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摘要：隨著我國社會日新月異的不斷進步，各大機關事業單位逐漸重視到養老保險的重要性。關于養老保險工作，其中最重要的就是檔案管理的相關事務。在當前的形勢下，如果養老保險檔案依舊按照傳統的管理模式，將無法滿足社會的發展需要。對此，機關事業單位應當汲取先進的科學化管理經驗，通過信息技術變革固有的養老保險檔案管理體系，健全有關管理制度，讓檔案管理工作更加規范化。本文通過探討信息化在機關事業養老保險檔案管理中的應用要點，為檔案工作制定有效的管理措施。
關鍵詞：信息化；機關事業；養老保險；檔案管理
自2015年以來，國務院就機關事業單位的養老保險工作下發了工作改革的規定，讓人們逐漸認識到養老保險的重要性。時至今日，事業單位中對于養老保險工作仍舊存在一些尚未解決的問題，首當其沖的就是檔案管理的相關事宜。如果事業單位不規范養老保險檔案管理的工作體系，或是忽略了管理制度的必要性，養老保險的檔案將難以得到良好的整理歸檔，許多工作人員的退休待遇、養老福利也不能準確地落實。因此，機關事業單位要積極引入信息技術，將檔案管理工作信息化，以有效提升養老保險檔案管理的工作效率。
1機關事業單位養老保險檔案非信息化管理模式的弊病
1.1保存困難
機關事業單位養老保險如果按照傳統形式的紙質管理，檔案的保存難度將逐漸提升：一是機關事業單位的發展規模將不斷擴大，錄用員工人數也將與日俱增。相對的，退休人員的比例也會有所增長。如果單純依靠紙張進行記錄，那么既會消耗許多人力資源，也會占用大量的房室空間；二是油墨、紙張等工具都是一筆不菲的支出，管理人員還要定期對數年前的檔案進行維護檢查，做好防潮、防蛀、防火等管理工作。由此可見，非信息化的養老保險檔案管理在保存工作上存在許多不便之處。
1.2修改困難
員工的個人能力并非一成不變，隨著學習、出差，機關事業單位員工的個人素養會不斷進步，那么檔案內容也要進行相應的變化。比如政府規定養老保險待遇中的基本養老金，與員工的技術等級直接掛鉤。因此，當員工技術能力通過考核得到提升，養老保險檔案內容也要進行對應的修改。而非信息化的紙質檔案管理，一般都是規定的文件框架格式，修改起來十分不易。如果重新填寫相關內容，則增加了許多不必要的工作量，這也是非信息化檔案管理急需變革的弊病之一。
1.3查詢困難
機關事業單位的員工并非只有養老保險這一種福利，還有社會保險、醫療保險等共計五險的待遇。所以，其他保險通常也需要借鑒養老保險的檔案內容，實現信息的鏈接。而非信息化下的紙質管理模式，帶來的是海量的資料內容，查詢起來十分不便。機關事業單位在為員工制定各種福利時，經常迫于無奈來重復記錄員工的信息，這都是由于無法建立起良好的查詢體系所造成的。此外，工作的變換往往也伴隨著檔案的交接，這都是機關事業單位不可避免的事務，也給養老保險檔案管理工作帶來了許多壓力。
2機關事業單位養老保險檔案實施信息化管理需要解決的問題
2.1技術落后
機關事業單位養老保險檔案管理質量的優劣，與信息技術的高低成正比關系。信息技術越先進、越完善，養老保險檔案管理工作才能更高效、更快捷。但大多數機關事業單位對于養老保險檔案信息化管理的職能建設，還存在許多未曾解決的問題，首當其沖的就是技術落后。比如電子檔案與電子文件的局限性，原本這種檔案與文件就存在期限或保管條件方面的限制。再加上紙質文件在掃描轉化的過程中，因為掃描儀性能落后，降低文件的轉化速度，從而全面拖累養老保險檔案管理的工作效率。
2.2領導對檔案的信息化管理不夠重視
許多機關事業單位無法有效落實養老保險檔案信息化管理的主要原因，是由于單位領導對這類工作的改革不夠重視。他們的精力大多集中在對外發展或其他事務的管理上，沒有正視到養老保險檔案信息化管理所帶來的積極作用。盡管有些機關事業單位對養老保險檔案管理工作開展信息化建設已經卓有成效，但因為領導層落后理念的拖累，認識不到檔案信息化管理對促進機關事業單位運營發展的重大意義。所以直接導致預算、政策、設備等硬件物資對檔案信息化改革的投入明顯不足，這也嚴重制約了檔案信息化管理的改革進程。
2.3數據信息備份存儲的方式單一
首先檔案工作的核心在于存儲與備份，現今機關事業單位加強信息化養老保險檔案管理的前提，是要加強存儲與備份的意識。其次要具備多種儲備數據資料的方法。但大多數機關事業單位存儲或備份檔案數據信息的方式比較單一，總體上以光盤刻錄為主。這種備份方法相對落后，不利于檔案數據信息的保存，電子文件的格式也很難得到統一，而刻錄光盤的質量以及保存期限也需要管理人員再三斟酌，謹慎選擇。
3機關事業單位養老保險檔案管理實現信息化的改革要點
3.1將紙質記錄準確的進行信息化錄入
許多機關事業單位并非在一開始就采用了信息化的檔案管理模式，它們通常在長期沿用紙質檔案管理模式以后，才逐漸轉變為信息化的管理體系。機關事業單位在施行信息化檔案管理時，要將以往的紙質記錄準確地信息化。如果涉及到了比較久遠的養老保險檔案，在信息系統中沒有相關的記錄，還需要對紙質檔案進行查詢，那么信息系統將體現不出良好的存在意義。因此，盡管將紙質記錄歸檔到信息系統的任務比較繁重，卻還是不可忽略的工作要點。
3.2凸顯信息管理系統的先進性
如果想充分體現養老保險檔案信息管理的便利，就要凸顯信息管理系統的先進性[1]：一是檔案的查詢工作要足夠快捷，通過簡單的關鍵字或模糊信息的查找，就能找尋出對應的員工信息；二是檔案信息可以實時進行修改，當員工的能力有所變動，信息內容也能及時得到相應的調整；三是檔案庫要具備良好的條理性，在年份、職務等條目下妥善保存。由此，不僅讓檔案信息內容賞心悅目，也進一步方便了信息查詢工作。
3.3注重檔案的安全性管理
在信息時代下，互聯網廣泛應用于各個機關事業單位。雖然提高了工作效率，也埋藏了許多未知的隱患。比如黑客、網絡病毒，都會對養老保險檔案管理工作帶來風險[2]。因此，事業單位養老保險信息化的檔案管理需要注重安全防護工作，不僅要為系統建立功能齊全的防火墻，監督檔案的安全，還要做好相應的數據備份。事業單位在進行查詢或檔案調集工作時，一定要通過系統的身份認證。存儲檔案信息的計算機，也要杜絕與外網的鏈接，只與內部完成共通。經過以上嚴謹的管理措施，才能保證檔案信息的安全性，有效避免信息泄露的問題。
4機關事業單位養老保險檔案管理實現信息化的改革措施
4.1提高信息化檔案管理的投入建設
機關事業單位如果想要實現養老保險檔案的信息化管理，就要大力投入資金建設。首先需要開展信息化的宣傳工作，提高單位員工的信息化應用管理認識[3]。同時可以舉辦信息知識競賽、學習考核等活動，幫助員工們盡快習慣檔案信息管理模式。其次是基礎設施的優化，包括計算機、存儲器、路由器、信息管理系統、安全防護系統等等，這些設備直接關系到養老保險檔案信息化管理的建立[4]。缺少這些必要的設備，檔案信息將難以完成傳輸、交接、共享等工作職能?？偠灾?，只有實現員工信息化意識與基礎設備的共同提高，才能為檔案信息化管理做好鋪墊。
4.2培養信息化的檔案管理人才
人才與設備都是養老保險檔案信息管理的硬實力，機關事業單位要積極培養信息化的檔案管理人才，保證充分的人才儲備，讓先進的信息管理設施得到用武之地[5]。人才的吸納主要可以通過兩個途徑：一是招聘，機關事業單位可以高薪聘用專業能力強的檔案信息管理人員，但還需要進一步考察聘用員工的可信程度；二是可以開展相應的培訓學習工作，對單位內忠誠度高的老員工普及檔案信息管理知識，提高他們熟練應用信息系統的能力，逐漸加強相應的業務素質。
4.3施行良好的責任落實
有關養老保險檔案數據的管理，機關事業單位可以施行責任落實規定。將經辦工作與檔案信息同步化，實現誰經辦誰負責的原則。同時，機關事業單位要制定良好的檔案信息化管理制度，對于一切信息資源的存儲、查詢、交接、歸檔以及電子文件的格式、內容都進行規范，讓每一名管理人員都嚴格按照技術規范與管理標準行事。同時制定適宜的獎罰制度，對表現優異或失當的員工進行相應的獎勵與處罰，以保障養老保險檔案信息化管理的順利開展。
4.4實現養老保險檔案信息化模式的規范管理
一切工作都需要在秩序化的管理制度下進行，機關事業單位的養老保險檔案管理事務也不例外。單位領導需要在養老保險檔案信息化的管理制度上進一步加以約束，增設監督部門，以督查信息化管理制度的施行情況，保障信息化管理模式的規范化改革建設。通過這種方式，可以充分提升養老保險檔案管理的工作效率。除此之外，關于檔案信息數據的收集與整理，也要嚴格制定條例，實現科學化的歸檔存儲。同時優化保管信息數據的環境，為養老保險檔案信息的安全防護工作打好基礎。
5結束語
隨著民眾保險意識的不斷增強，機關事業單位的養老保險事務需要大力優化檔案管理方面的工作。檔案管理部門要變革以往紙質統計存檔的形式，用信息技術引入管理系統，為養老保險檔案管理提供更多的服務便利。由于這些檔案直接關系到單位參保、個人繳費、領取養老金等各環節的全部過程，也與許多經辦機構的業務息息相關。因此，機關事業單位要結合信息技術，著力提升養老保險檔案的管理等級，才能有效保障員工的個人利益，契合我國有關養老保險待遇的法律條文，為國家發展與社會服務提供有力的幫助。
參考文獻：
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[3]杜曼麗.機關單位養老保險檔案管理的現狀分析與探索研究[J].辦公室業務，2017（15）：105.
[4]武曉強.機關事業單位養老保險檔案管理的問題分析[J].辦公室業務，2017（22）：113.
[5]關紹鵬.機關單位檔案管理信息化探討及研究[J].蘭臺世界，2018（S2）：76-77.
作者:李書光 單位:聊城市東昌府區人社局
