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檔案管理分類方案范文1
一、加強對檔案管理整改
檔案是開展業務活動的原始記錄，目前，在一些企、事業單位普遍存在管理不規范的問題，如案卷缺少卷內目錄、案卷標題及檔號不規范、組卷混亂，而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對這些薄弱環節，我們首先做到加強工作力度，認真梳理管理存在的問題，認真編研材料編撰，、突出全宗卷完善、計算機輸入三個重點，花大力氣進行認真整改。編研材料無論在數量上還是內容上都得到了不斷充實；其次，制定達標方案，落實責任人，我們要在對照檢查的基礎上，對需要改進和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實責任人員，并確定了完成期限；第三要重視建章立制，促進長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標準，移交手續、借閱、記錄、統計等各個方面，形成了一整套比較完整的檔案管理制度，同時，檔案員加強對達標方案落實情況的檢查，督促有關科室及時完成達標方案布置的工作。
二、加快數據準備推進檔案現代化管理進程
首先，要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的重要目的是為社會所有，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業、一個部門特有的信息資源，具有獨特的應用價值。同時，綜合性檔案館在推行計算機管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度，是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機的進程和提高社會利用率。其次，對于那些建館時間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現在花的進展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大提高著錄速度。
三、高標準強化檔案管理工作
首先，檔案管理是我國各項事業管理工作的重要組成部分，是做好各項管理工作的基礎和關鍵。同時，隨著信息化的迫切要求及飛速發展，對檔案部門提出了更高的要求和一些可待解決的問題。因此，我們要對檔案管理工作給予高度重視，必須強化檔案管理標準化。其次，隨著我國高新技術的發展文件檔案的計算機管理提上了議事日程，文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節，工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件檔案管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。第三，當今世界已經進入信息時代，辦公自動化已經成為不可爭議的現實。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業信息化建設，使檔案管理成為企業信息化的一個重要組成部分。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現檔案計算機輔助管理勢在必行。另外，各種新型載體檔案的儲備技術已經應用到檔案管理領域，數字化檔案館也已開始啟動。為了適應時展需要，使我國檔案管理工作與各項工作有效銜接，我們確立了檔案管理工作的網絡化、數字化目標，并制定了詳細的工作方案，為最終實現檔案自動查詢和檔案資源共享做好充分的準備。
檔案管理分類方案范文2
一、指導思想
以“三個代表”重要思想為指導，樹立和落實科學發展觀，增強檔案工作意識，強化檔案監督指導職能，實現依法治檔，推動全鎮檔案工作健康有序開展，為我鎮經濟、社會各項事業全面發展提供檔案信息保障。
二、工作目標
認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局第8號令和《省鄉鎮檔案工作管理辦法》等有關精神，努力整合全鎮檔案資源，在鎮機關建立“歸屬明晰、運轉協調、門類齊全、結構合理、管理科學、服務高效”的檔案資源管理利用新模式，實現檔案資源集約化、檔案移交正常化、業務建設標準化、管理工作規范化、服務社會優質化的目標，開發和實現檔案資源的最大效益。
三、組織機構
領導小組下設辦公室：
四、工作目標和要求
（一）第一階段（5月）：加強領導，精心組織。
1、建立創建工作領導小組，及時調整綜合檔案室成員名單和檔案管理網絡名單，各辦確定一名兼職檔案員。
2、召開動員會議。就創建工作統一思想，形成共識。布置檔案目標管理任務，明確各辦的職責，保證按時保質完成歸檔工作。
3、業務培訓。邀請市檔案局業務人員對各辦兼職檔案員進行一次業務培訓，了解檔案管理業務知識，為收集和整理檔案打下基礎。
4、加強宣傳。開展一次鎮機關工作人員檔案知識競賽，并利用機關會、中層會議等各種形式宣傳檔案工作。
5、完善檔案管理制度。在和各辦充分協商的基礎上，修訂塢根鎮檔案管理辦法和分類方案，并制定各類檔案歸檔范圍、不歸檔范圍、檔案保管期限表等，并以文件形式下發至各辦。
6、按檔案管理辦法和歸檔范圍做好各類需歸檔材料的收集和移交工作。由各兼職檔案員收集本辦需歸檔材料，在5月底之前統一移交到鎮綜合檔案室。
7、確定我鎮編研工作的方向，明確編研材料基礎數字匯編、專題介紹、塢根年鑒、重要文件匯編等的主要內容和具體負責人員，著手收集各類所需材料。
8、根據標準，對照本鎮實際，列出需要配備的硬件和基礎工作用具清單，報主要領導審批（例如：電腦、數碼照相軟件、除濕機、防盜門、玻璃移門、卷盒卷皮、防蟲劑等）。
（二）第二階段（6—8月）：整理歸檔，抓好落實。
1、根據全宗卷管理規范要求，把所有需要歸檔的材料按分類方案分別進行整理，不需要歸檔的材料列一個銷毀清單，請鑒定小組統一鑒定后進行銷毀，由市檔案局同志提供具體指導。如果各辦需要分室獨立保管的檔案，也要根據鎮分類方案，按照檔案整理標準整理好，并上交一份檔案目錄到綜合檔案室。
2、完成檔案目錄的電腦輸入并裝訂成冊，完善近三年來我鎮發文文件的電子文檔。
3、完成編研材料的定稿清樣工作，請有關領導審閱，并提出修改意見并裝訂成冊。
4、對各村居、專業合作社的檔案進行集中整理和指導。
5、各類整理好的檔案按要求進庫房進行排架存放。
6、做好所需有關硬件設施的到位工作。
（三）第三階段（9月）：查漏補缺，準備驗收。
1、對照達標細則，對已完成的工作進行認真檢查，對不足之處進行再完善。
2、邀請市檔案局領導來我鎮初驗。
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1.文書檔案管理工作的概況
1.1我國文書檔案管理工作的背景
文書檔案管理工作在一個國家的發展過程中，是必不可少的一項工作內容，我國的文書檔案管理工作在國家的任何發展階段都不斷地進行著，將我國的每一次改革、每一次發展都記錄了下來。傳統的文書管理工作就是建立一個相關的部門，文書管理工作者根據事件的發生用文字真實的記錄下來，將以時間為分類標準的檔案進行封存。過去我國對文書管理工作不夠重視，導致有一些文書檔案在保存過程中遭到意外的破壞，丟失了一些重要的歷史檔案?；趯ξ覈臅鴻n案的保護，相關的文書檔案管理部門加強了管理工作，但在檔案的搜集和分類管理上還存在著有待解決的問題。
1.2我國文書檔案管理工作的現狀
現階段我國文書檔案管理工作在技術和效率上得到了明顯的提高，解決了以往工作中存在的許多難題。近幾年國家經濟飛速發展，文書檔案管理工作的進一步發展也離不開經濟的支持。國家加大了對文書檔案存放安全的要求，現階段我國正在加強文書檔案存放處的建設。在選擇文書檔案存放場所時要根據一定的要求，要保證存放場所沒有環境上的安全隱患，降低了文書檔案遭意外破壞的概率。目前文書檔案管理部門還加強了對工作人員的管理，加強了文書檔案管理人員對工作責任的認識，保證了文書檔案管理工作的有效進行。
1.3做好文書檔案管理工作的必要性
文書管理工作是記錄國家已經發生重要事件的工作，它所記錄的內容是在日后對國家發展研究的重要依據，所以國家的文書管理工作的正常進行對國家的進一步發展意義重大。文書檔案管理工作不僅是對現階段國家所發生的事件進行記錄，更重要的還是將過去的文書檔案進行整理與分析，記錄過去檔案中所欠缺的部分，努力從各種檔案中找出缺少的部分，完善我國的文書檔案內容。完善我國文書檔案的內容其實就是完善我國的歷史記錄，在對國家的歷史記錄分析中我們可以根據以往的案例發現不足，并且在下一階段的國家發展過程中要尋找新的方式，避免犯相同或類似的錯誤。這樣才能在過去的發展中有所收獲有所進步，讓我國在發展的道路上更加暢通。
2.現階段我國文書檔案管理工作優化方案
2.1優化文書檔案管理制度
傳統的文書檔案管理制度存在著一定問題，在下一發展階段都有待提高。文書檔案的管理僅僅利用以時間為分界線來進行大量檔案的管理存放，這種方式雖然簡單易行，但由于所需整理存放的文書檔案數量過多，這樣進行分類太過于籠統化，使日后的查找存在著十分大的困難。所以在日后的文書檔案管理要進行細致分類，先以時間為大的分界線將檔案大致的分出，再根據事件的類型進一步分類，最終使所有的文書檔案有序的得到存放。在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規定所有人員的工作內容與注意事項，沒有對所有的工作項目進行人員數量的分配，導致有些工作項目中所用的工作人員過多，造成人才資源的浪費。在對文書管理人員進行管理優化時，就要合理的裁減與增添各項工作的負責人員，使每一項工作都能高效地進行，每名文書檔案管理工作者都各司其職。
2.2培養管理人員的學習能力
在新時代的引領下，對所有工作者的學習能力都有很高的要求，所以文書檔案管理人員的學習能力也要進行合理的培養。過去對文書檔案管理人員的要求，只是能夠將所需要進行分類的文書檔案進行系統的分類就可以，所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現今社會中想要更好的發展，就要進行不斷的學習，只有學習才能使人提高工作能力和對事物的分析能力。因此現在的文書檔案管理工作者，在工作過程中要對新事物不斷的學習，所有的文書檔案管理工作者要對文書檔案有相當的了解，這種深層次的了解將有助于工作的順利進行。對現代化技術手段的學習也應十分重視，所有的工作者都需要學習現代化的技術，這些技術將在日后的工作過程中得到應用。
2.3利用現代化技術進行文案管理工作
所謂的現代化技術最多的指對網絡的應用，網絡是近些年來發展十分迅速的一種新型的技術，它的應用使我們在生活和工作中都得到了很大方便。將網絡應用于文書檔案管理工作中，將使文書檔案的整理與分析更加精準化，減少了對人力的利用。網絡平臺是一個共享的平臺，一些缺少的文書檔案信息將在網絡的幫助下可能被找到，使我國文書檔案工作更加順利的進行。
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關鍵詞 集體林權制度改革；檔案管理；措施
中圖分類號 G271；F326.2 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739（2012）19-0146-01
集體林權制度改革（簡稱林改）是提高林業生產、實現林業可持續發展、促進人與自然和諧相處、促使我國農村改革的一項重大舉措[1-2]。其作為林業生產上的一次重大調整，是在土地使用制度上繼農村土地承包經營后的又一次重大的改革，可實現農村改革的深化。該制度不僅涉及的面廣，而且涉及的內容多，關系到農村家家戶戶的切身利益，對社會主義新農村的建設意義重大[3-4]。
1 政府高度重視林改檔案工作
羅甸縣林改工作自2008年啟動以來，涉及全縣26個鄉鎮271個村民小組，歷時3年以上，主體改革工作已全面完成。為切實推進集體林權制度改革檔案管理工作，保障林業所有改革資料有底可查、有據可依，羅甸縣委、縣政府對林改檔案的管理工作高度重視，充分地對集體林權制度改革中的檔案資料的重要性進行了認識，本著對林改檔案工作負責、對后人負責的態度，把建立高質量、高標準的林改檔案寫入了林改實施方案，并行文下發了《關于集體林權制度改革檔案整理方案》的文件通知，同時為了有效地促進林改資料建檔責任的落實，成立了林改整理歸檔領導小組和執行小組，為下一步林改資料歸檔的收集及裝訂立卷工作奠定了良好的基礎。為進一步明確落實林改歸檔資料，縣林業局保證了開展林權改革過程中歸檔所需要配備的資金、設備耗材、辦公用品等物資，并從各鄉鎮抽調責任心強的人員對其進行檔案管理的培訓，責成該部分人員專門負責檔案的整理、核對、數據錄入、歸檔、裝訂等專項工作，為做好林改檔案管理工作提供了堅強的組織保障。
2 組織業務培訓，提高操作技能
林改檔案是一項新的課題，專業性強、內容多而繁雜、涉及面廣、技術要求高、屬于林業部門專業檔案。為切實抓好建檔立檔工作，確保林改檔案工作執行不走樣、整理檔案依法規、操作無偏差，縣林業局和檔案局分別對所有參加林改工作人員進行了林業技術和檔案知識業務的培訓，從林改資料開始啟動的建檔到歸檔裝訂同步進行了4次培訓工作，提高林改檔案的收集、整理、歸檔裝訂質量，同時也提高工作人員對林改檔案工作重要性的認識和實際操作技能。
3 制定整理方案，明確歸檔內容
林改檔案是指在林改過程中林改資料的調查摸底、召開村民會議表決、外業上山勘界、張榜公示、責任山合同簽訂直至頒發《林權證》等步驟所形成的各類具有保存價值的各種形式和載體的原始記錄及文字表冊，包括圖表、文件報告、數據、聲像、通知、憑證回執等。結合羅甸縣的集體林權制度改革工作的實際情況，制定了《羅甸縣集體林權制度改革檔案整理方案》并分發至各鄉（鎮）及各林改技術人員。明確林改檔案的整理范圍、方式方法和保管期限，并分門別類的分為綜合類、林權類、糾紛類、音像類等4類，統一實行長期保管，保證了林改檔案管理的連續性、可查性、嚴密性。
4 統一歸檔步驟，規范檔案管理
林改檔案資料涉及千家萬戶，保管期限長，林業生產利用價值高，后繼配套依附工作強。結合羅甸縣的集體林權制度改革的實際，為切實加強林改檔案收集管理，縣林業局、檔案局規范了林改建檔步驟，檢查驗收辦法等有效措施，具體從落實林改工作中的每個環節進行認真全面收集整理，即宣傳發動、調查登記、召開村民會議、方案表決、外業勘界、張榜公示、數據錄入和頒證、臺賬統計等工作步驟所形成的各種文件材料、照片和開展的活動記錄，確保檔案的連續性、可查性、嚴密性。規定了歸檔資料的要求為：具有法律效用的標識如簽字蓋章、日期等應完整齊備，另外字跡必須清晰、工整、圖樣清晰、數據準確；使用的材料等應與檔案保護的要求相符合，檔案中的照片和圖片等應配有相應的文字說明；若材料選擇為非紙質的，應配相應的目錄和說明，以保證檔案載體的有效性；制作重要的電子檔案如光盤、磁盤、U盤等不可擦寫的存儲介質，制作紙質檔案加以說明保管。在資料收集歸檔的實際操作過程中，為確保所整理的資料不走回頭路，縣林改辦隨時進行跟蹤督查，對發現的問題及時進行修訂，具體查驗各鄉（鎮）收集的材料進行逐項檢查，四級分類是否齊全，填寫內容是否翔實，選舉的領導
小組和村、組表決方案是否邏輯對應，資源數據是否準確，頁碼、編號是否規范，各類合同是否符合規定要求，插花山、糾紛山資料是否手續完善到位，人口現狀調查表等。通過嚴格的自查糾錯，不僅對林改檔案的管理工作進行了規范，還有效地確保了林改歸檔工作的保質保量地有序進行，提高了林改資料歸檔的質量。
對審查無誤的林改檔案，及時移交縣檔案館，縣檔案館緊接建立健全林改檔案管理規章制度，杜絕以各種形式泄露林改檔案材料中有關的保密內容，嚴禁私自將林改檔案資料帶出檔案室，林改檔案的查找借閱，必須嚴格履行檔案借閱保管制度，做好批閱手續，嚴防林改檔案流失，全方位做好檔案的管理工作。
5 結語
總之，集體林權制度改革中的檔案管理工作應該作為一項關系民生行動的重要內容，應切實地為農村農戶做好利民服務，為社會提供檔案查閱便利。對需辦理相關林事活動的，依據林權檔案資料，按工作程序步驟進行有關林權登記管理、森林資源評估、林木交易、林地租賃、征占用林地補償等工作，從而高效便捷地為林農提供服務，以深入地推進集體林權配套改革工作的進一步開展。
6 參考文獻
[1] 黃曉輝.論互助縣林業系統檔案管理的可持續發展[J].現代農業科技，2009（22）：205-206.
[2] 程正英.林業檔案管理有亟待加強[J].新疆林業，2005（3）：22.
檔案管理分類方案范文5
1 當前高校公文檔案管理存在的問題
1.1 公文處理程序不規范，給檔案收集管理工作造成困難。由于公文信息網絡的應用，實現了局域網資源共享，各業務部門下發的文件均可自行辦理，導致文書部門對各部門發文失控。主要表現在：一是工作人員不能主動將文件正文交給文管人員的概率提高，使檔案不能及時登記、收集，導致文件編號重復或斷檔，立卷時原始資料不完整。二是各部門自行輸入的文件檔案缺乏統一標準，公文形成過程中的處理手續不健全，檔案資料缺乏原始真實性。三是文件格式不統一，文號使用隨意性大，留作存檔的文件無印章，將來利用時無法起到憑證作用，真實性受到質疑。四是要求統一管理歸檔的難度較大，面臨許多技術難題。
1.2 現有機關公文檔案內容繁瑣、分類不科學。如各級黨委和政府的文件、信息，上級業務部門的有關報表、資料，同級部門之間的函件、通報，下級業務部門往來的各種請示、匯報，等等。依傳統的立卷整理方法、需求分類方案進行一級級分類、編頁號、抄內目、擬案卷題目、確定保管期限、編制檢索工具，等等，一環扣一環，程序繁瑣，手法欠缺，效果不佳，檔案專職人員經常要加班加點，有時還要抽調人員幫忙，案卷質量卻難以保證?，F有的立卷方式要根據本機關的職能與內設機構等編制分類方案，而分類方法又有多種選擇，即使是同一機關，不同的檔案工作人員制訂的分類方案也會有差異，不同專業的人員操作結果大相徑庭。如分類組卷過程中即使完全按照分類方案組卷，也會遇到一些文件難以確定其屬類。
1.3 現有的機關公文歸檔管理不夠規范。主要是：檔號不規范，沒有目錄號。一卷多冊現象較多；案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；大部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容，永遠無法檢索而難以利用；許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現；組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的，也有按職能部門管轄權限組的，還有按文種組卷；案卷厚薄不一。總之，機關綜合性檔案館（室）建館（室）時間越長、館（室）藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。
1.4 公文檔案管理人員的素質不能滿足要求，影響檔案資源利用率的提高。在當今網絡環境下公文檔案的管理，需要檔案管理人員既具備文秘、檔案管理的知識和經驗，又要具備計算機應用的能力和實踐技能，兩者皆備的人很少。年齡偏高一些的工作人員，對計算機無所適從；年輕的工作人員專業檔案管理經驗和規范化工作能力相對不足，檔案管理隊伍在網絡環境下的建設需要一個磨合期。
2 加強機關公文檔案管理的有效措施
2.1 樹立“文檔一體化”意識，強化“全過程管理”工作?！拔臋n一體化”的實質是把現代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體全程序真正交融在一起。這個概念的提出，旨在加強檔案部門對文件管理的超前控制，保證檔案的質量，減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復勞動，使文檔工作流程科學化、合理化。同時，更要強化“全過程管理”工作。首先，要樹立質量管理意識。不論文秘工作，還是檔案工作，每個工作人員都要確立質量第一觀念，明確認識各自的崗位質量責任，這是“全過程管理”的前提。其次，要制定嚴格的質量標準?！稒n案法》、《格式》和《辦法》等法規對國家機關公文處理工作應當遵循的基本原則、公文格式、行文規則、收發程序、公文管理要求及公文歸檔工作均作了明確規定，這是“全過程管理”的根本法規，全體檔案工作人員和文秘人員應認真學習，熟練掌握，在精通的基礎上模范執行。最后，還要理順管理體制，完善組織機構，建立優秀的工作隊伍。要建立有效的管理制度和工作程序，嚴格按照規范程序辦理公文。規定和程序要盡可能細化，簡捷明確，操作性強。要嚴格執行公文行文規則，嚴格審核簽發制度，禁止濫發文件和發無效、無用的文件，要依靠先進的裝備和技術，配置性能優良的設備和工具，注意操作的熟練性和規范化，對一切不合理、不經濟、不正當的使用行為要堅決制止。
2.2 保證質量，科學分類。一要剔除重份或無查考價值的文件，避免實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。二要重新組合案卷，實現案卷規范化。盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。同時還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證全部案卷更加規范。三要結合檔案館（室）實際，規范著錄工作。檔案著錄實質是壓縮、貯存信息，是供檢索途徑，以便開展檔案的利用。由于各個檔案館（室）的條件存在差異，再加上計算機管理又提出了新的技術性要求，各個檔案館（室）應該以《檔案著錄規則》為依據，并從自己的實際情況出發，根據計算機管理的技術要求，制定出適合本館（室）著錄工作的著錄細則。四要統一分類號，便于查找，保證檢索查全率。五要規范題名，保證檢索查準率。在填寫題名項過程中要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現，影響檢索的準確率。
檔案分類是根據檔案內容、形式的相同性和差異性，按照一定的分類標準區分檔案的過程，根據具體分類對象不同，檔案分類又可分為檔案種類劃分、檔案實體分類和檔案信息分類?？梢酝ㄟ^簡化分類方法等達到簡化整個歸檔程序、分類便于檢索，便于操作，如按年度——組織機構分類。把全宗內容檔案先按年度分開，每個年度下再按組織機構分類。
2.3 規范網絡環境下檔案管理工作的數字化建設。檔案數字化是新時期信息技術在檔案管理中的具體應用，檔案數字化的發展將推動檔案資源信息化建設的進程，為實現檔案信息資源的社會共享打下堅實的基礎。檔案數字化的關鍵是多媒體技術的開發與應用。多媒體技術在檔案管理中的應用很廣泛，如檔案數字化、檔案信息存儲、檔案信息檢索、檔案信息利用、檔案信息編輯等，其中，檔案數字化是最基本的應用方式之一。隨著機關公文數字化設備的普及和辦公自動化的推廣應用，越來越多的檔案一產生就是數字形式的，即數字檔案（電子檔案）。但是許多傳統檔案還需要通過數字化形式的轉換，形成數字化的檔案。目前，機關檔案數字化的方式主要有以下兩種：一種是數據錄入。檔案數據錄入就是將檔案著錄、標引形成的、反映檔案特征的檔案信息，如，文件編號、題目、責任者、分類號、檔號、時間等輸入計算機，形成檔案目錄數據庫。建立檔案目錄數據庫是檔案計算機管理的基礎，數據錄入是最常見的數字化方法，是建立檔案目錄數據庫最主要的技術方式。一種是檔案掃描。檔案掃描就是采用光學掃描、數字相機等對現有的紙質檔案進行計算機處理，將原有檔案模擬信息轉換成數字信息。紙質檔案是當前機關檔案保存的主要形式，檔案掃描是最常見的、能夠快速將大量紙質檔案數字化的技術，也是目前國內檔案內容數據庫建設的主要手段。
檔案管理分類方案范文6
關鍵詞：電子檔案；存貯；索引；快捷查找；信息系統；檔案管理
中圖分類號： TP311 文獻標志碼： A 文章編號：1009-3044（2017）05-0201-03
Abstract： Now， is becoming an information based society the era of big data， is the age of sharing resources. The same is true of the archives management modernization， the traditional file box label installed paper documents one by one year after the classification of tank storage way already moss-grown， instead it is through the computer software to establish the corresponding file index catalog， hard disk storage backup paper files by using electronic scanning and set the associated with the index directory， and to touch with multimedia storage and query system to points in classification indexing more intuitive for the application of electronic file， this way properly to ensure the integrity of the document， save paper， convenient search， improved the efficiency of the radio archivist， the use of this approach is now gradually be radio modern archives management application.
Key words： Electronic File； Storage； Index； Quickly Find； Information Publishing System； File Management
1 前言
P者所在單位屬兩地辦公，以往臺辦公室檔案管理員對單位各部門的檔案主要以傳統的用檔案盒貼標簽后裝紙質文檔逐一分年分類分柜兩地存貯，早些年的不常用的檔案放在異地，近年的常用的檔案放在本地，但偶爾又要查找早些年的檔案，這樣單位的檔案管理員又要坐車到外地的檔案室查閱，浪費大量時間和精力，辦事效率也得不到提高，這種落后的不直觀的檔案查閱方式帶來的是檔案信息查閱不及時，浪費大量紙張、時間和人力，有時檔案紙張遺失，損壞，也導致檔案信息的不完整性，這種檔案管理方式的弊端迫切要求筆者所在單位必須改革電臺檔案資料存貯并索引的方式，而用計算機從內網控制多媒體觸摸查詢系統來分年分類存貯并索引查找電子檔案的應用正好能滿足筆者所在單位的需求。
2 多媒體觸摸查詢系統簡介
2.1 觸摸屏查詢系統應用
觸摸屏查詢系統是集先進的觸摸屏、工控、計算機等技術于一體，可實現公眾信息查詢，配以指紋儀、掃描儀、讀卡器、微型打印機等外設，可實現指紋考勤、 刷卡、打印等特定需求。觸摸屏查詢系統通過先進的多媒體制作工具，將文字，圖像，動畫、高清晰視頻，音頻，電子文件，Internet 信息等多媒體資料多種信息進行整合應用，用國際最先進的觸摸技術，集成手寫功能及計算機網絡技術，以多媒體觸摸屏方式交互查詢，使用方便、快捷，形象生動。讓用戶能夠在短時間內查到自己所需的資料，它觸摸精確度高，反應靈敏，結合液晶顯示器優異的超大顯功能，生動地一體地展現給公眾，帶給觀眾最大的視覺沖擊和前所未有的觸摸感覺。
2.2 觸摸屏特點
觸摸屏查詢系統采用全新進口工業級液晶屏，全五金+型材外框設計，工業級烤漆工藝；超寬視角，高對比度、高亮度、高分辨率，畫面色彩的層次感強，體現圖像細節；16.7M 色彩，色彩顯示準確、豐富、逼真，響應時間短，畫面無拖影；節能環保能耗低、發熱量低，適合于長時間連續工作；采用靈敏度高，速度快，精度高以及超高透光率的紅外觸摸屏；觸摸屏防塵，防靜電，防眩光，防干擾及耐磨設計，支持多點觸摸；結構設計適合壁掛式、桌面支架方式安裝。
2.3 觸摸屏查詢系統基本參數
3 電臺檔案索引并存貯系統設計方案
3.1 筆者所在單位早期檔案索引并存貯的方案
筆者所在單位早期采用Word2003軟件分年分類建立檔案索引目錄；再用掃描儀掃描文檔保存為.jpg 或.pdf格式的圖片；將掃描的圖片插入新建的Word2003文檔中，另存為相應檔案的抬頭名稱以方便索引查找；最后在檔案索引目錄上建立超鏈接指向，指向對應的插入掃描圖片的Word2003文檔中。一般電臺檔案管理員都會用移動硬盤定期備份兩份所有檔案的文件以備災難性恢復。當電臺檔案管理員要查找某年某類的檔案時，首先通過Word2003軟件打開相應年份的檔案索引目錄，找到相應分類，打開Word2003軟件查錄功能搜索關鍵字就能找到相關的檔案索引目錄，用鼠標點選自己要找的那條檔案目錄，就能超鏈接到指向的插入掃描圖片的Word2003文檔，這樣就能了解該檔案的內容同時也可進行在線打印。但這種方法不夠直觀。
3.2 筆者所在單位現在采用的檔案存貯并索引的方案
近年來觸摸屏查詢系統被各行各業廣泛應用，其功能也十分強大，筆者結合本單位兩地辦公的特點，設計了方便兩地快捷、直觀查閱的檔案存貯并索引的方案。如下圖1：
在本地檔案室，檔案管理員首先在本地檔案服務器1上安裝飛揚綜合檔案管理軟件。接著進行第一步，將紙質檔案清理分年分類再分為相應年份的永久或30年或10年保存期限檔案，30份裝一盒。然后檔案管理員用飛揚綜合檔案管理系統進行如下操作：第二步，在檔案管理中建好每年的文書、科技、會計、特載檔案等收發文庫；第三步，先進行文件登記，建好每年的收文庫、發文庫，再從臺辦公室拷貝出每年的收發文目錄導入到文件登中。第四步對每年收發文進行立卷歸檔，打開已導入的相應年份的檔案目錄，按檔案保存規定劃分為相應年份的永久或30年或10年保存期限檔案。第五步，根據立卷歸檔的劃分，將每年的目錄導入第二步中建好的文書、科技、會計、特載檔案等收發文庫。最后是進行檔案的掛接，打開裝檔案盒，用掃描儀掃描出檔案的圖片，然后在飛揚綜合檔案管理系統中的所有業務下，檔案管理中的掃描路徑設置中操作檔案掛接。這些準備完成后，如圖1連接好設備，并按圖1設置各設備IP地址在同一網段。進行如下操作：
在本地檔案室，檔案管理員通過本地檔案服務器1經交換機1遠程訪問控制觸摸屏查詢系統1，在觸摸屏查詢系統1上安裝多媒體觸摸查詢系統服務器軟件，這樣檔案管理員就可以通過多媒體觸摸查詢系統建立角色、用戶及授權，然后進行觸摸互動節目制作，分年分類建立好檔案的索引目錄和顯示版塊，然后再上傳相應檔案掃描的圖片，設置好觸摸顯示的關聯。這樣檔案管理員不僅可以遠程訪問觸摸屏查詢系統1上的內容，其授權的用戶也可以直接在觸摸屏查詢系統1這個顯示終端上使用用戶名登陸并直觀的查詢想查閱的檔案了。
同樣，在本地檔案室，檔案管理員通過本地檔案服務器1經交換機1，經電信專網（內網），經異地檔案室的交換機2，遠程訪問控制觸摸屏查詢系統2，進行如上同樣的操作，使得經檔案管理員不僅可以遠程訪問觸摸屏查詢系統2上的內容，其授權的用戶也可以直接在觸摸屏查詢系統2這個顯示終端上使用用戶名登陸并直觀的查詢想查閱的檔案。
為了數據安全，檔案管理員在異地檔案室還安裝了一臺備用的異地檔案服務器2，其上數據與本地檔案室服務器1上一樣，都可通過專網相互訪問控制同網段的設備。
4 結束語
筆者通過設計，讓檔案管理員可以通過本地檔案服務器1或異地檔案服務器2，經內網訪問控制同網段的觸屏摸查詢系統1或2這兩個顯示終端，并在其上進行對相應的檔案索引目錄和檔案原件掃描圖片間的觸摸互動節目制作，既分年分類存貯檔案圖片又可以直觀地索引查找想查閱的檔案，這一方式妥善保證了文檔的完整性，節約了紙張，方便快捷查找，提高了電臺檔案管理員的辦事效率。
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