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機關檔案管理辦法范文1
婚姻登記檔案是婚姻登記工作成果的直接體現，沒有婚姻登記工作便沒有婚姻登記檔案。雖然婚姻登記檔案的形成需要婚姻登記機關與婚姻登記當事人共同參與，但從根本上說，婚姻登記當事人的參與是履行法律法規規定的義務，并進而享受與義務相等的權利。因此，婚姻登記檔案的形成主體是婚姻登記機關，而不是婚姻登記當事人；婚姻登記檔案不是個人所有的檔案，而是國家所有的檔案，是國家檔案的一個組成部分。
一、加強婚姻登記檔案管理工作的指導思想
民政部門必須以科學發展觀為指導，堅持依法登記，依法行政，依法管理檔案，這是必須遵循的基本原則。
(一)明確婚姻登記檔案工作管理體制和工作職責，加強婚姻登記檔案的管理
民政部門作為婚姻登記主管部門，應當履行婚姻登記檔案工作職責。但過去由于沒有這方面的具體規定，就全國來說，婚姻登記檔案工作處于一種自發狀態，無法進行有效的管理。制定本《辦法》，就是要明確婚姻登記檔案工作由誰主管，由誰指導，各相關部門應承擔什么工作職責。體制和職責明確了，才能通過監督檢查，切實加強對婚姻登記檔案的管理。
(二)明確婚姻登記檔案的管理方法，實現婚姻登記檔案的規范化管理
婚姻登記檔案在來源、內容、形式等方面與文書檔案有很大的不同，不能完全套用文書檔案的管理模式，必須結合其自身特點，并遵循檔案工作的有關規定，在歸檔范圍、整理方法、保管期限和提供利用等方面作出具體的規定，才能使各地婚姻登記機關按圖索驥，形成統一規范的管理模式。這樣，既便于今后的檢查指導，也有利于建立統一的婚姻登記檔案管理制度。
(三)嚴格遵循上位法，緊密結合工作實際，使檔案管理具有可操作性
在我國的法律體系中，部門規章從屬于法律、法規。因此，《婚姻登記檔案管理辦法》必須根據有關的法律、法規即上位法來制定，其具體規定應當符合上位法的規定或者規定的原則，不得出現不一致或抵觸的情況。同時也要從工作實際出發，吸收工作中成功的經驗，轉化為具體的規定，使本《婚姻登記檔案管理辦法》更具有可操作性。
二、加強婚姻登記檔案管理要有明確的目的
樹立科學的管理思想，確定管理的目的，才能實現正確的目標。
(一)規范婚姻登記檔案管理
婚姻登記檔案數量比較大，而且形成于不同級別、眾多的婚姻登記機關，如果沒有統一的管理辦法，婚姻登記人員和檔案管理人員在工作中就無章可循，婚姻登記檔案工作就無法正常開展?！痘橐龅怯洐n案管理辦法》作為《婚姻登記條例》的配套規定，對于完善婚姻登記制度具有重要作用。該《婚姻登記檔案管理辦法》共18條，確定了婚姻登記檔案的定義、婚姻登記檔案工作的管理原則和體制；明確了婚姻登記機關的檔案工作職責；規定了婚姻登記材料的歸檔范圍和歸檔要求、婚姻登記檔案的分類和整理方法以及保管期限：規范了婚姻登記檔案的移交、利用和鑒定銷毀工作。此外還針對婚姻登記檔案的特點，設計了6個格式文件，作為辦法的附件，以統一婚姻登記檔案的整理模式?！痘橐龅怯洐n案管理辦法》的貫徹實施，必將使我國的婚姻登記檔案工作步入科學化、規范化的軌道。
(二)維護婚姻當事人的合法權益
依法締結或者解除婚姻關系，是保護婚姻當事人合法權益的必要條件?；橐鲫P系是否依法締結或解除，一是以婚姻證件為憑，二是以婚姻登記檔案為證。婚姻登記檔案是婚姻登記機關在辦理婚姻登記過程中形成的原始記錄，是婚姻當事人婚姻關系的真憑實證，又保存在婚姻登記部門或檔案部門，具有絕對的真實性和合法性。所以，從工作實踐來看，婚姻登記檔案對于維護婚姻當事人合法權益的作用更為突出，主要是體現在以下三個方面：一是保證歸檔的婚姻登記材料齊全完整；二是保證婚姻登記檔案的安全保管；三是保證婚姻當事人的查詢利用，并保證其婚姻登記信息不被非法利用。
三、加強婚姻登記檔案管理的科學依據
婚姻登記是結婚和離婚這種民事行為在法律上的體現，是促進婚姻家庭和社會和諧發展的法律保證。因此，進一步加強和完善婚姻登記檔案工作是時展的要求，是依法行政的要求，也是人民群眾維護自身權益的要求。
（一）依據《中華人民共和國檔案法》。
《檔案法》是國家關于檔案工作的根本大法，婚姻登記檔案工作的原則、要求、方法等規定都不能違背它。由民政部和國家檔案局共同制定本《婚姻登記檔案管理辦法》，是根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》第四條的規定：“國務院各部門經國家檔案局同意，各省、自治區、直轄市人民政府各部門經本級人民政府檔案行政管理部門同意，可以制定本系統專業檔案的具體管理制度和辦法?！?/p>
（二）依據《婚姻登記條例》。
《婚姻登記條例》是規范我國婚姻登記工作的行政法規，其有關規定是形成婚姻登記檔案的重要保證，必然要體現在本《婚姻登記檔案管理辦法》中?！痘橐龅怯洍l例》第十五條也規定：“婚姻登記檔案應當長期保管。具體管理辦法由國務院民政部門會同國家檔案管理部門規定?！?/p>
（三）2003年9月24日民政部制定的《婚姻登記工作暫行規范》(民發[2003]127號)，既是對《婚姻登記條例》的細化，也是對婚姻登記程序和內容的規定，特別是其中的制式文件，更是婚姻登記檔案的主要來源。因此，本《婚姻登記檔案管理辦法》中的一些專用名詞和程序規定，也參考或借用了《婚姻登記工作暫行規范》中的內容。
四、堅持婚姻登記檔案管理的基本原則
《中華人民共和國檔案法》第五條規定：“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用?！苯y一領導、分級管理表現在三個方面：
(一)檔案行政管理部門的統一領導和分級管理
《中華人民共和國檔案法》第六條規定：“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業，對全國的檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導?？h級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導?！边@就是說，國家檔案局對全國檔案工作實行全面規劃和統籌安排，制定統一的檔案法規和業務標準，提出統一的方針政策，實行統一的監督和指導。省、地(市)、縣檔案局可按照國家有關檔案工作統一的規定和要求，結合本地區情況，制定本地區的檔案工作規劃、制度和辦法，監督和指導本地區檔案工作。
(二)各系統專業檔案工作的統一領導和分級管理
國務院各部門和省、自治區、直轄市人民政府各部門，主管著全國或全省、自治區、直轄市的一個部門的工作，與其下屬各單位和組織形成一個系統，每一個系統的檔案工作都有其特殊性，每一個專業的檔案也有自身的特點。因此，各級檔案行政管理部門既要對各個系統、專業檔案工作進行宏觀上的監督與指導，同時也要通過各專業主管部門來制定一些具體的管理制度和辦法，并通過各專業主管部門的檔案機構加強對系統專業檔案工作的監督和指導。1991年5月30日國家檔案局的《關于中央、國家機關檔案機構主要職責與業務管理權限的意見》中明確規定：“中央、國家機關的檔案工作，在國家檔案行政管理部門‘統籌規劃，組織協調，監督和指導’下進行”，“某些行業管理較強或專業檔案特殊的中央、國家機關檔案機構，經國家檔案行政管理部門審定同意，制定本系統、本行業、本專業或某些專業檔案的管理辦法、規章，以及檔案業務標準和技術規范等文件”，“中央、國家機關檔案機構對本系統、本行業、本專業的檔案工作進行監督指導時，應注意與各級人民政府的檔案行政管理部門配合、協調一致”。這說明，行業主管部門和國家檔案行政管理部門共同對專業檔案工作實行統一領導和分級管理，行業主管部門承擔具體的領導與管理職責。
(三)鄉(鎮)人民政府的檔案工作
機關檔案管理辦法范文2
一是完善了會計檔案的定義和范圍；
二是明確了會計電子檔案管理要求；
三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求；
四是進一步完善了會計檔案的鑒定銷毀程序；
五是明確了會計檔案出境的管理要求；
六是對會計檔案向單位檔案管理機構移交的時間做了更加靈活的規定；
七是對定期保管會計檔案保管期限作了調整，延長了憑證、賬簿和輔會計資料的保管期限。
下面對電子會計檔案的定義和范圍、電子會計檔案管理要求、會計檔案可僅以電子形式歸檔保存的管理要求、會計檔案的鑒定要求和銷毀程序5個方面的修訂進行說明。
提出電子會計檔案概念
新《辦法》第三條明確“通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的會計檔案”是電子會計檔案。本概念既參照了《電子檔案管理基本術語》（DA/T58-2014）中的電子檔案的概念，又不同于下定義，而是以范圍界定的方式確定了什么是電子會計檔案。在這個表述中，特別強調了電子會計檔案的原生性，即是通過計算機等設備形成的，以區別于將紙質會計檔案掃描形成的數字化副本。
提出會計電子n案管理要求
與原《辦法》相比，新《辦法》此次修訂最主要的內容就是電子會計檔案管理的要求，主要修訂要點如下：
一是明確了“單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案”，這與原《辦法》中“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案”的要求是截然不同，不用報備即可利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。
二是對電子會計檔案移交與接收提出了要求。要求電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定；特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。
電子會計檔案接收分為單位內部會計部門向檔案部門移交的接收和單位之間的移交接收。對于前者，要求“單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收”；對后者，要求“檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全”。
三是要求電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。
修訂會計檔案可僅以電子形式歸檔保存的管理要求
為確保電子會計檔案的真實、完整、可用、安全，對于電子會計資料僅以電子形式歸檔保存的方式，新《辦法》提出了如下要求：
一是形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；
二是使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；
三是使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系；
四是采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；
五是建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；
六是形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案；
七是電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名。
以上要求中：第一、七項規定是確保電子會計檔案的真實，第二、三、六項是確保電子會計檔案的準確、完整、可用，第四、五項規定是確保電子會計檔案的安全。單位內部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至六項規定；單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至七項規定。
修訂會計檔案定期鑒定程序
定期鑒定是檔案工作的一個重要環節，它是優化檔案資源，去除無利用檔案，確定檔案存銷的又一次鑒選。會計檔案也不例外。一般來說，各單位應對保管期滿的會計檔案進行鑒定，并根據鑒定結果采取相應的處置。原《辦法》規定了會計檔案銷毀的具體程序，要求“單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”，但未明確銷毀前的鑒定工作和有關責任，這在一定程度上將銷毀的最主要責任歸于單位負責人，致使大多數單位不敢銷毀會計檔案，那怕已到保管期限。大量已失去保存價值的會計檔案占據了儲存空間，造成了資源浪費。
根據新《辦法》要求，單位不僅“應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書“，而且“會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行”。參加人員至少應包括會計機構、審計機構、紀檢監察人員，必要時還應法律部門參加?！敖涜b定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀?！?/p>
由于各單位每年都會產生會計檔案，每年都有會計檔案保管期限到期，是否需要每年進行鑒定呢？ 這完全取決于企業的實際情況。如果每年到期檔案量不大且庫房空間充足，可幾年鑒定一次，如果每年到期會計檔案量比較大，且庫房空間有限，可每年開展一次鑒定工作。
會計檔案定期鑒定時為什么要會計機構、審計機構、紀檢監察人員參與呢？因為檔案部門不一定能全部掌握本單位哪些會計涉及未結清的債權債務和未了事項，這些只有會計機構、審計機構、紀檢監察機構人員共同參與才能全部掌握。設有法律部門的單位，還應請法律部門人員也參與會計檔案的定期鑒定工作。這都是避免將涉及未結清的債權債務和未了事項的會計檔案被銷毀的有效措施，是保護單位的合法權益和經濟利益的需求。
具體鑒定時，可先由檔案部門會同會計部門通過逐卷、逐份檔案閱讀的方法，提出初步的鑒定結論。鑒定時應考慮本辦法第十九條的要求。鑒定結論可以是銷毀或繼續保存期限。初步鑒定結論提出后，形成初步鑒定意見，然后召開鑒定小組或委員會會議，對初步鑒定意見進行討論審定，形成正式鑒定意見書。經鑒定可以銷毀的會計檔案，編制銷毀清冊。
修訂會計檔案銷毀程序
由于會計檔案包含較多的敏感信息，因此，會計檔案銷毀工作重點防止會計檔案信息外泄，因此新《辦法》首先要求對可以銷毀會計檔案，“單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容”。
為了防止錯誤銷毀會計檔案，新《辦法》還設置了銷毀前再次確認程序，要求“單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”。
監銷是保證銷毀工作按照規定程序和要求進行的一項制度安排。原《辦法》規定，“銷毀會計檔案時，應當由單位檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷”。
會計檔案銷毀屬于單位的內部管理事務，國家機關銷毀會計檔案再由財政部門、審計部門派員監銷，既增加了行政管理成本，也難以真正發揮監督作用。為此，新《辦法》刪除了財政部門、審計部門派員監銷的規定，同時進一步明確了單位內部組織監銷的有關要求，即“單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。”
新《辦法》還規定，“電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。”
機關檔案管理辦法范文3
從長遠看，檔案信息化是管理現代化的必然要求，所謂檔案電子化，就是用微機對檔案文獻進行篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件具有以下特點：
1.1工作效率的大幅提高，計算機強大的信息處理能力是檔案電子化的最大優點。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、存儲、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。電子檔案能為檔案部門提高工作效率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備得到物盡其用；縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻；檔案信息電子化，還可實現一次投入，多次產出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務范圍。
1.2存儲量大。信息得到充分交流和共享，運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單位途徑管理發展到體系管理，電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；并且計算機的存儲量大，這樣一個檔案館幾十年、甚至上百年的全部館藏信息，就可通過數字化的手段存儲在電腦里，任何個人和機構都能很方便地進行查閱。隨著計算機和網絡技術的發展，可與其他信息系統建立互聯，提供信息橫向與縱向的共享，從而提高檔案利用工作的質量和效率，保證很高的查全率和查準率。
1.3電子文件的保存更加穩定，電子文件的保存載體如VCD、DVD、U盤、移動硬盤等，這些載體的普遍特點為存、讀方便快捷，易于傳遞，存儲時間長。受外部環境影響小，不易損壞，具有較高的穩定性。
1.4文件的傳遞更加快速和安全，傳統的紙質檔案文件的傳遞是靠郵政系統傳送，時間受距離長短的限制，文件容易造成延誤和遺失?，F在應用計算機網絡技術，直接通過網絡進行傳遞，實時收發，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
2如何加強檔案管理信息電子化
2.1加強投入，做好基礎工作。一直以來檔案信息數字化步伐進展緩慢。把館藏的紙質檔案變為數字化的檔案是當前所有檔案信息化建設的一項基礎工作。大家知道，對工作中直接生成的電子文件全文數據庫的接收和管理比較容易，但是如果把幾十年形成的全部的紙質檔案進行數字化，使其成為光盤、磁盤存儲的信息，建立起一套檔案全文數據庫，就是一件非常困難的事情了，需要大量的人力物力。目前，在這方面工作進展緩慢，投入不夠。
2.2提高技術支撐。技術是檔案信息化建設的生命，沒有過硬的技術支撐，檔案信息化形同空話。首先，從硬件建設和投入上下功夫，要配備質量可靠、性能優良的硬件設備并添置相應的配套設備，不斷改善硬件環境，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設計開發出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設與辦公自動化系統融會貫通。其三，要采取有效措施保證軟/硬件安全運行。
2.3加強人才建設。檔案信息化建設的最終落實都要靠人來執行，作為信息化社會的檔案工作者必須具備一定的計算機和電子文件管理知識。這就要求檔案管理人員不斷更新觀念，學習新知識、掌握新技能，樹立為社會和公眾服務的意識。要從“自學為主，培訓為輔”模式逐步轉變為可持續終身教育機制，在檔案人員間建立學習激勵機制，保證檔案人員的素質隨經濟發展和社會進步而不斷提高。加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，學習交流兄弟單位利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。
2.4解決好電子文件的保存問題。電子文件保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求較高。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的讀出是無接觸式的，不存在磨損。把電子文件記錄在介質層上，被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止損失。
2.5完善安全制度，加強文件的保密性。電子文件失去了固定的形式，內容易于變化，使得電子文件的保密性變弱。電子文件易于修改，并且修改后不留任何痕跡，雖然已經有一些技術手段可以防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪修改，但其內容發生變化的可能性總比紙質文件要大得多，把握其內容的原貌較為困難。電子文件不再具有特定的字跡，無法從字跡上分辨其原始性，人們可以根據需要以不同的字體字號輸入輸出文檔，并且不能為每一份電子文件蓋印或簽名，也就無法借助字跡和簽章等來判斷一份電子文件是否為原件。這些都對電子文件的安全性提出了新的課題，并且隨著網路技術的發展，網絡竊密技術也在不斷完善，進入網路中的任何文件都難以做到絕對保密。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統的威脅。采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性?？梢允剐畔⑾到y內/外網隔離，在內部信息化網路和外網之間，設置物理隔離。采用路由器過濾被屏蔽的IP地址、身份證防火墻、數據備份等安全防護措施來保障電子文件的安全性。
機關檔案管理辦法范文4
關鍵詞：計劃生育檔案管理 檔案信息 檔案管理工作制度
1 計劃生育檔案管理現狀及存在的問題
1.1 計劃生育檔案管理的重視程度不夠。計劃生育檔案工作者很多都是非專業人士，對計劃生育檔案管理工作的認識度不高，在計劃生育檔案管理工作辦事程序上出現了疏忽，在處理離崗或調動工作時，檔案的移交、審查、清理、簽字等程序問題處理不當，導致檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。
1.2 計劃生育檔案管理制度不完善，工作效率低。根據調查，計劃生育檔案管理工作中對于納入檔案管理的內容缺乏統一管理標準，造成檔案信息不完整，材料缺失等問題。當需要調出檔案相關信息時，往往因為某些內容沒有納入檔案管理中，給計劃生育檔案管理工作造成阻礙。
1.3 計劃生育檔案管理內容的真實性和重要性不到位。由于對計劃生育檔案管理工作不夠重視，在對檔案內容的收集管理上，沒有確定材料的真實性，很多檔案材料的信息都沒有在很大程度上反映個人的真實情況。
1.4 計劃生育檔案管理工作人員的水平不高?，F在從事計劃生育檔案管理的工作者大多沒受過專業培訓，而且同時身兼數職，檔案管理工作只是他們所有工作中的一部分，他們對檔案管理工作的了解程度不高，處理檔案管理工作問題不夠專業。
1.5 計劃生育檔案管理設施不齊全。計劃生育檔案存放方式一般還在延續傳統的庫房方式存放，眾多的檔案文件收藏在鐵皮柜里，既占空間又耗費人財物力。在查找檔案信息的時候，使工作效率事倍功半。
1.6 計劃生育檔案現代化管理水平不高。在計算機及網絡技術不斷發展的今天，計劃生育檔案管理工作大多還是依靠手工來管理，沒有引進先進的管理技術來管理檔案，雖然一些辦公室計算機設施配備齊全，但是沒有有效利用計算機和網絡資源來管理檔案。
2 促進計劃生育檔案管理工作建設的幾點建議
2.1 提高計劃生育檔案管理工作者對檔案材料重要性的認識。強化領導者對檔案管理工作的重視，做好檔案管理工作重要性的宣傳工作，比如不定期地制作介紹計劃生育檔案管理工作重要性的宣傳頁，發到各工作者手中，并制造工作和學習機會讓檔案管理工作者參與到材料形成檔案的整個過程中，讓檔案工作者對檔案工作有更深入、更全面的了解。
2.2 建立健全規范的計劃生育檔案管理工作制度。這種制度要建立在適合計劃生育檔案管理工作需要前提下，制度規范全面但是要符合計劃生育檔案管理工作的特點，不僅工作人員方便執行，而且還具有相當的權威性。
2.3 維護計劃生育檔案信息的真實性。不論什么情況下都要認真核實，不得肆意篡改信息和材料的真實性，并且要增強計劃生育檔案管理工作者對檔案材料信息的鑒別水平，提高自身對材料真實性的判斷力。
2.4 提高計劃生育檔案管理工作者的專業素養。定期對檔案管理工作者進行專業培訓，將不斷更新的檔案管理工作方式方法傳輸到每一位檔案管理工作者，提高檔案管理者的專業技能和處理問題的能力。
2.5 完善計劃生育檔案管理硬件設備。在計算機和網絡的快速發展中，檔案管理工作中最不可缺失的就是電腦，要提高計劃生育檔案管理工作的效率，使其事半功倍，最主要的就是配備電腦，并購買相應的檔案管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統。
2.6 提高計劃生育檔案管理工作的現代化管理水平。要提高檔案管理水平，首先引進新設備和新技術，并做好定期設備和系統維護。其次要對工作者進行檔案管理信息知識的培訓，好的軟硬件設施需要好的專業人才配合使用，這樣才會合理利用資源，做到事半功倍的效果。
計劃生育檔案管理工作者要積極應對檔案管理工作中存在的問題和現狀，認清形勢，轉變觀念，開拓創新，勇于實踐，不斷加強自身建設，努力學習專業知識和技能，提高專業素養，配合有效的管理制度模式，重視計劃生育檔案管理工作，集所有優勢向檔案管理工作邁一大步。
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機關檔案管理辦法范文5
關鍵詞：高職院校；《高等學校檔案管理辦法》；對策
為規范高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，教育部和國家檔案局共同制定了《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），并以教育部第27號令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行?！掇k法》是新時期新階段促進高等教育又好又快發展的一項重要舉措，是指導新時期新階段高校檔案工作科學發展的法規性文獻，對于加快推進現代大學管理制度建設，深化高校檔案工作管理內涵建設，提高檔案服務高等教育與經濟社會發展的能力和水平，具有十分重要的意義。
一、高職院校在實施《高等學校檔案管理辦法》過程中存在的問題
根據《辦法》的精神和要求，2008年12月江蘇省教育廳、江蘇省檔案局聯合印發了《關于認真貫徹實施高等學校檔案管理辦法的意見》，目前全省高校中已掀起了一股貫徹實施《辦法》的。雖然同為高等學校，但與普通高校相比，高職院校在學校的歷史沿革、辦學方向、辦學性質和學校規模等方面都具有一定的特殊性，因此在貫徹實施《辦法》過程中，高職院校應當從自身的實際出發，有效地將《辦法》的精神和要求落到實處。通過幾年的實踐，筆者初步感到高職院校在貫徹實施《辦法》過程中，主要存在以下三個方面的問題。
（一）檔案機構的設置問題
關于高校檔案機構的設置、性質及其職責，《辦法》都作了具體的規定。其中對于檔案機構的設置規定了兩種形式，即檔案館和綜合檔案室。而且要求只要具備建校歷史在50年以上、全日制在校生規模在1萬人以上、或者已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上三個條件中的任何一項，就應當設立檔案館。未設立檔案館的高校應當設立綜合檔案室。從目前高職院校的實際情況來看，大多數院校都基本具備上述三項條件，理應按照《辦法》的規定設立檔案館或綜合檔案館。但一般高職院校都如同筆者所在的南京交通職業技術學院一樣，均是由中專學校升格成為高等學校的，所以在規格上比普通高校要略低一些，這就決定了高職院校在教學機構、行政管理機構的設置上都與普通高校都有所差別。尤其在設置專門的檔案管理機構上，往往沒有得到應有的重視，限制了檔案工作人員工作創造性的發揮。檔案工作由于其工作性質的緣故，在短期內工作的好壞對學校大局影響不會很大，因此其重要性容易被忽視。正是由于這些原因的存在，在貫徹落實《辦法》中關于檔案機構的設置問題上沒能很好的得到解決。
（二）檔案人員的配備問題
關于高校檔案機構負責人的配備及應具備的條件、專職檔案工作人員編制及職數等，《辦法》也作了具體的規定。其中對檔案機構負責人的條件也有具體要求，應當具備熱心檔案事業，具有高級以上專業技術職務任職經歷；有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神；年富力強，身體健康等條件。這為高等學校檔案干部隊伍建設提供了強有力的依據，非常有利于高等學校檔案干部隊伍的建設。
檔案管理人員專業水平的高低，直接影響檔案事業的發展。高職院校檔案工作者中大多畢業于非檔案專業，有些人根本沒有經過專業培訓，缺乏檔案的基本理論，也缺乏檔案管理工作的實踐，只能起到簡單的保管作用，不能真正做到檔案管理的科學化、規范化。
對于普通高校來說，選拔任用具有高級以上專業技術職務任職經歷的人員擔任檔案機構負責人，可以說絲毫不成問題。但是對于高職院校來說，其教學、管理人員數量規模和結構層次都相對局限，具備高級以上專業技術職務任職經歷的人員本來就有限，所以要求檔案機構負責人也具有高級以上專業技術職務任職經歷，就顯得比較苛刻，一般高職院校都難以企求。
（三）歸檔門類的確定問題
《辦法》對高等學校文件材料的歸檔范圍作了明確規定，包括黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類等若干門類，這是從全國高等學校的整體考慮而確定的，具有高度的概括性、普遍的針對性和廣泛的適用性，廣泛適用于各類高等院校。高職院校主要從事高級技能教育，培養能獨立處理工藝技術中的“疑難雜癥”，能手腦并用有較高心智，具有一定的專業技術理論視野的應用型高級技能人才，它的主要任務是對學生進行技能教育，很少承擔科研任務、開展產學研合作和外事往來。但目前高職院校還未能從實際出發，更為科學合理地確定歸檔門類。
同時《辦法》還指出高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。目前高職院校在進行歸檔相關文件材料時，沒有形成切實有效的歸檔制度。檔案管理上還存在一定的問題，對文件材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄等工作還沒有形成制度性管理。
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（四）檔案學術研究缺失問題
《辦法》進一步加強了檔案工作的學術性要求，指出要將“編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源”列入了高校檔案機構的管理職責，同時指出“有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課”。從目前高職院校檔案工作的學術研究來看，對檔案工作深入研究的力度不夠。大多數高職院校只是簡單的把相關檔案材料歸檔整理，沒有很好的對檔案資料和管理進行研究，沒有進行相應的編研以及出版相應的檔案史料。在沒有系統的對檔案工作進行學術研究的基礎上，對于在《辦法》中提及的開設有關的檔案管理的選修課更是難以實施。
二、解決《高等學校檔案管理辦法》實施過程中存在問題的路徑分析
（一）成立綜合檔案室來為學院保存和利用檔案提供服務
高職院校檔案機構作為學校行政管理機構的組成部分之一，理所當然在規格上也比一般的普通高校的檔案機構要略微簡約一些。有鑒于此，筆者所在的學院并沒有設置檔案館，而是設置綜合檔案室，隸屬于院長辦公室領導。同時明確規定，綜合檔案室作為學院保存和提供利用檔案的專門機構，全面履行《辦法》規定的高校檔案機構應履行的九個方面管理職責。從運行狀況和實際效果來看，采用綜合檔案室這一機構形式，更加適用于高職院校，完全能夠保證各項工作的有效開展。
因此，各高職院校結合自身情況設置相應的檔案管理機構，充分發揮檔案工作在高校中的作用。
（二）選配高素質的檔案管理人員，增強檔案開發技術力量
穩定專兼職檔案人員、提高其整體素質是做好檔案工作的基礎。檔案事業發展的關鍵在人，在檔案管理過程中，人始終是最重要的，檔案管理水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。只有選配高素質的檔案管理人員，才能增強檔案開發的技術力量。
筆者所在學院現共有教學、管理人員560余人，其中具有高級以上專業技術職務任職經歷的不足80人，僅占總數的1.4%，而且他們都在教學第一線。隨著招生規模逐年擴大，他們都擔負著繁重的教學任務。因此要從教學第一線抽調本來有限的高級人才到檔案機構工作，顯然有些不太現實。為此南京交通職業技術學院堅持從實際出發，選用一名具有館員任職經歷的同志擔任綜合檔案室負責人，由于該同志十多年來一直從事本院檔案工作，具有較好的政治素養和較高的檔案管理業務水平，完全適應工作需要，勝任綜合檔案室負責人這一職位。同時學院各系部均明確兼職檔案員，負責做好各自所在系部文件材料的歸檔和移交。在選配兼職檔案員時既考慮了人員素質，又考慮其業務水平。學院鼓勵專兼職檔案人員學習新技術、新知識和參加業務培訓。各種培訓注重針對性和實用性，重點加強電子文件、電子檔案管理新技術以及計算機網絡知識的培訓，提高其業務素質和實際工作能力。不斷提高學院檔案管理人員素質和穩定檔案管理人員隊伍。
（三）準確進行歸檔分類，促進檔案管理工作的科學化與規范化
由于高校各項活動的特殊性，其檔案具有多樣性、客觀規律性、周期性等特點。因此應針對其各種特點進行科學化和規范化管理。從而提高檔案管理工作效率以及有效利用檔案。
筆者所在學院在確定歸檔門類時，對《辦法》規定的相關門類作了一些調整，省略了產品生產類，并將外事類歸入行政類、科研類歸入教學類。同時突出記錄學院主要職能活動和歷史面貌的黨群類和行政類、涉及民生的人事類和學生類、體現學院學生培養水平的教學類，使得學院文件材料的歸檔范圍科學合理，更加符合高職院校的實際。
（四）加強檔案工作學術研究，推進檔案管理工作的蓬勃發展
檔案管理的工作不僅在于各種文檔的歸檔整理，還要求對檔案工作進行一定量的學術研究。只有豐富檔案管理工作的研究，才能更好的對檔案科學有效的管理與利用。
筆者所在學院，領導高度重視檔案管理工作。學院積極組織專兼職檔案管理人員參加相應的學術交流活動，提升其業務水平以及加深對檔案管理工作的認識。學院出臺各項政策鼓勵檔案工作人員申報研究課題，以提升檔案管理工作的科學水平和檔案管理人員的自身素質。檔案管理人員應充分發揮高職院校的研究平臺，加強檔案管理工作的學術研究，進一步推進檔案工作的蓬勃發展。
三、小結
在貫徹實施《辦法》的過程中，高職院校要秉承實事求是，一切從實際出發的原則，采取切實可行的措施和辦法。從硬件與軟件兩個方面來加強高職院校檔案管理工作，發揮檔案工作在高校中的作用。由于實踐比較有限，筆者將不斷摸索，繼續深化對貫徹實施《辦法》的認識，逐步解決出現的新情況、新問題，把規范的精神和要求與學院的實際緊密結合起來，更好地推動學院檔案工作的科學發展，為創建全國示范高職院校作出應有貢獻。
參考文獻
[1]高等學校檔案管理辦法.中華人民共和國教育部令第27號，2008年9月1日實行.
[2]張明香.檔案管理現代化進程中存在的問題及對策[J].辦公室業務，2009，(8).
機關檔案管理辦法范文6
一、健全組織機構
為切實加強對檔案工作管理，將檔案工作列入了2014年重點工作，成立了由局長任組長、分管領導任副組長的領導小組，配備熟悉業務工作的兼職管理人員，及時解決了檔案工作的困難和問題。組織學習《檔案法》，國家檔案局8號令、9號令。通過多種形式的宣傳學習，提高了廣大職工的檔案意識，建立了一支由股、所組成的檔案管理網絡隊伍，營造了一個重視檔案管理工作的良好氛圍。
二、強化制度管理
根據《檔案法》及《實施辦法》等相關規定，認真貫徹執行檔案管理的法律法規和規章制度，建立健全了檔案管理的各項規章制度。包括收集、整理、保管、鑒定（含銷毀鑒定）、統計、利用及歸檔范圍、檔案保管期限表、分類方案及各種專門檔案、電子文檔管理的制度和辦法，按規定進行了上墻。
三、強化基礎設施
自移民搬遷后，局領導非常重視檔案管理工作，按要求建立了專門檔案庫房，購置了檔案柜，安裝了防盜設備，空調設備、有防火、防光、防蟲、防有害氣體的消毒殺蟲設備和藥物，做到了檔案員辦公室、檔案查閱室和檔案室“三分開”，庫房內存放檔案裝具樣式、規格及質量符合國家標準，有數量充足、質量較好的檔案專用柜，對機關形成的檔案實行集中統一管理。
四、強化檔案管理
按照歸檔范圍和歸檔制度要求及時將各股室移交的檔案資料進行歸檔。歸檔文件的質量符合有關規范要求，書寫材料適宜檔案的長期保存，文書檔案、會計檔案、聲像檔案、科技檔案及形成的各種光盤、磁盤信息等齊全完整。按照《縣重大建設項目檔案管理辦法》的規定，本規定所稱縣重大建設項目（以下簡稱項目）是指縣政府確定的重大建設項目及投資額在500萬元以上（含500萬元）的建設項目，我局無項目涉及。按照《向家壩水電站庫區移民檔案管理辦法》和民生檔案管理辦法，并結合我局實際，將形成的檔案歸入了本單位的文書檔案進行統一管理。
五、檔案管理不足方面
