前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的談軍工固定資產投資項目檔案管理，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
摘要：軍工固定資產投資項目檔案是指在項目論證、批復、實施、竣工驗收、運行維護等階段形成的具有保存價值的各種載體形式的項目文件，包括項目綜合管理、基建項目建設、工藝設備購置實施、經費使用等，是項目管理的重要組成部分，也是項目的真實記錄，更是評價項目建設過程是否規范的重要依據。做好固定資產投資項目檔案工作是項目建設實現科學管理的重要基礎和依據，對固定資產投資項目完成之后的管理、運行、維修、改擴建等工作有著不可替代的重要作用。
軍工固定資產投資項目特點
1.項目投資規模大、建設難度大
軍工固定資產投資項目一般投資規模較大，建設內容包括建安工程、工藝設備等，其中工藝設備多為非標定制，技術指標國內領先，項目管理實施難度大，項目檔案管理壓力大。
2.項目檔案管理周期長
軍工固定資產投資項目建設周期一般至少2～3年，加上前期立項論證與后期項目竣工驗收，項目檔案管理周期一般至少在5～6年，時間跨度長。加之無論是項目管理人員或是檔案管理人員均可能發生變更，各項管理要求如單項驗收程序、檔案管理標準等，也可能發生變化，這些都不同程度增加了管理難度。
3.項目檔案涉及專業覆蓋廣
單純從管理角度來看，軍工固定資產投資項目涉及項目管理、安全性評價、環境影響評價、職業病危害防控評價、財務管理等方面。項目實施則涉及建安工程、工藝設備研制、特種設備管理等，整個項目涉及的行業廣、專業多，各項管理要求、標準規范多。這使檔案收集、檔案審查更具復雜性和專業性，對檔案管理人員提出了更高的業務水平要求，對其所需的知識面要求更為廣泛。
4.項目檔案管理標準嚴格
軍工固定資產投資項目檔案工作，需要參照《國防科技工業固定資產投資項目檔案工作管理辦法》執行，檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一。項目竣工驗收需要對項目的執行過程是否規范、是否滿足建設目標進行評價，這在很大程度上需要專家通過查詢項目檔案完成。因此，固定資產投資項目對文件資料的系統性、全面性、完整性要求更高。檔案部門必須嚴格遵照執行，以確保項目檔案完整、真實、安全、可用。
檔案管理存在問題
1.檔案部門參與項目前期論證不足
軍工固定資產投資項目立項論證多由項目管理部門組織技術部門完成，前期檔案部門并未介入。以工藝設備方案為例，技術部門更多從功能組成考慮，因此，技術人員設計的工藝設備臺（套）表可能會與設備管理要求、檔案組卷要求有所差別。這樣會導致實施完成后給后期固定資產管理、檔案整理帶來不利影響。從檔案組卷來看，整個項目的儀器設備檔案組卷標準不統一、顯得較為混亂。
2.檔案部門介入項目管理深度不夠
檔案部門介入固定資產投資項目管理一般是在項目獲得上級初步設計批復之后或工藝設備實施階段，而此前立項、可行性研究等階段參與較少；對安全性評價、環境影響評價、職業病危害防控評價等單項進展了解更少；介入建安工程管理則要等到竣工驗收階段，對項目總體進展了解不夠，檔案工作不能隨項目進展同步開展。同時，檔案部門對項目參與部門歸檔情況檢查指導力度不夠，對設備交付驗收等關鍵節點把控力度不夠，立檔部門往往在項目竣工財務結算審計前才完成收集工作，檔案部門審查、整理時間有限，無法保證檔案完整性和真實性。
有效管理措施
1.提高思想認識，變被動為主動軍工固定資產投資項目是國防科技工業能力提升的重要措施之一，其建設成果代表了國家的科研試驗水平。檔案部門要貫徹落實總書記對檔案工作的重要指示精神，肩負起將各領域的奮斗歷史記錄好、留存好的重要責任，積極向單位黨委匯報檔案工作，將其納入黨委專項研究事項。單位黨委要組織各黨支部學習總書記重要指示精神，提高對檔案工作重要性的認識，使做好項目檔案管理工作成為各部門的自覺行為，變被動為主動，變坐等收集為主動收集。
2.落實檔案工作主體責任、從源頭提高檔案質量
一是制定檔案管理辦法，明確各類人員檔案管理職責。根據《建設項目檔案管理規范》等國家有關標準，按照綜合類、基建類、設備儀器類、特殊載體類等對歸檔材料進行收集、整理和分類。為進一步明確檔案工作職責及整理要求，可制定專門的固定資產投資項目檔案管理辦法，對參與部門的檔案工作職責進行明確，制定各類文件收集清單，明確歸檔要求、保管期限等，使項目檔案從形成之初便由專人管理，確保項目檔案管理工作制度化、標準化和程序化。二是各司其職，把好各級審查關。各部門根據檔案管理職責分工，在收集、歸檔過程中嚴格審查檔案。一方面，能夠及時發現問題并加以解決，另一方面，也可以使其對檔案管理要求理解更加深刻，促進在后續工作中更加嚴格落實檔案管理要求，從源頭提高檔案質量（如表所示）。
3.深入參與項目實施，加強過程管控
一是項目立項之初就進行檔案工作策劃。立項之初，檔案部門應完成檔案工作整體策劃，包括明確檔案責任人體系、各類整理標準（特別是建安工程施工資料的整理標準）、組卷策劃、檔案檢查節點等，作為項目檔案工作開展的依據。二是合同簽訂前參與合同條款審查、明確文件交付要求。檔案部門應參與招標文件、技術協議、合同等審查，合同條款中應明確文件材料形成要求、交付內容、質量要求、整理標準、交付套數、交付時間、違約責任等，與驗收款、工程尾款等掛鉤，通過經濟制約手段將檔案管控措施從項目管理的末端(項目驗收、結算支付)向前端(招投標、合同執行)延伸，在法律上形成約束。三是跟蹤項目建設進度，檔案工作與項目建設工作同步開展。在項目立項、可行性研究、初步設計、實施、單項驗收等各個階段，檔案部門要做好對項目參與部門文件材料收集的業務指導，特別提醒可能遺漏的各項評審專家意見（手寫原件）、意見落實情況表、上報請示材料，外單位移交的各類專項報告等，使得項目檔案文件管理工作與項目建設同步進行，及時發現缺失的文件材料并及時進行補救，確保項目檔案的完整歸集。四是制定工藝設備外協技術文件編制規范。項目工藝設備外協廠家較多，不同廠家編制文件粗細程度不一，文件簽署層級不一，文件格式大相徑庭，對于同一項目而言，顯得較為凌亂，且不好把控審查標準。因此，檔案部門可與標準化部門聯合，制定工藝設備技術文件編制規范，規定文件封面、文件名稱編制、字體字號、圖表編排、打印裝訂、簽署蓋章等要求，由項目管理部門在簽訂合同時提交給外協廠家，以便交付文件資料實現標準化、樣式統一，更加符合歸檔要求。五是參與工藝設備驗收、基建工程四方驗收，對移交資料進行審查。驗收前，外協方或承建方應將資料提交至檔案部門進行審查；對于未提交驗收資料或不符合檔案驗收標準的，檔案部門不出具檔案審查意見；驗收會議應邀請檔案部門參加，聽取檔案審查意見。在合同付款審批流程中增加檔案部門會簽環節，未通過檔案部門審查的，不予支付相關驗收節點款項，從而提高合作相關方按標準移交資料的積極主動性。
4.加強學習培訓，提升業務能力水平
一是拓展檔案人員行業知識面。檔案人員要熟悉和掌握軍工投資項目過程管理的主要環節、規范流程、相關法律政策等，包括固定資產投資項目管理辦法，招投標管理，環保、職業衛生、安全評價等工作程序、工程建設、設備儀器研制、特種設備管理要求等，優化自身知識結構，提升對檔案業務指導和審查把關能力。 二是對項目參與人員進行檔案基本知識培訓。包括檔案整理標準、檔案審查要點等，使得項目參與人員在生成、接收文件時就能自覺對標，做到格式統一、圖像清晰、文件齊全、分類準確，方便管理和利用。
作者： 林麗梅 單位：北京環境特性研究所
