，從后勤檔案管理隊伍的整體來看，檔案管理人員大都是兼職人員，沒有接受過專業的培訓和教育，大多只是從事簡單的檔案收集、分類、整理和歸納工作，不利于高校后勤檔案健康發展。
3加強高校后勤檔案管理的對策及建議
3．1營造氛圍，提高檔案工作意識
領導對檔案管理工作的重視是做好檔案工作的根本保證。因此，加強高校后勤檔案管理，必須提高領導者的檔案管理意識，提高后勤管理人員的檔案管理意識，使其認識到檔案的潛在價值和長遠作用。做到“三納入”，即將檔案工作納入到單位工作計劃，納入到領導工作議事日程，納入到有關崗位的職責范圍。在實際工作中確保檔案形成的質量，及時、齊全、完整歸檔。
3．2建章立制，明確檔案工作內容
加強檔案管理制度建設，規范歸檔程序，明確檔案工作內容。根據后勤工作的特點及各類檔案形成規律制定出一套系統科學的管理制度。明確檔案管理職責，完善歸檔程序，確定歸檔范圍、時間和保存期限。努力做到檔案門類齊全，分類清楚，案卷擺放有序，歸檔率、準確率符合標準。
3．3加強培訓，提高歸檔業務素質
檔案工作是一門管理科學，檔案人員除了具備良好的政治素養外還應有很強的業務能力素質。首先，要培養他們無私奉獻的工作精神和認真、嚴謹的工作態度，使他們樹立起高度的事業心與責任感。其次，定期對后勤檔案管理人員開展專業培訓，加強他們對檔案管理專業知識的學習，使他們具備扎實的業務基礎和過硬的業務能力，并且能夠熟練運用檔案管理的新技術和新管理方法，不斷提高業務水平、協調能力和辦公自動化水平，確保后勤檔案管理的有序性和完整性，以便更好地為后勤工作服務，為教學、科研服務。
作者:唐澤波 于蕾 溫娜 單位:吉林醫藥學院
第三篇:高校檔案管理信息化建設
【摘要】現如今是全信息化發展的時代，為了學校高校檔案管理業務的發展，在高校檔案管理中建設信息化管理也是很有必要的。要加強信息化檔案管理隊伍建設，建立與信息化相適應的檔案管理體制，逐步建立起適合高職教育特點的檔案管理信息化模式。
【關鍵詞】高校檔案管理；必要性；信息化建設；具體措施
高校中的檔案信息是尤為重要的信息資料,管理好高校的信息檔案也是為我國的社會發展做服務。由于社會的進步，信息化管理的到來，各大高校也應該淘汰過去的人工管理檔案的管理形式，采用信息化管理。用信息化管理使高校檔案管理更高效，更準確、更科學。所以，我們應該了解建設信息化管理對各大高校的重要性，通過提高信息化管理水平，提高工作效率、加大學校發展，實現高校檔案管理信息化建設[1]。
一、高校建設信息化檔案管理的必要
（一）高校發展需要
社會經濟的發展，生活水平的提高，人們對知識的學習看重，推動各大高校的發展。為適應時展的需要，高校的檔案管理工作也應由傳統的檔案管理模式轉變為信息化管理模式。目前，也引起高校改革的熱潮，但是改革中遇到很多的新問題、新事物、新思維、新走向等。其中避免不了需要將內容管理得當。隨著學校的大力發展，高校的檔案量也越來越大，當中有包括校領導、各院系、各部門還包括校債權人、投資者等。由于這些檔案的增加和改進。以前高校中的人工管理方式顯得太繁瑣、速度太慢、準確率也不高等一系列的不足。為了能使高校管理的效率更高，檔案管理能在高校得到一定的發展，因此引進科學的信息化管理對高校來說十分有必要的。
（二）高校檔案服務水平需要
高校老套檔案管理模式是人工管理模式，主要是手工操作。這樣的管理模式十分麻煩又容易出現“干不動”的情況，而且人為操作容易出現錯誤。比方說倘若出現檢索檔案的情況，以人工到處尋找這個方式顯得太慢，工作效率太低。如此，在社會高速發展的情況下，這種老套的檔案管理方式明顯拖了后腿。因此，要對高校檔案管理改革與創新，讓其發展起來更好的為高校服務。如今信息技術的快速前進可以為高校檔案管理提供一個合適的管理方式，信息化管理。其技術可以使檔案室查找資料更加方便快捷，減少了老套檔案管理所需要的人力物力。且使用信息化技術可以將不同的類型、年份等分類，建立一個完整的查找目錄。真正實現高校檔案管理信息化建設。檔案室的工作效率提高，高校也能夠更好的發展。
二、高校檔案信息化建設遇到的難題
（一）資金投入規模大,籌集資金難
在實現高校管理信息化建設時，首先第一個面臨的問題就是資金。要使學校檔案室信息化，就需要計算機、路由器、掃描儀、縮微設備等設備的購買，開通內部局限網，連接外部因特網,進行信息安全防護等。對于這些資金的籌集是我們高校要解決的問題，而且電子產品的更新快，使用周期短，一次性不可能辦置好，后期還需要維修、更換等不定性問題。也是一筆要考慮的資金問題。
（二）建設任務繁重
在建設信息化管理過程中，第一要將其檔案資料進行數據化處理，將資料中的文字、音像、書籍、圖片等轉化為電子文件。第二要將文檔上的資料信息按照其不同的特征進行分類，使資料能更好的搜索。第三要對需要的遠程服務完善與合作方在網上能直接處理問題。第四要將其里外的資料備份、加密等一系列的保護措施。第五在電子產品不斷升級的情況下也要將其軟件更新、升級，使資料保持在可以查詢狀態，避免因為升級導致的系統癱瘓，資料無效的情況。第六是保證萬無一失，在檔案還沒有完全完成信息化管理，在此之前所出現的新的資料要在紙質檔案與電子文檔中都需要管理。在既用之前的方法管理又用現在的電子文檔管理的情況下，需要更多的工作量，也是很麻煩的。因此，我們想在高校完成信息化管理時其過程也是十分繁瑣的，而且需要很長的時間，這些是我們無法保證和預料的。
（三）隊伍建設要求高,人才難得
在建設檔案信息化時，對其建設人員的要求都很高[2]。比如說在新設備的操作上、在檔案的管理能力上等都有很高的要求。教學管理人員信息化管理能力參差不齊。因教學管理信息化系統是一個龐大的數字化校園，各部門都需要派專門的管理人員進行管理。在新設備的使用中要會使用計算機操作，無誤的管理后期檔案的整理；在不使用設備的情況下，要會對其人工管理的專業能力。像這種兩者兼得的人才是少之又少。加上管理檔案的薪酬不高，很難吸引住這些人才。倘若用之前的老員工又不太會操作新設備，工作效率就不高。
（四）應對環境變化,服務方式不足
在學校的檔案管理中的管理人員一直處在獨立與封閉的工作環境中，有種“與世隔絕”的感覺。導致在社會發展的狀態下，檔案室的管理人員思想陳舊、應變能力不強等一些不足之處。在建設信息化管理時，我們的工作環境就與時代接軌，有很多新觀念、新模式、新服務方式。因此，我們在建設信息化管理時，要加強管理人員的服務意識、服務質量的提高。
三、高校檔案管理信息化建設的具體措施
（一）檔案管理標準化建設
在建設檔案管理時要求標準化，就是指在建設過程中的各方面標準與規范，在工作時操作和管理方式是有序、無誤、科學的。在有效的工作狀態下，要提升高校檔案管理的質量。在這種標準化的建設信息化管理時，盡量不要出現管理時雜亂無章的情況，盡量在工作狀態上保持高度集中，認真負責的將信息化建設、軟件開發等方面處理好。可以讓專業的工作人士研究出一個合理的在高校建設信息化管理的模式，制定出在各大高校都實行的標準方案。可以從檔案人員的技術、設備的使用，以合理的管理模式作為標準、以各大高校都能實行做為前提，制定出高校的檔案管理標準化建設。其管理化標準方案制定好之后，各部門人員、工作人員應共同遵守制度，聽從指揮。在操作中注意規范，通過科學的協調組織，共同將管理中所要用到的資料、軟件等實現標準化數據庫查詢，讓各個學校、合作方之間可以通過信息化的方式互相分享有用的資料。
（二）檔案信息數字化建設
往常的檔案管理中多是使用紙質的材料。但是，在我們工作當中每天都有大量的資料要準備，查詢起來不僅麻煩而且紙質的資料比較占地方，購買紙質也需要不少的資金，最關鍵的是使用紙質儲存是很容易發生泛黃、發黑、缺失等情況，使其工作出現問題。然而，建設信息數字化就不會出現這個問題。既不需要花大量的資金購買這些紙質，也不需要擔心占用空間和資料保存不完整。什么叫做數字化呢？就是在計算機中建立數據庫，以數據庫建立存放檔案項、查找檔案項等一些對資料進行分類的形式。數據庫擁有強大的搜索功能，能讓數據文件更快的查詢，更好的分類。資料需要用的時候可以復制，比較方便快捷。儲存的安全性較高，不存在破損的情況，還可以備份。相比而言，檔案信息數學化能更加有效地管理。
（三）全面化培養檔案管理人員
不論是傳統的管理模式還是信息化管理模式要需要人為主體在工作。工作人員的專業水平、職業素質的高低直接影響著工作的質量[3]。為了使信息化管理建設更好地完成，應該全面化的培養檔案管理工作人員，對其的操作能力、整體素質、職業道德等方面進行培訓。根據管理人員的不足之處，制定不同的培訓方案，有針對性的培養。除了管理方面的問題還應該加強管理服務方面的問題。使工作人員全方面的提升自己的工作能力。其中主要的培養方向有：計算機網絡安全知識、檔案法、檔案管理等。最為關鍵的就是對計算機操作方面的陪樣，學校應該引進一些計算機方面的人才，對管理人員進行專業的指導，讓管理人員以更快地效率建設信息化管理。全面培養檔案管理人員，為學校的檔案管理做好服務，實現檔案信息化建設。高校的檔案資料是我國重要的資源組成部分，對于高職院校的教學管理信息化建設的現狀及存在的問題，近年來，大多數高校已初步進行了檔案管理信息化建設的解決方案。本文通過分析高校檔案管理信息化的現狀及存在的問題，指出高校檔案管理信息化必須建立適合高職教育特點的檔案管理軟件系統，必須加強信息化檔案管理隊伍建設，必須建立與信息化相適應的檔案管理體制，逐步建立起適合高職教育特點的檔案管理信息化模式。同時，還要采取積極的措施去解決這些問題，建立完善的信息管理系統，提高相關工作人員的素養，建立檔案信息網站，以此來實現資源信息共享。葺
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作者:陳竹 單位:牡丹江師范學院
第四篇:高校干部檔案管理研究
【摘要】干部檔案是如實記錄干部的成長履職經歷和德能勤績廉等方面內容的資料，是歷史全面考察了解干部的重要依據。本文分析了高校干部檔案管理工作中存在的問題，并對新形勢下如何做好干部檔案管理工作進行了研究。
【關鍵詞】干部檔案；管理
干部檔案工作是干部工作的一個重要組成部分，加強干部檔案規范化管理，充分發揮干部檔案在實際工作中的作用，是干部管理的一項重要任務。近年來，隨著《黨政領導干部選拔任用工作條例》的不斷修訂，對擬提拔人選考察對象“三齡兩歷一身份”審核越來越嚴格，對干部檔案管理工作的研究也應該取得新的發展。
一、高校干部檔案管理的現狀
第一，檔案管理專業人員匱乏。對于干部檔案的整理工作而言，其需要管理人員擁有較高的政治素養，才能更好地開展管理工作。在某些高校中，由于管理人員不夠充足，未能形成有效的管理隊伍，加之大部分管理人員沒有經過專業的培訓，沒有了解到檔案的重要性，進而造成檔案管理工作有所缺失。第二，高校領導的重視度不足。無論是什么工作，領導的重視程度往往能夠起到決定的作用，因此高校領導對檔案工作的重視程度是前提。目前高校的決策層對檔案管理存在認識不足、不夠重視的現象，而且也沒有關注檔案工作的統籌工作，沒有把檔案工作擺在應有的位置。其中最顯著的表現為，在高校不斷深化教育改革的背景下，高校的各部門開展了定編、定崗以及緊縮辦公人員的工作，從而導致檔案人員的地位不高，而且責任、難度過大等問題嚴重影響了檔案工作的開展。第三，檔案管理過程中的隸屬關系不明。在當前的高校檔案管理工作中，其管理人員并未明確檔案管理實質上是屬于人事部門的，而其中有的歸為組織部門，另外一部分歸為辦公室。然而大多數高校中沒有理順其關系，管理不夠集中，造成干部檔案不能真實反映干部的真實工作狀況。除此之外，對于考核以及鑒定工作而言，其千篇一律的檔案內容使得人才的選拔受到了極大的影響。第四，在高校中存在人質檔案和棄檔現象發生。對于畢業生而言，其會因為二次分配以及學費未繳等原因被扣留檔案，影響了學生的就業，使得學生的工作與檔案分離，給檔案管理工作也帶來了一定的難度。第五，檔案的經費投入較少。在高校中，檔案經費投入較少造成檔案現代化、檔案保護設施配備存在缺陷。基于此，學校領導應對從事人事檔案工作的人員進行管理，同時參加學校的檔案工作會議，對學校的人事檔案工作進行分析和研討。另外應該深入基層，對人事檔案工作人員提出的問題進行記錄并想辦法解決。除此之外，從事人事檔案工作的人員的穩定性需要提高，以此保障人事檔案的保密性、連續性。
二、高校干部檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案意識薄弱，重視程度不夠。所謂檔案意識，就是人們對檔案及檔案工作這一客觀事物的主觀反映，是對檔案和檔案工作的態度和認知的總和。簡言之，就是對檔案和檔案工作的了解程度和認識水平。很多高校對檔案管理的認識停留在“保管”層面，有保存而無管理，缺少精耕細作，更少談及深度開發和創新利用。高校以教學、科研為主，檔案工作容易被擺在次要的位置。檔案工作所發揮的作用，不像企業生產某種產品直接產生經濟效益，所以在單位里往往被忽視。在選拔干部時，若不調閱檔案，就很難對干部德、能、勤、績、廉的情況做到客觀全面的分析,也就不能發揮好干部檔案在識人用人上的作用。（二）檔案材料不完整，更新補充不及時。干部檔案中政治性、歷史性材料居多，反映工作能力和實際成績的資料較少，表現為檔案中政審材料、履歷表、職務任免審批表等資料較為豐富，而在高校中尤為重要的諸如教科研成果、高質量著作、專利發明等具有個人特色的材料被忽視。已經歸檔的資料，往往束之高閣，導致有些干部雖然在職務、職稱、獎懲等方面有所變動，但在檔案中卻查無所證，造成了干部檔案內容的紕漏與不可靠。這些情況使干部檔案價值弱化，在很大程度上降低了檔案的公信度和利用率。（三）管理方式落后，管理水平不高。目前高校從事檔案管理工作的人員大部分沒經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、歸檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。
三、在新形勢下做好干部檔案管理工作的途徑
（一）增強檔案意識，加強組織領導。檔案管理工作是一項默默無聞的工作，提高各級領導對檔案工作的重視程度，是做好干部人事檔案工作的關鍵。要做好檔案管理工作，就要堅決克服各級領導對檔案工作的“說起來重要、抓起來次要、用起來需要、忙起來忘掉”的現象。高校要提高全體教職工尤其是管理者對干部檔案管理工作的認識，加強領導，引導全體教職工深刻認識干部檔案管理工作的重要性，增強檔案意識，配合檔案管理工作。（二）建立管理體系，健全管理制度。建立統一集中管理和專項分散管理相結合的檔案管理體系。組織部門統一管理全校的干部檔案資料，人事、教務和各院系建立專項檔案庫，化整為零，有整有零，方便查找與管理。推進干部檔案管理工作的制度化建設，規范干部檔案管理。歸檔有規范，更新有規定，立卷有標準，銷毀有依據，開發利用有明確的目標，庫房管理有良好的措施，真正落實《干部檔案工作條例》等制度的要求，積極推進檔案管理的制度化、規范化建設，做到干部檔案管理工作有章可循，有規可依。（三）拓寬材料的收集渠道，完善檔案內容。全面完整地收集材料是做好干部人事檔案管理工作的前提。一是做好鑒定類、考核類、任免類等普遍材料的收集，采取經常收集與定期收集相結合，重點收集與普遍收集相結合的方法，通過各種形式催要檔案材料，防止缺漏。二是做好職稱評定、年終表彰及干部審查、違紀處分等階段性材料收集，保證全面性、完整性。同時還要重點收集反映干部德、能、勤、績、廉等方面的材料，使干部檔案的使用價值和利用率得到明顯的提高。三是收集能夠反映個人政治素質、思想情操、工作作風等方面的材料，特別是能夠體現人才智力、能力、水平、專長、業績的材料。使檔案內容更加全面完整，提高檔案的價值和利用率。（四）加強專業培訓，提升綜合素質。做好干部檔案管理工作，應具備幾個方面的素質：一是豐富的檔案管理專業知識，掌握電子檔案管理系統。二是熟悉干部工作的政策法規，了解干部檔案評判標準。三是過硬的政治素質，嚴守工作紀律。因此，高校應采取有效措施，加大培訓力度，使檔案工作人員了解《檔案法》《保密法》《干部檔案工作條例》等法律、法規及檔案專業的基本理論知識，熟練地掌握和應用管理檔案的基本技能。除加強專業理論知識學習外，還應加大計算機知識的學習，重視網絡知識教育，以適應新時期檔案工作的需要，注重加強檔案工作者之間、相關專業工作者之間及檔案管理單位之間的業務交流。
四、結語
檔案事業是一項崇高的事業，借助檔案，能更好地了解過去、把握現在、預見未來。高校在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時也應解放思想、大膽創新以適應時展的步伐，更好地為干部人事工作服務，促進學校更好地發展。
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作者:莊小雪 單位:黃河水利職業技術學院
