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檔案數字化技術要求范文1
我國數字化檔案安全思想經歷了從無到有、從簡單到復雜、從模仿到創新等不斷成熟和發展的過程。回顧數字化檔案安全思想的發展意義深遠，不僅有利于從理論上搭建數字化檔案安全思想框架，而且有利于從實踐上提高數字化檔案管理的安全水平。在數字化檔案安全管理的初期，我們還是習慣于傳統的檔案管理思維模式，主要側重于對于檔案實體的安全保護。重實體、輕信息的安全思想來源于檔案管理的數字化狀況和現代化程度不高的現實，計算機的普及和應用經歷了較為緩慢的過程，辦公自動化更是需要資金、人才、制度等多方面的投入之后才逐步實現。因此，數字化檔案在初期只是作為傳統紙質檔案的副本和補充而存在。在管理制度上，鑒于傳統檔案存在形態和現代數字檔案并存的狀況，國家制訂了兼顧新舊兩種管理模式的相關行業標準，即“雙套制”檔案管理模式，可謂檔案管理的“雙保險”。這些規定和標準對數字化檔案的管理和保存都是按照傳統的檔案管理模式進行，數字化檔案的收集、整理和歸檔等環節都是按照傳統紙質檔案的標準進行，只是在格式和載體上進行了數字化處理。這種固守傳統檔案安全思想的弊端顯而易見，無法體現出數字化檔案的本質，不適應信息化時代對檔案安全的要求。模仿傳統檔案管理的做法表面上體現出因循守舊的依賴心理，深層來說是不接受、不認同數字化檔案管理的立場，從長遠來說不利于對數字化檔案安全的嘗試和探索，不能快速有效地建立起數字化檔案管理體系。思想上的落后直接影響到管理制度的改進和檔案管理的數字化進程，尤其是管理制度上的“雙套制”為數字化檔案的合法化設置了一定障礙，行業內對數字化檔案的安全性、穩定性和獨立性等仍保持懷疑態度。隨著現代化的深入發展，人們對數字化檔案的認識逐步深入，檔案信息成為檔案安全管理的重點，檔案實體與檔案信息被當成數字化檔案管理的主要內容。數字化檔案與傳統紙質檔案的基本區別在于儲存環境和存儲原理的不同，即檔案信息存在方式的差異。信息存在方式的差異要求檔案安全管理必須根據計算機技術的要求進行，圍繞數字化檔案信息的建立、傳播、儲存等數字化周期進行，這樣才能符合數字化檔案的信息化本質。根據計算機技術安全特點，信息化檔案安全要保證檔案信息的真實性、有效性和完整性，即保證信息與原始信息完全一致，承載檔案信息的電子設備安全可靠，數字化檔案文件信息完整無缺，也就是說數字化信息必須從頭到尾地進行系統而全面的管理。數字化檔案安全的全程管理還涉及風險管理這一新的理念，能夠更好地應對數字化檔案信息面臨的風險和安全問題，最大限度地減少事故風險，主要通過數字化檔案的風險識別、等級和評估等實現對電子文件的風險監控。風險控制的思想介入到檔案信息管理中，就為政府和企事業單位的數字化檔案信息的全面整理和集中保存提供了思想基礎，為全面實現數字化檔案信息的宏觀管理提供了可能。隨著大數據時代的來臨，數字化檔案信息面臨更大的安全挑戰，這已經成為關系國家安全的全局性問題，數字化檔案信息安全的頂層設計被提上議事日程。從世界范圍來看，信息安全已經對各國在保障國家安全方面提出了重要挑戰，政治、軍事、經濟等各個領域都涉及信息安全問題，檔案信息也不例外。從各國保衛各自信息安全的經驗來說，從國家戰略角度審視檔案信息安全已經成為廣泛共識。從技術上來說，由于計算機軟件和硬件的核心技術都掌握在西方發達國家手中，我國在數字化檔案信息上面臨很大的技術難題，信息安全領域中頻繁發生的泄密事件為檔案信息的安全問題敲響了警鐘，我國相關部門開始研發和制定相關技術和制度，來防范和應對可能發生的檔案信息安全危機。從國家政策來說，針對檔案信息安全的政策、法規還不健全，在檔案信息的安全保障方面還處于探索階段。進入新世紀之后，我國政府開始重視國家安全信息保障問題，并在2003年成立國家信息化領導小組，對信息安全問題提出了初步的設想，包括指導方針、基本原則、主要任務等。可以說，檔案信息安全思想在國家信息安全思想逐步完善的過程中成熟起來，在思想認識上逐步深入，在實踐措施上逐步完善。從以上我國對數字化檔案信息安全的認識可以看出，我們對于數字化檔案信息的安全意識不斷增強，在理論和實際上都取得了很大的進步。當然，與面臨的困難和挑戰相比，我國數字化檔案信息安全管理還有很長的路要走。
二、數字化檔案信息安全管理的制約因素
數字化檔案信息安全管理起步晚、基礎薄，為了發揮數字化檔案的價值必須進行開放和利用，這就涉及多個環節的安全問題。因此，數字化和信息化不是簡單的更新技術問題，而是要受到很多制約，包括頂層設計、專業人才、技術設備、資金等多個方面。頂層設計方面，數字化檔案信息管理不夠科學、系統，缺乏宏觀、全面的規劃和設計，直接影響到檔案信息管理的效率和水平。由于歷史和現實的各種原因，目前我國的數字化檔案管理系統還沒有形成獨立、專業的系統，在管理模式上呈現出很高的行政化色彩。在整個數字化檔案管理系統中，能夠體現數字化、專業化的內容相對單一，很多地方僅僅是增加了技術人員和操作崗位，而不是根據數字化檔案管理的專業需要加以設置。因此，數字化檔案管理與傳統的紙質檔案管理在管理體制上并沒有很大提升，技術上的先進性和便利性被制度的落后和僵化所掩蓋。如果這種現狀不改變，數字化檔案管理將無法從根本上擺脫分段式、分散式管理模式，無法實現檔案信息管理的標準統一和規范格式。更為重要的是，如果不能從頂層設計入手提升數字化檔案信息的管理水平，中央與地方的聯系和統籌將受到很大制約，人為的隔閡將加大地區之間的不平衡。受制于資金、技術、人員等方面的影響，數字化檔案管理的地區差異非常明顯，而檔案信息具有自己特殊性，各級檔案部門在權限上也不一樣，很難對數字化檔案信息進行有效的統一和管理。由于缺乏宏觀的協調統一，數字化檔案管理的微觀生存也會產生很多問題，數字化水平較高的地方即使能夠探索出一些有益的經驗和做法，也很難進行有效的推廣；數字化水平較低的地方即使有提升自身的需要和訴求，也很難靠自身的努力完成。“信息不對稱”已經成為制約我國數字化檔案信息管理工作的重要因素，數字化檔案信息管理的頂層設計已經成為亟待解決的重要問題。專業人才方面，數字化檔案信息管理缺乏既懂計算機技術又懂檔案信息知識的復合型人才。就我國目前的實際來說，從事檔案管理工作的基本上都是檔案專業，在計算機技術方面只是具備一定的計算機技術常識，缺乏計算機網絡技術和安全管理技能。很多檔案管理人員在思想意識上還停留在傳統紙質管理階段，認為傳統的經驗就能完全應對新形勢的變化，這種思想阻礙了數字化檔案管理技術的及時更新，這是造成很多數字化檔案信息泄密、損壞和丟失等問題的根源。與此同時，數字化檔案信息管理逐步進入信息劇增、多元、混雜的大數據時代，檔案數據的真實性、完整性和有效性等面臨越來越大的挑戰，檔案信息的保護、傳播和利用等都將面臨新的環境。這就要求檔案管理人員采取新的思維方式，挖掘出大數據時代檔案信息的潛在價值，由原來的管理向服務轉變。就目前的現狀來看，要轉變檔案管理的思想還很困難。法律法規方面，數字化檔案管理的法制建設還處于起步階段，檔案管理的法律保障還不健全。近些年來，計算機技術和信息技術的發展越來越快，相關領域的硬件和軟件更新日新月異，對檔案信息管理的要求也越來越高。相比之下，針對數字化檔案管理的法律、法規的制定、完善等卻顯得緩慢，這其中既有法律領域自身的特點決定，又有思想意識跟不上信息時展要求的原因。與西方國家相比，我國在數字化檔案信息管理上主要依賴行政部門和行業協會等來制約和引導，針對數字化檔案管理的專門法律、法規還非常缺乏，這就造成數字化檔案信息管理的法律空白，不能有效地阻止和防范不法之徒的破壞、竊取，不能有效打擊信息犯罪和檔案案件。尤其是數字化信息檔案在存在形態上容易造成相關犯罪證據的獲取、求證，不僅容易給國家和單位造成不可估量的重大損失，而且還可能讓不法分子逍遙法外，造成非常惡劣的社會影響。電子設備和軟件支持方面，數字化檔案信息管理系統還比較落后，還沒有建立起適應數字化檔案信息保存、傳播和利用的完整體系。受制于資金、制度和組織等因素，數字化檔案信息管理仍然借助于傳統的設備和技術，基本上靠經驗和既有條件去開展檔案管理，這樣很容易造成檔案信息的欠缺、丟失，因為數字化檔案信息在電子狀態下存在各種新的安全問題。無論是計算機設備，還是網絡技術，都存在各種漏洞，都需要進行加密、備份等安全處理措施。如果缺乏應有的設備更新和軟件升級，數字化檔案信息很容易暴露在黑客等看不見、摸不著的危機之下，造成無法挽回的信息損失?？傊?，數字化檔案信息安全面臨越來越明顯的困難和挑戰，有關部門和學界都在密切關注和想方設法解決這些問題，從不同層面改善和推進數字化檔案信息安全建設。
三、數字化檔案信息安全建設策略
數字化檔案信息安全建設是一個系統工程，必須從戰略高度加以認識和操作，這樣才能從根本上確保信息化時代對檔案信息的安全要求。在微觀層面，要從數字化檔案信息的全部環節入手，查找造成數字化信息危險的各種缺陷和漏洞，制定相應的整改措施，杜絕此類事件的發生。
首先，從國家層面做好數字化檔案信息安全的頂層設計，從權威、全局的角度做好檔案信息數字化安全建設的總體規劃。從現在的管理制度來說，對數字化檔案信息管理影響最大的包括政府部門的五年規劃、相關領域（信息、網絡等）的行業規劃和自身建設規劃等自上而下的規劃和管理，這些規劃涉及各個行業的方方面面，需要國家部門的協調和組織。尤其是建立檔案信息安全管理中的等級設置、風險控制、應急響應和恢復機制等，這既符合現有信息安全建設的一般規定，又要體現檔案信息安全的特殊性。
其次，從法律法規角度規范數字化檔案信息安全管理，為信息化時代的檔案信息建設提供良好的環境和氛圍。隨著社會主義法制國家的建設不斷深入，全社會對信息安全的認識也在提高。要站在社會主義法制建設的立場和視野，從根本上解決數字化檔案信息安全管理的法律問題，根據信息化時代的要求和檔案信息的特點制定詳細、有效的法律法規，既保證數字化檔案信息的安全，又能促進數字化檔案信息的開放、開發和利用，確保數字化檔案信息的完整、真實和有效。加強信息化安全執法力度，合理數字化檔案信息安全管理的責任和義務，對于有意竊取、丟失和損壞數字化檔案信息的機構和個人，要根據相關法律法規嚴肅處理，依法追究相關信息安全管理責任人的責任，對信息化犯罪形成震懾，確保數字化檔案信息安全。
再次，提高數字化檔案信息安全管理的技術水平，通過技術創新提升信息安全等級。檔案管理部門要根據自身條件研發有效的數字化檔案信息安全軟件，配置信息安全所需的設備，加強數字化檔案信息安全的研討，提高數字化檔案管理的技術含量。檔案管理科研部門要加強與業務部門的聯系和溝通，及時發現和解決檔案工作中存在的問題，建立有效的操作標準和工作機制。數字化檔案信息的風險控制要從管理系統設計開始，對電子文件的元數據加強管理，制定電子文件備份制度，“確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全。”根據信息化時代的檔案安全操作要求制定工作評價標準，縮減和優化操作規程，避免檔案信息安全的重復建設和無效勞動，加強信息安全的檢查和監督，做到有的放矢、有章可循。建立行業標準，檔案信息安全管理要加強自身建設，及時更新和反饋行業內部出現的新問題，借鑒國外和其他行業的安全管理經驗，總結和提煉具有時代精神的術語、等級、權限等信息安全數據庫，建立檔案信息安全事故案例庫，推動建設數字化檔案信息安全管理走向規范化、制度化軌道。
檔案數字化技術要求范文2
關鍵詞：數字化；檔案館；建設
隨著計算機、網絡技術應用的不斷深入，辦公自動化、電子商務等的應用越來越廣泛，大量電子文件也隨之應運而生，檔案管理模式從傳統的以檔案實體保管為主，向以檔案實體和數字化信息共同保管的雙重模式轉變，這就要求研究并建立一套完善的數字檔案管理方案，充分發揮檔案信息資源在管理中的作用。因此，數字化檔案館建設迫在眉睫，也是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。
一、數字化檔案館建設的緊迫性
1.1 現代化管理的需求
各級檔案館應把數字化建設擺在首要位置，檔案信息化程度已成為衡量本單位檔案管理現代化水平的重要指標。數字化檔案將有利于檔案信息資源的開發，與傳統載體的檔案相比，數字化檔案的最大特點是能夠通過網絡迅速流動，徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務職能轉變。只有實現數字化檔案，才能使檔案管理部門從封閉走向開放，實現檔案信息資源的合理配置和現代化管理的需求。
1.2 形勢發展的需求
各行各業競相“觸網”，無紙化、辦公自動化逐步興起，網絡化、電子商務層出不窮，人們將開始享受數字化帶來的快捷和便利，同時，也給檔案管理工作帶來了巨大的挑戰。其一，檔案館館藏有數百萬卷檔案資料，數千萬件檔案，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，就是對檔案資源的浪費。所以，各級檔案館首先要建設數字化檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是數字化檔案館的建設。
1.3 檔案利用的需求
數字化檔案的基本原則是使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，滿足對檔案利用的需求。數字化檔案是新型文件和檔案管理信息化的必然結果，數字技術的應用完善并發展了檔案館的職能，妥善解決了各種檔案原件保護與利用的矛盾，使珍貴的檔案原件能夠保存得更加長久。數字檔案檢索系統方便、快捷，不僅極大地滿足了利用要求，而且，利用者可以不受時間、地點的局限，隨時、隨地實現檔案的異地查找。數字檔案館能夠向利用者提供更加專指、更具特色的檔案咨詢服務，改變檔案館信息“孤島”的形象，改善檔案服務的落后面貌。
二、數字化檔案館的特征
2.1 信息資源存儲數字化
信息資源存儲數字化是指通過計算機，運用數據處理技術，將各種傳統介質的檔案資料轉化為新型載體承載的二進制數字信息存儲起來，它是數字化檔案館的基礎，也是數字化檔案館與傳統檔案館最大、最根本的區別。數字化檔案館將經過數字化后的信息采用數字的方式進行處理，并通過網絡傳輸，形成了一個數字檔案信息資源庫，用戶可以在網上通過聲音、數據以及圖形、圖像來獲取所需要的
信息。
2.2 空間虛擬化
數字化檔案館是一個開放的信息系統，它超越了時空的限制，其資源和服務不再僅僅是原來物理意義上的館藏資源，而是一個連接網絡上所有信息資源的網絡傳遞系統。由于這種虛擬性，數字化檔案館的發展不再受制于物理空間，它所采編、收藏的檔案信息數量將沒有空間的制約，可利用網絡交流與信息，對檔案信息進行遠程存取及提供利用，用戶可以在任何時間、任何地點，通過網絡查詢、檢索和獲取檔案信息。
2.3 信息資源共享化
數字化檔案館的最大特點就是最大限度地實現資源共享，突破用戶對檔案信息利用的時間和空間限制，使檔案館互聯，形成巨大的信息空間。
三、數字化檔案館建設的途徑
3.1 統一布局、合理規劃
數字化檔案館建設成為檔案事業宏觀管理工作的一部分，需要進行全局性的規劃?？梢钥紤]以檔案社會化、信息化利用為導向，積極采用現代計算機技術和通信手段，逐步建立以中央級檔案館為核心，省市級綜合檔案館為基礎，連接全國各地各類檔案館的檔案信息資源網，為經濟建設和社會發展提供網上服務。數字化檔案館是一項巨大的工程，需要投入大量的人力、物力和財力，所以要統一布局、合理規劃并加強館際合作，避免數字化信息的重復建設，保證數字化檔案館健康有序地發展。
3.2 數字化檔案加工的基本原則
各個館藏機構根據保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統載體檔案實施數字化。數字化加工的原則：一是符合國家法律法規的原則。檔案的數字化，必須符合國家檔案開放規定以及有關規定。二是價值性原則。屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、利用價值高的檔案可列入數字化加工的范圍。三是系統性原則。信息資源的采集、存儲和利用，應進行全面規劃，并在實施過程中不斷根據實際情況進行調整。四是優先性原則。應確定檔案數字化的順序。宜根據實際情況，優先處理重要的、開放的、利用率高的、需要搶救的檔案。比如河南油田檔案館，先期對管理類檔案的永久和長期檔案進行數字化加工，永久和長期檔案里面有任職、職稱和機構沿革，這些檔案利用率較高。五是安全性原則。在檔案數字化過程中，應避免或減少對檔案實體的破壞，最大程度地維持檔案的原貌。應加強安全保密管理，防止或不開放的檔案信息泄露，確保檔案實體和數字信息的安全。
3.3 提高檔案工作者的能力與素質
人才隊伍建設是數字化檔案館的關鍵，建設數字化檔案館，必須有一支高素質的人才隊伍。因此，數字化檔案館所需要的人才，除具有傳統的檔案及其相關的管理知識外，還要掌握新技術尤其是現代信息技術和網絡技術，是具有信息處理、分析和利用能力以及一定英語水平的復合型人才。各級檔案館要采用各種措施，多途徑、多形式提高檔案工作者的能力與素質，只有這樣，他們才能真正成為數字化檔案館的導航員、協調員、管理員和咨詢員。
參考文獻
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檔案數字化技術要求范文3
1.1檔案數字化的概述
數字化就是指運用計算機信息處理技術實現信息的傳輸功能的一種綜合性技術。它能將聲信號、電信號、光信號和磁信號等轉換成數字信號，還能通過將語音、圖像、文字等信息用數字編碼的形式進行快速的傳輸和處理。檔案數字化技術主要是通過一些技術手段，將傳統模式的文件和經過保存的電子檔案整合為一個信息庫。數字化技術應用數字化的形式進行儲存，應用網絡化的形式進行傳輸，應用計算機系統進行有效的管理，然后利用各種管理軟件進行整合，最終實現檔案服務方式的多樣性和檔案資源的共享。
1.2檔案數字化建設內容
檔案數字化建設的內容：（1）、根據數字化的對象可以將檔案內容分為兩個方面：一是原有傳統的檔案通過掃描、加工和處理將原有紙質檔案進行數字化的轉變；二是將已經完成的電子文檔進行歸為檔案和存儲，使文檔完整齊全、具有真實性。（2）、從數字化的程度可以將內容分為兩個層次，分別是檔案目錄信息和檔案全文信息數字化。（3）、從數字化的過程來看，首先可以通過計算機技術完成數字化檔案的歸類整理，然后通過存儲設備對檔案進行儲存保管，最后由計算機網絡技術完成數字化檔案的查閱。
2、 檔案數字化建設的必要性
2.1檔案數字化建設是信息時代的發展要求
隨著科技的進步以及信息時代的飛速發展。人們的生活、學習、以及工作都在這信息化浪潮中發生著巨大改變。辦公自動化水平的提升使無紙化辦公成為了必然，為適應時代的發展需求，檔案管理從傳統的管理模式走向了信息化管理的發展道路。數字化建設比傳統的管理模式更加迅速和準確。
2.2檔案數字化建設是社會發展的需要
檔案所包含的原始憑證是最真實可靠的記載，是國家信息資源的重要組成部分，具有很大的經濟價值。當今的人們已經越來越開始關注獲取檔案信息的便捷性和時效性了。與傳統檔案載體相比較，數字化檔案的獲取更加方便快捷，而且不會損壞到原文件。所以順應社會發展的實際需要，應該盡快改變傳統的管理模式，加快檔案數字化建設的步伐，準確及時的為各個領域提供便利，實現檔案信息資源的共享。
2.3檔案數字化建設是檔案管理發展的必然趨勢
檔案數字化建設之所以會成為檔案管理的必然，是由于傳統的管理和數字化管理存在著幾點顯著的差別。傳統的紙質檔案載體成本高、容量有限，而且一旦遭到破話，將難以得到恢復。而數字化檔案載體成本低、容量大，數字檔案可以通過備份避免檔案受到損害。再加上紙質檔案工作繁瑣、浪費時間和精力，而數字檔案只需通過計算機就可以很方便的在很短的時間檢索到所需的內容。最重要的差別是數字化檔案可以滿足人們在建筑設計和科研等方面的多維需求，這是傳統模式不能相比的。
2.4檔案數字化建設是開發和利用檔案信息資源的基礎
如果能將檔案的數字化工作做的出色，就能實現檔案信息資源的合理開發。開發檔案信息資源的目的是為國家更好的服務，達到社會資源共享的效果。檔案數字化建設之所以說是開發和利用信息資源的基礎，是因為數字化建設可以克服地域的限制，實現大規模檔案信息資源的服務和使用，確保檔案信息資源的準確、時效性。因此，應該加快檔案的數字化建設，使檔案信息資源得到最大限度的開發和利用，為社會主義現代化的建設事業服務。
3、我國檔案數字化建設的現狀與發展方向
3.1檔案數字化建設的現狀
當今，我國的地方各級檔案部門已經應用信息技術將歷史檔案進行數字化處理，建立了全文數據庫以提高檔案管理的現代化水平。至今，檔案數字化工作處于剛剛起步的階段，數字化建設行業的研究也才剛剛開始。由于辦公自動化和網絡信息化等技術的應用，在很多發展水平較高的沿海地區如上海、浙江等的地方政府都加快了檔案管理。目前，我國很多省市都提出了規劃建設數字檔案館，深圳數字檔案館已在第二期工程的建設之中，青島市已成為了試點城市之一，上海、浙江等地區也計劃開展數字檔案館的建設。
3.2檔案數字化建設的發展方向與趨勢
由于檔案部門獨立完成數字化工作的效率較低，因此部分檔案館設想與社會的力量結合起來實行數字化業務外包。這樣可以節省時間和人力，還能保證檔案的品質與效果。目前，檔案數字化的業務外包還處于探索的階段，但已成為了檔案數字化建設的發展方向和趨勢。
3.2.1檔案數字化業務外包的內容
數字化業務外包是檔案數字化行業的一種新型的管理方式。其內容包括建立可靠數據庫、對檔案資源進行整理，建設檔案信息網站并加以維護，設計檔案管理軟件并開發等內容。充分利用最好的專業化的資源，減少實際成本、增加實際收入、提高自我競爭意識。
3.2.2實施檔案數字化外包的策略
（1）先選擇一個可靠的檔案數字化外包公司。根據自己的需求加上專家的意見對外包商的各方面能力進行評估與審核，選擇一個好的服務商。具體說來，要對外包商的專業實力進行審查，看其是否有相關的資質證明。對外包商的能力進行審核，通過擁有的技術設備和開發的軟件是否滿足要求來進行判斷。對外包商的經驗和信譽進行審查，通過在近幾年里所完成的項目判定其在配置管理、項目控制等方面的能力及水平，然后選擇合適的外包商。
（2）對數字化業務外包的管理制度應當加強。檔案數字化業務外包的管理具有兩點要求。其一，要制定合理的外包合同。合同必須明確雙方的責任和義務，指明賠償的責任與解決爭端的方式，指出服務范圍、允許對操作和技術等方面進行改革，合同的簽訂時間以三年為佳，不能過長。其二，對外包服務商的服務進行管理，檔案部門應設立一個監管組織，定期對其進行監督并對其進展進行匯報、對受到服務的客戶進行調查、與競爭對手的服務水平相比較、對各項成果進行嚴格審查等，發現問題及時解決。
檔案數字化技術要求范文4
一、分析新形勢下城建檔案數字化建設面臨的問題
1、檔案數字化建設缺乏資金
城建檔案數字化建設其資金來源主要是依靠財政撥款，自然而然的各地撥款也不統一，但是撥款資金不足是絕大部分檔案館共同面臨的現象，實行城建檔案數字化建設對硬件設施是有一定要求，它需要以計算機和計算機輔助設備為前提條件，只有在這個基礎之上相關工作才能夠順利開展，但是就目前情況來看應用于檔案數字化建設的計算機數量相對較少，也就是說其硬件設施不能夠滿足城建檔案數字化建設的需要，而這也是影響城建檔案數字化建設的客觀因素。
2、城建檔案數字化建設缺乏專業性人才
城建檔案數字化建設不同于其它專業，其是一個多專業、綜合性強的復雜系統工程，城建檔案數字化建設需要的不僅僅是硬件設施，而且還需要綜合能力強的綜合性人才，只有這樣才能夠滿足城建檔案數字化建設發展的需要。但是在實際中不難發現，現有的人才不能夠及時處理城建檔案數字化建設中出現的問題，甚至是出現兼職現象，人才要求不能夠與城建檔案數字化建設同步，其效用自然而然不能夠顯現出來?？偠灾?，人才問題與專業技術問題是影響城建檔案數字化建設的重要因素。
3、計算機及網絡系統安全問題
在傳統的檔案建設過程中，將紙張與字跡有效結合起來，既能夠保證數據的準確性，且紙質檔案保存時間比較長，某種意義上來說紙質檔案更具安全性。但是城建檔案數字化建設使用的是電子存檔，對技術設備依賴性比較強，對環境條件要求也較紙質檔案要求高，且受諸多外界條件影響，倘若出現系統問題可能重要數據就會丟失，嚴重時系統癱瘓，造成不可估量的影響。
二、解決城建檔案數字化建設面臨問題的對策
1、依據實際情況制定行之有效的計劃為更好開展檔案數字化建設創造條件
要做好城建檔案工作其首要任務是制定行之有效的計劃，進行科學、合理規劃，將大量的檔案轉化成數字文檔，當然要想做好這項工作并不在短時間內能夠完成，需要長時間不懈探索。也就要求相關工作人員做好館藏的調查工作，依據現有資料對其類型、載體、信息化情況做好數字化的規劃工作，貫穿城建檔案數字化建設的始終，從而加快城建檔案數字化建設的步伐。
2、財政部門加大對城建檔案數字化建設的資金投入
檔案館首先要明確自身定位，充分認識到城建檔案數字化建設對開展相關工作的重要性，主動爭取財政部門對城建檔案數字化建設的投入，將其投入的資金發揮實效，再者就是積極參與到政府數字化信息建設過程中，充分利用政府信息化資源從而為城建檔案數字化建設提供內在動力，在實現資源共享的同時，不斷完善城建檔案數字化建設，可以考慮對重要信息資源采取有償服務的方式，從某種意義上來說能夠彌補資金不足的問題，為檔案館全身心投入到城建檔案數字化建設中創造條件。
3、加大人才引進和人才培養力度
要想根本性解決人才問題只有依據自身情況制定行之有效的計劃，通過人才引進和人才培養，盡管處理這個問題的難度很大，但是只要采取正確的方式還是可以克服。作為檔案館首先要不定期組織相關人員進行技能培訓，使其能夠將所學知識應用到實際工作中，再者就是與高校進行合作，檔案館為其提供實習崗位，高校為檔案館提供后備人才，只有這樣才能夠加快城建檔案數字化建設的步伐。再者，處理信息系統安全問題過程中，要通過加密、訪問受限、身份認證、數據備份等技術手段確保信息安全，倘若受外界因素干擾也能夠確保數據不被丟失，為城建檔案數字化建設提供一個穩定的發展環境。
檔案數字化技術要求范文5
一、數字化檔案館建設的信息資源數字化
1、明確檔案信息資源數字化是數字化檔案館建設的首要環節
檔案資源的數字化是當前數字化檔案建設工作的基礎、關鍵，而檔案數字化數據來源以館藏檔案、電子文件為主。館藏檔案數字化就是利用各種科技手段，將紙質、聲像、縮微膠片等傳統介質檔案轉化為計算機可識別和處理，具有序結構的數字檔案信息資源庫的工作。如果無數字化檔案信息資源庫，數字化檔案館建設就沒有堅實的物質基礎，沒有檔案的信息資源數字化，后期檔案信息的網上傳遞就無從談起，而實現信息資源共享更難以達到預期效果，至于檔案的智能化服務則形同虛設，紙上談兵。
檔案信息資源數字化的目標，一是解決傳統檔案的存儲問題，二是檔案館創建自身網絡平臺，使有效意義的動態鏈接成為可能，三是提高信息傳遞速度，提供更大范圍內的利用。所以說檔案信息資源數字化的實質是信息記錄方式和載體形式的變換，為其后網上資源共享打下堅實有效的物質基礎。揚子石化公司檔案館在檔案信息數字化方面，目前所做到的僅是導向數據，即以檔案題名、檢索目錄形式為主的模式，而非全面意義上的數字化，在記錄方式、載體形式上沒有實質上的改進。
2、檔案信息資源的數字化必須具有“三性”
第一、科學性。我們所說的檔案信息資源數字化決不是單純的檔案信息導向數據，即以檔案題名、檢索目錄形式為主的模式，而是目錄檢索數字化與檔案全文數字化之和。這就提出在規模龐大的檔案資源中，對數字化是全部數字化還是有選擇、區分的數字化。如選前者，對于繼承和保護人類寶貴的文化財富肯定是最完美的，但也有美中不足。由于檔案鑒定工作長期滯后，使館藏中存在大量未經鑒定或鑒定后并未銷毀的檔案。再者，各檔案館往往具有共性意義的檔案資源，如各級政府及部門的普發性文件等。如果將它們全部數字化，不僅會加重館藏負荷，也會增加管理和維護的負擔，更是資金的浪費。因此檔案信息資源數字化應具科學性。從實際出發，通過對檔案的分析、篩選，確定數字化范圍。對檔案分輕重緩急，分階段，分層次有步驟的進行。優先對具有本館特色、專業特色、地方特色的檔案，用戶急需或利用率高的檔案進行數字化。對此，揚子石化公司檔案館的管理類文件就做到了檔案與資料的區分；石化系統文件與非石化系統文件的區分；本企業文件與普發性文件的區分等等。
第二、系統性。在進行檔案信息資源數字化時，只有系統地、連續地將檔案信息資源數字化，才能充分發揮檔案信息資源的效用。無論是對檔案的來源，還是檔案內容的內在邏輯，又或不同檔案的關聯性等等，都應保持檔案信息外在的連貫、完整與內在的有機聯系。另外，還包括保持數字化軟硬件的系統性。即軟硬件的配置、數據庫標準等在數字化階段保持一致性，保證數字化技術、軟硬件的可繼承性，從而確保數字化系統內在的可持續發展性。
第三、特色性。當每個檔案館數字化建設完成，進入網絡后，它只是網絡中的一個數據庫，一個節點。為了避免信息的重復，各檔案館的信息資源數字化必須各具特色。特色也是檔案館信息資源數字化的生命。選擇本館獨有的、具有資源優勢的課題或項目加以攻關，進行開發、研究，最終建設具有本館特色的數字化檔案信息數據庫。如同一個有差別的市場，有利于競爭，同樣有利于產生優勢，避免重復建設，為實現網上檔案信息資源優勢互補和資源共享開辟道路。
二、數字化檔案館建設要高科技化
數字化檔案館建設在工作條件上必須有高新技術的支持。數字化檔案不是在傳統檔案系統內部產生的。它的顯著特點是對技術的依賴性。如果沒有相關技術設備的支持，數字化檔案館建設將成為海市蜃樓。由此可見它是完全依賴現代通訊網絡基礎進行管理與工作，從而實現檔案館信息資源的數字化、信息傳遞網絡化、數據存儲海量化、信息資源共享化，服務快捷智能化。
1、檔案信息資源數字化技術支持
主要依靠模數轉化技術，即使用數字模擬整合技術將各種檔案信息數字化，這有賴于計算機、數碼照相機、掃描儀、語音輸入等技術將檔案原件進行數字化處理，運用多媒體技術對不同載體形式與記錄方式的檔案信息進行處理并再次顯示。檔案信息資源數字化之所以能夠解決檔案存儲的問題，那是有賴于海量存儲系統，因而海量存儲技術在檔案信息資源數字化進程中具有重要作用?，F階段主要是光盤與縮微手段。數據庫技術在檔案信息資源數字化過程中也有重要意義，它是計算機管理系統的核心，是數字檔案信息保存和利用的重要技術。它能進行資源的有效組織使之有序化便于人們的利用。
2、檔案信息傳輸的網絡化和信息資源的共享化
數字化檔案館建設還必須依賴一系列的信息基礎設施來實現信息的傳遞。這一環節要靠網絡技術與通訊技術的有效支持，以寬帶網為傳輸通道，在高速網絡化的基礎上，使檔案信息不受空間、地域的限制，為用戶服務。因此，檔案信息傳輸的網絡化不僅是數字化檔案館建設的必須條件，也是檔案信息實現信息社會化服務的基礎。揚子石化公司的內部局域網平臺為我館信息傳輸的網絡化創造了可行性的前提。鑒于各類檔案館館藏檔案信息具有自身的特色，因此所建設的數字化檔案館在高速發達的網絡上只不過是一個節點，單獨的數據庫，未必能滿足所有用戶的信息需求，所以要借助網絡的升級，使來自各地的檔案信息資源實現共享。
3、數字檔案的安全
為了保障檔案信息的原始性、保密性及網絡的安全，同樣要采取相應的技術措施。加密技術確保檔案的非公開性或分等級公開；身份驗證技術確保用戶為網上合法用戶；簽署技術是證實該文確實出自作者，且內容未被他人改動；防寫技術確保用戶只能讀取信息，而不能做任何改動；防火墻技術使本機構網絡與外界之間設置障礙，是保護層，阻止外界對本機構的非法訪問，某種程度上減少了法律糾紛。
三、數字化檔案館管理的知識化
傳統的檔案管理模式難以適應高科技支持下的數字化檔案館，需要一種新型的管理模式來取代。知識管理則向我們展示了一種嶄新的管理模式和思維方式，在數字檔案館建設中引入知識管理理念，將給數字檔案館建設以重要的啟迪作用。
1、從管理的發展趨勢看，知識管理是檔案信息管理的新發展
人們對檔案的管理從檔案的實體管理到檔案的信息管理，即側重檔案內容的開發利用，解決檔案信息的傳播，再到檔案信息資源的管理，側重對檔案信息內容及其支持工具的管理。前兩種管理方法早已不能滿足管理要求，就目前現狀，我們要完成的就是從檔案信息資源管理向知識管理的轉變。檔案信息資源管理的核心是收集整理、檢索分類、存貯、傳播和使用，但它忽略了人力資源及其主觀知識的管理，而知識管理不僅涵蓋檔案信息資源管理內容，更注重對人力資源的管理，深化了對信息技術的要求，對檔案信息的處理轉變為對知識的識別、挖掘和重組。知識管理的目的就是通過知識挖掘和知識重組，實現知識共享和知識創新。
2、知識管理為用戶提供更完善的知識服務
知識管理的基本過程是知識的創造、存貯、分配、應用。知識組織、知識應用是知識管理的基礎，知識管理最終體現知識價值和服務價值。數字化檔案館實現了檔案信息資源的數字化、檔案信息傳遞的網絡化,檔案信息利用的共享化。因而此時用戶不再擔憂信息傳遞的方便、快捷程度，而是如何從繁雜的檔案信息資源中迅速提取自身所需的知識。知識管理要求的知識組織與應用，正是在檔案信息基礎上，通過對知識的進一步挖掘、精簡、提取并發現隱含在檔案信息中的潛在知識，最終對它們分析、歸納、整合并形象的予以表達，完成知識挖掘。這正好解決用戶面臨的新問題，所以數字檔案館不僅要注重知識的組織與開發，同樣要重視知識需求與應用，以便提供更完善的知識服務。
揚子檔案館從創建開始歷經幾代管理層的交替變更，在管理模式上也有不斷地探討和實踐，從最早的實體管理到信息管理再到檔案信息資源的管理，管理方式不斷簡化，檔案的服務利用功能也達到進一步的完善。
檔案數字化技術要求范文6
【關鍵詞】數字化技術 房地產權屬 檔案管理 應用
傳統的管理房地產權屬檔案的方式是指派專門的管理統計人員，完全依賴于管理人員的手工操作，存在較大的誤差性和不確定性。而數字化技術的規范性、嚴謹性、準確性，可以實現房地產權屬檔案的科學化管理，簡化管理人員的工作，提高管理工作的效率和準確性。
1 數字化技術的內涵
數字化技術是多媒體技術的基礎，將文字、數字、語音、圖像等整合在一起，可以虛擬現實亦可以存儲信息。數字化技術是通過光信號和電信號對數據進行掃描，通過相關設備，將光信號和電信號轉化成數字信號，轉化成的數字信號適合遠距離傳輸，由于受外界影響較小，因此，能在傳輸過程中保持較高的穩定性和可靠性[1]。
數字化技術可以壓縮數據，實現海量存儲，可以將模糊的圖片處理清晰，可以解除壓縮等等，基于上述優點，目前已被廣泛應用到房地產權屬檔案的管理工作中。
2 房地產權屬檔案信息化管理的必要性
手動的檔案管理方式非常繁瑣，當需要查詢某個檔案信息時，需要翻閱大量記錄才能找到所需要的信息，效率非常地下，在這個快節奏的社會中，這種管理方式顯然已經不能滿足人們的需要，人們追求更高效率的檔案管理模式。數字化技術的使用，在查詢信息時，只需要輸入關鍵字，所需要的信息便可以呈現在用戶面前，非常便捷，節省了時間，也節約了紙質資源。
對房地產權屬檔案進行管理的目的在于：分類整理檔案、統計檔案、分析檔案。數字化技術可以按照管理人員想要的分類方式進行整合，統計不同分類標準下各個檔案的數目，分析系列檔案中的發展趨勢，房地產市場走向，為房地產開發商提供有效數據[2]。
3 數字化技術在房地產權屬檔案管理中的應用
3.1 數字化系統設計所遵循的原則
數字化系統最重要的原則是具備穩定性和安全性。穩定性能夠保證整個數字化系統在運行的過程中具有較強的容錯性，在系統發生錯誤是后臺能夠實現備份，防止數據無故丟失、后臺數據庫崩潰。安全性是指設計的數字化系統能夠符合保密的原則，后臺數據庫設有數據保護和數據監控的功能，客戶訪問頁面時，接受一般性訪問，不接受泄露其他顧客信息的訪問。
其次，數字化系統在設計時還應該遵循先進性的原則?，F在信息技術發展速度非?？欤夹g更新換代的速度也非?？?，因此，具備先進性的數字化系統可以保證系統的運行速度。先進性要求運用最新的設計技術和設計理念，使這個系統在未來的一定時間內保持活力，保證系統運行的優良性，能夠完成正常的管理工作。
最后，數字化系統在設計的時候還需要具備便利性的原則。便利性要求管理人員以及用戶能夠非常方便的查詢到所需要的信息，檔案歸檔以后，在保證用戶權益的同時，可以分程度的向不同部門開放檔案，直接借助網絡查詢即可，無需手動查閱[3]。
3.2 對數字化信息系統的構架設計
前后設計：在房地產權屬檔案管理的前臺設計中，主要是檔案查詢系統，這個系統面向企業業務人員以及查詢人員，應該設置檔案查詢端口、檔案日志基本信息顯示、檔案具體圖像信息顯示三個項目。
后臺設計：在房地產權屬檔案管理的后臺設計中，面向檔案管理人員的的掃描系統應該設置檔案歸檔入檔、檔案圖像處理、設置密碼權限、建立索引目錄四項內容；面向檔案管理人員的檔案圖像存儲系統和數據庫應該設置數據導入＼導出、數據維護、數據備份、系統日志四項內容。
3.3 數字化技術在房地產權屬檔案信息化管理中所需要注意的事項
3.3.1 建立健全數字化信息管理的制度
數字化技術帶給人們便利的同時，也存在著潛在的危險，為了統一數字化管理，需要建立健全一套涉及各個方面的管理制度。數字化信息管理制度里面需要明確規定整個系統的運行環境、安全制度、保密制度等，對于一些敏感的檔案，應該嚴格規定保密協議，一旦發生泄密事件需嚴懲不貸。對于房地產管理部門內部工作人員利用職務之便更改信息的，需要交給相關部門處理。同時，還需要建立一定獎賞制度，對于工作良好，在一定時間內無錯誤發生的職工，應該給予一定的物質和精神方面的獎勵，來提高工作人員的工作積極性。
3.3.2 檔案管理人員需具備一定知識水平
數字化信息管理并不是一項簡單的工作，他對工作人員的知識水平以及專業性要求很高。從事房地產權屬檔案管理的工作人員需要掌握系統的常規操作，面對查詢人員所提的要求，能夠及時的整合出合適的檔案，同時，管理人員還需要掌握一定的處理異常的能力，在系統奔潰時能夠及時的修復。為實現檔案管理的高效性，房地產部門需要定期對管理人員進行技能培訓，并用相關標準對員工進行考核。
3.3.3 數字化管理和手動管理相結合
通常對檔案的信息化管理的檔案錄入過程是通過光電信號轉換的，不可以直接進行讀取，需通過計算機設備進行轉換，但在轉換的過程中，容易受外界的影響導致信息丟失或者重復，人們由于事先并未研究過檔案，因此，這種錯誤難以查詢。為了能夠保證信息的準確性，在存儲了電子信息檔案以后，還需要手動進行紙質版檔案的存取，保留原稿，以免信息丟失。
4 結語
綜上所述，房地產權屬檔案的數字化管理能夠極大便利房地產部門的管理工作，但數字技術的發展迅速，各個黑客網站實實力雄厚，檔案的安全性存在一定的風險。因此，為了保證房地產檔案的安全性，減少風險，需要不斷的更新數字化技術，用做可靠的保密系統做保障，這是一項長期的任務，需要在管理中不斷摸索。
參考文獻：
[1]袁濤.數字化技術在房地產檔案管理中的應用[J].山東檔案，2013.
