前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的機關后勤中心檔案管理的問題和策略，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
機關事務檔案是指機關在事務性活動中形成的，有查考、利用和保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。機關事務檔案是機關事務工作中不可缺少的基礎性工作，是機關優化職能職責、保持政務運行通暢、提升機關事務保障管理效能、保護單位和干部職工合法權益以及維護機關事務性工作發展真實歷史面貌的一項重要工作。
1存在的問題
經過我們的調研和梳理，當前的機關事務檔案管理工作主要存在以下三方面的問題：
1.1收集不完全
一是不少與機關事務工作相關的文件材料，如業務數據、網頁信息等存在應存檔、未存檔的現象。二是一些在機關事務性工作實施過程中形成的過程性信息資料，被排除在了檔案歸集范圍之外。三是與機關事務工作相關的音像檔案、實物檔案和基建檔案等內容數量多，其歸集整理的完整性、規范性被長期忽視。
1.2未實現集中統一管理
機關事務管理工作具有繁瑣性、重復性等特點。許多省級單位為方便工作，對機關事務檔案實行項目管理制，將經常需要使用的、工作過程中形成的文件材料保留在相關業務處室，未及時進行歸檔。這種分散的檔案管理方式，極易造成機關事務文件材料歸檔不及時、整理不規范的狀況。隨著人員調離、崗位職責變動，還存在檔案資料散失甚至泄密的安全隱患。
1.3利用效率不高
機關事務檔案具有內容繁雜、載體形式多樣、部分內容有保密要求、受眾人群范圍小等特點，其服務對象一般是本單位領導和內部相關業務處室，服務方式也比較單一。在機關事務檔案管理制度缺失的情況下，省級單位機關事務檔案在檢查、驗收、考核上嚴重缺位，檔案管理水平遠達不到標準化、規范化的要求，更談不上在信息技術方面的利用。歸集不及時、不全面，檢索不方便等原因，影響了機關事務檔案資料的利用率，不僅不能有效地為機關內部控制管理提供可靠的歷史依據，還影響了為機關事務工作發揮指導和參考作用。
2原因分析
2.1對機關事務工作的重要性認識不夠
由于行政機關重政務、輕事務工作的思想意識長期存在，許多機關公務人員甚至對機關事務工作的認識還僅僅停留在管干部職工吃喝拉撒的印象上。其實，機關事務工作旨在保障黨政機關的正常運行，是對復合性、系統性、平衡性要求都很高的服務管理工作。尤其是黨的十九大以來，實現“質量第一、效益優先”的工作局面，已經成為機關事務工作體現其政治性、保障性，追求高質量發展的必然選擇。對機關事務工作認識的滯后和偏差，客觀上削弱了機關事務檔案管理的思想意識，造成了機關事務檔案長期沒有得到應有的重視和地位。在實際工作中，機關事務檔案“以人代檔”“人走檔無”的現象長期普遍存在，不僅影響機關事務檔案管理的連續性和完整性，也談不上檔案分類管理、合理利用效能等問題，更不利于機關事務管理工作的經驗積累和傳承。
2.2機關事務工作未實現內部集中統管
按照《機關事務管理條例》的要求，機關事務工作應實現集中統一管理。集中統一管理的原則，應該包括機構的統一、資金規劃和使用的統一、資產所有權和使用的統一、服務的提供和標準的統一等。但在實際工作中，各省級單位內部由于各種歷史沿襲、職能職責劃分不明晰等原因，將機關事務管理工作交由內部處室和下屬單位聯合承擔，管理層級呈扁平化特點。多部門共同承擔機關事務工作的局面，容易因部門工作內容交叉、責任主體不明而造成機關事務檔案在形成與收集、整理與歸檔、保管與利用、統計與移交方面無法達成共識。
2.3專業的檔案人才匱乏
主要有兩種情況：一是專業能力不足。由于很多單位從事檔案管理的工作人員不了解和熟悉機關事務工作，對歸檔材料的真實性、完整性缺乏判斷力，容易造成機關事務檔案“差、錯、漏”的現象。二是專業人手不足。有些機關單位將下屬的獨立法人事業單位——機關后勤中心作為機關事務統管部門，相應的也將機關事務檔案交由機關后勤中心負責。由于機關后勤中心暫未完成事業單位分類改革，單位職能職責尚未經編制管理部門重新核定，因而由機關后勤中心統管機關事務工作存在“名不正、管不完”的情況。加之機關后勤中心多年來因編制凍結、人員只出不進，管理人員一崗多責的情況非常普遍。不僅長期缺乏專業的檔案管理人員，連兼職的檔案工作人員也不固定，甚至有時因人手緊張還有安排編外聘用工作人員參與檔案管理的情況。專業檔案人員的匱乏極大地影響了機關事務檔案的歸集質量和利用效率。
3改善對策分析
3.1提高機關事務檔案的管理意識
只有加強機關事務檔案管理重要性的宣傳教育，自上而下讓全體干部職工認識到機關事務檔案對單位和個人開展工作的便利性，才能讓從事機關事務工作的人員自覺成為檔案收集員，從收集檔案這個檔案管理的起始環節開始，讓更多的人自覺、主動地參與到機關事務檔案的收集、整理工作中來，從而形成全面、可靠的具有參考和指導價值的機關事務檔案信息資源，為機關事務檔案管理工作奠定堅實的物質基礎。
3.2健全機關事務檔案管理體系和制度
檔案管理是一項系統工程，沒有科學、規范的管理體系和制度，機關事務檔案管理工作的全面、有序開展將得不到保證。省級單位結合自身實際和發展需要，要建立相應的管理制度，落實歸檔責任。在制度建設上應明確機關事務檔案包括的收集內容、載體形式、歸集流程、管理利用原則以及獎懲辦法等內容。省級單位對內部的機關事務檔案歸口管理部門應進行明確，歸口管理部門不僅要接受上級機關事務管理和檔案管理單位的業務指導和監督，還要統籌協調好單位內部從事機關事務相關工作的處室和部門，做好他們檔案管理業務上的指導和監督工作，從而形成上級單位、統管部門、立檔部門和所有參與其中的檔案收集員四級參與、齊抓共管的管理局面。
3.3推進機關事務檔案信息化建設
一是從“硬件”入手，為機關事務檔案信息化建設提供物質保證。包括建設或配備能夠滿足庫房現代化管理的檔案場所；配備適應機關事務檔案數字化、電子文件及電子檔案管理需求的專業設備等。二是從“軟件”入手，為機關事務檔案工作提供支持和保障。在配備專業的檔案管理軟件的基礎上，還要充分利用各種機關事務信息化管理系統和平臺，重視業務數據、網頁信息等的收集、存儲和利用。三是通過提高信息化建設水平，拓寬機關事務檔案的服務對象和利用效率。由于機關事務工作在機關單位存在共性特征，在做好分類管理和保密措施的情況下，機關事務檔案除了對內服務外，也可為上級和同級黨委、政府以及紀檢監察部門的監管工作提供服務。在集中統一管理的指導思想下，通過推進信息化建設，可整合機關事務工作檔案資源，加強對檔案信息的管理和利用，還可以推進機關事務檔案朝著規范化、標準化、現代化的方向前進。
3.4提高檔案管理人員的專業素質
省級單位不僅要注意從信息檢索、計算機應用或者檔案管理等專業領域吸收人才來專門從事機關事務檔案工作，還要重視對現有兼職工作人員專業技能和素質的提升，定期組織他們參加檔案管理的業務培訓，與時俱進、熟練掌握檔案管理的專業技能知識。有些機關事務檔案資料還涉及干部職工的個人隱私，這決定了從事相關工作的人員不僅要熟悉機關事務管理方方面面的具體工作、還要有堅持原則、嚴守秘密、愛崗敬業、勇于擔當這些優良、過硬的政治素質，始終保有從事檔案管理工作的高度事業心和責任感。
作者：謝荔 周云睿 單位：四川省林業和草原局機關后勤服務中心 四川省農業科學院生物技術核技術研究所
