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檔案管理的優勢范文1
一、當前檔案管理工作的現狀
就目前來看，我國的檔案管理工作的水平還有待提高，一些單位的檔案管理存在著人員素質不高、重保管輕利用等現象，有的單位的檔案管理人員甚至還存有應付檢查等觀念，嚴重制約了我國檔案管理工作的發展。管理人員普遍沒有認識到檔案管理的重要性，只根據工作需要進行必要的信息整理，而沒能使檔案管理發揮其真正的價值。這種陳舊的管理理念必然會導致工作人員在工作中的行為不夠積極，不能主動的改變和創新管理方式，從而影響了檔案管理的整體水平。在信息時代，各種理論和技術不斷的向前發展，其更新速度也越來越快，如果檔案管理人員不能及時有效的汲取新的理論知識，更新自身知識結構，完善自身技術水平，那么將很快落后于檔案管理的時代要求。這也是我國檔案管理工作缺乏創新的最主要原因。此外，隨著各類管理和存儲技術的發展，檔案管理工作對于工作人員的專業知識和技能的要求也逐漸提高。只有具備了相關的職業技能的人才，才能夠滿足相關的設備和系統控制需求。但是，就我國目前的檔案管理工作人員的整體水平來看，還有待提高，尤其是一些資深的檔案管理工作人員，由于從業較早，其無論是知識結構還是技術能力，都相對陳舊。
二、檔案信息化管理的優勢
所謂檔案管理信息化，就是通過一定的現代信息管理技術對現有的檔案管理進行全方位的升級和改造，使其從管理模式和方法上更多的采用信息化檔案管理方式。并且能夠在高效管理的同時，做到對檔案信息的合理利用，使其能夠在工作中最大限度的發揮價值，服務于單位管理和社會管理。筆者在認真分析了信息化檔案管理和傳統的檔案管理后，總結信息化的優勢有以下幾點：首先，其可以克服傳統的檔案管理低效率的手工作業形式，將工作人員從繁重的體力勞動中解放出來，并且能夠實現檔案資料的更加高效和精準的管理。因為在信息化檔案管理的過程中，采用的是硬盤、光盤等體積小、容量大的存儲設備，運用的是先進的網絡管理系統，可以實現數據的靈活存?。黄浯?，信息化的檔案管理可以克服傳統檔案管理的定期分類數據搜集和整理工作，因為在信息化的檔案管理過程中可以在信息和資料錄人的同時，完成對其屬性和類目的管理，不僅便于查找利用，還可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，也更加方便、快速、及時提高檔案管理的維護性；再次，在傳統檔案管理方式下，檔案的檢索、查詢都要靠手工來完成，手續繁瑣，程序復雜，給檔案管理和利用帶來很多不便。而檔案實現信息化管理后可在電子文件歸擋的同時進行主題詞標引，還可以編制多角度、全方位的檢索工具，檢索、查詢信息更加方便迅捷。
三、實現檔案管理信息化的主要措施
1、提高對檔案管理信息化重大意義的認識
人事檔案工作向來以默默無聞、無私奉獻著稱，檔案和管理人員都處于一種相對封閉的狀態。要改變這種局面，就要不斷地更新觀念，勇于進取，努力學習建設有中國特色的社會主義理論。關注改革開放的新形勢、新問題，把檔案管理工作與社會活動結合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉變；在信息化不斷深入的新時代，要不斷強化檔案管理的現代化、科技化意識，不斷強化計算機管理檔案的意識，這在加快檔案由手工管理向計算機數字化管理轉變過程中是至關重要的。
2、提高檔案管理人員的綜合素質
檔案工作人員素質的提高和電子環境下工作意識的培養是檔案信息化的關鍵所在。這就需要培養出一支專業化的管理干部隊伍。隨著信息時代不斷發展，對每位檔案管理工作者的業務素質提出了更高的要求。檔案管理工作者除了要強化事業心之外，還要加強業務知識學習，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力和綜合分析能力，掌握現代信息技術和管理技術，掌握文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業知識，涉獵一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案管理有關的其他專業知識及管理科學，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定。努力使自己成為既精通檔案管理業務知識，又熟悉計算機管理技術的復合型人才。
3、強化檔案管理的安全意識
檔案管理的優勢范文2
關鍵詞：檔案；建筑工程；管理
改革開放以來，我國的建設事業發展迅速，與此同時，也形成了大量的業內資料即工程檔案。建筑工程檔案是建筑建設活動中形成的原始的、圖物相符的有保存價值的真實記錄和實際反映。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。
一、建筑工程檔案資料的內容
1．綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。
2．土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開／竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。
3．竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。
二、建筑工程檔案管理需要解決的問題
1．檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80％左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。
2．缺乏統一的管理模式。從檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。
3．缺乏復合型檔案管理人員?；鶎訂挝坏臋n案管理人員專業素質較差，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要。
三、建筑工程檔案有效管理的措施
1．建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。
2．嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。
3．加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業的不斷發展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。
4．加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。
5．充分利用現代化手段，多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發展方向。
各部門還應有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協調工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規定。公司經營管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更）。
6．及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。
檔案管理的優勢范文3
一、檔案管理人員綜合素質的提高
檔案管理工作整體水平的提高關鍵在于人才素質的提升，這既是當前檔案管理工作的重點，也是實踐中的難點。
1.學習能力的提高
信息時代，要求檔案管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，運用網絡、現代通訊等高科技手段，對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。當前已經進入終身學習的時代，不會學習將會成為新時代的“文盲”。同樣，檔案管理工作內容、技術也在日新月異，不主動學習、不善于學習，將最終會被淘汰。
2.操作管理能力的提高
要成為一名合格的檔案管理人員，最基礎的是要具備實際操作技能，具體包括立卷、整理、編目、鑒定，著錄、標引、保護等。此外，還需要具有統籌安排、仔細耐心的基本品質。除了具備基本操作技能外，還需要打造自己的管理能力。檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、統計、開發利用等一系列程序，如何能夠協調處理好這些程序的銜接，必然要求具備一定的管理能力。
3.安全意識的提高
作為一名合格的檔案管理人員，要把安全責任意識貫穿于檔案工作的始終。通過對《檔案法》、《保密法》相關知識的學習，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強化保密法制觀念，牢固樹立“保密工作無小事”的責任意識，提高保密工作的自覺性和責任感，自覺履行保守國家秘密的義務。有些檔案涉及到國家安全和社會穩定，有些檔案關系到企業競爭與發展，有些檔案影響到個人隱私與生活，因此，檔案管理人員應該樹立較強的安全防范意識，防止檔案泄密事件發生。
4.服務意識的提高
信息時代，傳統的服務方式已經不能適應檔案事業發展需要。檔案部門迫切需要運用當今高新技術和知識開發檔案信息資源，創新檔案信息服務方式，為經濟和社會發展服務。然而，隨著當前形勢和社會發展的需要，檔案的經濟價值、市場價值逐漸顯現出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務、主動服務意識，深入社會調查研究，了解信息需求方向，充分發揮好檔案信息資源的作用，服務經濟社會發展。
二、辦公自動化的廣泛應用
1.辦公效率大幅提高
計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。
3.電于文件保存的穩定性
與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送，時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡工其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
三、檔案管理利用效果的應用
新形勢下檔案管理集中體現在普遍采用計算機和網絡技術，極大地提高了檔案管理的效率和效果。一方面通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過接收的電子文件逐一進行歸檔，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案信息的合理配置與開發利用，大大提高了檔案的管理和利用效率。
1.建立網絡檔案系統
在系統內建設數字化綜合應用平臺，建立健全內部服務網和公眾服務網，發揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現行文件信息化的標準建設，根據系統建設需求，采購必要的硬件設備，為系統提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。
2.加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關鍵
（一）電子文件的載體穩定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。上網前，又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。
（二）電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文件形式部門了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。
（三）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
檔案管理的優勢范文4
油田檔案管理信息化主要是指在油田的統籌規劃下，全面采用現代信息技術，使檔案在電子系統中存在并不牽涉到交換機等的更換，從而提高油田企業內部檔案信息資源收集、管理和提供利用服務水平的過程，該過程具體表現在以下幾個方面：一是檔案信息存儲數字化。在檔案信息化建設過程中，檔案信息存儲數字化是基礎，主要包含兩方面內容：一方面是集中所有優勢資源將原有的紙質檔案，有針對性的轉化為能夠在電腦中存儲并在網絡中流轉的數字信息。另一方面是在收集新的檔案資料時，根據檔案管理的相關原則同時收集電子版檔案，經核實、確認后進行分類存儲，從而加快數字化進程。二是檔案傳遞網絡化。目前，對檔案的提供已經從實物借閱開始向通過網絡遠程調用數字化檔案過渡，這已成為不可逆轉的發展趨勢。所以在進行油田檔案信息網絡建設時一定要有前瞻性，全面考慮網絡帶寬是否能夠達到應用的需求，以及交換機的吞吐能力是否可以滿足檔案傳遞的需求等等，如果有必要可按照實際需求對信息網絡進行升級改造。油田檔案管理信息化建設的必要性和意義。
（一）意義
第一，方便檢索。一直以來，油田檔案的管理都是以手工模式為主，如果人們需借閱檔案資料時，則要在相應的管理目錄中查找，再根據相關的辨識到檔案室查找，該檢索方式需耗費大量的時間和精力，同時該管理模式也只能在同一時間借閱給一個人參考，制約了油田檔案資料作用的發揮。如果實施檔案管理信息化，就可采用分類檢索等各種各樣的查詢方式，在計算機的作用下能夠快速地查詢到所需要的檔案資料。
第二，提高信息化管理的效率。油田檔案信息化對檔案信息的全局化管理十分有利，既方便了檔案的歸類和整合，擴大了資源的利用范圍，又提高了油田企業的管理效率。與此同時，檔案信息化管理還可對現有的資源進行充分利用，比如資金、人才等，從整體上減少了企業的運營成本，不僅推動了油田企業健康穩定的發展，還在一定程度上增強了油田企業在同行業中的競爭實力。
第三，促進企業的結構優化。信息化管理改變了以往檔案管理的人員結構，它將所有的檔案資料采用虛擬數據的形式保存到網絡中，按照各職位所擁有的權限，對企業中的工作人員進行檔案開放。這些人員可根據自己的工作需要直接在數據庫中查找自己所需要的檔案，減少了以往檔案專門管理人員的工作量，同時也簡化了人員結構。因此，檔案信息化管理可節省許多人力物力，從而達到降低企業管理成本的目的。
（二）必要性
第一，檔案管理信息化是必然趨勢。最近幾年，隨著我國科學技術水平的不斷提高，信息化社會已開始逐步形成，其信息化技術也已被廣泛應用到各個行業中。要想跟上當前市場經濟的發展步伐，增強企業在市場中的競爭力，就不能在信息化的發展建設腳步上落后于人。目前，檔案的信息化管理已成為一種趨勢，但因各地區的發展水平和實力有很大差異，?S多地區還無法做到油田檔案的信息化管理。
第二，可拓展服務領域。檔案管理實際上就是對檔案中的信息進行管理，信息的價值主要在于它具有一定的時效性和應用的廣泛性。檔案信息化管理主要是把紙質的檔案輸入到網絡云端中，用電子信息的形式存在，這樣便于油田更快地掌握人員的動態。與此同時，油田企業在對檔案進行管理時還可采用各種科學技術手段，比如掃描技術、光盤技術等，來提高單位體積中信息的存儲容量。檔案使用電子文檔的形式，既可錄入文字信息，還能夠記錄相關的影音、圖片等，從而拓寬了檔案管理信息化的服務領域。
二、新形勢下油田檔案管理信息化建設的建議
（一）做好檔案基礎設施建設
在當前形式下對油田檔案管理進行信息化建設時不能隨意進行，要根據檔案管理的相關要求，與油田企業中內部的信息化水平結合在一起，完善其檔案館的相關設施，為檔案信息化管理配備各種設備，比如數據存儲設備等，從而再進行信息化建設，這樣可以為油田檔案管理的信息化建設提供有力的保障。
（二）強化標準規范建設
在對油田檔案進行信息化建設時一定要按照油田企業的自身發展需要，建立并完善相關的規范標準，這對檔案管理信息化建設來說十分重要。因油田企業具有一定的特殊性，它內部的生產流程十分復雜，這就導致其檔案資料特別繁多，再加上其格式差異化情況較為突出，給檔案管理工作帶來了很大難度。為了能從根本上解決好這些問題，在對檔案進行管理時一定要強化標準，比如文檔的編寫、存儲等等，這樣對檔案的高效管理十分有利。
（三）加強檔案信息收集
因我國在油田的發展上有較長的時間，所以會存儲大量的檔案信息，其存儲方式也多種多樣，比如紙質檔案、光盤等等，這些方式所存儲的內容包括了鉆井、完井、井下實地工作等等，內容涵蓋十分廣泛，由于這些檔案數量的繁雜，因此在對油田檔案進行信息管理時，要對所有檔案進行準確錄入是一項龐大的工作。每一份檔案資料的缺失，對油田來說都是一種損失，所以加強對油田檔案進行信息的收集和錄入，是其進行信息化建設的基礎。
（四）實現檔案信息資料再利用
油田檔案管理信息化系統建成后，不僅要連續不斷地收集并保存企業在生產運營期間的各種檔案信息，還要從整體上發揮出信息化時代的檔案優勢，對檔案中的信息進行全面而深度的搜索和挖掘，從而能更加深入的開發出現有的檔案資源，促進其由傳統的數據型檔案向知識型檔案的方向轉移，使檔案資源的利用價值能最大限度地發揮出來。
（五）加快檔案人才隊伍建設
檔案管理的優勢范文5
【關鍵詞】檔案管理；計算機技術；優勢
一、計算機應用在檔案管理工作中是社會發展的需求
在我國不論文件還是檔案都是文件運行的不同階段，只是不同階段有不同的管理方式。手工管理檔案這種松散的管理模式已經跟不上社會發展的需求，管理的弊端越來越突出，已經成為檔案工作發展的桎梏。
1.小而全的管理模式，浪費嚴重。絕大多數立檔單位規模比較小，文件、檔案形成數量比較少，但是每個單位都要設立檔案室，添置設備、配備人員，建立-整套的管理程序和方法。這種要在人力、物力、財力方面等多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、財力的重復投入，浪費嚴重。
2.工作不到位，管理水平低。從目前情況看，檔案室工作的水平完全取決于該單位領導者的檔案意識、重視程度和檔案工作人員的素質。檔案工作是-門專業，但絕大多數的檔案員是兼職的，缺少檔案專業知識，工作隊伍不穩定。這些因素造成了檔案工作水平較低，現代化管理是檔案工作的必然趨勢
3.現代化管理進程緩慢。文件、檔案現代化管理需具有“同一性”和“互換性”，只有工作水平基本統一才能達到資源共享。而分散管理，各單位檔案室管理水平參差不齊，要達到資源共享難度非常大，且需要的時間也很長。
二、計算機技術應用在檔案管理工作中是現代企業加強各項管理的所需
隨著科技發展和信息化的的進程，？在單位檔案管理中應用計算機技術的歷程，反映著企業經營管理和產品開發信息化的進程。根據計算機技術在企業現行文件和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同，有以下幾點認識：
1.檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
2.現行文件和檔案管理的計算機技術綜合應用。由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
三、計算機技術使檔案管理工作自動化。
集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統之內再組建一個“檔案信息系統”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。
四、計算機技術網絡化管理檔案工作在社會發展及企業發展中的作用及意義
檔案管理的優勢范文6
關鍵詞：人事檔案；管理；有效性
一、人事檔案管理的重要性
材料的真實性、可靠性。企業要做到知人善任、選賢舉能、知人善用，深挖每個員工的潛力，發揮他們在所擅長崗位上的最大效能。除組織直接派人考察外，還必須通過查閱人事檔案進行全面了解，主要看此人的成長學習歷程，當然也包括是否有記過處罰等。從而為企業進行干部任免、調配、考察提供真實可靠有效的資料，選到合適人選，為企業創造更大的效益。
人事檔案為企業的一些重大決策、人力調配提供了必要的依據。如一個新的項目，需要相關的人才，在眾多工作人員中，組織者不可能完全熟知每個人的特長、能力及相關的工作經驗，但是人力資源就可以通過人事檔案，快速了解相應信息，從而保證企業決策和人力資源規劃的科學化、合理化，詳盡了解領導及員工的業績、素質、能力等進行綜合分析。
二、人事檔案管理的漏洞
現今，人事檔案管理有一些漏洞。一是忽略了檔案管理工作的重要性。很多人對人事檔案管理缺乏正確的認識，總認為人事檔案管理可有可無，只是一項保管工作，只要不丟失，保密好就行，沒什么大不了的。二是硬件管理設備差。一些單位企業具備管理軟件或相應的管理系統，但有些單位還處在老式的管理階段。會出現整理不及時、遺漏等問題。三是棄檔情況日漸嚴重。
三、提高人事檔案管理的有效性
時代在進步，事事在發展，人事檔案管理不僅要保持檔案不分散、檔案不互相混亂、檔案不丟失不泄密、檔案不遭到損壞，還要建立完善的人事檔案管理制度。一方面，制定單位內部的管理制度和章程，明確人事檔案管理的責任人，人事檔案資料的收集范圍和要求，鑒別資料內容的真實性與完整性，做到不漏項，做好安全保密工作，避免人為因素導致的泄密可能。另一方面建立開放型的人事檔案管理模式，在知識經濟日益興起的當今社會，單位對人才質量和數量的要求越來越高，開放式的管理模式有立于推動人才的流動以及人事檔案管理的規范化、社會化和現代化。
新形勢下，人事檔案管理工作也一定要緊跟發展步伐，以與時俱進的開拓精神，主動適應提高效率的需要和發展的需要。光有措施還不夠，還要落實措施。強調：“不務實、不落實，再好的藍圖也是鏡中花、水中月。”這說明了抓落實的重要意義。但實際工作中，落實難、難落實，不落實、落不實的問題仍然存在。是否真正將要求落到實處？何時落實？如何落實？這就要求管理人員有強烈的責任意識，不僅是對工作的負責，也是對自己負責。改變以往觀念，改“?！睘榉?。過去，提到管人事的，覺得真是牛氣的部門。隨著時代的發展，越來越強調“以人為本”，人事檔案管理必須轉變傳統模式和思想的影響，把“以物為本”變成以服務每個員工、服務檔案利用者為本。
及時增加人事檔案的內容。在傳統人事檔案的基礎上應增加一些著重反映個人科技水平、業務能力、素質及個人性格特征、興趣愛好等個性化的材料。使人事檔案更全面反映一個人在企業發展過程中的成長歷程，同時也為人力資源部門考核考察企業后備人才提供第一手的資料。及時更新，加強人事檔案的時效性。根據實際情況劃分人事檔案?？梢愿鶕髽I的實際情況劃分不同類，如技術、年齡、性別等將人事檔案，以便企業在輸送人才、調配人才。加大投入、加快檔案管理信息化進程。電腦、掃描儀、監視器等設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。對管理人員培訓，學習檔案管理設備的操作，增強檔案管理信息化？。將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存？，方便查閱。國家提倡“大數據”，提倡共享經濟，人事檔案管理也要跟上時代的腳步，實現信息化管理，資源共享。另外，現在大部分地區及單位還是采用紙質的人事檔案，在檔案管理中，要注意對檔案的保管，經常保持檔案管理室的通風良好、室內干凈整潔、空氣干燥，防止檔案損壞或蟲蛀。還要注意不能在檔案管理室內吸煙，防止檔案的認為損壞。培養檔案管理人員的搶救檔案能力，遇突況，最快的搶救檔案，把損失降低到最小。
結束語：人事檔案管理在整個單位管理中占據著至關重要的地位，對單位人力資源的流動產生重要影響。但受到企業改革等各種因素的影響，致使人事檔案在管理上存在不同程度上的影響和制約，從而得不到更好的發展，造成檔案的材料不齊全，從而給人力資源管理帶來了不可估量的損失。因此，要轉變觀念，認清改革是加速人事檔案工作的大趨勢，充分發揮人事檔案在人力資源管理中的重要性。
