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檔案管理交流材料范文1
實行“四個統一”?？h物價局本著檔案內容符合行業管理規定、檔案格式符合檔案部門要求的原則，建立式《收費許可證》辦證檔案。
一、統一格式。按照縣檔案局檔案創省一級的要求，統一業務檔案封面格式、卷內目錄格式。并用規范的牛皮紙打印檔案封面。
二、統一內容。卷宗封面內容統一由年度、單位名稱、收費項目、許可證號碼、承辦人姓名、辦證日期、保管期限、案卷號八項內容組成；卷內內容統一由辦證文件依據、單位組織機構代碼證、法人證書或身份證、其他補充資料（含執業資質）、申請表、《收費許可證》正、副本復印件六項內容組成。
三、統一程序。審批發證程序分四個階段：第一初審，由經辦人對申領單位填寫的《收費許可證》申請表和提供的文件材料的合法性、真實性、完整性進行初審登記；第二復審，由收費股負責人對經辦人移交的初審文件材料是否準確齊備、初審意見是否正確進行復審，并簽名；第三審核簽發，由分管局長對移送的通過復審的文件材料進行全面審核，對符合條件的進行簽發，并加蓋物價局公章；第四印制發證。
四、統一編號。對辦理遠價費證類的《收費許可證》將嚴格按照省物價局規定的編號方法統一編號；對醫療機構統一編號辦理遠價費備證類《收費許可證》；對短期培訓的機構或單位統一編號辦理臨時《收費許可證》。
實行“四個標準化”?？h物價局為達到發放的《收費許可證》既有嚴肅性、權威性又美觀大方的目的，實行了“四個標準化”運作。
一、標準化的收費文件為依據。申領單位必須提供合法有效的收費文件依據，或是國家法律法規，或是國務院、省政府文件，或是省物價部門下發的文件，或是省授權市、縣物價部門印發的文件。除此之外，任何材料不得作為辦證的文件依據。
二、標準化的證件為辦證要件。申領單位必須提供組織機構代碼證、法人資格證書和權威機構批準的執業資質證。
三、標準化的表格填寫。申領單位必須按照國家發展和改革委員會監制的《收費許可證申請表》表列的內容逐項填寫，不能漏填，不得缺項，并在指定位置加蓋申請單位公章，報業務主管部門簽署意見后上報我局，我局經過初審、復審及全面審核后簽發辦證。
檔案管理交流材料范文2
[關鍵詞] 高校； 外事檔案； 建立； 管理
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）05- 0077- 02
在當今經濟全球化浪潮的引領下，高等教育國際化成為一種必然的發展趨勢，我國各類型高校不得不面對來自國際、國內的雙重擠壓與競爭。我們應清醒地認識到教育國際化在給高校提出挑戰的同時，也賦予高校更多的發展機遇。在此形勢下，高校的檔案管理部門如何通過建立、管理外事檔案，促進高校更好地開展外事活動，為學校發展提供更強勁的動力，成為高校檔案管理的一項重要內容。
1 高校外事檔案的概念、作用及其特點
1.1 高校外事檔案的概念及作用
外事檔案是高校檔案的重要組成部分，在學校對外交流、教學、科研活動中起著重要作用，外事檔案管理工作水平的高低對一所高校的發展和其在國際上的聲譽具有重要影響。外事檔案本質上是學校在與國外團體或個人進行學術交流、學術研究、友好往來、科研合作，聘請外教、國外專家來校講學，參加國際會議、校際交流等活動中直接形成的對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，具體形式包括外事活動通知、計劃、總結、簡報，上級關于外事工作的文件，禮品往來，國際學術會議論文等內容。
另外，高校外事檔案具有多方面的作用。反映了高校對外合作交流工作的全貌，對于提高高校對外合作交流工作的水平和促進高校健康持續發展具有重要的借鑒意義；同時以其豐富而真實的內容作為高校外事工作的可靠情報資料，將對高校的整體建設和發展產生較為深遠的影響。
1.2 高校外事檔案的特點
高校外事檔案因其在形成過程中的特殊背景和目的，具備以下一些特點。
（1） 政治性特點：高校外事活動作為國家外事活動重要組成部分，在很大程度上受國家對外政策的指導，由此，國家對外方針、政策等也要在高校外事檔案中體現出明顯的政治傾向性[1]。
（2） 保密性特點：高校外事活動以及外事檔案所具有的政治傾向性，使得高校外事活動必然要涉及黨和國家的機密，同時高校外事活動本身就具有一定的機密性，因此外事檔案具有較強的保密性。
（3） 多樣性特點：隨著國際交流的不斷增多，高校外事活動的范圍不斷擴大，內容和形式也在不斷增多，因此所形成的外事檔案的類別也就多種多樣。
（4） 復雜性特點：當前，隨著教師自費出國出境人數增多，研究生、本科生交流不斷增加，高校外事檔案來源更加復雜，包括學校外事管理部門、各學院、教務處、研究生院及出國出境的師生個人等。
2 高校外事檔案的建立
高校外事檔案的收集、鑒定、分類立卷是建立高校外事檔案的基礎業務環節，每一環節完成的質量高低，將對整個外事檔案的質量產生重要影響，因此，如何建立外事檔案，就成為管理外事檔案的一個首要問題。
2.1 廣泛收集，確保外事檔案不漏項
首先，高校檔案管理部門應以學校在各種外事活動、外事管理中形成的材料對學校和社會是否具有參考價值和憑證作用為依據，建立一套具有較強指導作用的外事檔案收集標準；其次，要明確外事工作上報制度，通過學校各部門上報，擴大學校外事檔案收集來源；再次，為解決各部門開展外事工作上報不及時的問題，外事檔案管理人員應經常與宣傳部、國際合作處等外事部門保持聯系，密切關注學校網頁、校報等學校大事宣傳媒介，從而第一時間掌握學校外事工作開展信息，并與相關部門取得聯系，催促其及時將檔案材料歸檔；最后，要嚴格按照外事檔案歸檔范圍，對所有相關活動進行篩選，將外事活動中有必要記錄并保存的外事檔案信息進行登記注冊，進而便于后續鑒定分類等工作的開展，確保外事檔案不漏項。
2.2 強化鑒定，確保外事檔案分類明確
可以說外事檔案的鑒定分類與收集工作是同步并行的。開展外事檔案的鑒定分類，首先要明確收集范圍，將日常所涉及的各類文件材料按收集目標進行清理，分類存放，同時也為后續工作打下基礎；其次要對經過初步鑒定分類的檔案進行二次鑒定分類，將不要求辦理的參閱文件，重份文件，未定稿、未生效、過時的各類文件、合同、協議、報表等不歸檔文件材料以及校內其他部門的文件進行剔除，將通過鑒定并認定有價值應歸檔的各類文件材料，在充分考慮其數量、密級、載體的情況下，依據不同內容、不同類型來分類組卷，從而便于后續歸檔工作；最后做好檔案系統分類，以便于材料的保管、查閱和利用為前提，充分保持材料彼此之間的有機聯系，將外事檔案細化為港澳臺事務，團體來校訪問，教職工因公出國，外教、留學生管理，政策法規，學校管理條例等門類，使外事檔案工作更加規范化、標準化和精細化。
2.3 注重歸檔，做好外事檔案的保存工作
在建立外事檔案的工作中，首先應做好包括存放地點、檔案裝具等方面的準備工作，同時在案卷封面上標注能夠表明案卷內容的標題；其次要將已收集整理好的文件材料按照類別放入事先準備好的案卷盒內；此外對各階段密不可分的文件材料則按一定順序進行排列，從而保持檔案材料之間的有機聯系，為日后查檔提供便利。
3 高校外事檔案的管理
高校外事檔案管理作為高校檔案管理的重要組成部分，伴隨著外事檔案的形成而產生。同時，信息時代的到來，對高校外事檔案管理工作提出了更新、更高的要求，對傳統的檔案管理方式產生了較大影響。高校檔案管理人員可以從以下幾個方面著手，進一步管理好高校外事檔案。
3.1 樹立高校外事管理工作基本原則
履行工作原則是做好工作的一個基本前提，同時良好的工作原則又能促進工作質量的提高，為此，做好高校外事檔案管理工作，要明確外事檔案管理的基本原則：一是堅持“三個有利于”，即有利于高校的外事交流、有利于高校的國際間交流合作、有利于提高本校綜合素質與國際知名度；二是明確不同部門應承擔的責任，從外事工作的策劃、組織、實施到最后的檔案收集整理做到分工協作，各司其職；三是樹立方便于工作的原則，在外事檔案的建立過程中，注重檔案的建立與材料歸檔，便于日后取閱。
3.2 完善外事檔案管理的相關制度
高校應根據《中華人民共和國檔案法》和教育部制定的《高等學校檔案管理辦法》，結合本校外事工作實際情況，制定出科學合理的外事類檔案管理規章體系，形成規范的、操作性強的外事檔案立卷、歸檔、管理流程，從而確保外事檔案工作的合理開展[2]。
3.3 建立一支業務精、素質高的外事工作隊伍
高校檔案工作的一個最基本特點就是要服務于高校的教學和科研，外事檔案的本質作用也在于此。這就要求高校要組建一支訓練有素、懂技術、高素質的工作隊伍，通過加強培訓、學習與交流，使得從業人員在掌握理論知識的同時，熟悉合作交流的各方面工作，熟練掌握檔案管理技能，適應檔案管理信息化的要求。
3.4 加強外事檔案信息化建設
目前，以計算機技術通信技術和網絡技術為支撐的現代信息技術已經十分成熟，但目前全國各高校檔案館應用信息技術進行檔案管理的步伐還很遲緩，還不能通過先進的信息技術、多媒體技術為各類信息的采集、處理和利用提供便利，因此，如何在外事檔案管理中高效應用信息技術、多媒體技術已成為當務之急。為此，我國高校不妨從建立外事檔案信息網站、外事檔案管理信息系統等方面著手，將分散的外事檔案信息資源鏈接起來，充分地利用計算機來輔助檔案后期管理工作，使檔案管理工作向無紙化方向發展，從而便于綜合利用外事檔案信息資源，并以快速、安全、可靠的途徑為廣大師生提供優質服務。同時通過互聯網技術，將高校外事工作中好的經驗方法、取得的成果對外，從而提升高校的知名度，提升外事檔案工作在高校發展中的作用。
當今時代，高校承擔著教學、科研、管理三大任務， 外事工作滲透于這3個方面并與它們緊密相連，同時，外事活動所形成的外事檔案也深深地刻上了教學、科研、管理的烙印[3]。高校應重視外事檔案工作，加強外事檔案的建立管理，采取切實可行的方式方法，讓外事檔案成為記錄、查閱、提供戰略參考的重要材料，并逐步提升高校在國內外的知名度和影響力。
主要參考文獻
[1] 龍勤. 高校外事檔案的建立與管理研究[J]. 中國林業教育，1995（z1）.
檔案管理交流材料范文3
【關鍵詞】高校畢業生；檔案管理
人事檔案是客觀記錄和反映個人經歷、德能勤績、工作表現，以個人為單位集中保存起來，以備查考的文字、表格及其他各種形式的記錄。它是反映個人成長歷史的憑證和依據，是人力資源管理與開發、使用的重要依據。
近年來，隨著我國人事體制改革的不斷深入，人事檔案作為傳統人事體制的產物早已風光不再，尤其在高校畢業生中，涌現了大量的“棄檔族”和“自揣族”，還有一些高校畢業生檔案中存在著內容不完整、信息不準確等情況，這不僅給用人單位在人員的變動、工資調整等人事管理帶來諸多的困難，更直接影響到高校畢業生在就業、考研、公招、公考、出國政審及職稱評定、社會保險、退休手續的辦理和各項證明的出具等方面。
高校畢業生為何對如此重要的檔案輕易處置呢？糾其原因，不外乎以下幾點：
1、檔案功能弱化。在我國人事體制建立初期，人事檔案作為提拔和使用干部的依據，人事檔案的功能在那個時期也最為強大。時代變遷，多年的人事制度改革，上至國家下至各單位都建立了新的考核評價體系，對于干部的現實的工作能力的考核標準取代了檔案中個人成長的歷史記錄。只有在辦理社保、退休、職稱評定時發揮著人事服務功能。功能的弱化致使檔案變得可有可無。
2、檔案管理落后。高校畢業生的檔案無論是在校期間還是畢業后進入社會，都存在管理上的人員不足、手段落后、庫房條件差等問題，使得檔案從接收、儲存、查找到轉遞的過程中都存在著遺漏、損毀、丟失和信息缺失及可信度差等風險。
3、轉移手續繁瑣。隨著我國經濟的發展，各地行政管理條塊分割嚴重。各地區在檔案轉移和管理上要求不統一。嚴格的地區在辦理手續上需要十個以上的程序，不嚴格的地區甚至存在現用現管的現象。對檔案轉移的要求不同，導致轉移要求的口徑不一致，具體到當事人，一次交接很大可能是辦不了。很大一部分人不愿意花太多時間在一個不重要的環節。檔案轉移手續的繁瑣限制了一部分檔案的跨地區交接轉移。
4、多年積累后的檔案管理費用高。各地人才交流中心收費標準不一定，以我區人才交流中心為例，學生轉正定級后，每份檔案每人每年240元，其它檔案托管理期間的證明和情況介紹的開具需要另外付費，如果積累多年，也數目可觀。有相當一部分人因檔案存于人才交流中心，心存僥幸，有需要時再提檔交管理費，不需要的話就不用交，省下一筆錢，反正有人管理不用理會。致使未按規定時間繳納寄存費而變成“死檔”。
5、檔案管理意識不強。畢業生對于檔案的認識不深，認識不到檔案的功能、重要性和流轉要求。有些畢業生認為，一證（畢業證）在手，走遍神州，檔案根本沒有用處，還有的畢業生認為把檔案交到單位或人才交流中心不如留在自己手里安全和方便，有了新的學歷、職稱等相關材料還可以直接放進去，對檔案的嚴肅性缺乏基本的了解。
那么，檔案真的已經可有可無了嗎？
目前，檔案雖然在干部提拔或使用過程中不再發揮決定性作用，但檔案在當今中國人事體制中仍發揮著不可替代的作用，主要表現在以下幾方面：1、在辦理社會保險過程中，檔案不可或缺。檔案中對個人從業經歷的相關資料以及解除勞動關系的材料將是領取失業保險金的必要手續。檔案中的招工材料和從業資料是計算和領取養老保險金的最為重要的依據。2、在正規單位的招聘和任用中，檔案的流轉手續和材料的完備程度或將成為成功與否的關鍵一環。3、檔案材料的完備與否，決定著轉正定級、職稱評定、工齡計算等一系列與個人利益相關的因素。4、檔案材料是干部身份認定的唯一依據。在現有退休制度下，檔案的遺失可能會導致縮短工作時間。
針對高校畢業生檔案管理中存在的諸多問題，有以下幾個方向可以努力：
一、高校在就業指導環節需加強對檔案重要性的講解，提高畢業生對檔案管理的重視。
在教育部要求下，各高校都開設了就業指導課，但更多的是灌輸一些就業形勢、面試技巧、就業協定等相關內容，對檔案管理方面的重視和講解不夠。在校期間，應該讓學生了解檔案對個人發展和保障的重要性，以及檔案材料的組成、作用、檔案轉遞的流程和查詢辦法等內容，使學生對檔案提起足夠的重視，并在社會生活中對檔案給予關注。
二、檔案管理部門應加大規范檔案管理的力度。
由于對檔案的重視度普遍降低，許多檔案出現填寫不規范，任意修改或添加等情況，致使檔案的真實性和實用性大打折扣。各級檔案管理部門應該加大檔案管理的投入，在接收、管理和轉遞過程中制定嚴格的管理條例，建立人事檔案的管理檔案，責任明晰，規范檔案管理。
三、提高檔案管理人員素質和業務水平。
檔案管理是一項專業性強的工作，要求檔案管理人員具有良好的職業道德及高度的責任感。加強檔案管理，就需對檔案管理人員進行繼續教育與培訓，提高其道德品質和政治素養，提高業務水平，根據不同時期、不同崗位、不同層次的檔案管理人員制定個性化的素質提升計劃，以提高檔案管理的整體工作質量。
四、加快建設檔案的信息化、網絡化。
隨著科技的進步和我國人事制度改革的深入，紙質檔案和人工查閱已經遠遠的落后于社會的發展，檔案管理的信息化、網絡化成為必然的趨勢。檔案管理的信息化、網絡化，可以提高檔案信息的重復利用率，降低檔案管理成本，便于信息的更新和檔案轉遞手續的繁瑣，同時便于紙質檔案的保存。
高校畢業生的檔案管理問題已經逐步的引起高校、畢業生及用人單位的廣泛關注，為避免檔案問題成為制約高校畢業生發展和未來保障的絆腳石，增強檔案管理意識、加強檔案管理水平和檔案管理信息化已經刻不容緩。
【參考文獻】
[1]遲耀林.淺談人事檔案管理的作用[J].世紀橋，2011（11）：151-152.
[2]龐國明.人事檔案呼喚改革[J].中國人才，2002（6）：4-6.
檔案管理交流材料范文4
關鍵詞：人才交流；現狀；存在的問題
人才交流服務是人才與市場之間的橋梁，市場需要人才，人才需要伯樂。為了加快人才的戰略性轉移，推進創新型人才隊伍建設和人才儲備問題，因此人才交流服務也應該充分做好“中間人”的服務角色。
1 人才交流服務的現狀
人才交流服務是認真貫徹國家有關促進人才就業，做好人才和市場之間的合理調配而應運而生的一個部門，它是為企事業單位、各類非公有制經濟單位和各類未就業的大中專畢業生、各N技術人員、管理人員等提供服務的服務機構。人才交流中心的主要職責有：1）開展人才交流政策的咨詢服務；2）負責辦理大中專畢業生的畢業檔案接收和免費人事服務；3）收集流動人員的人事管理檔案，如勞動合同、資格評審等補充材料；4）開展企事業單位人事管理的集體業務；5）在有效的時間范圍內組織社會人才申報專業技術職務的任職資格；6）備案登記和考核管理本轄區見習基地等。人才交流服務需要落實各項就業政策的同時，充分發揮市場機制在高校畢業學生資源配置中的基礎性作用，拓寬就業渠道、搭建就業平臺、提供就業咨詢指導，實現就業信息的資源共享，促進高校畢業生的就業問題。
2 人才交流存在的問題
1.發展規劃方面的問題，近年來各大高校不斷擴招，高校畢業生隨之不斷增加，生源地畢業生的學籍檔案均源源不斷的分派到各人才交流服務機構。檔案雖有各級人才交流服務機構進行組織，但人才招聘和培訓方面又由其他科室負責，人力資源管理方面缺乏一定的活力。
2.人才分部不合理的狀況日益嚴重
人員分布于結構不合理的狀況，是長期以來我國社會經濟發展的一大障礙。地區發展水平、行業及工資報酬的差別在其中起了固化的作用。局部來看，人才分布由貧窮地區流向富裕地區，由內陸地區流向沿海地區。這種狀況必然導致落后的地區陷入人才匱乏與經濟落后的惡性循環。落后地區同發達地區比較起來經濟文化發展差距大，科研條件、生活條件及工作條件遠不及后者，加之交通、商業、郵電通訊等落后，工資待遇又低，這些迫使他們考慮流向更能實現自身價值的環境中去。
3.企業對于人才流動的管理還不完善
一是薪酬，晉升體系不健全。不少企業還沒有真正建立起一套標準化的薪酬和職位晉升的體系，或者是實施方案，往往存在工作5年以上，而且能力突出的員工和剛工作1年的員工職稱相同的現象，這樣很不利于員工的職業發展規劃。
二是重使用、輕培訓。主要表現為對培訓的投入不夠，或即使是開展了培訓但對效果的跟蹤和反饋不重視。通過培訓可以把員工的崗位技能大步提高，并向員工灌輸企業文化等方面的知識，造就符合其要求的穩定的高素質隊伍。
三是分配機制不合理，利益分配是人的自身價值的具體體現，也是激勵的一種必要手段。分配制度不科學、不合理，勢必影響到人的工作積極性
3 人才交流服務的改革與發展
人才交流服務經過多年的發展已經有了一定的成效，并在為大學生等就業人員的就業問題上做出了一定的成績，它是新時期下增加就業的有效途徑。在新的時代背景下，人才交流服務也應該與時俱進，著重加強社會服務和協調勞動就業關系，促進人才資源的有效開發和整合，為用人單位和學生之間提供更加有效的服務。
（一）針對人才交流服務存在的檔案管理方面的問題，提出幾點解決方法：1）加強服務機構對檔案管理重要性的認識。人才交流服務人員應該轉變思維方式，從態度上轉變對文書類檔案管理的認識，運用科學的思維方法對檔案管理工作進行了解，同時做好宣傳工作，對檔案管理工作上投入更多的人力物力，保證檔案管理在日常工作中發揮更大的作用。2）提高檔案類管理人員的辦事能力。隨著信息化管理的提升，電子檔案的需要越來越高，市級統一配置的檔案管理電腦與服務器都運抵我局，隨之而來的是軟件運用與操作，辦事流程、職能職責的重新規劃與劃分。這就對從事檔案管理的人員提出了更高的要求，因此檔案管理的工作人員應該進行積極的學習，補充自己欠缺的專業知識，努力學習提高自己的檔案管理能力，提高工作效率。3）增強管理檔案的利用率。社會人才檔案管理工作一直存在著一個錯誤的認識，就是檔案管理只“管”不“理”，不能充分的提高檔案的利用率，因此好多檔案“有名無實”。對檔案的“理”就是能夠讓進入人才交流服務機構的檔案記錄的信息材料能夠對單位的招聘工作提供一定的借鑒作用，使檔案真正發揮它的作用。4）加強檔案管理的保密性。社會人才的檔案分為保密檔案和非保密檔案，對于保密檔案的處理應該加強它的保密性，嚴格按照一定的規則制度進行辦理。對于電子檔案的管理應該加強保密處理，要不定時的修改密鑰和加強監控。而對于紙質的檔案文件應該注意其原始性的完整，保證不被損壞。
人才交流服務中的檔案管理是一項重要的工作，還涉及多種知識，人事檔案管理的信息化是未來檔案管理的發展趨勢，加強信息化的人事檔案管理，提高工作效率，人才交流服務才能不斷的創新發展，才能更好的發揮檔案應有的作用?？傊?，人才交流服務檔案管理應該實現信息化建設和信息化的同步發展，為人才交流服務各項工作的順利開展打下基礎。
（二）結合大學畢業生就業服務工作的細則，促進畢業生的就業工作是人才交流服務一項最主要的任務，應該提供更多的人力物力，做好畢業生的就業服務工作：1）加大見習基地建設，提供更多的見習崗位，在每年的畢業季舉辦應屆畢業生的專場就業招聘會，為更多的學生提供更有用的信息。2）組織高校畢業生登陸大學生就業網，收錄的招聘信息，為畢業生提供及時有效的招聘信息。3）組織學生參加培訓學習，使畢業生對自己有一個很好的了解，了解自己的就業潛能，找準就業方向，保證畢業生都能夠有一個很好的職業規劃。
（三）注重創新驅動人才交流服務的細節，改革人才交流中心要想有更大的發展和突破，就要在細節上下工夫，為就業人員提供便民服務。1）開通咨詢熱線，為就業人員提供方便。每年畢業季，人才交流服務都接待幾千人次，為了給報到人員提供更好的服務，應該開通咨詢熱線，接受每一位人員的來電咨詢。2）開通網上服務?，F在的網絡服務方便快捷安全，在人社局網站上進行檔案到達信息的，互動交流，宣傳政策，采用線上和線下結合的服務，更好的服務于雙方人員。3）精簡辦理程序，縮短辦事周期。如以前需要好長時間才能完成的各種職稱考試的報名、公示、取證、蓋章等，現在只要所存檔案能提供印證材料，就及時辦理，大大的提高辦事效率。從細節上的改變促進人才交流服務的發展與改革。
檔案管理交流材料范文5
關鍵詞： 企業職工檔案 存在問題 對策
企業職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的重要文字材料，是職工完整的歷史記錄。它關系到職工職稱評定、失業保險、養老保險等許多方面，是職工享受各項社會保險待遇和辦理退休手續的主要依據，是國家檔案的組成部分。因此，有效地管理和利用企業職工檔案，對落實科學發展觀、維護企業職工利益，維護社會穩定，完善勞動力市場，構建社會主義和諧社會具有十分重要的意義。
一、當前企業職工檔案工作存在的問題
原勞動部、國家檔案行政部門于1992年頒布的《企業職工檔案管理工作規定》，已經不能適應新的形勢發展需要，隨著市場經濟體制改革進一步深入，企業實行改制、破產已進入掃尾階段，原有的企業職工檔案歸用人單位或主管單位管理已不再存在，現在企業職工檔案工作面臨著新的機遇與挑戰。目前主要存在以下四個方面的問題：
（一）管理機制滯后
1、現行檔案管理體制與市場經濟發展不相適應。現在企業職工檔案由多個部門管理，職責分工交叉重迭。人事部門管理干部身份的職工檔案，勞動和社會保障部門管理改制、破產和下崗分流人員職工檔案，其中內退和退休由養老保險所屬經辦機構管理。這種管理方式，有悖于企業實行的全員勞動合同制，給企業的職工基礎管理工作帶來許多麻煩，也不利于維護職工個人利益，促進勞動力合理有序流動，建設科學、規范的勞動力市場。
2、改制、破產企業的職工檔案走向不清。改制、破產企業的職工檔案歸市勞動和社會保障行政部門的技術工人交流中心管理，而有些改制企業的職工檔案，最近則歸其主管單位市經貿委管理，有的職工檔案暫歸留守處管理，造成管理混亂，查找困難。企業的職工到退休或落實有關優惠政策時，只知道都到勞動和社會保障行政部門找，時常有找不到的情況發生，給職工帶來極大的不便。
3、職工檔案管理的利益與責任關系不明。企業改制時，由于接收職工檔案有一筆費用，有些主管單位就爭著要接收被改制企業的職工檔案。待費用用完之后，又覺得這些檔案是累贅，想移交給勞動和社會保障行政部門的技術工人交流中心，可技術工人交流中心又是自收自支的單位，不交費用則拒絕免費管理檔案。
4、解除勞動關系人員檔案轉移不明確。隨著社會主義市場經濟體制的導入，改制、破產企業逐步增多，解除勞動關系人員的檔案后續問題日益呈現，解除勞動關系人員在與企業解除勞動關系時，企業給予員工一次性經濟補償金，在得到經濟補償金后，員工的檔案能否轉移沒有明確的政策性文件。
（二）領導管理檔案意識淡薄
1、重視程度不夠。企業是以營利為目的從事生產經營活動的社會經濟組織，受習慣定式的影響，有些單位的領導和部分同志認為檔案工作不如其他工作重要，沒有把檔案工作擺到應有的位置，檔案所需經費短缺、發展后勁不足，導致了檔案工作處于被動應付局面，難以高質量地完成職工檔案工作。隨著改革的全面深化，企業精簡人員編制，檔案管理體制受到沖擊，有的被削弱，有的被精簡，檔案管理人員身兼數職的現象較為普遍，不能集中精力開展檔案工作。
2、檔案意識逐漸淡化。由于企業產權制度改革進程的不斷加快，其中大部分企業改制成非公有制企業，企業人事檔案管理工作遇到了前所未有的新問題。保留在留守處或老廠人員檔案雖然名義上有主管單位，但受方方面面因素的影響，這些單位的檔案多數被遺忘在角落，甚至丟失；而無留守處的單位，則企業職工提著檔案回家，自己拿著檔案回家涂改。改制企業中，有的片面地認為，企業經營者與員工是“雇傭關系”，用的是職工現有的勞動力，花功夫、費財力抓職工檔案管理沒有必要，因而，不能把職工檔案管理工作列入工作日程，造成了職工檔案收集、整理、轉遞、利用等環節問題倍出，嚴重影響了工作的正常開展。甚至有的企業負責人為達到控制職工的目的，扣押檔案不給，使職工辦不成調動手續。這些問題的出現，影響了檔案管理的嚴肅性，更侵害了職工個人利益。
（三）管理方法落后
職工檔案管理的軟硬件不適應形勢發展的需要。多數企業檔案室設備陳舊，管理手段落后，檔案管理“八防”達不到標準。職工檔案管理停留在傳統的手工管理方式，只滿足于不丟失，裝進袋子，鎖進柜子。在運用先進的計算機和網絡技術等現代化手段，充分利用檔案資源，提高隊伍素質，促進企業發展方面下功夫不夠。
（四）檔案管理人員素質不高
檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治素質和業務能力。而目前企業的檔案管理人員大多素質較低，文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要。有些人員責任心不強，造成企業職工檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。由于部分企業沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，給勞動保障部門辦理職工失業、退休等手續增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致，前后出現多個參加工作時間，個人經歷前后記錄不完整等。
二、解決企業職工檔案工作存在問題的對策
要解決企業職工檔案工作存在問題，必須貫徹落實科學發展觀，堅持以人為本，以創新為動力，以檔案信息化建設為手段，以服務為方向，促進企業職工檔案工作向科學化、規范化發展。
(一)建立與市場經濟發展相適應的現代管理體制
1、要明確檔案的管理機構。當地政府應制定本地《企業職工檔案管理辦法》，明確規定檔案管理者，一是經當地勞動和社會保障行政部門認定后，具備保管條件的的用人單位，二是當地勞動和社會保障行政部門的技術工人交流中心。嚴禁職工個人或他人保管檔案，民營中介服務機構也不得保存職工檔案。
2、要明確改制、破產企業職工檔案的流向和歸屬。企業合并、重組、破產后，對有單位接收的人員應及時將其檔案辦理交接；對臨時未落實單位人員，歸勞動和社會保障行政部門的技術工人交流中心管理，待落實單位后，辦理轉遞；對解除勞動關系的人員，其檔案歸勞動和社會保障行政部門的技術工人交流中心管理；對下崗人員的檔案，應及時轉遞到勞動和社會保障行政部門的技術工人交流中心保存，以便再就業時使用。
3、管理方式應適應企業經濟發展和新型勞動力市場發展的需要，由現在的多級分散管理逐步過渡為集中統一管理。有條件的大中型企業由勞動和社會保障行政部門、檔案行政部門指導，獨立管理職工檔案，小型企業和私營、個體、外資企業的職工檔案由當地勞動保障局的技術工人交流中心管理。應用計算機網絡技術，建立個人檔案與養老保險、失業保險、生育保險、醫療保險、再就業等一條龍管理體系，這樣既能有效地保障職工個人利益，方便企業的職工管理工作，杜絕檔案管理中不良現象的發展，又能充分發揮勞動和社會保障行政部門的服務職能，提高辦事效率。今后將逐步過渡到對本地區企業職工檔案實行由當地勞動和社會保障行政部門集中統一保管，由當地檔案行政部門統一進行監督和業務指導，將職工的檔案劃分為在職、失業和勞動事務三個部分，實行統一化、規范化的管理，查閱取證制度化、網絡化。此舉可避免職工檔案在企業的隨意性和職工流動、再就業等統計查詢的不穩定因素，為當前的下崗、失業人員再就業以及職工辦理退休等提供方便。
（二）強化檔案意識，提高企業職工檔案工作地位
加強宣傳，提高企業領導的檔案意識。一是充分利用報紙、電視等媒體，加大檔案法規及有關勞動保障法規的宣傳。采取正反兩方面宣傳手法，通過法院對有關丟失職工檔案處置的案例宣傳，轉變企業領導不重視職工檔案的現狀。另外通過依法管檔用檔事例的正面宣傳，使他們把檔案工作納入重要議事日程，并使之在企業發展規劃和企業計劃中占據一定的位置。二要通過各種有效的輿論形式及培訓形式，使企業職工檔案工作的性質、任務和作用，最大限度地被企業領導了解和認識，工作實踐中自覺地形成利用檔案、關心重視和支持檔案工作，加大職工檔案工作經費投入，使職工檔案工作與企業的管理、生存、發展有機地結合起來，促進企業全面、協調、可持續發展。
（三）加強管理，形成科學完善的管理機制
1、加強宏觀指導。勞動和保障行政部門對企業職工檔案工作進行領導與指導，檔案行政部門對企業職工檔案工作進行監督、指導。
2、提高檔案工作的規范化程度。為了使檔案管理程序化、規范化、科學化，必須結合職工檔案工作實際建立健全各項制度，并嚴格執行制度，檢查落實制度，切實做到有法必依，有章可循。企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。
3、做好檔案管理的基礎工作。檔案管理單位應嚴格執行《勞動法》和《檔案法》，健全檔案管理制度，認真負責地為每一個職工記錄、收集、整理、保管好檔案材料，定期督促、檢查，發現問題及時整改，保證職工檔案的完整、真實、精煉、實用。
4、提高檔案管理現代化水平。隨著檔案現代化管理的深入，隨著信息時代的到來，各種現代化設施以迅雷不及掩耳之勢襲來，使計算機技術為核心的檔案管理現代化發生了新的變革，正邁向信息化、網絡化的時代。我國傳統的職工檔案管理應由控制性、分散性管理轉向服務性、集中性管理，網絡技術為我們提供了發展的契機。要不斷強化檔案管理人員現代化管理意識，對他們進行現代化微機知識培訓，并熟練掌握有關知識。要重視運用現代設備手段，對職工人事檔案信息進行篩選、整理、加工，形成人事檔案的信息精品，充分發揮現代化工具的作用。
（四）加強隊伍建設，提高檔案管理人員的素質
人才是事業發展的關鍵，把檔案干部培養成學習型、創新型人才是新形勢下做好企業職工檔案工作，開創新局面的前提和保證。要從促進事業發展出發，堅持以人為本，積極實施人才工程，努力構造一個發現人才、培養人才、使用人才、儲備人才的良好機制，建立一支業務素質較高的職工檔案管理隊伍。
1、要嚴把選人關。檔案工作是一項政策性很強的工作，根據新形勢檔案工作的需要，選配檔案管理人員時，要注重選拔思想政治素質高，年紀輕、學歷高、擅長計算機操作，有一定工作能力和文字水平的人員從事職工檔案工作。
2、要強化培訓，優化檔案管理隊伍素質。注重實用性，以整代訓。分期分批集中檔案管理人員學習業務知識，圍繞疑難問題進行研究探討，以達到取長補短，共同提高的目的。同時積極鼓勵檔案管理人員在職自學，并加強自學情況檢查和督促，從業務能力方面提高檔案管理人員的整體水平。定期召開改制企業職工檔案工作座談會、研討會，交流改制企業職工檔案管理經驗，解決疑難問題，研究新的發展思路，提升工作水平。
3、要健全目標管理。把檔案管理人員的工作成績納入崗位目標管理，并與年終考核相結合，從而促進檔案管理人員素質的提高。
4、要引入競爭，形成有效激勵機制。檔案管理的核心就是將人力資源當中蘊藏的一切力量都挖掘和發揮出來。在這一過程中有效利用激勵機制是調動人的積極性和創造性的重要手段。一是人性激勵。注重從政治待遇、生活待遇等各方面關心愛護檔案管理人員，大力調動檔案工作者的積極性和創造性。二是知識激勵。在創造條件對檔案管理人員進行業務培訓的同時，鼓勵他們自學成才和參加各種繼續教育活動，對自學成才者重新量才使用。三是目標激勵。根據工作任務科學、合理地制定目標及目標完成與否的獎懲制度，從而激勵每一位檔案工作者為完成這些目標去發揮聰明才智，使一切有利于檔案事業發展的有生力量盡情地迸發出來。
檔案管理交流材料范文6
【關鍵詞】醫院人事檔案 信息化 管理
醫院人事檔案管理是二項非常重要的信息資源管理工作，它是醫院人員個人經歷和社會實踐的重要記錄，是其業務能力、工作表現、實戰業績等的重要反應，也是重要的人事信息資源。重視和加強醫院人事檔案管理工作，充分發揮人事檔案的資源優勢，只有堅持人事檔案信息化管理，才能促進醫院人事制度改革，合理有效配置醫院人力資源。促進醫院衛生事業發展的重要舉措。實現信息共享和知識管理，提供先進的技術、手段和方法。
1.醫院人事檔案信息化建設的優點
1.1從根本上來講。
醫院人事檔案材料具有專業性、機密性、政治性三大特點，因此，人事檔案材料需要進行單獨存放，而且要求有專人進行保管。傳統的醫院人事檔案管理模式比較落后，而且長期以來醫院在人事檔案材料的存放和保管這一方面沒有給予足夠的重視，使人事檔案基礎設施差，收集、整理，歸類、編目等工作還主要依靠手工操作，而且查找不便，不但影響檔案資料的準確性和完整性，還嚴重增加了很多工作量，使用計算機管理醫院的人事檔案就不同了，由于計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準確、全面、快速的人事資料和有關數據。既可避免手工抄寫出現的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節省時間，提高工作效益，對數據查詢又快又準。
1.2利用計算機管理醫院人事檔案，有利于材料的完整保存。
除了在信息輸入時需要用檔案原件外，很少再接觸原件，延長了檔案的壽命。
1.3利用計算機管理醫院人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優盤、光存儲介質及硬盤上，大大節省了資源。
按傳統的和理模式。要全面完整地保存好檔案資料，仍需要改建的庫房，增添大量的設備，這樣不僅要投人大量的資金并增加人力，而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。
2.實現醫院人事檔案信息化的途徑
2.1建立完整的數據庫管理系統
①完善人事檔案信息綜合數據庫，建立信息收集網絡、傳遞方式，制定人事信息收集內容。②建立人事檔案信息分類數據庫，保證數據采集準確，隨時更新。③建立數字檔案庫，借助多媒體設備（如電子掃描儀或數碼相機）將人事檔案進行數字化處理，刻錄光盤。④完善和建立辦公信息數據庫，人事檔案管理口常的辦公業務均列為辦公信息數據庫的服務范圍。
2.2建立健全相應的規章制度
在制定信息化建設的規章制度時，參照國家和有關部委頒發的檔案信息化建設法規，研究制定以下幾種制度：計算機人事檔案信息管理的暫行辦法；計算機人事檔案信息收集與歸檔管理的暫行辦法；計算機人事檔案信息提供與利用的暫行辦法；計算機人事檔案的安全與保密制度等條規，確保各項條款的實用性。
2.3培養一支高素質檔案管理隊伍
人事檔案管理工作需要高素質，復合型人才，具備良好的個人素質、較高的文化知識、有一定外語水平，懂得人事檔案管理專業知識和計算機網絡技術的應用和維護知識，全面了解和自覺執行人事檔案信息管理方面的法律、法規、制度和標準，在工作中具有較強的適應性、穩定性和創造性，能夠下功夫研究并解決當前檔案信息化建設中遇到的一些實際問題，還要善于探索未來人事檔案信息化建設的發展思路。
2.4加大安全保密工作力度
要經常組織人事檔案工作者開展計算機信息安全保密方面的教育活動，如業務講座、經驗交流、專家巡回演講和展覽等教育形式，不斷增強廣大人事檔案工作者安全保密意識，逐步提高安全防范的工作能力；要結合人事檔案信息的利用情況，嚴格確定利用對象、方式和時間，避免信息利用無序狀態。為防止人事信息傳輸中的非法訪問、非法收集和刪除破壞等現象發生，應在相應的網絡接口部位安裝監控設備，并定期進行檢測與維護。為防止計算機病毒侵入人事信息網絡系統，要經常用有關清毒軟件對計算機系統做好清毒，確保人事信息萬無一失。
3.醫院人事檔案信息化的意義
3.1提高人事檔案的利用率
應用計算機查閱檔案，一是可替代現有手工查閱檔案，為查找檔案提供方便；二是能夠完成檔案的接收、轉遞、借查閱；三是自動生成各種人力資源管理、勞資變動等報表；四是可以完成檔案、花名冊、報表等資料輸出。為檔案管理節省了大量成本，提高了工作效率。
3.2降低人事檔案材料管理成本
人事檔案材料實現計算機管理后，原則上不能隨意查閱，只有較少人員可以接觸原件，從而使檔案原件使用次數減少，確保檔案安全和完整。另外，傳統檔案管理硬件設施除專用庫房以外，需設立專職檔案管理人員。實現信息化管理后，現有管理人員足可以兼任，除數據錄入和升級外，不需要單獨設立機構及人員，管理成本和資源大大降低。
3.3提高了人事管理工作的運轉速度
干部選拔任用、調整配備和交流等工作中，可利用信息庫直接產生干部任免審批表、基本情況表、干部名冊等，大大提高了人事管理工作的運轉速度。
3.4實現了人事資源的共享
加強與社會各方面的橫向聯合，實現信息資源共享，為社會各界提供全方位的、迅速快捷人事檔案信息化服務，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。
總之，實現人事檔案管理信息化，對醫院發展具有深遠影響，我們要與時俱進、不斷創新，切實做好人事檔案信息化建設工作，充分發揮人事檔案信息資源的優勢，為醫院的改革與發展提供必要的服務。
參考文獻：
[1]樊曉宇.對醫院人事檔案信息化建設的思考[J].陜西檔案，2009（6）：44
