前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的高校數字化檔案管理論文3篇，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
第一篇
一、高職院校檔案管理數字化建設存在的問題
（一）前瞻不遠，定位不清
當今社會是數字化社會，而數字化的基石是大量有效的信息。數字時代的先鋒——互聯網企業都紛紛開始從“做門戶”、“做渠道”為主向“做內容”的方面轉變。作為高職院校，在互聯網時代必須看到這個趨勢，就是能提供原創信息和一手材料必將在數字時代處于更加有利的位置。檔案管理的數字化建設應該提到戰略的角度來看待。而對高校來說，檔案信息是基石中的基石，這是最原始也是最有效的信息。在不久的將來，這些信息將能夠帶來令人無法估量的巨大能量。但是由于高職院校大多數的前身都是中?；蛘呗毿＃捎跉v史原因，高職類院校的檔案工作長期屬于上級檔案工作的附屬，工作人員對檔案的管理基本就是建檔、歸檔、你查我找，有效信息偏少。改制以后，社會發展對檔案管理有了新的需求，但高職院校的管理方式和管理人員還是繼承了老一套，在信息收集，信息整理歸納和查詢，尤其是信息數字化方面存在巨大缺陷。各級領導對檔案工作的定位不清晰，仍舊將檔案工作作為行政工作的一個小的組成部分，投入偏少。
（二）體制不順，職責不明
高職院校檔案的科研檔案、財會檔案、人事檔案、設備檔案一般來說是分屬各個業務部門、系(部)管理的。很多學校只是設置綜合檔案室來負責交流溝通和上傳下達，且學校層次的綜合檔案室只管理文書檔案、音像檔案和部分實物檔案等。這導致檔案工作的條塊化非常嚴重，尤其是在紙質檔案的時代，嚴重影響了信息收集和利用的效率。在檔案管理數字化的過程中，這種職責不明，多頭管理的體制也給紙質檔案往數字化檔案的轉變帶來了額外的麻煩。
（三）人員不專，素質不高
目前，高職院校的檔案管理人員需要在技術和認識兩方面都得到提高。原來的高職院校對檔案工作認識不夠，檔案工作的崗位被作為清閑崗、養老崗。對檔案管理進行數字化，依靠現有的工作人員明顯力不從心。很多學校搞數字化建設時，往往是成立一到兩個攻關隊伍，花上幾個月時間突擊把框架搭出來然后就解散，檔案工作依然是少人做或者無人做。這樣的做法缺乏延續性，效果依然很差。
（四）硬件不足，設施落后
當前，高職院校重教學、輕檔案的現象嚴重存在。由于它們的重點在建設與教學、科研緊密相關的項目，無資金投入到檔案管理的基礎設施建設，因此很多學校的檔案設施設備相當落后和簡陋。許多高校檔案數字化管理是一片空白，檔案室甚至連一臺計算機都沒有，有計算機的檔案室，其檔案數字化管理水平也較低。隨著科技的發展，計算機及網絡技術在高校管理中被廣泛運用,高校管理手段也在不斷創新。但是，運用計算機及網絡技術管理檔案的仍然較少，基本還停留在手工收集、檢索和紙質載體、實物存儲階段，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。同時，防火、防蟲、防潮等“八防”必要設施不全，檔案管理資料的完整與安全得不到保障，這也制約了檔案管理工作向標準化、信息化發展。
（五）管理落后，利用率低
高職院校開展檔案管理工作的“重藏輕用”現象較為突出，檔案工作變成了收藏工作，很多信息收集了之后沒有經過必要整理就束之高閣，變成了廢紙一張。學校的檔案信息是一個海量的寶庫，很多人現在意識到這個寶庫是有價值的，但是怎么有效的利用仍在探索中。在利用檔案信息的方面，互聯網企業甚至是保險企業、房地產企業這些對客戶信息極度渴求的行業都走到了學校的前面。在別人挖空心思來獲取信息的時代，高校作為掌控一手信息的大戶理應主動出擊，在符合法律法規的基礎上走出一條新路來。
二、加強高職院校檔案數字化管理的措施
（一）更新觀念，提高認識
一方面，高職院校領導要把學校校檔案數字化建設看成學校改革和發展的重要部分。充分認識高校檔案數字化的重要性，明確高校的信息化、高校檔案工作的數字化是高校在互聯網時代建設新概念學校、高智能學校的基石。對檔案信息化工作要提高到戰略角度，不搞小打小鬧，要加大投入，打大戰役。另一方面，檔案工作者要提高自身修養，與時俱進的提高自己的業務能力和技術水平，不僅僅只是收檔歸檔之類，還應具備基礎的計算機知識和熟練使用現代化設備的能力。
（二）強化管理，完善制度
高職院校應按照《普通高等學校檔案管理辦法》有關要求，要把檔案管理工作納入學校領導及主要負責人的議事日程，對檔案工作要多看多管。要理清機制，清除檔案管理的條塊化，建立與學校辦學規模相對應的、專門的檔案管理部門統一管理學校各類檔案。建立部門立卷制度，建立基層兼職檔案管理員制度并完善培訓機制。在檔案業務建設上，應把檔案制度建設放在重要位置，以促使檔案管理標準化、規范化。如健全《檔案的保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案查、借、閱、鑒定和銷毀制度》等。其次，建立獨立的檔案管理機構，真正建立起“統一領導，分級管理”的檔案管理體制。高校各類人員要注意平時收集，做到事事有記錄，項項有依據，使檔案真正發揮服務教學、科研等的功能。
（三）加強培訓，提高素質
檔案工作即使數字化了還是要靠人做，其一必須建立一支專業的、高知的工作隊伍，加強信息的歸納和分析能力，其二要提高各級教、工人員的信息收集意識，把信息收集作為日常工作的一部分。高職院校要制訂人才培養、培訓計劃，增加教育投資。首先，要把人員送出去，送到數字化管理先進的行業，開闊眼界，取長補短。尤其是高職類院校，應充分發揮自己的優勢與對口企業形成合力，利用校企合作來培訓工作人員；其次引進和培養一批專業技術人才，以“傳、幫、帶”的形式，盡快提高檔案管理人員的專業知識和檔案管理業務水平，掌握計算機技能，熟練使用現代化管理設備等，成為一專多能的“復合型”人才。同時還要注意穩定檔案人員隊伍，檔案管理人員不宜頻繁調動?？傊?，要通過不懈努力，建設成一支政治強、作風硬、業務精、會管理、能攻堅、一專多能的、精明強干的、具有現代化水平的、穩定的檔案工作隊伍。
（四）加大投入，完善設施
要加快檔案數字化的建設，就應當加大投入，逐步建立起多功能的、綜合性強、覆蓋面廣的檔案。各高職院校要根據實際情況，配置足夠的檔案庫房，并逐步改善庫房條件，添置足夠數量的檔案柜，有計劃添置計算機、復印機、掃描儀等現代化設備，確保檔案室作為永久保存、提供利用檔案的重要基地。學校檔案室要符合防火、防盜、防潮等“八防”要求，朝著檔案、資料和學校校史展覽館三位一體的模式發展?？傊?，高職院校應從實際情況出發，創造條件實現檔案管理的數字化、網絡化、現代化。
（五）改進手段，提高利用
檔案利用是高職院校整個檔案工作的出發點和最終目的，為提高檔案利用率，檔案管理部門和檔案工作人員應從收集整理、檢索編目、安全保管等方面下功夫，使檔案管理工作更加規范、標準，以此推進檔案管理數字化建設。
1.完善檔案收集整理方法。高職院校的檔案管理人員可根據資料的不同存在形式采取不同的收集方法。例如文字資料需要借助各種目錄索引，有的放矢地收集。建立圖書目錄、報刊目錄、檔案目錄、傳記資料索引等；實物資料要進行實地考察，可采用文字描述、測繪、拓印、攝影、錄像等手段；口傳資料可采取錄音方式；音像資料即可收集原件，也可通過復印獲?。欢鴮τ趫D片資料，除了收集原件外，還應廣泛收集影印件。
2.利用微機潛能分析、處理和整合檔案信息資源。以室藏檔案資料，紙質或機讀形式的，為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息，供全校師生和有關社會人士利用，實現文檔一體化與檔案信息資源的快速共享。
3.做好檔案的安全保管工作。一是檔案庫房建設要符合《高等學校檔案管理辦法》的要求，保持清潔衛生。二是檔案人員必須保護、保管好檔案，對各類檔案進行科學分類，做到排列有序。定期檢查檔案保管情況，發現破損或字跡變化，及時修補復制，保證檔案的安全完整，最大限度地延長檔案壽命。
4.建立電子臺帳，做好檔案統計工作。檔案管理人員要熟悉室藏情況，科學編制檢索工具，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查、借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，提高檔案利用率。
作者：黃麗娟 莫文娟 單位：湖南安全技術職業學院
第二篇
一、高校的檔案管理具備的特點
我國歷史的特性決定了檔案管理的工作具有豐富性、復雜性、多樣性等特點，在檔案管理工作中應充分利用這些優勢，做到揚長避短，以促進管理工作的順利進行。
1.高校檔案內容具有豐富性
高校的檔案管理內容包括多方面的內容，一般包括：教學管理、課堂管理、行政管理、黨務管理、教務管理、科研管理、后勤管理、實訓基地的管理等，在這個過程中，會產生大量的文獻。這些檔案反映了不同職能部門各不相同的業務范圍內形成的檔案，如制度、批示、請示、報告、計劃以及不同會議和活動中記錄的材料和文件。在高校的科研以及相關文化創造活動中，還存在研究手稿、項目成果、研究論文、著論等相關檔案，其可以稱為高校日常工作的資源庫，其涵蓋了較為豐富的內容。
2.高校檔案管理的復雜性
高校的檔案的來源較廣，不僅包括高校內部各職能部門日常工作的實際情況所包含的內容，還涵蓋了上級主管部門和國內外的同類院校、科研院所相關文件和材料，這些檔案來源在一定程度上決定了高校檔案管理所具備的復雜性。高校檔案類型可以分為以下幾種：一級檔案：黨群管理中黨群檔案能反應黨群工作管理在的現狀；行政檔案是高校行政管理工作情況的間接反映；此外還包括反映教學活動、設備情況等的教學檔案、設備檔案等，然后在根據高校檔案的管理工作中具體需要劃分不同層次的級別，依次往下還可分為二級檔案以及三級檔案等。
3.高校的教學檔案整理具有周期性、專業性
高校以學期作為教學階段的劃分，原始檔案是周期性產生的，高校的檔案管理很大部分是按照學期來進行歸納和整理，形成的檔案具備較強周期性；高校的學生會形成一定的共性，各高校不同系具有較強的專業性，另外，不同教學活動會存在一定的差異，是高校的檔案管理具有較強的專業性和科學性。
4.高校的檔案載體具有多樣性
承載高校檔案信息載體具有多樣性的特征，傳統檔案多以紙質材料作為載體，隨著信息化時代的到來，網絡技術的飛速發展和普及，使紙質載體主導性的地位呈直線下降的趨勢。技術及技術普及程度較高的高校，為了提高檔案管理的效率，以及考慮在保存時間和環境等因素的影響，采用磁帶、光盤、磁盤、膠片等最為檔案的載體變得越來越普遍。且檔案相關內容記錄方式以及傳遞、表達等方式都和傳統方式有較大區別。
二、高校教學檔案的管理現狀
高校的到檔案管理是由各個學院系自主完成的，缺乏系統性的協調管理，處于檔案管理的初級階段，存在如下問題：1）高校大部分存在紙質檔案管理的現象，檔案信息的收集、整理、利用以及保存等多由手工代替；2）電子檔案的保存方式不統一，一般會采用目錄整理來保存，查詢時會有較大的不便；3）電子檔案的保存較為分散，沒有統一的規范和標準，會造成重復建檔的現象，利用率也較低；4）電子檔案查詢的過程中，安全保障措施不到位，易受病毒的攻擊；5）教學檔案的管理是在校園網中獨立運行的，無法對各部門的工作進行統一的管理。
三、高校檔案的管理中信息技術的應用
高校的檔案管理在信息技術大力推動下，得到了較快的發展，實現檔案管理和計算機技術最大限度的結合，是高校發展追求的目標，進一步實現信息的檢索、傳遞以及資源的共享。
1.高校檔案信息化的管理
高校檔案信息化的管理，應建立網絡技術的基礎平臺，其包括檔案網絡系統的建設、系統的開發和利用、相關網站的開發及應用。對相關軟件和硬件進行開發和利用，能構建信息共享的平臺，使檔案信息管理實現網絡化的傳輸和科學化的管理。
2.高校檔案管理應提高檔案的案卷質量
提高高校檔案案卷本身的質量，應充分利用好信息化網絡實現檔案案卷規范化、科學化加工處理方式，能確保檔案案卷的質量，能更好的保存檔案。同時，應確保檔案利用的實效性、效果以及效率，讓檔案管理為高校創造出更多的價值。高校檔案的信息資源建設可通過網絡化、數字化的技術建立規范、標準且能共享的數據庫。目錄數據庫能儲存較多的數據信息，并能對其進行組合以及深層排列，讓其成為高層次，專題性較強的檔案信息分類組合。高校檔案管理能反映其管理水平、展現精神風貌，因此，在檔案管理中，應把檔案質量放在首位。在進行檔案管理時，應利用信息技術將不同版式、風格、紙張的歸檔資料進行分門別類的整理和分類，檔案案件的打印應做到字跡整齊、清晰，字體要能適應期不同情況下的需要，能進行不同文件的處理，且便于閱讀和借閱。
3.高校檔案管理應構建檔案的管理機制
高校檔案管理與信息技術結合的同時，應制定相關檔案的管理機制來確保檔案管理工作的順利進行。檔案的管理者以及檔案管理的領導機構在遵循檔案現代化的管理機制原則的基礎上，應對高校檔案管理的實際工作進行預測規劃、控制監督、組織領導、教育激勵等組織以及調整，以發揮管理者工作的熱情與積極性，發揮出團隊的力量，以保障檔案管理實現科學化的管理機制。高校檔案管理所建立的機制應符合我國實施的相關法律法規，并把競爭激勵相關的機制引入到檔案科學化管理中，同時，還必須建立檔案管理工作責任制、聘任制、獎勵制和考評制，讓檔案管理隊伍保持較高的素質和良好的活力。從而創建一個科學、合理、規范的高校檔案管理機制。
4.高校檔案管理應提高管理者的素質
在高校的檔案信息化的管理者中，檔案管理者的素質直接決定的檔案管理的水平，應建立一支專業技術過硬、信息化的素質較高的隊伍，才能激發檔案管理工作人員的潛力。專業的檔案管理人才隊伍是高校檔案管理實現科學化、規范化的有力保證。高校是創造以及傳承科學文化主要的機構，培養高素質的專業人才，能適應檔案管理現代化發展的需求，推動高校檔案管理工作的發展。因此，應對相關檔案工作管理人員進行一定的培訓，能提升其文化素養，以確保檔案信息管理人才隊伍的質量。
四、總結
綜上所述，高校的檔案管理設計、科學化的管理是時展的需要，能有效促進高校檔案事業的快速發展。在嚴峻的挑戰面前，高校應迎難而上，解決檔案管理工作中存在的難題，并積極的開拓創新，抓住機遇以獲得更好的發展。高校在檔案管理中，應致力于將信息技術化為不斷推動檔案管理事業前進的力量，為社會特色社會主義貢獻出更多力量。
作者：王鳳秀 李勤姣 單位：九江學院學生處九江學院保衛處
第三篇
一、高校檔案管理信息化原則
（一）全程管理原則
這個管理原則主要指的是檔案生命周期，在教學活動執行中，形成了一切原始記錄。這個從最初的簡單記錄到最后消亡記錄過程。有些信息是需要進行完整性的保存。教學檔案的管理決定了在檔案信息管理中，這個管理需要一個過程。掌握了每個相互環節，從界面接口中進行結合。理當根據當前教學檔案客觀運行規律，從宏觀的角度上進行分析問題，做好檔案生成和銷毀，更好地保障了檔案生命周期和過程。
（二）界面管理原則
界面原則指的是，借助各種機器作為連接口，將其引入到管理層面上，被企業管理使用。隨著社會不斷發展，界面管理內涵以及外延都得到了拓展，使用的范圍逐漸加大。教學檔案界面管理，主要是在完成了某項檔案管理任務之后，更好地確定出教學單位、單位內部以及組織部門之間的關系。另外，還需要明確三個內涵：第一，計算機的機械界面。第二，文件入庫之后的整理工作。第三，文件產生。這是一種互動交流，可以使得人和主體之間有著更多交流，使得管理方式更加獨特，最終實現提升教學質量最優化。
二、高校檔案管理信息化建設的措施
（一）完善檔案信息的安全保障體系
隨著學校對檔案信息管理水平逐漸提升，信息利用程度得到加強，很多高校開始認識到檔案信息管理的重要性。當前學校檔案管理雖然設置一些權限限制，但是還是會受到電腦黑客的威脅。程序還存在缺陷、病毒防御水平等問題。高校進行檔案信息管理時，應該建立起安全保障體系。第一，需要嚴格的根據國家信息安全防護標準，開展檔案信息管理工作。第二，高校檔案管理人員，在開展檔案管理工作時，應該逐漸提升管理人員安全意識，在工作中禁止出現信息泄露、失密問題出現。第三，做好檔案管理相關防護?？梢允褂梅阑饓?、使用安全監測技術以及數據加密等等，做好檔案安全防護工作。第四，需要不斷研究性能強的技術，不斷創新檔案管理技術，使得系統運行安全可靠。
（二）檔案信息資源建設
充分使用信息化檔案管理軟件，有計劃性、有重點、有步驟地對檔案進行數字化管理。該項工作得以實現，一般需要通過兩個途徑，第一，學校每個基層將每年度的歸類文件基于目錄編排上將其直接錄入網絡管理系統中，降低檔案日常管理工作壓力，而且進行信息查詢時，效率比較高。檔案信息資源共享應該得以同步進行。第二，檔案部門開展工作時，應該組織大量的人力進行檔案人工輸入，將這些紙質類型的檔案信息轉化成數字信息?；陔娮訖n案接收、保管以及利用技術上，可以更好地使得電子文件得以安全保管。該管理方式優勢突出，可以保障電子文檔的真實性、完整性以及可識別性等等。電子文件和紙質文件管理中，可以執行雙軌制管理模式，這樣進行數字信息處理時，可以使得資料管理水平更高。
三、結束語
根據分析發現，教學檔案信息化管理模式，在進行我國教學檔案實踐運行中，起到明顯作用。可以將教師教學質量體現出來，可以更好地調整團隊教學水平，將之前沒有問津的教學檔案，逐漸演化成信息化管理，這已經成為師生共享核心文獻之一。隨著時間不斷推移，已經逐漸實現界面交換，在保持暢通的狀態下，可以更好限度地發揮出教學效果。為教師能力培養、教學科研以及領導了解教學效果敞開新路。不斷推動師生之間的相互學習，相互合作，不斷提升團隊工作效率，使得教學質量得到保障。
作者：周建瓊 單位：湖南省懷化學院
