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［摘要］合同管理是高校制度及組織管理中的重要內容，健全合同管理機制是有效防范和化解高校合同法律風險的重要手段。而高校合同管理流程中存在不同程度的制度缺失、管理無序等問題，因此高校要建立合同管理機制來切實保護自身合法權益，繼而推進其精準化、科學化的管理。文章以高校合同管理存在的主要問題為切入點，進而展開論述，提出相關解決對策，以供參考。
［關鍵詞］合同管理；專業化；信息化
0引言
近年來，高校合同審計工作是高校內外部審計工作的重點內容，而在審計監督視角下的高校合同管理工作便顯得不甚規范和嚴密。高等院校的主要任務是傳授知識、培養人才和科學研究，較少參與社會經濟活動，涉及的經濟行為也相對單一［1］。這使得高校自身的“免疫系統”功能發揮不足，認識與防范風險因素的能力有限。因此，在實踐中，高校應當規范合同管理制度及流程，這樣才能切實保障其合法權益。
1高校合同管理及其內涵
高校合同管理就是在高等院校的環境中，高校依據其合同管理制度，對合同簽訂、變更、履行等內容的具體管理和運用，一般是針對合同從無到有、開始履行到履行完畢的全過程管理、監控。其具體流程一般包括合同簽訂前的審查、評估；合同簽訂中文本的標準化，合同章、授權委托書的審批；合同履行過程中的變更、解除及違約情況的處理；合同履行結束后的合同歸檔等。因此，高校合同管理不僅是對合同文本的保存和歸檔，更是一個個動態的過程?？梢哉f，合同在從開始簽訂到履行完畢的全過程中，任何一個環節管理不到位都可能引起糾紛、造成損失。因此，合同管理的目的就是通過這種動態的層層把控減少、解決合同中的糾紛，維護高校合法權益。
2高校合同管理存在的問題
實踐中，高校合同管理存在的問題及風險大多暴露在合同履行的各個環節中，主要體現在以下幾方面。
2.1沒有統一、規范的合同文本
合同管理制度體系涵蓋內容非常多，各個高校一般會根據本校合同履行情況來制定合同管理制度。制度體系的層級和制度的數量取決于高校自身的合同數量、類型以及高校對合同管理的具體需求。普通高校的合同類別一般包括基建、政府采購、購銷、科研基金（項目）的管理與使用、出版及勞務等，個別高校也會結合自身辦學特點整理出一些具有個性特征的合同類別。實踐中，各個高校往往沒有自己規范的合同文本庫，簽訂合同還是依托合同相對方提供的合同文本。這一類的合同文本本身就隱藏著對相對方權益的屏蔽和對己方利益的保護。有些高校使用統一的合同文本，沒有根據不同的合同性質進行對應的文本分類，導致經常出現合同文本內容與實際需求有偏差的問題［2］。
2.2沒有嚴格審查合同
合同審查是把握合同質量、提高合同履行能力的重要前提。高校訂立合同前，簽約責任人也存在沒有對合同相對方的法律主體資格、相關資質、信譽情況及履約能力進行調查及判斷的情況；而在實際的簽約過程中，簽約責任人缺乏基本的法律常識，又沒有熟悉法律的合同管理專門人員的法律意見和提醒，導致合同在簽訂之初就存在眾多潛在的法律風險。一些管理者受傳統思維觀念的影響，認為訂立合同僅僅是“走形式”和“跑過場”；或者認為雙方是長期合作伙伴，礙于情面搞口頭的“君子協議”，不簽書面合同；或是不仔細推敲合同的主要條款，不認真審核對方預先擬定好的合同文本，隨意草率地簽訂合同，致使合同在履行過程中，糾紛和違約現象時有發生，給學校造成了不良的影響和不必要的經濟損失［3］。規范的合同管理機制是合同得以正常履行、防止各類風險的保障。由于合同管理具有專業性強、法律要求高的特點，在高校內部建立專門的合同管理機構是做好合同管理工作的基礎和保障［4］。目前許多高校合同管理人員或者是由校外聘請的法律顧問兼任，或者是由本校法學專業的教師，這種或兼職、或的做法使合同管理工作人員主體責任淡化，很難潛心、認真地審校合同，極易導致合同審查流于形式。
2.3合同履行監控不到位
實踐中，多數高校在合同管理上往往容易出現“顧頭不顧尾”的情況，即簽約責任人只重視前期合同簽訂的過程，疏于后期合同履行情況的跟蹤，缺少對合同進度、交付驗貨、合同相對方違約情況的整理，忽視合同條款中的變更、義務的實現、違約責任的承擔。這使得高校在合同履行中應對新情況、新問題時反應能力不足，只能依據高校的法務來處理后續風險，從而降低了合同履行效果，增加了訴訟成本。
2.4未建立全面的合同管理制度
實踐中，部分高校沒有建立符合本校要求、體現本校特色的合同管理制度或辦法，容易引起合同管理工作無序散亂、無章可循。這樣不僅導致合同簽約及履行過程中存在很多不確定性因素，還使得高校在出現合同糾紛時手足無措，缺乏應對能力。同時，縱觀合同管理制度運行的情況可以發現，學校制度本身原則性規定較多，但也存在著操作性不強、標準不統一和細化不夠等問題［5］，具體表現在缺少合同必要條款，缺少不同層級的合同管理、歸口數據管理，也缺乏對合同履行各個主體的工作職責的規定。這使得合同管理只不過是一句空話，導致合同糾紛處理無章可循，充滿隨機性，因此一定程度上更加容易引起合同糾紛。
3解決高校合同管理存在問題的對策
高校作為參與市場經濟的主體，同樣要遵守“游戲規則”，需要依法依規。對此，相關工作人員應當加大合同管理的制度化、規范化，以應對上述問題。具體應對措施如下文所述。
3.1整理出統一、規范的合同文本
首先，合同管理要從合同文本管理入手。如果高校一味采用合同相對方提供的合同文本，將可能忽略隱含的、對己方不利的條款，給以后的合同糾紛埋下隱患。據此，有條件的高?？梢宰孕薪M織專業人員負責根據本校情況整理出合同文本庫。簽訂合同前，簽約主體從系統中調取匹配的合同格式文本發給對方。當然，部分高校也可以根據自己的辦學定位、培養目標，理出標準化的常規合同和特色合同兩個合同文本庫。常規的合同如政府采購、購銷、科研基金（項目）的管理與使用、出版及勞務等，既可由政府指定，又可以選取標準化的合同格式文本，稍加修改后予以使用，而特色合同則建議由專業人士結合本校特點擬定。比如，筆者所在的藝術類院校就有諸如演出場地租賃、服化道采購或租賃等合同。對于這一類合同，相關人員可使用自己的合同文本，如此既可以給后期審核合同帶來便利，又會在一定程度上減少合同糾紛。
3.2依規嚴格審查合同
審查合同是經濟社會合同管理中非常必要的環節，如果不能依規嚴格審查合同，極易導致合同管理質量及效率下降，增加合同糾紛發生的概率。對此，相關措施如下文所述。3.2.1加強合同管理業務能力的提升與培訓。合同管理并不僅僅是法務人員的工作，合同簽約主體、合同歸口管理主體、合同履行主體的業務及管理能力都會影響合同履行的情況和效果。因此，高校應該提升相關工作人員的合同業務能力，加大對相關工作人員的培訓力度，幫助相關工作人員熟悉合同管理流程，了解合同管理制度，掌握本校的合同業務管理能力，這樣才能使合同管理工作形成一個閉環，更好地提高合同履行效果。3.2.2合同管理人員專業化。如前所述，高校合同管理人員存在或兼職，或的情況。對高校而言，這種做法雖然是節省用人成本的方法，但同時也是可能產生合同風險的來源。只有一份規范、明確、合同條款完備的合同才能更大程度地防范合同糾紛產生。因此，合同的審校馬虎不得。在此，筆者建議有條件的高校，專門引入法律專業人才，專職處理合同業務，包括合同的審核、保管、數據的歸檔、合同章的管理、授權委托書的下發、配合校外律師辦理合同糾紛及合同管理業務培訓等，這樣才能從源頭把握合同質量，繼而化不特定的法律風險為內部管理能力提升的動力，避免引起爭議和糾紛。3.2.3嚴格把控合同履行環節及過程。實踐中，很多高校的合同簽約主體往往在簽約之后不再關心合同的履行進程，同時也存在合同分塊管理、責任不清、互相推諉的情況。在審計檢查中，經常會出現合同文本丟失、沒有授權委托手續、合同履行未完結但被擱置、合同相對方已經違約而我方沒有追究違約責任等情況。對此，可從以下幾方面進行處理。（1）合同分塊管理。比如，在合同審批流程結束后，由專人負責送審并申請蓋章，避免合同簽約人員和申請蓋章人員為同一人。這樣操作不僅多了一層監管，還可以一并申請授權委托書等手續。（2）合同歸檔。合同管理中，合同的歸檔也是其中一部分工作內容。相關工作人員要盡心承擔合同歸檔工作，加強對紙制合同的清理、分類與歸檔。（3）合同信息化。將紙質文檔掃描、上傳并進行備份，可使合同信息避免丟失，更加安全。這就要求相關工作人員注意合同信息的錄入、電子合同的上傳等，方便后期的查閱、數據的導出與比對等。（4）注意對合同重要節點的監督。各合同簽約主體應就合同履行階段的各重要節點進行監督、報備，以幫助合同管理部門從頭到尾監督合同履行進程。3.2.4建立規范的合同管理制度。合同管理要做到有法可依、有據可循，就必須建立統一、規范的合同管理制度。合同管理制度的內容一般包括合同的主要內容、不同層級合同的審簽、授權委托書的管理、合同章管理、合同歸口管理、合同履行的監管、合同臺賬及合同檔案管理等。合同管理制度是高校內控制度的重要組成部分，也是本校合同管理工作的依據。建立符合本校特色、具有可執行性的合同管理制度不僅可以使合同管理及相關人員提高責任意識、風險意識，還可以使高校合同管理人員有章可循，強化流程意識、審批意識及管理意識，避免合同糾紛?，F今，高校作為市場經濟參與主體，不僅要增強自身的“免疫功能”，還要把握好內部管理機制。如果高校能做到簽合同前有依據、簽合同中有管理、簽合同后有監督，那么可以不斷提高內部控制能力，消除合同管理中可能出現的漏洞，繼而增強高校的市場應對能力。
參考文獻
［1］史為業.高校合同管理的路徑探析［J］.會計之友,2010(10):84-86.
［2］趙繼彬,石偉.民辦高校合同管理中的法律風險與防范措施研究［J］.法制與社會,2016(21):209-210.
［3］段艷華.論高校合同的法律風險管理［J］.高教研究,2010(4):72-75.
［4］陳力,鄧立,周艷.依法治校視角下的高校合同管理［J］.綿陽師范學院學報,2013(12):144-147.
［5］張永愛.高校合同管理制度建設及意義探析［J］.管理觀察,2016(16):116-119.
作者:湯軼群 單位:中國戲曲學院
