檔案資產管理范例

摘要：高校科研檔案是高校改革和發展的重要資源，將數字化、信息化建設融入檔案管理逐漸成為創新檔案管理機制的有效途徑。深入分析國外數據資產信息資產管理識別指南、英國高校數據資產管理框架研究方法、數據資產審計軟件框架實施流程，提出我國高校數字科研檔案資產管理應借鑒方式方法及應采取的對策，并提出加強我國高校數字科研檔案資產管理的意見與建議。

關鍵詞：數字科研檔案；科研檔案管理；資產管理

高校科研檔案作為一種重要的資產，具有重要的再利用價值，是高校教學與科研人員用多年的心血和汗水凝聚的科學研究勞動成果，是高校各項教學和科學實驗活動最真實的記載，反映了特定時期本單位各項活動的總體概況，是精準記錄高校各項科研活動以及教學信息成果的儲備形式。資產管理是指資產管理人根據資產管理合同約定的方式、條件、要求以及限制等條件對資產進行運作管理。本文所稱的資產管理是將高校的教學科研檔案作為一種資產進行管理并運作，以充分發揮檔案資產的重要作用。數字科研檔案資產管理就是將高校教學和科研活動中形成的檔案作為一種重要資產，實施數字化管理。本文旨在分析國外數字科研信息檔案的常見管理策略，并結合我國國情，闡述高校層面數字科研信息資料的創新管理方案。

一、國外數字科研檔案資產管理的主要做法

在數字化時代，國外的政府組織、科研機構以及高等學校對信息資產、數字資產的管理十分重視，開發設計了新型實用工具和技術方法以加強機構信息資料的整合與管理，而新型工具同樣適用于機構檔案資料的綜合管理?；诖耍鼈兡軌蛴行撔卢F階段數字檔案的管理機制，發揮數字科研檔案的最大價值。

（一）查爾斯特大學推出的信息資產識別方案

開展科研檔案管理首先要對科研檔案資產進行識別。早在2015年，澳大利亞查爾斯特大學頒布了涉及信息資產識別的相關方案，統稱為《查爾斯特大學信息資產識別指南（CSUInformationAssetsIdentifica-tionGuide）》。該文件基于計算機技術層面展開對識別虛擬資料的闡述，虛擬資料主要包括信息資產、相關電子數據資產以及電子檔案等。圖1主要描述了三種信息資料內在邏輯性。首先，信息資產是影響構建實體對象的重要因素，信息資產會推動數據資產中實體對象的生成。這意味著數據實體有可能是搭建信息資產的基礎性元素，并與信息資產形成了某種聯系。其次，數據資料一般由兩部分構成，即數據實體以及數據屬性，數據實體要含有至少一個既定屬性，主要用來對實體對象的特征進行描述和記錄。再次，數字實體和電子檔案往往會進行轉化，這是因為電子媒介會固化數字實體，形成獨立個體或者相應的數據組，固化后的數據對象就成為電子檔案。這類檔案主要以非結構化數據為主，如音像以及網頁等。這些數據形式并不能用統一的元數據標準進行描述。此外，還存在一種特殊性的結構化數據，如由字段可變數據庫生成的數據等。

一、明確管理客體，構建三類多級的內容體系

高校資產無論是有形資產還是無形資產的管理，都具有客觀性，其檔案管理工作同樣要符合資產管理和檔案管理的一般規律。從內容來說，一般可分為存證性檔案、使用檔案和制度性檔案三種類型。存證性檔案是記錄資產購置、形成和滅失情況的檔案，包括資產的購置、安裝、調試、銷毀等方面的資料；使用性檔案則是記錄資產使用、維護，產生的客觀效益等方面的檔案，它是高校資產檔案管理的主體內容；制度性檔案則是記錄高校為做好資產檔案管理工作所制訂的各種規章制度及其實施情況的檔案。

這三類檔案中任何一類檔案的缺失意味著高校資產管理檔案內容體系的重大缺陷，不可偏頗。同時，我們應該看到，與高校資產檔案運行體系相對應的，這三類檔案的管理不是一種單一、平面的管理，而是立體、多級的差別性管理。以使用檔案為例，學校、院系，資產領用（保管）人都需要進行相應的資產檔案管理，這種管理是有所區別的。

從范圍看，學校層面需要對全校的資產檔案進行管理，院系只對本部門的資產檔案進行管理，而資產領用（管理）人則只需記錄、整理與自己相關的少數資產的檔案資料。

從側重點看，學校比較重視資產效益與安全方面的檔案記錄與分析；院系除此之外，還會重視資產維護、調整方面的記錄情況；而資產領用（保管）人則注重本人所管理資產的原始使用記錄。這三類多級的資產檔案管理內容體系各有側重，各司其責，共同完整、立體地描述出高校資產管理的真實情況。

二、明確評價主體，構建二維動態評監體系

有資產，就有資產運用，就會產生資產管理檔案。由于高校資產檔案涉及面廣，每個單位、每個職工都有可能是相關檔案的產生者；動態性強，每時每刻都在產生新資料。要做好高校的資產檔案管理工作，需要有一套科學的評監體系。高校資產管理檔案的評監體系應是二維的評監體系。

一、系統剖析在高校資產檔案管理實踐中的重要意義

一方面，資產檔案管理作為資產管理活動的映像反映，要求我們客觀地記錄、反映高校資產管理活動的真實狀況;另一方面，我們可以從系統性的檔案管理活動出發，反溯資產管理實踐中的不足，尋找解決問題的方法，提高資產管理活動的水平。此外，系統性還要求我們將檔案管理中的每個子系統放在整體中去分析其作用及相互關系，分析出影響檔案管理的關鍵因素，反溯出資產管理中的關鍵環節，從而促進資產管理和資產檔案管理水平的提高。

二、系統性視閥下高校資產檔案管理的主要因素

從系統論的視角來剖析高校資產檔案管理活動，可以將其整體分為主客體二大因素系統，每個系統下又可分為若干個子系統。主體系統主要解決“誰”，即由“誰”來主導完成檔案管理工作的問題;客體系統則主要解決“什么”和如何完成檔案管理工作的問題。

(一)高校資產檔案管理的主體系統

主體既指事物的主要部分，也指具有認識和實踐能力的人。一般而言，事物的主體似乎是明確的，而就高校資產檔案管理來說并非如此，其管理主體問題一直沒有得到很好的解決。在理論探討方面，筆者通過中國知網檢索發現，截止2013年底，僅檢索到高校資產檔案管理相關論文20余篇，未見有文獻對此作出明確闡述;在管理實踐中，很多高校并沒有明確專門的部門或個體負責這項工作，造成大量的資產檔案，特別是資產使用檔案無序保管，開發利用率低下，需要我們以系統性的方法加以剖析，明確責任主體。

1．組織系統。高校學校層面與資產檔案管理密切相關的部門主要是檔案和資產二個部門。那么誰應當是責任主體呢?這個問題在許多學校沒有得到很好的解決。資產管理檔案是學校檔案的一部分，按照檔案法規的要求，學校的檔案管理部門應當負責起管理責任;而按系統性分析，資產檔案管理活動是具體的資產管理活動的映像反映，那么資產管理部門也應當是資產檔案不可分離的管理主體之一。也就是說，資產檔案管理應當是二元主體，關系到資產和檔案管理兩個組織系統，兩個責任主體。由于高校檔案管理的內容十分龐雜，量大而人員不足，而資產管理專業性十分強，資產檔案管理的主體工作需要依靠資產管理部門完成，應根據二者的職能進行合理分工。檔案管理部門主要承擔組織、協調、指導職責，而資產管理部門則在檔案管理部門的指導下，主要負責資產檔案資料的收集、篩選、整理、歸檔和開發利用工作，從而形成二元主體的組織系統。

第一篇：高校技術物資信息化管理

摘要：

高校技術物資實行信息化管理是信息技術革命、市場環境變化和傳統管理體制弊端等因素共同決定的，有其內在必然性。但由于高校決策者重視不夠、管理部門間信息壁壘普遍存在和員工隊伍的專業技術素質難以勝任信息化管理需要等因素，制約了高校技術物資信息化管理水平的提高。為此，必須成立由校級領導掛帥的常設機構，全面統籌全校技術物資信息化管理，并采取措施切實提升員工隊伍的專業技術素質，以進一步提高高校技術物資信息化管理水平。

關鍵詞：

高校；技術物資；信息化管理

技術物資是高校教學科研活動正常進行的重要物質條件。信息化管理是一種新的高效率的管理模式。對高校技術物資進行信息化管理，不僅能夠提高高校技術物資的管理水平，更好地服務于高校的教學科研活動，而且有助于提高高校的辦學水平和辦學能力。

一、信息化管理是當前高校技術物資管理的客觀要求

一、加強固定資產全面清算

事業單位固定資產管理工作已經開展了許多個年頭，國家對于事業單位的固定資產管理也出臺了許多相關規定，并且隨著市場經濟及事業單位職能履行的新問題與新環境，在固定資產管理辦法方面也在不斷進行改革與提升。因此事業單位想要加強固定資產管理也就需要針對國家的新政策與新形勢以及單位自身發展需要進行一系列的制度建設與完善。首先，要加強對固定資產的全面清查工作，將現有固定資產進行全方位立體化的清算盤查，對不符合國家現行固定資產單價標準的資產從單位固定資產管理名錄中清除出去，確保固定資產管理對象的清晰明確。

二、加強固定資產管理制度建設

在固定資產管理制度建設方面，需要全方位提升與加強，因此我們應該從采購階段、物資日常管理階段、申領使用以及報廢回收等各個方面加強制度建設工作力度。首先，在物資采購階段。應該建立物資采購申請審批制度并完善相應流程，物資采購一般分為2個方面，一方面是各科室的日常消耗及辦公用品，如紙張、筆墨、文具等。另一方面是大型設備、機械及昂貴物資。對于這兩方面的采購需要要建立不同的審批程序，對于前一種采購申請，可有各科室負責人提交單位財務管理部門報備，由單位最高決策者簽字同意批準之后便可進行采購活動，但是當前物價飛漲，加之第一種采購需求往往單價較低、數量較大，在單位內部的使用范圍也比較廣，因此可以采用各科室提交物資種類及需求量，再由單位財務管理人員進行匯總統一采購的形式進行，從而通過加大采購量來實現采購單價的合理化壓縮，節省采購成本。對于后一種大型設備、昂貴物資的采購，應該采用單位最高管理層意見匯總以及進行采購招投標的方式進行，加強對投標企業在資質、實力、產品質量與社會信譽等多個方面加強考察與篩選，從而確定最物美價廉的供應商簽訂采購合同，這樣不僅能夠最大限度壓縮采購成本，同時還能夠避免采購人員與供應商之間的暗箱操作，有效確保國家財產和經濟利益不受損害。

其次，在固定資產日常管理方面我們也要注意幾個問題，首先是在采購結束之后的第一次入庫管理，在這個時候管理人員要根據采購合同或招投標計劃書對需要入庫的資產進行數量、規格、價格、供貨商等一系列內容的嚴格檢查，同時對每一項固定資產都進行建檔，在可能的情況下還應該進行紙質檔案與電子檔案的雙渠道管理工作，這樣一方面能夠方便檔案的使用，同時也能夠增強固定資產檔案管理的安全性與可靠性。

再次，在固定資產申領使用階段，不僅要通過嚴格的申領審批程序，小到日常消耗品達到昂貴設備都需要進行詳細的申請及使用計劃審查，確定使用量及使用期限。尤其是對于大型設備和昂貴資產，在使用過程中還要加強檔案跟蹤記錄，對于使用情況、使用效果以及使用單位的責任人都要進行詳細記錄，一方面提升固定資產的使用價值發揮，另一方面也未能夠在發現問題的時候及時找到問題出現的時間、地點及原因。

再次，要加強對固定資產的養護、維修及管理。在這里需要針對大型設備和昂貴資產制定專門的管理養護制度，聘請專人進行日常管理，同時簽訂人員、設備一對一的日常管理責任書，確保管理責任的明確到位。再次，由于當前事業單位所擁有的固定資產數額及價值都在不斷增大，但是目前來說固定資產在經濟價值發揮方面仍然存在許多問題，許多單位擁有大量長期閑置的資產，這不僅增加了無謂的管理及養護費用，同時也在無形當中讓國家財產受到了損害。所以應該加強固定資產租賃融資方面的工作研究力度，建立租賃方、租入方、中介方三方聯動的融資平臺，通過季節性或合同制的租賃方式有效轉移資產使用價值，提升資產所有方的經濟收益，為單位籌得更多現金，促進單位的健康發展。

摘要：事業單位按照社會功能劃分為承擔行政職能、從事生產經營活動和從事公益服務三個類別。本文選擇公益服務型事業單位對其資產管理存在的問題進行分析，并提出解決措施，希望能對提升公益服務型事業單位資產管理水平有所幫助。

關鍵詞：公益服務；事業單位；資產管理

事業單位按照社會功能劃分為承擔行政職能、從事生產經營活動和從事公益服務三個類別。從事公益服務的事業單位，是指為實現社會公共利益和國家長遠利益成立的、面向社會提供公益產品和公共服務的事業單位。根據職責任務、服務對象和資源配置方式等不同情況，將從事公益服務的事業單位又細分為三類：承擔義務教育、基礎性科研、公共文化、公共衛生及基層的基本醫療服務等基本公益服務，不能或不宜由市場配置資源的，劃入公益一類；承擔高等教育、非營利醫療等公益服務，可部分由市場配置資源的，劃入公益二類；業務活動具有公益屬性，在國家政策支持下可以通過市場配置資源的，劃入公益三類。這類事業單位共同的特點是講究公益性，具有服務性和不以為社會積累資本和盈利為目的，其在資產管理方面也存在許多共性。

一、公益服務型事業單位資產管理中存在的問題

（1）資產管理重視度不高。一直以來，公益服務型事業單位的工作重心在服務群眾，做好公益，把社會效益擺在首位，經濟效益弱化。由于缺乏必要的資產使用和管理規章的學習，在資產管理方面，普遍存在重視度不足，管理意識不強等情況；在資產配置方面，存在資產重復購置或配置不合理，資產大量閑置等問題；在資產使用方面，出現資產使用效率低下，維修保養不專業等現象。

（2）資產管理制度不健全。從結構上看，公益服務型事業單位沒有或少有自主性收入，資金來源主要由上級主管部門撥款，在政策制定和制度執行上多以上級主管部門的規章制度作為本單位的管理依據，結合單位自身發展的資產管理制度較為缺乏。部分單位存在自身未制定相關的資產管理制度，直接使用上級部門的管理制度指導本單位工作的情況；部分單位雖然有自己的制度，但制度制定缺乏執行力或可操作性，致使制度形同虛設。

（3）資產人員配備不齊全。公益服務型事業單位專注于公益事業的開展，單位配備了文化體育科研服務領域的專業人才，但在管理上普遍存在資產管理人員配備不齊全或專業性不強的情況。很多單位沒有設置專門的資產管理崗位，資產管理工作主要由負責后勤工作的非專業人員兼任，使資產管理缺乏專業性和獨立性。

第一篇：企業檔案信息化管理重要性

隨著以辦公自動化、社會信息化為主流的檔案管理模式的快速發展，傳統的企業檔案管理模式已然不能適應當今社會條件下檔案管理工作的需要。為了使檔案管理工作更加便捷化、規范化、現代化，從而適應現實條件下企業檔案管理發展的要求，進一步提升企業檔案管理工作水平，從而更好的為企業經濟建設服務，因此，以信息化促進企業檔案管理的建設在新形勢下就顯得愈發重要。企業檔案是企業各種形式活動的真實縮影，它以文字、圖表、圖片等形式真實記錄著企業經營活動、企業管理、領導決策、人事調動、資金周轉、技術改進等各方面的寶貴信息。企業檔案信息化是指在企業檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對企業檔案信息資源進行有效地采集、管理和利用提供服務。傳統的紙質文檔在管理過程中具有不易保存、易損壞、易遺失等缺陷，檔案目錄分類不明確，這就給高效利用檔案帶來諸多不便。當今，企業對檔案的需求已由過去的單一需求轉變為對檔案、現行文件、圖紙、實物等檢索的綜合需求，這就給傳統的檔案管理理論和模式提出了新的挑戰，實現由傳統檔案管理模式向現代信息化管理模式的轉變已刻不容緩。檔案信息化管理的終極目標是：以科學化、現代化的管理理念為指導，運用先進的網絡技術、信息手段，將企業的文書、會計、檔案材料等綜合信息進行系統整理、開發、歸檔、保存，并經過技術處理實現數字化、網絡化，實現資源共用、共享，使企業檔案利用率最大化，為企業的可持續發展提供有力保障。中鐵大橋局集團一公司隸屬于世界500強企業中國中鐵股份有限公司旗下全資子公司———中鐵大橋局集團有限公司，創立于1953年4月。中鐵大橋局集團一公司自成立以來就很重視企業檔案收集、保管工作，是建設部核定的湖北省AAA級檔案管理企業，最早進館的檔案到新近入館檔案真實詳細地記錄著企業發展經歷的點點滴滴，公司檔案管理工作不斷適應時代要求，改善工作技能，創新管理方法，對增強企業員工自豪感和責任感有著積極的促進作用。將檔案系統整理，制作成企業文化史，也會在對外交往合作中起到很好的宣傳效果，這也間接地推動了企業經濟效益的增長，有利于企業的長足發展。

一、檔案信息化管理的基本特點

所謂信息化就是把傳統的紙質文件信息資源轉換成電子計算機錄入能夠識別的數字信息并對這些數字信息進行管理，因此檔案管理信息化的特點可以概括為以下幾個方面：

1、檔案信息的數字化。

檔案信息的數字化是實現檔案管理信息化的基礎，其它一切環節都建立這一基礎之上。傳統檔案管理的內容是以紙質檔案管理為主，而信息化管理則必須把這些紙介質的信息轉變為數字化信息。首先，要把以前形成的傳統檔案通過現代化手段轉換為數字形式，如電子掃描，以便實現信息的數字化管理。其次，要在日常工作中全面推行自動化辦公，確保以后形成的檔案以電子形式為主，在接收檔案時就實現數字化。

2、檔案信息查閱的網絡化。

摘要:行政事業單位的資產管理是十分重要的，因為管理好其資產是保證我國國家級重要機構和事業單位正常工作的基礎，對我國整個社會的經濟、政治、文化都有很大的影響。而在目前看來，行政事業單位在資金管理這方面存在著較多的問題，例如在資產管理的安全方面和在它應用過程中的公平性都還有一定的問題，所以在行政事業單位的資金管理上的完善以及應用還需研究。文章在行政管理的原則以及管理措施上作了一些分析研究，為行政事業單位資產管理助力。

關鍵詞:行政事業單位;資產管理;制度;原則;措施

一、引言

行政顧名思義是國家的一部分，行政事業單位就是國家管理的單位，行政事業單位的資產也就是國有資產的一部分，還是最重要的一部分。行政事業單位的資產在對社會的發展并沒有直接的有利影響，它不能直接為社會創造利益以及福利，但是它極大地促進了我國市場經濟的發展，對我國現有經濟的發展起到推動作用。目前，行政事業單位的資產管理一直不斷地改進，但是仍然存在著較大的問題等著我們解決。不管是行政事業單位還是一般的企業在資金管理方面都需要慎重，如果在資產的管理上沒有正確地使用資金，那么就會導致單位的工作效率降低、使資金使用有偏差、甚至會讓資金流失，所以資金管理不完善對事業單位來說是很嚴重的問題，我們要致力于解決當前存在的問題。

二、完善行政事業單位在資產管理方面的制度與原則

（一）明確產權同績效相符合原則

行政事業單位所賺來的資產是歸國家所有的，并不是歸事業單位所有，其財產權歸國家，是完完全全屬于國家財產，它的權益應該歸屬于本級的財政部門，這就是所謂的產權理論。有的事業單位在賺取利益后私自動用該資產，用來經營其他的事業，例如投資、購買證券等經濟活動，這種行為是錯位的行為，嚴重的說可能會觸犯到相關法律法規，從而涉及到法律方面，這些資產在收歸行政事業單位后，應立即上報或是上交給國家，由國家做出決策，決定這筆錢的去處或者說是將用于何處。一旦在產權上明確，那么國有資產的管理以及主體也就明確了。將行政事業單位的資產和其績效掛鉤可以加大了對流動性以及調劑性的要求，使得行政事業單位物盡所用，保證其效益。行政事業單位的績效反應出行政事業單位在工作上的成果，直接影響國有資產的收入，績效明顯且大，那么說明行政事業單位工作效率高，國有資產的收入自然高；如果績效低，那么說明行政事業單位在工作上的效率低，應該及時調整它的工作結構以及工作形式，從而提高其績效，加大國有資產的收入。行政事業單位的資產與績效掛鉤之后，可以加大國家對行政職業單位的管理和控制，能夠有效防止行政事業單位對資金不良使用，從而加大對資金的可流動性和可調劑性的要求，讓資金更好地在更適合的地方發揮其最大效用。這樣，也能保證行政事業單位的資金運用到每一處，不會造成資金的浪費和濫用，對行政事業單位來說，可以保證其獲得更大的收入，創造更多效益。對國有資產以及行政事業單位的績效相掛鉤，讓其不斷地匹配，可以防止國有資產的流失。行政事業單位的績效與國有資產相匹配，可以有效監督行政事業單位的利益收入，保證行政事業單位將收入全部上交國家，沒有私藏或濫用，這樣就保證了國有資產不會流失，在未來國家發展或是行政事業單位的發展中能讓資金更有效地用于創造更多利益，使行政事業單位能夠可持續發展下去。