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機關檔案管理細則范文1
關鍵詞：綜合檔案館 質量管理 基本原則
ISO9000標準是國際化通用的質量管理體系，誕生于工業行業，在吸收各國管理經驗的基礎上，做了多番修改，形成最新的2008版《質量管理體系 要求》。標準1.2指明了其適用范圍“本標準規定的所有要求是通用的，旨在適用于各種類型、不同規模和提供不同產品的組織?！雹偃欢C合檔案館的質量問題一直被忽視，檔案工作者更多的是關注檔案這一客體的質量，對于其他各方面，如管理質量、服務質量等還未關心。作為黨和國家發展和建設的儲備力量，綜合檔案館更應該適時地引進先進理念完善自身發展，但是在引進先進理念之前，我們首先要明確的是標準所涉及的相關要素及基本原則，秉承“吸收、引進、借鑒、發展”的原則，制定適合綜合檔案館自身發展的質量管理體系。
一、綜合檔案館質量管理體系要素確定
質量管理體系的三大要素，即組織、產品、顧客。這三大基本要素是任何一個組織所具備的，但是綜合檔案館是科學文化事業單位，其在組織管理、輸出產品及服務用戶上與企業略有不同。
（一）關于組織的分析
組織是人們為實現同一目標、按照一定的形式、分工協作結合而成的集體或團體。《檔案法》第八條已明確指出了檔案館的性質、目的、組織形式、職責?！爸醒牒涂h級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案。”②可見，綜合檔案館是具有自身服務職能及管理權限的組織，同樣存在著“輸入――轉化――輸出”的過程，接收、收集各歸檔單位形成的文件，經過一系列的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編研、宣傳等工作，最終形成有序的、方便利用的案卷，以達到最終為其他組織和個人利用的目的，是完全符合ISO9000標準所明示的組織體系。
（二）關于產品的分析
產品是過程的結果。檔案館為用戶提供的產品并非有形的實物產品，而是為用戶提供具有憑證及參考價值的信息及服務，二者都是無形的。
“檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。” ③從文件到檔案本身就是一組輸出的過程，檔案信息也就是這個過程的產品，檔案信息是信息的一種存在形式，檔案信息的價值是不可估量的，這取決于不同利用者對檔案信息的不同需求。
服務是檔案館為用戶提供的另一產品。檔案館所提供的服務由三個要素組成：檔案館、用戶及檔案館與用戶之間完成至少一項活動的結果。服務與服務過程都是在與用戶的接觸中發生的，不同的檔案用戶對檔案的需求是截然不同的，隨著時間的推移，檔案的價值形態及作用也在發生變化，檔案館也要及時更新服務觀念、服務方式，適應不同時期不同用戶的需求。
（三）關于顧客的分析
顧客是指享受服務的組織或者個人。檔案館的顧客就是在社會生活中需要檔案信息服務的各層次、各類型的利用者。綜合檔案館的顧客主要有以下四類：機關、企事業單位組織，查找先前的記錄，從中得到依據及參考信息，以保證各項經濟建設工作的順利進行；學術研究者，尋找古今中外可借鑒的信息以填充學術材料，以傳承歷史文化；影視、新聞工作者，借助檔案館豐富的資源制作回首往事、展現地方特色的劇作、記錄片、報道材料等；其他個體，個人利用檔案的目的很明確，就是為了解決生活中所遇到的困難，借助原始檔案以提供憑證，解決爭端及棘手事件。
二、綜合檔案館質量管理體系的基本原則
八項質量管理原則是ISO9000 標準的精華思想，是在總結質量管理實踐過程中的理念與經驗基礎上，用高度概括、精煉準確的語言所表述的、具有一般通用性質管理準則，是建立與實施ISO9000標準質量管理體系的指導思想。結合綜合檔案館質量管理體系，全面把握八項基本原則，是綜合檔案館質量管理體系必須嚴格遵循的準則。
（一）以顧客為關注點
以顧客為關注點是ISO9000標準成功運行的指導思想，也是綜合檔案館存在的動力，只 有用戶有效利用檔案，才能發揮檔案的作用，實現檔案的價值。檔案館的發展依賴于不同層次、不同類型的檔案用戶，一切工作圍繞用戶的需求展開，了解用戶眼前的及長遠的需求，明確用戶潛在的、隱含的需求，并爭取超越顧客的期望。綜合檔案館保存的大多是黨政機關形成的檔案，相對于企業檔案館、專門檔案館來說，綜合檔案館的用戶相對分散，且具有不確定性，有組織，也有個人，對檔案的需求也不盡相同。 綜合檔案館在實施本原則時， 應注意以下幾個方面：
1．運用不同方法調查、識別不同類型檔案用戶現行的及潛在的需求與期望
檔案利用群體不同，檔案所發揮的作用也是不同的，“對于各級各類機構、社會組織而言，檔案具有不可替代的資治作用；對于專家學者而言，檔案具有文化、教育作用；對于個人而言，檔案具有憑證、參考作用等等”，檔案用戶的期望主要體現為檔案的真實性、有效性、實用性。分析檔案用戶各群體的比例、查檔方式，為質量管理體系的有效運行提供依據。
2．確保檔案館的質量目標與用戶的需求和期望相一致
最高管理者在制定質量目標時要始終堅持以用戶需求為宗旨，以實現用戶滿意為最高目標，并在全館范圍內建立溝通與理解的平臺，確保用戶的利益為檔案館工作的方向。檔案用戶的需求是具有時效性的、是不斷變化的，綜合檔案館在體系運行的過程中要時刻與用戶保持聯系，了解用戶需求動態，及時更新服務方式方法，始終與用戶建立良好的合作關系。
（二）領導作用
質量管理體系運行成功的關鍵在于最高管理者及各層管理者的重視度，領導者應求真務實、以身作則，積極參與檔案工作的各個環節，確定綜合檔案館的中長期戰略目標，為確保組織的宗旨與運作方向相統一，為員工創建良好的工作氛圍。具體應做到以下幾點：
1．確立具有創新、發展、挑戰性的戰略目標
最高管理者應在全面考慮各方（包括供方、員工、利用者、社會等）的因素，為綜合檔案館制定具有本館特色、創新發展、富于挑戰性的戰略目標，并與質量方針保持一致，策劃完備的質量管理體系，根據工作的實際情況，及時調整策略，保持質量管理體系的完整性。
2．創造適合員工發展的內部環境
為員工創造適合其發展的空間，對員工在本崗位所作出的特殊貢獻給予肯定并加以褒獎，營造競爭的氛圍，鼓勵創新，激發員工潛能的發揮，調動員工主動參與的積極性，使員工在融洽的工作環境中更好地向著既定的目標努力。協調好各部門之間的合作關系，避免各部門之間權責分化、互相推諉，各崗位員工擅離職守、工作怠慢的現象發生。
3．建立具有良好道德倫理、價值共享的管理文化
尊重人才、吸引人才是綜合檔案館現階段發展的一個重要任務，樹立良好的職業道德，創建良好的人際關系網，將綜合檔案館的管理升級為館內文化，使得員工在軟文化的影響下自覺地遵守各項規章制度，按照質量管理體系文件辦公。同時還要為員工提供可利用的相關軟硬件資源，讓員工在自范圍內發揮其創造性。
（三）全員參與
檔案工作者是檔案館創新發展的源泉，是檔案工作的具體實施者。從人力管理到人力資源管理再到人本管理，體現了以人為本的核心思想。人本管理是從人性出發來分析問題，以人性為中心，按人的基本狀況來進行管理的一種普通管理模式。綜合檔案館在進行人本管理時應采取以下措施：
1．讓檔案工作者明確自身在館中的價值
樹立檔案工作者的主人翁責任感，明確其所處崗位的重要性，對本職工作的職責、權利有所了解，勇于承擔責任，面對挑戰，按照相關要求完成本崗位的工作目標，并配合好下一步的工作，正確處理、解決工作中出現的問題。
2．讓檔案工作者主動進行自我鑒定
檔案工作者的自我鑒定主要是指檔案工作者根據各崗位的目標對其所完成工作進行鑒定，肯定其對檔案工作做出的貢獻，讓檔案工作者在完成任務與目標的同時，獲得成就感，激發繼續工作的熱情與斗志，同時也是檔案工作者發現不足并予以改進的有效措施。
3．加強檔案工作者的自我修養
自我工作意識、服務意識的提高，要比強加的責任更有成效，特別是在信息技術快速發展的今天，科技進步日新月異，單憑某一領導或組織去發現新動力是遠遠不夠的，培養檔案工作者自主思考、領悟的能力，調動全員工作的積極性，才能適應不斷變化的環境。
（四）過程方法
過程方法是將輸入轉化為輸出的活動，是將相關的資源作為過程進行管理的活動。檔案工作從接收直至利用的每一個環節都可以視為一個過程，采用過程方法進行管理，可以確保每個過程都按照最終目標組織運作，達到預期的結果。
1．必須從增值的角度考慮過程方法
增值的活動可以是有形的，也可以是無形的，實現檔案工作質量管理的增值活動，是基于對每項工作環節遵循相應的準則與方法進行有效的管理，為用戶提供超過其期望的服務。采用過程的方法，降低工作中的成本、減少失誤、控制偏差、縮短工作時間、優化工作流程，確保過程間的協調運作、實現資源的高效利用，為持續改進提供動態的循環過程，進而使檔案館的整體工作處于不斷循環上升的過程，每一次的循環都是一次增值活動，為檔案用戶提供符合需求的服務。
2．將檔案管理的所有活動及相關資源視為過程進行管理
檔案質量管理工作由用戶需求分析、立卷歸檔、收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、提供利用、過程監控、反饋、持續改進十二個環節組成，每一個環節都視為一個過程，每一個過程的輸出都是下一個過程的輸入，也可以是多個過程的輸入，將這十二個環節視為一個整體的環節，不斷循環，以達到預期的目標。檔案工作的十二個過程體現了質量管理的四大基本要素，以顧客的要求為輸入，顧客滿意度為輸出，同時也要將各種資源納入到過程控制中，包括人員、方法、設施、環境等。
（五）管理的系統方法
質量管理體系是由相互關聯的過程鏈形成的過程網體系，綜合檔案館本身就是一個龐大的系統，各個部門都是它的子系統，各個科室又是下一層次的子系統，直至每一位館員也是系統構成的一個部分，各系統之間相互制約、相互影響。利用系統的方法實施管理，以提高檔案館工作的整體效率。
1．確定分析系統內各個過程的運行狀態
系統是由相互作用和相互依賴的若干組成部分結合成具有特定功能的有機整體，過程可以說是系統的基礎，每一個過程的運行狀態都對整體的系統運作產生一定的影響，這種影響可以是積極的，也可以是消極的。在系統運行過程中，確保每個過程都處于良性運行狀態，為綜合檔案館的發展產生積極的影響，是綜合檔案館系統功能發揮的前提和保證。
2．識別與控制各過程之間的“接口”
檔案工作的每一個過程都不是獨立存在的，檔案工作質量的形成依靠每個過程的有效實施，每一個過程都有各自要實現的目標，且這些目標都是以滿足用戶為宗旨的。過程與過程之間的對接是保證系統運行的重要節點，控制、協調檔案質量管理各過程的運行，使之有效的運行，減少制約，加強合作，實現綜合檔案館質量管理的終極目標。
（六）持續改進
持續改進是綜合檔案館發展的永恒不變的目標。社會環境的不斷變化、用戶需求的更新與提高是持續改進的內在動力，持續改進的核心是提高綜合檔案館質量管理的有效性和效率，提升綜合檔案館的競爭力、迎接外界挑戰。
1．將持續改進作為一種制度加以強化
持續改進不是一蹴而就的，是一項長期的工作，測量、分析、改進不斷循環的過程。培養檔案工作者持續改進意識，對檔案工作者進行持續改進方法的培訓，將持續改進納入到日常工作中，不斷深化理解，提高檔案工作質量。每一次循環改進都有一個設定的目標，滿足檔案用戶的需求，每一次改進都向著更好的方向發展，始終堅持不懈地貫徹持續改進，使綜合檔案館處于不斷發展和完善的進程中，提高檔案館的應變能力，提升檔案工作者的整體意識。
2．將各類評價結果納入到持續改進的范圍
持續改進是每個過程、每個系統都需不斷堅持的，因此，每一個過程的測評、每一個階段性的測評都是持續改進的動力?；跈n案館總體的質量方針與質量目標，通過對內部審核、用戶滿意度測量、第三方審核結論等相關數據進行客觀的分析與評定，并將測評的結果納入到持續改進的范圍內，這些結論是反映質量管理體系運行狀況的直觀結論，是持續改進工作最準確的數據支撐。
（七）基于事實的決策方法
有效的決策建立在數據和信息分析的基礎上。決策貫穿于綜合檔案館質量管理體系的始終，依靠決策才能持續改進每個過程的業績。可以說，沒有客觀的、基于事實的決策，質量管理體系很難取得有效的管理，最終的目標也難以實現。
1．確保信息、數據來源可靠
在信息收集、整理的過程中，要保證相關信息、數據來源、獲悉渠道、接收方式準確無誤。決策是以所采集的信息、數據為依據的，弄虛作假的信息、數據將會阻礙系統的正常運行，因此，務必要保證所采集的信息、數據源于基層工作及真實的工作記錄。
2．確保分析方法正確
對采集到的信息進行科學的統計技術分析，確保其分析結果的精確性，為改進提供憑證。科學的統計技術可以通過測量、分析、調查、取證等方法對相關信息、數據進行處理，尋找需改進的方面，防止決策失誤。
3．基于事實的分析
基于事實的分析，要求避免主觀的直覺判斷與經驗判讀?？陀^的證據是支持綜合檔案館質量管理體系運行的真實性數據，完全依靠經驗或直覺得來的數據往往帶有濃郁的主觀色彩，比較片面，難以準確地說明體系在運行過程中所出現的不利因素，不利于體系的檢驗與改進。
（八）與供方的互利關系
綜合檔案館最關鍵的供方是同級黨政機關，是案卷的來源，也是資金的來源，與其他組織不同的是綜合檔案館與其供方是隸屬關系，二者雖然有互利的關系，卻存在著領導與被領導的關系。其次是相關設備的投入方。在綜合檔案館在與關鍵供方建立互利關系時要處理好以下關系：
1．權衡眼前利益與長遠利益
立檔單位形成的案卷是檔案質量的關鍵，綜合檔案館不能脫離各級政府而存在，同時，黨政機關也是為人民服務的部門，其服務理念同樣是滿足用戶需求，這與綜合檔案館的質量管理目標是一脈相承的。文書部門與檔案部門相互扶持，案卷質量的不高將嚴重阻礙綜合檔案館質量目標的實現，因此，在收集案卷的過程中，正確處理與同級政府之間的關系，深入指導立檔單位進行規范化的立卷歸檔工作，建立長期的互利共贏的工作機制。
2．與供方建立合作基礎上的互利
與供方部門所要建立的互利關系，首先是合作，只要有效的分工協作，才能保證互利。建立有效的溝通渠道，進行透明地、開放式地交流，與同級黨政機關共同理解用戶的需求與期望，肯定黨政機關在管理與控制過程中做出的貢獻，共享成果，增強雙方共同創造價值的能力，密切合作，實現成本最優化，共同取得檔案用戶的滿意。同時關注同級黨政機關的狀況，為其便民服務提供幫助，增強黨政機關提供高質量案卷的積極性，以達到互利的效果。
綜上所述，綜合檔案館具備建立與實施ISO9000標準所描述的三大基本要素，ISO9000標準適用于綜合檔案館。同時有效運用八項質量管理原則，以用戶為關注點、加強領導在組織中的作用、倡導全員參與、采用過程方法與系統方法、以事實為決策方法，堅持持續改進，是建立“公平、公開、公正、透明”的檔案館服務模式的最佳途徑。
注釋：
*本文為黑龍江大學學生學術科技創新項目(項目編號：20110282)階段性研究成果之一.
①GB/T19001-2008/ISO9001:2008質量管理體系要求[S].北京:中國國家標準化管理委員會,2008:1.2條款.
②中華人民共和國檔案法.北京:中華人民共和國主席令（第七十一號）,1996:第八條.
機關檔案管理細則范文2
關鍵詞：檔案管理 規范 保密
中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082 （2017） 04-0070-01
目前我國一些地方機關檔案管理尚不夠規范、科學，諸如：文件資料收集不完整、文件歸檔種類不明確、檔案缺乏集中統一管理、檔案管理建設有待進一步加強等。那么，作為一名機關專業檔案管理員，如何全面有效地做好新時期檔案專業管理工作？應從以下幾個方面著手：
一、加強專業理論學習，不斷提高檔案管理工作的技能和水平
作為一名機關專業檔案管理員，首先要把學習作為“第一要務”，樹立終身學習的理念，把學習作為提高自身專業素質和技能的一種內在動力和自覺行動，認真鉆研學習國家有關檔案管理的系列法規、文件，如《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《中華人民共和國行業標準檔案分類標引規則》、《檔案工作實務》、《機關檔案工作目標管理》、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限歸檔》、《檔案工作基本術語》、《關于加強全省檔案安全體系建設的意見》、《山西省檔案管理條例》等專業書籍、報刊以及網絡研修學習，進一步熟悉掌握和了解檔案管理專業基本技能操作，吃準吃透檔案管理操作規程，同時，要積極參加國家、省、市（縣）、區舉辦的各級各類專業培訓學習，加強交流學習，及時向有經驗的老領導、老管理人員請教學習，解決工作中的疑惑和難題，尤其要做好新時期電子檔案數據化的管理工作，正確處理好檔案的日常規范化管理與新型電子檔案管理工作以及公共檔案信息服務三者之間的內在統一關系，全力做好檔案工作的安全體系建設工作，全面提高檔案安全保障能力，確保檔案工作的保密性、完整性，為檔案工作提供強有力的安全建設體系保障。
二、做好常規管理，確保檔案管理的完整性、規范性、保密性
1.在日常檔案管理工作中，我們要進一步深入了解檔案的起源、發展、屬性、價值、作用、種類以及檔案管理工作的基本原則、檔案管理的各項制度、公文文書檔案相關知識的處理、檔案的收集、立卷、裝訂、分類、排序、編號、編制目錄、整理和歸檔鑒定以及電子文件、錄音、錄像、照片、圖片、磁卡、特種載體檔案的鑒定歸檔管理等，認真做好常規檔案管理工作。
2.按照1987年9月5日公布的《中華人民共和國檔案法》規定“檔案工作實行統一領導，分級管理的原則，維護檔案完整與完全，便于社會各方面的利用?！钡幕驹瓌t，檔案的收進、移出、銷毀均須進行登記造冊，定期進行統計分析和年報，做到有物有賬，帳物相符。我們在悉心全面做好日常檔案管理工作的同時，要全面做好檔案的保管與保護技術，諸如：檔案室的衛生、電源、通風、防潮、防塵、防火、防鼠、防蟲、防高溫、定期消毒、各種檔案柜具的科學擺放、新標簽的更換、檔案安全檢查、消防設備的配備、檔案的維護等等以及非永久性檔案超過保存期限檔案鑒定銷毀的記錄和上報。并做好日常單位機關或個人使用或轉借檔案的詳細記錄工作，及時督促歸還檔案，做好日常檔案明細記錄臺賬，做到心中有數，賬冊記錄清楚。同時，要創造性地做好檔案信息資源的開發利用、檔案參考資料的編研、專題概要的編寫，使檔案工作更好地服務于社會各個方面。
3.嚴格做好檔案的保密工作。檔案是為社會各方面人事、機關、歷史提供參考依據的信息資料載體，保密工作顯得尤為重要。一是我們要嚴格《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《關于加強全省檔案安全體系建設的意見》、《山西省檔案文件整理規則實施細則》、《山西省歸檔文件整理規則實施細則》等法律、法規文件，按操作規程管理保存，嚴格執行國家檔案管理的各項規章制度，嚴禁擅自隨意外出借用，泄露國家單位機關和個人的相關信息，甚至造成檔案損毀、殘缺，甚至檔案遺失，造成不可挽回的損失。不能向身份不明，沒有開具單位證明材料的任何人、任何單位，隨意泄露或提供檔案信息資料。二是保密檔案根據《中華人民共和國保守國家秘密法》》規定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級，我們要嚴格執行解密劃控的時間標準、有關內容標準及保密范圍、規范標準，主動接受保密部門對調密工作的監督指導，搞好檔案文件的清查鑒定，嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規范化、標準化和檔案建設奠定基礎，做到有法必依，執法必嚴，違法必糾，一旦保密檔案秘密保管期限屆滿，要及時劃密解密，按公開文件進行管理，向社會各界開放，發揮保密檔案的時效性，把仍未解密的繼續列入控制使用保密范圍。過去，許多檔案館，對其所保管的注有密級的檔案，沒有定期及時解密，影響了檔案的開放利用。對于劃密檔案進行解密工作，應當遵循《保密法》的相關規定，即：“國家秘密事項要根據其性質和特點，限定在必要的期限內；不能確定期限的，應當確定解密的條件。在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應當及時解密?！边@也就是說，解密是由原確定密級的機關、單位或其上級機關進行。三是要全面做好檔案室、檔案館基礎實施設備的保養維護和更新，如柜架、門窗、安全監控系統、消防系統的定期檢查，確保安全監控系統、消防設備的正常運行。防止因地震、水災、火災等自然災害以及戰爭、恐怖襲擊、群體性社會實踐等人為災害對檔案造成的破壞，要做到“三勤”，即：“手勤”、“眼勤”、“腿勤”，不放過任何瑣碎細小的工作，發現問題及時處理或上報，從各方面構建起檔案安全保密的“防火墻”。
三、精細管理，創先爭優，全面做好機關檔案目標管理達標工作
機關檔案管理細則范文3
檔案信息管理標準化建設的思考
1 檔案人員在信息化建設前置參與業務標準制定
檢察機關的檔案工作是一項全員參與的群眾性工作，許多門類檔案的形成要經過數個部門、多人之手。例如，訴訟檔案的形成就要經過審查批捕、審查、立卷等幾個環節，從材料的來源看，既有公安機關移送的，也有檢察機關在審查過程中形成的，既有向外界調取的，又有內部形成的，呈現材料來源的多樣性和材料收集的廣泛性。所以必須注重抓好每個環節材料，才能保證卷宗材料的完整、齊全。
檔案管理制度建設是檔案信息化建設順利開展的保障，近年來，雖檔案工作制定了相對完善的管理制度，但限于信息技術局限檢察業務的復雜性，現有的一些制度無法完全適應新時期檔案管理的需求，而顯得相對滯后；檔案管理人員往往只能管到部門內的檔案內勤，而對于檔案重要的生成檢察業務人員，檔案制度還缺乏有力的管理手段，很多業務數據信息到歸檔環節時，數據是不符合現代化檔案管理需要的，大量過程元數據信息沒有被歸到檔案部門。這就提出需要檔案管理人員參與信息化建設工作中，將檔案規范管理的業務要求，在檢察院業務信息化系統中進行設定和體現，避免不完整或不規范的歸檔信息的產生，加強檔案部門對于前置業務環節的監督機制，對檔案材料形成過程的控制力需要加強。
2 業務軟件在設計規劃需考慮檔案業務各類需求
往往在業務應用系統中，存在以下現象：一是上級機關開發的軟件往往不能滿足下級機關的實際工作需要，單靠行政手段予以推廣。而下級機關為滿足本單位的工作需要自行開發軟件，其個性有余，共性不足，缺乏標準。二是一個單位運用多套系統進行數據錄入，技術上難以解決數據整合，造成操作人員重復勞動，檔案信息收集整理歸檔困難重重。
列舉個實際的例子，比如一些業務系統只考慮了當前年度機構代碼的使用要求，每過一段時間就在原有機構代碼上做調整和替換，修改替換的內容也沒有完全備案留下痕跡，業務系統只考慮自己系統數據不出代碼解釋問題。沒有考慮接收這些數據的檔案系統，3到5年以后，如何去解析這些機構代碼的問題。
存在上述現象的原因：一是缺乏詳細明確的規范化標準和實施細則，使軟件開發工作混亂無序。二是缺乏權威機構牽頭，造成軟件開發修改較為隨意。就檔案信息化建設而言，要圍繞全國檔案信息化建設的目標、任務和原則來開展工作，要嚴格遵照權威機構的檔案信息化標準開發軟件，結合檢查檔案業務特點，業務系統建設從底層數據庫設計、到代碼規范，都要考慮到檔案的業務需求，并形成書面的業務規范規則文件。
3 檢察機關檔案數據需要制定行業檔案業務標準
檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。但目前的狀況是：檢察院機關內，計算機軟件開發缺乏整體規劃性，軟件在通用性、兼容性等方面存在嚴重的不足；在檢察機關檔案信息規范化方面的分類編碼標準不完善、不統一；也缺乏技術組織上的支持和系統管理、網絡技術的支撐，缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。檔案行政主管部門雖明確了電子文件、電子檔案的定義和歸檔要求，但缺少指導實際操作的實施細則，特殊專業檔案(如檢察機關檔案)的行業標準不統一、不完善。這勢必造成各地區檔案信息化建設各自為政，數據標準、格式不統一。
檢察院各種信息管理軟件繁多，各信息軟件之間數據接口困難，檔案信息難于共享。以我院訴訟檔案管理軟件為例，目前檔案部門正在使用的軟件有四套：單機版的管理軟件一套、老的辦案系統軟件一套、新的辦案軟件一套、文檔一體化管理系統一套。這些軟件之間沒有數據接口，檔案信息無法共享，但各個軟件又獨立完成檔案管理的不同職能，檔案工作人員要重復輸入數據才能保證檔案工作的順利開展，只有制定出規范標準，各軟件按照規范進行數據溝通交換，才能徹底解決這一問題。不僅對于軟件研發單位來說，避免的多次重復開發數據接口的麻煩，同時也能提高業務系統建設效率，減少信息化建設人員時間，直接減少預算費用。
雖然現在國家和高檢院還沒有出臺檔案信息化的相關標準和要求，檔案信息化建設不能因此而止步。在檔案信息化建設標準的問題上，需要我們主動配合上級檢察機關開展調研，發揮上海的區位優勢，為檢察機關制定檔案信息化標準和要求提供參考意見。
檔案信息存儲數字化建設的思考
1 檔案數字化建設．檔案安全性最為重要
檔案室保存的檔案以紙質檔案為主，紙質檔案具有唯一性的特點。每一份檔案都是一個孤本，在頻繁調閱、復制利用的過程中，紙質載體受損后會導致檔案信息資源的丟失，無法繼續利用，造成檔案資源的嚴重損失。尤其是歷史檔案，其原始記錄性、唯一性決定了其具有更高的價值，但由于當時的紙張質量、管理水平及保管年限的原因，歷史檔案信息更顯珍貴，因而保護檔案、保護檔案信息資源成為檔案工作人員關心的問題之一。開展檔案信息化建設通過數字化掃描，將紙質檔案復制為數字化圖片，通過網絡提供借閱利用，可以有效減少對紙質檔案的調閱，延長紙質檔案的保管壽命，而且可以實現檔案信息異地備份，從而實現對紙質檔案的保護。在檔案數字化過程中的數字化加工現場監控管理，也需要通過技術手段進行監督和控制，如加裝攝像頭進行錄像監控，如不允許將食物和飲水帶人數字化加工現場等。
2 需要加強檔案數字化人員的培訓
對于檔案數字化，大多數從事多年檔案工作的同志來說，還都是一項新技術工作。保障檔案數字化的前提是，必須建立一支適應信息化要求檔案管理隊伍，單單靠數字化外包給專業公司，不能徹底解決數字化過程中，體現出檢察機關特色的內容來。為適應檔案管理的現代化，必然對檔案管理人員提出新的更高要求，需要通過外出走訪學習和培訓，提高檔案人員對于數字化管理的認識和業務能力，鑒于檢察檔案業務人員手頭案子多、整理案卷工作繁多的情況，應注意引進多方面的專業人才，充實檔案干部隊伍，重點加強檔案數字化業務能力提高，形成能夠駕馭
和控制檔案數字化業務工作的骨干，以適應檔案管理現代化的需要，適應信息化時代的挑戰。
3 檔案數字化建設需要有長短期規劃
制定檔案信息化建設的短期規劃和長期規劃。長期來說，需要從數字化檔案保管的長遠的角度考慮檔案信息化建設的目標；檔案信息化建設的短期規劃要定位在對軟硬件的改造、對庫存檔案信息化和逐步推進檔案信息化步入正軌這三個方面上來。
合理定位于對每年形成的檔案數字化的進度和范圍，對于信息化建設中的檔案歸檔接口需要特別重視，年度歸檔文件的電子數字化程度越高，以后存量檔案需要數字化加工的內容就會越少，避免舊賬未還，新賬又出的情況。
需要整理出利用率較高的檔案范圍，將有限的數字化預算用在最需要的方面。硬件的改造添置符合檔案信息化要求，超前購買超大的數據存儲設備，存儲設備空間閑置是較為浪費資金的行為，因為存儲硬盤的銷售價格每年都在降低，可按照需求分年逐步增加數據硬盤。軟件建設方面，盡可能統一協調各部門數據相關的軟件系統的字段要求，同時在引進或設計檔案管理軟件時，盡可能達到數據兼容性好、數據接口完備的要求；對庫存檔案信息化加工要加大檔案數字化掃描、對檔案信息著錄以及對檔案網絡化建設的力度；逐步推進檔案信息化步入正軌，就要將檔案信息化建設作為一項長期的、穩定的工作固定下來，作為對檔案部門工作考核的一項重要指標。
4 檢察檔案信息利用網絡化建設思考
機關檔案管理細則范文4
關鍵詞：公務員；人事檔案；知情權
一、公務員人事檔案知情權現狀概述
從現狀來看，我國公務員人事檔案管理制度已經較為成熟，并形成了一個相對健全的體系，但在公務員人事檔案知情權方面卻存在一定缺失。相關法律著重強調了公務員人事檔案的高度保密性及利用的特定性，但在知情權方面卻缺乏可行的操作細則。之所以會出現公務員人事檔案知情權保障缺失，與很多因素相關[1]。一方面，部分檔案管理部門領導對檔案工作認知程度不夠，僅將檔案管理視為單純性的保管工作，對檔案管理并不重視，使得相關制度無法落實到位，導致檔案管理紊亂。另一方面，檔案涉及內容較多，包括個人隱私、不同群體利益、知識專利等，由于要保護這些知識成果、個人隱私，維護社會穩定，因此，人事檔案當中的部分內容并不對外開放，一定程度上限制了知情權。
二、公務員人事檔案知情權缺失所引發的問題分析
公務員人事檔案知情權的缺失，必然會引發一些問題，主要表現為以下幾個方面[2]：（1）公務員的合法權益無法得到充分保障。對于公務員而言，相關人事檔案是考察、評價公務員的重要依據，與公務員的個人利益存在密切關聯。由于人事檔案知情權的缺失，導致當事人無法清晰掌握自身檔案的實際管理情況，若出現人事檔案延遲轉移，而當事人無法及時確認，會對當事人的合法權益帶來較大影響。（2）會對檔案的完整性及真實性產生影響。真實性與完整性是公務員人事檔案知情權的基礎。如果無法完全提取人事檔案信息，公務員本身也就無法全面、清晰地掌握人事檔案的實際情況，其知情權必然會受到影響。人事檔案涉及內容較多，涉及范圍較廣，并且不同公務員的檔案材料產生的時間存在差異性。因此，在公務員人事檔案資料整理過程中，容易出現信息錯漏的情況。一旦當事人缺乏知情權，便無法及時發現并糾正錯漏信息。同時，公務員自身也失去了自我管理檔案的能力，無法及時更新檔案信息，這必然會影響到檔案的真實性與完整性。（3）會影響人事檔案的利用率。人事檔案知情權的缺失，也就意味著檔案相對人無法充分利用檔案信息內容，會降低人事檔案的利用率，并造成人事檔案利用需求單調化，制約人事檔案的發展。
三、加強公務員人事檔案知情權保障的相關建議
（一）加強配套制度建設
從社會發展形勢來看，過去制定的部分檔案制度內容已經表現出滯后性，無法滿足當前政治體制及經濟發展形勢的需求，應及時進行修正。在相關法律法規當中應該增加人事檔案知情權細則。一方面，要明確人事檔案知情權的范圍。對于人事檔案當中的大部分內容及檔案利用情況應該作為公開信息內容，供檔案相對人查閱。對于少部分隱私性較強的檔案材料則要保密，不授予本人查閱權力。若存在特殊需求如崗位信息核實、錄用標準核實等，在進行他人檔案信息查閱過程中，要根據相關程序及規定規范操作，以保護檔案相對人的隱私權及保密權，使之與知情權維持平衡。另一方面，要明確相關監督部門的職責。檔案行政部門要對檔案中心相關工作進行定期或不定期檢查，及時發現問題并加以糾正。與檔案中心存在業務來往的行政機關人員在檔案對接時，一旦發現問題可及時向檔案行政部門匯報。若發現檔案管理過程中存在嚴重違規、違紀行為，可向紀檢機關直接反映，由紀檢機關調查處理。
（二）充分應用先進檔案管理技術
除了要重視檔案管理制度建設外，還要重視檔案管理技術建設，進一步提升檔案管理的效率。結合人事檔案利用相關要求，加強人事檔案信息系統開發，構建出一個統一化、標準化的人事檔案信息管理平臺。對于限制性開放的人事檔案信息內容，通過信息系統賦予權限，限制用戶訪問，以此來實現檔案信息分級別管理[3]。同時，要做好人事檔案電子信息存儲工作，通過更新硬件設備、計算機存儲技術，保證人事檔案信息的安全性，避免出現人事檔案電子信息丟失、損壞等現象。另外，利用人事檔案信息系統能夠完整地記錄人事檔案查閱、調用行為，出現違規行為后，可進行事后問責，保證了制度的執行力。
（三）增強人事檔案知情權保障意識
要加強公務員人事檔案知情權保障，必然要增強人事檔案知情權保障意識。政府及相關管理部門要加強人事檔案知情權保障宣傳工作，讓單位、組織、個人意識到人事檔案知情權的重要性。同時，要轉變傳統檔案管理思維，樹立立檔為民的管理理念。在平衡檔案信息開放與保密的同時，還要兼顧到個人利益與公共利益之間的關系。通過推動檔案信息公開化，讓公務員能夠充分行使自身知情權，使其合法權益得到妥善保護。
四、結語
充分落實公務員人事檔案知情權，對于促進我國檔案行政管理體制改革具有重要的意義。通過完善制度建設、更新檔案信息管理技術、增強人事檔案知情權保障意識，能使人事檔案相對人的知情權得到切實保障，以維護其合法權益。
參考文獻
[1]張家英.人事檔案利用的困境與突破[J].檔案學研究,2012（02）:31-34.
[2]劉英,杜清玲.加強人事檔案信息化管理保障人事檔案知情權[J].蘭臺世界,2010（02）:57-58.
機關檔案管理細則范文5
檔案執法現狀
（1）我國檔案行政執法的法律規范現狀?！吨腥A人民共和國檔案法》規定了享有檔案行政執法權的機關及其職能。國家檔案行政管理部門是檔案行政執法的主管部門，其在檔案管理當中的職能為四個部分，一是對全國的檔案事業實行統籌規劃；二是組織協調檔案管理行為；三是統一檔案管理的制度；四是監督和指導機關、團體、企事業單位的檔案管理。同時規定了機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監督和指導。從《檔案法》當中的規定可以看出，該法規定的檔案行政管理分為兩個層面，第一個層面是機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員對本機關單位內部的檔案工作進行監督指導；第二個層面是國家的檔案行政管理部門的檔案行政管理行為。其中第一個層面屬于機關、團體的內部管理，屬于內部行政，不屬于行政法上的具體行政行為；第二層面的管理是國家行政機關依法實施行政管理，對檔案行政管理對象產生直接、強制性的法律效力的具體行政行為。因此，我們可以理解我國的檔案執法部門為國家的檔案管理部門，我國檔案執法的職能為統籌規劃、組織協調、統一制度和監督指導四個方面，具體執行方式包括檔案行政檢查、檔案行政處罰、檔案行政管理和檔案行政獎勵幾種主要類型。檔案執法是檔案管理機關的職務行為，作為一種行政行為它對檔案管理部門和檔案管理的機關單位的監督管理行為直接影響到這些機關、個人的權利和義務，而作為一種行政權力，檔案執法必須受到嚴格的法律監督。按照行政法的基本理論，權責一致，有職權的一方必須具有職責，檔案行政執法機關作為享有檔案行政執法權的主體，也必須建立行政執法責任制度。而在當前的法律規范狀況下，檔案行政執法的責任制度仍然沒有建立起來，檔案行政執法行為仍然存在大量的不作為和行政越權現象。
（2）檔案執法的實踐現狀和問題。檔案執法檢查是最為主要的檔案行政執法形式。檔案行政執法檢查是指檔案主管部門對檔案行政管理部門執法情況進行監督檢查、上一級檔案行政管理部門對下一級檔案行政管理部門的執法情況進行監督檢查[2]26。也是當前檔案行政執法的核心部分，它直接決定了其他檔案行政行為的實施效果。檔案行政管理部門對機關、單位的檔案管理進行監督檢查，這一部分是檔案行政執法的最重要部分也是數量最多的部分。而在檔案執法實踐當中，這一部分對檔案管理秩序的維護并沒有起到應有的作用。當前檔案執法的法律依據是《檔案法》及其相關的實施細則、實施辦法，在這一系列的法律法規中規定的執法形式主要是檢查，即檔案行政管理部門對機關、單位的檔案管理的歸檔、保存和利用的各個環節的工作情況進行檢查。但是《檔案法》以及其他檔案執法相關的法律法規并沒有規定檔案行政檢查的標準、程序和相關責任，這樣就使得檔案行政執法過于隨意，檔案行政管理部門完全是按照自己的標準來判斷其轄區的機關單位的檔案管理水平，那么他們對檔案管理能夠起到的積極作用就顯得有些薄弱。在近期，包括醫院病例檔案信息、學校學生檔案信息、證券公司客戶檔案信息以及銀行客戶檔案信息遭遇流失現象屢屢發生，對國家和社會的禮儀造成巨大的損害，也給檔案管理秩序造成混亂的局面，然而在這些事件當中的處置一般都是對檔案管理的直接責任人或者檔案違法行為人進行直接的處罰，并沒有對檔案行政執法部門的行為進行反思。事實上，這些問題暴露出了檔案行政執法檢查當中監督制度的缺失給檔案執法帶來的嚴重負面影響。我們知道檔案執法檢查行為是一種具體行政行為，同時也是法律賦予檔案行政管理部門的法定職權，如果檔案行政管理部門沒有認真、充分履行該職責，也構成行政不作為，是一種行政違法行為。而在當今，由于當前沒有任何一種有效的外部監督機制對檔案行政檢查行為進行監督，檔案行政管理部門的這種行政違法行為很難被發現和查處，嚴重損害了國家的檔案管理秩序。檔案行政處罰也是當前檔案行政執法領域的又一個重要問題。在行政法上行政處罰是指具有行政處罰權的行政主體為維護公共利益和社會秩序，保護公民、法人或其他組織的合法權益，依法對行政相對人違反行政法律法規而尚未構成犯罪的行政行為所實施的法律制裁。《行政處罰法》規定了公民、法人或者其他組織違反行政管理秩序的行為，應當給予行政處罰的，由法律、法規或者規章規定，并由行政機關依照行政處罰法規定的程序實施[3]。而根據《檔案法》以及其他檔案管理的相關法規，檔案行政執法中的行政處罰方式主要為警告和行政處分。警告是一種處罰力度較弱的行政處罰方式，而行政處分更是一種內部行政行為，在本質上不屬于行政處罰，這里在《檔案法》當中進行了規定，檔案行政執法機關不應該僅僅作為一種內部行政行為來對待，否則這種行政處罰就沒有任何效力。但在實踐中，行政處分的實施仍然缺少相應監督，很多行政處分在檔案行政執法機關作為決定以后就不再過問，而單位內部更不予追究，這樣就使檔案行政執法流于形式。因此，在這里也應當加強檔案行政處罰的外部監督渠道，對檔案行政處罰行為進行監督。
機關檔案管理細則范文6
一、主要成效
（一）檔案工作領導體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領導，落實了主管部門，明確了責任主體，配備了專職或兼職檔案員，構建了檔案工作網絡體系。
（二）檔案管理機制業已形成。各單位均設立了綜合檔案室，并建立了各項檔案管理制度和業務建設標準；能夠集中統一管理本單位、本部門的檔案，并按照規范標準，對當年形成的各門類檔案進行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環保局科技檔案管理尤為規范；市公安局和市總工會堅持開展檔案工作系統內檢查評比，做到了經?；鸵幏痘?；市教育局和市檢察院系統通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進行監督和指導，市教育局還堅持每年一個專題，收效明顯。
（三）檔案保管條件得到進一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎條件得到進一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進行了改造；市交警支隊新建辦公樓時，專門建設了符合規范的檔案用房。市區兩級檢察院以此次檢查為契機，把檔案用房的配套建設納入重要工作計劃，狠抓組織落實，并且基本完成了各門類檔案目錄的計算機錄入，實現了微機檢索。市農業發展銀行大力推進檔案數字化進程，電子檔案管理初現成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。
（四）檔案利用服務收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎業務建設的同時，積極開展檔案利用工作，產生了良好的社會效益和經濟效益。
二、存在的問題
在這次檢查中，也發現了一些問題，主要表現在四個方面：
一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領導對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強，不少單位沒有按時上報自查材料。截止11月底，市直機關中按照要求上報自查材料的只有44家單位，占總數的69%。
二是個別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時歸檔的意識還不強；少數單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時，甚至幾年沒有照片歸檔的現象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊伍不夠穩定，對檔案工作的順利開展造成了影響。
三是檔案管理現代化工作普及面比較小。市直63個單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數的27%，直接影響了檔案管理現代化的進程。
四是個別行業主管機關沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負有的監督和指導職能，以致檔案工作出現一定程度的滑坡。
三、幾點要求
針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時加以整改。同時，為了進一步加強檔案工作，更好地服務于我市兩個文明建設，提出如下要求：
（一）要加速檔案管理現代化的進程。
檔案管理標準化、信息化是檔案信息資源開發利用的基礎。目前，檔案信息化建設已經成為檔案工作的新熱點。根據國家有關檔案工作的規定，今后各有關單位向檔案館移交檔案，必須同時報送符合《文書檔案文件級目錄數據庫結構與著錄細則》規定的電子目錄。這是對檔案室工作新的規范要求，也是建設數字檔案館、實現檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數字化建設，適當安排一些經費購置檔案管理軟件，切實提高檔案管理水平。
（二）要加強新型載體檔案的管理。隨著辦公自動化的深入推進和辦公條件的改善，電子文件、數碼照片等在各單位大量出現，相應的磁盤、光盤等新的存貯載體被廣泛使用，檔案實體和檔案管理模式也有了相應的變化，對檔案管理提出了新的要求。各單位要加強新型載體檔案的管理，做好對這些檔案的積累、收集和整理工作，保證檔案的齊全完整。
（三）要今年9月市檔案局下發《關于開展全市檔案工作執法檢查的通知》后，各部門、單位認真對照檢查內容開展了自查，針對存在問題，制定整改措施，如期上報了自查材料。在各部門、單位自查的基礎上，市檔案局于12月份抽查了市環保局、經委、公安、檢察系統等14個單位的檔案工作。從自查和抽查的情況看，近年來我市學習貫徹執行《檔案法》、《安徽省檔案條例》和推動檔案管理工作的總體形勢較好，但也存在一些問題。
一、主要成效
（一）檔案工作領導體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領導，落實了主管部門，明確了責任主體，配備了專職或兼職檔案員，構建了檔案工作網絡體系。
（二）檔案管理機制業已形成。各單位均設立了綜合檔案室，并建立了各項檔案管理制度和業務建設標準；能夠集中統一管理本單位、本部門的檔案，并按照規范標準，對當年形成的各門類檔案進行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環保局科技檔案管理尤為規范；市公安局和市總工會堅持開展檔案工作系統內檢查評比，做到了經?；鸵幏痘皇薪逃趾褪袡z察院系統通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進行監督和指導，市教育局還堅持每年一個專題，收效明顯。
（三）檔案保管條件得到進一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎條件得到進一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進行了改造；市交警支隊新建辦公樓時，專門建設了符合規范的檔案用房。市區兩級檢察院以此次檢查為契機，把檔案用房的配套建設納入重要工作計劃，狠抓組織落實，并且基本完成了各門類檔案目錄的計算機錄入，實現了微機檢索。市農業發展銀行大力推進檔案數字化進程，電子檔案管理初現成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。
（四）檔案利用服務收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎業務建設的同時，積極開展檔案利用工作，產生了良好的社會效益和經濟效益。
二、存在的問題
在這次檢查中，也發現了一些問題，主要表現在四個方面：
一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領導對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強，不少單位沒有按時上報自查材料。截止11月底，市直機關中按照要求上報自查材料的只有44家單位，占總數的69%。
二是個別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時歸檔的意識還不強；少數單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時，甚至幾年沒有照片歸檔的現象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊伍不夠穩定，對檔案工作的順利開展造成了影響。
三是檔案管理現代化工作普及面比較小。市直63個單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數的27%，直接影響了檔案管理現代化的進程。
四是個別行業主管機關沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負有的監督和指導職能，以致檔案工作出現一定程度的滑坡。
三、幾點要求
針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時加以整改。同時，為了進一步加強檔案工作，更好地服務于我市兩個文明建設，提出如下要求：
（一）要加速檔案管理現代化的進程。
檔案管理標準化、信息化是檔案信息資源開發利用的基礎。目前，檔案信息化建設已經成為檔案工作的新熱點。根據國家有關檔案工作的規定，今后各有關單位向檔案館移交檔案，必須同時報送符合《文書檔案文件級目錄數據庫結構與著錄細則》規定的電子目錄。這是對檔案室工作新的規范要求，也是建設數字檔案館、實現檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數字化建設，適當安排一些經費購置檔案管理軟件，切實提高檔案管理水平。
