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摘要：在高職院校的檔案管理中，學生學籍檔案是其中重要的一部分，它對學生在學校期間的學習、管理以及畢業后的就業等方面都發揮著重要的作用。但是由于受高職院校辦學特點及人才培養模式的影響，學生學籍檔案管理工作還存在一些不足。基于此，本文針對高職院校學生學籍檔案管理工作存在的問題進行分析，并提出了規范化、專業化和信息化的管理策略，以供相關人員參考借鑒。
關鍵詞：高職院校；學籍檔案管理；管理策略
隨著經濟和社會的不斷發展，對專業型技能人才的需求不斷加大，高職教育也在此背景下獲得了發展的機遇。所謂職業教育就是通過相關的技能培訓使學生能夠掌握所需的理論知識和專業技能。“十一五”規劃綱要中也要求我國政府加大對職業教育的推進，不斷加大對整個職業教育體系的資金投入，完善相應的資源配置，促進高職教育質量的提升，為國家和社會的發展進步輸送大量的技能型人才[1]。但隨著高職院校之間的合并教學，使得高職院校在學生管理工作中面臨著諸多問題，特別是對學生學籍檔案的管理，急需高職院校檔案管理人員進行深入研究和分析，進而不斷提出完善策略。
一、高職院校學籍檔案管理中面臨的問題
（一）學籍檔案管理不夠規范。高職院校在合并過程中受以往隸屬關系的影響，在辦學規模、管理方式以及學籍檔案管理等方面都表現出較大的差異性，管理質量參差不齊。即便是未合并的高職院校也由于自身中專體制的影響，在學籍檔案管理中仍然沿用老套的管理方式，完全不能適應新時期現代社會對學生學籍檔案管理的要求[2]。特別是針對很多新建立的高職院校，由于各項工作的開展處于起步階段，各個部門對自身職責還不夠明晰，學生學籍檔案管理又涉及學校檔案館、教務處以及學生處等多個部門，只有相互之間建立有效的聯系，管理才能專業化。但很多時候由于檔案管理人員對學籍檔案內容填寫不完整，導致很多學籍檔案沒有留下存根。很多學生在畢業后期學籍檔案已經進入個人檔案中，學校檔案館內不能查詢到該學生的學籍檔案?？梢?，學籍檔案管理不夠規范化。
（二）學籍檔案建檔不夠專業。高職院校在對學生學籍檔案進行管理前，都需要對學生的相關信息進行錄入并建立專門的學籍檔案，但由于以往都是檔案管理人員憑借自身的經驗進行建檔，難免會出現混亂的情況。同時，高職院校在成立初期會擴大招生和擴充專業，從而導致在此過程中獲取的學生學籍檔案資料不完整和學籍檔案建立不及時的問題。此外，高職院校的教學目標主要是培養社會經濟發展所需的專業型技能人才，在生源上并未有較大的要求，因而造成學生學籍變動情況較多，甚至出現一些學生無學籍的現象，進而為高職院校管理學生學籍檔案工作加大了困難。高職院校針對學生學籍管理一般都是由檔案管理人員進行負責，其在填寫學籍資料時對紙張和書寫不夠嚴格，造成在長久的保存過程中出現字跡模糊和褪變，因而不能準確識別學籍檔案內容，造成學籍檔案建檔不夠專業化。
（三）學籍檔案管理信息化程度低。檔案管理人員受思維定式的影響，在對學生學籍檔案管理過程中仍然采用傳統手工錄入和查詢的方式，進而導致管理和利用效率較低。隨著信息化技術的發展，對學籍檔案的管理也要求信息化和電子化。但是很多高職院校在對學生學籍檔案查詢時仍然采用檢索方式，從而耗費大量的時間和精力。同時，高職院校對學生學籍管理的關注度不高，設備投入不足，這也在一定程度上造成了學生學籍檔案管理的信息化水平不高。
二、加強高職院校學生學籍檔案管理的策略
（一）強化認識，提升管理規范化。學籍檔案關系到每一個學生信息保存的完整性，因此高職院校要充分認識到學籍檔案管理的重要性。首先，在聘用學籍檔案管理人員時，應選擇具有較高政治素質、較強業務能力以及責任意識的專業人員。其次，定期組織檔案管理人員參加學籍檔案管理的專業培訓，使其熟知新時期學籍檔案管理的流程，進而在日常管理中能夠始終以規范化的方式進行管理。最后，通過建立選拔、考核和激勵措施，有效激發檔案管理人員的主動性和積極性，使其能夠以無私奉獻的精神做好學生學籍檔案管理工作。
（二）多方協調，促進管理專業化。由于高職院校學籍檔案管理工作涉及到多個部門、多個人員，在具體開展過程中就需要部門與部門之間、部門與人員之間、人員與人員之間建立良好的聯系，進而形成協同合作機制，實現責任的清晰劃分，實現有效的管理新局面。對于學生學籍檔案建立的過程，高職院校還應結合學籍檔案管理辦法制定一套完善的檔案建立和管理體制，進一步明確學生檔案建立需要完善的內容。同時，要明確各個人員和部門的管理職責，并將其管理績效工作納入到年度考核中，通過獎懲機制激發人員的工作積極性。在此過程中高職院校還應強化對相關設備的完善，促使學生檔案中的學籍信息、成績信息都能形成共享，實現對學生學籍檔案信息的專業化管理。
（三）創新手段，實現管理信息化。隨著現代信息技術的不斷發展，將其應用于高職學生學籍檔案管理已經成為發展的必然趨勢。檔案管理人員可有效借助信息化管理工具和手段，并從學籍的建檔到管理的全過程有效體現出信息化的優勢。通過建立統一的學生學籍檔案信息平臺有效實現對學生學籍檔案信息的錄入、查詢和管理，這不僅可為學校節約資源也能提高檔案管理的效率。在推行檔案信息化管理的同時，也要注重將紙質檔案進行協同管理，做到雙重控制，以便在檔案出現問題時通過紙質檔案和電子檔案結合進行問題分析，確保檔案管理的準確性。同時，學生在畢業后只需在網上對學籍檔案信息進行登錄和下載，以節省檔案調取輾轉的時間。成績信息也可直接上傳至該平臺，學生只需登錄自己的學籍賬號及輸入密碼就能快速實現成績查詢，既減輕了檔案管理人員的工作量，也方便了學生對成績信息的查詢和檔案信息的調取?？傊谛聲r期高職院校學生學籍檔案管理工作還處于摸索階段，并在發展過程中不斷面臨新問題。因此，高職院校就需要加強對學籍檔案管理工作的認識，采取措施促進學籍檔案管理工作的規范化、專業化和信息化，進而有效為學生、學校和社會服務，切實做好學生學籍檔案信息的管理工作。
參考文獻：
[1]張亞玲.高職院校學生學籍檔案管理工作的思考[J].才智,2016(21):91.
[2]董文英.高職院校學生學籍檔案管理工作的思考[J].中小企業管理與科技(下旬刊),2013(07):50-51.
[3]李霞.高職院校學生學籍檔案管理若干思考[J].岳陽職業技術學院學報,2010(03):122-124.
[4]卞婕.高職院校學生學籍檔案管理工作中的問題及對策[J].辦公室業務,2012(11):111-112.
作者:王婧 單位:延安職業技術學院
