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檔案管理規則范文1
1業務水平提高
1.1掌握《醫療機構病歷管理規定》中相關規定，熟悉法規中允許復印病歷的內容：住院記錄、體溫單、醫囑單、出院小結、實驗室檢查報告單；影像；特檢等內容。醫生對分析討論病例時自由發言不同意見不允許復印。
1.2醫院每年派出病案管理專職人員到上級醫院進修，學習病案管理的先進方法， 參加國內病案管理學會舉辦的各種學習班，對當前病案管理的發展加深認識和了解，通過病案管理知識培訓，不僅提高了本專業水平，引進了管理新方法，增加了許多新知識，擴展新思路，掌握和了解了病案管理發展的新動態，促進提高了業務能力。
2技能的提高
2.1對病案管理明細化，從病例整理、分類、錄入、調閱、質量控制分別由專人負責，增強工作中的責任心。
2.2密切與臨床科室的聯系 規范化醫療文書書寫，文字特別注意同音字的別字更改，對病歷內容不完整，不及時回報各種檢查報告單及時通知該科醫生和護士修改和粘貼，尤其對于一些醫學常識常請教專業醫生，避免分類錯誤的發生。
2.3質量控制 我科專門配置了內科、外科、護理專業的工作人員對每天整理完成的病歷進行審核、復查，質量控制，有問題或漏填報的內容及時通知有關人員來修改、補充，爭取在病歷上架前避免一些常識性錯誤的出現和發生。
2.4病歷歸檔 患者出院后病案室的工作人員能快速、準確地復印病歷，對報銷、轉院、理賠、核案等工作給予了極大的幫助。
3病案安全保護與管理[2]
3.1病案室（房）能夠保障病案長久保存，要做 防火、防熱、防潮、防光、防有害氣體、防蟲、防霉等。場地干燥、空氣流通，病案室（房）庫溫度為14℃～24℃，相對濕度45%～60%，防灰塵污染。防止泄密、失密及資料丟失。
3.2病案回收、借閱 患者在出院24 h后（死亡病歷1 w內）回收至病案室；病案室應及時向臨床查詢未歸病案的下落；病案室每月統計出院病案歸檔情況，病案回收情況納入科室考核內容?？蒲?、患者復查、再入院患者病案借閱，辦理借閱手續可借閱，3 d內歸還。
4病案復印
4.1患者本人與人申請病案復印，患者本人提供有關有效身份證明v身份證w；患者提供患者及其人的有效身份證明v身份證w，申請人與患者人關系的法定證明材料。
4.2申請人為保險機構所需的復印病例，提供保險合同復印件，承辦人員的有效身份證明，患者本人或者其人同意的法定證明材料，死亡患者，提供保險合同復印件，承辦人員的有效身份證明，死亡患者近親屬或者其人同意的法定證明材料。
4.3公安、司法機關因辦理案件，需要查閱、復印病案資料的，醫療機構應當在公安、司法機關出具采集證據的法定證明及執行公務人員的有效身份證明后予以協助。
5病案管理分析
5.1病案記錄 做到字跡清晰可辨。首次病程記錄要求8 h內完成；出入院記錄、死亡、手術記錄要求24 h內完成；病危者隨時記，至少1次/d，病重者至少1次/2 d，病情穩定者1次/3 d，慢性患者1次/5 d；搶救記錄即時完成，若因搶救未能及時書寫病歷的，應當在搶救結束后6 h內據實補記，并加以注明；死亡病例討論應在患者死亡1 w內完成。
5.2病案統計1990～2014年我院病案存檔96000份，根據病案管理工作質量控制參考指標，病案編號準確率100%，新建病案各項填寫符合率>98%，住院病案供應率>96%，出院病案3 d內回收率>100%，出院病案整理合格率>98%，病案歸檔排架準確率>98%，出院病案裝訂正確率100%。
6討論
現代病案管理已從人工向電子化轉變，某些具體工作環節還需人工來完成，作為病案工作人員不斷加強自身業務知識的提高，保證病歷檔案管理持續續發展尤為重要，更能反映出一個醫院的發展水平[3]。病案室及時提供有價值的醫療信息，為醫療、教學、科研、醫院管理發揮了重要的作用。在病案復印工作中，除執行相關制度外實施優惠服務項目，對外地來我院就醫者而又需回到原籍報銷的病案，我院為方便患者，只需患者在住院期間持效身份證件有到病案室辦理復印手續，出院后我科將病案以快遞方式寄送至患者原籍。對全部病案復印提供了下列病案資料：門、急診病歷和住院病歷中的入院記錄、體溫單、醫囑單、化驗單、醫學影像檢查資料、特殊治療同意書、手術同意書、手術及麻醉記錄單、病理報告、護理記錄、輸血治療知情書、病危重患者護理記錄、出院記錄。病案復印量達48%，病例管理合格率達100%。
病案管理是一門涉及多學科的邊緣學科[4]，隨著醫學科學技術的發展來研究病案管理專業新技術， 對管理人員來說是一項任重道遠的艱巨工作，病案管理人員應掌握比較全面的醫學科學知識、管理科學知識、電子計算機知識等，為醫院全面發展，為廣大患者全面服務作出不懈的努力。
參考文獻：
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[3]黃思捷.民營一級醫院病案的規范管理[J].中國病案，2010，11（12）：9-10.
檔案管理規則范文2
摘 要 學校體育工作是學校教育的重要組成部分,是全面落實素質教育的重要方面,學校教育的基本目標之一就是“認真落實健康第一的指導思想,增強學生體質”,學校體育工作最終要讓學生掌握適合自己及養成終身鍛煉身體的技能方式和良好習慣,沒有一個健康的體魄其它都無從談起,要加強對學校體育工作目標落實的督導檢查。健全的體育工作檔案是落實學校體育工作目標的有力保障環節之一,也是檢查了解評判學校體育工作目標落實情況所必須的歷史記錄憑證。
關鍵詞 學校體育 體育工作 檔案管理
一、學校檔案管理與學校體育工作檔案管理
(一)學校檔案
學校各項工作自身應固有的具有保存價值的不同記載形式的歷史記錄,它是對學校查考的重要歷史憑證依據,是學校發展的寶貴參考資料。
(二)學校檔案管理
用科學的原則和方法管理的學校檔案資料詳細真實客觀的記載著學校教學和管理等方面工作的每一個環節,可以清楚地反映學校歷史發展的足跡,是認識把握學校建設發展的重要參考依據和憑證。完備的學校檔案資料可在對學校工作檢查了解評估中以真實原始憑證性發揮著不可替代的特有的重要作用。
(三)學校體育工作檔案管理
依據體育工作的特殊性以科學的原則和方法把學校體育工作目標落實過程中有價值的體育活動及工作情況以不同的記載形式存留保管,學校體育工作檔案是記錄學校體育各方面具體工作活動的歷史記錄憑證,也是學校建設發展的重要參考依據借鑒。
二、學校體育工作檔案管理的基本內容與目標任務
(一)學校體育工作檔案管理的內容
依據學校體育工作整體框架及《學院體育工作條例》評估指標體系的要求大致劃分如下幾方面進行檔案的接收集等管理工作,在每個層面基礎上可在細劃分。
1.學校體育工作領導組織機構管理及上級有關體育工作文件檔案;
2.學校體育教學師資隊伍建設情況檔案;
3.學校體育教學條件檔案;
4.學校體育教學管理和課程設置檔案;
5.學校體育相關教學文件檔案;
6.學校體育群體活動情況檔案;
7.學校體育課余體育訓練情況檔案;
8.學校貫徹執行《國家學生體質健康標準》情況檔案;
9.學校體育教科研、學術交流、競賽等情況檔案;
10.其它相關情況檔案。
(二)學校體育工作檔案管理的目標和任務
1.學校體育工作檔案管理的目標
認真落實健康第一的指導思想,把增強學生體質作為學校教育的基本目標之一,培養德、智、體全面發展的合格建設人才,這也就是學校體育工作的目標。體育檔案管理工作是落實這一目標的具體重要環節,體育工作檔案管理的目標就是以不同的記載形式把學校體育工作目標落實過程中一切有價值的體育工作及活動進行原始記錄保存和管理建立建全完整嚴謹的體育工作檔案,否則學校體育工作目標的落實就沒有說服力。
2.學校體育工作檔案管理的任務
學校體育工作管理與體育工作檔案管理是相互依存的關系是宏觀總目標下的微觀任務具體落實的環節。任務完成過程大致有以下3個環節構成:任務的確立—完成的過程—最終的結果,體育工作檔案管理中眾多不同任務下人們付出勞動使所確立任務得以完成這一過程中以不同記載方式存留下的有價值的印跡憑證即為檔案,如體育教師的教學文件可視為文字印跡,體育競賽成績及獲獎證書獎牌等可視為實物印跡等……,總之可以記錄憑證體育目標實現的具體勞動過程中有價值的印跡即為體育工作檔案管理任務。體育管理工作層面多項目雜的特點也決定了與之相對應的體育工作檔案管理任務的多層面項目雜的特性。學校體育工作目標的實現就是由這些多層面項目雜的任務完成來保障的,最終達到促進體育教學質量的不斷提高學生體質不斷增強目標任務的實現。
三、學校體育工作檔案管理存在的問題
(一)對學校體育工作檔案管理的重要性認識不足
一些學校中相關部們及主管領導對體育工作檔案管理重要性認識有偏差,輕視體育檔案的管理工作,對教學等方面的工作下的力度重視的程度遠遠大于對體育工作檔案的管理,從崗位設置人員編制,職責范圍及硬件建設上都和體育工作檔案管理實際相差有一定距離,嚴重挫傷體育工作檔案管理人員的積極性。
(二)對學校體育工作檔案管理規則制度不夠健全規范
一些學校體育工作檔案管理規則制度不夠健全規范,具體體育部室沒有專門相關的管理人員來作體育檔案管理這項工作,且不能熟知有關我國檔案法的相關規定及檔案管理相關知識又不熟悉體育工作,如此一來體育工作檔案的收集管理就會出現遺漏不規范混雜無序,從而使體育工作檔案服務的功能大打折扣,
(三)學校體育工作檔案管理人員結構不夠科學合理
學校體育工作檔案管理不是隨意一個人就可承擔的,就如教師上崗必須有資格證,醫生行醫須有行醫執照,現實中兼職做體育工作檔案管理的人員不在少數,但缺乏檔案管理知識,體育教學及管理方面經驗和理論素養,對體育工作檔案管理的嚴肅性、重要性、創新性認識淡薄,在這種層面上進行體育工作檔案管理就有可能會使體育工作及活動中有價值的體育工作檔案不能及時收集歸檔管理,使一些有價值體育工作檔案缺失造成永久缺憾。
四、提高對學校體育工作檔案管理重要性的認識
以上所述學校體育工作檔案管理中存在的若干問題其之間都是相互關聯的但最首要的應是對學校體育工作檔案管理重要性認識膚淺所致,依本人實際工作中的感觸深感體育工作檔案管理的重要性大致總結歸納為以下三方面:
檔案管理規則范文3
隨著信息時代的發展，人類的知識和信息量在急劇增長，而檔案作為人類社會活動的產物，必然伴隨著社會活動方式的轉變。檔案管理要適應社會的快速變化就得轉變觀念，摒棄舊的思想、舊的習慣，在思想上、作風上有一個全新的轉變，觀念的創新引領著檔案工作各個層面的創新。觀念創新是檔案管理工作靈魂，學習是發展的動力，是創新的源泉，檔案工作人員要站在更高的角度審視檔案管理工作，采取各種有效可行的辦法，最大化地利用檔案現有資源，全方位地宣傳檔案工作的重要性，使更多的人能夠了解檔案是什么，能夠認識到檔案的價值。不斷豐富館藏檔案資源，特別是加強與民生相關的檔案收藏，例如醫療衛生、收入分配、衣食住行、教育、科技、土地等方面檔案的收藏。
二、科技創新
科技創新是動力，實現檔案管理的創新是檔案工作跨越式發展的支點。現代化的檔案管理要求必須以科技創新的思想和觀念來開展，檔案信息數字化是檔案管理事業發展的趨勢。它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式鏈接，具有可共享、動態易控、可變依賴等新型載體的特征。傳統的紙質檔案信息與載體不可分割。未來的檔案管理必然是運用高科技知識型的，那么科技創新必然是動力。在今后的檔案管理過程中，技術創新將成為最直接的動力。
三、管理創新
在檔案的管理模式當中，要適應社會發展的需要，創新是檔案管理工作的重中之重，它不僅在政策制度、指導思想、工作模式上體現出來，還體現在檔案人員業務素質上，只有結合自己的崗位邊學習邊操作才能有效地實現管理創新。檔案管理工作是一項具有管理性、服務性和政治性的工作，從收集、整理、鑒定、保管、檢索到利用，都有著自己的管理對象、管理手段、管理理論和管理原則。當前隨著數字化、信息化的飛速發展，利用現代化設備管理檔案已成為一種趨勢。為適應現代化技術的需要，國家檔案局于2000年6月頒布了《歸檔文件整理規則》，在傳統檔案管理的工作方式上，兼顧了計算機管理和手工管理兩種方式，這是檔案管理的一種創新。檔案管理越來越需要創新，需要及時按照上級的一些新思想、新要求及時修訂完善檔案工作方面的管理規則。
四、管理體制創新
管理體制是規定各部門的管理范圍、權限職責、利益及其相互關系的準則，管理體制創新是檔案管理工作的保障，它對管理效率有著直接的影響，是實現檔案管理創新的有效途徑，對檔案管理事業蓬勃發展起著決定性的作用。所有創新活動都有賴于制度創新的變革和持續激勵，并最終以制度化的方式長久地發揮自己的作用。建立健全檔案管理的各項規章制度，明確檔案工作的發展方向、目標，定期對檔案人員進行業務培訓，統一業務指導，充分發揮檔案人員的組織協調溝通能力。
五、服務創新
服務創新是檔案管理的核心，也是檔案工作的橋梁。受舊的工作理念的影響，很多檔案工作者安于現狀，觀念保守，缺乏民主意識，認識不到檔案信息的重要性，“重藏輕用”、“看攤守業”的心態較重，工作重心只是圍繞如何保管和收藏檔案資料。提供檔案利用服務是檔案部門的職責，這就要求我們檔案工作者緊跟時展，改進工作作風，寓管理于服務中，不斷提高自身素質，努力具備廣博的知識，熟練掌握現代化科技手段和先進管理技術，開發具有特色的信息，提前作出有目的的選題，制成形式各樣的編研文獻，讓利用人能夠最快捷的得到最有價值的檔案信息。轉換服務角色，完善服務方法，主動服務，及時、準確、熱情、全面地為檔案利用者提供服務。
六、總結
檔案管理規則范文4
【關鍵詞】文書 檔案 林業 生態建設
一、林業文書檔案管理工作的種類
（一）國有林場森林資源檔案管理工作
國有林場承擔著國家天然林保護、三北防護林建設和生態公益林建設等重大項目的建設任務，文書檔案管理工作成效直接影響和制約著林場的建設和發展。森林資源檔案是森林資源管理的一項重要基礎工作，它記錄了整個森林資源消長變化的全過程，把準確數據反映到簿、表、卡、冊、圖上。為進一步加強森林資源檔案管理工作，有效地發揮森林資源檔案在林地權屬中的重要作用，要不斷提高森林經營水平，保證森林資源檔案管理的科學性。
（二）林權改革檔案管理工作
集體林權制度改革正在各地全面推進，為確保改革成果，提高改革質量，國家林業局、國家檔案局近日出臺《關于加強集體林權制度改革檔案工作的意見》，就林改檔案管理工作作出進一步部署。意見指出，檔案管理是林改過程中一項極其重要的基礎工作，完整、準確、系統的林權改革檔案是林改工作的客觀反映和重要的歷史見證，是鞏固改革成果、維護林地權利人的合法權益及穩定完善農村林地承包關系的重要保證。
（三）退耕還林檔案管理工作
退耕還林工程是一項政策性強、涉及面廣、群眾參與度高、費用巨大的生態工程，檔案管理工作非常重要。要牢固樹立“無檔則亂”的檔案管理意識，把規范建檔工作與工程建設同步進行，切實為工程順利實施提供可靠依據。完善檔案管理的各項規章制度，每個鄉確定專職檔案管理員1名，負責退耕還林資料的收集、整理。按照工程實施流程，編制退耕還林檔案全宗示意圖，并按工程建設環節將規劃設計、種苗供應、施工作業、檢查驗收、政策兌現、工程管理流程劃分為永久、長期、短期3個不同期限，為退耕還林檔案整理提供具體的依據?？h級與鄉鎮分別建立專門的退耕還林檔案室，配備微機，實行紙質檔案和電子檔案雙向管理，做到文字、電子和實際工程操作相對應，規范圖、表、卡、證、合同5類資料管理，既保持原始資料的完整，又為檔案查閱提供便利，基本實現檔案管理的現代化。
（四）林業生物災害檔案管理工作
林業生物災害管理是一個有效地組織協調可利用一切資源、應對生物災害事件的過程。其根本目的就是通過對生物災害進行系統的監測和分析，進一步改善災害應急管理周期中減災、準備、響應和重建等方面的措施，以盡最大可能通過有效的組織協調來保障生態安全，并將經濟財產損失降到最低程度。就林業生物災害管理而言，具體內容包括監測預警、檢疫御災、應急救災，災害發生前的各種計劃、物資資金準備等備災措施，災害發生后的救災工作和災后恢復工作，以及避免和減少災害發生的促進森林健康的措施。
檔案管理要做到規范，按時歸檔，應從以下4個方面認真開展工作：一要提高對檔案工作的認識。檔案是歷史的真實反映，檔案管理工作是一項十分神圣的事業，任何社會形態、任何單位、個人都離不開檔案，一定要增強檔案工作的責任感和使命感，努力把檔案工作搞好。二要加強對檔案工作的管理。檔案工作就是服務，“規范、完整、優質、便捷”是檔案工作的指導思想，要按照這一指導思想，加強檔案管理工作，重視檔案的上等升級，提高檔案管理水平。三要加強學習，不斷提高檔案管理人員素質。四要加強對檔案工作的組織領導。各單位要明確分管領導抓檔案工作，幫助解決檔案管理工作中存在的問題，要穩定檔案工作隊伍，為檔案工作創造良好的條件，逐步實現檔案工作的規范化、現代化管理。
（五）林業檔案管理工作中的保密工作
林業檔案保密工作包括林業檔案管理過程和林業檔案利用過程中的保密工作，林業開放檔案也必須做好必要的保密工作。在日常的檔案借閱過程中要做到4：在經過主管領導的同意后，對所借閱的檔案進行認真細致的登記造冊，注明借閱的時間、檔案的具體信息、借閱人以及歸還時間；未經主管領導同意不能擅自調閱相關檔案，尤其是財務檔案的管理，必須經過主管領導、財務人員及檔案管理員的共同在場才能調閱，其他工作人員不得擅自進入檔案室，不得損毀、丟失屬于國家所有的檔案，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案，不得涂改、偽造檔案，不得擅自出賣或者轉讓檔案，不得倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人，不得攜運或者復制檔案出境。如果違反以上規定之一的，若情節構成犯罪的則依法追究刑事責任。
二、加強文書檔案管理的基本途徑
（一）提高文書檔案管理人員的政治素質和業務素質
由于文書工作直接與文件打交道，在有效范圍內必須遵守和執行，因此，黨政領導要加強對林場文書人員的管理和教育，建立健全保密制度，促使文檔管理人員從政治的高度來認識文書檔案管理的嚴肅性和時效性，熱愛檔案管理事業，樹立科學發展觀，對事業負責。通過自學、參加培訓、實地參觀等形式，學習《文書學》《檔案管理學》《檔案法》《機關檔案工作業務建設規范》等，對基礎理論知識和檔案管理規則有比較系統地掌握，堅持崗位實踐，熟悉業務技能，適應新時期文書檔案管理工作需要。
（二）運用比較先進的手段及時處理文件，分類歸檔
計算機技術已經廣泛應用于檔案管理，其高效快捷、靈活檢索的特點為立卷改革提供了新的可能和方向，檔案管理的計算機化、自動化、文書檔案工作一體化5，對歸檔文件整理工作提出了新的要求，文檔管理人員必須依照國家檔案局頒發的《歸檔文件整理規則》，結合林業部門的工作特點，熟悉并廣泛應用計算機技術，一事一卷，分類歸檔以備查考，以適應檔案管理現代化的需要。
檔案管理規則范文5
1、數字檔案室建設。這是水文檔案管理服務信息化的核心要件。目前，國家正準備提出全國數字化檔案館（室）建設方案。因此，水文數字檔案室建設正當其時。作為水文檔案存放、整理和加工中心，水文數字檔案室應當根據需要配備必要的計算機系統工作站、掃描儀、刻錄機、光盤庫和中轉服務器等信息技術設施設備。同時，根據國家統一規范的數字檔案管理規則和標準，設置相應的管理服務軟件及其傳輸瀏覽等應用系統，從而真正建立起集信息收集、加工、館藏、交流、利用于一體的現代化數字檔案室。
2、信息化網絡建設。這是水文檔案管理服務信息化的基礎支撐。根據數字化歸檔的要求，需要在水文系統構建三個對接電子網絡。一是機關內部的局域網絡。在單位內部實現各部門之間和數字檔案室與各部門之間的有效對接，并在辦公自動化、無紙化的前提下實現資料文件的數字化歸檔。二是聯結各個基層水文站的數字信息傳輸網絡。各基層的自動化和數字化水文站點的文字、圖像等數字信息要適時同步地通過專用互聯網絡傳遞到水文信息處理中心，實現適時測報分析和有選擇歸檔。三是外部電子文件傳送網絡。通過互聯網絡聯通，實現與上級主管部門、地方各級各部門的電子文件傳送與收集相對接。
3、數字檔案資源建設。這是水文檔案管理服務信息化的重要基礎。首先，要根據實際需要和有關標準，對館藏歷史檔案按照類別、年度、密級、等級進行數字化歸檔處理，以磁盤、光盤等介質進行分類陳列，并刻錄到檔案信息中央處理器以供查閱。其次，要運用歸檔整理應用軟件，對新生成電子文件和數字信息資料及時予以歸檔。第三，要盡可能地將有價值的數字檔案信息在外網空間，切實豐富外網水文信息資源的內容。
4、瀏覽查詢系統建設。數字檔案的鮮明特點就是儲存容量較大，瀏覽查詢便捷。沒有一個快捷高效的瀏覽查詢系統，再好的庫網條件也會失去其應有意義。當前互聯網已進入千家萬戶，瀏覽查詢系統軟件已經十分成熟，完全可以通過專業人士或與軟件公司合作開發檔案管理應用系統。其基本要求是項目齊全、內容豐富、查詢便捷、更新及時、結果精準。同時，既要能夠聯合使用日期、類別、主體、關鍵字進行精準查閱，也要能夠做到漢語及拼音雙識別查詢，以最大限度地提高查閱效率。
檔案管理規則范文6
1.1檔案管理的內容
檔案管理是指企事業單位在日常生產經營活動中產生的記錄資料，反映的是企事業的發展歷程以及積累的相關技術資源。檔案管理分為很多內容，十分龐雜，舉客戶檔案管理這個例子來說，對客戶檔案的管理內容包括客戶基礎資料的管理和日常生產營銷活動記錄管理等等。對客戶檔案的管理尤為重要，因為客戶的檔案就是企業營銷的對象，企業效益的主要來源。以時間劃分，可以將客戶分為老客戶、新客戶和未來客戶；從交易過程來劃分：包括曾經有過交易業務的客戶、正在進行交易的客戶和即將進行交易的客戶；從客戶性質來劃分：包括政府機構（以國家采購為主）、特殊公司（與本公司有特殊業務等）、普通公司、顧客（個人）和交易伙伴等。這類客戶因其性質、需求特點、需求方式、需求量等不同，對其實施的檔案管理的特點也不盡相同。客戶基礎資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；所有者、經營管理者、法人（這三項應包括其個人性格、嗜好、家庭、學歷、年齡、能力等方面），本公司交易時間、企業組織形式、業種、資產等方面，這些對企業的經營活動都具有重要的作用。
檔案的管理應注意保持其動態性，對客戶檔案管理不同于一般的檔案管理，如果一經建立，即置之不顧，就失去了其存儲意義。需要根據客戶情況的變化，不斷地加以調整，消除陳舊資料，及時補充新資料，不斷地對客戶的變化進行跟蹤記錄。并且客戶檔案管理的重點不僅應放在現有客戶上，而且還應更多地關注未來客戶或潛在客戶，為企業選擇新客戶，開拓新市場提供資料。此外還要注意對檔案的管理應遵循“用重于管”的原則，提高檔案的質量，保證應用效率，而不是將其束之高閣。重視對檔案的利用，同時還要對其進行分析，靈活應用。
1.2檔案管理現代化的意義
檔案管理工作對企業的未來發展具有重要意義，提高對檔案的利用率，可以幫助使企業及時了解市場的變化情況并作出相應調整以更好的適應市場需求，實現企業自身更好更快的發展。此外，在很多行業中，如果能對檔案進行有效的利用，還可以有效的節約資源，提高企業的經濟效益。具體表現在：
（1）現代化的檔案管理省時省力
每一次成功的獲得都是集體合作勞動的結果，而不是某一個人的功勞，對于技術創造尤其如此，正因為不斷的積累，前赴后繼，才會發明創造出如此多的科技產品。學習前人的成果，我們可以獲得很多收益，免去很多不必要的勞動，通過對檔案資料的查詢，我們可以從中找到最優的解決辦法，加快進程。
（2）現代化的檔案管理能夠提高經濟效益
現代化的檔案管理工作可以為企業提供準確完整的參考資料，如果能夠充分利用這些資料，可以為企業帶來巨大的經濟效益，這是因為，現代化的檔案管理可以將數據和技術資料等集中儲備起來，保證這些重要資料歸存的完整性、系統性和準確性，方便檔案資料的查找，使其在工作實踐中能得到充分的利用，節省工作時間，增加經濟效益。
（3）實現檔案資源共享
現代化檔案管理可以實現檔案的數據化儲存和管理，利用網絡和計算機技術可以將檔案資源及時的傳輸到需要的部門，這樣一來，檔案管理者就可以在任何時間任何地點對檔案進行查找和使用，大大提高了工作效率。同時，數據化的存儲模式還解決了空間，方便管理。
（4）解決存儲空間
紙質檔案都是封存在檔案袋里，包括客戶資料、財務管理資料、經營銷售記錄、數據資料等等，占用空間大，并且不易于管理和查找。現代化檔案管理最為杰出的優勢就是將紙質檔案轉變為數據資源存儲在硬盤或者光盤中，這樣，幾英寸大小的硬盤就可以存儲相當于原來整個檔案館的信息資源，不僅解決空間，還可以節約很多人力，方便攜帶傳輸。
二、檔案管理現代化的途徑
2.1增強現代化檔案管理的意識
由于檔案管理工作復雜，工作量大，并且不能直接產生經濟效益，因此檔案資料整理工作一直沒有被人們所重視。實現檔案現代化管理，首先要從思想觀念開始改變，只有領導層重視對檔案工作的管理工作，引起員工們對檔案整理的重視。必要時還需要制定相應的管理規則和標準，為實現現代化檔案管理打好基礎。
2.2加強檔案管理工作的信息化建設
企業應該加大投入力度，不斷增加檔案基礎設施建設，盡快實現全面的信息化檔案管理見識。傳統的紙質檔案不僅占地空間大，而且不易長久保存，查找困難。信息化檔案管理可以避免以上問題。檔案信息化是指利用現代信息技術，對檔案信息進行收集、管理和利用。對于檔案的信息化建設，涉及到了信息存儲的數字化以及管理收集的網絡化等方面，因此是一項較為龐大的工程。利用信息化手段實現檔案管理各項工作的高效運行，將檔案資源變成為爭取業務效益的一項優勢。
2.3加強學習培訓，提高檔案管理人員的素質
為了實現檔案的科學化和規范化管理，還必須要加強對檔案管理人員的培訓，提高他們的專業素質和思想觀念。企業可以定期組織崗位學習討論會，或者選送一些優秀的檔案管理人員進行培訓，學習先進的現代化檔案管理方法和管理經驗，保證每一位檔案管理人員都能夠跟上現代化檔案管理的節奏，提高檔案管理水平。
2.4做好檔案管理基礎工作
檔案部門在對各種資料進行收集和整理的時候，應注意對資料進行科學的分類，不同類別的檔案按照重要性先后順序分開存儲，這樣做方便以后的檔案庫建設。此外還要重視對檔案管理軟件的選擇，好的軟件可以起到事半功倍的作用，提高工作效率。
