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機關檔案數字化范文1
（一）檔案數字化管理專業人才缺乏
當前很多機關事業單位的檔案數字化管理工作主要依靠具有一定資質和實力的檔案掃描公司，機關事業單位僅僅提供管理、監督和指導服務方面的人力，機關事業單位本身并不具備檔案數字化管理方面的專業人才，甚至有的單位的檔案管理者是其他部門人員的兼職，檔案數字化管理人才結構不合理，高層次、高技能、創新性和復合型計算機管理人才缺乏，由于編制、經費等方面條件制約，絕大部分的機關事業單位幾乎沒有能力自主培養和吸納高層次人才，人才匱乏的問題已成為影響和制約機關事業單位檔案數字化建設的重要因素。
（二）技術落后、理念陳舊
機關事業單位的工作重心基本上全部集中在本職工作上，對于檔案管理的重視程度不夠，檔案的有效利用率也低，沒有在意識層面將數字化檔案管理工作提升到與本職工作相等地位的層次上來，進而有關數字化檔案管理的理念準備不充分，相應的技術條件落后，即便有些單位實現了數字化檔案管理，但都是外接的技術和管理模式，存在很大的弊端。不同的單位對于數字化檔案管理的需求和方法是不一致的，而現實中，很多機關事業單位并沒有因地制宜，結合單位具體發展實際去制定科學的數字化檔案管理方法。
（三）缺乏全面、統一的管理標準
目前我國市場上的機關事業單位數字化檔案管理軟件質量參差不齊，有的軟件缺乏管理功能，有些軟件在信息流通上不完善，在市場上購買的通用軟件存在各種各樣的缺陷和漏洞，安全系數低、穩定性差[1]。與此同時，我國機關事業單位在檔案工作中缺乏全面、統一的管理，標準收集、管理信息的技術方法落后，經常性出現檔案的目錄和細則之間不兼容、軟件之間系統不兼容等問題，再加之檔案管理人員的專業素質較低，對檔案安全存儲的意識不足，容易將數據丟失或者損壞，無論是技術開發、還是人員管理都是目前我國機關事業單位在數字化檔案建設中難以逾越的困境。
二、機關事業單位數字化檔案管理改進措施
（一）建立數字化檔案管理系統
機關事業單位需要根據事業單位自身的實際情況，著手建立有效的數字化管理系統，主要內容包括設備選型、總體設計、檔案整理、系統管理、軟件開發、查詢管理、光盤備份、安全措施、掃描錄入等[2]。檔案管理系統的建立是數字化檔案管理的最基本方法，也是最基礎的工作，穩定成熟的檔案管理系統會讓事業單位在日后的檔案管理工作中節省極大地人力和財力。
（二）制定統一管理標準，明確檔案管理工作的責任分配
機關事業單位只有制定統一的檔案管理標準，才能在制度層面保證檔案管理工作有序進行，首先要對檔案進行明確詳細的分類，譬如財務報表、工作計劃和總結、員工個人檔案和單位發展規劃等要進行分門別類的電子信息輸入和歸檔，其次對于檔案的提交格式、提交時間等做出明確規定，對檔案資料的調取和應用也應該設計標準化的程序。
隨著我國機關事業單位各項事務的進行和發展，檔案資料內容越來越多、分類也越來越詳細，紙質檔案的數字化轉化過程比較復雜，管理工作和任務越來越重，所以迫切需要機關事業單位明確檔案管理工作的責任分配，建立科學的獎懲制度，責任到人，誰出問題就找誰，明確一項工作一個負責人，保證人人有事干，事事有人干，強調在數字化檔案管理的過程中，任何一個環節都有優秀的管理工作者能夠快速地完成工作任務、解決工作問題。
（三）加強檔案安全管理，注重自主技術開發和應用
網絡世界是開放的，存在很多的不確定性因素，事業單位在進行數字庫建設時要選擇合適的、值得信賴的設備生廠商和供應商，要建立多重防護系統，加強對病毒和網絡黑客的防范，在軟、硬件設備上，要反復檢測，定期維護，全面提升數字化檔案管理系統的穩定性和安全性[3]。同時機關事業單位要加強自主技術的開發和應用，外接的技術始終無法讓人真正放心。
（四）創新管理方法，加強人才培養
機關事業單位的工作氛圍的流程性較強，都是按部就班地開展工作，對于創新意識的培養有一定的阻礙，在數字化檔案管理工作中，機關事業單位和管理人員不能一直沿用傳統的紙質檔案管理模式和方法，要推陳出新，結合自身單位發展實際和現代先進管理理念，不斷創新管理方法，提高數字化檔案管理質量。同時還要加強人才培養，進一步解決檔案管理人員的待遇和編制問題，多吸收檔案管理專業人才，建立合理的獎勵機制，提高管理工作者的積極性。
機關檔案數字化范文2
計算機管理檔案的方式
（一）目錄管理
檔案目錄管理是檔案計算機管理系統中發展早且比較成熟的技術，在進行檔案的管理時，系統的目錄可以快速的找出信息資源，具有快速搜索的功能。并且針對目錄的管理數據庫和數據管理的開放性很強，可以存貯大量的信息記錄，并且把信息進行編錄整理，方便快捷的登錄和使用。
（二）檔案數字化
檔案數字化就是把檔案統一起來進行數據的管理，把包括全文信息在內的各種信息以目錄數據為檢索入口，實現檔案圖文信息的全文檢索。這種管理檔案的好處在于管理方便，如果有需要還可以及時的進行查找，方便日常工作。
（三）檔案管理的網絡化
計算機來對檔案進行管理有著巨大的優勢，因為計算機的管理不用浪費大量的人力和物力，只需要用幾部計算機就可以，而且在對數據進行整理時還能夠有效的分類，避免出現差錯的頻率。
計算機用于檔案管理的主要困境
（一）電子性文件歸檔和電子性檔案的長期保存
電子性文件的存貯也隨著多媒體計算的發展有了一個結構性的存貯環境，但是對于文字信息的存貯不能滿足辦公的需求，尤其隨著技術的不斷發展，在進行檔案的管理時，我們更愿意聽到檔案中可以有聲音出現，實現檔案的人性化管理。由于越來越多的電子垃圾，對于電子檔案的管理和存貯也是一個問題，檔案要存貯在哪里，存貯多久，是否可以借助于其他工具不僅僅是電腦來進行讀取數據等等，這些問題都阻礙了電子性檔案的長期保存。
（二）電子檔案管理標準化的挑戰
由于各行各業的管理方式不同，因此在進行檔案的管理時很難做到有效的統一，難以實現標準化的管理。在具體的管理上，由于各級政府和政府機構沒有進行必要的協調管理，這也為檔案的管理帶來了不便，信息技術的不斷發展實現了計算機應用技術體系的不斷升級，增加了管理和建設的難度。
（三）安全問題
網絡化雖然給管理帶來了便利，但是檔案信息安全也成了讓人們擔心的問題。黑客的入侵和檔案的網絡化都會給檔案管理的安全性帶來威脅，檔案的不慎外露可能會造成信息的泄露，對檔案持有者本身的信息安全也是不利的在進行資料的歸檔管理中，在資料逐漸數字化的過程中要特別注意做好保密工作，以防資料的外泄，帶來不必要的麻煩。
計算機技術在檔案管理中應用的必要性
（一）檔案信息的數字化
計算機檔案信息是一種重要而又特殊的信息系統資源，是現代信息的主要載體，在現代社會中實現檔案的現代化管理是目前檔案管理工作要實現的重要目標。因為檔案信息管理的數字化縮減了很多紙質檔案繁瑣的流程，便于查找和翻閱。實現檔案信息的數字化管理更是可以縮減檔案的翻閱時間，提高了檔案的利用率，減少了檔案不必要的磨損。
（二）檔案儲存的海量化
隨著科技的發展，每天都應該進行檔案的記錄和整理，文案信息配合影像資料進行整理，檔案的入庫也讓數據量不斷增大。而一張普通的光盤就可以存貯上萬的文字信息，在進行檔案的存貯時還可以把文字跟圖片配合處理，減少檔案存貯的成本投入，還可以節省空間。
（三）業務流程的自動化
計算機對于信息處理，能夠快速的進行信息的輸入和存貯，并對信息進行自動化的管理。在檔案管理部門進行管理時，可以通過應用軟件對檔案進行系統化的管理，然后按照管理和使用的不同要求將數據庫里的數據進行自動編制。在進行信息的檢索時，可以根據關鍵詞和文檔標識特征實現檢索的網絡化管理，可以進行全網搜索。在進行網絡管理的時候可以實現地址資源的共享，形成一個開放的網絡環境實現全網搜索，把多種文件進行原樣還原。
（四）管理人員的專業化
對于進行檔案管理的人員要具有一定的數字能力和邏輯思維能力，能夠靈活的使用計算機語言，講計算機應用到檔案管理的工作中。
當前地質檔案管理計算機化應采取的措施
（一）實現地質文檔一體化
在實際工作中，當務之急是解決文檔分離的問題，克服工作中的各種不足，完成地質文件的系統化管理。在單位中也要推行文檔一體化，實現信息的統一管理，保證檔案的質量。作為檔案的管理者來說，應該把信息的來龍去脈都掌握住，實現電子時代的文檔管理一體化。鼓勵文檔一體化軟件的研究和開發，使文檔工作在文件正式形成前就建立起來，形成對虛擬文件的有效管理，保證檔案的連續性和文檔一體化的管理。
（二）著眼地質文件資料特點，實現文件的長期保存
由于地質類的電子性文件的來源各種各樣，對于數據的錄入和信息的形成也十分廣泛，對于檔案整理人員來說，將信息進行綜合整理是一個浩大的工程，將不同渠道來源的信息進行整理分析用制度對歸檔人員進行規范處理，并列入信息管理工作的工作流程中。同時，由于電子文件極易損壞也很容易被病毒入侵，歸檔的工作人員要及時將文件進行拷貝進行備份，以防不時之需。
（三）把握檔案管理網絡化特點，重視網絡安全問題
計算機的網絡化給檔案工作的管理帶來了巨大的變化，使管理更加便捷，我們要重視起網絡安全問題，才能保證檔案管理的安全。對于地質檔案的管理，我國的檔案管理部門已經在科研階段，會不斷出臺系列技術措施和標準。在進行檔案管理時要注重網絡安全等級的測評，檔案信息的密級控制，為檔案信息的安全管理提供規范化的要求。
結語
機關檔案數字化范文3
高校檔案管理創新數字化網絡化
一、檔案管理數字化的意義
檔案本質上也是一種信息資源，信息是為了方便人們使用，但是檔案信息長期以來重存檔輕利用，查看檔案資料需要各種審批，這違背了檔案信息保存的目的。隨著信息技術的不斷發展，檔案管理數字化成為了必然選擇。首先，數字化的檔案信息更有利于使用者，使用者只需要在網絡上填報自己的信息，經過管理系統確認以后就能夠查詢自己權限內的資料，不會受到時間和空間的限制，在任何時候、任何地點。只要有一臺計算機并且能夠聯網即可。我們已經進入了信息時代，隨著信息技術的發展，人們獲取信息的途徑已經異常豐富，對人們而言，缺少的不是信息，而是獲取準確信息的注意力。高校檔案管理數字化和網絡化就是為了解決人們缺少的注意力，通過檔案管理系統的檢索功能，幫助使用者準確獲取信息。除此以外，檔案管理數字化以信息系統為基礎，而管理信息系統的引入正在改變檔案管理工作的環境。以往的檔案管理工作的重點就是檔案資料的匯總和歸檔，以及對文獻資料進行匯編等等，而引入信息管理系統以后，這些工作都可以交給系統完成，工作人員的注意力將集中在檔案數據管理和系統維護，以及檔案開發利用上。其次，檔案管理數字化在減輕工作人員的工作量的同時也在提高工作效率，對于傳統和比較規范的工作都可以由系統完成。尤其是對于檔案資料的歸檔，這是以往最繁重的工作，現在只需要將電子版文件保存，并按一定的格式要求錄入即可，而且方便了各部門相互之間查閱。
高校檔案管理數字化有著其現實意義，而且目前高校的很多網絡設備正在逐漸成熟。首先，高校檔案部門都已經開始利用計算機辦公，正在努力向辦公自動化方向發展。更重要的是不僅僅是檔案管理部門，高校各部門各單位基本上都在向辦公自動化發展，這樣在日常工作中就會形成很多的電子信息，而紙質版文件正在逐步退出舞臺，電子資料也不僅僅是文檔和表格，而是包括了語音、視頻、圖片等等，傳遞的介質包括光盤、磁盤等等。另外，目前高校都已經建成了各種網絡，包括校園網、中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網等等，而且這些網絡都可以與外網互聯，先進的網絡技術和嶄新的網絡環境為學校的各項管理工作以及教師和學生的工作生活提供了極大幫助。而且網絡的利用方便了教師和學生查看資料、學術交流，甚至是科研合作。計算機這一輔助工具已經成為各項工作的必備條件。其次，檔案管理數字化設備也逐漸被應用?，F代化的設備和智能化的硬件基礎是高校實現檔案管理數字化的基礎。經過十幾年的建設，伴隨著學校辦公自動化的逐步實現，檔案管理設備也逐漸實現了自動化，而且正在努力實現智能化，已經使用的現代化的設備為實現信息系統數字化管理提供了硬件保證。因此，實現高校檔案管理數字化已經不再是可望不可即。
二、高校檔案管理數字化存在的問題
（一）檔案管理的理念和方法問題
從目前的形勢看，高校檔案管理數字化已經成為必然，而且各項硬件設備也正在逐步到位，信息管理系統的開發也初步完成，一些學校已經正在使用。但是，檔案管理的理念和管理方法還比較落后，系統的工作模式還主要依據傳統的手工工作流程，對計算機這一輔助工具的開發還不夠，工作方法沒有創新，檔案管理工作依然沒有擺脫重管理輕利用的局面，現有的工作模式僅僅是改變了工作的形式和資料的形式，知識信息載體發生了變化，并沒有對傳統的檔案管理進行革新。現代意義上的檔案管理數字化主要是依靠計算機實現檔案信息和數據的管理，而目前檔案信息的管理還主要依靠人工，只是工作環境是在計算機上，這樣不僅不能提高工作效率，減輕工作負擔，反正增加了工作人員的勞動強度。在工作理念上沒有創新導致了工作模式的生硬轉變，而國外檔案管理已經是一個專門的專業，有著極強的理論和實際操作性，針對不同的檔案資料都有不同的分類管理的措施和方法，但在國內這些都還沒有實現?？傮w來說，目前高校檔案管理數字化的硬件設備已經基本完成，但是管理的軟件部分，包括系統功能開發和管理理念以及工作模式都存在較大問題。
（二）檔案管理數字化缺乏統一化和標準化
高校檔案管理數字化的非標標準和非統一化主要體現在這樣幾個方面：一是學校內部管理體制問題，由于學校各部門的工作各自為政，各部門對于資料和文檔都有自己的要求，都有自己的形式，這是各部門的工作性質所決定的，加上學校在統一化和標準化方面要求不高，導致學校內部檔案資料不能實現標準化和統一化；二是目前各高校隸屬于不同的主管單位，一些高校隸屬于國家教育廳，而更多的院校則隸屬于省教育廳或者市級教育單位，這就造成各高校檔案管理有著明顯的“地域色彩”，這個問題主要是國家對于高校檔案管理沒有統一要求和統一標準；三是高校檔案管理系統組成不同。包括系統的硬件設備和軟件部分，硬件設備高校都是各自采購，相互之間存在差異，硬件的差異一定會造成系統功能的差異，導致系統的軟件部分也存在差異，各檔案館之間的聯系就難以保證。這些問題與學校得到的經費和學校的前期組織計劃有很大聯系，一些系統的建設勞民傷財，最終還是沒有實際的效果，造成重大損失?？傊?，高校檔案管理數字化面臨的一大制約因素就是標準化和統一化，離開了標準化和統一化，檔案管理數字化就只是一種工作形式，改變不了當前檔案管理面臨的困境。
（三）系統安全和經費問題
目前高校的檔案管理系統都是外包設計的，系統一般都會接入校園網和其他網絡，而現在眾多的網絡病毒對系統的安全造成很大的威脅，加上一些工作人員沒有信息安全意識，在日常工作中很可能引入病毒。系統安全的另一個方面就是系統的數據庫建設，目前高校檔案管理的數據庫都是各自為政，缺乏整體性設計，數據庫規模小，不便于維護，對病毒抵御能力差，沒有標準化的設計，經常造成重復建設。檔案信息關系到學校的正常工作，以及學校的機密信息，一旦泄露將造成不可挽回的損失。另外，學校檔案管理系統的建設經常遇到經費問題，除了一些名校之外，多數高校還是存在經費問題，加上一些領導不是很重視。而且，檔案管理部門除了建設以外，還需要對員工進行培訓，需要系統的維護，或者聘請專業技術人員等等，這些都需要經費支持。除了上邊提到的問題，還有一些比較傳統的問題，這里避免老生常談沒有提到，包括檔案管理人員的業務素質問題，檔案資料的開發利用問題等等。
三、高校檔案管理數字化實現的措施
機關檔案數字化范文4
關鍵詞:信息安全;檔案;因素;對策近年來，信息技術的運用
在高校檔案管理中發揮日益顯著的作用，打破了傳統紙質檔案的管理模式，由檔案實體管理向數字化管理模式轉變，這一創新舉措大大提高了檔案資源開發和利用的效率，但數字化管理中的安全問題亦不容忽視，只有不斷強化數字化檔案的安全管理，建立健全檔案安全工作保障體系，才能真正確保數字化檔案的安全。
1問題及影響因素
首先，高校數字化檔案信息安全管理缺少頂層設計。目前安徽省高校檔案管理軟件多種類型并存，彼此孤立，有網絡版的也有單機版的，橫向之間不聯，上下之間不通，各自為政，追求小而全，未能形成網絡大平臺上的協調溝通運行機制，既影響了網絡功能的發揮，又造成了重復建設，浪費了人力、物力。其根本原因在于頂層設計滯后，缺乏統一的功能和具體執行標準。其次，檔案信息安全管理制度不完善。按照國家保密局《涉及國家秘密的信息系統審批管理規定》，現在大部分高校信息利用安全無法保證。具體表現為:一是沒有統一的利用平臺，其利用環境的安全完全依賴于自身網絡建設;二是局域網、政務網、公眾網的內容界定不規范，在協調處理多方關系上存在著隨意性;三是檔案館(室)在外包安全協議中沒有明確注明保密的形式和內容，當事者所應承擔的責任和義務，缺少相應的監管標準和獎懲措施，這些毋庸置疑將對檔案信息利用安全造成威脅。然而，究其根本原因在于缺乏建立相配套的系統安全管理規章制度［1－2］。最后，對系統功能的安全監管不到位。據調查表明，目前我省高校大部分電子檔案系統的權限設置，身份認證識別鑒定功能、CA認證以及數字簽名等技術功能均達不到相關要求，隨時可能發生文件丟失、泄密的危險。在信息采集、硬件防護等方面，相關技術部門之間未能及時有效地溝通與協調，管理措施的制定缺少系統性和科學性，如此等等［3－4］，都是因缺乏嚴格的監存管機制，從而導致安全建設存在諸多隱患和漏洞。
2檔案數字化安全管理應遵循的原則
責任規范原則。安全責任規范是檔案信息系統規劃、設計、實現、運行的必然要求，各檔案館(室)應根據安全標準化規定制定適合本單位的安全政策，不能無依據、無標準、隨意開發、盲目設計、違規操作、無人監管，而應根據實際情況，具體問題具體分析，采用正確的安全功能和設備。預防原則。將預防為主的意識貫穿整個安全系統管理的全過程，包括規劃、采購、安裝、設計等各個環節。不同的地理條件、不同的人文環境，各館(室)藏對安全設施的配備及安全功能的實現程度也迥異，應因地制宜，將安全防范意識擺在首位，加強薄弱環節的防護，最大限度地減少人為和自然災難所造成的損失。實效原則。目標的制定和規劃應與安全功能的實現程度相匹配，不應盲目追求高目標或投資過大的項目，要實事求是，使投入與需要的安全功能相適應，才能真正提高安全管理效率。分權制約原則。分散重要環節的管理權限，使其各部門之間的權利相互制約，避免全線崩潰，提高安全性。對數字化服務機構的相關資質、業績、人員、設備和加工軟件等進行考察，并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄。應急原則。安全防護要防患于未然。建立健全應急管理機制，開展各類突發事件應急演練，遇到突發事件及時采用應急預案，多方聯動，采取積極有效的防護措施。災難恢復原則。全盤優化災難恢復策略，合理劃分容災等級，嚴格執行數據恢復流程并采取有效的技術恢復手段，保持原數據中心和備份中心數據的一致性。
3高校數字化檔案信息安全管理的對策
3．1加強信息安全技術管理，提高信息化管理水平
設備層的安全管理。設備層的安全管理包含軟硬件系統的管理，是檔案信息安全管理的基礎。硬件系統的安全又稱為物理安全。由于應用軟件自身存在弊端，使其很容易受到攻擊，各種各樣的防黑客技術、軟件恢復技術以及安全操作系統的實現將是軟件系統安全管理的重點。采用先進的病毒防范技術定期對服務器和客戶端查毒、殺毒，對防毒軟件適時升級，檔案管理人員要依據病毒類型構建病毒防范機制，充分了解病毒知識，做好主動防范工作，增強殺毒的敏感性，以全面提高網絡防范能力。網絡層的安全管理。網絡層的安全管理主要針對網絡協議和結構及其所導致的安全問題應采取的安全措施。主要包括:網絡安全告警，內部流量和活動模型分析，網絡入侵恢復，網絡結構數據保護，內部加密與密鑰管理等。各個子網的出入口設備的安全管理是其管理的關鍵點，由于嵌入式操作系統作為網絡安全管理的核心技術比通用的操作系統更易實現，因而不可避免地成為整個信息產業發展的重點之一。應用層的安全管理。采取數據加密等技術確保安全，使用簽名芯片及時實現加密技術的有效應用。嚴格控制訪問權限，通過設置口令、密鑰、指紋、聲音等方式進行身份鑒別和訪問控制，并防止越權操作。對數字化設備、存儲介質應進行安全保密技術處理，數字化加工設備不得外送維修，對系統中各種操作實現嚴格的監控并加以記錄。做好日常的系統維護工作，確保數據的安全存儲、轉移和備份恢復。
3．2創新信息安全管理機制，全面提高防范意識
制度層的安全管理。強化制度建設，形成有效的安全管理機制，為信息安全建設提供制度保障。為確保數字化檔案信息安全，高校檔案館(室)要建立健全各項安全管理制度和責任制度，在面臨突發災害時，緊急啟動應急預案，形成聯動機制，因地制宜，妥善處理影響檔案安全的各類突發事件。對檔案要強化監督和管理，認真進行檔案密級鑒定，做好檔案數字化的各項安全保密工作，對密級檔案嚴格審核，做出是否變更或解除的決定，對控制知悉、使用范圍的檔案進行劃控，密級檔案以及控制知悉、使用范圍的檔案，須在安全保密的場所由其單位工作人員負責人加工處理;對特殊載體檔案采取特殊保護，對珍貴、頻繁利用的紙質檔案優先保護、定期消毒。其次要制定數字化檔案安全權利清單和責任清單，將數字化檔案信息安全建設作為日常工作運行的重點，實行領導責任制，明確在信息安全建設中各個環節的責任程序和責任人，科學界定工作職責，完善安全隱患定期排查制度，規范細化檔案數字化工作流程，強化對權利運行的制約和監督，嚴格按照任務清單要求，全面落實好安全主體責任，不斷加大問責力度，建立健全安全問題通報制度，確保安全權利清單制度落地見效。不僅如此，高校檔案館(室)也應加強數字化加工場所和設備實施的安全監管。加工場所應設置在符合保密要求且相對獨立的區域，安裝視頻監控系統、實施全程監控，嚴格核查出入人員身份，無關人員不得進入場所。工作人員不得在場所內吸煙、飲水、進食，嚴禁攜帶照相機、攝像機、手機等信息設備及其他與工作無關的物品入場，禁止以拍攝方式獲取檔案信息或攜帶實體檔案及電子檔案外出。用于檔案數字化的設備系統必須與其他網絡物理隔離，禁止安裝使用無線網卡等具有無線互聯功能的硬件和設備，對設備輸入、輸出接口進行封閉處理，并進行檢查登記。此外，若采取數字化委托加工方式，應設有專人負責安全保密工作，無安全事故、泄密事件等違法記錄。數字化加工單位應與受委托的專業公司簽訂保密協議，確保數字化加工場地的安全管理。以制度有效運行作保障，積極為檔案信息安全鑄造堅固的防護體系。組織層的安全管理。各高校要因地制宜，把數字化檔案安全體系建設擺上議事日程，制定適合本學校的數字化檔案信息安全建設規劃和實施方案，將檔案信息安全體系建設納入單位(部門)年度考核、目標管理等工作的重要內容，加強日常的監督、檢查和指導，定期聽取檔案安全工作匯報，研究部署年度工作計劃，領導要親自過問，在經費投入、技術保障、處室配合、人員使用等方面給予大力支持，各高校檔案(館)室要加快建立數字化檔案信息安全領導小組，充分調動專職檔案人員工作的主動性和積極性，并根據學校機構設置和人員變動情況，適時調整充實領導組成員，明確各部門分管檔案信息安全工作的領導，逐步細化完善檔案信息安全工作崗位職責，做到檔案信息安全工作人員職責清晰、分工明確，確保檔案安全工作順利有序開展。
3．3加大人才培養力度，打造復合型數字化安全管理專業人才
高校檔案館(室)要加大數字化檔案信息安全專業技術人才的培養力度，積極開展檔案信息化知識技能培訓和數字化安全崗前教育培訓。制定科學合理的人才規劃，數字化檔案安全的核心在于人，人是保證數字化檔案安全的關鍵，一切安全技術的實施都離不開專業技術人員，努力建設一支素質優良，結構合理，隊伍穩定，既通曉檔案網絡技術知識又能熟練掌握安全管理技能的綜合型人才，不斷探索培養優秀檔案信息化人才的新途徑。
3．4加快法律法規體系建設進程，營造良好的依法治檔環境和氛圍
建立健全數字化檔案安全法律法規，真正落實依法治檔。檔案管理人員要嚴格遵守檔案安全法規和保密規定，采取綜合防范策略，建立科學合理的操作規范，積極防御，不斷提升防護水平，凈化網絡安全環境。加大安全執法力度，嚴加懲處盜取、篡改信息的機構和個人，并依法追究相關責任。重視安全法律法規宣傳工作，利用校園網，宣傳安全知識以及學校關于檔案安全工作的規章制度。通過檔案網站，及時國家頒布實施的檔案安全法律法規，認真學習并貫徹落實上級檔案主管部門關于檔案安全管理的文件精神，讓廣大師生不斷強化安全和保護意識，充分認識學校檔案安全工作的重要性。
4結論
高校數字化檔案信息的安全管理是一項漫長而艱巨的任務，涉及技術、法律、制度、意識、人員等方方面面，隨著社會信息化的飛速發展和科技的日新月異，影響數字化檔案信息安全的因素也日益繁多，高校檔案安全工作將面臨新的挑戰，各高校檔案館(室)應高度重視，通力合作，使數字化檔案信息的安全管理逐步邁上規范化、科學化的軌道，為檔案的永久安全保管和歷史文化的傳承做出應有的貢獻。
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機關檔案數字化范文5
[關鍵詞]數字化技術；醫學檔案；管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.094
[中圖分類號]R197.3；G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02
醫學檔案是醫院最關鍵的信息源，其具備記錄、收集、分類、貯存以及管理等功能。而醫學檔案信息的價值以及其在醫學研究等方面的應用，得到了越來越多人的關注。對于新時期的醫學檔案管理工作，醫院必須要積極應用數字化技術，構建醫學檔案管理網絡，實現檔案的開發、利用與服務的信息化，這對促進醫院發展和醫療事業的發展來說具有重要意義。
1 現代醫學檔案的特點分析
第一，數量和類型逐漸增多?，F代人的生活條件和醫療條件得到了改善，致使醫學檔案不管是數量亦或是類型上都有很大程度的增加。這給醫學檔案管理人員帶來了大量的工作量，并對其工作效率產生了很大影響，工作內容變得更加復雜，工作范圍也逐漸擴大。
第二，醫學檔案的來源和內容越來越廣。隨著時代的發展，人們的健康理念也在逐漸加強，醫學服務體系的日益完善，使醫學檔案的來源方式也呈現出了更加多元化的局面，其內容也更為豐富。醫學檔案自身的跨越性長、時間跨度大、綜合性較強，其與其他諸多專業學科之間有著較為緊密的聯系。
第三，載體形式日益多元化。醫學檔案管理從過去的紙質管理發展到如今，即便是電子化信息化技術已經得以較多的應用，但因為醫學檔案自身存在的特殊性，紙質檔案依舊在醫學檔案中占據了較多的比重。另外，以縮微醫學檔案、聲像醫學檔案等其他不同類型的醫學檔案也越來越多，醫學檔案載體多元化的形式為檔案的查找、保存和傳遞提供了更多的便利。
第四，社會需求逐漸增多。在現代社會中，互聯網信息技術飛速發展，現代人的信息需求量也越來越大。對醫學檔案信息來說，其與現代人的實際生活聯系緊密，社會需求量也持續增多。另外，生活水平的提升與生活節奏的加快讓社會對醫學檔案的需求也越來越高。醫院醫療服務中的各項工作幾乎都在很大程度上涉及醫學檔案，其種類多、強度大、需求廣，需要進一步促進醫學檔案管理工作的變革。
2 數字化技術在醫學檔案管理中應用的必要性
2.1 順應時代的需要
過去的醫學檔案管理往往是手工作業的方式，以紙質檔案為主要載體。近年來，隨著數字化信息技術的飛速發展，其在人們的生活與工作中得到了更加廣泛的應用，醫學檔案管理工作也開始朝著信息化的方向發展。即便是計算機在醫學檔案管理中已經有了非常普遍的應用，但其具體功能依舊集中于存儲目錄信息、檔案檢索等方面，沒有真正實現用戶自行使用計算機對檔案信息進行檢索或者提供其他相關服務的能力。所以為了順應時展的要求，醫學檔案管理工作也要堅持與時俱進，大力推進數字化建設。
2.2 提高工作的質量
把醫學檔案從過去紙質的管理模式逐漸轉化為現代的數字化管理模式，可以在很大程度上促進醫學檔案管理工作質量的提升。過去的醫學檔案管理一般是在檔案管理人員根據相應的管理規范所進行的，這樣的管理模式可能會由于工作人員自身業務水平和素質能力的差異，而造成醫學檔案管理工作的效率和質量存在差異。而借助于數字化技術，應用現代的信息管理模式，其最主要的工作內容可以說是計算機代勞，計算機根據已經編制好的程序完成相關工作，能有效避免人工作業時可能出現的失誤。
2.3 提高檔案利用率
應用數字化技術開展醫學檔案管理工作，和過去的管理模式相比，最大的優勢在于促進醫學檔案管理工作效率的提升，進一步完善醫學檔案信息管理系統，提升醫學檔案的利用率。選擇現代化的管理模式，讓用戶在查找所需檔案材料的過程中更為便捷，對一部分保密文件也能夠借助設置密碼的辦法來設置權限，進一步簡化了授權與查找的流程，最終實現醫學檔案信息Y源的共享。
3 數字化技術在醫學檔案管理中的應用
3.1 融傳統檔案管理與數字化于一體
數字化技術應用于醫學檔案管理工作中，可以說是傳統檔案管理工作的一次創新與改革，過去的醫學檔案管理系統是數字化技術應用于醫學檔案管理的前提和基礎。數字化醫學檔案管理能夠極大地促進檔案管理工作效率的提升，降低人力、物力的消耗。數字化管理模式和過去人工管理模式既有區別，也有聯系，隨著檔案管理工作的改革，醫院要意識到數字化技術與傳統檔案管理手段的融合是醫學檔案管理工作未來的主要發展趨勢，把互聯網環境和各種高效的數字化技術有機結合起來，讓醫學檔案管理能夠煥發出新的活力，在醫院管理系統甚至于其他相關領域中發揮作用，最終實現醫學檔案管理工作的重組建設。
3.2 加強硬件設施的投入
數字化技術應用于醫學檔案管理工作，必須要擁有較為全面的硬件設施作為工作開展的前提與基礎，醫院方面要加強對硬件設施的資金投入，確保硬件設施的建設和完善具備一定的科學性與預見性，在醫院發展的過程中要“一步一個腳印”的構建網絡信息系統，為數字化技術在醫學檔案管理工作中的應用提供更大的發展空間。同時，還應對醫學檔案信息材料予以有效保存，對網絡系統的設置與選擇方面，必須要充分考慮其可維護性和先進性。在現代醫院中已經建立了局域網，可在某一范圍內實現信息共享，在這種形勢下，數字化技術必然能夠在醫學檔案管理中得以更加全面的應用。
3.3 整合醫學檔案數字化的原始資源
數字化技術在醫學檔案管理中的有效應用的基本前提是數字化資源，缺乏資源的醫學檔案信息化建設管理工作就如同無根之水，不能真正發揮出有效的作用。醫學檔案數字化管理工作必須要從兩個方面出發：一是對醫院醫學檔案資源的數字化管理，二是對社會化資源的開發管理。醫院內部醫學檔案資源的信息化建設，是按照醫療機構的實際情況和發展方向所構建的全面數據資料庫，并提供醫學檔案的檢索查詢功能，另外，對相應的病例和學術論文進行信息化處理。在這樣的前提下，才能對所掌控的檔案信息實施全面立體化的索引，進而提供更具有針對性的查閱與下載功能。社會化資源的開發管理，是對部分擁有較高學術價值的醫學檔案進行收集整理，盡可能地對醫療信息予以過濾、整合，確保醫學檔案資源更加高效的應用。
3.4 創新數字化檔案管理的組織模式
現代社會的飛速發展和社會主義建設的逐漸推進，醫療機構、醫學檔案作為與現代人實際生活密切相關的一個重要因素也得到了發展，不管是從行政管理、學術研究亦或是確保普通百姓的合法權益等方面來說，醫學檔案管理工作都是至關重要的。要構建完善的數字化檔案管理的組織模式，建立一個和現代社會發展相符合的醫學檔案管理新模式，必須要努力開展好下面幾方面的工作：一是從數字資源、網絡化存取和分布的角度進行創新；二是從檔案需求者與使用者的查詢、處理、檢索系統等基礎系統實施創新；三是站在社會組織機構的角度實施創新。唯有循序漸進的開拓發展，才能確保數字化技術更為有效地應用于醫學檔案管理工作中。
3.5 加強檔案數字化的安全保障措施
近年來，數字化技術在醫學檔案管理工作中得到了更加廣泛的應用，但與此同時，醫院也必須要注重其安全防范。醫院信息技術工作人員和檔案管理人員必須要主動樹立安全防范意識，通過有針對性的信息安全技術確保數字化醫學檔案在開發利用過程中的安全性，對醫院內部網絡系統給予充分的保護，如設置防火墻、數據加密或者設置登陸動態口令等方法有效避免醫學檔案信息資源的泄露。醫學檔案如果被泄露必然會引起非常嚴重的后果，因此，檔案工作人員必須要主動學習數字化技術，掌握一定的安全防范技術措施，確保醫學檔案的高效利用。
4 結 語
隨著現代科學技術的飛速發展，數字化技術在醫學檔案管理工作中的應用已成為醫院檔案管理工作的發展趨勢。但數字化技術的應用，并非是短期內能夠得以全面推廣的，它還需要一個發展與延伸的過程，醫院檔案管理人員必須要主動樹立信息化、數字化的管理理念，把數字化資源更加科學地應用到各項工作中去。唯有逐漸推進醫學檔案管理工作的數字化建設，才能真正提升醫學檔案管理工作的實效性，并開辟出一條具有自身特色的數字化醫學檔案管理之路。
主要參考文獻
[1]楊菲林，李峰.醫學檔案管理信息網絡建設探索[J].醫學信息，2010（1）.
機關檔案數字化范文6
一、當前我國檔案管理的主要問題分析
管理制度的發展滯后致使棄檔、死檔等現象已成為檔案管理中普遍的一個難題。從長遠的角度來看，我國制度的改革以及社會的發展隨著人才流動壁壘的減少。我國檔案實施社會化管理成為最終的必然方向。當前我國檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現象較為嚴重。甚至出現一些“自持檔案”的現象。隨著社會的發展，檔案本身的嚴肅性、準確性以及唯一性，逐漸已經被很多人視同為“雞肋”。
（一）“人檔分離”。因為傳統檔案管理存在較多的問題，加上目前的檔案流動性比較大，因此檔案內容和個人之見出現了一定的偏差，部分檔案，比如認識檔案就不能夠對當事人的實際情況進行體現，作為人事檔案應該要能夠對當事人的各項基本資料體現。檔案一旦何其主體之見失去了聯系，就會出現人檔分離的情況，檔案的價值自然就沒有了，因此檔案必須要和實際相符，這是其特質也是其要求。
（二）“棄檔死檔”。在我國各類人力資源以及社會保障單位網絡上，已經長期開始定期公示“長期失去聯系超過5年的流動人員的人事檔案名單”。每年我國在各類社會保障網及人力資源網站將很多這樣失去聯系超過5年且被公示又無人認領的檔案最后都被入庫封存，成為“死檔”。當前我國面臨的該類棄檔現象已經成為全國各地人才檔案管理部門的普遍遭遇。2002年我國人事部全國人才流動中心就做過一項不完全統計，當年在全國范圍內就至少有超過60萬的“棄檔族”[3]。自從90年代以來，我國的新用工制度就讓流動人口的數量變得更大了，企業單位對檔案的管理也開始采取了分離模式，一些單位公職人員的檔案從單位中分離出去，因此檔案的管理工作開始產生了變化。加之，我國自九七年開始在全國逐步建立統一的城鎮企業職工基本養老保險等制度，辦理退休以及養老保險也逐漸開始與人事檔案脫鉤。
目前社會的流動性比較大，很多的地方都有了相應的服務機構以及檔案管理機構，這樣檔案就會逐漸的和其主人失去聯系，導致了目前的很多檔案均是沒有用的“死檔”，而檔案管理機構對于這些聯系不到本人，無法收取檔案費用的部門也是比較嚴重的損失，檔案是不能夠隨意的丟棄的，即便是當事人不進行手續的辦理亦是如此，所以檔案部門只能夠將這些檔案進行封存，隨著檔案的積累越來越多，這樣的棄檔也在增加。導致了檔案價值的喪失，其實檔案在我國來說，因為國企和事業單位的存在，要在這些單位工作必須要有檔案。
二、我國人事檔案發展的方向和趨勢展望
（一）人事檔案管理向信息化方向發展。因為人事檔案中對個人的過往記錄比較多，雖然是紙質的，也是具備了唯一性，其管理會有問題，增加了風險性，而且遺失后的補辦也是比價困難的，這是目前檔案管理比較常見的問題。我國的檔案事業發展后，政府部門對于檔案信息化管理和數字化管理的關切也是比較多的，但是實際的情況卻并不樂觀，并沒有取得比較好的發展和利用。但要在全國范圍內盡快形成統一的信息化、數字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國人事檔案管理的硬件設備、檔案人員管理的問題以及人事檔案信息化軟件發展的制約不足，但我國人事檔案管理實施的信息化、數字化進程已初現成效，并在全國各地逐步開展各類“社會人才人事檔案電子化服務”項目，這些項目將分類整理的紙質檔案進行電子掃描等信息化處理，形成與實物檔案內容相對應和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過進入到“數字檔案庫”中查詢當事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時為當事人或查詢單位開設證明。
（二）電子化、數字化、信息化是其主要的方向。我國的電子技術獲得了比較大的發展，而數字化、信息化的檔案管理模式也讓我們看到了新的方向，其更加的高效，應用前景更加廣闊，加上我國的人口多，檔案信息資源也比較多，比較復雜，如果不進行數字化管理，將會是非常龐大的工作，因此電子化在很多的地方都相繼的投入使用，在部分的單位、企業中也是使用比較多的，數字化人事檔案管理是單位對檔案個人進行了解的一個窗口，實際的應用價值比較大。
