合同文本管理范例

摘要:在企業的日常經營管理中,各環節內容都與合同有關.標準合同管理成為了現代商法中契約定型化特征的具體表現形式之一,能夠推動企業的持續發展,確保企業效益的最大化,提高企業的市場競爭力.但若是合同管理不規范不落實,就會造成經營決策層面失誤問題的出現,對企業的發展帶來不利影響.因此,我們必須要認識到標準合同管理的重要性,全面落實合同管理工作.

關鍵詞:標準合同;合同管理;基礎作用

隨著各行各業的快速發展,市場競爭也日趨激烈,企業要想在激烈的市場競爭中占據優勢,提高自身的市場競爭力,就需要加強對合同的管理.若是因合同管理不規范,存在一些大的疏漏或應用上的錯誤,就會引發各種安全風險問題,給企業的發展帶來不利影響.所以,企業應該認識到合同管理的重要性,對合同中可能會存在的風險問題進行全面分析.

一、合同文本類型及標準合同的概念

根據已有的法規條例,合同文本可以分為特定合同、示范合同及標準合同文本幾種類型.其中,特定合同指的是對于某項特定業務起草的合同文本,通常不能重復利用;示范合同文本,主要是有國家行政部門、行業協會等的,能夠重復使用;而標準合同文本與前兩者不同,其是以滿足合同制定方利益最大化為目標,對某種業務強制使用的合同.對于標準合同的概念各行業人員、學者等有不同的看法,有些人認為標準合同也就是格式合同,合同簽訂方不具備修改的權利,具有強制性.如保險合同、銀行開戶協議等.有的認為雖然標準合同是由處在優勢地位的企業強制制定和使用的文本,但是,雙方可根據業務特征、價格等各方面條件進行商談.但不管怎樣,標準合同都是以利益最大化為目標而實施的合同,廣泛應用于石油、化工等多個領域[1].

二、標準合同在企業合同管理中的基礎作用

以某企業為例,其涉及到的業務類型很多,如,設計文件等.標準合同的應用和推廣,有效避免了因合同文本選擇不合理而出現的風險問題,提升了合同管理部門的管理質量和效率,為企業各項業務的操作指明了方向,節省了企業的管理成本投入,確保了企業經濟效益的最大化.同時,還利于企業維護自己良好的商業形象,為企業創造出更多的經濟效益.在企業合同管理中,標準合同的基礎性作用具體體現在如下方面:1􀆰標準合同的時業務應用時間很長,是在反復應用過程中總結出來的文本類型,可以將特定業務的基本需求反映出來,并對合同中可能會出現的風險點加以保護.標準合同適用于某類型的業務,使用頻率也非常高.同時,標準合同中明確規定了合同內容,不需要合同雙方額外花費時間進行談判,節省了時間,減少了成本,能夠快速地完成合同的交易,使企業能夠有更多的時間其完成其他各項工作[2].2􀆰企業推廣使用標準合同,占據主動權,如果發生了合同矛盾糾紛問題,可以以合同條款為參考依據,解決糾紛問題,維護自身利益.3􀆰標準合同的推廣與應用對能夠提升員工的工作效率.標準合同的應用,能夠降低隨意決策,錯誤決策的發生率.標準合同內容都是合同制定方人員提前制定好的,通過對合同的科學設定,指導合同人員工作,以此提高了他們的工作效率.4􀆰標準合同的管理能夠提升企業的形象.現如今,同行業企業的競爭日趨激烈,企業間的競爭不單單只是產品質量的競爭,還是企業信譽、形象的競爭.標準合同管理,能夠讓合作伙伴體會到合同管理的規范化,感受到企業員工的工作質量和效率,從而有助于企業良好商業信譽的建立,提升自身的形象,推動企業的持續健康發展.

［摘要］合同管理是高校制度及組織管理中的重要內容，健全合同管理機制是有效防范和化解高校合同法律風險的重要手段。而高校合同管理流程中存在不同程度的制度缺失、管理無序等問題，因此高校要建立合同管理機制來切實保護自身合法權益，繼而推進其精準化、科學化的管理。文章以高校合同管理存在的主要問題為切入點，進而展開論述，提出相關解決對策，以供參考。

［關鍵詞］合同管理；專業化；信息化

0引言

近年來，高校合同審計工作是高校內外部審計工作的重點內容，而在審計監督視角下的高校合同管理工作便顯得不甚規范和嚴密。高等院校的主要任務是傳授知識、培養人才和科學研究，較少參與社會經濟活動，涉及的經濟行為也相對單一［1］。這使得高校自身的“免疫系統”功能發揮不足，認識與防范風險因素的能力有限。因此，在實踐中，高校應當規范合同管理制度及流程，這樣才能切實保障其合法權益。

1高校合同管理及其內涵

高校合同管理就是在高等院校的環境中，高校依據其合同管理制度，對合同簽訂、變更、履行等內容的具體管理和運用，一般是針對合同從無到有、開始履行到履行完畢的全過程管理、監控。其具體流程一般包括合同簽訂前的審查、評估；合同簽訂中文本的標準化，合同章、授權委托書的審批；合同履行過程中的變更、解除及違約情況的處理；合同履行結束后的合同歸檔等。因此，高校合同管理不僅是對合同文本的保存和歸檔，更是一個個動態的過程?？梢哉f，合同在從開始簽訂到履行完畢的全過程中，任何一個環節管理不到位都可能引起糾紛、造成損失。因此，合同管理的目的就是通過這種動態的層層把控減少、解決合同中的糾紛，維護高校合法權益。

2高校合同管理存在的問題

在全面依法治企的形勢下，縣級供電企業必須依托“國家電網公司經濟法律管理業務應用系統”平臺，遵循合同管理的“統一歸口、統一職責、統一流程、統一分類、統一文本、統一平臺”的“六統一”原則，做好合同審核、簽訂、履行等相關工作，不斷加強、規范、完善合同管理，防范經營風險，維護公司合法權益。

一、健全合同管理機制

按照國家電網公司合同管理辦法的精神，通過“以評價促落實、以檢查促管理、以培訓促提升、以計劃促履行”的管理手段，完善和優化合同管理制度，規范和加強合同管理工作，推進合同管理標準化建設。完善管理制度。實行承辦人制度、審查會簽制度、授權委托制度、合同專用章制度、合同備案制度、合同爭議報告制度、審計監察制度及責任追究制度，做到制度落實、機構落實和人員落實，使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有序的制約狀態。同時，要組織辦公室、財務、物資等相關業務主管部門對合同管理工作進行檢查，做到管理層次清楚，職責明確、程序規范，使合同管理工作有章可循，有法可依。建立組織機構和考核機制。建立健全合同管理組織機構，清晰地劃分合同管理機構、人員及職責，明確合同歸口管理部門和合同管理相關部門的職責分工。嚴格落實《國家電網公司合同檢查考核管理細則》，通過建立合同管理月評價、月通報、月考核機制的管理機制，從合同上線率、審核率、執行率、規范率、準確率、調考合格率等方面制定考核評價標準，促使合同的簽訂、履行、考核都處于有效的控制狀態。健全常態管理機制。建立合同管理月報機制，按月梳理、分析合同簽訂、履約情況，做好合同管理的事中控制，協助合同承辦部門處理合同中出現的問題，防止違約行為的發生。采取部門自查、集中督查的方式，及時發現并解決合同起草、審核、簽署、履行及歸檔中存在的管理問題，促使合同管理做到規范、合規。

二、完善合同過程管控

在日常合同管理中，要將嚴把合同審查關作為合同常態管理的主要內容，強化合同談判、起草、審核、會簽、委托授權、用印等全過程管理，全面實現“有人負責、有人監督、有章可循、有據可查”。規范合同流轉程序。進一步優化業務流程，嚴肅合同授權管理，加強合同履行階段的監督與考核，提升合同管理效率與效益。根據國家電網公司對合同統一編號的原則，對所有的合同進行統一整理編號，并在ERP系統錄入項目時，加入合同管理的概念，使每個項目名稱后面均有合同編號，實現項目的線上查詢，項目管理效率大大提升。推行國網統一合同文本。按照《國家電網公司合同管理辦法》六統一要求，起草合同以甲方為主，按《國家電網公司合同管理辦法》第十三條規定選用相應合同文本，確保合同文本的規范性、實用性、實效性、完整性，實現統一合同文本使用率100%。加強統一合同文本在招標環節的應用，本著“內部管理制度外部化”的原則，在招標文件中明確規定文本的使用規則，確保對外部供應商產生法律效力。同時，不斷梳理與合同類型相關業務的法律、法規、規章、標準、制度，對相關合同文本內容進行及時更新，更加有效的保護公司的合法權益。嚴格執行合同審查會簽制度。防范合同管理法律風險的制度保障，就是建立、落實嚴格的合同審查會簽制度，做好合同風險的事前、事中、事后防范。對合同進行技術、經濟、法律審查，運用法律規定、技術經濟手段，保證企業簽訂合同選擇最佳方式、取得預期效益，實現合同目的。通過審查會簽，可以發現合同中存在的潛在風險，減少和避免在履行合同過程中產生不必要的分歧和爭議，提高合同履約率。加強對重大合同審查管理，嚴格實行重大合同聯簽、備案制度。重大合同，需按照重大合同會簽程序審查、會簽、批準。重大合同包括：資產抵押、轉讓、出售、收購、清算合同；擔保合同；企業兼并、分立、破產、清算合同；股份制改造、資產重組、投資合同；具有全局影響的或數額巨大的土地使用權轉讓合同；購電合同、并網調度合同及標的額達到一定標準的合同等等。重點對條款完備、物資清單替代合同、乙方違約責任等情況重點審核。強化合同歸檔管理。合同是企業的有效憑證，是確定雙方權利義務的重要證據，全面規范合同歸檔工作將有效避免企業不必要的經濟損失。強化合同文本等相關資料的收集、整理工作，并按檔案管理要求及時歸檔，是規范合同管理的一項重要內容。要分批分類整理合同臺賬及紙質文本，并及時歸檔，確保合同文本及附件資料應收盡收、應歸盡歸。

三、強化合同方資信審查

合同雙方的資信情況是合同如期履行的關鍵，應按照項目合同履約情況，強化合同方資信評價，并將評價結果與工程結算掛鉤。加強對合同對方當事人主體資格和資信狀況審查，是否具有相應的履約信用，過去三年守合同、重信用，無違約事實等進行審核，審核其主體資格是否合法、合同標的是否符合當事人經營范圍。若人代簽合同，則需要審核是否有真實、有效的法定代表人身份證明書、授權委托書、人身份證明等。對于資信評價不合格的合同方，在規定期限內和規定范圍內不予授標，這一舉措必將對各類項目的施工質量起到關鍵作用。同時，資信評價結果，建立資信檔案數據庫，為項目順利實施提供可靠的信息支撐。

摘要：結合醫院工作實際，分析了醫院后勤合同檔案管理現狀，指出了存在的問題，提出了針對性的解決方案。

關鍵詞：醫院后勤；合同檔案管理；后勤管理

一、醫院后勤合同檔案管理現狀

2019年，北京大學第一醫院（以下簡稱“我院”）總務處下設辦公室、供應科、物業管理科、修建科、動力科、餐飲管理中心、汽車隊，共計7個科室，涉及貨物采購、服務采購、工程施工、設備維保4個類別的合同簽訂，共計歸檔合同219份。我院后勤合同檔案實行雙線管理，即合同轉簽涉及的過程文件及合同文本除在相應監管科室留存外，所有合同還須在總務處辦公室歸檔留存。監管科室在日常工作中，須參照合同約定對對方提供的貨物或服務等進行監管檢查、付款驗收。在一個服務期將要結束時，監管科室須參照現有合同對下一服務期的金額等各方面進行測算，起草新合同，而總務處辦公室留存的合同文本及過程文件除了可以作為各科合同檔案的備份外，還有一個重要作用⸺備查。我院每年都要接受來自上級單位及各個政府部門的檢查及抽查，須要及時向檢查人員出具相關合同文本及過程文件。而我院后勤科室眾多且院區分散，出具合同等材料時，須協調多個科室從多個院區將合同檔案送至總務處辦公室，實效性較差。當合同檔案在辦公室歸檔時，在接受檢查時便可及時提供所需材料。監管科室作為合同的的起草及執行部門，在合同歸檔時留存合同過程文件、合同文本原件及投標文件正本，總務處辦公室作為輔助歸檔的部門，僅留存過程文件的復印件、合同文本原件及投標文件副本。

二、醫院后勤合同檔案管理存在的問題

（一）合同檔案儲存空間不足。每年總務后勤須要歸檔的合同近200余份，且近幾年后勤合同歸檔數量逐年上升，每一份合同須歸檔的紙質材料較多且占用大量的儲存空間。我院地理位置特殊，處在北京老城區，生產生活用房資源十分緊張，且醫院在考慮用房安排時，會優先考慮各臨床醫技科室醫療業務用房需求，故后勤合同檔案儲存空間不足的問題日益突顯。

（二）合同檔案查閱不便。因我院辦公用房資源緊張，往年的合同檔案只能存放在離日常辦公地點較遠的地下庫房中。這些合同雖已過合同履行期限，但若以后因檢查或其他原因須要臨時查看時，拿取十分不便，會因為沒有統一的合同檔案搜索系統而浪費大量時間。

摘要:當前，我國公路建設進入到了一個新的發展時期，公路工程建設的規模越來越大，標準逐漸提高，公路建設部門的責任也越來越重大。如何加強公路工程施工合同管理，提高公路工程施工質量，是公路建設及工程施工管理部門必須面對的問題。

關鍵詞:公路工程;施工合同;管理

1公路工程施工中合同管理的重要性

在整個項目管理過程中，主要從三個方面體現出合同管理的重要性:首先合同管理是項目管理的核心，有效的合同管理是規范建筑市場秩序，防止建設領域“兩個拖欠”的重要措施，進而在一定程度上促進工程建設各方面認真履行合同義務，確保建設目標的實現。其次合同管理對項目承包的經濟效益有重大影響。合同作為調節發包人和承包人經濟關系的法律依據，在建筑市場機制的健全和完善過程中將發揮越來越大的作用。第三方面是合同確定了雙方的項目實施目標。嚴格規范合同履約行為，能從根本上預防和治理各項違約行為，有效地約束合同當事人的行為，保證項目建設質量和投資效益。

2公路工程施工合同管理中存在的問題

(1)沒有專門的合同管理機構，未建立合同管理體系。在我國，對于專門的項目合同管理機構，在許多建設行政主管部門，以及施工單位等都沒有成立。對于合同實施過程中的監督管理工作，通常情況下，建設行政主部門都是委托監理部門或其他機構進行相應的負責，進而在一定程度上使得合同糾紛容易在工程中標后及施工過程中發生。(2)執行合同的力度不夠。在起草、簽署、管理合同的過程中，很多施工單位通過經營部門進行負責，一旦工程項目中標，簽訂施工合同后，通常情況下，將施工合同通過文件形式轉交給項目經理部，在一定程度上沒有詳細地對合同情況進行交底，由于項目負責人自身缺乏合同方面的學習，在施工過程中容易發生違背合同條款的行為，進而在一定程度容易引發糾紛，造成經濟損失。(3)合同價款引發糾紛。在我國，由于公路建設市場依然比較混亂，缺乏規范化管理，在一定程度上使得業主與施工企業之間，在地位方面出現不平等，導致違法或違規的行為出現在部分工程承包中，合同內容過于簡單，在合同條款中，沒有明確工程變更、索賠等方面的內容，進一步損害了施工方的切身利益。(4)施工索賠難。通常情況下，公路工程的施工條件、工程量、物價等在一定程度上會給施工單位造成額外的損失，并且正常的施工利潤往往受到政治、經濟、合同等方面的影響和制約，這些可以依法向發包方進行索賠。但是，由于我國市場經濟體制不健全，進而在一定程度上對合同和證據難以進行規范化管理，在實際施工過程中，由于情面的影響，沒有向建設單位提出索賠，進而在一定程度上增加了承包商合同索賠的難度。

3加強公路施工工程合同管理的措施

摘要:當前，我國公路建設進入到了一個新的發展時期，公路工程建設的規模越來越大，標準逐漸提高，公路建設部門的責任也越來越重大。如何加強公路工程施工合同管理，提高公路工程施工質量，是公路建設及工程施工管理部門必須面對的問題。

關鍵詞:公路工程;施工合同;管理

1公路工程施工中合同管理的重要性

在整個項目管理過程中，主要從三個方面體現出合同管理的重要性:首先合同管理是項目管理的核心，有效的合同管理是規范建筑市場秩序，防止建設領域“兩個拖欠”的重要措施，進而在一定程度上促進工程建設各方面認真履行合同義務，確保建設目標的實現。其次合同管理對項目承包的經濟效益有重大影響。合同作為調節發包人和承包人經濟關系的法律依據，在建筑市場機制的健全和完善過程中將發揮越來越大的作用。第三方面是合同確定了雙方的項目實施目標。嚴格規范合同履約行為，能從根本上預防和治理各項違約行為，有效地約束合同當事人的行為，保證項目建設質量和投資效益。

2公路工程施工合同管理中存在的問題

(1)沒有專門的合同管理機構，未建立合同管理體系。在我國，對于專門的項目合同管理機構，在許多建設行政主管部門，以及施工單位等都沒有成立。對于合同實施過程中的監督管理工作，通常情況下，建設行政主部門都是委托監理部門或其他機構進行相應的負責，進而在一定程度上使得合同糾紛容易在工程中標后及施工過程中發生。(2)執行合同的力度不夠。在起草、簽署、管理合同的過程中，很多施工單位通過經營部門進行負責，一旦工程項目中標，簽訂施工合同后，通常情況下，將施工合同通過文件形式轉交給項目經理部，在一定程度上沒有詳細地對合同情況進行交底，由于項目負責人自身缺乏合同方面的學習，在施工過程中容易發生違背合同條款的行為，進而在一定程度容易引發糾紛，造成經濟損失。(3)合同價款引發糾紛。在我國，由于公路建設市場依然比較混亂，缺乏規范化管理，在一定程度上使得業主與施工企業之間，在地位方面出現不平等，導致違法或違規的行為出現在部分工程承包中，合同內容過于簡單，在合同條款中，沒有明確工程變更、索賠等方面的內容，進一步損害了施工方的切身利益。(4)施工索賠難。通常情況下，公路工程的施工條件、工程量、物價等在一定程度上會給施工單位造成額外的損失，并且正常的施工利潤往往受到政治、經濟、合同等方面的影響和制約，這些可以依法向發包方進行索賠。但是，由于我國市場經濟體制不健全，進而在一定程度上對合同和證據難以進行規范化管理，在實際施工過程中，由于情面的影響，沒有向建設單位提出索賠，進而在一定程度上增加了承包商合同索賠的難度。

3加強公路施工工程合同管理的措施

摘要：本文從建設單位的角度出發，結合工程現狀及建筑行業現行國家規范、法規等，提出建筑工程合同管理中的注意事項，從而降低風險。

關鍵詞：建設單位；合同管理；風險

近年來，我國的建筑業得到了迅猛發展，但建筑業從業人員的素質并未得到及時跟進，在建筑工程管理過程中出現了一系列問題。隨著人們維權意識的不斷增強，建設單位面臨的合同糾紛也越來越多，本文結合工程現狀及建筑行業現行國家規范、法規等，提出建筑工程合同管理中應注意的事項，從而使建設單位盡量避免建筑合同管理糾紛，降低風險。

一、工程承包主體必須明確、清晰

合同簽約、履行的必要條件就是要有明確的簽約主體，所以簽約以前建設單位應當審查對方的獨立法人地位，以保證其具備獨立承擔完全民事責任的能力。對于聯合投標單位，必須在投標書等法律文件中有聯合投標協議，且該協議必須明確雙方的權利義務關系，同時必須表明對于建設單位而言，兩者承擔附帶民事責任，這樣一旦發生糾紛，在聯合體任何一個單位不能履行責任時，建設單位才能從另其他投標單位中獲得賠償，保障自己的權益。再者，建設單位應審查簽約單位的簽章與其它構成合同文本的簽章是否一致。在合同履約過程中如簽約主體發生更名、分立、合并等主體變更行為時，必須向建設單位提交符合程序要求的變更文件，如工商變更登記證明等文件。只有保證了簽約主體的履約能力，才能確保合同的順利履行。

二、認真審查工程承包方具備的資質及履約能力

承包資質是國家建設行政主管部門對于承包單位承包能力的界定，建設單位應依據所建工程規模，選擇合適的承包單位?！吨腥A人民共和國建筑法》第二十六條明確規定“承包建筑工程的單位應當持有依法取得的資質證書，并在其資質等級許可的業務范圍內承攬工程。禁止建筑施工企業超越本企業資質等級許可的業務范圍或者以任何形式用其他建筑施工企業的名義承攬工程。”那么怎樣才能防止承包單位掛靠取得資質呢？筆者以為可以通過要求承包單位提供信函擔保、查看勞務分包合同、核查項目經理部組成人員工資、福利發放渠道等多種形式驗證承包者的法律地位。

一、現代企業對合同管理的要求

合同管理是企業法治化運行的基礎。市場經濟是法治經濟。市場經濟要求企業管理的運作必須堅持法治化的方向。企業法治化運行最基礎、最核心的工作就是合同管理。合同管理貫穿于企業成立、發展、壯大等各個縱向過程，合同管理遍布于企業采購、銷售、運輸、勞動用工、技術管理等各個橫向層面。優秀的合同管理模式可以充分發揮合同管理合法性、預測性、規范性的特點，為企業提供業務性和法治性完美結合的合同，為企業提供市場現實性與前瞻性完美結合的合同，進而將合同管理與企業愿景完美結合，避免在合同決策、合同執行中的盲目性和隨意性，最大限度地為企業避免因主觀因素造成的失誤和風險。反之，一個企業做得再好、再強，如果沒有一個優秀的企業合同管理模式也不會走得更遠，一個不經意間的合同風險可能會使企業多年的努力與積累瞬間崩塌。企業合同管理核心的工作就是做好符合現代企業要求的合同管理制度建設。合同管理制度是指企業為實現合同目的，結合本單位實際情況，依照合同法等有關法律法規，對本單位的合同相關人員在合同的訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止、糾紛解決以及審查、監督、控制等一系列行為規范和標準的總稱。制度建設是一個制定制度、執行制度并在實踐中檢驗和完善制度的在理論上沒有終點的動態過程。企業要想做好合同管理工作，首先應有一個科學的、好的制度，這是做好制度建設的第一步，做到“有法可依”。當然制度沒有“最好”，只有“更好”，制度不是寫在紙上，發個文件就萬事大吉。合同管理制度必須有明確的企業合同管理目標、符合企業實際但又要對企業合同管理適度超前引導，是一個循序漸進的動態的過程。如果合同管理制度沒有超前性則不利于現代企業的發展，如果過度超前則在執行中遇到阻力過大，同樣不利于合同管理制度建設。因此，一個優秀的合同管理制度對合同管理至關重要。

二、構建合同管理制度框架存在的幾個誤區

1.對合同管理的系統性認識不到位，將合同管理的各個環節人為地割裂開來。如將招標管理、供應商管理與合同管理割裂。

2.對合同管理的實用性和可操作性認識不到位，簡單地照搬法律條文，合同制度空洞無物。

3.重視合同簽訂管理而忽視對合同履行的管理，沒有使合同的經濟效益得到充分體現。

4.在合同管理制度的制訂上沒有采取循序漸進的原則，制定了一個過度超前的合同管理制度，在執行中遇到困難。