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檔案管理基本流程范文1
1.理論研究
自從企業內部控制管理理念提出以來，人們就很重視企業檔案，一些管理專家也都提出內控管理機制中必須要加強檔案管理。如法國管理學家亨利•法約爾認為對“管理機器”加以考察可以評估并指導企業進行改進，他所指的“管理機器”即為“包羅現在、過去和將來的記錄系統”，這里的記錄系統可以理解為企業檔案系統。而另一位管理學家盧卡•帕西奧利也強調必須關心內部的管理控制，還建議“備忘錄、日記賬和分類賬要編上號碼并注明日期，所有交易的文件都要詳盡完備并永久存檔，以及定期核查以便內部控制”，這是早期企業檔案管理與內部控制的雛形?？梢娫诮浀涔芾韺W家們眼中，完整的企業記錄和檔案系統是企業極為重要的管理依據和控制手段。當前，有學者對檔案管理與企業內部控制關系研究現狀進行了綜述分析(截至2014年1月)。作者以中國知網(CNKI)數據庫為基礎，檢索出有效中文文獻18篇，相關書籍1本；以EBSCO數據庫為基礎，檢索出有效英文文獻12篇，相關法規標準2部；加上我國頒布的《企業內部控制基本規范》(以下簡稱《基本規范》)以及《企業內部控制應用指引》，共計35份文獻。其中最早的是2000年美國的一份政府檔案，強調組織的檔案管理對組織內部控制的作用。隨著2002年美國《薩班斯-奧克斯利法案》(以下簡稱薩班斯法案)和2008年《基本規范》的相繼頒布，近年來對該課題的研究也逐漸增多。但總體來看，檔案管理與企業內部控制關系的研究還處于探索階段，研究成果數量比較少，研究方法比較單一，研究的深度、廣度和高度都有所欠缺，整體上并沒有形成完備的體系，尚存在諸多理論空白。
2.實踐發展
自2001年以來，國內外相繼出現了一系列大型上市公司的會計欺詐事件，如美國的安然、世通以及中國的銀廣夏等，這些都反映了企業控制的嚴重不力。其中安然事件后的一片混亂，促使美國頒布了薩班斯法案，該法案對于檔案材料的真實性、完整性都做了強制性要求，同時還要求檔案材料必須滿足信息披露的透明性和及時性。我國各界也逐漸認識到，作為市場經濟的主體，企業只有提高內部控制能力，使企業的各項活動和資源都能夠處于可控、優化狀態，才能提高其核心競爭力。2008年，我國財政部會同證監會、審計署、銀監會、保監會制訂了《基本規范》，隨后越來越多的企業也開始執行并制定適用、有效的內部控制制度。通過閱讀可以發現，《基本規范》中多個條款與企業檔案管理直接或者間接相關，檔案管理作為企業信息控制的關鍵，在企業內部控制過程中的重要性不言而喻，許多企業也逐漸認識到了這一點。如中國長城資產管理公司將檔案作為一個重要的控制點，建立了以“三鐵(即鐵規章鐵賬本鐵檔案)”為載體的內部控制制度，從根本上提高了控制效率，確保了長城公司各項工作在合規合法的前提下高效運轉。我公司在制定《內部控制手冊》時，也將相關的檔案管理制度納入其中。
二、檔案管理與企業內部控制的相互關系
《基本規范》第五條提出企業建立與實施有效的內部控制，應當包括五大要素，即內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督。其中“信息與溝通是企業及時、準確地收集、傳遞與內部控制相關的信息，確保信息在企業內部、企業與外部之間進行有效溝通”，這里的信息包含了企業檔案信息，所謂“溝通”包含了檔案信息的傳遞、服務功能?？梢?，檔案管理與企業內部控制是緊密相關、不可分割的。
1.檔案管理對企業內部控制的作用
企業檔案是企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件，它的原始記錄性決定了其基本價值，即具有參考作用和憑證作用。在企業內部控制過程中，這一作用的發揮顯得更加重要和明顯。檔案管理的對象是企業各項活動中形成的全部檔案信息，而檔案管理的最終目的是為用戶提供方便、有效的利用?？梢哉f，在現代化企業管理中，檔案管理負責信息的匯集和回饋，通過接收檔案信息、提供信息服務的循環運行，參與到企業管理的各個階段，是企業信息控制的關鍵環節。企業檔案既是企業有形資產的記錄和憑證，也是專利權、商標權、知識產權等無形資產的依據和證明，在企業創新、企業管理和規避風險中具有不可替代的作用，并為規范企業管理、輔助生產經營、維護企業合法權益和企業職工利益、完善法制經濟、解決企業紛爭提供信息支持?？梢?，企業內部控制制度的有效運行，離不開完善的檔案管理工作。
2.企業內部控制對檔案管理的影響
企業的內部控制機制能夠有效記錄并監控企業所有活動信息，這對于企業檔案管理也具有積極的影響。首先，企業內部控制強化了檔案管理的規范性。依據內部控制制度的要求，檔案人員需對現有流程進行梳理，對現有記錄的合理、合規性進行重新確認，對遺留問題進行調整處理，對查閱記錄、借閱記錄、借閱臺賬及全部檔案目錄進行核對清理，進而確保各項信息的準確。其次，企業內部控制進一步確保了檔案信息的真實性和完整性。由于檔案的特殊性，內部控制過程中的檔案管理需設置兩個風險防控流程。一方面，在檔案文件材料歸檔時要認真履行交接手續，保證歸檔文件材料的原始性、完整性和真實性；另一方面在檔案文件材料的查閱借閱時，要認真履行查、借閱手續，確保檔案文件材料在此過程中不會發生更改、破損、丟失等情況。再次，企業內部控制完善了檔案管理流程。企業內部控制要求企業的文件材料及其信息自產生時就要處于有效的控制管理狀態，打破了文件與檔案管理的明顯界限，實現文件、檔案的全過程、系統控制管理，保證文件和檔案之間的連續性。同時由于信息是內部控制的重要因素之一，各部門的歸檔積極性也有所提高，由被動歸檔逐步轉變為主動歸檔?？傊?，企業檔案管理與內部控制工作之間是一種良好的促進和循環關系。做好企業檔案管理工作就能夠促進企業內控能力的提高，而企業的內控機制又反過來完善企業檔案管理工作。
三、企業內部控制過程中檔案管理的強化措施
企業內部控制是一個依賴信息反饋的過程，檔案作為信息的匯集中心，在控制過程中占有非常重要的地位。因此，從內部控制的角度出發，應該對檔案管理采取相應的強化措施，從而為企業內部控制提供信息保障，促進內部控制工作的有效運行。
1.加強與檔案管理相關的企業法律法規建設
我國有關檔案管理的法律法規和企業檔案管理規定為現代企業檔案管理提供了依據和標準，而《基本規范》為企業內部控制的合理性開展提供了指導和方法。通過分析檔案管理法律法規和內部控制基本規范可以發現，兩者具備相關性，企業內部控制的實現需要檔案管理的支持，然而《基本規范》中雖多處提到了“資料”“信息”“記錄”等，說明檔案管理的重要性，但在具體文字中卻仍未明確指出。同時在我國已頒布的涉及企業的法律中，也都沒有對檔案工作的明確規定。但是隨著企業內部控制的發展，我國社會檔案意識也在不斷提高。近兩年中央有關部委制定的針對上市公司內部控制的規章中，逐漸對檔案管理提出相關要求。在全國政協十一次會議上，曾任國家檔案局局長的毛福民委員提交了“關于在國家涉及企業的法律法規中對檔案管理作出明確規定”的提案，建議有關部門在制定、修改有關企業法律法規時，具體明確企業必須建立業務檔案和財務檔案，設立合理的保管期限，建立企業檔案工作制度，保持檔案原始性和完整性等企業檔案管理內容。明確企業檔案的重要性，加強與檔案管理相關的企業法律法規建設，這既是內部控制與檔案管理的相互影響與促進，也是從國家層面出發，建設企業內控與檔案管理長效合作機制的必然措施。
2.加強企業內部檔案制度建設，完善檔案管理體系
企業檔案管理體系是由多種要素構成的工作系統，一般包括檔案管理體制、檔案工作制度、檔案信息管理系統、主要業務內容、主要工作流程以及檔案人員和檔案管理設備設施等要素。其中檔案工作制度是企業關于檔案工作的一組集成配套的管理辦法、業務標準、操作細則，它是開展檔案管理的行動指南和業務尺度，是運行和控制檔案管理的標準和依據?！镀髽I檔案工作規范》(DA/T42-2009)中將檔案工作制度的內容作為一個制度體系予以重點列出，并指出其構成內容包含“檔案工作規章”、“檔案管理制度”、“檔案業務規范”三項內容，說明企業檔案制度的重要性。目前，我國大多數企業的檔案制度相對完善，但隨著時間的推移以及內部控制工作的發展需求，檔案工作制度也要不斷修訂，從文件的產生、傳遞到歸檔，都要有明確的管理細則，權責分明，確保檔案的真實、完整，保證檔案工作的高效、規范。同時，還要建立有效的檢查措施，定期對制度的執行情況進行檢查，在實踐中自始至終對制度加以落實，從而滿足企業內部控制度對檔案管理的要求。
3.轉變檔案管理模式，實現工作流程重組
企業檔案是企業各項職能活動的產物，是隨著企業各項職能活動的開展而產生的。對企業內任何一個部門而言，它所產生的檔案是其各項行為活動的原始記錄，是其職能作用和工作績效的有力憑證，而內部控制正是針對企業各項活動開展的風險評價和審計監督。因此，各項活動中所產生的檔案是否完整系統，檔案管理是否科學有序，將直接影響到內部控制工作的有效性。在傳統管理環境下，企業檔案管理和文件管理以“歸檔”工作為接口銜接，檔案部門缺乏對歸檔前文件的有效控制，這也正是在內部控制過程中檔案管理所需要解決的主要問題。要實現企業檔案的有效管理，就應當增強企業檔案管理的靈活性、多樣性，將企業檔案管理的范圍擴展到企業文件材料形成之時，對檔案工作流程重組，構建正確的檔案管理模式，如文檔一體化或企業信息一體化管理。即打破對現有文件管理的思維定勢，從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、辦理到檔案歸檔的全過程管理，實現企業檔案管理前端控制管理的模式。這種模式要求檔案管理要與企業職能活動同步進行，控制監督歸檔前的文件管理活動，實現對文件到檔案的全過程控制，做好歸檔工作；同時還要重視對歸檔范圍和分類體系的重新審視，并與業務部門配合，做好企業重要活動檔案的跟蹤工作，及時收集易散落的文檔，真正使企業內控在良好的檔案信息記錄習慣和充足的檔案資源基礎上實現。
4.提高人員參與意識，加強團隊合作
檔案管理在企業內部控制過程中的地位非常重要，而一個企業的檔案意識則直接影響到檔案管理水平的高低。因此，要實現檔案管理在企業內部控制過程中的積極意義，必須從整體上提高企業的檔案意識。首先，對于企業管理層而言，要充分認識到檔案在企業內部控制中所起的關鍵性作用。由于企業檔案的形成、產生和最終歸宿均在企業內部，對外無明顯產品特性，所以往往容易被管理者忽視。但是隨著企業內控的發展，檔案在其過程中的參考和憑證作用越來越顯著，檔案管理在企業活動中的重要性也日益凸顯，管理層的重視將更有利于檔案工作的有序開展。其次，對于檔案管理人員而言，其對檔案現象的認知水平，是決定企業檔案管理水平的重要因素。因此要加強檔案管理人員對檔案工作內容和檔案工作相關領域內容的認識，提升檔案管理思想，學習現代企業制度和相關檔案管理知識，理解其職能在內部控制過程中的作用，從而在日常的檔案管理工作中完成好其分內職責，并促使檔案工作促進并支持企業內部控制的有效進行。最后，對于其他業務部門的工作人員而言，也要具備檔案意識，而這主要依靠檔案人員向企業員工進行宣講來實現。要使業務部門的工作人員認識到檔案是其各項行為活動的原始記錄，檔案管理與其職能活動的開展以及內部控制工作的進行都是緊密相關的。提高業務部門工作人員的檔案意識，有助于推進檔案管理與企業職能活動的同步運行，實現文檔一體化或企業信息一體化管理，從而促進檔案管理各個環節在企業內控體系中順利開展。
四、結語
檔案管理基本流程范文2
關鍵詞：社保檔案；管理；創新
社會保險檔案管理工作是社會保險事業的重要組成部分和基礎。在推進和諧社會建設和社會保險事業加快發展的新形勢下，檔案管理工作也面臨一些突出矛盾、困難和問題，直接影響這項工作的有效推進，不能發揮社會保險檔案及其管理部門的服務作用，不利于社會保險事業的發展和人民群眾基本權益的保障，應深入研究，推進工作創新，盡快解決問題。
1社保檔案管理存在的主要問題
應依法實施社會保險檔案的管理，依法管好用好社保檔案，讓社會保險檔案發揮積極作用，為人民提供更好的社會檔案服務。但當前社保檔案管理還存在著一些問題［1］。
1.1依法管理社保檔案意識不強
一些單位缺乏依法管理社保檔案意識，存在造假現象，嚴重違法違紀，加重了社會保險檔案管理的不規范，影響社會保險事業的發展。辦理退休時，有很多人想蒙混過關，用假檔案或假材料辦理退休，給社保檔案的管理帶來了很多問題。社保檔案管理法治意識薄弱，導致檔案管理工作惡性循環，不利于維護相關法律的嚴肅性，不利于構建法治社會［2］。
1.2社保檔案管理體制不順
社保涉及的范圍廣，流程復雜，包括社會保險、社會福利、社會救助等，從程序方面包括申報、審查、繳納費用、保費發放以及權益維護等，這些不同的內容和程序，構成了大量的檔案管理工作。不同社保檔案由于歸屬不同、體制不順，在管理過程中會遇到很大的問題。雖然我們引進了先進的電子檔案管理系統，但是由于社保檔案管理方面的電子軟件開發不成熟，實際工作中存在電子檔案管理與紙質檔案管理兩種形式，導致電子檔案管理不能得到充分的利用。在電子檔案管理過程中，由于信息網絡的開放性特點，可能會出現泄密、更改信息等不良現象。
1.3一些社保檔案管理人員不適應工作需要
雖然我國頒布了相關的法律法規和業務規范，在很大程度上對社保檔案管理進行了規范，但是對于檔案管理的具體工作流程，沒有統一的規范，社保檔案管理人員業務素質整體上不高，只會對社保檔案進行基本的收納，并不能做好必要的管理［3］。尤其是引入電子檔案管理，很多檔案管理人員缺乏計算機管理技能，不適應工作需要。一些社保檔案管理人員基本素質低，法律意識淡薄，在工作中出現社保檔案分類不明、劃分保管期限不當等問題，個別人員甚至受金錢等誘惑，進行檔案造假。
2社保檔案的價值和作用
2.1是維護參保人員權益的基本依據
社會保險檔案是參保人員維系自身利益的法律憑據。當自身的利益受到損害時，憑借社會保險檔案可以維護自身利益，也是決定參保對象能否有資格享受社會各種補助等權益的憑據。社保檔案管理部門應創新服務方式，管好用好社保檔案，為社保業務和社保對象提供更好的服務，充分發揮社保檔案和社保檔案管理部門的重要職能作用。
2.2有助于維護社會和諧穩定
社會保險檔案的管理有利于社會的穩定和諧，社會保險檔案是整個民生檔案的關鍵組成部分［4］。社會保障體系建設是現階段構建社會主義和諧社會的重要內容，管好社保檔案，可以有效推動社保事業的穩定健康發展，促進民生問題的解決。如果在管理過程中出現了差錯，嚴重的會危害到參保群體的基本利益，引起社會波動。對社保檔案進行有效管理，可以讓參保人得到必要的保障，促進社會穩定。
3社保檔案管理的創新途徑
3.1大力宣傳社保檔案作用
要在廣大干部群眾中組織多種多樣的檔案法律法規宣傳教育活動，大力宣傳檔案管理工作的重要性以及檔案利用的價值，提高全社會對社保檔案管理重要性的了解和認識。在宣傳過程中應對管理人員和公眾進行《檔案法》等相關法律法規進的宣傳，例如社保電子檔案可以作為證據在刑事訴訟中發揮作用，為人民提供相關的保障［5］?！稒n案法》規定，一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、社會事業單位和公民都有保護檔案的義務，各單位都應將檔案工作納入重要議事日程，定期聽取檔案工作匯報，及時解決檔案管理過程中出現的問題。
3.2推進社保檔案管理信息化
針對當前檔案管理實際工作中存在電子檔案和紙質檔案兩種管理方式的問題，結合社會信息化的發展，應進一步提升檔案管理水平，讓社會保險檔案管理更為便捷高效；應利用信息技術條件，社會社保檔案管理部門可以對社保檔案的信息進行利用和共享，讓社保管理信息發揮更大的作用。對社會保險檔案進行電子化或者數字化管理，有利于節省空間，提升管理效率。應加大人力物力財力投入，加快推進社保檔案管理信息化，提升檔案管理信息化水平。
3.3完善社保檔案管理制度
針對社會保險檔案管理中存在的問題，進一步建立健全社保檔案管理制度，使優化和整合檔案資源，用網絡技術、數據技術管理檔案，為民生服務等都有章可循。應加強對社保檔案管理人員的法制教育，使其了解法律規定，真正懂法、守法、用法，依法管理社保檔案。
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一、當前企業會計檔案管理工作的現狀
1.會計檔案管理工作形式不斷豐富。隨著電算化環境下會計檔案管理工作的不斷深入，檔案管理工作的形式持續豐富，主要表現在以下幾個方面：第一，檔案管理人員結構發生變化。財務部門不僅僅是由專業財務、會計人員組成，還需要了解一定財務知識的程序開發員、系統操作員、系統維護員和系統管理員等共同完成企業會計檔案管理工作。第二，會計檔案管理的業務處理范圍變大。電算化會計檔案除了保存會計憑證、會計賬簿和會計報表等主要資料外，還需要設計計算機系統可以識別的各種代碼、程序文件和數據結構文件等，例如用戶使用手冊、操作規范、科目代碼、計算公式等內容。這些項目雖然不是傳統會計核算體系的一部分，但它們是電算化會計檔案管理必不可少的前提條件，是對電算化會計系統進行維護、排除故障、降低風險的基礎，是新環境下會計檔案管理的新范疇。2.會計檔案管理人員職能不斷變化。會計檔案管理人員之間的授權批準控制是內部控制的重要組成部分。在傳統會計檔案管理中，每一項經濟業務的發生和確認、計量、記錄、報告的各個環節都需要經過具有相應權限管理人員的審核和簽章，不得越權審批。在會計電算化的環境下，檔案管理人員的職能劃分出現了巨大變化。由于電算化功能的高度集中，導致在以會計電算化系統為主的業務處理中管理人員職能集中，尤其是一些會計人員的職能由會計核算向會計管理轉變，某些會計人員既負責數據資料的輸入，又負責數據資料的輸出和報送，一人兼任多職，架空了授權審批程序。因此，需要加強企業內部控制，控制檔案管理人員對數據資料的輸入輸出管理，強化管理人員職責分離和授權審批的流程，降低因電子檔案易于復制、修改和刪除等不安全因素對會計檔案的可靠性造成的威脅和舞弊風險。3.會計檔案管理的法規制度尚不完善?！稒n案法》是檔案工作的基本法律，對企業檔案管理工作制定了明確的法律規定?！稌嫹ā芬矊嫏n案管理做出規定“：各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案并妥善保管。其中會計檔案的保管期限和銷毀辦法由國務院財政部門制定?！蓖瑫r，由國家檔案局和財政部聯合的《會計檔案管理辦法》也指出：“會計檔案管理工作的指導、監督和檢查由各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責?！比欢?，這些規定被一些企業錯誤地理解為檔案管理工作由企業會計部門負責人分管而非檔案管理負責人分管，從而削弱了企業內部檔案部門的職責，難以真正起到指導、監督、檢查會計人員的工作，使得單位內部建立的會計檔案工作的規章制度流于形式，在實際工作中經常發生企業會計檔案不正當地被失竊、損毀，甚至在發生法律糾紛時，會計檔案被當事企業雙方搶奪、銷毀。因此，在以法治為特征的市場經濟條件下，會計檔案管理法律法規的不完善不健全難以保證企業和社會的健康有序發展。
二、《企業內部控制基本規范》對加強會計檔案管理工作的影響
1.推進企業會計電算化與檔案管理工作的融合?！镀髽I內部控制基本規范》第四十一條指出“：企業應當利用信息技術促進信息的集成與共享，充分發揮信息技術在信息與溝通中的作用。企業應當加強對信息系統開發與維護、訪問與變更、數據輸入與輸出、文件儲存與保管、網絡安全等方面的控制，保證信息系統安全穩定運行?！彪娝慊瘯嫏n案主要包括儲存在計算機硬盤中的會計資料，以光盤或其他磁性介質存儲的會計資料，這些會計資料一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等一系列數據。電算化會計檔案的管理工作是每個單位的一項重要工作，是形成企業會計信息系統的基礎。截至2011年，全國已有80%的單位實現電算化會計檔案的要求，加強電算化會計檔案的管理成為每個單位面臨的重要挑戰。企業在建設信息化電子檔案過程中，要加強對信息數據資料的整理、篩選和編輯能力，從而高效地利用會計信息。同時，在實現紙質檔案及時、規范、完整歸檔的基礎上，進一步建立健全電子檔案的邏輯歸檔和物理歸檔的制度和措施，確保企業不同版本電算化系統的兼容，從而確保檔案信息的可識、可讀、可用，實現紙質檔案和電子檔案的完整和一致，最終實現企業會計電算化、辦公自動化和檔案信息化的不斷融合，實現信息技術在企業管理中應用廣度與深度不斷推進。2.健全企業電子會計檔案管理的內部控制流程。《企業內部控制基本規范》第七條指出“：企業應當運用信息技術加強內部控制，建立與經營管理相適應的信息系統，促進內部控制流程與信息系統的有機結合，實現對業務和事項的自動控制，減少或消除人為操縱因素?！睍嫅{證、會計賬簿和會計報表，可以了解企業經濟活動的來龍去脈，反映企業對財經法規的遵守情況。第一，制定規范的歸檔流程。計算機系統開發程序、數據結構程序、相關代碼等資料都應視為電算化會計檔案的一部分予以保存；計算機中的會計資料在未打印成紙質文檔前應妥善保管，不得隨意損毀。第二，制度規范的保管流程。按照《會計檔案管理辦法》的規定，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，根據不同需求，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。電子檔案保存方式為只讀，并作備份分別存儲。對光盤、磁盤等載體進行編號，由專人保管，存儲于防塵、防熱、防磁、防潮、防火環境中，進行定期檢查，確保檔案可用性。使用光盤、磁帶、磁盤、膠片等介質保存會計檔案的還需報財政部、國家檔案局備案。第三，制定規范的備份流程。在電子信息化環境下，檔案管理人員應定期將數據資料備份到多種介質上，并對備份時間、人員和載體進行詳細記錄和定期檢查，防止信息丟失。3.加強會計檔案管理工作中的授權審批制度?！镀髽I內部控制基本規范》第三十條指出“：授權審批控制要求企業根據常規授權和特別授權的規定，明確各崗位辦理業務和事項的權限范圍、審批程序和相應責任。企業應當編制常規授權的權限指引，規范特別授權的范圍、權限、程序和責任，嚴格控制特別授權。常規授權是指企業在日常經營管理活動中按照既定的職責和程序進行的授權。特別授權是指企業在特殊情況、特定條件下進行的授權。企業各級管理人員應當在授權范圍內行使職權和承擔責任?！逼髽I會計檔案管理的各項內容要規定不同的權限，普通數據資料可實現大范圍共享，涉及企業機密的數據資料需要一定權限才可查閱。針對電子會計檔案易于被修改、破壞且不會留下痕跡的特點，應從計算機程序角度出發，加強數據的輸入、輸出控制，設置密碼口令和恢復機制，加強操作記錄的控制功能；同時，實行不相容職位相分離，不同崗位賦予不同權限，防止越權操作，例如設置主管、系統程序員、系統維護員等崗位，完善不同崗位間的授權審批制度。4.完善會計檔案管理的法律法規建設?！镀髽I內部控制基本規范》第三十一條指出“：會計系統控制要求企業嚴格執行國家統一的會計準則制度，加強會計基礎工作，明確會計憑證、會計賬簿和財務會計報告的處理程序，保證會計資料真實完整?！逼髽I檔案管理人員要與財務負責人溝通交流，認真完成會計檔案指導、監督和檢查工作，對非法隱匿、損毀的會計檔案和檔案信息失真、虛假披露現象開展檢查，對會計檔案信息加強管理并進行會計工作評估。一方面，需要進一步強調《檔案法》的權威性，明確不同門類檔案管理工作的法律責任，另一方面，在《會計法》等具體法規中涉及會計檔案管理工作的具體規章制度要與《檔案法》實現統一。因此，需要根據我國的國情，根據不斷發展變化的社會經濟，對相關規章制度進行修訂和完善，使會計檔案管理法律法規真正成為具有可操作性、指導性和約束力的條文，真正做到有法可依、有法必依。
作者：宋俊霞 許志平 單位：邯鄲職業技術學院
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關鍵詞：計算機；檔案管理；軟件設計；軟件應用
在企業實際開展檔案管理工作的過程中，基于信息技術的發展進步，網絡技術的應用優勢逐漸凸顯出來。而如何結合企業經營項目開展計算機檔案管理軟件的技術研究工作，就是目前各個企業的工作重點及難點所在。
1計算機檔案管理軟件的技術設計流程
想要應用計算機檔案管理軟件開展新時期的企業檔案管理工作，就必須結合工作需求，明確軟件技術的設計要點，掌握技術的基本設計流程。
1.1功能設計工作
本文主要以航空發動機公司的信息檔案管理工作為例展開分析，在實際進行計算機檔案管理軟件技術的研究工作時，首先，企業應當分析出計算機檔案管理軟件應當具備的基本功能有哪些。一般來說，檔案管理工作涉及到對資源信息的收集和整理等基本工作，內容相對較為復雜和繁瑣。因此，軟件系統應當具備自動分類的功能。其次，為了保證檔案數據的安全，還要具備數據備份功能。同時，計算機檔案管理軟件的應用優勢就是可以在網絡平臺上便捷完成信息的存儲、傳遞、修改等工作，降低員工的工作壓力。最后，在軟件技術的設計環節中，技術人員要重點關注于網絡連接的問題，科學合理的開展資源共享工作，保證檔案資源應用價值的充分發揮。此外，還可以為系統設置打印功能，減少手工勞動的強度。
1.2系統結構建設
計算機檔案管理軟件的設計工作應當從系統結構設計環節入手，設置資源存儲層，建立數據資源庫，按照不同檔案類型對數據庫進行分類設置，給資料查找工作提供便利。同時，應當從軟件操作界面的框架結構建設工作入手，結合企業經營項目類型和獨特的文化精神，進行界面布局的優化設置工作，提高軟件的美觀性和實用性。最后，是安全防范結構的建設工作，通常技術人員會在網絡準入口以及登錄界面設置安全防御機制，降低系統受到安全風險干擾的幾率。各個企業都應當充分意識到完善系統結構建設工作的重要作用，并應當重點關注于技術人員對軟件技術的應用情況，確保計算機技術應用價值的充分發揮。
2計算機檔案管理軟件技術的應用要點
在實際操作計算機設備完成電子檔案管理工作時，還有一些操作要點需要遵守，具體可以從以下幾個方面展開分析和研究。
2.1人員培訓工作
雖然我國已經進入信息化時代，信息技術可以實現對數據的自動存儲和分類，給員工的日常工作提供了極大的便利。但是，實際的計算機技術仍然需要由專業的工作人員來操作。因此，企業必須要從人才培養的角度出發，了解新時期企業自身的發展情況，明確檔案管理工作的重點及難點所在。安排專家為員工傳授先進的工作經驗，并應當開展素質教育工作，引導員工自覺規范自身的工作行為。在這個環節，企業要注重于提高員工的創新意識及能力，讓員工能夠不斷總結檔案管理軟件技術的應用優勢及不足，研究優化系統結構建設方法及軟件操作方案的可行措施。從而有效提高技術的應用效果，推動企業檔案管理工作的有序運行。
2.2管理機制建設
企業檔案當中涉及到的信息數據有很多，包括企業的發展歷史，項目運行的數據信息，員工個人信息及客戶個人信息等等。這就要求企業明確哪些檔案可以進行信息共享，哪些檔案屬于私密文件。然后在應用計算機檔案管理軟件時，在內部建立健全的監管機制，從約束員工的工作行為入手，避免人為因素造成檔案資料被篡改或丟失的問題。針對這個問題，檔案管理中心的工作人員可以利用信息技術手段在軟件平臺上為每位員工設置登錄賬號，以密碼登錄的方式核實登錄平臺的人員身份信息。再根據不同部門的工作職能需求，設置其可以查閱以及修改檔案數據的權限。從而為檔案數據提供雙重保護，降低安全隱患的發生幾率。同時，檔案管理工作的關鍵就在于對數據信息的開發利用，檔案管理人員可以利用計算機技術對整體的數據信息進行整理和分類，根據時展情況和檔案的使用年限，對失效檔案進行集中清理。最后，將同類項目的檔案數據整合起來，分析出項目流程設置工作存在的實際問題，并及時修改。以便于充分發揮出檔案管理工作的價值，達到優化工作內容和形式，推動企業經濟可持續健康發展的目的。
2.3相關注意事項
在應用計算機檔案管理軟件的過程中，還有一些注意事項需要遵守。第一，新時期的檔案管理工作主要依靠信息技術手段來完成。因此，企業要想充分發揮出軟件的實際應用效果，就需要做好前期準備工作，完善基礎設施建設。這還涉及到資金成本的投入問題，企業應當安排財務管理人員做好經濟預算，提高資金的使用價值，避免出現資金浪費的問題。第二，設計計算機軟件進行檔案管理的目的是為了提高傳統檔案管理工作的水平和效率。在軟件功能的研究工作上，對檔案材料可以進行目錄檢索，也可進行文件內容全文檢索；與打字機文件對接，可直接使用打字機的文件，減少文件材料手工錄入量。在這個環節中，技術人員應當保證系統能夠實時地反映檔案文件分發、借閱、利用、移交、銷毀、統計等情況，這是有效減輕員工工作壓力，提高計算機檔案管理軟件應用效果的關鍵環節，需要各個企業引起高度重視。
檔案管理基本流程范文5
關鍵詞：人力資源和社會保障局；檔案管理；方法；應用
中圖分類號：F249.2；G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）031-000-01
檔案管理主要是通過對文字、圖表、聲像等材料做對應的記錄、保管等工作，其主要內容包括資料的收集、征集、整理、保管、編目、檢索、編輯、研究、統計匯總與使用等各方面功能的服務。檔案管理屬于人力資源和社會保障局的基本性工作內容，對于企事業單位與個人的相關工作開展與需求提供服務，維持了社會的基本運作。
一、傳統人力資源和社會保障局檔案管理的不足
（一）缺乏勞動保險檔案的關注
實際檔案管理中，勞動保障檔案具有較大的數量積累，在操作上也較為繁雜，對應的檔案管理硬件條件較為滯后，甚至部分基層區域無法及時有效的做到相關檔案歸檔，保管工作沒有落到實處，甚至會出現檔案遺失，對個人構成較大的困難，降低了檔案管理的實際服務品質，甚至引發用戶投訴等問題。
（二）社會保險檔案缺乏完善的管理機制
社會保險檔案具體所關聯的范圍較廣，社保檔案因為不同類別被不同部門做對應接管，進而導致多方管理，缺乏統一性，部門之間的溝通存在一定障礙，甚至單個人的檔案由多個人分開管理，進而不能達到統一完整的檔案信息歸檔，導致管理上存在更高的難度，給檔案使用的企事業單位與個人構成一定困擾。
（三）檔案收集不完整
在檔案收集整理中會存在資料難以有效整理完全的情況，工作人員在實際的檔案資料收集整理中無法有效做到細致全面，進而導致部分資料被遺漏或者損毀，對檔案的完整性構成損害，降低了檔案管理的實際價值，甚至因此引發一定服務糾紛。例如在靈活就業人員或者自由職業者，在參保后檔案沒有得到及時的建檔或者不能及時有效的歸檔，進而導致跨年度移交與歸檔相關工作存在問題，具體資料查詢存在困難?；蛘卟糠謫挝粸榱四軌蚍奖愕淖龅街委煵樵?，相關經辦人沒有及時的移交相關材料，進而導致具有較高價值的原版材料分散在業務承辦部門中，甚至在個人手中。這種做法只是在個人角度或者小范圍角度考慮，缺乏全局考量，導致檔案存在較多的空缺，影響了檔案的全面性管理價值，對后續檔案使用造成影響。
（四）檔案管理工作人員缺乏綜合素養
檔案管理更多情況下需要人力支持來完成具體的執行工作，如果工作人員專業素養與技術缺乏，則會直接導致檔案管理工作無法達到規范合理性。在部分人力資源和社會保障局單位內，檔案管理工作為了依照有關部門要求，成立了專業的部門，完善了相關機構建設，部分部門與人員配合相關工作形成了管理網絡。但是這種網絡化管理只是表面形式，缺乏實質性的功能發揮。產生相關情況有多重原因：首先，相關工作人員缺乏專業穩定性，部分人員屬于兼職或者臨時性工作狀態，不能長時間穩定性的保持專業對口工作，進而導致工作不積極，檔案收集與管理較為散漫，缺乏責任心，對于從事相關工作的人員缺乏專業規范的指導，操作較為隨意。其次，部分人員缺乏專業意識與技能，簡單的認為檔案管理只是將資料收集后裝訂整齊上交給對應檔案室就可以，缺乏檔案整理規范的了解，同時也不知道上交資料的具體內容與范圍，操作較為盲目，缺乏規范的流程要求。同時對于檔案的充分利用缺乏自主意識，檔案管理流于形式，檔案不完整、受損、錯漏等情況無法有效避免，無法有效提升其利用價值。
二、人力資源和社會保障局檔案管理的方法與應用
當下人力資源和社會保障局檔案管理的各種問題主要是人們對檔案管理價值、技術、制度規范較為缺乏所致，需要不斷的加大人們對檔案管理價值的認識，發揮先進科技技術的功效，規范管理制度與流程，培養優質人才，才能有效的做好檔案管理與利用，更好的服務于社會。
（一）強化檔案規范化意識
要提升領導到基層執行人員的檔案管理規范化意識，做好管理工作日常規劃與監督檢查，做好檔案管理工作宣傳，提升工作對其價值的認識。對日常所做的檔案收集、整理、統計、使用等情況做對應的記錄，完善相關管理流程，對于資料的狀態與存在位置做有效的了解，做好檔案的全程化監管，哪個環節出現問題由相關環節工作人員承擔對應責任。要完善監督機制，對日常工作做頻繁性的考核監督，提升工作人員的謹慎度。
（二）注重人才培養
要注重人才培養，準確的尋找對口人才，不僅在專業上對口，滿足實際工作技能所需，同時也需要掌握工作人員心態，積極尋找具有穩定性與長久工作耐心的工作人員。日常做好工作人員專業素養培訓，同時要做好對應的思想教育，提升工作人員工作積極性與責任心。積極的建立工作創新機制，讓工作人員對日常工作所存在的問題做有效的反饋，同時征集對應的工作提升改善建議，有效的促使檔案管理工作與時俱進。尤其是一線工作人員，對于檔案管理工作有更為深刻的體會，其所提出的管理意見具有較大的實際價值，避免檔案管理工作閉門造車。要多派遣工作人員到檔案管理優秀單位學習，學習其技術與整體團隊建設的方法，有效的服務于本單位，促進本單位管理更加的科學規范化，同時符合工作人員實際所需，展開人性化管理，促進人才的穩定性，讓工作人員對相關工作具有更高的忠誠度。
（三）加大信息化建設
要不斷地優化信息化建設，促使各部門收集的資料統一上傳專業網絡系統，促使資料的共享與完善。要完善相關信息化系統與平臺建設，提升檔案管理的可靠性、安全性、多功能性，達到檔案價值的充分挖掘。尤其要注重工作人員對網絡化檔案管理技術的培養，讓工作人員能夠有效的應對信息化管理下的多種問題與操作方法，提升信息化管理的水平。
三、結束語
從國家層面來說，檔案管理屬于基本工作，可以有效的為相關工作開展提供對應的人力資源信息保障，同時也是保證社會民生穩定的基本保障內容。從個體角度出發，檔案管理則影響著企事業單位個人就業、晉升等相關事宜。當下我國人事制度隨著社會的發展也在不斷地變化中，相關檔案管理的價值也日益凸顯，相關檔案管理工作也日益高科技化，對于工作人員與相關管理的要求也日益提升，從而有效的為民眾提供便捷的檔案管理服務。
參考文獻：
[1]徐忠軍.人力資源和社會保障局檔案管理有效措施分析[J].現代經濟信息，2016（16）：74.
檔案管理基本流程范文6
[關鍵詞] 數字化； 人事檔案； 功能
[中圖分類號] TP391 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0076- 02
該系統是針對我院人事檔案管理而開發的一套系統。我院目前的人事檔案管理是以電子表格（XLS 文檔）形式保存教師基本資料信息，以傳統的紙質為載體保存教師的檔案資料（如年度考核表），人事檔案的管理主要由人工進行管理，既浪費人力也浪費物力，制約了我院信息化建設的發展。數字化人事檔案管理系統項目在啟動之初，通過廣泛調研，制訂了詳細的功能目標和框架，力求使得學院的數字化人事檔案管理平臺更上一個臺階。本系統將人事檔案數字化后將有助于學院信息化建設的發展，打造高職高專骨干院校品牌，提升我院的整體形象，實現學院的跨越式發展。
1 數字化人事檔案管理系統功能描述
數字化人事檔案管理系統主要用于對學院人事檔案進行管理，提供管理員、用戶登錄，平臺信息管理，平臺用戶管理，人事檔案增加、查詢和修改等模塊，提高學院的人事檔案管理水平，提高學院的辦公效率。系統用戶類型分為：普通用戶、管理員。權限定義如表1所示。
整個系統分為 Web 模塊和后臺數據庫服務器模塊（見圖1）。
本文檔描述后臺數據庫設計和前臺Web 部分的功能規范。
通過 B/S（瀏覽器/服務器）結構實現的Web 部分系統除數據庫模塊外所有模塊都以 Web 模式供普通用戶和管理員使用。
通過 SQL Server 2005 企業版實現的后臺數據庫服務器模塊。
數據庫中存儲了數字化人事檔案管理系統中所有的信息和數據，為保證穩定性和良好的并發訪問能力，采用SQL Server 2005 企業版來實現。
2 數字化人事檔案管理系統功能設計流程
2.1 數據庫設計
數字化人事檔案管理系統按照不同的功能和層次劃分為一個個功能簡單、明確且獨立的組成部分。共劃分為用戶信息表、部門分類信息表、部門信息表、學科門類信息表、專業信息表、干部職務信息表、任職情況表、用戶權限表、教職工基本信息表、學歷學位信息表、職稱信息表、考核結果表、表彰情況表、干部任免情況表等15個模塊。
2.2 登錄
客戶端輸入系統域名：http：//localhost：8080/hrms/index.jsp，進入系統登錄界面，如圖2所示。登錄時，需要輸入用戶名及密碼，選擇用戶類型，并單擊“登錄”按鈕，完成登錄過程。
3 數字化人事檔案管理系統功能定義
3.1 后臺管理
3.1.1 添加數據
單擊后臺管理主界面左側“添加”標簽，進入后臺管理添加數據模塊，該模塊可完成添加部門信息、干部職務信息、學科專業信息、用戶權限、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
以下是以如何添加學科專業信息為例進行功能定義，其他數據的添加以此類推，功能說明與此相類似。添加學科專業信息功能說明：
輸入學科門類代碼，輸入學科門類名稱；單擊“提交”按鈕，完成學科門類信息添加；單擊“清除”按鈕，取消學科門類信息添加；選擇學科門類名稱必選；輸入專業代碼，代碼長度須為6 位，輸入專業名稱，單擊“提交”按鈕，完成專業信息添加；單擊“清除”按鈕，取消專業信息添加。添加成功后，系統將跳轉至瀏覽專業信息界面。
3.1.2 修改數據
單擊后臺管理主界面左側“修改”標簽，進入后臺管理修改數據模塊，該模塊可完成修改管理員密碼、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
以下是以如何修改教職工學歷學位信息為例進行功能定義，其他數據修改以此類推，功能大致相同。修改教職工學歷信息功能說明：
選擇教工號，修改學歷編號，修改學歷名稱，修改學歷獲得日期，修改所學專業，修改學習形式，修改畢業時間，修改畢業學校，修改學位名稱，修改學位獲得日期，修改學位授予單位，單擊“修改”按鈕，完成教職工學歷學位信息修改；單擊“清除”按鈕，取消教職工學歷學位修改。修改成功后，系統將跳轉至瀏覽教職工學歷學位信息界面。
3.1.3 瀏覽數據
單擊后臺管理主界面左側“瀏覽”標簽，進入后臺管理瀏覽數據模塊，該模塊可完成瀏覽部門信息、干部職務信息、學科專業信息、用戶權限、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
分頁瀏覽教職工基本信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工基本信息，分頁瀏覽指定姓名的教職工基本信息，分頁瀏覽指定部門的教職工基本信息，分頁瀏覽指定任職情況的教職工基本信息。
3.2 前臺管理
3.2.1 修改普通用戶密碼
單擊前臺主界面左側“修改”標簽，進入普通用戶修改密碼模塊，該模塊可完成修改普通用戶密碼功能。功能說明如下：
輸入原密碼，輸入新密碼，確認新密碼； 單擊“提交”按鈕，完成用戶密碼修改；單擊“取消”按鈕，取消用戶密碼修改。
3.2.2 瀏覽數據
單擊前臺主界面左側“瀏覽”標簽，進入前臺瀏覽數據模塊，該模塊可完成瀏覽教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
以下是以如何瀏覽教職式職稱信息為例進行功能定義，其他數據瀏覽以此類推，功能大致相同。瀏覽教職式職稱信息功能說明：
分頁瀏覽教職工職稱信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工職稱信息，若后臺管理員沒有賦予該用戶瀏覽教職工職稱信息的權限，本頁面中部將顯示“管理員未為您設置瀏覽教職工職稱信息的權限！”在單行文本框中輸入頁數，單擊“GO”按鈕跳轉至指定頁。
本系統于2011年12月投入實際操作，從設計、開發上來看可實現人事檔案管理數據的微機化管理，完成人事檔案信息的錄入、計算、匯總等功能，便于查詢、打印輸出，數據不易丟失，且功能比EXL文檔操作齊全，大大提高了工作的管理水平和效率。實現了人事檔案管理工作的規范化、信息化，使人事檔案管理駛入科學化、制度化的軌道，對學校人事檔案管理工作具有重大意義。
今后我們將繼續探索數字化在人事檔案管理工作中的應用，把紙質人事檔案材料的掃描件融入該系統，實現人事檔案計算機管理，把人事檔案管理的信息化推廣上一臺階。
主要參考文獻
