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摘要：檔案事業的服務屬性決定了檔案走向數字化是必由之路。青年檔案工作者在檔案數字化管理中有明顯的優勢，但仍存在需要努力的地方。本文結合實際工作，提出青年檔案工作者應該做好以下工作：“勇于擔當”，要有強烈的責任感、使命感；“有條有理”，做好紙質檔案數字化工作；“盡職守則”，重視日常管理規范化；“防患于未然”，筑牢檔案安全防線；“能謀善斷”，挖掘檔案資源，發揮支撐作用。
關鍵詞：青年檔案工作者；檔案；數字化；管理引言
指出：“經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案，在全面建設小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要。”現在，各行各業都已經步入數字化的道路，檔案事業的服務屬性決定了檔案走向數字化是必由之路［1］。傳統檔案管理是以紙質檔案為管理對象，通過人工操作實現檔案管理及利用，檔案數字化管理是以數字化檔案為管理對象，將紙質文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數據庫中，利用計算機系統進行管理，實現檢索、查閱、利用等功能。
1檔案數字化管理的意義
首先，能更安全地存儲檔案，保護歷史資源。傳統紙質檔案易受到環境、氣候、蟲害等影響，隨著時間的推移容易造成檔案的缺失。而數字化檔案能更完整地保存檔案，對年代久遠的檔案材料，可防止部分檔案篡改的行為。在傳統的檔案借閱模式中，查閱者及檔案工作人員查閱檔案時需要頻繁調取檔案，數字化管理后可在一定程度上避免人為因素對原始紙質檔案的損壞，加強對原件的保護［2-3］。其次，能更高效地查閱檔案，提高檔案利用率。檔案數字化管理依靠檔案管理系統，通過搜索關鍵詞能用最少的時間查找到目標檔案，減少勞動時間，提高工作效率。同時，借助計算機網絡可實現多地、多人共享查閱，提供更加便捷的服務［4］。
2青年檔案工作者在檔案數字化管理中具有的優勢
現在，越來越多的青年加入到檔案工作隊伍里，與檔案老員工相比，青年檔案工作者具有很多優勢。首先，知識優勢。青年檔案工作者受教育程度高，具有較高的政治覺悟、廣闊的知識結構、系統的技能水平，掌握更多的現代信息技術的基本操作技能與知識，對計算機技術的應用也更加熟練。其次，精力優勢。檔案數字化管理工作存在工作時間長、工作量大的特點。青年檔案工作者具有強健的體魄、充沛的精力，而且受婚姻、家庭、人情世故的牽絆較少，能全身心地投入工作［5］。最后，潛能優勢。青年檔案工作者對新事物、新理念接受能力強，能最快地適應檔案事業轉型發展；青年檔案工作者具有開拓創新精神，善于思考，能夠及時轉變工作方式，對檔案管理、宣傳、利用等功能起到推波助瀾功效，能夠不斷地對檔案管理系統進行完善，適應信息化發展；能夠肩負檔案宣傳職責，滿足社會對檔案資源的需求，能夠挖掘檔案數據資源，強化檔案服務功能，發揮檔案價值。
3青年檔案工作者應該做好以下工作
青年檔案工作者在檔案數字化管理中雖然存在明顯的優勢，但在工作中仍有許多做得不足的地方，需要繼續錘煉自己，做到“獨當一面”“游刃有余”。具體為：
3.1“勇于擔當”，要有強烈的責任感、使命感
首先是政治擔當。青年檔案工作者參加工作時間短，工作經驗不足，思想單純，易受不法分子利用，要強化政治理論學習，提高明辨是非能力，遵紀守法，不做損害集體及國家利益的事情。其次，培養敬業精神。青年檔案工作者要正確認識檔案工作的重要意義，圍繞著“為黨管檔、為國守史、為民服務”的責任擔當，做好工作的每個細節。提高主動服務意識，加大對單位重要決策、重要檔案的收集力度；樹立為人民服務意識，為查閱者提供便利服務。最后，明確定位，做好職業規劃。青年檔案工作者往往懷有遠大理想，希望實現自身的價值，認為檔案工作是一項幕后工作，工作不出業績又缺乏亮點，覺得難以得到領導的“青睞”“賞識”，其實這樣的思想是錯誤的。產生這種思想的主要原因是自身定位不明確，缺乏職業規劃。明確“為人民服務”的定位，肩負推動檔案事業的改革的任務，將自己的豪情壯志、雄心抱負融入到踏踏實實、兢兢業業的工作中，堅持不懈地努力，同樣會展現出自己“閃光”的一面，實現自身的價值。
3.2“防患于未然”，筑牢檔案安全防線
剛剛過去的法國巴黎圣母院的火災，無不令人扼腕嘆息，短短幾個小時，人類瑰寶頃刻化為灰燼。安全是檔案工作的生命線，也是檔案事業的根基，檔案安全是對青年檔案工作者提出的最低要求。首先，要對檔案有神圣的敬意。思想上時刻繃緊檔案安全這根弦，筑牢檔案安全防線，用實際行動來履行檔案工作者的職責與義務，在緊急、關鍵時刻，要用生命保護檔案。其次，明確風險隱患點，注重細節。庫房管理、檔案儀器設備、電線電路、計算機防火墻、檔案系統管理權限、檔案數字化加工、數據存儲等方面都是風險隱患點，稍有疏忽都會造成檔案安全事故。檔案庫房進出管理不嚴會造成檔案丟失，溫濕度管理不當會出現檔案紙張黃化、蟲蛀現象，直接影響檔案數字化加工；儀器設備運轉不正常、插線板電路老化會引起火災；網絡病毒及黑客的各種攻擊會造成網絡癱瘓；越權訪問登錄檔案管理系統會造成檔案被隨意查看、刪除、篡改及竊??；檔案數字化外包加工未按規定執行會造成泄密［6］。最后，注意保密安全。檔案管理人員要注重自身的言行，在任何場合都要做到守口如瓶。對密件管理嚴格按照保密相關規定，不能憑個人感覺進行解密。檔案數字化外包加工需簽訂保密協議，加工場地需做到無死角監控。
3.3“有條有理”，做好紙質檔案數字化工作
檔案數字化管理的前提是紙質檔案數字化工作。紙質檔案數字化工作的質量好壞直接影響著檔案數字化管理水平的高低。紙質檔案數字化工作需要投入較大的人力、物力和精力，青年檔案工作者需利用自身的智力優勢，將檔案管理與計算機管理、互聯網技術相融合，在充分調研、認真規劃、合理開展紙質檔案檔案數字化工作。一是配置檔案數字化設備。根據本單位的檔案量選擇適合本單位的檔案管理系統軟件、安全控制系統以及先進的掃描儀等設備，對書面文字、照片圖像等材料進行準確掃描、數據錄入、整理分類、存儲保管和查閱利用。二是合理制定檔案數字化工作方案。根據紙質檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數字化資金情況等因素制定科學合理的工作方案，確保檔案數字化工作達到預期目標。對保存價值高、開放等級高、使用頻率高、檔案損毀度高的檔案優先數字化，根據數字化資金情況，有計劃、分批次對檔案進行數字化［7］。三是建立健全相關制度和工作標準，使檔案數字化管理做到有章可循、有法可依，實現有效管控。主動承擔起草包含崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數據管理、載體管理、檔案實體管理等檔案數字化管理相關制度。
3.4“盡職守則”，重視日常管理規范化
青年檔案工作者要有“把簡單的事重復做，把重復的事用心做”的毅力，踏踏實實做好文件材料的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等每個環節，日常工作中，加強主動服務意識，對本單位在建設、科研、生產、管理、后勤保障服務等工作中形成的重要檔案，加大搜集和整理力度。多數檔案工作者往往只把重心放在傳統的文字檔案的搜集整理，一些特殊載體檔案譬如照片、錄像、實物等，因搜集周期長、整理難度大，常常被忽視，但特殊載體檔案帶來的感官直觀性，是文字檔案所不能媲美的。隨著“辦公自動化”“電子政務”的應用，電子政務文件存在潛在的利用價值，要及時將電子政務文件從辦公系統遷移至檔案管理系統，成為檔案。與發達國家相比，我國館藏永久保存的檔案文件占全部檔案的比例是低于5％的［8］。檔案數字化管理后，可優化館藏檔案，增加檔案的存儲量，因此，青年檔案工作者在確定檔案保管期限上可適當放寬，并且可依照“從長不從短”的慣例，而對于到期檔案要按程序及時銷毀，釋放空間。檔案數字化管理下查閱檔案一般以檢索關鍵詞為手段，因此，青年檔案工作者在錄入檔案標題及相關參數時要仔細，稍有疏忽，錄入字段內增加、缺少或者筆誤一個字都會造成無法檢索到目標檔案。檔案分類、檔案借閱、檔案修復、檔案統計，等等，都需要引起青年檔案工作者的重視。
作者:郭安 狄詠梅
