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1檔案管理的重要性
檔案管理是一項基礎性工作,它具有一定的管理程序和要求,具有科學化、規范化的特點,做好檔案管理是打造一流企業的重要保障。隨著我國經濟建設的高速發展,農場的各項規章制度也在不斷完善中,農場的管理水平也在不斷提升,作為農場發展的基礎性管理———檔案管理,具有更高的要求。如何建立一套適應企業高速發展,又適應本單位業務特點的檔案管理系統,使其在全面反映和真實記錄企業發展的同時,又對企業的高速發展起到助力推動作用,這是檔案管理工作應該研究的重要內容。做好檔案管理工作,是農場規范化、科學化發展的必然要求,對抵御和規避各種風險,推動企業健康持續發展起到積極作用,它是提高農場市場競爭力的助力器,是衡量一個企業經過管理水平的重要標志,做好檔案管理工作,是企業發展壯大的基礎和必然選擇。
2提升農場檔案管理水平的方法
在激烈的市場競爭中,農場的發展理念和工作模式也隨著經濟建設的不斷發展而有所轉變創新,而作為農場基礎性工作,檔案管理也需要不斷創新才能適應企業發展的需要,在農場檔案管理工作中,要針對實際工作不斷完善工作流程和方法,強化農場領導對檔案管理的認知和重視程度,建立健全檔案管理組織機構,全面加強檔案管理的信息化建設,為農場的可持續發展、健康發展奠定堅實的基礎。
2.1領導重視,是提升檔案管理水平的關鍵
目前,各級領導都非常重視經濟建設,對于檔案管理來說,認為僅是一個資料整理沒有什么價值,而忽略了它的重要性。從目前發展前景來說,檔案管理的重要性已經凸顯,對檔案的重視不僅僅體現在組織機構的健全上,也需要農場各級領導達成共識,共同給予高度的重視,才能從基層管理到管理層認知上和諧一致,保證農場檔案管理標準化建設進一步提升。2.1.1領導重視是各項檔案管理要求和政策快速推進的保證。在農場的管理中,領導的主導核心位置是任何事物所不能替代的,在日常工作中對檔案管理工作給予高度的關注,可以保證在檔案管理過程中所遇到的問題能夠得到及時較好的解決。2.1.2領導重視可以對檔案管理起到監督作用。農場領導要有監督意識,對檔案管理工作所涉及的重要內容要親自監督指導,對各項工作存在的難點問題進行科學協調,配齊配強檔案管理設施和人員,使檔案管理可以跟上時代信息化發展步伐,能夠運用現代的科技管理手段和方法創新檔案管理工作,提升檔案管理質量。2.1.3領導重視才能提升檔案管理的檔次。在農場檔案管理中,農場領導必須對檔案管理工作有一個明確的認知,將檔案管理工作的認識提高到農場的整體中心工作上來,將檔案管理工作目標列入到農場整體工作規劃中去,有計劃地加以組織實施和解決存在的問題,可以確保農場的工作環境穩定、經濟持續健康發展。
2.2強化農場檔案管理基礎設施的建設
農場檔案管理工作的基礎硬件設施齊全到位,可以有效地保證檔案資料的保存完好、管理有序,整理到位。資金支持是確?;A設施到位的前提條件,農場應將檔案管理費用列入當年預算計劃中實施。檔案資料收集后要具備保管條件,齊全的檔案柜可以使檔案資料擺放有序,同時還要配備配套的計算機設備,可以對重要的檔案資料和數據進行備份,并利用先進的技術設備實施局域網管理,設計一套適合本單位使用的檔案管理專業系統,既可以快捷全面的查閱所需檔案,也可以實現檔案資料的資源共享,使檔案資料得到有效利用。
2.3做好檔案管理信息和材料的收集整理工作
檔案管理的收集整理是檔案管理的基礎工作,檔案收集的是否齊全關系檔案的留存價值。要做好文書檔案的收集整理,檔案管理人員應及時與各有關單位和部門進行業務對接,對涉及的文書檔案、人事檔案和財務檔案及時歸檔,使各相關部門能夠第一時間上交檔案資料,防止檔案資料不遺失。檔案管理人員要認真負責,對上交的檔案資料及時整理,按標準整理,規范化存檔。
2.4完善檔案管理相關制度
有法可依,檔案管理也不例外,要強化檔案管理制度的建設,從檔案管理人員責任制度到管理流程,要做到責任主體與工作質量掛鉤,工作程序與制度規定相結合,確保檔案管理依規管理。要完善《檔案管理人員崗位責任制度》、《檔案借閱制度》、《檔案歸檔接收制度》、《檔案銷毀制度》和《保密制度》等相關檔案管理要求,使檔案管理制度化、規范化進行。
2.5做好農場檔案管理人員的培養和選拔工作
檔案管理人員關系著農場檔案管理的質量。要想提升農場的檔案管理水平,在選拔和培訓檔案管理人才上要下功夫。在聘用選拔檔案管理人員時,要求要具有較高的政治思想素質,才能依照檔案管理的相關規定執行管理工作;檔案管理人員應具備一定的綜合素養,即掌握一些檔案、計算機等專業知識,也要了解農場的重點工作,并具有一定的專業管理知識和協調能力;管理人員還需要具備一定的寫作能力,才能對檔案管理進行綜合分析處理。在檔案人員培養上,要為其提供學習培訓的機會,使檔案管理人員能夠強化自身業務能力,確保各項工作保質保量順利進行??傊壳霸谔嵘r場管理創新的同時,要具體做好檔案管理工作的創新,使檔案管理能夠促進農場各項工作的發展,只能使檔案管理更規范化、標準化和信息化,才能更好地滿足農場生產經營快速發展的需要,作好農場檔案管理工作意義深遠。
作者:呂曉微 沈天亮 單位:黑龍江省農墾寶泉嶺管理局梧桐河農場