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摘要：
檔案數字化管理是網絡時代的自身基本價值的功能需求，是這個時代檔案工作的新使命。檔案資源數字化管理因為要結合計算機技術的軟硬件環境來實現，在整個管理過程中會凸現出數字化檔案管理的種種優勢與困境。本文分析了檔案資源數字化管理面臨的困境，提出了一些對策。
關鍵詞：
網絡環境；數字檔案管理；優勢；困境
現代信息和網絡技術的飛速發展，電子政務建設的不斷深入，電子文件已不單是一種新型載體，同時也意味著人類記錄信息、傳達和留存信息的方式已經發生了巨大的變化。在漫長的檔案史上是另一次的重大變革。檔案信息數字化、檔案信息資源數據庫、虛擬檔案館等的建設已經提到時代的議程。傳統的檔案管理模式已經逐步不再適應這個時代。
一、檔案資源數字化管理是信息時代的大勢所趨
在重視歷史積淀的文化傳統思想指引下，由于計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術飛速發展，這個過程中產生出來的數字化檔案信息分散存儲于不同載體、不同地理位置，唯有依托于計算機和網絡鏈接的方式才能實現數字檔案信息資源的及時共享。檔案信息化建設迫在眉睫，首先應以運用為導向。隨著社會信息化的擴大深入和政府機構服務社會的數字化需求，電子政務建設在不斷地強力推進。這種行政方式的變革必定促使檔案資源施行數字化管理。檔案數字化管理必須在數據管理的基礎上，圍繞網絡建設這個中心，完善各種業務信息應用系統，然后向縱深的網絡化發展。檔案資源數字化管理勢在必行。
二、檔案資源數字化管理的自身優勢
一是存儲于服務器、磁盤或者光盤等載體上的數字檔案資源，受時空限制比較小，脫離實體檔案，可以無數次的復制，攜帶方便。利用者只需獲得訪問權限，就可以隨時實現異地調閱所需的檔案信息。數字檔案管理系統的運行已經涵蓋了收、管、用、存四個階段，可以實現在線收集，進行目錄建庫、在線接收、脫機接收、文件格式轉換、檔案征集等工作；實現在線管理，進行檔案整理、編目打印、專題組織、檔案鑒定、檔案統計等工作；實現在線利用，進行檔案檢索、全文調閱、視頻點播、照片檔案瀏覽、檔案出證等工作，無論是收、管、用、存哪個階段，操作十分簡單、便捷。檔案管理員通過檔案管理系統將數據進行著錄、保管、利用就可以涵蓋檔案管理的全階段。二是檔案資源數字化管理非常有利于開發庫存的檔案信息資源。實現檔案資源數字化管理后，各門各類數字檔案信息資源通過系統檢索，可以快速實現查找，并且系統自覺對信息進行優化，可以查找到的是相關聯的問題或事件的所有數字檔案資料，不再是單個的文件。這可解決和緩和檔案文獻的客觀狀況與人們實際利用要求之間存在的種種矛盾，極大地滿足檔案資源深層次查詢利用與編研開發。三是確保部門案卷的質量。廣東省廣州市廣播電視大學檔案信息化建設初期結束后，各歸檔部門人員只需要將文件材料數字化后輸入網絡管理系統。檔案室統一接收后，進行立卷編碼保存。這樣非常有利于收齊收全檔案材料。同時也避免了檔案室的檔案管理員因為未能全面了解各部門的工作，而造成的關于材料準確性方面的斷定失誤，影響案卷質量。
三、檔案資源數字化管理面臨的困境
由于數據安全的要求，部署在局域網中的包含著全部檔案信息數據的數字檔案管理系統一般是與外網隔離的。但在目前普遍技術相對落后的條件下，數字化檔案管理還面臨著種種困境。一是檔案資源數字化管理雖然操作方便、傳遞快捷、存儲空間小，檔案裝具、檔案安保系統卻要相應的趨于半智能化或者智能化。一旦性能不穩定，劣勢就會凸顯，其真實性和保密性難以掌控。此外，存儲在計算機里的數字檔案信息資料可以在編輯修改時不留任何痕跡，一經修改后真偽難辨，業務操作主體的可信性、可審計性以及不可抵賴性就無法保證，數字檔案的可據性就大受質疑。二是數字檔案資源對存儲載體依賴性相當強。檔案資源數字化管理后，檔案檢索工具必須以計算機作為依托，數字檔案信息對軟硬件設備的依賴性會很強，不能像紙質文件直接讀取。但是計算機更新換代非?？?，造成早期形成的電子數據在新的軟硬件環境中無法讀取，還有的因為應用軟件不兼容數據讀取不了。檔案資源數字化管理的條件必須盡快完備，才能適應外部環境的變化。否則，數據一旦丟失或遭受病毒的侵害，檔案數字化管理勢必成空。三是數字檔案管理系統與其他業務信息管理系統并不兼容。比如廣東省廣州市廣播電視大學教務處使用學籍管理系統和教務管理系統，人事部使用人事管理系統，財務部門使用財務管理系統，總務處使用資產管理系統，機關部室使用OA辦公平臺等。這些業務信息管理系統各自按照自己部門的工作需求來開發，系統設計單位不同，軟件環境差異較大，建設模式與技術架構也不一致，產品接口不合標準，難以兼容，所形成的數據無法轉換，無法完成數字檔案數據直接在線遷移。文件歸檔、數據收集和錄入由此滯后。四是我國目前采取的是“雙軌制”和“雙套制”文檔管理模式。紙質文件與電子文件同步隨業務流程在流轉，最終兩套歸檔。雖然這樣做法有它自身的優勢，但是技術的更新發展，觀念也要相應地更新。文件以紙質形式為主的形勢將逐步轉向以電子形式為主，管理的模式也已經在悄然轉型，未來我國勢必實現以電子形式為主的檔案管理模式。當然，管理模式的轉型是一個相當長期的過程。五是檔案資源利用率不高給檔案數字化管理帶來了阻力。檔案管理的基本職能就是提供利用，主動為大眾服務。這是檔案管理應積極努力的方向，也是檔案管理應具有的義務和職能。檔案資源利用率不高，雖然這些年檔案信息化建設有了加強，檔案數據管理系統通過檔案原件掃描、檔案內容錄入、檔案編研等手段推行檔案信息的網絡利用。但很多單位檔案管理人員信息化水平不高，人工紙質目錄檢索還是檔案查詢的主流手段。數字檔案資源利用率總是得不到提高。
四、如何解決檔案資源數字化管理過程中遇到的困境和難題
基于上文提到的種種情況，參照國內外最先進的技術手段，形成了一些想法，提出以下幾點建議：一是優化檔案資源數字化管理環境。檔案資源數字化管理是一項系統工程，包含頂層設計、系統選型、軟件開發、技術規范、全程參與、歸檔整理、存量紙質檔案的掃描錄入、增量電子檔案的數據管理、多樣化的異地備份、利用平臺、數據安全等，硬件加軟件的系統。通過檔案資源數字化管理系統，來涵蓋文件從生成、流轉、歸檔到移交、保管、利用和銷毀等全過程業務，實現身份統一認證，信息統一分類，權限統一分配，使不同體系的應用系統得以集成到一個統一的框架體系中，實現共享。二是實現互聯互通，對接所有的業務信息系統。在目前這種各個業務信息系統各自為政的狀況下，要實現現有的檔案信息資源多網互聯，多系統信息互通，首先必須實現各模塊軟件的緊密集成，搭建業務應用系統，實現數據的可視化管理和綜合分析應用。通過建立業務組件，為各系統擴展提供接口。在檔案資源數字化管理系統建設的推進中，建立起相關的制度，尤其是電子檔案數據安全管理制度，來強化相應有效的推進機制，促進數字檔案的建設。三是加快人才隊伍建設。網絡時代的檔案管理要實現由過去的手工勞動密集型向以辦公自動化為依托的技術密集型轉型，必須有一支既懂計算機網絡技術又懂檔案專業的高素質、高技能的復合型檔案管理人才隊伍。這是實現檔案信息化，與國家信息化建設相銜接的關鍵所在。
綜上所述，檔案數字化管理終將成為檔案管理現代化的必經之道。針對檔案管理數字化進程的現狀，還需繼續深入研究對策，逐步充分實現檔案數字化管理的網絡共享，早日實現紙質檔案的絕大部分功能。
作者：傅永珍 單位：廣東省廣州市廣播電視大學
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