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學生學籍檔案管理范文1
中圖分類號：G271文獻標識碼：ADOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2011.11.023
文章編號：1672-0407(2011）11-057-02收稿日期：2011-11-6
隨著國際間教育交流規模的日益擴大和我國高等教育質量的提高，來華留學的人數近年來快速增長，越來越多的外國留學生選擇在我國接受教育。隨著外國留學生人數的不斷增加，外國留學生學籍檔案的管理工作也變得日趨重要起來。留學生學籍檔案管理與國內學生學籍檔案管理有相似之處，但是由于外國留學生教育的特殊性，留學生學籍檔案的管理與一般的高校教學檔案還存在一些差別。如何科學、規范地管理外國留學生學籍檔案，并加大開發利用的力度，是新時期高校檔案部門所面臨的一個重要問題。
一、外國留學生學籍材料的特點
外國留學生在整個留學期間形成的文件材料，既有外事管理文件的屬性，又具有教學管理文件的屬性，同時，還有其區別于外事類和教學類文件的自身特點，而這些文件的特點是由留學生自身來源的廣泛性和所學專業的多樣性所決定的。留學生學籍材料呈現出多樣性的特點：
1.由于外國留學生來源范圍的不斷擴大和來源地區的廣泛，留學生學籍材料呈現多樣性的特點。因為各個國家制度不同，外來留學生所提供的申請材料中的個人履歷材料的數量和內容均不同。以我校2010年畢業的外國留學生為例：留學生遍及六大洲，49個國家。其中以亞洲留學生最多，占72％：非洲次之，占18％；歐洲、美洲較少，各占5％；大洋洲僅1人。
2.由于外國留學生學歷層次和學制不同，使外國留學生學籍材料內容多種多樣。如，目前我校外國留學生按學歷層次分為博士、碩士、本科生、進修生、漢語言生、中文短期生等層次，相對應的學制也分為博士、碩士生學制三年：本科生學制四年（醫科五年），進修生和漢語言生分春、秋班，學制半年至兩年，中文短期班是寒、暑假班，為期也只有一到六周的時間。博士、碩士、本科留學生會形成從申請到畢業的一整套留學生學籍材料；而進修、語言和中文短期班的留學生形成的留學生學籍材料僅局限為留學名冊、留學階段證書。
3.由于外國留學生到我國留學時選擇專業分散在所在高校的文科、理工科、醫科等的各個院系，使留學生學籍材料形成呈現分散性的特點。
4.由于外國留學生的留學資金來源不同，使留學生學籍材料中的審批材料的數量和內容也不同。留學資金來源有國際組織資助留學、中國政府資助留學、本國政府資助留學、學校間交換留學、自費留學等。
二、外國留學生學籍檔案管理現狀
（一）外國留學生學籍管理部門不統一，造成留學生學籍材料階段性不完整
高校留學生一般由留學生管理部門和教學部門多重管理，而且管理職能上互有交叉，這就造成了留學生學籍材料形成的分散，因而給留學生材料的完整收集帶來了很大困難。同時，留學生學籍材料形成時間跨度大，需留學生畢業時突擊整理，集中歸檔，容易造成某一階段銜接不善，文件散失，因而收集不全。
（二）外國留學生學籍材料歸檔范圍局限，組卷方法不適宜當前留學生學籍材料特點，影響檔案的管理和利用
1994年《高校檔案實體分類法》頒布以后，高校的留學生檔案一直按照《高校檔案實體分類法》中的歸檔范圍和方式歸檔。在實體分類法中，外事類檔案下設五個二級類目，外國留學生檔案被設置為其中的一個二級類目。因為當時外國留學生數量不多，所以歸檔范圍相對教學類的學籍檔案的歸檔范圍少得多，組卷方法也相對簡單。
近幾年來，隨著留學生數量的增加，留學生產生的文件材料也越來越多，內容也不斷得到豐富，原有的歸檔單位已顯得過于籠統和簡單，已無法體現和適應當前留學生學籍材料的特點。比如，有的留學生由于一些客觀原因，需要休學、離校、復學等，會跨年度產生各種手續類文件材料；有的留學生由于不能適應課業的難度，會產生轉系、轉專業、降級等相關材料。這樣，部分留學生的學籍文件材料相對會有很大增加和不同，歸檔范圍也應適當加以完善和補充。
（三）外國留學生學籍檔案電子化程度低，影響外國留學生學籍檔案的開發利用
教育部在2007年頒發、試行了《普通高等學校外國留學生新生學籍和外國留學生學歷證書電子注冊試行辦法》，該《辦法》規定了對普通高等學校外國留學生接受學歷教育的新生學籍和外國留學生學歷證書統一實行電子注冊，建立外國留學生學歷從入學到畢業的完整信息，供外國留學生和有關機構網上查詢。有的高校這一工作剛剛起步，還遠遠不能適應留學生檔案查詢需要，還有待于完善和實施。
三、改善外國留學生學籍檔案管理工作的對策
（一）全程管理，加強收集
收集工作是檔案管理工作的前提和基礎，關系到外國留學生學籍檔案的管理和利用。針對高校負責管理留學生的部門多且交叉、留學生日常管理和教學管理分開的特點，檔案部門應扎扎實實地加強協調工作，做好不同階段收集工作的合理銜接，做到檔案的收集與文件的全程同步管理。即檔案部門主動、積極深入到留學生所涉及的外事管理部門和教學單位進行專業的檔案收集指導，做到經常收集與集中收集相結合、定期收集與常年收集相結合、主動送交與上門收集相結合，以確保留學生學籍檔案的齊全完整。如，高校檔案管理部門應從外國留學生入校后開始對留學生的文件材料收集、積累、歸檔工作進行具體指導；然后全程負責并協調整個留學生在校學習期間所設部門、院（系）的文件的采集；最后，留學生畢業時，再指導外事留學生部門對已收集積累的文件材料進行整理立卷。這樣，才能保證留學生學籍檔案齊全完整。
（二）健全和完善外國留學生學籍檔案的歸檔范圍
針對來華留學生數量和類別的不斷增加，所形成材料日益豐富的特點和發展趨勢，高校檔案部門應根據利用需求，不斷補充健全留學生學籍檔案的歸檔內容。以我校為例，歸檔范圍明確列出學生在教學流程中形成的各個階段材料，并增加了錄取通知書、護照復印件等反映學生個人信息比較完整的一些材料。
（三）合理改進組卷方法，便于留學生學籍檔案的保管、利用
目前，留學生學籍材料立卷仍沿用外事類管理性文件的橫向組卷方法，如以“外國留學畢業生登記表”為立卷單位，按年度橫向組卷，顯然這樣的組卷方法不利于查找利用，已無法滿足和適應當前日益變化的形勢。針對這種情況，可以借鑒教學類學籍檔案以人為單位的組卷方法， 把留學生學籍文件材料按留學生畢業年度，以留學生個人為立卷單位，縱向組卷。這樣的組卷方法可以系統、規范地立卷歸檔，同時方便留學生學籍檔案的保管和利用。
（四）拓展外國留學生學籍檔案的信息化管理，積極探索網絡化服務
學生學籍檔案管理范文2
關鍵詞：職業學院；學生檔案；管理；策略
中圖分類號：G718 文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2015）04-0033-01
隨著國家對職業院校的重視，職業院校無論從招生規模還是學校管理等方面都面臨著新的形勢和要求，特別是管理理念和手段的發展，也給職業院校管理帶來了新的機遇和挑戰。而學生檔案管理工作本身就是一項涉及社會機構多個方面的服務性工作，尤其是高職院校的檔案管理，更是涉及學生個體和高校整體的重要工作，不管是學生的學歷認證、考評、就業，還是未來的晉級和提干，都離不開學籍和檔案，所以這是一項關乎學生現在和未來的重要工作，作為學生學籍檔案管理的主要負責人的輔導員要緊跟時代步伐要求，積極改革創新，為學生檔案管理服好務。
1.加強對學籍檔案管理工作的重視
隨著社會發展和用人單位對高校畢業生要求越來越高，對畢業生鑒定的一個最重要也是最直觀的方法就是看畢業生的學籍檔案情況，高職院校的學籍檔案充分體現了學生在校的實際表現情況，所以占據院校管理工作的重要地位。輔導員作為學生學籍檔案管理人員，要充分認識到自身工作的重要意義，正確認識學籍檔案管理對院校順利發展的重要性，而且要認識到當前信息技術等手段的影響，以及學生社會實踐、頂崗實習等非在?；蚍强荚噧热莸刃滦蝿?，對學生學籍檔案管理帶來的新變化和新要求，積極提高自身管理素養，采用科學合理的方式管理檔案，并有效利用，全面推進學校各項管理工作的有序發展。同時，要強化管理意識，要求輔導員在管理學籍檔案的過程中，一定要認真負責，嚴格把關，細致做好建檔工作，規范遵守學籍檔案移交和保存制度，杜絕弄虛作假、敷衍了事。此外，要加強普及檔案知識，提高學生認真對待自己檔案的意識，讓學生認真填寫每一份資料，盡量避免在將來就業時因檔案問題出現麻煩。
2.提高學籍檔案管理工作的規范性
學籍檔案是跟隨學生一生的、具有考察功能和利用價值的文字性資料，其中主要包括：成績單、考核表、學籍表、畢業登記信息等，真實有效的記錄了每一位學生的成長經歷。由此可見，學籍檔案是反饋教學質量的重要載體，也是學校教學工作的重要記錄，我們要不斷提高和強化對學籍檔案的重視程度，完善學生的學籍檔案，力求做到真實和完整，充分發揮學籍檔案應有的作用，體現學籍檔案的真實價值。輔導員在建立學籍檔案時，應采用統一的格式，并要求各部門對學生的基本信息進行及時完善和更新，并認真考核和鑒定，給出客觀公正的考核意見，用詞用語要準確。所有需要手工填寫的材料一律采用碳素墨水和黑色簽字筆填寫，并保證內容真實、字跡工整、內容準確、無隨意涂改等現象，全面提高學籍檔案的利用率和有效率。此外，由于高職院校的學生人數較多、類型較廣，并具有多元化、開放性、多層次性等特征，所以高職學校的學籍檔案管理工作不但要具有很強的開放性，還要有周期性、重復性，比如，學校中經常出現學生中途休學、退學、轉學等變化，使得日常管理工作量增大，再加上學籍檔案管理本身就比較復雜，且直接關系到學生的切身利益，所以作為學校管理者，應注重完善學籍檔案管理制度，提高檔案管理的規范性和政策性，這是高職學校管理工作的重要方面，做好此項工作，有助于推進教育體制改革的全面發展。
3.采用信息技術加強管理工作
隨著科學技術的快速發展，推進院校學籍檔案管理工作的信息化與科學化，成為高職院校管理工作發展的必然趨勢。然而從實際調查中發現，很多高職院校學生學籍管理也在走數字化的道路，但開展的程度達不到形勢的發展要求，很多輔導員在實際管理中存在著不同程度的問題。作為高職院校輔導員，更要充分利用現代化信息技術，加強各項管理工作，以此為管理的工具和載體，提高學生學籍檔案的管理效率。同時要加強學籍檔案管理部門和院校其他各部門之間的聯系與對接，建立統一規劃的操作平臺，最大限度的節約學校資源，減少不必要的浪費，提高院校管理工作的效率。在推行檔案電子化進程的過程中，要做到電子文檔與紙質檔案共存，同步更新和完善，實現檔案的雙重保障，防止因意外而造成數據丟失。在信息化建設過程中，要充分利用網絡資源進行信息采集，對于從網上錄取學生的學校，要與教育部高校學歷電子注冊系統聯網，實現直接從檔案庫中下載學生的信息資料。例如，通過網絡中的學籍管理系統，可以錄入學生的姓名、年齡、專業、身份證號碼、學籍變動等基本信息，還可以借助音頻功能錄入學生的照片和音容笑貌，使學生在畢業后可以根據企業需求發送自己的檔案信息，給予企業更加直觀的印象，提高學生的就業率。此外，在學生各項成績管理方面，也可以通過現代化信息技術加強管理，通過網絡上傳學生的成績查詢信息，不但可以減輕管理者的工作量，還可以及時反饋學生的學習情況。因此，必須根據院校的實際情況建立完善的網絡學籍管理系統，在各部門、各院系中進行數據共享，也可以在結合自身特點的前提下，完善現有的軟件系統功能，從而滿足院校學籍檔案管理的要求，或者可以采用引進先進學籍管理軟件的方式，在不斷積累經驗的過程中推動院校學籍檔案管理數字化的進程。
4.從整體上提高輔導員綜合素養
由于輔導員是高職院校學籍檔案的管理人員，所以要系統掌握相應的檔案管理知識，并具有扎實的檔案管理能。眾所周知，理論與實踐密不可分，任何理論都來源于實踐，檔案管理工作亦是如此，作為輔導員，首先要全方位的掌握檔案管理的基本知識與技能，不斷提高自身的綜合素養。特別是當前學籍管理網絡化的大趨勢下，輔導員作為學生學籍檔案管理主要負責人，就必須要通過參加培訓和自學等途徑，不斷提高自身計算機操作水平以及各種電腦管理軟件的應用能力，從整體上提高自身的檔案管理水平和能力，適應新形勢下學生檔案管理的要求；其次，輔導員在收集、整理、保管檔案資料時，一定要伴隨分析、探究、判斷、綜合等各種研究活動，只有不斷深入調研，才能在實踐操作過程中發現問題、分析問題，并自主解決問題，也只有這樣才能進一步適應學生學籍檔案管理的新變化和新要求；其三，輔導員要不斷提高自身的思想政治覺悟，加強保密意識，在做好本職工作的同時，為領導解決服務問題。實際上，檔案管理工作效率的高低，不但要做好相關記錄，而且要充分利用學籍檔案，發揮其優勢作用。因此，要想適應新形勢下職業院校學生學籍檔案管理的要求，無論從學院層次還是從輔導員自身都要認識到管理者綜合素養的重要性，并為輔導員們提供各種途徑加強培訓，同時輔導員個人也要積極參與學習，從整體上提高自身管理的素養。
總之，作為高職院校的輔導員，一定要認識到高職院校學生學籍檔案管理的新形勢和新要求，從思想上高度重視學生學籍檔案管理的重要性，并在實際的管理過程中積極采用科學合理的管理方法，適應社會發展需求，不斷完善學籍檔案的管理制度，強化信息資源的開發與利用，逐步提升管理效率，真正做好高職院校學生的學籍檔案管理工作。
參考文獻：
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[2] 徐春梅.規范學籍檔案管理工作的思考[J].北京工業職業技術學院學報.2003，（02）
學生學籍檔案管理范文3
一、技工學校學生檔案管理的一般特點
檔案是記載個人經歷、政治思想、品德作風、學習和工作能力、學習和工作表現、學習和工作成績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據。因此，許多技工學校根據《中華人民共和國檔案法》制訂了相應的學生檔案管理的規定，并具有以下特點。
1.學生檔案歸檔范圍趨同。許多技工學校明確規定學生檔案的歸檔內容為，學生在初中、高中（職高）畢業的相關材料、學生在校期間獲得的獎勵與處分材料、有關政治面貌的資料、學籍表、學生教育實習鑒定表、體檢登記表等。同時有些學校為了適應學校學生管理的需要也規定了可以將“其他應當歸檔的材料”作為歸檔內容。但是由于這一規定過于模糊，操作性不強，學?；旧蠜]有此類檔案。
2.學生檔案表現介質單一。許多技工學校規定，學生檔案歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，由承辦部門蓋章，注明形成材料的時間。學生檔案材料的載體一般應使用16開規格的辦公用紙。文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水盒復寫紙書寫。除電傳材料須復印存檔外，一般不得用復印件代替原件存檔。由此可見，目前，技工學校學生檔案的表現介質為紙質檔案。
3.學生檔案利用規定嚴格。例如，技工學校一般都嚴格規定了只有管理者才有權查閱學生檔案，而學生無權查閱和借用檔案。學生只有在兩種情況下才能接觸到檔案，第一種情況是，在擇業期內就業的學生可憑就業協議書復印件或用人單位調檔函調取檔案；第二種情況是，升學的學生可憑所升入學校開具的調檔函或錄取通知書調取檔案。當然，對于其他人員和組織要查檔案需履行相應的手續方能查閱。
二、技工學校檔案管理創新的思路
眾所周知，學生檔案是反映學生個人經歷、學歷、思想政治素質、業務素質和能力素質等情況的文字材料。因此，學生檔案管理工作應當體現依法辦事、規范管理、服務學生、服務社會和專人負責的原則，并在此基礎上力求創新。
1.學生檔案信息收集應當實用化。所謂實用，就是技工學校學生的檔案要能夠反映學生在校學習成長的過程和痕跡。過去，我們收集的學生信息基本上是靜態的信息，不能反映出學生的接受技工學校教育后素質水平的進步，因此缺乏實用性。如果我們從實用化的維度思考學生檔案信息的收集，就會突破已有檔案管理理念的禁錮。使學生檔案信息的收集變得豐富起來。
2.學生檔案信息表現應當多樣化。所謂多樣，就是應用多種介質反映學生成長信息?，F在，已有成熟的電子化的管理系統可以記載有關學生的靜態信息。這為我們拓展記載學生成長信息介質，提供了有利條件。因此，我們有必要重視利用影像等記錄手段，將學生的成長信息以多樣化的方式給予記載，這對于學生樹立學習信心，提高自我效能感；對于構建學校教學資源，展示學校教育教學水平，促進學生就業有著積極的作用。
3.學生檔案信息服務應當靈活化。所謂靈活化，就是要用現代檔案管理理念，重新審視我們的檔案管理規定，實現檔案管理在服務上的創新。提倡檔案管理服務是目前檔案管理改革的熱點。我們當然要將涉及學生權益的檔案信息加以妥善保密。但是，隨著檔案管理內容的拓展，有些信息是有利于學生成長的。因此，需要我們將學生檔案中既有利于學生發展，又不侵害學生權益的信息提煉出來，靈活使用，以達到服務學生，服務社會的目的。
三、技工學校學生檔案管理創新的措施
技工學校的中心任務是為國家培養一線實用性技術人才。因此，技工學校學生檔案管理就應著力從各個方面反映學生在校期間的成長歷程，將其既作為學?？疾?、培養學生的原始材料，更要作為推薦學生就業的重要憑證和手段。這是應對競爭日趨激烈的就業用人市場挑戰，所必須予以重視的工作。
1.應將反映學生技能水平的實習實踐作品作為學生檔案的內容之一。反映學生技能水平的實習實踐作品，可以說是很多技工學校檔案管理的一個重要缺失。當然，這與我們長期以來，凡是檔案就應保密的理念有關。正是這種理念，讓我們覺得學生實習實踐作品沒有保密價值，也就沒有必要歸檔了。我們看到，許多發達國家在學校檔案管理中，特別注重將反映學生成長經歷的信息歸檔，予以長期保存，并將其作為反映學校文化底蘊的重要內容。因此，作為培養高技能人才的技工學校，應將學生實習實踐作品有選擇的加以歸檔。
2.應將有利于學生就業的檔案信息整理復制，并向新生、學生家長和用人單位展示。學生檔案的高效使用關系著學校、學生、用人單位各方面的切身利益。所以，在遵循有關檔案管理規定的基礎上，將那些無需保密但有利于滿足學生和學校發展需要的檔案信息，有計劃的加以整理和復制，是技工學校檔案管理創新的必要措施。
3.應將畢業生就業后能體現學生教育教學績效的信息，追加收錄到其檔案中。當前，終生教育已成為人民的共識，畢業生也是學校發展和在校生成長的重要資源。我們要破除“學生畢業，與學校無關的”看法。所以，我們建議，技工學院要重視畢業生發展信息的收集，這會提示畢業生對母校的歸屬感和責任感，也會激發他們在工作中的榮譽感和成就感。
4.應將學生作為自己檔案建立、完善的主體之一。以人為本，發揮學生自我教育、自我成長的潛能，是當代教育哲學的重要命題。作為學生管理重要內容的學生檔案管理業必須與時俱進。因此，我們認為，讓學生在自己檔案信息構建的活動中有話語權，本身就是對學生的有效激勵，能激發他們的榮譽感。所以，發揮學生作為教育主題的主觀能動性，是提升技工學校學生檔案管理水平的一個重要表征。
學生學籍檔案管理范文4
【關鍵詞】大學生檔案；重要性；管理工作；建議
引言
很多大學畢業生將學生檔案寄回原籍后擱置不理，等到若干年后需要用到檔案的時候會遇到很多的問題，例如已經參加工作的學生考取的國家公務員崗位需要工齡限制，而存放檔案的區級人才市場不能提供相關證明；國企干部職員需要用人事檔案申報職稱、轉正定級，但是檔案所在的區級人才市場不能提供相關證明；畢業后選擇以考研或留學的方式出國深造需要用到學生檔案。另外，諸如養老保險的辦理、人事調動、社會福利的確定等公共福利也都與大學生檔案息息相關。由于大學生剛剛踏入社會并不能很好地理解檔案的價值，做出“棄檔”或“自行保管”等行為，最終使個人檔案變為“死檔”，最終使各項社會公共福利無法得到保障。大學生檔案的不正確存放和保管，既是學生對檔案重視意識的缺失，也是大學生檔案管理人員職責的缺失。
1.高校大學生檔案管理的重要性
大學生檔案是大學生在大學期間的所有獎懲、榮譽等綜合信息的真實記錄，是學生檔案的一部分。大學生檔案包括了學生從小學至大學的學籍卡；學生的大學畢業生登記表；學生各個時期的國家級、省級、院校級獎懲證明；學生各個時期的體檢卡；學生的初、高考以及大學每學年及綜合成績單；學生黨、團身份的全部證明材料等。目前，除了國企及一些企事業單位，很多高校畢業生的就業單位沒有提供學生檔案的存放和管理系統，學校也只能暫時存放兩年的時間，那些沒有接受單位的大學生檔案一般會被派送回原檔案存放單位，即大一時將檔案寄至大學的原籍單位，大部分原籍單位與學生戶籍所在地一致，為戶籍所在的市區級人才市場。大學生檔案是大學生在大學的生涯中一切經歷的翔實記錄，也是企業人事部門考核應屆畢業生的重要參考依據。高校的大學生檔案一般不經過個人，是在學生畢業之際由學校代為轉出，學生檔案轉出后如果沒有具有資格的單位接收，大學生檔案就會面臨著丟失、“死檔”等問題，這對于大學生就業及其就業單位人才的考核、選拔任用產生很大影響，尤其是國家人事單位及公務員考核十分注重大學生檔案。大學生檔案的重要性使得大學生檔案的管理工作不容馬虎。但是現今大學生檔案的管理與大學生檔案的重要性不相適應。大學生檔案的管理工作還有待完善。
2.高校大學生檔案管理工作存在的問題
2.1某些高校沒有專門的大學生檔案管理部門
目前部分高校將大學生檔案分配到學生所在的各個學院自行保管，沒有統一的大學生檔案管理部門，從而給大學生檔案的安全性帶來很多隱患。由于沒有專門的負責人員，大學生檔案隨便存儲，學生隨意翻看，使得大學生檔案的重要性和嚴重性缺失，也不利于學生檔案的完整存儲，容易發生檔案丟失、檔案確實材料、檔案受潮破損等管理失責問題。
2.2檔案室的大學生檔案管理技術落后
面對高校每年上千萬的注冊新生，檔案室的檔案管理技術顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校教務人員，檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調離。檔案的歸類采取傳統的編號、索引、查詢。檔案的管理技術水平較為落后。尤其是對于紙質材料的大學生檔案，每次調檔、查看檔案等行為要重復打開檔案再密封存檔，對檔案袋及檔案內容的破壞不可避免。
2.3大學生檔案的安全性有待提高
學生畢業時大學生檔案一般由學校代為轉發，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風險，另外部分高校將已經考取研究生、考取公務員、就業單位接收檔案的學生個人檔案直接交由學生代轉，大學生檔案的安全性難以得到保障。
2.4針對大學生檔案管理工作的一些建議
學生學籍檔案管理范文5
摘 要 以學生電子檔案為研究對象，著重探討其在班級管理中的具體應用策略，以期為相關的教學工作提供參考。
關鍵詞 電子檔案；班級管理；檔案管理
中圖分類號：G434 文獻標識碼：B
文章編號：1671-489X（2016）19-0049-02
1 前言
近些年來，隨著教育事業的發展，班級管理工作信息量不斷增加。特別是學生檔案管理的難度不斷增加，所以創新班級管理模式和方法刻不容緩。而學生電子檔案則是先進信息技術與檔案管理工作二者結合的重要教學產物，其可以顯著提升班級管理工作的效率，所以對其在班級管理中的應用進行探究具有重要意義。
2 轉變管理思路，構建電子檔案
隨著我國教育事業的快速發展，招生規模持續增大，學生數量越來越多。與此同時，學生在平時的學習過程中，其自身的學習信息資料也會持續積累，具體涵蓋了學生個人教育經歷、學習情況、社會實踐情況、在學校受到的獎勵以及處罰等情況，這些信息是學校全面了解學生的一個重要依據，同時也是學生后續升學、就業的重要憑證，所以必須要確保其完整性。然而，在當前的班級管理過程中，學生的檔案信息采用紙質的檔案統計和管理，實際的工作量比較大，加上相應的管理人員數目非常有限，所以檔案管理的難度比較大，也使檔案管理過程中出現諸多不合理問題。具體而言，其主要表現在三個方面。
1）檔案管理的方式陳舊，效率低。部分學校對于學生檔案的管理還停留于紙質化的階段，并且相關信息的搜集主要采用卡片和表格等方法，這種信息收集方式嚴重增大了相關管理部門的工作難度，實際效率非常低下。
2）管理辦法不合理。在當前的班級管理中，學生個人檔案都是按照順序來存檔入柜，而隨著學籍的變動，學生檔案也會發生變化，這就給檔案的查找增加了難度。
3）現行的學生檔案信息比較分散，調閱起來的難度比較大。部分學校在處理學生檔案的時候，會將其分成學籍檔案和個人檔案兩種，并由不同部門負責保管，這就增加了學生檔案調閱的難度，影響了檔案管理的效率。
針對上述問題，此時如果教師可以合理運用學生電子檔案，則可以極大地減少班級學生檔案管理的工作量，降低其管理成本，同時可以便捷地對學生的檔案資料進行靈活查詢和應用，徹底打破傳統只注重成績的檔案管理模式。
自學生入學開始，班級管理人員需要以調查表格的方式來對班級中的各個學生的特長、興趣愛好、家庭情況以及缺點等進行詳細記錄，以便為后續的課程教學提供因材施教的教學資料和信息。教師還需要將班級學生在平時學習和活動中的實際表現錄入學生的電子檔案中，以便全面了解學生的個人學習情況，這也可以為后續的課程教學提供更好的學情依據。此外，借助學生電子檔案的構建，可以使學生更好地融入學校教育以及相關教育活動中來，也可以借此來約束學生的言行舉止，更重要的是可以使授課教師全面評價和分析學生的學習情況，及時發現和解決班級教學過程中存在的各種問題，從而不斷提升班級管理工作的質量和效率。
因此，在平時的班級管理中，班主任以及相關教學管理者需要轉變傳統的管理理念，合理引入學生電子檔案，以便借此來全面提升學生檔案管理的質量和效率。
3 明確工作機制，確保應用質量
學生電子檔案在班級管理中的合理應用可以顯著提升檔案管理的質量和效率，但是為了確保其應用的質量，必須要明確電子檔案工作機制，具體就是通過學生、教師以及檔案管理部門等相關人員的收集、初審與整理、鑒定和利用等工作流程，確保班級管理的順暢。
收集 收集是學生檔案管理中最基礎的工作，必須要確保相關學生檔案信息的完整性和準確性。學校檔案管理部門需要提前明確學生檔案的具體收集范圍，也就是要全面搜集可以反映學生學習情況的相關資料。此外，學生數據記錄狀態是學生檔案的實體，以便可以有效地解決學生檔案來源分散的問題，同時需要注意搜集學生個人在活動中的表現等相關檔案信息，以便確保檔案信息的全面性。
初審與整理 在學生檔案信息整理過程中，需要本著方便快捷和編排有序的原則來對學生檔案進行分類。鑒于學生的檔案信息來源途徑比較多，并且時刻處于動態變化過程中，所以要建立科學、合理的整理機制。比如對紙質檔案進行數字化加工處理，具體就是借助軟件將紙質的電子檔案信息轉化為電子文檔，并本著科學分類的原則來確保檔案信息整理的質量，以確保檔案信息管理的效果。此外，檔案管理部門仍需要依照全宗來進行檔案管理工作。而在全宗中，可以按照學生的入學時間、班級等來進行層層細化，以確保學生檔案信息分類的條理性和科學性。
鑒定 鑒于學生電子檔案的相關信息是處于動態變化狀態的，所以必須要及時對相關檔案進行鑒定，這就要求相關管理人員本著實事求是的原則來進行，特別是要保持電子檔案信息的現實性、廣泛性、原始性和憑證性，切不可馬虎大意，草草了事。檔案管理部門需要根據學生學習的實際情況，建立一套科學、合理的檔案鑒定工作機制，以全面確保電子檔案資料的完整性、準確性和可靠性。此外，學校管理部門需要和班主任進行有效配合，以便可以更好地核實和鑒別學生檔案記錄內容的真實性。
利用 學生電子檔案建立的根本目的在于使檔案用戶可以便捷地調用有關的學生檔案信息資源。一方面，要形成綜合性、系統性的電子檔案信息資源，開通電子檔案信息查詢服務功能，以便可以全面了解和掌握學生的個人狀況，提升相關信息資源共享效率，以更好地發揮其信用檔案作用；另一方面，檔案管理部門需要詳細地記錄學生個人信息的查詢與公開情況，具體包括公開的時間、對象、目的和性質等，以及數據查詢的有效期限，過期后不可再繼續查詢[1]。
4 加強檔案管理，避免信息泄露
在學生電子檔案應用過程中，為了避免這些重要檔案信息外露，就必須要加強檔案管理力度。通常而言，電子檔案管理過程涉及保存、保密、維護、隱私權保護和評價等幾個方面，所以必須要做好這幾個方面的檔案管理工作。
其一，針對檔案的保存而言，可以存儲在一臺計算機上，這點就類似于文本的復制、編輯和修改。但是要注意計算機硬盤的保護，避免電子檔案出現丟失，具體就是將其存儲在有嚴格保護的硬盤分區中。也可以將學生電子檔案信息保存在外存儲設備中，比如可寫光盤、移動硬盤和U盤等外存儲設備，但是必須要做好相應的檔案防護工作，避免其被病毒感染而出現破壞的問題。
其二，要確保學生電子檔案信息的整體質量，尤其是要確保學生個人隱私，可以借助加密軟件等手段來防范電子檔案保存的完整性，避免出現泄露的問題。
其三，要注意學生電子檔案的維護工作，這就要求檔案管理者定期對學生的檔案信息進行管理，同時要定期進行病毒查殺，以避免其遭受病毒的損害。
其四，要做好隱私權的保護工作，切不可隨意將學生的電子檔案文檔擱置在電腦桌面上，否則勢必會泄露學生的個人信息，對他們的隱私權造成侵害。
如此就可以全面防范學生電子檔案信息的泄露問題。
5 結語
總之，學生電子檔案在班級管理中的合理應用，可以大大減少班主任管理的工作量，提升班級管理的效率，具有很強的推廣價值。因此，在實際的班級管理工作中，班主任等相關管理者需要合理引入學生電子檔案，以便借此不斷提升班級管理的質量和效率?！?/p>
學生學籍檔案管理范文6
關鍵詞 “互聯網+”思維；應用型高校；學生檔案管理；實踐導向
中圖分類號 G648.4 文獻標識碼 A 文章編號 1008-3219（2017）14-0013-03
應用型高校學生檔案管理的網絡化、信息化建設，不僅能促進檔案管理工作人員提高工作效率，更能使企事業單位在選拔人才時通過電子檔案的查詢，方便、快捷、有效地獲得相關信息，準確判斷學生的各方面能力，為科學選人、用人及推進學生職業生涯發展提供依據。
一、基于“互聯網+”思維的應用型高校學生檔案管理建設方向
（一）注重學生檔案信息庫建設的有序性、可視性，增強檔案信息的共享性
學生畢業后，其檔案將隨其一同轉入用人單位，檔案中的內容對學生畢業后選拔、任用、考核、定職、晉級等方面起到重要的憑證性作用。與此同時，學生在校期間的很多檔案材料，如學生入學登記表、招生錄取名冊、學生學籍表、成績表、學生獎懲材料、各類比賽競賽等獲獎材料，學校都將永久或長期保存。基于各級組織和學生自身查詢需求以及學校長久保存的需求，將檔案信息以數字化的形式加以存儲，再以計算機網絡化的形式互相聯結，形成一個有序的、結構化、系統化的檔案信息庫，將徹底改變傳統的以紙質為主要信息載體的檔案信息管理模式和以郵寄為主的傳遞方法，進而呈現出可視性、復制性、穩定性和便捷性等網絡化管理特性，具有為各類用戶提供快速、便捷的查詢和瀏覽功能，最大程度地避免和減少在檔案查閱過程中的少記、漏記、誤時等現象[1]，最終達到快速查詢、精準查詢的目標，同時實現突破時空限制的信息資源共享。
（二）注重提高學生檔案管理工作效率，增強檔案建設的安全性和科學性
推進檔案信息網絡化，其著眼點是使學生和其他組織單位不受地域、時間的限制，隨時進行信息資料的查閱，從而節省大量的時間和精力，這是高校學生檔案管理工作效率和服務效率提升的重要維度。檔案信息網絡化還能有效地增強各個部門的安全防范意識。由于現代網絡系統存在安全隱患，為了保證檔案信息的安全，就必須制定一系列行之有效的措施，如加強對檔案流轉跟蹤的管理和登錄管理，建立相應的檔案信息保密制度和體系，并根據不同的影響因素，嚴格劃分電子檔案信息的操作權限。通過這些措施，可以逐步提高檔案信息的組織化、系統化程度，增強檔案信息管理的科學性與安全性[2]。
（三）注重準確反映學生的綜合素質，增強社會選拔人才的精準度
當前，市場化的人才選拔和任用機制增強了企業用人的自主性，德能兼備的人才更受企業青睞。而畢業生為用人單位提供的求職簡歷材料，并不能全面、客觀地反映其個人的綜合素質與能力，其準確度和可信度也不高，用人單位單憑一紙資料很難深入了解畢業生的基本狀況[3]。建立能全面反映學生綜合素質的檔案信息庫，將學生在高等教育階段的政治思想、知識能力、道德品質、行為習慣等情況，尤其是將學生的實踐經歷、技能水平、職業道德、實習企業評語等清晰地呈現出來，不僅能促進學生反思成長過程，更有利于用人單位全面深入地了解畢業生個人信息，從而準確有效地選拔和聘用人才。
二、基于“互聯網+”思維的應用型高校學生檔案管理建設內容
（一）突出品德修行與職業能力導向，擴展學生檔案信息內容
應用型高校人才培養特點決定了學生成長經歷的豐富性，企業的實踐經歷、現場操作、社會實踐成為學生成長過程中的重要環節。目前，應用型高校學生檔案材料仍以傳統的高考錄取表、學生成績表、畢業生登記表和黨團組織方面的材料為主，缺乏能吸引用人單位的內容，如計算機等級證書以及技能競賽經歷和證書、企業實踐經歷、企業實習評價、頂崗實習內容等。將上述內容轉制為電子檔案，更有利于展現學生的實踐能力。因此，應用型高校學生檔案內容設計要體現出實踐導向的特點，要將學生在企業實踐的品行、企業師傅評價、技能展示、參與技能競賽情況、參與應用型科研情況、小發明和科技制作獲獎情況、社會調查等列為檔案重點內容給予專門性記載和保存。
（二）突出精細化管理，建立以數據挖掘技術為核心的學生檔案信息系統
“互聯網+”思維下，應用型高校學生檔案建設應立足信息化背景，建立以數據挖掘技術為核心的信息系統，推進檔案管理流程走向精細化。學校要重視學生檔案信息化、網絡化平臺建設，劃撥專門資金購買計算機和開發學生檔案信息系統。應用型高校學生檔案信息化、網絡化建設，并不僅僅體現在信息數字化處理方面，更體現在檔案信息的深度挖掘、管理與利用層面。具體措施包括：建立以大數據技術為中心的數據資源體系，以文本、圖片、音頻、視頻等為形式；構建以人為本的用戶關系管理，針對學生、教師、用人單位等不同用戶，建立動態的鏈接列表；在挖掘數據的同時保護數據隱私安全，合理界定哪些信息是屬于學生私人信息，要設定權限給予保護[4]?，F在很多應用型高校有專門的網站和專門的數據入口，可以嘗試在數字網絡平臺的基礎上與學生檔案管理系統進行融合，積極建設與開發檔案信息的數據庫接口，這既可減少開發和維護的成本，又能實現檔案信息的分類呈現，為需要者提供能夠公開的檔案信息[5]。在開發學生檔案信息系統過程中，要針對不同用戶建立專門的數據入口，通過設置使用人權限、條件和密碼等驗證信息，為學生及就業單位提供便捷的檢索、準確的查詢、安全的認證、檔案的轉遞等一系列服務，讓學生檔案積極發揮其功能。
（三）突出服務導向，建立專門的管理機構和專職人員隊伍
隨著學生檔案管理網絡化和信息化建設的深入，使得學生檔案從各學院（系）建檔，到學生檔案室接收、保存、查詢、利用和檔案投遞等環節都發生了質的變化。為此，在配備充足的O施基礎上，在學校和院系層面都要建立專門的檔案管理機構，配備專職的網絡錄入與維護人員，建立檔案管理專項預算和獎懲機制，制定相應的操作規范，明確授權范圍。同時，網絡維護人員要做到盡職盡責，保證系統的穩定良好運行，及時更新學生個人信息，以便于對學生進行動態管理。檔案管理工作人員還要充分挖掘電子檔案信息的數據，尋找檔案信息間的內在邏輯關系，完成檔案信息的不同主題查找，為用戶提供多角度的檔案信息服務。
三、基于“互聯網+”思維的應用型高校學生檔案管理的制度化措施
（一）建立學生檔案建設宣傳和激勵機制
學?？梢酝ㄟ^新生入學教育、專業認知教育、實習動員、就業指導等環節向學生宣傳，讓學生了解檔案的構成內容、相關作用及政策法規，加深學生對檔案的認識。利用學校的宣傳展板、校園廣播、校報、公共選修課等方式，向學生傳遞個人檔案關系著學生自身就業與未來發展的理念，明確什么內容將記入檔案，引導學生在校期間就注重全面培養和塑造自己，尤其強調良好品行和行為習慣的養成、職業能力與創新能力提升等方面，同時教會學生利用檔案開展求職就業活動、就業推薦活動。在學校的各項評優評比和班級日?？己酥校m當增加學生檔案方面的指標和內容，正面導向，提高學生檔案管理的重要性和嚴肅性。
（二）建立統一的檔案建設標準和操作流程
目前很多學校都采取“專職檔案管理人員+勤工儉助學學生”的用人方式，而專職學生檔案管理只有1～2名，多名學生輪崗值班，每個工作人員都按自己的方式工作，作業流程不規范，檔案管理的服務性、專業性明顯缺失，不僅造成檔案管理的混亂，也浪費了大量時間和材料。為此，必須建立統一的檔案管理流程和檔案建設標準。
應用型高校學生檔案管理的一般環節包括檔案材料形成、收集、整理、歸檔、登記、移交、轉遞等，要針對本校實際情況制定學生檔案管理細則，考慮應用型高校實習實訓和企業實踐等環節，規范檔案管理工作的各個步驟和流程。尤其是對于技能競賽、企業實踐、頂崗實習結束后學生檔案歸檔范圍和內容、質量和數量、歸檔時間等細則都要做出要求，確保檔案的全面性、完整性、真實性。在內容收集上，按照學校人才培養方案，合理擴充學生檔案歸檔范圍，將個人發展材料、誠信檔案、企業實踐材料、技能競賽材料、心理檔案等納入學生檔案收集范圍。建立各部門歸檔時間表，做到隨檔案形成及時歸檔，檔案管理人員統一收集后錄用信息化系統，以保證檔案的真實性和連貫性。
（三）建立學生檔案建設工作協調和責任追究機制
明確學生檔案的主管部門，制定具體可操作的制度，劃分參與學生檔案管理工作各階段、各環節工作人員的工作職責，做到分工明確、各盡其責，避免工作中出現相互推諉的現象[6]。協調處理好與學生檔案管理相關的各部門的工作關系、合作關系，出臺學生檔案數字化管理制度，提升高校學生對檔案信息化的重視和認知度。在建立學生檔案的數字化管理系統之后，對學生檔案信息的錄入會提出新的要求，為此需要建立規范的學生檔案信息錄入制度?；诖?，要對各院系輔導員和學生干部、招生與就業處、校企合作管理辦公室、實習實訓管理部門、教務處、科研處等相關人員，有計劃地進行分級分類檔案業務培訓，指導檔案填寫方法，統一檔案填寫標準。這些涉及到學生的切身利益的信息需要及時錄入，相關部門必須予以重視，對未能按時錄入學生資料信息、錯錄學生信息的相關人員要追究責任。
參 考 文 獻
[1][5]鄒凡.“互聯網+”背景下高校檔案網絡化管理的建設研究[J].蘭臺世界，2016（13）：44-46.
[2]梁浩.談檔案信息網絡化的重要作用與意義[J].現代交際，2015（9）：101.
[3]盛磊.應用型高校學生檔案信息化管理初探 [J].蘭臺內外，2015（2）：58-59.
